高校电子档案单套制归档研究

【摘要】“双套制”是高校普遍采用的电子档案管理模式,但随着国家信息技术的高速发展和档案管理利用实践,其显现出越来越多的弊端,“单套制”逐渐成为电子档案管理的趋势。本文基于SWOT分析法对电子档案“单套制”归档的优势、劣势、机会、威胁进行分析,探讨高校电子档案“单套制”管理的可行性。

【关键词】高校;档案管理;电子档案;双套制;单套制;SWOT分析法

电子文件被列入归档范围,电子档案的保存模式普遍推行“双套制”归档,即将电子文件和打印出的纸质文件一并归档保存。随着信息技术的快速发展,办公自动化系统的广泛应用及大数据环境,电子文件逐渐成为文件生成的最原始形态。“双套制”显现出越来越多的弊端,不但引起了档案学术界的讨论,也对档案管理工作质量、效率产生了一定程度的影响。在2016年国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到要加快档案管理信息化进程,加快提升电子档案管理水平“在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点”[1]。SWTO分析法也称态势分析法,就是将研究对象的主要优势因素(strengths)、劣势因素(weaknesses)、机会因素(opportunities)和威胁因素(threats)罗列出来,并依照一定的次序按矩阵形式排列并把各种因素相互匹配加以分析,从中得出一系列相应的结论与对策。本文基于SWOT分析法对高校电子档案“单套制”归档的优势、劣势、机会、威胁进行分析,找到高校电子档案“单套制”管理的可行性方案。

1高校电子档案管理现状

在数字化校园环境下,高校电子文件主要来源于学校行政管理、教学、科研、财务、设备采购等多个工作板块,涉及校内所有部门、学院。这些电子文件一部分产生于学校OA办公系统,主要以公文、信息为主,数据通过系统进行流转和管理并通过OA与档案管理系统的接口直接归档。还有很大一部分产生于教学教务管理、招生毕业管理、人力资源管理、财务管理、固定资产管理、设备采购等业务系统,这些系统相对独立,一般不与档案管理系统对接,所产生的电子文件多为各种数据库格式且数量庞大,仅我校各类业务系统能多达近20个。这种背景下所产生的电子文件均采用“双套制”归档,即便严格归档范围,加强前期档案价值鉴定,每年进馆档案数量也呈大幅递增趋势。在档案利用方面,与纸质档案相比电子档案更受到利用者欢迎。以我校为例,直接查阅纸质档案占年利用量的20%,全部是没有电子版的财务凭证、学位申请材料等,其余80%查阅的档案都直接利用其电子档案或数字化的扫描件。

2高校电子档案“单套制”管理的SWOT分析

2.1优势因素(strengths)

2.1.1节约资源,减少实体馆藏压力“单套制”是指在数字环境中仅以电子方式运行和保存的电子文件的全流程,文件、档案的全程无纸化,而不再同时生成、办理和保存纸质文件。[2]只归档电子档案,不必再复制出一套纸质版,不仅可以节约用纸,主要是减少人力物力财力的耗费。以一张电子发票为例,如果要“双套制”存档,不但需要在财务管理系统中走电子申报审批流程,还要复制出一套纸质版到财务部门再走一遍人工审核报销流程,最后还要将电子版、纸质版全部移交归档保存,其中耗费大量的物力成本且多为重复劳动。“单套制”还能从根本上解决档案馆面积不足问题,减少了实体纸质档案进馆将大大减轻馆藏压力,实现真正的数字档案馆。2.1.2提高归档率和归档质量数字化校园建设中很重要的一环就是OA系统与档案管理系统对接,在文件流转办理完成后,有价值需要归档保存的文件可直接进行归档处理,不必等一个档案年度结束后再归档。归档部门档案员可直接入将电子文件归入档案系统的预归档库,档案馆在线审核通过后便一键完成归档移交,不必再移交纸质档案,这大大减轻了归档部门集中归档的压力,提高了归档率。因没有了纸质备份,也就没有了纸质档案可以依赖,这会使档案管理者加强对电子档案的重视,不再“重纸轻电”,加强元数据的收集,对电子档案进行定期备份、多套备份、异地备份,定期迁移,降低档案损害丢失等风险,弥补对电子档案管理的不足,从根本上提高电子档案的质量。“单套制”管理还能解决一些无法获得纸质版的,或者是转变成纸质版有信息缺失的电子文件归档问题,如多媒体文件、三维立体图形、网页等。财务管理、人力资源管理、教务教学管理等业务系统,其基础数据、日常业务办理、数据传输、保存都在其系统中进行,不再产生纸质文件,在系统中还有完整的元数据,如果转换成纸质档案保存必然会丢失部分数据。“单套制”不会有电子档案与其纸质档案之间存在偏差的问题,能保证档案的真实性、完整性。2.1.3便于管理和利用没有了纸质档案,档案馆也免除了实体纸质档案清点、上架等工作,日常对库房的管理工作也将简化。档案收集、整理、归档、保存的环节全部在电子档案生成过程中同时完成,不但节约了大量时间成本更优化了档案管理工作流程。档案馆保存的档案既是档案也是大量高价值的数据,“单套制”为档案馆进行数据挖掘和利用,提高开发档案资源水平带来了契机。

2.2劣势因素(weaknesses)

2.2.1“单套制”的先天不足“双套制”无论是对纸质档案还是对电子档案,都可以很好的防范风险,互为替补和补救措施。电子档案对操作系统、计算机、存储设备等软硬件有极强的依赖性,这是电子档案与纸质档案相比天然的缺陷。由于软硬件的不断更新会出现系统兼容性问题,脱离了原有的业务系统,电子档案可能会无法读取。黑客攻击、病毒入侵等安全问题会导致数据灾难性损害,很难恢复,造成无法挽回的损失。纸质档案的保管已有几千年经验,除非发生火灾、水灾等不可抗力灾难性事件,一般不会出现整体性的、大规模损害。与“双套制”相比,虽然节约了用纸、库房建设,但软硬件的投资、系统的开发维护、信息的安全都是巨大的投入。对电子档案的管理也突破传统模式档案管理,需要专业的人才。虽然我国信息技术、大数据应用等飞速发展,但在电子档案管理方面尚未完全普及和应用,现有的档案管理系统并不能完全解决电子档案管理和安全问题。2.2.2用户习惯与管理者思维惯性在“双套制”观念的长期影响下,社会公众普遍认可纸质档案发挥凭证作用,电子档案发挥参考作用,档案的凭证作用在电子档案上有削弱。部分档案管理者工作惯性和守旧思想,习惯了“双套制”管理模式,推行“单套制”就要学习和适应新的方法和技能,容易有抵触心理积极性不高。

2.3机会因素(opportunities)

2.3.1国家政策及规范标准的变化越来越支持与推行“单套制”2002年颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/18894—2002)中规定“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。即被广泛执行和使用的“双套制”。但此规范在2016年被新颁布的《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)取代,新规范中不再强制性要求“双套制”。随着国家政策的推动,一些行业也开始出台办法推进“单套制”,如2016年施行的新《会计档案管理办法》中规定,“在满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可以仅以电子形式归档保存”。此后,在国家档案局《关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》中将有关条款修改为“符合国家有关归档要求的电子公文可以进以电子形式归档”,在其“十三五”规划中也明确提出在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。2.3.2“单套制”的试点与推广在无纸化办公日益成为趋势的影响和国家政策的引导下,一些单位已开始电子档案“单套制”实践。自2015年以来,上海市档案局与上海自贸区管委会保税区管理局共同开展课题攻关,率先探索电子文件归档和电子档案“单套制”管理,2016年上海自贸试验区范围内全面推广实施电子文件归档和电子档案“单套制”管理。2020年10月浙能集团承担的国家企业电子文件归档和电子档案管理试点项目通过国家档案局验收,次项目形成全过程电子档案“一键式”、单套制归档,为全面推行招投标电子档案单套制管理打下来坚实基础。以上国家政策的导向和行业的实践示范,都为高校电子档案“单套制”规范化、科学化管理提供可复制可推广的经验。

2.4威胁因素(Threats)

从数字档案馆的建设到电子档案“单套制”的推行,不是独立进行的,也不是档案馆一个部门能够完成的,需要在学校层面进行整体统筹规划与推进。否则会导致OA、各业务系统与档案管理系统建设不同步或不匹配,电子文件只能滞留在各自系统中,无法成为电子档案归档,电子档案“单套制”也将无法实现。必须转变观念,引起管理层面的重视,转变部门档案员和档案管理人员固有观念,提升工作技能。因“单套制”不再对电子档案制作纸质副本,归档流程简化且不占用物理空间,容易对所有数据全盘接收,减弱对档案数据质量的控制。

3高校电子档案“单套制”归档要利用“SO”减少“WT”

3.1规范电子档案管理,建立“单套制”电子档案评估机制

在施行“双套制”管理过程中,档案部门已经开始接收电子档案归档,在这近20年的实践过程中,积累了相当丰富的数字资源管理经验,在此基础上要依据电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的原则要求,制定电子档案管理制度和质量标准,建立电子档案评估机制。从收集开始即进行质量控制,鉴定其真实性、长远价值和长期可读取性,进而对电子档案全过程管理控制,保障电子档案每一个业务环节都符合规范要求。通过数字化校园建设,做好档案管理系统顶层设计,与各业务系统进行统一科学规划,还要构建可支撑电子档案“单套制”的硬件服务及存储系统。建立电子档案安全管理办法和风险预案,定期进行系统运行质量评估,对电子档案“单套制”所带来的不安全不稳定因素努力做到可预见、可防范、可控制。

3.2加强电子档案知识管理

以“单套制”来加强电子档案知识管理,将知识管理引入电子档案的管理过程,通过加工和转换,实现从海量无序信息到有序数字化知识。从知识管理的角度,对电子档案信息资源进行整合,优化档案知识库,突出馆藏特色。以“单套制”为契机,突破传统的纸质档案载体为主,档案查阅、借阅、复印等常规利用方式,解决海量档案资源与利用者差异化需求之间的矛盾。通过电子档案知识管理,帮助利用者便捷地获取更具针对性的优质档案知识,实现档案信息的高效流通,构建面向学校和社会的公共服务平台。

3.3“双套制”向“单套制”过渡

“单套制”是电子档案管理最正确的选择,但现阶段完全用“单套制”取代“双套制”是不现实的,还需要根据高校档案数字化建设水平决定,可以设立一个过渡期。根据电子档案的来源、物理形态、价值等客观情况进行分析,参照档案归档范围与保管期限表的形式,制定适合本校的单套制电子档案归档范围与标准。对成熟且符合标准的电子文件,通过OA或业务系统与档案管理系统接口直接归档为电子档案。对元数据等有缺失,或未完全通过OA和业务系统进行流转,一部分环节通过纸质文件进行处理的,可以依旧实现“双套制”。针对一个归档部门内所有文件,也可以单双套制平行。科学灵活地选择电子档案管理模式,既顺应时展的潮流,又尊重电子档案前端形成的客观情况和原始状态,做到因立足长远。

3.4调整档案工作心态,加强人才队伍建设

认清电子档案“单套制”发展的必然趋势,高校管理者和档案工作者要积极面对并主动适应。档案作为载体承载着记录历史传承文化的重担,在科技飞速发展,文化日益繁荣的今天,档案其内容和形式也将更加丰富和多样,从纸质档案到电子档案,从“双套制”到“单套制”是档案发展的必然,也必将不是终点。因此,要建立一支科学的、高素质的复合型档案人才队伍作为支持和保障。一方面,高校除要重视现有档案管理人员继续教育外,还应考虑增加电子信息管理、计算机等学科人才到档案馆。另一方面,档案管理人员要加强自我学习,增强创新意识,调整优化知识结构,加强与各业务部门的交流与协作。

参考文献

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作者：杜娟 单位：首都医科大学档案馆