人员档案管理论文十篇

人员档案管理论文篇1

1.工作在整个社会中所占据的位置不高

工作者的活动非常的繁琐，而待遇并不是非常高。尤其是在当今的时代背景下，一些档案管理工作者不能合理的控制好自身的心态，在其心理上表现出非常显著地落寞感，特别是按照岗位来订立待遇之后，不具备应有的工作积极性，就算是具有非常高的水平的综合性的员工，也会产生一种认为工作没有意义的心态，导致发生倦怠心理。

2.档案管理活动并没有受到其应有的关注，从业者自身缺乏成就意识

。当前的形势是，整个环境对于此项活动并没有形成正确的认识，甚至还有部分人贬低此项活动。从业者的活动本身属于以后总服务性活动，所以常会受到忽略，因而长此以往就会出现一种没有成就感的意识，进而发展为倦怠心理。

3.档案信息网络化，工作压力增大

信息技术的飞速发展，档案信息资源的网络化，对档案管理人员有着不同以往的知识结构和素质要求，尤其在知识密集、人才集中和现代化办公的高校，应具有较强的信息处理能力；较强的网络信息采集、整合与服务技能；一定的外语水平、计算机专业知识水平和良好的人际关系协调能力。因此，档案管理人员在心理上承受着难以负担的压力，以致产生焦虑和挫折感，引起职业倦怠。

二、绩效管理以及档案管理人员职业倦怠的解决方法

通过上文对档案管理人员出现职业倦怠原因的分析可知，导致职业倦怠的主要原因就是档案管理人员工作激情不高，缺乏工作兴趣，同时对于工作中存在的压力没有找到合适的突破口进行释放。基于这样的原因，采用科学的绩效管理手段可以有效的转变这一局面。

1.通过绩效工资

按照期望理论的观点，绩效和工资是相互联系的，能激活档案管理人员的工作动机。但管理实践中，绩效工资不一定能带来好的结果。这取决于绩效工资的制度及贯彻情况。如绩效评估是否能反映档案管理人员的实际工作情况，让他们感到公平。

2.通过提高档案管理人员对组织的承诺、满意感等激活他们的工作动力

对他们的工作进行指导，帮助他们排除工作中的障碍，并对他们进行人性化的管理方式，从而激活其工作动机。

3.通过设定目标来激励档案管理人员

目标本身就具有激励作用，目标能把人的需要转变为动机，使人们的行为朝一定的方向努力，并将自己的行为结果与既定的目标相对照，进行及时调整和修正，从而实现目标。

4.通过建立档案管理人员指标评价体系，变职称评定终身制为竞争上岗制

在指标评价体系中要鼓励档案管理人员通过较长时期的艰苦劳动创造出高质量、高水平的成果，并对其进行引导、激励和约束。打破档案专业技术资格终身制，实行档案职业资格认证制度，最终不断激励档案管理人员有责任地发展和完善自己。

5.通过建立绩效反馈机制，促进绩效改进

绩效反馈是对绩效评估结果的分析和应用，通过绩效沟通来实现。妥善地对绩效考评结果进行及时反馈，并加以正确的引导，将经过认真分析的考评结果运用到绩效改进工作中，对有效提高整个绩效管理工作成效起着至关重要的作用，对档案管理人员的整体素质提高有重要的意义。

三、结语

人员档案管理论文篇2

关键词：职业道德；档案管理；人员；研究

档案作为记录一个人的学历信息、经验等各种信息的载体，在企业发展以及个人发展中都发挥着重要的作用，它不仅能够体现一个企业的历史发展以及现在的建设情况，同时也是企业进行人事管理的重要依据。随着企业的不断发展和规模的壮大，企业的档案管理工作越来越复杂，这样就要求档案管理的相关人员要具备良好的职业道德素质，在工作中严格按照规定进行档案管理。本文就档案管理工作的现状以及工作人员职业道德建设进行分析和研究。

一、档案管理人员职业道德素质建设的意义

为了能够更好地进行企业的档案管理工作，相关的工作人员要具备较高的职业道德素质，这主要是因为：首先只有相关工作人员具有职业道德素质，在档案管理中能够有较强的责任心，他们的职业道德素质要求他们热爱档案管理工作，从思想上重视档案管理工作，进而促使他们能够在实际的工作中无私奉献，认真工作，切实履行档案管理工作的职责；其次职业道德素质能够有效地提高档案管理人员为企业以及企业员工服务的质量，作为企业管理工作的重要组成部分，档案管理工作也是进行企业内部服务体系的重要组成部分，档案管理人员你在实际的工作中要重视这份工作，同时要加强职业道德素质教育和学习，提高档案管理人员对档案管理工作的认识程度，进而提高他们对企业内部的服务质量；最后提高档案管理工作人员的职业道德素质能够更好地提高档案管理工作质量和水平，随着企业的不断发展和规模的壮大，企业在实际的档案管理工作中将会面临着更多新的挑战和变化，这些工作上的变化和挑战将会要求档案管理工作人员要从不同的角度和层面上进行问题分析，这样就要求档案管理工作人员具有较高的职业道德素质。

二、档案管理人员职业道德建设的现状

企业档案管理工作主要是依赖于档案管理的相关工作人员，具有较高职业道德素质的工作人员能够更好地促进档案管理工作的发展，但是在实际的档案管理人员职业道德建设过程中仍然存在一些问题需要解决，具体存在的问题如下:1.服务意识差。目前企业的档案管理工作中员工实际工作中经常会以档案资料是保密文件，不允许其他员工查看，这样就会导致档案资料的开放性比较差，出现这种现象的主要原因就是档案管理工作人员没有必要的服务意识，在工作中他们没有意识到档案工作是为企业提供服务的，除此之外档案管理人员的日常工作中服务态度也非常傲慢。2.责任感不强。档案管理工作因为其自身具有的复杂性、细致性、保密性特点，所以要求档案管理工作人员需要有较强的责任心，严格按照国家以及企业的相关规定和制度执行实际的档案管理工作，但是在实际的工作中经常会发现，因为档案管理工作人员在实际的工作中没有责任心导致档案资料损坏、丢失甚至是重要文件信息被泄露等问题。3.专业技能素质不高。企业在进行档案管理工作的职位招聘时，并没有根据岗位的具体工作职能进行员工招聘，许多档案管理工作人员是由企业其他部门的员工兼任档案管理的工作人员，这样就会导致他们的专业技能素质不高，工作效率低下，具体表现在首先是档案管理的工作人员不是很熟悉档案管理的具体工作流程，这样导致档案资料的存放没有制度性，为档案查阅造成严重的不利影响；其次是档案管理工作人员自身没有较强的边沿能力，他们只是了解一些基本的管理知识，但是在实际的工作中缺少专业能力。

三、档案管理人员职业道德素质建设的途径

档案管理本身就是一门标准化、规范化、科学化极强的学科知识，在实际的管理工作中相关的工作人员不仅要具备专业的能力和素养，同时还需要有较高的职业道德素质。本文就企业档案管理中工作人员职业道德建设中出现的问题进行分析和研究，具体解决途径如下：1.端正工作态度，认真工作。为了能够更好地提高档案管理人员的职业道德素质，首先应该要端正档案管理工作人员的工作态度，在实际的工作中，要让员工意识到档案管理工作的重要性，加强对档案管理的工作认识，档案管理工作是企业发展的重要内容，同时也是体现旅行自己工作职责的岗位；其次是要提高档案管理工作人员的敬业精神，要鼓励他们认真工作，做好自己岗位的工作；最后是要提高档案管理工作人员的责任感，使其能够热爱自己的工作，并无私奉献，在工作中脚踏实地，认真负责，做好各种细节工作。只有工作人员的态度端正了，在实际的工作中他们才能够认真对待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服务水平和质量。档案管理工作的目的和本质就是为企业提供档案服务。随着企业的不断发展和规模壮大，档案管理工作人员应该要与时俱进，改变传统的被动管理模式，不断创新，推动专业化的服务管理模式，在实际的档案管理工作中要以用户的需求作为工作的出发点，重视对企业提供服务的实效工作，在提供档案服务的过程中要坚持以人为本的原则，突破单一的档案服务模式，以企业未来的发展作为着眼点，充分利用企业发展以及社会大环境，积极创新，提高档案管理的人性化服务，提高档案管理服务的水平和质量。3.提高档案管理工作人员的专业技能。为了能够促进企业的长远发展，档案管理工作应该要与时俱进。随着我国信息化技术的不断发展和应用，传统的档案管理方式和模式需要进行较大的改变，这些改变就要求档案管理工作人员需要不断提高自身的专业技能，具体提高档案管理工作人员的专业技能途径有：首先是可以通过网上学习、培训等不同方式进行计算机技术的学习，提高自身的计算机应用能力，这样能够在档案管理的具体工作中利用计算机技术促使档案管理实现电子化；其次是档案管理工作人员需要提高自身的创新能力，在实际的工作中档案管理人员要推陈出新，用积极、创新的思想来面对工作中遇到的问题，经过多方面经验考察、借鉴和分析，在此基础上创新企业的档案管理工作，继而实现企业档案管理工作的科学化；最后企业应该要不断完善和规范档案管理的相关制度，要重视档案管理工作人员的实际工作待遇和福利，不仅要在精神层面上要为提高档案管理工作人员专业技能提供支持，同时还应该要提供必要的物质支持。

四、结语

总而言之，随着我国经济的不断发展和社会的进步，企业的发展也是十分迅速，规模也在不断扩大。档案管理工作时企业发展的重要组成部分，为了能够促进企业的发展，企业需要十分重视档案管理工作，在实际的工作中要加强档案管理工作人员的职业道德素质，端正他们的工作态度，使其能够热爱档案管理工作，对工作富有责任心，提高对档案管理工作的认识，在实际的工作中不断提高自己的服务质量和水平，提高自身的档案管理专业技能，进而提高档案管理的工作质量和效率，完善档案管理工作，促进企业的发展。

作者:王艳 单位:沈丘县史志办

参考文献：

[1]肖辉.高校人事档案管理工作探讨[J].福建广播电视大学学报,2011.

[2]王建.高校档案管理人员职业道德建设浅议[J].图书馆与档案管理,2014.

[3]汪泉.关于高校档案专业人员素质的思考[J].黄石教育学院学报,2016.

人员档案管理论文篇3

关键词：档案管理 档案改革 研究

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）11-0050-01

引言

对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策，人事档案信息化管理，高校人事档案流动人员人事档案企业人事档案，人事档案系统等方面的研究，我国人事档案管理研究的不足主要表现在关注国内人事档案问题的研究多，借鉴国外经验的研究少；针对个别单位人事档案问题的研究多，探讨共性问题的研究少；实际问题研究多，理论概括少今后应该加强人事档案工作改革，人事档案的三化以及人事档案法制建设的研究。

一、人事档案管理研究述评文献调研说明

著作调研，笔者通过搜索国家图书馆当当网等网站，检索到专门论述人事档案管理的著作有部其中，王法雄的人事档案管理概论是我国第一部专门论述人事档案管理研究的著作，内容涉及人事档案的概念种类，管理及其现代化等，对于人事档案管理理论研究与实践发展起到了重要的推动作用邓绍兴的。人事档案教程是迄今论述人事档案和人事档案工作最系统最全面理论与实践兼备的著作，涉及中国人事档案简史人事档案和人事档案工作，人事档案管理人事档案信息化建设，人事档案管理制度改革等内容除上述部著作外，部分档案学专著和教材对人事档案管理也有论述。论文调研 笔者以篇名为检索项，分别以人事档案管理人事档案问题人事档案信息化高校人事档案、流动人员人事档案、企业人事档案、人事档案系统等检索词进行模糊检索，中国期刊全文数据库中国优秀硕士学位论文全文数据库，中国博士学位论文全文数据库中国重要会议论文全文数据库，检索到论文1000余篇。

二、人事档案问题、研究主题分析

学界对人事档案管理的研究主题集中在以下方面：第一，人事档案管理问题与对策研究分析人事档案管理中存在的问题，提出解决问题的对策，这是人事档案管理研究中出现频率最高的研究模式，第二，人事档案信息化管理研究积极应用现代信息技术，加强人事档案信息化管理，是信息时展的要求，也是做好新时期人事档案工作的必然选择，学界对人事档案信息化管理的研究，大都是围绕人事档案信息化建设的必要性’问题’对策等方面展开，对不同企事业单位的人事档案信息化管理进行专门探讨，第三，高校人事档案研究，从论文数量来看，学界围绕如何加强高校人事档案管理的研究比较关注，第四，流动人员人事档案研究流动人员人事档案管理是社会主义市场经济发展进程中的产生的具有中国特色的新课题，是新时期人事制度变革的一项重要内容。郭明认为，随着人事业务的迅速发展，各级人才服务机构管理了相当数量的人事档案，故应加强流动人员人事档案管理笔者曾指出，由于人员流动频率加快，社会人代替，单位人事档案不应完全由所在单位的人事管理部门或档案管理部门来完全控制，可以考虑成立社会性的中立的专门的人事档案管理机构。第五，企业人事档案研究，学界对不同类型的企业人事档案展开了研究譬如，国有企业人事档案管理股份制企业人事档案管理外资企业人事档案管理民营企业人事档案管理如仲玉春认为，目前企业人事档案管理机制不健全，传统的人事档案管理制度滞后；部分企业人事档案管理人员的综合素质低，缺乏开拓进取和创新精神；人事档案管理的方式手段仍然处在低劣状态之中，跟不上时展需要，第六，人事档案系统研究人事档案系统能够提高人事档案管理的效率与准确性，有利于实现人事档案管理的现代化学界主要围绕为什么要开发以及如何开发人事档案管理系统这两个主题展开研究。

三、人事档案管理的趋势与发展的展望

通过梳理现阶段我国人事档案管理研究的理论成果，笔者认为，未来一段时间内的人事档案管理的研究，需要在以下几个方面进一步加强人事档案工作改革的研究我国的人事档案工作是在战争时期人事档案管理的基础上建立和发展起来的，人事档案的作用在很大程度上表现为管理人，控制人这种历史遗留下来的特点很突出地反映在人事档案的内容上，重政治历史轻工作实绩，重思想品德’轻才能就，无法全面，完整地反映一个人的真实面貌在当今竞争愈加激烈的信息化时代，传统的人事档案容明显不符合时代潮流，无法在人事工作中发挥有的作用。因此，人事档案内容及其管理到了非改革不可的时候，关于人事档案改革的研究，已有不少学者提出了一些改革思路，譬如，陈兆提出要改革人事档案的终身制加强人事档案的三化研究人事档案的三化是指人事档案管理的现代化，规范化和标准化、现代化是人事档案工作在信息化时代的必经之路，是新形势下人事工作发展的需要，这就需要进一步研究人事档案的数字化数据库建立，管理系统研发，信息网络化建设等核心问题规范化是实现人事档案管理现代化的重要中间环节，由于受历史条件的制约，不少人事档案材料载体不统一装订不整齐，书写不规范，管理不规范等现象还比较突出，因此，加强人事档案管理的规范化研究，建立严格的管理规章制度，为人事档案规范化管理提供理论支持与方法指导，已成为迫切需要解决的重要问题。

四、加强人事档案法制建设研究

当前时期，我国已有的人事档案法制主要有干部档案工作条例，流动人员人事档案管理暂行规定，企业职工档案管理工作规定等。其中，干部档案工作条例是由中组部于 1980 年，1990年经过修订，流动人员档案管理暂行规定，和企业职工档案管理工作规定，都是依据干部档案工作条例制定的，在档案内容收集、保管、提供利用方面与，干部档案工作条例大同小异。近年来，加强人事档案法制建设的呼声越来越高。譬如，张建文指出，在市场经济背景下，个人的权利意识日渐强烈，过于强调公共利益性质与绝对保密性质的传统人事档案管理法制无法适应个人资料保护运动所提出的在人事档案收集与处理中保护个人权利的基本要求，有必要将现行。干部档案工作条例与流动人员人事档案管理暂行规定合并制定统一的。

参考文献

[1]冯惠玲.档案记忆观、资源观与“中国记忆”数字资源建设[J]. 档案学通讯.2012（03）

[2]鞠菲.网络信息老化实证研究――以新浪新闻为例[J].情报杂志.2010（10）

[3]罗勇.互联网档案十年发展评述[J]. 档案与建设. 2009（09）

人员档案管理论文篇4

关键词：档案管理；前端控制；本质；运用

随着当前知识经济和信息技术的高速发展和档案事业地位的逐步提高，越来越多的人将目光投向档案管理工作和其对应的学科―档案学，广大档案工作者们在进行档案管理理论研究和工作实践中，积极探讨和建立新的管理理论和体系，在这一背景下，前端控制理论由此被提出和应用。

1 前端控制从何而来，其含义是什么？

前端控制理论是由法国著名档案学者C・诺加雷提出的，在传统的档案管理模式下，文件和档案是“分而治之”、“分工又分家”的，这种模式表现为：各类文件的日常管理工作是由“上游”的文书管理部门进行管理， “下游”的档案部门对其进行管控则是在文件办理完归档手续成为档案之后才相继展开的，在这一模式影响下，档案管理部门接受各类文件十分被动，没有任何主动权，归档文件的质量（即真实性、完整性、有效性、可靠性等）如何保证就成为困扰档案管理部门的一大难题，源于此，档案管理部门需要重新审视和更加重视这一问题，并需要提前介入文件管理工作，也正基于此，作为当时法国国家档案馆总保管员的C・诺加雷就指出：档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。

凡事预则立，不预则废。所谓前端控制，是指档案工作人员根据“文件生命周期理论”和“全程控制”理论，对于应归档文件进行的“提前介入”和“超前管理”，即是按照文件形成之前――文件形成――文件整理――文件归档――文件转化为档案――档案管理这一系列节点和整个过程进行统一规划和部署，把涉及文件管理和文件控制的各项功能提前“预埋”入文件管理和流转系统之中，在这个系统中一直对文件的流转进行各项管控，并将这个管理延伸至档案形成和维护阶段。

2 前端控制究竟是为了做什么？

前端控制的目的是如何保证文件归档后转化为档案后的各项特质（真实性、完整性、可靠性和有效性等），无疑，前端控制是保证档案管理质量和提高档案管理水平的重要工具。然而，前端控制究竟是要做什么，它的使命和精髓是什么，很多广大档案工作者对此是心存疑惑的。其实对于文件的“档案化”，或者说是“档案化管理”就是前端控制原则的本质，也就是说要充分保证确保文件的质量（即真实性、完整性、可靠性和长期有效性等档案特质），保证档案化管理在这些文件在归档成为档案前就开展。充分认识和理解前端控制的这个精髓，可以避免档案工作人员按照日常工作惯性解决各类问题，并全过程监控文件的生成和流转等各项环节和细节，使其每一件文件都具备成为档案的资格并能及时转入档案管理的阶段。由此可见，前端控制理论所提倡的“档案化”和“档案化管理”理念对文件和档案管理工作意义重大，影响深远。

3 笔者关于前端控制的几种应用方法推介

在经济环境的改变及“文档一体化”的发展趋势下，文件归档过程中出现诸多严重的问题和现象：例如文件归档不完整；文件归档不及时；文件归档质量不合格；缺乏文件整理标准和规范指引；混用文件格式；归档文件不完整等，凡此种种严重增加了档案管理的难度，一直成为档案工作者管理工作中的令人棘手的“拦路虎”。由此可见，前端控制的思想是档案学研究和档案事业发展到一定阶段的必然产物，它的应用必将对推进各项档案工作的开展产生重大的影响。因此，如何运用前端控制理论开展档案工作是摆在我们面前需要认真思考和着手解决的问题。

3.1 培养档案队伍，提升其职业操守和业务水平

“人”在各项工作中扮演着主角，影响前端控制的重要因素首先是“人”，也正基于此，档案工作人员需要具备良好的职业操守（即具备高度的工作责任感和严谨的工作作风）和专业水准的业务水平（即具备档案专业知识，精通文字处理能力）；同时信息技术的发展日新月异，档案工作人员要紧跟节奏，及时适应现代信息技术对档案管理工作的影响力和推动力，在档案管理理论学习和研究的同时，还要重点加强对于信息技术、网络技术、办公自动化、文书处理等相关专业知识的学习，以更好地开展各项档案工作。

另一方面，诸多档案兼职人员因处于文件管理的“上游”，对各类文件管理业务以及文件处理事务中出现的问题了然于胸，因此档案工作人员要多组织对于兼职档案人员的业务培训，从文件的收集方式、整理规则、归档要求等各方面业务进行专门培训，藉以提升兼职人员的专业业务水平和技能，使文件管理工作科学管理，并能得到有效控制，为日后档案管理的各项工作打下坚实基础，做好保障服务工作，最终实现档案队伍不断进步和档案事业的长足发展。

3.2 尽快实施“走出去”战略，内部日常沟通“常态化”

以前端控制思想为指引，传统档案管理模式开始转变，档案工作提前至文件生成和生成之前的设计阶段，基于这一模式的转变，前端控制理论对各文件管理人员的职业素质和专业能力的要求更加严格，对于业务标准和业务培训的需求更加突出，档案管理人员要根据这种情况及时实施“走出去”战略，加强到文件生成和管理部门进行调研和业务指导的力度，对文件管理各节点进行相应的具体指导，提出标准性和规范性的要求，对调研和指导过程中发现的影响文件生成和管理的各项业务流程进行汇总分析，并及时完善和改进，协助加强文件管理的内部控制。

3.3 以基础制度建设为“抓手”，狠抓前端控制

前端控制的实施离不开标准化和规范化的指引和助推，专业、良好的制度规范是前端控制顺利开展的基础。以我司为例，为提升集团公文处理工作效率、推进公文处理标准化和可执行化，根据《党政机关公文格式》、《归档文件整理规则》等十余项国家和行业内规范性文件，同时与公司实际管理情况相结合，我司组织专业资深人士编制了《XX集团公文处理办法》。该《办法》中明确规定了公文分类、公文保密、公文格式，行文规则，收发流程、文件整理及归档要求，使前端控制有章可循，有法可依，保证了归档文件的各项质量要求，极大地提升了我司行政管理部门公文事务的办理效率和公文的保密安全，为文件归档后档案管理各项业务提供了极大的便捷条件。

在文档一体化和电子文件快速发展的今天，前端控制作为档案管理的重要抓手和“助推器”，其在档案体系建设中的指导意义更加深远，辅助作用更加明显，我们广大档案工作者在今后各项档案工作中，一定要充分认识和利用这个“犀利”的工具，在各行业中为档案事业做出更大、更多的贡献。

参考文献

[1]詹姆斯・罗兹著，孙钢译，何嘉荪校.档案和文件管理在国家信息系统中的作用――文件档案管理规划（RAMP）研究[C].浙江档案，1984，6：32

[2]冯惠玲.《档案学概论》[M]. 2nd， 北京：中国人民大学出版社， 2006

[3]邓绍兴，陈智等.《档案管理学》[M]. 2nd， 北京：中国人民大学出版社，1999

人员档案管理论文篇5

关键字：经济形势；电力档案管理；创新

中图分类号：F407文献标识码： A

前言

电力档案是有关电力工程建设的原始记录和真实反映，它主要包括勘察设计合同、设计变更、施工用水、工程开工竣工报告、变压器施工容量等形成的以图像、文件、录像为主要形式的档案资料。这些档案为电力企业运营和发展提供了重要依据，为该企业赢得了市场竞争的主动权。而随着社会的发展和科技的进步，档案界也出现了新的变革，如电子档案的广泛应用，各种数据库的建立，档案管理的现代化、信息化等。电力档案的管理也不例外，应时代的新要求，它出现了许多新变化，也是对其之前模式的一种变革。

1电力档案发展中存在的问题

1.1管理人员思想意识淡薄

对于大多数档案管理来说，电子档案只是一个摆设，细节性的内容没有收录在册，许多上层管理者还没有树立“档案效益”的意识，即档案并不是单纯放在那儿做摆设，而是有其独特的价值。因此，随便一个识字的人在管理档案的现象在电力企业中并不少见。这样的档案管理必然存在着极大的隐患，无法给企业带来其应有的价值。不准确、不规范的档案给企业带来不是井然有序，而是一个定时炸弹，它对电力企业的长期发展是一个极大的阻碍。

1.2 档案收集重文字、轻声像。由于思维定式和传统模式的影响，在对有关电力工程项目的资料进行收集和整理时，工作人员一般更多地对文字形式的材料进行收集，而忽略了声像资料的及时采集。除了主观因素外，也有部分客观因素，如硬件设施不到位，没有配备相关的录音机、摄像机、照相机，甚至计算机的更新滞后等。总之，没有声像资料的档案是不完整的，是死板的。因为声像资料较好地弥补了文字资料存在的不足，使档案变得生动形象，具有纪实性。

1.3信息化程度不高。随着自动化办公技术的提高，电子档案的生成和管理已提上了日程。但是，实际上电力档案的信息化程度还有待提高，纸质档案仍占档案相当大的比例，如大量的专题图、设计图、地形图等。而相关管理系统如CAD或CAM的运用还不完善，相关技术培训比较滞后，现代档案人才引进不到位等，都使得电力档案的数字化、现代化程度较低。

1.4档案管理工作的资金投入不足

由于很多电力企业对档案管理工作的重视程度不高，资金投入上也不足，具体表现在：对档案管理的设备投入不足、档案管理工作者的薪资水平比较低。资金投入不高就无法引进先进的档案管理设备，档案管理工作创新就无法实现，从事档案管理的工作人员参与的积极性就不高，不能很好的人尽其才。最终导致的结果是，档案管理工作效率无法保证。

2 提高档案管理的措施

2.1规范电力档案管理。要摆脱传统档案管理的松散模式，严格按照相关档案管理条例及法律的要求，如《档案法》《电力科技档案管理手册》等，将档案文件进行妥善的归置和整理，规范地进行相关的资金投入和人员配备。除此之外，还要按照我国对科技档案卷组成的相关要求，确保电力档案的完整性、科学性、正确性，加强对档案工作的重视，制定规范的管理制度，为档案管理提供良好的环境，提高档案利用效率，发挥其应有作用。可以采取的具体措施有：给每个档案管理工作人员发放相关档案管理实施细则和注意事项，统一记录方式，便于管理；档案资料的收集要与电力工程同步进行，贯穿其始终，及时有效地采集相关声像资料、记录相关文字信息；建立完善的约束、奖惩和监督制度，使工作人员各尽其责，才能确保档案管理工作的顺利进行。

2.2提高档案管理人员素质，加强队伍建设。为了保障档案工作的顺利进行，必须提高档案人员的政治、业务素质。还需增强档案管理人员的档案意识，认真学习相关档案管理办法及条例，积极参与岗前培训和在职中专业培训，提高自身素质和专业技能，如相关理论知识、科学技术及现代化设备操作技术等，更要掌握相关的专业知识，如计算机知识、电力方面的知识、社会学等。增强责任心，尽职尽责地完成既定学习和工作任务也是十分重要的。另外，加强其定时的数字化培训，懂得如何用计算机及其相关软件去管理档案，为及时地更新档案管理方式做准备，建立档案数据库，实现档案、资料、图书等的网络化、一体化。

2.3开发档案价值，提高利用率。一般人对档案的印象都是价值较低，认为档案就是用来在需要的时候查查资料之类的。其实，大部分企业都没有看到或者忽略了档案的其他价值，多管理投入而少利用开发。而如今，电力企业增强了信息开发意识，把封闭性的档案工作服务变为开放性，积极利用档案的信息资源，打破了传统的管理模式，提高了档案的利用率。

2.4加强档案的数字化建设。计算机网络化和信息化委档案管理带来了很多便利，建立一个从图、文、影、像等多方面展现的一体化档案数据库，能够实现方便快捷的检索和查看档案信息。此外还有对计算机软件和硬件加强建设，实现电力系统内部的网络化、信息化，达到资源共享、信息传递，档案利用的最理想状态。

当然，做好电力档案管理数字化的基本工作也相当重要。比如，对受损的档案进行修复，补充材料、对档案进行再加工，进行定时整理扫描，更新过时档案等。建立完善的安全与管理系统，向统一的标准看齐，利用国内外先进的档案管理软件，化繁琐为简易，从而建立标准、规范的电子档案，实现档案的数字化。

3 电力档案人员需具备的素质

经济的发展、新经济体制的建立、知识经济的兴起，这一切均给档案工作带来了机遇，也提出了挑战。电力档案工作服务质量的好坏与服务人员的素质有很大的关系。电力档案人员需具备的素质如下。

3.1 思想品质

它包含理论素养和思想政治素质两方面内容。首先，我们要切实学好邓小平理论，提高电力档案人才的理论素养和思想政治素质。通过深入学习邓小平理论，增强学习的紧迫感和使命感，提高贯彻执行党的基本路线、基本纲领和各项方针政策的自觉性。其次，档案工作人员要具有高度的政治思想觉悟。尤其是在当下，我们遇到新的情况需要用马列主义理论加以研究，许多新问题需要用马列主义理论给予解决，我们要把广大档案工作人员的思想统一到邓小平理论旗帜下，同心同德搞好社会主义档案管理工作。我们档案人员还应当掌握档案管理工作的管理原则、程序、方法、步骤，以求成为一个成熟的管理者。只有这样，档案管理工作人员才能担负起档案的管理工作重任。档案管理工作是一项既高尚又严肃的工作，它的职业道德是十分重要的。

3.2 知识技能

21 世纪是知识经济，知识经济可以看做是一种社会形态，而“知识革命”则是实现这一形态的过程。它既给电力档案工作带来了发展机遇，也对电力档案工作提出了严峻挑战，尤其对以收集、整理、加工、传递或传播档案信息为主要内容的电力档案管理工作影响更大，作用更深。因此，电力档案工作人员要跟上现实的变化和社会发展，并且还要站在时代的前沿，成为具有知识技能的管理者。随着计算机和网络技术的发展，现在获取信息已比较容易了，而选择和有效利用信息的技艺和能力却更具有决定性作用，因此具有知识技能的档案人才比以往更为重要，拥有和掌握知识技能的档案人才是电力档案事业发展的重要支柱。

另外，档案工作人员还要掌握市场经济的发展规律，使其按照规律办事，在深化档案管理体制改革中，克服管理工作中的盲目性，减少失误率；要不断增加个人投资，即个人教育、个人素质、个人能力的投资；要具备一定科学文化基础知识，如工程管理学知识、文学知识、经济学知识等。要知道知识管理不单单只对图纸、设备、文件等的管理，还要对档案工作人员脑子里的智力资产进行管理。只有这样才能在新形势下改进电力档案管理工作，才能真正满足“科教兴档”战略决策的需要，也是保证我们电力档案事业可持续发展的需要。

3.3 创新意识

与任何从事其他行业的专业人员一样，现代电力企业档案人员要热爱自己所从事的档案管理工作，要有高度的责任心和事业心，在实践中要勤奋学习、勇于创新、善于发现问题和解决问题，不断完善档案的理论和方法，拓宽档案工作的领域。作为电力企业档案管理人员，我们应当清醒地认识到“创新是一个民族进步的灵魂”，也是档案事业兴旺发达的不竭动力。没有创新的意识就不能开创档案事业的新局面，就无法解决当前我们档案工作在理论上和实践中所面临的种种问题。我们要以科学的态度大胆探索，用于创新；以坚忍不拔、奋发有为的精神状态，研究新情况、解决新问题，创造性地开展工作。首先我们要重视学习、重视教育，培养具有创造性思维的电力档案管理人才。改变过去教育中只注重档案专业技术人员的知识更新，忽视其创造力开发的现象，要把开发创造力作为电力档案人员继续教育的重点，实行更新、扩展、深化知识与开发创造力并举。同时继续加强对档案教育工作的组织领导，加大对档案教育的投入，提高档案管理人员的工作水平。其次，要建立激励机制，它包括利益机制、晋升激励机制和荣誉激励机制，但目前就电力企业档案工作人员来说，却很难兑现。这种机制的产生会激励档案工作人员搞好档案管理工作，也是对档案工作人员的一种认可。各级档案机关领导应十分重视对其工作人员荣誉感的培养，这样才能更好地使档案工作人员不断进步。

结束语

总之，社会的发展对档案工作已提出了新要求，开启和完善新的档案管理系统已迫在眉睫，因此，电力档案管理工作人员需与时俱进，不断学习，更新观念，提高自身档案现代化管理的能力；电力企业管理者更要意识到档案的重要性，积极开发档案的利用价值，实现高效管理、高效利用；规范档案管理模式，统一记录方式，在收集整理和归档的过程中利用数字化、信息化的相关软件进行编纂，为其他需要检索信息、搜集档案的人员提供高效快捷的服务，让电力事业的发展无后顾之忧。同时，重视新设备的引进和对专业人才技能的培养，重视档案管理人员的综合素质，加强电力企业档案管理的创新水平。

参考文献：

[1] 陈波.浅谈电力企业档案管理[J]. 黑龙江科技信息. 2010(05)

[2] 张子玉.新经济形势下的电力档案管理创新分析[J]. 低碳世界. 2014(11)

人员档案管理论文篇6

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

二、规范有效的电子档案管理

同纸质档案一样，电子档案是高校功能、政策、决策、程序、运转及其他活动的见证，其包含的信息具有历史价值。哈佛大学人事档案管理中的电子档案管理介绍了电子档案的管理方案、电子邮件的管理建议以及电子档案的命名规范和扫描工具的利用。

(一)利用电子档案系统来管理各种电子档案

哈佛大学人事档案管理的经验表明，可以利用电子邮件的分层目录结构(多层邮箱或文件夹系统)以及桌面的电子档案系统来管理电子邮件和其他电子档案。通常来说有三种方案。方案一，建立不同类别的文件夹，将个人文件移到文件夹中保存。方案二，建立不同类别文件夹并为每个类别建立按年份排列的子文件夹，再将个人档案移到各文件夹中保存。方案三，先按年度创建文件夹，再根据类别在年度下建立文件夹，从而将个人档案放到不同文件夹保存。

(二)对于电子邮件的管理建议

电子邮件的超大容量使其比其他任何档案的管理更有难度。哈佛大学档案馆提出的对于电子邮件的管理建议如下:将电子邮件按文件夹的形式组织起来易于识别其存放位置和内容;当归档管理时要考虑到附件的内容;使用系统提供的规则程序来整理和筛选接收到的电子邮件存放进相应的文件夹中;用相同的方式组织接收和发送的信息;在没有加密的情况下不要通过电子邮件发送机密信息，电子邮件并不是一种安全的传输方式;运用命名规范来使组织和排序简便化。

(三)采用统一标准的命名规范

电子档案表现形式与纸质档案明显不同，如若不注意规范电子档案的命名，而使用电子软件默认的初始化命名，则势必使电子档案的查找利用难度增大，同时也不利于电子档案的分类保存，因此电子档案必须使用统一标准的命名规范。哈佛大学档案馆认为，使用命名规范能够在文件和共享驱动器中保持一致性，使得分类整理更具有预测性，同时能够控制版本并在没有仔细检查的情况下提供文件和文件夹的内容线索。创造的命名规范将满足有用的分类，节约空间、缩写、符号、格式日期等条件，以提高排序，保持尽可能简短的名字，让它们容易阅读，并使用文件名来表达作者和版本控制信息。

(四)充分利用扫描工具，保证备份

哈佛大学档案馆认为，很多珍贵的纸质档案因为年份久远，保存难度大，其档案价值难以发挥，即使对纸质档案进行修补也不能保证其完整性，且这些原始文件为实现永久保存，不能提供原件利用，只能以复制件的方式提供利用，扫描件便成了珍贵档案提供利用的一种有效方式。扫描是一种管理档案和强化工作流程的有力工具。对于原始档案和扫描件的处理必须遵循高校档案的管理、保存和销毁的法律法规。同时，为了保证扫描件的提供利用，需要加强与扫描件相关的元数据的管理，元数据提供了上下文、记录的内容和结构，没有此元数据，扫描档案将失去大部分的证据价值和内容。此外，要注重扫描件存储所需的软件和计算机硬件得到定期维护保养，使得档案易于读取利用。

三、在线利用的干部档案管理

作为高校人事档案的主要内容之一，干部档案无疑是高校人事档案管理中的一个不可或缺的部分。哈佛大学人事档案管理中的干部档案管理可谓是与当今社会接轨，不仅实现了干部档案的在线利用，而且开展了档案数字化工程，干部档案管理技术性颇强。

(一)通过联机检索系统在线利用的干部档案

哈佛大学干部档案管理的代表组成部分即校长档案。校长档案不仅介绍了校长的职责、建校四百多年来校长角色的转变，而且收集了历任校长的行政办公文件和个人文档。其中行政文件记录了校长从制定机构政策到参与学术项目的各种高校正式业务，个人文档则刻画了校长们的生平，包括任职前后的事业以及学术追求和家庭活动。更值得一提的是，关于大多数校长们的个人文档的详细叙述资料都是提供在线阅览的。除了那些易碎的难以保存的原始文件限制利用以外，很多文件都是开放利用的。可在网页上直接浏览的个人文档分为两类:文件目录和HOLLISsearch。HOLLIS是哈佛大学建立的联机检索系统，可以通过名称或者例如“教师”、“学生”、“通信”、“日记”、“剪贴簿”等检索词进行人事档案目录的网上索引，人事档案在HOLLIS系统上都可以查询到目录。除了检索人事档案的目录之外，部分人物传记档案也可以在HOLLIS系统上检索出来，如希欧多尔•罗斯福收藏集(TheodoreRooseveltCollection)和埃米莉•迪根森档案(TheEmilyDickinsonArchive)等人事档案的主要内容都存储在HOLLIS系统中可供查找利用。

(二)干部档案的数字化工程

哈佛大学干部档案已全面实现了数字化管理。从2004年开始，哈佛大学档案馆开始对收存的档案进行二次加工，并于2009年对档案进行了数字化处理。信息技术的开发利用离不开资金的投入，西德尼•维伯基金的支持使得这一档案数字化工程开展十分顺利并取得了成效。其中，档案数字化工程对早期校长们的论文进行了数字化处理使其成为了在线利用资源，同时部分文档还有电子扫描件。档案数字化工程让哈佛大学的人事档案管理在一定程度上实现了电子档案和纸质档案的双套制管理，这一数字转换使得珍贵的不能提供原件利用的档案也能以电子档案的形式实现其档案价值，也保证了档案原件的完整和永久保存。同时也为不能来馆查找利用档案的人员提供了远程查找的便利性。

四、离职员工档案的全方位管理

哈佛大学的人事档案管理工作十分重视离职员工的档案管理。在学校的管理规章制度中，有专门的关于离职员工档案管理的规定，可以说哈佛大学离职员工档案的管理是有规章可循的。哈佛大学的离职员工档案管理涵盖了离职员工档案管理的方针政策、责任划分、档案的处理以及离职员工预先自行整理档案的指导意见。

(一)以学校规章为据，妥当管理离职员工档案

哈佛大学的人事档案管理特别注重按照国家的法律法规以及学校的规章制度的要求来管理，离职员工档案的管理也不例外。当一位员工离职时，根据学校文件管理政策，所有经其负责的文件都要进行评估和处理。哈佛大学档案馆要求学校办公室设置好程序以确保员工在离职时其所有的文件都得到了恰当管理，同时，重要的学校信息不能因为疏忽而被损坏或公开。

(二)明确的责任划分，完善离职员工档案的移交工作

哈佛大学档案馆对离职员工档案管理的责任给出了明确的划分。预离职员工及其领导以及档案的交接人员对档案的管理负有责任。离职之前，员工应向其上级领导提供一份其所占有的学校文件的清单并告知每份文件的存放位置。可能的话，员工及其领导应当一同对文件进行检查。否则，员工的直接上司须对确保文件被正确地保管、移交或销毁负责任。这些程序可以作为离职手续如离职清单的一部分记录下来。当需要信息技术人员确保电子文件的移交、保管或删除的准确性时，员工的领导有责任运用学校的政策对员工的电子文件进行处理。办公室应当设置好电子文件清理的初始化程序。在没有得到离职员工的领导的明确批准的情况下，信息技术人员不得采取任何删除学校文件的行动。

(三)加强对离职员工预先处理档案的指导

哈佛大学档案馆对于预离职员工离职前自行处理档案给出了一些指导意见。对于现行文件和非现行文件的处理应该区别对待。现行文件应当移交其他员工进行保管，在特定情况下，员工的地位以及文件的敏感性可能要求移交记录应存档。在查阅一般的文件目录以及任何特别文件目录之后，再决定非现行文件是否保存。非现行电子文件需要打印的，取决于电子文件价值的时间长度以及电子文件的电子形式是否有存在的必要。在决定对文件进行保存或销毁之前应当联系文件管理服务中心。在离职之前，可以与同事或领导沟通交流他们所需要的资料，以大致确定保管和销毁的文件范围，为确保档案材料的保全性，可查阅文件目录来决定文件是应当被销毁还是交由同事或移交档案馆，确定之后可先自行分类然后交由单位处理。哈佛大学档案馆特别强调，要注意所有格式的档案的保存或销毁或移交的规则，也应当检查所有公共工作空间和个人工作空间的可存放文件的地方，以防有所遗漏。

五、专业的档案管理人员

在专业人员的配备方面，哈佛大学的人事档案管理不仅具有一支专业的档案管理人才队伍，且每个档案管理人员都具有专门的职责分工，相较于其他档案馆单一的档案文员而言具有绝对的优势。

(一)档案管理人员各司其职，分工明确

哈佛大学档案馆每一位档案管理人员都有自己专门负责的档案管理部分，同时其档案馆的主页上都有每位工作人员的工作内容和联系方式。这样一支训练有素、专业能力强、分工明确的档案管理人员队伍由以下人员组成:综合档案管理人员(包括高校档案管理员、档案馆助理)，馆藏服务类档案管理人员(包括馆藏服务档案专家、加工处理档案专家、特殊材料编目/处理档案专家、项目经理)，公共服务类档案管理人员(包括研究员、高级参考档案专家、参考资料助理、资产管理助理、公共服务档案专家)，馆藏发展类档案专员(包括馆藏发展联合高校档案专家、馆藏发展/鉴定档案专家)以及档案管理专员(包括档案管理服务的联合高校档案专家、高级电子档案分析专家、档案操作专员、档案管理助理、档案经理、档案分析师)等。各位档案管理员不仅具备基础的档案专员知识，而且都能熟练进行计算机操作，同时不同档案管理专员能满足各种档案管理的需求，切实做到了各司其职，人尽其用。这种分工明确的专业化的档案管理得益于哈佛大学几百年来档案管理经验的积淀，也使得哈佛大学档案管理工作开展得愈发成功。

(二)档案管理人员培训

人员档案管理论文篇7

关键词：档案管理系统；ERMS；信息化；中国石油

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)20-4875-02

Research on Electronic Records Management System of Petro China

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: To Accelerate development of information construction of Petro China, improve efficiency of work of records management, and decrease the waste of labor power and material resources for long hangwriting and poor softwares of records management, the uniform platform of records management of Petro China, that is Electronic Records Management System (ERMS), is exploited. The deffirences between ERMS and old records management are discussed in detail. The functions of the whole and every modules are introduced.

Key words: records management; electronic records management system; ERMS; information construction; Petro China

长期以来中国石油集团公司下属单位在档案管理上使用各自开发的系统，甚至和手写管理相结合，没有统一的档案管理平台。传统的档案管理业务存在很多弊端。项目组在国家信息部的支持下，与微软合作，在集团公司范围内建设集中统一的档案管理平台（简称ERMS），实现业务系统与档案管理系统的有效集成，制订统一的档案管理标准规范，整体提升档案管理能力。通过建设集团公司集中统一的档案信息资源共享平台，在保证信息安全的前提下，提高档案的利用率和使用价值。从技术的角度，实现由档案管理系统向内容管理系统的过渡；从应用的角度，逐步实现由档案管理向知识管理的转变。最终建立起中国石油的电子文件凭证中心和知识中心。

1 ERMS与传统档案管理业务的比较

1.1 传统档案管理业务原理

部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理以及用户的档案利用业务（图1）。

1.2 ERMS原理

部门档案归档人员在ERMS系统上将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核以及归档办结后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单。由档案管理部门人员进行电子档案和实体档案进行入库维护和对用户的利用（图2）。

1.3 与传统档案业务管理的比较

1.3.1 电子文件管理规范和标准

传统档案业务缺乏统一的电子文件管理规范和标准，档案数据标准和格式未统一，历史数据质量较差。ERMS遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，统一了各个下属单位电子文件管理规范、数据标准和格式。

1.3.2 文档一体化程度

传统档案业务文档一体化程度低，缺乏生命周期的管理，未与产生电子文件的相关系统进行集成，电子与实体管理脱节。ERMS强调针对电子文件的管理，电子文件先归档，实体随后。还提供与OA系统的接口。

1.3.3 档案价值利用

传统档案业务纸质借阅率较低，基本无法进行电子借阅。编研工作量大，素材收集不全面，统计工作繁重。ERMS提供电子借阅功能，一份电子档案能同时借给多个用户，到期后自动收回借阅权限。支持电子档案全文检索。自动生成符合用户需求的统计报表。

1.3.4 信息化标准体系建设

传统档案业务信息化标准体系建设滞后，已有档案管理系统差异大，无统一的管理平台，形成了多个信息孤岛。ERMS为中石油集团公司各个下属单位建立统一的档案管理平台，成为档案信息共享知识中心。

1.3.5 档案管理工作的权责落实

传统档案业务对档案管理工作的责任方较难落实。ERMS根据使用系统的权限划分用户角色，并且支持多种日志，保证每个工作环节都落实到责任人。尤其是归档工作一定由归档部门负责，贯彻“谁产生，谁负责”。

1.3.6 档案管理工作效率

传统档案业务以实体档案为主，大量工作都要在线下手工进行，效率低，人员浪费大；ERMS充分发挥了电子档案的优势，大部分流程都在线进行，大大提高了工作效率，减少了人员浪费。

2 中国石油档案管理系统

2.1 总体功能结构图

总体功能结构图如图3。

2.2 各个模块功能

2.2.1 收集整理模块

收集整理模块主要包含档案归档和档案上交的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中。包括以下功能：

1）预归档：用于部门归档人员创建档案的电子条目。

2）归档整理：用于部门归档人员对电子条目所对应的实体进行整理。

3）档案整理：档案管理员对部门归档人员提交过来的电子条目和实体档案进行整理。

档案上交的目标是以直交或汇交的方式实现油气勘探开发类档案的分发和汇交。

2.2.2 档案保管模块

档案保管的目标为对已归档档案进行日常维护和管理，并通过鉴定档案的价值确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁，以达到优化馆藏、提高档案管理利用的效率。档案保管包括以下功能：

1）档案管理：用于档案管理员查看馆内档案的详细情况。

2）库架信息维护：主要用于模拟实际档案库房。档案管理人员对实体档案上架后的物理库架位置信息进行维护。

3）档案鉴定：对于已经过期的档案，可组成专家组进行档案价值的鉴定，以确定其保管期限，把已失去价值的档案销毁。

4）档案移交：用于当某些单位需要重组或是某些档案需要移交给另一家单位时。

2.2.3 档案利用模块

档案利用模块是系统用户利用档案资源进行工作，也就是各部门、各单位使用档案的过程。包括以下功能：

1）档案搜索：利用档号、名称、归档部门等关键字搜索出符合用户要求的电子档案，方便了用户查询、借阅等需求。

2）档案借阅：支持电子档案和实体档案的借阅。一份电子档案可以同时借给多个用户。到期后自动收回权限。

3）报表生成：可以根据用户自定义的行和列，生成符合用户特定需要的报表。

4）档案编研：是为档案编研人员提供一个根据馆（室）藏档案和社会需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著的平台。

3 结论

项目组在信息部的支持下，和微软合作开发了中国石油档案管理系统（简称ERMS），经过一段时期的实施推广，目前生产环境已在中国石油多家下属单位上线。ERMS以其友好的界面、人性化的操作、强大的档案管理功能、方便简易的系统设置、坚实的安全保密性以及卓越的运行速度和性能，得到了广大单位用户的好评。

参考文献：

[1] 王秀霞.中国石油档案管理系统应用架构的分析与设计[D].兰州:兰州大学硕士毕业论文,2010.

[2] 熊开盛,董兆鑫.档案管理系统的设计与实现[J].计算机工程与设计,2007(6).

[3] .电子档案管理系统设计及其功能实现[D].吉林:吉林大学硕士毕业论文,2007.

[4] 金波.基于SOA的档案管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2010(7).

[5] 刘冬立.基于Web的企业档案管理系统的设计与实现[D].上海:同济大学毕业论文,2007.

人员档案管理论文篇8

《中华人民共和国档案法》将档案定义为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。也可简单表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

档案种类繁多，如文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。而对于一些专业性、业务性较强的还可建立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等等。

档案管理，也称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动就是档案管理。

档案管理并非只是将档案归档整理就行了，它有自己的工作内容。档案局管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理；二是对档案中所包含的信息的管理，也称档案信息组织。

做好档案管理工作，不仅要将档案归类整理好，不出差错，更重要的是必须与时俱进，不断地更新档案管理观念，以提高档案管理工作的质量与水平。

二、档案管理人员的素质要求

档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总称。档案管理水平与质量的高低，根本上取决于档案管理人员素质的高低。《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。

1.良好的政治素质

档案管理人员应该具备各类专业工作人员必须具备的基本政治素质，坚持社会主义道路，遵纪守法。由于档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员应具备更强的政治素质。无论何时何地，都应坚持正确的政治方向，立场坚定，严守机密。

2.精湛的业务素质

业务素质是指档案管理人员应具备专业的技能和素质。具体体现在以下几个方面：

（1）掌握档案管理专业知识。从档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、统计到提供利用、进行编研等各项业务环节都有一整套的理论和工作方法，档案管理人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证档案工作质量，提高工作效率。

（2）熟悉档案管理相关的法律法规。档案管理人员要熟悉党和国家有关档案管理的各项法律法规和方针政策，熟悉针对本行业制定的各种规章制度和业务规定，按照这些规章制度和业务规定进行档案管理。

（3）全面、扎实的实践能力。档案管理人员必须将档案的专业知识、法律法规和各项规章制度的要求都灵活地应用于日常的档案管理工作实际中，从而高效率地完成好本职工作。

（4）档案管理人员还需要及时掌握和熟练应用现代化的办公手段。随着档案管理的现代化，要求档案工作者还必须具有熟练的计算机操作能力，掌握档案现代化设备的使用。

3.爱岗敬业，遵守职业道德

档案管理人员应具有良好的职业道德，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守。遵守职业道德主要表现为：一要热爱档案事业；二要有珍档敬业、无私奉献的精神；三要有甘于寂寞、甘于清贫的品质。

4.与时俱进，勇于创新

随着社会生产力和经济的整体发展，尤其是科学技术的进步和提高，档案管理人员在思想和业务上必须顺应社会的发展趋势，与时俱进。同时档案管理人员要更新观念，打破常规，勇于探索新的档案管理手段和方法，不断提高工作质量和档案管理水平。

此外，档案管理人员还应具备高度的责任心，具备较强的表达和沟通能力，具备高度的安全意识，具备一定的专业管理知识。

三、加强档案管理的措施与方法

加强档案管理，更好地为经济社会发展服务，本人认为应从以下几个方面入手：

1.建立以人为本的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异。要实现规范、标准的管理，就必须以《中华人民共和国档案法》为指导，建立符合组织实际的以人为本的档案管理制度。档案管理工作要以“人”为中心，把组织成员个人需求与自我实现和组织协调发展作为管理的核心，创造一种学习型的组织氛围，促进组织成员个人发展与组织发展相结合，从而形成组织成员个人的自我实现和组织档案管理工作的创新发展。

2.严格规范文件的制发

档案来源于文件，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。因此，在文件制发过程中必须要解决好规范化、标准化问题，确保这些作为档案的原始凭证符合档案的要求，全面提高档案实体质量。文件的制发必须做好以下几项工作：

（1）文件格式要规范、文种要合理，便于分类归档；

（2）文件要素要齐全、内容要完整；

（3）文件字迹要清晰、牢固，便于保存；

（4）文件用纸要统一、标准，便于整理。

3.科学管理电子档案

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，必须加强电子文件的管理。

（1）提高电子文件载体的稳定性，确保电子文件传输和使用畅通。

（2）建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的电子文件管理体制，正确进行电子文件的分类与归档。

（3）做好电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（4）解决好电子文件的保存与利用。

4.提高纸质档案的立卷质量

在电子档案日益发展的今天，在实际工作中，纸质档案仍以其特有的优势得到广泛应用。纸质档案在唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性等方面是电子档案无法替代的，因此任何组织都必须提高纸质档案的立卷质量。

在推进档案工作规范化、标准化的过程中，必须注意解决好纸质档案立卷的两大问题：一是注意解决好档案立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，二是注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

5.创新档案管理工作

用科学发展的眼光，创新组织档案管理工作。

（1）思想观念的创新。要有积极的信息化转化意识，强化档案使用效率意识。

（2）管理方式的创新。解决好档案资源量的有限性与人们需求的多样性之间的矛盾。

（3）档案管理队伍整体素质的提高。

6.坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路

（1）立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。

人员档案管理论文篇9

关键词：人事；档案；文档管理；信息化

1 引言

目前电子人事文件只是纸张的数字记录和配件，没有能力和独立存在的价值，在管理上也有与纸质载体相一致。但是，计算机和网络技术的实现和管理是一样的。首先，要建立一个基于文档生命周期理论和运动规律的综合管理系统，使其具有相应的管理功能。例如，根据文件生命周期理论，需要的文件读写功能，文件管理功能和文件管理功能；根据渐进的和连续的管理规则，确定运行通道系统管理流程和电子文件；根据对文件的形成规律，生产周期的文件只读编辑功能修改，在文件功能，根据管理标志相同的规则，但也有信息共享的功能，包括文件和目录管理的内容；根据现有的变异形式，具有自动组卷、纸的排序功能和辅助功能文件归档工作；根据数量的变化，增加建立和破坏的功能等。然后，通过管理系统的应用，对电子文件的管理及其运动过程进行了研究。可以看出，公文流转的规则对于公文的管理，也就是说，管理的整合有着特别重要的作用。

2 强化档案人员的意识与业务水平

（一）加强档案意识

一般人档案法律意识还比较薄弱，尤其是在一般的事业单位，工作的中心并不是档案工作，行政人员的档案意识是一种普遍现象。加强档案意识必须从现实出发有效果。如果你准备好增加层到办公楼，但施工的图纸找不到如何找到，不知道的承载能力的住房基地是多少，但整个房子都从新的调查，即劳动力成本和更多的钱。这说明档案意识不强，档案馆的资金投入成本和精力，有时比建设资金和能源的记录更大。教育我们的一些现实，加强档案意识做好档案建设是与各教职工有着紧密联系的事。现在的档案部门普遍提高认识，从领导，基本上按要求进行归档。并尝到了使用档案的甜头，并在职称评审或评估的时候，教师要到记录室查自己的教学工作量，查一下教学时间。当然，收集各部门，整理、归档、完整性、准确性是各部门的文件质量，狠抓档案人员的培训，是培养骨干档案法的实施，让档案第一次知道，理解，法律可以真的档案管理网络，社会档案意识。

（二）提高档案管理的业务管理水平

档案一般不是档案专业的毕业生，不受专业培训档案，和流量大，所以定期对档案专业培训档案，档案管理工作中的一个事件。与档案工作者的非档案专业毕业生相比，它不仅是一个问题，而且还具有一定的优势。的优点是，他们一般都熟悉本部门的工作，具有专业技术知识的部门，知道文件操作程序；计算机专业的档案管理人员了解基本的电脑知识，能使用计算机处理文件，这些条件都比旧的一个全职的记录。缺乏只是需要加强对档案专业知识的培训。事实上，部门档案员不需要详尽的学习“历史记录”、“档案系列篡夺了档案知识的科学体系，应该是最需要的位置档案知识的工作，如规定的操作技术方法的基本要求的实用知识和电子文件的归档格式。

总之，档案工作是一项系统性工作，需要大量的支持。从社会和服务到社会的文件管理。所以我们的目标是加强社会档案意识，扩大社会参与，而不是减少社会参与。坚持公文处理部门备案，事实上，档案管理水平整体提高网络技术和档案馆的宣传，提高社会档案意识是一个重要途径。

3 搭建一体化档案管理系统平台

通过计算机的应用来改变人事和档案的管理模式，提高管理水平。一方面，建立一个综合管理体系，全过程的信息管理和服务与利用。另一方面，建立一个全面的文件运动过程的管理。主要从2个方面进行调整：一是加强事前控制和消除重复环节；二是统一文件管理和档案管理的口径，使两者成为文件运行过程管理系统的协调，并对两者相对独立性进行分析。档案信息系统的建立，综合管理系统的应用，必然会形成相应的数据积累-电子文件。这是最有生命力的新文件必须妥善管理的数据库。和数字文件附加到这一共同构成全宗档案信息系统，更好地发挥数字录音的优点，成为档案信息资源的重要组成部分。

在档案工作中，有一个热点问题一直被讨论：是否坚持执行文件处理部门备案制度。我国文书处理部门备案制度在《国务院关于加强国家档案工作的决定》中建立起，本系统对档案工作的时间带来了巨大的活力，但现在有思想，文书处理部门备案制度环境发生了变化，这导致了许多问题的归档，并由档案部门备案。笔者认为，如果完全由档案部门备案，势必会增加档案部门对人员和财政投入的负担，而且不利于社会档案意识的增强和档案法的宣传和普及。对于文件的问题，应在档案工作者努力的训练。管理和档案部门的一个人的进步是不可能的，还必须依靠文件处理部门档案。然后，对文件业务员的责任、业务质量的高低，直接影响到文件的完整性、准确性的重要因素。因此，档案员的培养应该是一个不容忽视的问题。

4 强化人事档案信息一体化管理的价值

（一）为计算机管理文件的应用积累经验

利用计算机管理档案，改变手工管理的落后状况，是对档案工作者的责任。对人事和档案信息的综合管理不是一种简单的人工操作，而是一种基于计算机管理的新的管理方法。此外，本实用程序具有良好的效果，并受到权威和档案人员的欢迎。这一成功的探索无疑对计算机管理文件应用的理论和方法的建立起着积极的作用。

（二）提高实际工作的管理水平

由于档案记录缺乏整个管理手段和方法，各部门之间以及各方面的工作都出现了不可勾的现象，重复劳动问题更加突出，电子文件的归档和管理也是一个不可回避的新课题。综合管理可以有效地解决这些问题。提高文件归档质量。通过管理系统，可以采取以下措施：首先，确保注册表文件。用了很多次，是不是随便切除。其次，一些部门或多语种文件为固定档案，已保存。最后，提供仪器、文件人员查阅工作范围的文件所产生的文件操作，帮助他们对文件的归档作出决定，并立即完成文件后，取消重复劳动，通过信息共享。首先是取消文件管理和文件管理过程，同一目录重复登记重复劳动；二是要取消档案人员检索文件内容的重复劳动记录。人事电子档案的归档与管理。综合管理是通过对电子文档的运动过程的管理来实现的。使电子文件作为一种数字记录文件的文件，完成其附件的任务，同时，也要实现自己的价值，作为档案信息系统的新部分，文件到数据库和统一管理的实施。提高标准化管理水平。与人工管理相比，应用系统本身就是一个标准的管理。此外，实现了对文件运动过程的整体管理，规范化管理水平的自然性和提高。

参考文献

[1] 范少丽.干部人事档案管理中存在的问题及对策[J].山西档案. 2009（S1）

人员档案管理论文篇10

【关键词】档案;政治品德;职业道德;专业知识

引 言

档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素，要搞好档案管理工作，既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样化，档案管理现代化逐步推广，对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作，使之适应改革开放新形势的需要，培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行。

1 档案专业人员的政治素质

1.1 档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大工作，维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家的秘密，自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策，不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神，从实际出发，实事求是的维护党和国家历史的真实面貌，满腔热情的为社会各个方面提供档案服务，做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：

1.1.1 要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。

1.1.2 要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。

1.1.3 要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。

1.2 档案专业人员的职业道德素质 档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范，它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。

1.2.1 不为名利，甘为人梯，热心服务 档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。

1.2.2 尊重档案，尊重历史 档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。

1.2.3 遵纪守法，严守党和国家秘密 由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。

2 档案专业人员的知识素质

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说，档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。

2.1 政治理论知识 指导我们思想的理论基础是马列主义和思想，革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习，掌握并正确运用马列主义、思想，才能确定正确的立场、观点和方法，才能科学的探索、总结档案工作的规律，保证档案事业的健康发展。

2.2 档案学知识 档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案专业人员要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。从目前情况看，档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。

2.3 相关科学文化知识 档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。

2.3.1 掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2.3.2 掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。

2.3.3 掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。

2.3.4 掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大，档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识，以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。

3 档案人员的身体素质

档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研，具有很强的系统性、连续性，这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态，而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看，不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，因此在档案专业人员诸素质中，健康的身体素质应成为重要的一个条件。

结 论

综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业，提高档案管理水平，适应我国经济建设发展的需要，必须提高档案专业人员的素质。

参考文献：

[1]朱祥.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力.企业家天地（下半月版）2008，（5）：145.