高校学籍档案管理范文

导语：如何才能写好一篇高校学籍档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

篇1

关键词：学籍管理；学籍档案；规范化

学籍管理与档案管理都是学校最基础的管理工作。学校档案中很重要的一部分就是学生学籍档案。学籍管理、学籍档案管理的规范化为学校教学的有序开展和学校的持续发展提供了有力保障。

一、学籍是对学生身份的确认，学籍状

态反映着学生学习的过程与结果学籍是对学生身份的确认。只有通过高等学校学籍管理部门在“中国高等教育学生信息网”（以下简称“学信网”）注册学籍，才能正式成为某高校的学生。只有注册了学籍的学生，才能在修够规定的年限且成绩合格后，取得学历证书。学籍状态反映着学生学习的过程与结果。

（一）学生的各类学籍异动（休学、退学、转学、留级、转专业等），从一定程度上反映了学生的在校学习状态。如休学，有的学生休学的原因为身体疾病，表示该部分学生在校期间，身体素质较差；有的学生休学的原因是思想压力大，精神衰弱，说明该部分学生心理素质较差。再以退学来说，有的学生退学的理由是经济困难而放弃了学业；还有的学生退学的原因是无法在规定的年限内完成相应的学分，因而不得不选择退学。这些学籍异动在一定程度上反映了学生的学习状态。

（二）学生的各类奖惩信息直接反应了学生的在校表现。学生的各种奖励，如三好学生、优秀学生干部、优秀团干等或反映出学生思想积极上进、或反映出在校学习成绩优异、或反映出学生具有较强的组织协调能力；而各种惩罚，如警告、记过、留校察看、开除等，则或反映学生违反校纪校规、或反映学生成绩低劣。

（三）毕、结业结论，反映了最终的学习结果。在规定的年限内，修完规定的学分或规定的课程全部及格，将获得毕业证书，相反，则只能结业离校。符合学位授予条件的学生，还被授予学位证书。毕业证书与学位证书则是对学生学习结果的最终宣判。因此，学籍确认了学生的身份，监控着学生的学习过程，反馈了学生的学习结果。

二、学籍档案是学生学习身份与学习过程最有力的证据

学籍档案主要包括：新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）、学生学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）、学生成绩总表、学生学籍卡、学生奖惩材料、学历学位证明材料。新生入学材料（新生登记表、新生花名册、新生录检表）显示着学生参加升学考试的类型、参加考试的年份，录取院校及专业，甚至包括升学考试每门课程的分数。这些材料可以最有力地证明学生升学的有效性。学生的学籍卡记载了学生更为详细的信息，包括学生的籍贯、生源地、社会关系、求学经历、家庭住址等，更能有效证明学生的身份。学生的学籍异动材料（升级、留级、休学、复学、转专业、转学、退学等），可以成为学生身份变动或学习期限变动的有力凭证。学生成绩册、各种奖惩材料，可以有效说明学生在校课程学习的好坏，平时表现的优劣。也成为用人单位选聘学生的重要参考资料。

三、学籍管理与学籍档案管理相辅相成、相互促进

学籍管理与学籍档案管理虽分属不同的部门，但二者是相辅相成、相互促进的。学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善，档案管理的规范化也有助于倒逼学籍管理的规范化。

（一）学籍管理的规范化有助于档案材料的丰富与完善

学籍管理的规范化、制度化，必然会将每一项工作涉及的重要原始资料进行归类存档，必然有助于学籍档案材料的丰富与完善。一个学生从入学到毕业，每一个阶段、每一个重要事项都会留有一定的印记。如一入学，就有新生录检表、新生花名册、新生登记表；最后毕业的时候，成绩表、毕业生登记表及学历学位证明的材料都会作为重要的原始资料进行存档。学籍管理过程的规范化可以使学生的所有重要的原始资料得以归档保存。一个负责的学籍管理人员在完成必要的学籍管理工作之后还需要把学生各类原始资料进行分类整理并存档，工作不仅着眼于当前更要着眼将来，为学生、学校的历史负责。

（二）档案管理的规范化有助于倒逼学籍管理的规范化

档案管理的规范化制度化，必然会对归档条目进行细分，同时要求各对口部门按照条目及时将所属材料进行按类归档。这样必然倒逼学校各部门，包括学籍管理部门进行规范操作，同时保存原始资料。因为要存档，学籍管理必要的程序就不能省去。任何有关学生学籍的操作必须按照规范的程序进行并留存记录；因为要存档，任何负责人在签字的时候就必须得谨慎，违反国家或学校规定的事情就不能随便签字，否则档案会永远记录，签发者必须承担相应的责任。这样，档案的规范化、精细化管理倒逼学籍管理走向规范化。总之，学籍管理与学籍档案的管理都是学校管理的基础工作。没有规矩不成方圆，在某种意义上，学籍管理与档案管理是纲，纲举目张。只有学校有着规范的学籍管理、规范的档案管理，才能为教学的有序开展与学校的持续发展提供保障。

作者:李志君 单位:山西大学教务处馆员

参考文献：

[1]成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报,2014,(2).

[2].解颖娴.高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J].宿州教育学院学报,2008,(1).

篇2

针对学籍档案的管理，在过去都是要通过大量的储存空间来进行管理工作。其中的信息内容就包括了相应的考试成绩数据、社团实践数据、社会实践活动等的数据。而因为在进行教学中的各种生活琐碎繁琐且数据量较大，这就导致了在进行学籍档案管理的时候，就容易出现错误。

伴随着信息化的进程，学籍系统的改革也就有了现实意义的存在必要，这不论是在空间结构上还是在存储的管理上都有一定的效应。而针对这些我们进行以下的讨论从而说明，数字化信息系统对于高校学籍档案管理的重要性。

1 档案数字化的现实存在意义

首先我们应该理解的是数据档案的现实意义，所谓的数据档案，就是指在计算机数据库中进行学籍档案统计，然后通过计算机技术、多媒体技术等多种尖端科技进行存档管理。而这样的数据管理，不论是在统筹还是在运行中，计算机应用技术都可以十分轻便的将工作任务轻松的完成。而最重要的是，在过去对于学籍档案，每个学校每年都会有数以万计的档案调入和调出，这对于教育系统来说，都是十分繁琐的问题。但是随着信息化的到来，仅仅只需要比原来要小的多的一个硬盘或者一个数据库就可以录入大量的数据，同时几台电脑就可以完成所有的数据处理任务。

2 高校学籍档案的信息化管理含义

首先，数字信息化的管理模式提高了工作的效率，这一点，在进行了信息化管理的行业都已经体现出来了。在进行高等教育的过程中，由于所需要的数据比较庞大，所以这就造成了高校学生的信息数据量出现了前所未有的扩大，而近些年高校教育也针对社会实践进行了相应的改革，这对于原本资源管理就比较紧张的学籍档案管理工作来说，就更加重了其工作的任务量。面对新的行情，信息化的存在意义就有了历史性的意义了，最简单的说，就是原本需要三人进行的工作，现在仅仅需要一个人就可以完成，如，在过去需要三个管理人员进行分工的调查、录入、管理工作，但是现在仅仅一个管理员坐在电脑前就可以通过信息系统进行认证和管理，这样就大大的提高了档案数据管理的工作效率。

其次，网络化的管理方式针对资源方面，实现了更为便捷的资源共享。在进行学籍档案管理的历史中，由于高校涉及的学科比较广，所以针对同校不同院，这就不属于一个档案管理储存，那么在展开分析的过程就会出现很严重的拖延。再简单点的说就是，假如某高校的分属院校在其他的城市招生教育，那么在没有数字化的学籍管理，那么在进行人员调配过程中，就会出现拖延，而原来需呀三天五天才能完成的任务，现在可能仅仅需要一天或者几分钟就能够完成了。其主要原因就是数字化的学籍档案管理实现了同属院校的信息共享，这样在不同位置可以通用一个数据库，这就可以为教育工作完成相应的教学任务。

再次，科学化的管理方式在一定程度上保证了档案的完整性。我们在以往的教学管理中也难免会遇到一些档案遗失的问题，那么在进行纸质档案管理中，不可能做到每一份都进行备份，从而在某一个同学在原始档案文件遗失以后，在进行补档的时候也仅仅只能证明其曾在这里进修过。但是，数据化管理的学籍档案，就可以完全的弥补这项缺点。因为数据档案的保存只需要一个简单的数据库，可能数据库比较庞大，但是现在科学化的进程中，对于这一点完全可以忽视。而当纸质档案遗失以后，还可以通过数字档案进行完整的拷贝打印，从而保证了在学生档案的后期管理中，完成相应的任务管理。

最后，先进的现代化技术，降低了管理成本。我们在进行高校的学籍档案管理中，因为过去的管理模式需要大量的人力物力，进行档案的管理的存储，但是由于现在的数据管理介入，都简化了其中的大量问题，这样在无形之中其实为我们的工作减轻了很大的负担，同时也降低了大量的成本。

3 在进行档案数据管理中遇到的问题

在日常的数据管理中，我们不得不说仍存在着很多的问题，这里进行一定的总结和分析。

首先，在进行管理中，由于数字化水平无法达到目标要求。当今数字化档案管理，已经被高校编入了管理行列之中，而各高校也相当的重视这一个管理模式，但是我国数字化时代开始的比较晚，所以相对的数字技术还不是十分的发达，在进行管理中，很多问题都不能有效的解决。与此同时在进行这项管理中，也存在着一定的风险。面对数据库崩溃、黑客等问题，都可能会出现一定的危机。

其次，在进行管理中，缺乏这一类能够胜任任务的数据管理人才。我们可以理解的是，这类人才对于数据管理和档案管理，都具有相应的知识储备和经验，在进行相应的工作中，可以很好的完成这样的工作，但是由于我国发展较晚，这类人才紧缺，也就导致了无法将这项任务在短时间内妥善完成。

再次，学籍档案系统并不完善。现在我国的高校在对学籍档案工作的数据库建设中都已经做出了相应的努力，但是即便如此，学籍档案管理系统到今天为止，仍旧不是很完善。这一点，在很长一段时间内都无法改善。

最后，高校学籍档案的信息化建设还不够充分。现在，即便很多的高校已开始有了建设信息化的档案管理机构，可是在进行实施的过程中，仍旧由于没有经验，无从开始进行。而在进行这项改革中，其主要的问题还有就是学校的投入资金不能够完成这项任务，这就导致了现在的高校学籍档案管理系统不能够很快的架设完成。

4 建设数字化的学籍档案管理措施

如何构建合理科学的数字化学籍档案管理系统，对于学校对于社会都是一个迫切的需求。那么针对上面的问题，我们进行如下的应对策略，应该可以在一定程度上完成 这项建设任务。

首先，投入资金进行相应的人才培训和基础设施建设，这样在根本就可以解决硬件设施不齐备的问题。

篇3

关键词：远程教育；学籍档案；高校；成人；管理

伴随着改革开放的不断深入，我们国家的教育事业在步入二十一世纪之后，迎来了发展的重要阶段。在新时代的大背景之下，我们国家人民的思想有了很大的转变。并且教育方式和教育理念也发生了很大的改变。就远程教育学院来说，学生的学籍档案，可以说是档案管理工作中一个重要的部分。在社会诚信体系建设新形势下，利用现有技术完善学籍档案管理制度，促使学籍档案管理工作科学化是十分必要的。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究有鲜明的现实意义。

一、建立科学化学生信息档案的程序

对于高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究，首先我们便要从学生学籍档案管理的本质出发。而学生学籍档案管理工作简单的来说，其实应该是规划于管理范畴下的管理工作。因此，对高校成人远程教育学籍档案管理的科学性研究也就是从管理学角度出发，对其方方面面进行研究，最终给出一套完整的科学性建议。既然需要从管理角度入手，那么我们首先应该考虑的便是管理体制的问题。众所周知，管理体制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人远程教育学籍档案管理工作具有科学性，那么高校成人远程教育学籍档案管理体制便要具有科学性。我们根据现阶段高校成人远程教育学籍档案管理工作的实际情况，立足于管理学理论，结合时代特色，建立的科学化学生信息档案程序如下：

（一）建立科学管理体系

我们可以清楚的认识到这样一个问题，如果教学档案管理工作人员档案管理意识较差，不能及时的做到档案收集与整理，则会造成部分档案信息流失，从而造成巨大的资源损失。针对这一问题，我们建议各个高校远程教育机构，要对学校的档案管理工作，及档案管理相关工作进行规范。例如，学校必须在新生入校时，统一组织学生进行学籍登记卡的填写，要求对于相关信息填写时，字迹工整、清晰、准确、无涂改，填写内容要符合规定，并且要完整，杜绝漏字等问题，要求学生统一使用近期彩色免冠照片。在信息填写完成之后，需要将原始信息录入到教学平台之中，让学生的档案管理可以形成纸质档案与电子档案双轨并行的管理体系，利用计算机网络技术建立完整的学籍档案库[1]。

（二）建立远程教育学生学籍档案数据库

远程教育学生学籍档案数据库是学生原文档案库和信息化档案库的综合体，为了方便学生学籍管理工作的进行，我们有必要使学生原文档案库和信息化档案库建立起联系，简单的来说是，我们希望可以从大量的原文档案中快速的浏览查询到我们需要的学生档案信息。基于此种原因，所以我们应该设计一个学籍档案数据库管理系统，来对学生的档案的全部信息进行有效、科学的管理。学生学籍档案库是以学生个体为基本单位的“学籍袋”。其基本内容主要的包括了学生的毕业照、学生学籍信息表等材料。而较为常见的档案数据库是指全文数据库和目录数据库两种。学籍档案数据库虽然也是由两部分组成，但是主要是由原文数据库和学生信息数据库所构成。在学籍档案数据库中我们将学生的学号作为原文数据库和学生信息数据库的“纽带”。并且将学生原始的档案信息数字化，将档案原文以图像文件的形式有序地存入计算机，查阅时直接在计算机上调阅档案信息。只有基于计算机网络技术和移动互联技术我们才认为学生学籍档案数据库可以更加的高效、稳性及科学化[2]。

（三）建立健全管理制度

学籍档案建设、管理、及利用工作涉及到学生的切身利益，因此我们要求各个学校的管理者要引起高度重视，并且要和各个部门相互协调，积极配合。学校职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循，有据可依，照章办事[3]。

二、努力实现学籍档案管理的现代化

为使高校成人远程教育学籍档案管理具有科学性，我们便应该结合当下时展，结合信息化时代的特色，努力将学籍档案管理转变成现代化[4]。因此学籍档案管理者必须从思想观念上要摒弃落后的观念，打破传统的工作格局、模式、要充分地认识学籍档案及学籍档案工作在市场经济建设中的重要作用，以灵活多样的形式、有针对性的同社会各界开展多种形式的服务，不断开拓新的工作思路，提高管理人员的整体素质，适应当前改革开放和新技术革命的潮流[5]。

三、结论

高校学生学籍档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分，是高校可持续发展的根本所在。因此就高校发展来说，任何时候我们都不能忽视对于学生学籍档案管理工作的建设。学生的学籍档案是学校对学生在校期间进行管理、考核具有鲜明价值的记录，是高校的重要资源资源之一。就远程教育学校本身来说，学生学籍档案将会反应学生在校期间的综合表现情况，对于高校人才培养、人才教育、人才选拔更是具有不可估量的作用。因此各个高校成人远程教育机构应该引起相关的注意。

作者:魏燕 单位:广东科学技术职业学院

参考文献：

[1]邢建民,陈亮.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].咸阳师范学院学报,2005,04:82-83+96.

[2]周稚艺.完善高校成人教育学籍档案管理之我见[J].哈尔滨金融高等专科学校学报,2008,02:83-84.

[3]吴月琴.高校成人教育函授站学籍档案管理存在的问题及对策[J].成功(教育),2013,06:159.

篇4

[关键词]高校学籍档案 档案管理 纸质档案 电子档案 可持续发展

一、我国部分高校学籍档案管理的现状

学籍档案所含庞杂众多，大体上说是指学生从入学进入该校到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍卡（含学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康卡、体育合格登记表等，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实地记录了每一位学生在学校的成长历程。然而，不少高校的学籍档案管理手段还相对滞后，很难适应当前形势发展的需要。主要表现在以下几个方面：

1.学籍原始档案不完整，整理不规范。（1）学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任老师负责填写、保管，这样就会因为个别班主任的档案记录不规范，比如有的使用圆珠笔或铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；又比如有的未按要求填写，经常出现缺栏少目现象，有的没有按规定粘贴照片，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；同时，由于组卷、装订不规范，卷内没有目录、页码的现象较多，给查找利用带来了不便，从而降低了它的使用价值。

2.检索方法陈旧落后，提供资料信息欠准确。（2）现如今有的学校原有学籍档案的检索工具仍然仅仅是手工抄写制作的案卷目录，且由于学籍档案数量太多，有的根本没有制作相应的全目录，因此，一旦查阅档案者记不清楚确切的毕业届次、班级时，仅靠记忆检索，就犹如大海捞针，花费了大量时间也不一定能找到，大大影响了档案的查全率、查准率，给查阅者和档案员带来了工作上的困扰。

3.档案材料内容空泛无物，不能真实反映学生综合素质和个性差异。这方面最集中的体现就是毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。由于毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而他的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。而这些内容恰恰可以从某种程度上反映学生的综合能力和素质，也正是用人单位所需要了解的重要情况。

4.档案使用效率低，毕业转递较为混乱。虽然绝大部分高校学生档案室配有计算机，但没有一套完善的管理系统，毕业生材料没有全部输入进去，其作用难以真正发挥。另一方面，目前高校毕业生档案基本上是落实具体单位之后才能将档案转递出去，在这些转递过程中，难免会造成档案遗失现象。

二、档案工作中查档与档案管理存在的问题。

1.目前，学籍档案管理相对滞后，主要表现在利用现代化技术对档案进行进行开发利用的程度很有限。在国家实施电子注册制度之前，相关的学籍档案管理，属非公开上网范围，如今转向电子档案，实际操作起来有诸多的困难。

（1）1994 年《分类法》颁布之前，高校档案管理没有统一的标准，学籍管理存在着较多不规范、不科学的管理。（3）由于历年的招生录取名册、学生学籍表、成绩表等的填写以手写体居多，多年来经手的人众多，书写难以规范，其中涉及的数据繁复，表格规格多样，要对这些材料进行电脑管理并非一蹴而就。

（2）纸质与磁性介质材料的收集脱节。办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整的纸质材料移交给档案部门，由于受到技术维护、保密措施、病毒预防等因素的制约，历时几年后与纸质材料相匹配的磁性载体其完整性、安全性难以保障，故不同载体要达到同步、完整收集有一定的难度，这在客观上影响了档案部门现代化管理的进程。

2.现阶段高校远程网上录取给档案管理带来新问题。全国高校招生已普遍采取远程网上录取或局域网录取，与传统的招生录取方式相比，考生电子档案建立以及被网上录取考生纸质档案管理方面存在较多混乱，表现在以下方面。

（1）考生电子档案所反映的内容不够清晰有效，有的指标表达的含义对高校老师而言还存在理解上的困难，容易长生分歧。

（2）电子档案信息缺失。比如电子档案中的“考生评估”一栏填写内容不真实，有的省份填写认真，有的省份则只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

（3）被录取考生纸质档案建档、寄发存放混乱。过去，开学后全部学生档案都能到齐，便于对考生进行复查。实行网上招生后，纸质档案寄发变成多途径解决，有的是考生自己带到学校，有的是由招生办寄发，有的省份仅送一张录取学生电子档案光盘到高校了事，给高校学生档案管理工作带来了新的问题。

三、我国现阶段学籍档案管理应采取的对策和措施

针对目前部分高校学籍档案管理的现状和诸多问题，我们必须有清醒的认识。要认识到它的复杂性，这里面的问题，有些是早就存在的，更多的是随着社会的进步，我们工作方式的转变而衍生出来的，我们要直面解决。（4）更要认识到它的迫切性，学籍档案不允许我们出现些许的混乱，要保证每一位学生离校时档案里该生的综合素质是如实体现的，个性差异是鲜活可见的。让档案真正地发挥自身的作用。对目前学籍档案工作的改进，要有针对性强的策略方法。

1.加强对学籍档案的基本管理

（1）增强档案意识，健全规章制度。增强全员档案意识是搞好学校档案工作的重要保证。可采取编制《 档案法学习材料》组织全校师生学习，进行档案法知识竞赛，在报上开辟档案知识栏，以定期介绍档案小知识等手段提高全员档案意识，同时健全档案管理制度，使档案工作有明确的岗位目标责任制。

（2）抓好环节工作，规范档案管理。从学生一进校起就要把新生的各类表格、卡片进行统一保管。诸如专门用笔、字体、项目、页码、组卷、装订、检查、转递等都必须统一规范。

（3）采用计算机检索，提高利用率。学校要在设备和人才上加强投入，加快电子档案的转化速度。学校档案室应购置专业的档案管理软件，将学籍档案的案卷级、文件级条目全部录入计算机，借助计算机查阅学籍档案，以提高档案利用的查准率和查全率。

2.加强网上招生档案的管理

（1）制定相关规章制度，明确考生档案管理的政策要求。各地招办各类中学必须在每次考生建立电子档案的同时，建立纸质档案；被录取的考生档案中，应包括电子档案和纸质档案；被录取考生的纸质档案一律由各省招办归口管理。

（2）保证考生档案填写内容的真实性与档案材料的完整性。考生纸质档案归档项目要统一规范，九年义务教育后的各种层次教育的档案都应归入纸质档案，内容包括毕业生登记表，考试成绩登记表，学生评估表，奖惩情况等，对已参加工作考取大学的考生档案还应包括其在工作期间的档案材料。

（3）各省招办应承担学生纸质档案寄发职责，确保考生档案的安全性与及时性。为保证数据的完整和防止篡改，档案部门对档案要定期备份。

（4）各校应尽快建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式。要确保考生纸质档案能及时准确到位，没有到位的考生纸质档案要及时向考生所在招办催交；为便于今后查阅，必须对考生电子档案信息刻录成光盘。

总之，学籍档案工作要保持与时代同步发展，就必须与时俱进，开拓创新，对即有问题不回避，妥善解决，对发展带来的问题用发展的手段去解决和提高。以创新思维指导学籍档案工作实践。通过不断努力和实践，使学籍档案管理工作在创新上迈出新步伐，取得新成果，开创新局面。

[参考文献]

[1]李振华.档案概念之我见[J].档案学通讯，200（06）：9-11.

[2]陶碧云.论档案信息化内涵及其相互关系[J]. 档案学通讯，2002（ 6）：31- 33.

[3]王英玮.档案文化论[J].档案学通讯，200（32）：48- 52.

篇5

关键字：二维码；学籍档案管理；数字档案馆

1 引言

随着计算机技术和图像识别技术的不断发展，基于信息处理的条码技术也在逐步完善。条码技术集成了编码、印刷、图像识别和数据处理等多项技术，具有输入快捷、准确度高、成本低廉、可靠性强等优点，目前已被广泛应用于商业、管理、服务、医疗、办公自动化等多个领域。二维码是一种在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码。通过某种特定的几何图形，按一定规律在二维平面方向上运用分布的黑白相间图形来记录数据符号信息，并通过读取设备对二维码进行扫描得到二维码中存储的数据[1]。如何将新兴的二维码技术应用于数字化档案馆建设中，并通过网络技术、计算机技术不断提高档案馆的影响力和服务质量，成为档案工作者所面临的一个问题。

2 二维码技术的概况

在二维码出现之前，人们主要通过一维码进行数据的存储和识别，相对而言，一维码更加简单，主要是由条、空以及相应字符组成的规则排列标记，其编码可以通过识别设备对其扫描并翻译成“十进制”数字[2]。但是，一维码的信息存储容量小，其局限性表现在只能通过横向表达信息，无法在垂直方向上存储信息，而且一维码只能用来表达数字和字母，无法对汉字和图像进行描述。这使得一维码在应用中只能作为索引字段，需要建立相应的数据库与该索引字段进行关联，并存储一维码相关联的数据与图片。

二维码的诞生打破了一维码对后台数据库依赖的瓶颈。相对于一维码而言，二维码在数据存储和信息传递中具有更多的优势，主要表现在：

第一，信息存储格式多样化。一维码只能存储字母、数字和简单的符号，二维码由于采用横向和纵向的存储方式，不仅可存储字母、数字及符号，还可存储汉字、图片、音频、视频等多媒体格式的数据。

第二，信息存储容量大。一维码存储容量较小，一般只能存储30个字符左右，而二维码相对存储容量大，一般可容纳1850个字符或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字，比普通一维码的信息容量高几十倍。

第三，容错能力强，具有较强的纠错功能。一维码只能检测出数据中含有错误却不能对错误信息进行分析和识别。二维码因污损、错位引起局部损坏时，只要损坏面积没有超过50%，就可以恢复信息并准确识读。

第四，对于数据库的依赖性较弱。一维码只能存储数字和字符，一般作为数据库的索引字段，用户希望得到更多详细信息，只能通过一维码的索引对数据库进行检索，才能获得具体信息。而二维码自身可以存储多种格式的数据，同时具有较大的存储容量，这使得二维码既可以作为索引字段与数据库关联，也可以独立完成数据存储，减轻了对数据库的依赖。

3 二维码技术在高校学籍档案管理中的应用

3.1 基于二维码高校学籍档案管理系统的需求分析。目前，高校毕业生对于学籍档案的利用目的主要是：第一，毕业后进行户籍变动的毕业生，需要通过档案馆提供的录取名册向户籍转入地提供其入学时的户籍信息，来完成户籍的变更。第二，毕业生继续深造学习或留学，需要通过档案馆提供其在学期间所有考试科目的成绩单，一般用来在新学校创立新的学生档案，或作为奖学金申请的依据。第三，毕业生因丢失毕业证或其他客观原因，需要向其工作单位证明自己的毕业情况，需要档案馆提供该毕业生的学籍档案，验证该毕业生的学历情况。

根据不同毕业生对学籍档案的利用目的，高校档案馆应该有的放矢地为毕业生提供真实可靠的证明材料。以毕业生的利用需求为出发点，建立一套基于二维码的学籍档案管理系统，不仅可以提高档案馆服务的工作效率，而且可以更加人性化地满足毕业生对学籍档案的需求。经分析，基于二维码的学籍档案管理系统需要实现以下功能：

（1）毕业生可以通过网络在线注册自己的信息，学籍档案管理系统对其注册信息进行核实，对于注册信息属实的毕业生为其生成一个用于身份识别的二维码，并返回给毕业生。

（2）毕业生可以通过获得的二维码进行身份识别，并随时可以获得自己的学籍档案。

（3）二维码中应该存储毕业生的基本信息，还应该存储部分网址的超链接，这些超链接分别链接到毕业生学籍档案中的入学名册、在学成绩单和毕业证验证信息。

3.2 基于二维码高校学籍档案管理系统的设计方案。基于二维码的学籍档案管理系统应该以B/S构架模式为主，同时考虑用户会采用不同终端设备访问该系统，还需要建立与系统相对应的WAP网站，便于智能手机或平板电脑等终端的访问。系统在设计中主要包括以下模块。

（1）毕业生学籍档案的数字化和信息录入模块。该模块是针对档案管理员进行开发的，档案管理员首先需要对各类学籍档案进行扫描以图片形式进行保存。并将学籍中一些重要信息著录到系统中，为学籍档案的检索提供各类索引字段。涉及的字段主要包括：毕业生的姓名、照片、毕业年份、学号、学院、专业、毕业证编号、学位证编号、档号等。该模块在技术实现上相对简单，主要包括对学籍数据库的建立，为档案管理员提供学籍档案的录入界面，最后将录入的学籍信息更新到数据库中。该模块是实现学籍档案资源建设的重要环节，其数据的准确性和完整性是建立学籍档案管理系统的基础保障。此模块涉及大量的学籍信息录入工作，所以要求管理员对录入后的信息进行核查，防止错误信息的遗留。

（2）毕业生的身份识别模块。该模块是针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。毕业生可以通过在线注册的方式，按照档案馆要求提交个人的信息，如，姓名、学号、毕业年份、专业、手机号等。由于学号是唯一标识每个毕业生身份的信息，所以，学籍档案管理系统应该以学号为索引检索学籍档案数据库，得到该毕业生的其他学籍信息，之后系统进行核对，比较该毕业生注册的姓名、毕业年份、专业等信息与数据库中是否完全一致。若信息相同，说明该毕业生提交的注册信息属实，系统会自动生成一个二维码，并将此二维码发送到该毕业生注册的手机号中，此二维码中除了保存毕业生的姓名、照片、学号、专业、毕业证编号、学位证编号等信息外，还需要保存一些超链接分别链接到该毕业生的入学名册、成绩单的扫描件和毕业证、学位证的验证界面。

（3）二维码的生成模块。该模块是系统的业务模块，由系统自身完成相关运算和逻辑处理。在本次系统开发中，二维码编码制式选用常用的QR Code编码。利用C#结合开源类Qrcode来实现生成二维码功能，同时将相关信息保存到二维码中。主要程序如下：

/*注释：导入需要的类库Qrcode*/

using ThoughtWorks.QRCode.Codec；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Data；

using ThoughtWorks.QRCode.Codec.Util；

/*注释：声明QRCodeEncoder编码工具*/

QRCodeEncoder qrCodeEncoder = new QRCodeEncoder（）；

/*注释：声明QRCodeEncoder编码方式选用字节的方式*/

qrCodeEncoder.QRCodeEncodeMode = QRCodeEncoder.ENCODE_MODE.BYTE；

/*注释：生成二维码，并将相关信息保存到二维码中*/

qrCodeEncoder.Encode（需保存的数据信息）.Save（二维码图片）；

生成二维码后，系统可以通过短信的方式将该二维码发送到毕业生注册的手机上，也可以通过毕业生身份识别模块将二维码在毕业生自己的网页中，这样，毕业生就可以随时下载获取二维码。

（4）二维码的解析模块。该模块是为系统的访问终端而设计，毕业生利用系统生成的二维码通过扫描可以读取二维码内保存的信息，包括姓名、学号、毕业证号、学位证号等基本信息，还包括关于入学信息、在学成绩和学历证明的超链接，毕业生就可以根据自身需要转向不同的超链接获取相关学籍档案。该程序实现如下：

/*注释：声明QRCodeDecoder解码工具*/

QRCodeDecoder decoder = new QRCodeDecoder（）；

/*注释：读取二维码中存储的数据*/

String data= decoder.decode（new QRCodeBitmapImage（new Bitmap（二维码）））；

通过二维码中存储的超链接找到毕业生学籍档案的扫描件，下载打印就可以获取入学名册、在学成绩单、毕业证学位证证明等学籍档案，使学籍档案服务更加人性化、更加多样化。

3.3 二维码技术应用于学籍档案管理时应注意的问题

（1）提高学籍档案利用者对二维码的认知度。目前，二维码还没有真正进入公众的日常生活中，大家对二维码的认识还没有普及，要发展二维码在学籍档案管理中的应用，就要尽一切可能推广和宣传二维码的意义，加强档案利用者对二维码的了解，这样才能发挥二维码在学籍档案管理中的优势。

（2）统一二维码的标准。现在，国内二维码厂商往往采用不同的标准，导致不同的二维码标准无法通过同一个设备正确读取，为档案利用者带来不便，所以，要推广二维码在各个行业中的应用就要制定一个统一标准，使二维码识别设备具有良好的兼容性。

（3）加强档案馆门户网站建设。档案馆要真正开展二维码服务，最重要的就是建立一个专门的手机档案馆网站（即档案馆WAP网站）。为学籍档案利用者提供更多渠道来了解二维码，并通过二维码了解数字档案馆，促进彼此间的互动，提升档案服务质量。

4 结束语

目前，二维码技术在学籍档案管理应用中还处于探索和尝试阶段，但随着管理方式和服务模式转变及二维码技术日益完善，通过档案工作者不懈努力，我们相信二维码及其在档案管理中广泛应用终会实现。

参考文献：

[1]南晓凡.图书馆二维码应用研究[J].图书馆学刊，2012（10）.

篇6

关键词：高校；留学生；学籍管理

中图分类号：G271文献标识码：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章编号：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

随着国际间教育交流规模的日益扩大和我国高等教育质量的提高，来华留学的人数近年来快速增长，越来越多的外国留学生选择在我国接受教育。随着外国留学生人数的不断增加，外国留学生学籍档案的管理工作也变得日趋重要起来。留学生学籍档案管理与国内学生学籍档案管理有相似之处，但是由于外国留学生教育的特殊性，留学生学籍档案的管理与一般的高校教学档案还存在一些差别。如何科学、规范地管理外国留学生学籍档案，并加大开发利用的力度，是新时期高校档案部门所面临的一个重要问题。

一、外国留学生学籍材料的特点

外国留学生在整个留学期间形成的文件材料，既有外事管理文件的属性，又具有教学管理文件的属性，同时，还有其区别于外事类和教学类文件的自身特点，而这些文件的特点是由留学生自身来源的广泛性和所学专业的多样性所决定的。留学生学籍材料呈现出多样性的特点：

1.由于外国留学生来源范围的不断扩大和来源地区的广泛，留学生学籍材料呈现多样性的特点。因为各个国家制度不同，外来留学生所提供的申请材料中的个人履历材料的数量和内容均不同。以我校2010年毕业的外国留学生为例：留学生遍及六大洲，49个国家。其中以亚洲留学生最多，占72％：非洲次之，占18％；欧洲、美洲较少，各占5％；大洋洲仅1人。

2.由于外国留学生学历层次和学制不同，使外国留学生学籍材料内容多种多样。如，目前我校外国留学生按学历层次分为博士、硕士、本科生、进修生、汉语言生、中文短期生等层次，相对应的学制也分为博士、硕士生学制三年：本科生学制四年（医科五年），进修生和汉语言生分春、秋班，学制半年至两年，中文短期班是寒、暑假班，为期也只有一到六周的时间。博士、硕士、本科留学生会形成从申请到毕业的一整套留学生学籍材料；而进修、语言和中文短期班的留学生形成的留学生学籍材料仅局限为留学名册、留学阶段证书。

3.由于外国留学生到我国留学时选择专业分散在所在高校的文科、理工科、医科等的各个院系，使留学生学籍材料形成呈现分散性的特点。

4.由于外国留学生的留学资金来源不同，使留学生学籍材料中的审批材料的数量和内容也不同。留学资金来源有国际组织资助留学、中国政府资助留学、本国政府资助留学、学校间交换留学、自费留学等。

二、外国留学生学籍档案管理现状

（一）外国留学生学籍管理部门不统一，造成留学生学籍材料阶段性不完整

高校留学生一般由留学生管理部门和教学部门多重管理，而且管理职能上互有交叉，这就造成了留学生学籍材料形成的分散，因而给留学生材料的完整收集带来了很大困难。同时，留学生学籍材料形成时间跨度大，需留学生毕业时突击整理，集中归档，容易造成某一阶段衔接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外国留学生学籍材料归档范围局限，组卷方法不适宜当前留学生学籍材料特点，影响档案的管理和利用

1994年《高校档案实体分类法》颁布以后，高校的留学生档案一直按照《高校档案实体分类法》中的归档范围和方式归档。在实体分类法中，外事类档案下设五个二级类目，外国留学生档案被设置为其中的一个二级类目。因为当时外国留学生数量不多，所以归档范围相对教学类的学籍档案的归档范围少得多，组卷方法也相对简单。

近几年来，随着留学生数量的增加，留学生产生的文件材料也越来越多，内容也不断得到丰富，原有的归档单位已显得过于笼统和简单，已无法体现和适应当前留学生学籍材料的特点。比如，有的留学生由于一些客观原因，需要休学、离校、复学等，会跨年度产生各种手续类文件材料；有的留学生由于不能适应课业的难度，会产生转系、转专业、降级等相关材料。这样，部分留学生的学籍文件材料相对会有很大增加和不同，归档范围也应适当加以完善和补充。

（三）外国留学生学籍档案电子化程度低，影响外国留学生学籍档案的开发利用

教育部在2007年颁发、试行了《普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册试行办法》，该《办法》规定了对普通高等学校外国留学生接受学历教育的新生学籍和外国留学生学历证书统一实行电子注册，建立外国留学生学历从入学到毕业的完整信息，供外国留学生和有关机构网上查询。有的高校这一工作刚刚起步，还远远不能适应留学生档案查询需要，还有待于完善和实施。

三、改善外国留学生学籍档案管理工作的对策

（一）全程管理，加强收集

收集工作是档案管理工作的前提和基础，关系到外国留学生学籍档案的管理和利用。针对高校负责管理留学生的部门多且交叉、留学生日常管理和教学管理分开的特点，档案部门应扎扎实实地加强协调工作，做好不同阶段收集工作的合理衔接，做到档案的收集与文件的全程同步管理。即档案部门主动、积极深入到留学生所涉及的外事管理部门和教学单位进行专业的档案收集指导，做到经常收集与集中收集相结合、定期收集与常年收集相结合、主动送交与上门收集相结合，以确保留学生学籍档案的齐全完整。如，高校档案管理部门应从外国留学生入校后开始对留学生的文件材料收集、积累、归档工作进行具体指导；然后全程负责并协调整个留学生在校学习期间所设部门、院（系）的文件的采集；最后，留学生毕业时，再指导外事留学生部门对已收集积累的文件材料进行整理立卷。这样，才能保证留学生学籍档案齐全完整。

（二）健全和完善外国留学生学籍档案的归档范围

针对来华留学生数量和类别的不断增加，所形成材料日益丰富的特点和发展趋势，高校档案部门应根据利用需求，不断补充健全留学生学籍档案的归档内容。以我校为例，归档范围明确列出学生在教学流程中形成的各个阶段材料，并增加了录取通知书、护照复印件等反映学生个人信息比较完整的一些材料。

（三）合理改进组卷方法，便于留学生学籍档案的保管、利用

目前，留学生学籍材料立卷仍沿用外事类管理性文件的横向组卷方法，如以“外国留学毕业生登记表”为立卷单位，按年度横向组卷，显然这样的组卷方法不利于查找利用，已无法满足和适应当前日益变化的形势。针对这种情况，可以借鉴教学类学籍档案以人为单位的组卷方法， 把留学生学籍文件材料按留学生毕业年度，以留学生个人为立卷单位，纵向组卷。这样的组卷方法可以系统、规范地立卷归档，同时方便留学生学籍档案的保管和利用。

（四）拓展外国留学生学籍档案的信息化管理，积极探索网络化服务

篇7

关键词：高职院校；学籍档案；管理

中图分类号：G717

文献标识码：A

文章编号：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡娅丽，湖南体育职业学院办公室；湖南，长沙，410014

学籍档案管理是教学行政管理的重要内容，它对学校领导和教师全面了解学生情况，并及时改进教学管理和教学方法均起着重要作用。教育的进步，高校改革的深化，对学籍档案管理工作的严肃性、准确性和适时性，提出了更新、更高的要求。因此，学籍档案管理人员要不断的研究学籍档案管理过程中的新问题，拓展新的工作途径，充实新的工作内容，寻找新的管理方法，以适应新形势的需要。

一、高职院校学籍档案的主要内容和主要作用

(一)高职院校学籍档案的主要内容

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的原始记录，是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的具有保存与利用价值的文件材料。依据根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》，结合高职院校的实际情况，高职院校学籍档案主要包括：(1)招生计划、新生名册等；(2)在校学生名册，新生登记表，学生学籍卡片、考试成绩卡，学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料；(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表；(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；(5)学生奖惩材料：获奖、评优、处分等；(6)毕业证书和发放登记表：(7)毕业分配单位统计表和签约单位合同；(8)扩展材料――毕业生跟踪调查统计情况：使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。

(二)高职院校学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。(1)对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。(2)对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动的有序进行，有效降低学校管理成本。・学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着高职院校的教学管理水平。加强学籍档案的管理，可大大提高职院校的管理水平。(3)对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响单位对学生的评价。此外，用人单位对毕业学生的反馈情况进行统计分析和评价，可以为学校拟定人才培养方案提供重要依据，有助于促进高职院校向社会输送全面发展的、社会迫切需要的合格人才。

二、高职院校学籍档案管理的现状

高职院校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，现在许多高职院校不仅安排政治素质好、责任心强、学历高的同志从事档案管理工作，而且提供了比较完备的硬件设施条件。但是，高职院校学籍档案管理在微观的具体管理上，还存在不少问题，主要体现在以下几点：

(一)学籍档案自身的问题

1、学籍档案繁杂：这是由目前高校自身的教育形式决定的。许多高校不仅有学历教育，还有非学历教育。学历教育又分脱产学习的全日制教育和业余学习的成人教育，成人教育又包括大专教育、专升本教育、远程教育。非学历教育的名目则更多，如短期培训、单科教育、证书教育、职业技能认证等。而每个学员的个人档案又包括新生录取审批表、登记表、名册(含照片)、学籍变动档案(如转学、休学、复学、转专业等)、在校各科成绩登记表、毕业生登记表、短期学员名册、成绩册、结业名册等。如此，学员从入学到毕业所形成的学籍档案材料就相当繁杂。

2、学籍档案缺损：高职院校学籍档案的缺损表现在材料不齐全，不完整。有些学院、分校在填写学籍档案材料时，没有逐一填满；有的竟然在毕业生名册上没有填写毕业生情况，给日后的学历核实、查找带来了困难。

3、学籍档案模糊：学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个严重的问题是填写时书写不工整，字迹潦草，而且多处有涂改的痕迹。有的用圆珠笔或铅笔填写，时间长了档案内容往往模糊不清、难以辨认，客观上削弱了高职院校学籍档案的凭证效用。

(二)学籍档案管理问题

1、学籍档案整理不规范：主要存在以下几种情况：一是编排混乱，同一学院的档案材料年度互相穿插：二是组卷、装订不规范。组卷没有严格规定，没有按学院(或分校)、系、专业的层级关系组卷，有时两、三个系、或几个专业一起组卷。

2、学籍档案管理不严：在学籍档案里竟然发现有假材料，还有篡改学籍的现象，严重违背档案真实性的特点。每年开展干部学历、学位档案核查，档案部门就可能发现不少假毕业证书、假证明。这虽然绝大多数是社会上不法分子的行为，但是与高校部门操作不当、管理不严也有一定的关系。

3、学籍档案检索不先进：高校自2001年实施《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年(含1991)以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利。但1991年前的学籍档案资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难。

三、对高职院校学籍档案管理的几点思考

(一)增强学习意识：既要学习相关的党的路线、方针、政策和法律法规，以保证工作中能依法办事，又要掌握计算机技术、统计分析等专业技能；既要坚持孜孜不倦地自学，又要虚心向老同志请教；既要加强理论知识的学习。又要积极参加实践锻炼。

(二)增强服务意识：学籍管理工作事关学校的发展和学生的前途，学籍管理工作者必须时刻牢记党的全心全意为人民服务的宗旨，在工作中摆正心态，绝不能唯利是图。

(三)增强政治和法律意识：学生学籍管理有着严肃性和规范性的特点，学籍管理工作者的一切行为都不能违背党的路线、方针、政策，不能违背国家的法律法规。同时，必须时刻保持清醒的头脑，认清学籍管理工作的严肃性，自觉抵制不良风气的影响。

(四)增强创新意识：在学籍管理工作上，一些旧的学籍管理文件、学籍管理方法和学籍管理手段，已经不再适应时展的需要，必须大胆改革。学籍管理工作 者要勇于探索、敢于创新，淘汰不适应要求的旧方法和旧手段，把新的管理方法和手段运用到学籍管理工作中。

(五)增强统计分析意识：学籍管理工作者应该用好统计知识和统计分析手段，及时、真实、准确地为学校有关领导提供有关学生的学习成绩分析、教学计划的调整和完成情况的资料统计以及分析结果，以便领导能采取有效措施，保证教学质量的不断提高。

(六)运用好现代化技术：学籍管理是一项严谨细致的工作，许多信息用手工处理非常困难，为此，可以运用适合实际需要的计算机软件，并通过计算机网络技术对学生的学籍进行管理。

四、高职院校学籍档案的管理办法

正确认识目前高职院校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理方法，就显得尤为重要。高职院校有关职能部门应切实加强和完善学籍档案管理工作，着重做好以下几方面的工作。

(一)不断完善管理制度

随着高等教育的不断发展，学生学籍管理部门必须结合具体情况，对细则进行适当合理的修订，使之日趋完善。不断完善管理制度实施细则，对学生提出更高、更符合时展的要求，以便更好地保证学生素质的提高。

(二)做好原始材料的收集与整理

学籍档案具有周期长、头绪多、问题杂的特点。为了确保归档材料的准确性、真实性，必须从原始材料的收集整理做起。要做好这一工作，要做好以下几点：一是要重视学籍档案和档案工作的重要性，增强责任感，使各部门上报的有关材料、数据准确无误，真实可信。二是要加强管理，从严要求。对各部门教学管理人员，职能处、室与学籍档案工作有联系的工作人员，要加强管理，责任到人。明确应该收集什么材料，何时上交，以保质保量，按时完成。三是要建立相应的规章制度，奖惩分明，调动有关工作人员的积极性。四是要根据不同档案的分类，设计相应的材料收集上报表格，以便及时汇总，归入档案。

(三)加强学生考核管理工作

在对学生的考核中，注意健全和完善考核命题制度，加快考试科学化进程；不断改进考核方法，实行教考分离制度，并实行口试、论文答辩、演讲等多种考试形式；加强考试和考场管理的规范性和制度化，对考试中的违纪行为要及时、严肃处理；认真组织好集中阅卷登分工作和缓考、补考工作。

(四)做好学生成绩管理工作

做好学生平时成绩的登载检查工作，对学生缺考、作弊、补考科目一定要如实记载；对学生各科考核成绩要按照教学计划要求和学籍管理办法规定进行登记，并载入学生学籍管理档案；对成绩的查询、修改一定要严格履行学籍管理规定的手续。

(五)做好学籍异动工作

在对学生进行学籍异动处理工作中，要严格执行学生学籍管理办法的有关规定。不管是留降级还是退学处理，都必须坚持“教育先行”的主导思想，要把相关处理看作是教育手段，鼓舞学生进步，而不是机械的处罚，让学生厌学。

(六)做好毕业质量把关工作

篇8

关键词：高校；教学档案管理；管理意义；科学管理

中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）030-000-01

引言

高校教育改革的深化，包括高校的教学方向、教育模式和教育理念都朝着多元化的方向发展，因此导致教学档案多样化，种类也不断增多。由于n案的内容逐渐复杂，高校为了更好地展开工作，对教学档案管理提出了更高的要求。当高校在进行教学档案管理的时候，要按照教学规律展开，在管理档案的同时，还能够对教育档案加以充分利用。

一、高校教学档案管理的意义

高校教学档案的形成方式源自于教学实践活动和科研活动，而档案则是教学资料的积累方式，也是高校教职员工劳动的结晶。高校教学档案是基于长期应用的教学规范而逐渐形成的。在高校的教学管理中，教务处发挥着统一领导和教学指导的作用，其所开展的各项教务活动过程中都会有大量的教务管理资料产生[1]。教学单位在完成各项教学任务的过程中，也会产生大量的教学信息而形成档案资料。高校的教学档案资料是高校的宝贵资源，特别是其中所涵盖的教学大纲、教学计划、教学总结、考试安排、课程安排、学生的学习成绩以及各项规章制度等等。高校教学档案包括了所有的教学工作记录。

二、高校教学档案的科学管理

（一）对高校教学档案实施规范化管理

1.建立高校教学档案制度

将高校教学档案制度建立起来，档案立卷归档制度是基础。学校在教学的过程中，会产生很多的教学资料，包括高校的学科建设、教学大纲、教师的工作量、教学校历，以及学生的学习成绩、考试安排、学生的学籍、教学课程表等等，都要对这些资料进行归档处理，并对教师的学术研究成果等等进行收集和归档处理。当这些资料处理完毕之后，就要对这些资料按照规范进行装订、排列，之后对这些档案技能编号、编目，最后对这些档案进行装盒处理。

2.做好教学档案保护工作

要做好档案保护工作。档案管理人员对各种教学文件进行归档的时候，要保证档案资料完整，对于已经存在破损的文件，就要对这些资料进行修整。如果档案资料的内容已经出现了字迹不清晰的现象，就要对这些文件进行复制，并做好恢复处理工作。

3.加大教学档案管理的资金投入

高校的管理工作中，档案管理是重要的工作内容，需要给予高度重视，并进行规范管理。这就需要高校的管理人员要对教学档案予以资金投入，引进先进的基础设施，特别是档案资料存储所需要的库房和柜架等等都要齐全，同时还要配备专业的教学档案管理人员承担管理职责。对于档案管理人员，还要定期地组织培训，以提高他们的专业水平，进而提高教学档案管理质量。

（二）将高校教学档案管理责任制建立起来

对于高校教学档案管理人员，要将管理责任制建立起来，包括档案管理人员需要履行的职责、管理权限、所承担的管理任务等等都要明确到位。教学档案管理人员要对自己的工作认真履行，并注重尊重职业操作[2]。从职业素质的角度而言，教学档案管理人员要对所收藏的档案资料熟悉，对高校展开工作中对档案资料的需求充分掌握。还要注重开发教学档案的信息资源，对相关的资源充分利用。

高校教学档案管理的目的是服务，因此，教学档案管理人员要做好档案管理工作，诸如档案文件的借阅登记、督促档案归还等等，以避免档案资料借出后丢失。

（三）注重培养高校教学档案管理人员的职业素质

1.注重教学档案管理人员政治素质的要求

注重培养教学档案管理人员的政治素质。档案具有政治性，所以，教学档案管理人员在工作中，要坚持按照党的各项方针政策展开工作，坚持四项基本原则，对社会主义制度要坚决拥护。同时，学校的规章制度都要遵守，无论是思想上，还是行动上，都要以正确的态度和行为展开工作。教学档案管理人员在履行工作职责的时候，要从服从学校各项工作的角度出发，还要适应国家的政策形势而为学校的教育事业提供服务，以确保学校的各项工作能够顺利展开。

2.注重教学档案管理人员的职业道德素质的要求

档案管理具有服务性质，高校教学档案管理人员的工作就是为高校的教师和学生服务。本着服务的态度开展工作，就会以高度的责任感忠于职守，在工作中认真负责，而且能够在工作中做到对每一个人都处事公道。只有在教学档案管理中做到脚踏实地，才能够做到档案管理准确无误[3]。比如，在进行学籍档案管理工作中，教师要以公平的态度对学生进行考虑，而且还要做到公正，才能够严格考试纪律。当考试成绩上报的时候，不会出现失误。教学档案管理人员要及时地收集考试信息，并将所有与学籍相关的资料进行统计、分析、分类，并做好归档工作。教学档案管理人员工作中要按照规定执行，才能保证学籍管理材料内容真实，不会出现材料丢失的现象。

三、结语

综上所述，高校教学档案管理工作中，面对档案内容日趋多样化，就意味着着教学档案的种类增加，相应地，管理工作的质量要求也会越来越高。这就需要将高校教学档案管理工作准确把握，并实施科学管理，以提高管理效率。

参考文献：

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（12）：150-151.

篇9

关键词：高职院校；学籍档案；档案管理

前言

国家加大对高职教育投人力度，大量涌现高等职业院校，其大多数高职院校都是由中专由一家或者是多家学校合并升格而成的，升格以后的高职院校进行优化对教育资源配置，大幅度提升了办学质量与办学效益，为国家、社会对技能型人才的需求做出了有力的贡献，但是相应也存在着一定的问题在高职院校，因此对学生学籍档案管理是件非常的重要事情，高职院校要深入分析学籍管理工作，不断完善并提出相应的解决对策。

1 高职院校学生学籍档案的构成

学生在读书期间详细全面的记录即为学籍档案，其具体内容分为：学生读书院校记录、受到的处分、获得的表扬，可直接反映出学生在校时的个人思想道德及品质、生活状态、专业研究、学习状态、社会实践等等。由八个方面组成的高职院校学生学籍档案，具体如下：

第一为学生考学的入学信息，包括每年到校报道生的花名册、学生入学登记表、考试档案、入学体检表等记录。第二为学生在校期间的每学年所修课程的考试成绩、学分，必修、选修课程的数量，是否存在重修课程。第三为在校期间学生受到的处分记录和所获得的奖励。第四为学生是否如期毕业、肄业、结业等信息，学历证书的发放记录、相关学位证书等。第五为在校期间学生的政治表现、思想品质记录。第六为学生是否就业，如果学生已就业，就要留存派遣证的存根联。第七关于变更记录学生的学籍信息，包括转学、复学、休学、退学专业变更等记录。第八为所有关于学生个人的存档信息，具有典型的存档价值信息。以上就是关于高职院校学生学籍档案八个方面的具体内容，学籍档案的保存方式具体为：电子档案、纸质档案。其中纸质档案为：凡是打印的文本、手写纸质材料，电子档案主要保存在学生所读高职院校的学籍信息管理系统中。

2 所存在的问题于高职院校学生学籍档案管理工作中

2.1 不规范的学生学籍档案管理工作

有些高职院校是是由直接升格、中专合并而成，原本学校与晋升为高职院校相比的不一样的办学规模、管理方式等，这也导致了高职院校学生学籍档案缺乏规范性，传统的档案管理模式不适应与现存的高职院校学生学籍档案管理工作。时代在发展进步，相应的改变了传统的档案管理模式。部分高职院校的管理还处于起步阶段，还在摸索当中的校园工作，不够全面建立的部门，不完善的制定的职能规范，由于传统的学籍档案管理模式易造成学籍档案的缺失、失真，缺乏独立性的学生学籍档案管理工作，这和教务处、档案馆、学生处等有着密切的关系，不同部门间相互作用，管理中出现不少问题，很容易造成管理混乱、管理职能不清、管理漏洞等现象。

2.2 不规范的学生学籍档案的整理工作

学籍档案工作中主要环节之一是学生学籍档案的整理工作，具体指进行收集后的分类、处理学生学籍档案等工作，根据档案分类法对学生在校期间的原始资料信息进行处理，做好档案的分类、排列、组卷等工作。因为较大的学生学籍档案的整理工作量，其较高的工作的有序性、规范性，因此，学生学籍档案管理工作也成了高职院校相P的考评工作重点，建立的基本原则要以评促建，学籍档案工作的规范有序能够提高。但仍存在着许多不足在现阶段学生学籍档案的整理工作中，比如：学籍档案分类编排不统一，档案作出不同的编排是按照学生入学年份、毕业年份，档案按照学生的学籍卡组卷缺乏一致的装订标准，作出不同的装订形式是根据根据一个班级 、多个班级，这样造成了薄厚不一的学籍卡组卷，不便于及时查找，也缺少了美观性。相关辅导员对学生在毕业前期的学籍档案进行保管与填写，不少辅导员缺乏一定的档案意识，分别使用铅笔、圆珠笔在填写档案时，不规范的部分栏目填写，造成了档案内容缺少标准性、正确性。

2.3 不到位对于电子档案的认识

高职院校的学籍档案管理工作信息化、电子化程度不足，由于受到传统思维管理模式的影响，按照以往手写的形式对部分高职院校的学生学籍信息进行录入、查询，电子档案的功能性仅停留在查阅上，没有妥善的保存部分电子档案，电子档案信息丢失现象容易出现，学生学籍档案保存方式应该采用纸质与电子档案，或者是以电子档案、纸质档案为主。假如对学生学籍档案只以一种形式保存，当档案信息丢失或不全时，对学生和学校而言，将会造成难以补偿的重大损失。

3 加强高职院校学生学籍档案管理工作的对策

3.1 提高对学生学籍档案管理工作的重视性

高职院校学生学籍档案对每位学生都是很重要的，对学生所有的读书生涯的信息进行记录，所以，要充分认识到学籍档案的重要性对于高职院校的学生和教职工来说，特别是学生学籍档案管理掌管的工作者，第一要在其投入工作岗位时，进行严格考核其档案思想与专业技能，定期对相关的人员进行培训档案职业道德素养、专业知识。学籍档案管理激励机制与考核制度要建立完善好，学校各个部门要配合和支持学生学籍档案管理工作，确保顺利开展学生学籍档案管理工作，学生学籍档案保存工作的通畅性要不断加强，不能出现掉以轻心、敷衍、相互推卸责任的情况。

3.2 制定学生学籍档案的基本规范

学生学籍档案使用表格要统一，规定建立不同表格的统一样式按照高职院校档案管理进行，督促学校有关部门及人员要注重规范性在书写学生学籍档案时，具体包括学生的基本信息、社会实践意见、考试考核成绩、表扬及处分内容、等信息的填写，都要求统一书写标准，并且信息要求具有客观性和真实性，规范书写格式、字迹、用笔等，书写统一使用碳素墨水钢笔或黑色签字笔，不能使用圆珠笔或铅笔，使其工整的字迹，档案信息不得任意修改，这是对填写档案内容的统一标准，从而确保学籍档案内容的准确性、可用性、真实性。

3.3 电子档案建设力度要加大

科技不断进步，各行各业广泛的应用互联网技术，信息技术越来越得以重视，高职院校学籍档案管理工作也是如此，这也是符合了未来发展的必然与趋势要求。采用科学技术在当前高职院校学籍档案管理工作中，以往的学籍档案录入、查阅方式得以转变，对学院各部门信息化档案管理工作要加强认识，在实际电子档案建设中，档案管理系统和学院相关部门学籍管理系统交流工作要做好，电子档案平台要构建完善，提升档案管理工作质量与效率。并且在加强加强建设电子化学籍档案管理期间，还要重视纸质档案予，使其电子档案、纸质档案同存同用、相互补充，高职院校学籍档案管理工作得以大力发展。

结语

作为高职院校管理工作的重要组成部分的学生学籍档案管理工作，对于学校与学生都是具有特别重要的意义，由于高职院校受学院发展的影响，也就目前还仍存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，不够完善的管理相应的规范。再加上繁多的学生学籍档案管理工作内容，且要求比较细致的工作内容，所以对于存在不少问题于学生学籍档案管理工作中，就必须对其进行深入研究、分析，并为此提出可实性的解决措施。每位学生的切身利益和学籍档案密切相关，不管是晋升还是工作的选择都是会涉及到学籍档案信息，因此为了负责好对每一位高职院校学生，高职院校的学生、档案管理人员以及院领导，都要充分重视应对学籍档案的管理工作，学籍档案的管理与服务水平要不断提升，确保每位学生学籍档案信息的准确性和真实性。

参考文献：

[1]宋阳.中高职学生学籍档案管理初探[J].中国科教创新导刊.2009（17）.

[2]蓝静红.试论高校学籍档案管理工作的问题与建议[J].湖北广播电视大学学报.2012（05）.

[3]刘雪梅.浅议高职院校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].滨州职业学院学报.2015（Z1）.

[4]宋华.基于“企业预备队（役）”的应用型本科人才的培养[J].山海经，2015，（12）.

[5]王述刚.如何做好高职院校的学生档案管理工作[J].价值工程.2010（10）.

篇10

关键词：职业学院；学生档案；管理；策略

中图分类号：G718 文献标识码：B文章编号：1672-1578（2015）04-0033-01

随着国家对职业院校的重视，职业院校无论从招生规模还是学校管理等方面都面临着新的形势和要求，特别是管理理念和手段的发展，也给职业院校管理带来了新的机遇和挑战。而学生档案管理工作本身就是一项涉及社会机构多个方面的服务性工作，尤其是高职院校的档案管理，更是涉及学生个体和高校整体的重要工作，不管是学生的学历认证、考评、就业，还是未来的晋级和提干，都离不开学籍和档案，所以这是一项关乎学生现在和未来的重要工作，作为学生学籍档案管理的主要负责人的辅导员要紧跟时代步伐要求，积极改革创新，为学生档案管理服好务。

1.加强对学籍档案管理工作的重视

随着社会发展和用人单位对高校毕业生要求越来越高，对毕业生鉴定的一个最重要也是最直观的方法就是看毕业生的学籍档案情况，高职院校的学籍档案充分体现了学生在校的实际表现情况，所以占据院校管理工作的重要地位。辅导员作为学生学籍档案管理人员，要充分认识到自身工作的重要意义，正确认识学籍档案管理对院校顺利发展的重要性，而且要认识到当前信息技术等手段的影响，以及学生社会实践、顶岗实习等非在校或非考试内容等新形势，对学生学籍档案管理带来的新变化和新要求，积极提高自身管理素养，采用科学合理的方式管理档案，并有效利用，全面推进学校各项管理工作的有序发展。同时，要强化管理意识，要求辅导员在管理学籍档案的过程中，一定要认真负责，严格把关，细致做好建档工作，规范遵守学籍档案移交和保存制度，杜绝弄虚作假、敷衍了事。此外，要加强普及档案知识，提高学生认真对待自己档案的意识，让学生认真填写每一份资料，尽量避免在将来就业时因档案问题出现麻烦。

2.提高学籍档案管理工作的规范性

学籍档案是跟随学生一生的、具有考察功能和利用价值的文字性资料，其中主要包括：成绩单、考核表、学籍表、毕业登记信息等，真实有效的记录了每一位学生的成长经历。由此可见，学籍档案是反馈教学质量的重要载体，也是学校教学工作的重要记录，我们要不断提高和强化对学籍档案的重视程度，完善学生的学籍档案，力求做到真实和完整，充分发挥学籍档案应有的作用，体现学籍档案的真实价值。辅导员在建立学籍档案时，应采用统一的格式，并要求各部门对学生的基本信息进行及时完善和更新，并认真考核和鉴定，给出客观公正的考核意见，用词用语要准确。所有需要手工填写的材料一律采用碳素墨水和黑色签字笔填写，并保证内容真实、字迹工整、内容准确、无随意涂改等现象，全面提高学籍档案的利用率和有效率。此外，由于高职院校的学生人数较多、类型较广，并具有多元化、开放性、多层次性等特征，所以高职学校的学籍档案管理工作不但要具有很强的开放性，还要有周期性、重复性，比如，学校中经常出现学生中途休学、退学、转学等变化，使得日常管理工作量增大，再加上学籍档案管理本身就比较复杂，且直接关系到学生的切身利益，所以作为学校管理者，应注重完善学籍档案管理制度，提高档案管理的规范性和政策性，这是高职学校管理工作的重要方面，做好此项工作，有助于推进教育体制改革的全面发展。

3.采用信息技术加强管理工作

随着科学技术的快速发展，推进院校学籍档案管理工作的信息化与科学化，成为高职院校管理工作发展的必然趋势。然而从实际调查中发现，很多高职院校学生学籍管理也在走数字化的道路，但开展的程度达不到形势的发展要求，很多辅导员在实际管理中存在着不同程度的问题。作为高职院校辅导员，更要充分利用现代化信息技术，加强各项管理工作，以此为管理的工具和载体，提高学生学籍档案的管理效率。同时要加强学籍档案管理部门和院校其他各部门之间的联系与对接，建立统一规划的操作平台，最大限度的节约学校资源，减少不必要的浪费，提高院校管理工作的效率。在推行档案电子化进程的过程中，要做到电子文档与纸质档案共存，同步更新和完善，实现档案的双重保障，防止因意外而造成数据丢失。在信息化建设过程中，要充分利用网络资源进行信息采集，对于从网上录取学生的学校，要与教育部高校学历电子注册系统联网，实现直接从档案库中下载学生的信息资料。例如，通过网络中的学籍管理系统，可以录入学生的姓名、年龄、专业、身份证号码、学籍变动等基本信息，还可以借助音频功能录入学生的照片和音容笑貌，使学生在毕业后可以根据企业需求发送自己的档案信息，给予企业更加直观的印象，提高学生的就业率。此外，在学生各项成绩管理方面，也可以通过现代化信息技术加强管理，通过网络上传学生的成绩查询信息，不但可以减轻管理者的工作量，还可以及时反馈学生的学习情况。因此，必须根据院校的实际情况建立完善的网络学籍管理系统，在各部门、各院系中进行数据共享，也可以在结合自身特点的前提下，完善现有的软件系统功能，从而满足院校学籍档案管理的要求，或者可以采用引进先进学籍管理软件的方式，在不断积累经验的过程中推动院校学籍档案管理数字化的进程。

4.从整体上提高辅导员综合素养

由于辅导员是高职院校学籍档案的管理人员，所以要系统掌握相应的档案管理知识，并具有扎实的档案管理能。众所周知，理论与实践密不可分，任何理论都来源于实践，档案管理工作亦是如此，作为辅导员，首先要全方位的掌握档案管理的基本知识与技能，不断提高自身的综合素养。特别是当前学籍管理网络化的大趋势下，辅导员作为学生学籍档案管理主要负责人，就必须要通过参加培训和自学等途径，不断提高自身计算机操作水平以及各种电脑管理软件的应用能力，从整体上提高自身的档案管理水平和能力，适应新形势下学生档案管理的要求；其次，辅导员在收集、整理、保管档案资料时，一定要伴随分析、探究、判断、综合等各种研究活动，只有不断深入调研，才能在实践操作过程中发现问题、分析问题，并自主解决问题，也只有这样才能进一步适应学生学籍档案管理的新变化和新要求；其三，辅导员要不断提高自身的思想政治觉悟，加强保密意识，在做好本职工作的同时，为领导解决服务问题。实际上，档案管理工作效率的高低，不但要做好相关记录，而且要充分利用学籍档案，发挥其优势作用。因此，要想适应新形势下职业院校学生学籍档案管理的要求，无论从学院层次还是从辅导员自身都要认识到管理者综合素养的重要性，并为辅导员们提供各种途径加强培训，同时辅导员个人也要积极参与学习，从整体上提高自身管理的素养。

总之，作为高职院校的辅导员，一定要认识到高职院校学生学籍档案管理的新形势和新要求，从思想上高度重视学生学籍档案管理的重要性，并在实际的管理过程中积极采用科学合理的管理方法，适应社会发展需求，不断完善学籍档案的管理制度，强化信息资源的开发与利用，逐步提升管理效率，真正做好高职院校学生的学籍档案管理工作。

参考文献：

[1] 何琴.浅谈高校成教学籍档案管理工作[J].中国中医药现代远程教育.2013，（09）

[2] 徐春梅.规范学籍档案管理工作的思考[J].北京工业职业技术学院学报.2003，（02）