档案移交工作方案十篇

档案移交工作方案篇1

一、当前电子档案移交与接收管理过程中存在的问题

（一）管理方式没有做到因地制宜，同时存在权责不清的情况。当前各个单位的电子档案基础情况并不统一，同时对于电子档案的重视程度也存在有差别，而且在人员配置上也是存在很大的差别。但是电子档案的移交和接收管理工作中却没有考虑到这些情况，没有做到因地制宜，无论是什么单位在电子档案的移交和接收管理中都采用的是相同的手段。同时还有很多的单位，因为没有适合本单位的电子档案管理手段，导致了在电子档案袋移交与接收工作之中出现了权责不清的情况，出现问题时相互推诿、消极怠工，很多时候不知道自己应该做什么。

（二）缺乏熟悉电子档案业务的专业人才。从当前的档案工作来看，很多单位中档案工作人员的年龄结构不够合理，存在较为严重的断层情况。一方面现有的老档案工作人员，他们的业务技能都较为单一，对于纸质档案的管理他们可以做得非常好，但是对于电子档案则很多表现得较为消极。在另一个方面，很多年轻的档案管理人员，虽然能够熟练地使用计算机以及网络，但是却不熟悉传统纸质档案的归档流程。因此，短时间内复合型人才的缺乏会阻碍电子移交和接受管理工作的有效开展。

（三）对电子档案缺乏良好的安全意识。很多档案工作人员因为对电子档案不够了解，导致他们很难做好电子档案在移交和接收管理中的保密工作，特别是对于那些涉密电子档案不知道应该采取何种保密手段，也认识不到泄密的后果。还有一些档案，没有明确电子档案信息安全责任人，对于移交和接受过程中的信息安全检查不足，在电子信息档案的安全管理上缺少资金以及硬件的投入。

二、做好电子档案的移交与接受管理工作的对策

（一）建立起完善的责任管理机制。电子档案的移交和接收工作并不是某一个部门的工作，而是多个部门共同参与、协作的工作。所以完善的责任管理机制对于改善电子档案的移交与接收工作是相当重要的。通过完善的电子档案移交与接收管理机制，可以有效提高电子档案移交与接收管理工作效率。各个单位，需要结合本单位的实际情况，通过合理的分责来实现电子档案移交与接收管理工作的制度化、程序化。使得电子档案移交与接收管理工作更加符合单位的实际情况，这将有助于单位档案管理人员清楚地认识到在电子档案移交和接收的每一环节需要做什么、需要注意什么。同时，完善的责任管理机制还有助于在提高电子档案移交与接收管理工作效率的同时，减轻档案工作人员的工作量，为电子档案的数据准确性和安全信息提供更好的保护。

（二）做好宣传与培训工作。要做好电子档案移交与接收管理工作，就需要有一支优秀队伍的支持。为此，需要通过良好的宣传工作来增强相关档案人员对电子档案的认识，明确电子档案工作的实际意义。各个单位的档案管理人员需要通过拓展工作模式，利用电话沟通，网络解答等多种方式来获得电子档案移交与接收管理工作的各种信息，增强对电子档案移交与接收管理的认识。

与此同时，还需要加强对单位中专职和兼职档案工作人员的培训力度，积极开发多种培训模式，对单位中的档案工作人员采用现场上机操作、面对面讲解等多种方式，让他们尽快地掌握电子档案移交与接收管理的具体流程。同时还需要通过下发相关的文件、制作相应的课件和光盘等方式来为专职和兼职档案工作人员提供自学的材料，尽可能地培养出一批能够满足电子档案移交与接收管理工作要求的人才。

（三）做好电子档案移交与接收管理工作中的安全防控措施。打造完善的安全防范机制。必须要针对电子档案移交与接收管理工作的特点来建立起科学有效的安全防范机制。形成完善的电子档案移交与接收保密制度。同?r，还需要通过电子档案安全保密教育来改善档案工作的安全防范意识，并让他们掌握安全防控的方法。使得他们能够主动在电子档案移交与接收管理工作中做好安全保密工作。同时，还需要成立起信息安全小组，专门负责电子档案的安全管理工作。定期对电子档案移交与接收管理工作中的安全工作进行检查验收，并制定存储介质相关的安全使用管理规定，通过规范的使用方法以及严格的保管制度来确保电子档案移交与接收管理的电子档案信息安全。

档案移交工作方案篇2

一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：1对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；2对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；3对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；4按档案移交要求编制档案移交文据及表格；5撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

档案移交工作方案篇3

作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。

电子档案概念的启用

信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。《办法》首次在国家行政行政管理部门的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义；“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。

档案移交的时间

档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，为了方便利用传统载体档案，立档单位—直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，往往会带来库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是阻碍档案及时接收进馆的主要问题了。

对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15～20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3～5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次。我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都显得不足；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要想达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定：“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。电子档案移交时间另行规定。”

移交与接收的流程

档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位——立档单位，变成档案的永久保管单位——国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内容信息与载体的可分离、存储和读取对特定计算机软硬件设备的依赖、数据复制的便利等特性，电子档案在移交与接收时更需要遵循严格的工作流程，办理相关的交接手续，从源头上保证电子档案的可靠和可信。

电子档案移交与接收可采用离线或在线方式进行。不管采取何种方式，必须遵循《办法》规定的工作流程、办理必须的交接手续。电子档案移交与接收的主要流程为：档案移交单位组织电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据，国家综合档案馆检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、存储电子档案数据等。《办法》规定：“电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》，由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。”

系统实现的难点

电子档案的移交与接收是必须基于一定的系统来完成的，《办法》仅仅规定了电子档案移交与接收的基本的、原则性的要求，在移交与接收工作中，还需要各级档案馆通过布置系统、配备设备、安排人员、建立制度来具体落实。

电子档案移交与接收工作是一项全新的工作，需要将信息技术融合、应用到档案管理工作中去，面临许多技术难题和挑战。为了切实做好电子档案移交与接收工作，国家电子文件管理部际联席会议办公室和国家发展改革委员会联合下达了电子文件管理试点工程项目，国家档案局牵头承担电子档案移交接收和长期保存系统建设工程项目。工程项目的主要内容是，建设电子档案接收和长期保存系统，并在上海、福建、重庆、青岛、杭州、广州6个省市档案馆及其对应的电子档案移交单位部署实施。国家档案局组织力量研究电子档案移交接收和长期保存的文件档案管理范围、管理流程、元数据方案、系统接口方案、四性检测方案等，提出系统的功能需求、设计方案、技术、软硬件配备要求等，并定制系统软件，由6个省市档案馆运行实施。试点试用一批规章和标准，形成可操作性的实施方案，验证规章和标准的合理性、可行性，提出合理化的建议。研究制订一批规章和标准，主要包括电子档案长期保存管理办法、重大建设项目电子文件管理办法、电子档案分类方案、电子文件长期保存需求规范等。在上述系统建设、规章和标准试点试用的基础上，国家档案局在全国综合档案馆推广应用该系统，进一步提高全国档案部门信息化能力。

在电子档案移交与接收工作和系统实现中，我们认为有以下难点需要组织力量研究解决。

电子档案移交数据构成要求。电子档案数据构成分两个方面，一是内容数据构成，比如文书类电子档案主要包括过程稿、签发稿、审批过程信息、元数据等，而业务类电子档案，其内容数据构成差异性就比较大，目前还没有形成统一的相关要求，需要各行业根据自身的业务特点研究提出具体规定；二是技术构成，技术构成是指电子档案体现的电子化特征，就是与信息技术相关的基本要求，如不同类型数据的格式、一“份”或一“卷”档案内容各种数据的关联方式和组织结构、电子档案数据与源系统或设备的依赖性或关联性、存储地址和方式等。

数据接口的技术实现。电子档案的移交与接收，本质上是数据从档案移交单位的档案管理系统或业务系统导出，和数据向档案馆信息系统的导入。由于当前信息化发展的标准化、规范化程度还比较低，各种办公系统、业务系统产生的电子档案，其系统类型、数据类型、设备类型种类多、差异大，如何保证档案馆信息系统能够接收所有立档单位的电子档案，并达到保持原貌、保证准确完整，是接收系统在设计开发时必须要重点解决的难题，特别是一些结构化数据，既要能够完整接收，又要保证准确读取，需要采用高技术、新手段来实现。

四性测试指标和系统实现方案。《办法》提出了在移交与接收过程中，交接双方都要进行四性测试。四性是指电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性，《办法》里用准确性代替了常说的真实性，主要是考虑真实性涵盖的范围太大，具体指标不太好设定。而准确性主要是指在移交档案的组织和交接过程中检验档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性。《办法》附件3的填写说明对四性检验的内容进行了简单的解释，在移交与接收的实际工作中，还需要对四性的具体指标进行细化，并由系统实现自动检测。

档案移交工作方案篇4

【关键词】基层单位；档案；交接工作

一、基层单位档案交接工作存在的问题

《机关档案工作业务建设规范》规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：

（一）档案交接不及时

一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

（二）档案交接手续不严密

按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

（三）档案监交工作不严格

一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

二、对策和措施

做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

（一）档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中

档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

（二）档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。

对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

（三）认真做好档案监交工作

档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

（四）加强档案交接中的思想教育工作

档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。

【参考文献】

[1]中华人民共和国档案法．关于修改《中华人民共和国档案法》的决定修正．

[2]中华人民共和国档案法实施办法．

档案移交工作方案篇5

1 水利水电工程移民档案组织管理要求

1.1 水利水电工程移民档案工作实行“统一领导、分级管理、县为基础、项目法人参与”的管理体制。各级移民管理机构、项目法人及相关单位要建立健全移民档案工作，明确负责移民档案工作的部门和从事移民档案工作的人员，保障移民档案工作经费、库房及其他设施、设备等条件。各级档案行政管理部门负责对本行政区域内移民档案工作的统筹协调和监督指导。各级移民管理机构负责本行政区域内移民档案工作的组织实施和监管，并做好本级移民档案工作；项目主管部门要加强对移民档案工作的监管。项目法人参与本项目移民档案工作的监管，并负责做好本单位移民档案工作。

1.2 移民档案管理要以县为基础。县移民管理部门设立移民档案整理工作组，负责移民档案整理工作，组织协调各乡（集）镇和相关移民迁建单位及项目业主间的档案整理工作，检查和监督档案整理工作，负责审查移民档案资料是否齐全、完整、准确，管理是否规范、安全。各移民乡（集）镇和相关移民迁建单位及项目建设业主负责本单位的移民档案收集整理工作。按时向移民管理部门移交移民工程档案，接受工作组的监督和检查。各级档案行政管理部门负责制定移民档案工作规划和计划，对移民档案工作进行监督、检查、指导。

1.3 各级移民管理机构、项目法人及相关单位，要将移民工作纳入移民工作计划和移民工作程序，纳入相关部门及其人员的工作职责并进行考核。移民档案工作要与移民工作实行同步管理，做到同部署、同实施、同检查、同验收。

1.4 签订移民工作任务合同、协议时，要设立专门章节或条款，明确移民档案的收集范围、整理标准、载体规格、版本套数、移交时限等。

2 水利水电工程移民档案的收集与管理

2.1 对移民档案的收集与管理，要做到“完整、准确、系统、安全”。即收集完整、内容准确、分类合理、组卷科学、装订整齐、编号规范、排列有序、装具统一、检索方便、保管安全。为确保移民档案的完整、准确、系统、规范与安全，移民档案形成单位要建立移民档案管理制度与业务规范，采取有效措施及时做好移民档案的归档工作。注意做好实物指标调查、原址原貌、搬迁安置、库底清查、补偿领款等重要活动或节点的声像材料的收集、整理和归档工作。

2.2 归档的纸质材料应为原件，字迹工整、印制清晰、签章完备、日期等标识完整，制成、装订等材料符合耐久性要求。无法获取原件用复制件归档的，要标明原件所在位置。声像和实物档案归档时要按规定标注相关信息，编制相应目录并单独保管。

3 水利水电工程移民档案分类

3.1 水利水电工程移民档案整理应遵循维护档案材料原貌，保持文件材料之间的有机联系和成套性特点，便于保管和方便利用的原则。归档文件材料应以项目为单位进行整理，不同项目的文件材料应分类标识、分别组卷。移民档案主要包括移民安置前期工作、移民安置实施工作、水库移民后期扶持工作、移民工作管理监督、移民资金财务管理等方面的文件材料。

3.2 分类方法。①综合管理类。②农村移民安置类。③集镇迁建类。④专业项目档案。⑤库底清理档案。⑥环境保护、水土保持工程、地灾防治（治理）档案。 ⑦财务会计档案。

4 移民档案验收与移交

档案移交工作方案篇6

东庄索桥工程的归档资料的现场管理、验收与移交要点如下：（1）工程归档资料的管理，实行项目经理负责制，具体由工程总承包方相关管理部门设计院工程建设管理部东庄索桥项目专职档案管理员（资料员）负责资料的管理工作。（2）在东庄索桥工程正式通过竣工验收后三个月内，向业主方厅东庄办办理档案移交，同时将竣工档案按有关要求移交院信息中心档案室。（3）需归档的竣工资料必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。（4）向业主方厅东庄办办理项目资料移交手续，需按照业主方的资料移交规定或要求进行，且必须明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。（5）院信息中心档案人员负责对项目资料的编制和移交进行指导，并对向其移交的项目文件材料进行验收、接收和管理。（6）向院信息中心档案室移交时，移交人应填写一式两联的《工程竣工资料归档移交单》随同归档文件一并交由档案室验收、归档。（7）EPC工程竣工档案的验收交接程序为：承包商提交竣工档案，由EPC工程管理单位审核、验收、汇总后提交监理审核验收，再由监理提交给业主项目部审核验收，竣工档案最终交业主档案部门审核验收。

2做好水利EPC工程档案管理工作的体会

2.1重视EPC工程档案管理，设立档案资料专职管理人员

首先，负责EPC工程的管理部门必须重视搞好档案工作，只有领导的档案意识增强了，并且对档案工作有一定的了解，才能合理安排其档案管理工作，使总承包档案工作有序，正常的开展。其次，要设立有档案管理工作经历的专职档案管理人员，参与到工程总承包中去，了解工程项目的总体安排与规划，了解工程进度，及时收集资料。掌握批复文件、总承包合同、分包合同、设计报告及施工图、会议纪要、周报告、月报告、工程进度表、支付计划表等文件是否报送业主，或报送监理审核，还是在总承包方收集。档案管理人员对工程各种文件进行管理时，要对档案资料的整理、保管有清晰的思路，若有文件丢失，应该提出的补救措施。

2.2建立健全EPC工程档案管理制度

工程总承包涉及设计、设备采购、土建施工、安装、调试等多个分包商，为了确保EPC工程档案管理工作得以顺利开展，必须建立健全总承包档案管理制度，如《工程档案管理制度》、《分包商资料移交管理办法》、《工程竣工档案资料整编规定》、《工程竣工文件移交的内容和要求》等，以实现档案的规范化管理，避免出现各分包商相互扯皮、各行其是、无所适从的局面。

2.3共同参与，提高EPC工程档案管理工作质量

在EPC工程建设中，档案管理人员应参与工程建设，工程管理人员需参与档案收集工作。档案管理人员必须参与设备开箱验收、工程竣工验收，参加相关工程会议，并对工程资料进行及时收集、审核、整理、归档，以保证工程项目竣工资料的及时、有效收集。同时，工程管理人员应参与档案收集工作，这对提高档案的质量有很大帮助。

2.4EPC工程档案管理工作与工程建设进度同步

EPC工程建设过程中，需做到档案管理与工程建设两手都要抓，兼顾彼此、同步开展。档案工作随工程开工而启动，工程建设过程中，必须收集各类资料，如日志、月报表、会议纪要、工程进度报表等，工程建设到哪一步，档案管理就应该跟进到哪里，以确保竣工资料收集的全面性，完整性。

2.5建立、完善EPC工程竣工档案管理体系

EPC工程竣工档案的齐全、完整，关系到整个工程能否顺利通过竣工验收，也关系到工程的安全检查及今后的运行、维护、改造等。工程总承包方需高度重视EPC工程建设竣工档案管理的重要性，把工程建设竣工档案管理体系建设纳入到项目管理标准体系建设工作中，确保竣工档案管理工作顺利进行。（1）制定竣工档案编制管理规范及标准。（2）建立竣工档案管理工作程序。（3）建立竣工档案管理人员责任体系。（4）实行严格的竣工档案审核验收程序。

3结语

档案移交工作方案篇7

关键词：电子政务系统 规范管理 对策分析

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）05-0033-01

档案管理是电子政务管理工作中的主要内容，在电子政务系统不断完善下，对档案管理工作提出了更加严格的要求。为了更好的满足新时代的要求档案管理人员需要对现存问题进行深入分析，根据实际情况和要求制定行之有效的措施，从而实现提高档案管理工作水平和效果的目标。

一、电子政务系统中档案管理现存问题分析

1.对档案移交问题进行分析。通过调查发现当前档案移交过程存在如下问题：其一，目前在档案移交过程中主要是对单份电子数据进行移交，此种情况不能对档案的整体性进行体现，导致档案缺乏有机联系；其二，双轨制在档案管理工作中应用较为广泛，此种方法使管理人员对备份存在较大的依赖性，使档案移交工作出现不规范和不合理的情况较多，致使元数据存在不完整或者丢失情况；其三，档案主要包括纸质档案和电子档案，两者在移交时间上存在一定差异，导致档案移交工作量明显增多。

2.对档案文件归档问题进行分析。其一，技术方面问题。相关规定要求档案需要保存较长的年限，如果档案管理人员不能进行技术处理非常容易出现冗余的情况，为后期查询带来较大麻烦；电子政务系统的可扩展性有一定的限制，将档案管理功能置入其中会有较大的难度。其二，管理方面问题。档案数据信息管理权限缺乏完整性，遇到特殊情况时档案管理人员不能在第一时间对相应的档案进行查找；档案管理主要由档案管理人员和业务人员共同负责，如果档案出现更改或者遗失一类的问题时各方会出现推卸责任的情况，对实际管理过程带来不利影响。

3.对安全保障问题进行分析。电子政务系统中的档案管理存在一定的安全问题，主要包括如下几点：其一，一些黑客或者不法分子在系统中置入病毒软件，这种情况使相关档案信息外露，并且使档案会出现损坏和缺失的可能性明显增加；其二，在管理过程中因为人为操作不当出现火灾或者其他自然灾害时均对档案管理工作产生一定不利影响。

4.η岸丝刂坪腿程监管冲突问题进行分析。前端控制和全程监管对档案管理工作的效果有一定影响，对两者进行合理实施对提高管理效果有较大的积极作用，但是两者在某种程度上存在冲突，例如：在进行全程监管时档案管理部门是管理工作的主体，对前端和后端进行共同控制；当对前端控制较为重视时档案管理部门则主要负责后端管理过程，无法实现全程监管的目标。

二、提高电子政务系统中档案管理工作效果的对策

1.对档案移交归档过程进行规范化管理。在档案移交归档过程中需要做好如下几项工作：其一，当前信息化对案管理工作提出更高的要求，在线归档方法在档案移交归档工作中应用较为广泛，同时离线归档方法也有所应用，主要将其使用在不同格式和机密档案归档工作中，管理人员需要对当前档案在线移交或者离线移交过程中存在的问题进行深入分析研究，尽快采取有效措施对现存问题进行处理，与此同时管理人员需要对档案原始形式进行保留，应对复制过程中出现双套归档问题的可能，实现单套归档的目标；其二，为了保证双轨制在档案管理工作中取得预期效果，管理人员需要对纸质档案和电子档案移交的方法进行明确划分；其三，对档案馆以及档案室负责的内容进行明确，让两者准确掌握各自的职责，使档案移交和归档过程顺利完成，并且具有较高的完整性和安全性，为后期管理过程和查询提供便利条件；其四，管理人员需根据实际情况制定档案移交和归档过程的要求和制度，对档案移交和归档过程的合理性和规范性进行提升。在对档案进行移交和归档时管理人员需要根据规定要求对所要移交和归档的档案进行严格检查，对其是否满足移交和归档标准进行判断，对于不符合移交和归档标准的档案予以退回，对于通过的档案需要对其进行分类处理，将存放在相同类型的档案中。

2.对安全保障工作产生足够的重视。在内外界因素的影响下会使档案出现不同程度的安全性问题，为了有效的避免上述问题管理人员需要制定有效的安全保障措施，主要从如下几方面着手：其一，对档案管理的技术性进行提升。管理人员需要根据相应情况现有管理系统进行分析，尽最大力量研制出自己独有的管理系统，与此同时需要在管理系统中设置加密，备份以及杀毒等功能，减少黑客和不法分子入侵管理系统的可能，对管理系统安全性进行提升；其二，安排相应的教育培训对管理人员的安全意识进行提升，对一些常见的安全问题进行掌握，在实际管理过程中可以及时发现和处理，通过培训可以使其技术水平和管理能力有所提高，为管理过程提供强有力的支持；其三，对现有档案管理模式进行大胆调整和创新，研究现有档案管理的法律法规，为档案管理过程提供可靠的依据。

3.做好信息整合共享工作。档案信息整合和共享对档案管理服务向集中化方向有一定的促进作用，并且使管理效率有所提升。在对档案信息进行整合共享时需要注意如下几点内容：其一，对信息整合共享的意义进行明确[只用这一句话代表一个措施，述说不明，请用适当文字加以阐释。]，在具体实践过程中对数据信息和实体的整合共享进行有机结合，从而更好的实现信息和实体一体化共享方式的目标；其二，信息整合共享主要包括分散式及集中式两种，管理人员需要将档案管理实际情况、相关要求作为依据对以上两种方法进行合理选择，更好的实现预期效果。除上述措施之外需要对现有管理方法和形式进行不断的改进，对一些新式技术、管理方法和管理模式进行合理应用，从而实现提升电子政务系统中档案管理效果的目标。

结束语

上文对电子政务系统中档案管理工作存在的问题进行分析，对提高档案管理工作水平给出了对档案移交归档过程进行规范化管理、对安全保障工作产生足够的重视以及做好信息整合共享工作等有效措施，希望档案管理人员可以根据当前现存问题借鉴文中措施进行不断的调整，从而保证档案管理工作顺利展开，达到规定要求。

参考文献

[1]张朝晖.电子政务系统中的档案管理：问题与思考[J].收藏与投资，2016（6）：101-101.

[2]胡震.电子政务系统中的档案管理问题分析[J].卷宗，2016（7）：62-62.

档案移交工作方案篇8

关键词：项目档案 归档 前期策划

随着企业的发展对档案信息资源的需求日益增大，项目工程档案归档完整性、系统性、准确性已迫在眉捷。因此，项目工程档案归档前期策划已形成趋势。

一、工程项目档案归档前期策划的必要性

随着公司的成立，输变电工程不断增加，工程竣工投运后，大部分工程竣工资料不能保质保量按时移交，主要体现在以下几方面：一是档案管理与项目建设同步进行落实不到位[1]。参建单位只抓工程建设进度，资料编写、收集不及时闭环与工程进度未同步转序，且80%以上工程投运后三个月都未按时移交到档案室，有的拖到投运后一两年才移交，甚至更久；二是移交到档案室的工程资料无法保质保量[2]。因大部分建设单位只抓工程进度，等工程竣工验收时才开始安排人员编写、收集资料，以致资料无法及时、真实准确、齐全移交；三是电子文件的收集难度大。大部分参建单位在资料形成过程中无收集电子版存档的意识，以致移交档案室时为满足移交要求就扫描移交，无形中增加了档案服务器的存储量；四是由于设计、监理、施工单位具有流动性的特点，资料员不固定，档案管理员无法定向指导，以致资料员业务水平提升太慢，主要体现在对资料移交范围不清晰和对档案管理平台系统的使用意识不到位和不熟悉两方面。

为此，通过对公司档案管理现状分析，使公司档案管理工作科学、有序、稳健发展，又能达到事半功倍的效果，为规划电网建设项目档案管理，结合国家电网档案信息管理平台离线录入软件，项目工程档案提前介入，前期归档尤为重要。

二、工程项目档案归档前期策划思路

首先，确定工程项目档案归档前期策划思路：档案管理部门根据建设项目文件归档范围，结合项目具体情况，提前制订项目归档前期策划，明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准，作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导。

其次，确定归档范围[3]。项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。

再次，明确档案形成进度及要求。项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时，即开始项目文件的形成、积累和整理工作，并建立健全项目档案管理组织体系，明确责任，统一要求，按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况，进行项目文件材料收集、整理、归档，做到有序收集、有效管理、同步验收。项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划、日常管理及合同管理[4]。在签订项目设计、施工、监理、采购（招投标）、调试等合同、协议时，应设立专门条款，明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求。

此外，明确参建单位各方职责。基建管理部门（单位）落实工程档案管理相关人员的责任。一是对资料从形成、保管、归档整个过程涉及的人员职责进行明确划分，根据国网公司档案管理的规定落实人员的职责，形成奖惩激励制度。项目档案管理要按照“统一领导、分级管理；统一标准、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明确期限，及时移交”的原则进行。公司基建部为项目的建设管理单位，公司作为项目法人建设的项目，由公司基建部全权负责项目档案的具体管理工作。项目档案工作按照合同要求实行分工管理，建设管理单位、设计、施工、监理、调试、采购（招标机构）及运行单位均应建立项目档案管理组织体系，将项目档案工作纳入相关领导、相关部门、相关人员的职责范围，按照“谁形成，谁负责”的原则，配备专人完成各自职责范围和合同规定的文件材料的收集、整理、立卷、审核、移交、归档工作。

最后，根据公司项目工程档案的实际情况，重点强调以下薄弱问题。一是工程施工过程中，涉及的资料繁杂，同时数量比较多，要求资料人员在现场收集开箱资料，如合格证、说明书、出厂试验报告等资料时，往往产生遗漏，特别要注意即时开箱即时收集，设备安装借阅厂家资料严格执行借用制度；二是对国网公司新要求收集的资料意识薄弱，如对工程数码照片的收集、整理往往是各个工程参建单位的弱项，加强此项宣传；三是重大建设项目工程意识淡薄，往往不能按相关办法进行资料的监督编写、收集、检查，只按一般工程管理，要求资料员在确定工程资料归档范围时守先要定位工程的规模；四是由于公司是近两年才自行建设220kV电压等级工程，对创优工程档案要求意识很淡薄，基础薄弱，要求资料员加强创优管理工程资料的学习。创优工程必须提前策划，提前要求各参建单位（基建部）组织档案员定期且加强检查次数，以保证各环节资料有序进行。此培训方式实用性强，有效提高了工作效率。

三、系统的实现方式

国家电网公司档案管理信息平台是档案管理的综合系统，具备管理各类档案的功能，能将公司的各类档案按照档案的标准和规则进行分类存储、集中控制、统一查询，做到对各类档案数据的收集、整理和充分利用。本系统的离线客户端软件，专门提供给工程项目参建单位档案录入人员进行离线的档案数据录入整理工作需要的。系统对于普通用户的机器环境要求建议为浏览器Microsoft Internet Explorer6.0以上，操作系统WINDOWS 2000＼ WINDOWS XP以上。

（一）首先由档案管理员在档案系统平台中创建参与此项目的各参建单位，并给每个参建单位创建至少一名档案数据的录入员，即定义此录入员的登陆用户名和密码。完成此步骤后如果在施工现场具备网络环境则参建单位的录入员可以用上述定义好的用户名密码直接登录档案系统平台进行数据的录入整理，如果不具备则需要用上述的用户名和密码登陆离线客户端软件进行如下所述的操作。档案管理员从档案系统平台中导出自己所需要的XML配置文件，此配置文件中包含相应项目的所有配置信息（项目名称、项目代号、此项目的全部参建单位、此项目所用的整个分类表或归档模版等）[5]。

（二）由档案管理员从系统中导出各参建单位的XML配置文件（文件中包括项目名称、项目代号、该参建单位对应的分类表或归档模版节点、该参建单位登陆的用户名和密码等），并通过网络或存储介质分别发送给各参建的档案录入员。

（三）各参建单位的档案录入员在项目施工现场用得到的用户名和密码登陆离线客户端软件进行该项目本单位职责范围内的档案数据收集整理工作，保证数据收集的完整性和准确性。

（四）各参建单位的档案录入员在项目结束后陆续将本单位收集整理的项目归档数据导出成文件形式，通过网络或存储介质移交给档案管理员，由档案员进行项目归档数据的汇总整合。

（五）由档案管理员将汇总整理好的项目归档数据通过离线客户端软件内提供的功能导入档案系统平台中继而归档进入正式的档案库进行保存。

四、增强资料审核环节

该环节主要增加了竣工档案移交签证书。共分四次审核，由基建部组织、督促各参建单位（部门）向公司办公室（运行单位）移交项目档案和办理移交手续。各参建单位编制移交清册一式二份，交接双方按照移交清册认真核对、逐项交接。交接完毕后，双方在移交清册上签字盖章，公司办公室（运行单位）、移交单位各存一份，以备查考。公司办公室（运行单位）汇总各参建单位的移交清册形成一套本项目完整的档案移交清册存档备查。

其次，要求基建部继续加强落实工程项目档案同步管理问题。一是提前策划，及时执行，采取定期与随时抽查档案相结合的检查方式。基建部定期组织人员对各项目部的资料进行检查，检查内容包括资料的齐全性、准确性。同时，根据工程实施推进的具体情况，在工程转序的各阶段、竣工验收阶段，组织档案人员对工程资料进行检查验收。二是电子文件及时收集、归档。基建部和办公室共同监督各参建单位利用“国家电网档案信息管理平台”及“离线录入系统”的使用情况。

档案移交工作方案篇9

1.抓项目建设，搭建电子档案管理平台省档案局采取项目带动策略，通过争取和实施数字档案馆建设项目和电子文件归档管理及查询利用系统项目，有效解决省电子档案管理支撑平台问题。一方面，我省数字档案馆建设项目自2009年起启动，至今已投资近4000万元，重点推进馆藏档案数字化，建设覆盖档案“收、管、存、用”业务的数字档案馆应用平台。目前已经初步建成数字档案馆框架体系，初步解决电子档案长期安全保存问题；另一方面，省局通过公开招标，组织具有甲级保密资质和一级系统集成资质的紫光软件系统有限公司，开发出满足机关工作需要的“机关电子文件归档及查阅利用系统”，已形成单机版、网络版两个版本软件，省级机关由省财政拨款统一购买，实行免费上门安装服务。通过项目带动，有效解决了经费保障，明确实施步骤，落实工作责任，统一标准和要求，提供技术条件，搭建起覆盖全部省级一级立档单位电子档案管理平台，将移交接收工作落在实处。

2.抓软件开发应用，解决技术操作难题统一软件是解决电子档案格式不统一、标准技术难掌握、重复建设的关键步骤。经过4年努力，开发的软件已经完成试点、验收和较大范围的应用，已进入全面推广阶段。我省的电子文件归档管理软件，一是将电子文件归档管理和移交有关的技术、标准和工作流程融合到软件中，实施好软件系统安装工作，就能解决电子文件归档的技术问题；二是软件简单易用，贴近工作实际，学会使用软件，就能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法；三是将安装和培训工作移动到机关单位前端，通过免费上门服务，解决机关档案员使用操作软件问题；四是将技术维护，系统升级等技术工作移交到专业队伍，建立及时响应的技术服务机制，解决档案员技术难掌握的后顾之忧。

3.抓协调及培训，提高认识强化技能电子档案规范移交与接收工作与机关档案员的思想认识是密不可分的。一是纸质档案与电子档案同步移交。重新建立纸质档案与电子档案一体化思想。经过4年的实践，统一各单位思想认识，促进各单位开展电子档案管理及归档移交工作；二是纳入档案规范化认定工作。在规范化认定中，各单位电子档案管理占认定工作一定分值，从而提高单位积极性与主动性；三是强化专业知识培训。省局每年举办2次电子档案管理相关知识培训，对电子档案及数码照片规范管理、数字档案馆（室）建设、档案数字化安全与保密等工作阐明要求、提出方法、统一标准。近三年来，省局共举办5次专题培训，省级机关及州（市）、县档案员共500余人次参加培训；四是一对一指导。主要对省级机关档案员如何进行电子档案管理及移交的实际操作进行指导，目前共有115个机关档案员接受一对一培训，均能轻松使用电子档案管理系统，能主动完成电子档案归档管理和移交操作。

二、“三项措施”，确保电子档案规范移交与接收工作落在实处

1.以点带面，分批实施，实现全覆盖电子档案管理软件平台全覆盖是实现电子档案规范移交与接收的基础。按照“先综合档案馆后机关，先省州市后基层”的工作思路，采取以点带面、分批实施的方法逐步实现电子档案管理系统全覆盖。首先，在省级机关中，共分三批完成省级机关一级立档单位全覆盖。第一批，选择12个有条件的单位进行试点，通过试点，摸索出以扫描为主的电子档案管理和移交方法，继而向其他单位推广。第二批，选择领导较为重视、档案员思想认识较高、需要及时移交档案的单位进行推广，避开思想抵触较大的单位，使安装工作顺利展开，2012年至2013年共在57个单位实施软件安装工作。第三批，实现省级机关一级立档单位全覆盖目标，共完成46个单位安装工作。目前共有115个省级机关在使用统一的电子档案管理系统，省级电子档案管理平台已初步建成；其次，发挥州市县国家综合档案馆核心作用，推动全省电子档案移交接收工作。目前，临沧、昆明、普洱、保山、德宏、西双版纳、昭通等州市馆已通过省档案局审核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式电子文件归档系统，一次性解决州市级机关电子文件归档和移交问题。昭通市及师宗、罗平、绥江、文山、个旧等10余个县已启动电子文件归档管理基础平台构建工作。其他地区也在积极推广和构建电子档案管理平台。

2.立足实际，分类指导，形成工作模式通过4年推进电子档案管理系统建设，初步探索出符合我省实际的工作方法，形成机关电子文件归档和电子档案移交三种工作模式：一是完整运用OA系统的机关，通过设置数据接口或中间库等方式，将OA系统与电子文件归档系统连接，实现电子文件在线归档，直接归档OA系统的电子文件；二是不具备条件的，将纸质档案扫描形成电子档案，实现档案数字化管理从目录到全文的提升；三是不完整运用OA系统的机关，在确保内容准确性的前提下，归档电子文件，并补充扫描办文签批信息，形成完整电子档案。这些工作模式的确立，使电子档案管理成为对各级机关的普遍要求和日常工作，2013年向省档案馆移交电子档案数量从2010年的4千余件迅速增加到3.6万件，行之有效的策略迅速打开工作局面，为今后逐步提高电子档案管理水平奠定坚实基础。

3.强化服务，及时响应，为机关档案工作者提供有力支持我们建立上门服务，及时响应工作机制，提升了服务水平和质量，保障工作顺利推进。一是免费上门服务。从电子档案管理系统使用，电子档案移交与接收，问题反馈等工作，采取上门服务的形式，全程跟踪、保证质量。在系统安装时，针对各单位工作需要对电子档案管理系统进行个性化设置，保证档案员能在短时内学会使用系统。在接收电子档案时，将纸质档案与电子档案一一对应，检查电子原文，完成移交与接收手续；二是建立响应机制。保持手机24小时开机，各单位在使用过程中出现任何问题，可以随时联系技术员，及时解决技术问题和档案业务问题，做到只要有需求，我们就有服务。通过为机关档案工作者提供有力支持，不仅密切与各单位联系、拉近距离，还提升档案服务群众的能力，转变档案工作形象。

三、“三个目标”，推进下一步工作

1.以建设无缝连接的数字档案馆（室）为目标，建立电子档案管理体系建设无缝连接的数字档案馆（室）就必须打破各自为阵，实现档案信息共享。一是要实现各个国家综合档案馆之间，电子档案或专题数据库平滑汇总，实现远程传输利用；二是要实现各个国家综合档案馆与本级各个机关之间电子档案移交接收与查阅利用的平滑无障碍对接；三是要充分利用数据库技术加快实现民生档案聚合；四是在各个机关内部要衔接办公系统、业务系统，实现电子文件归档，并及时移交国家综合档案馆实现永久保存。通过这四个方面紧密的结合，实现纵向以各级国家综合档案馆为主线，达到馆际互通；横向以各个档案馆为中心覆盖各个机关，达到馆室一体。形成分工负责、相互支撑的全省电子档案永久保存体系和便捷的档案信息共享架构。

2.以安全规范管理为目标，完善电子档案长期安全保存体系行之有效的管理体系是电子档案安全规范管理的基础和保障。一是严格执行《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》，对档案数字化服务机构进行资质审查和备案工作，强化档案数字化安全保密；二是省档案局将会同有关部门加大档案安全保密执法检查力度。对各级档案馆和各类档案室开展经常性档案安全保管、保密、消防等执法检查，发现隐患及时督促整改；三是继续统一关键技术，制定数字档案馆（室）建设标准，并组织测评，加强数字档案馆（室）建设监督指导；四是各单位与各级档案部门配合，明确电子档案长期安全保存任务分工。各单位负责本单位电子档案规范管理和移交，防止电子档案丢失损坏，建立健全并严格执行档案保密制度，加强档案及数据、信息系统、计算机、载体管理，严防失泄密。档案部门负责移交后的电子档案的长期安全保存，加强电子档案管理监督指导，对电子档案存储载体进行检测和认证，提高电子档案长期安全保存水平。共同构建“省、州市、县综合档案馆紧密协同、综合档案馆和机关档案室分工负责、保存与利用一体推进”的电子档案长期安全保管和共享利用体系。

档案移交工作方案篇10

关键词：水利工程　档案管理　信息化

当前，北疆某大型水利工程已初步形成以设在乌鲁木齐的管理局为中心，9个直属管理处和机关处室为节点的档案管理网络体系。当今世界已是知识爆炸的时代，网路技术快速发展，而管理局的档案管理信息化建设是有待填补的空白。下面本人就谈谈我局怎样才能实现工程档案管理信息化的几点建议：

1.档案管理观念的转变

1.1领导认识的转变

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为我局工程档案管理工作就是负责把施工单位的资料抓好，使其顺利完成工程竣工资料的制作，以达到工程各个阶段的验收标准，而对于我局内部所管理的档案就只有抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此作为责任领导人，应该清楚的认识到转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理是当前档案管理的重点。

1.2档案管理人员管理方式的转变

我局工程档案管理工作还浮在档案管理的表面，主完成档案的收集、整理、编目和提供利用等方面，而对于在建工程，也仅仅是对项目部、监理、施工单位档案的整编给予帮助和指导。档案管理的实体都为纸质、照片，录音、录像等都很少，档案存储量大，归档步骤繁琐。档案管理人员时间都用在了整理档案上，而不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。

2.档案管理软件的配备

目前，我局已有由光纤布置的网络、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备，同时在软件方面还配有水情自动化系统，三维GIS系统，办公自动化系统，财务系统等。因此，实现档案信息化管理的网络平台已具备，并且在局机关还配备了档案管理服务器，在硬件配备上算是完善的。

在软件方面，我局购买了由珠海泰坦软件公司开发的DAMS2.0单机版档案管理软件，分别用于各个档案管理工作岗，其中包括4个在建项目部、6个运行单位以及机关相关处室，共13套。而这13个处室的档案管理各自都是独立的，存在档案条目重复录入，档案编号不连续，档案号重复使用等现象。因此，我局要实现档案管理信息化必须要完善软件的配备，将现有单机版的档案管理软件替换成网络管理软件，同时还必须有具有档案检索功能（含全文检索，不仅仅是条目检索）的IE浏览软件。

3.工程档案信息资源库建设

3.1完善目录数据库

水利工程档案目录数据库的建设是水利工程档案信息化建设的一个基础和重要组成部分。我局工程档案管理由工程质量技术处统一负责，在工程建设初期就要求各参建单位统一使用DAMS2.0版本的档案管理软件，单位工程验收之前完成设计、监理、施工单位竣工资料的整编，并将所有资料的目录数据（卷内文件级和案卷级）移交我局。但在工程进入管理后，我局没有统一管理和指导各档案工作人员的工作，运行管理期间产生的工程档案（主要是维修、技改档案）没有录入到数据库中，因此，需进一步完善档案目录数据库。

3.2全文数据库

全文数据库是全文检索的基础，建立完善的全文数据库，能为工程档案的利用打下坚实的基础。截止目前，我局工程档案32785卷，正本13410卷，副本19375卷，永久卷13450卷，长期15803卷，竣工图530卷，录入案卷级条目15565条，卷内文件级内录入条目65740条。在如此繁多的档案中查找某份文件仅靠目录式查找显得有些力不从心，而全文检索是最具通用性和实用的，因此建立全文数据库是档案管理信息化必须的条件之一。

3.3多媒体数据库

随着电子技术的高速发展，多媒体技术在信息化建设中越来越被重视。在我局工程建设中，也产生了大量的多媒体数据，有工程建设现场的、会议的、水情监控的等。多媒体数据库建设涉及到四个方面的内容：A.多媒体数据压缩，图像处理；B.音频信息处理：它包括声音的合成、处理、转换等；C.多媒体数据库检索；D.多媒体著作工具：特定画面、声音、片段的文字著录说明。

4.工程档案信息平台建设

4.1档案信息采集加工平台

（1）电子公文归档：通过电子公文归档接口接收0A系统中形成的档案文件条目信息和原文一同转入档案管理系统，经过档案人员整理，形成电子档案以供查询、利用，实现文档一体化。改善我局OA系统和档案管理系统独立存在，不能接口的局面。

（2）基层单位网上录入：基层单位可通过网上采集平台，实现档案的部门归档，档案移交，档案审核。

（3）多媒体影像档案采集：视频文件采集应支持高低码率同时存贮，采集过程支持自动关键帧提取，生成影像高无损压缩。要求提供数字流媒体的采集、非线性编辑平台，对于数字流媒体可以轻松实现浏览、检索和自动播放。

4.2档案工作管理平台

（1）部门立卷:各基层单位、部门档案独立组卷，再向局档案室进行档案移交。

（2）档案移交：支持在线档案移交。档案移交时，需填写一份移交清单，各基层单位在未移交至局档案室之前对本单位部门的条目及原文有完全的操作权限。支持离线档案移交，移交的数据在未收接前不可以进行数据浏览，确保移交数据的保密性。

（3）接收审核：根据接收周期可定期在线接收档案目录及电子文件。档案管理人员可设定档案审核的相关条件，系统支持对接收数据迸行自动审核，不合格可驳回移交部门。

（4）在线档案指导检查：局档案室可根据本单位档案整理标准的要求检查基层单位或部门档案的质量，也可根据立卷时间、移交时间等时行监督检查。

（5）档案鉴定：电子档案的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定两方面。

（6）档案编研：包括专题库管理和素材库管理。

（7）档案统计：对接收、移交档案的进行统计。

（8）实体借阅：支持档案借阅的预约管理。

4.3档案存储管理平台

（1）数据导入导出:支持各种主流数据库的转入转出，能实现跨平台的操作。系统数据可导出成TxT、xLS、DBF、XML等格式，提供给第三方系统。

（2）数据备份:支持数据库、档案类别、档案原文的备份恢复。

4.4档案信息查询利用平台