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企业档案与企业文化建设

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李妍提出,企业档案是企业在各项生产经营活动中形成的全部档案的总和;企业文化是企业在各项生产经营活动中逐渐形成的一种新型的社会文化现象[2]33。曲丽、谢美芹则认为,企业档案是指企业在科研、生产、经营、管理、销售等各项活动中积累而形成的全部档案;企业文化是指一个企业在生产经营过程中所形成的管理思想、经营理念、价值观念、行为准则和企业精神的总和[3]15。可以看出,学者们普遍认为企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,而对企业文化持有不同的观点。在这里,基于学者们对企业文化的不同见解,笔者将企业文化归结为广义的企业文化和狭义的企业文化。其中,广义的企业文化是指企业所创造的具有自身特色的物质文化和精神文化的总和;狭义的企业文化则是指企业所形成的经营理念、价值观念和道德准则的总和。

企业档案与企业文化建设的关系。由于企业档案与企业文化是企业管理中的重要组成部分,所以弄清楚它们之间的关系对一个企业的发展来说具有很重要的意义。关于企业档案与企业文化建设的关系,学者们看法不一,有代表性的主要有以下几种。李建玲认为,企业档案与企业文化建设相辅相成,互相依托。二者都属于企业基础管理的一部分,但是分属不同的管理范畴。企业档案是企业文化和历史的真实记录,是企业管理的重要组成部分,可以说企业档案有助于企业文化建设的健康发展。在企业文化建设的过程中,可以间接地为企业档案馆(室)提供素材[4]34。傅群、侯俊波认为,企业档案是企业文化的组成部分,并为企业文化建设提供经验和思路。就企业档案内容而言,其本身就是一种企业文化现象,它以一种物质形式存在的;而企业文化则以其外在精神而存在,两者之间存在着一种内在的必然联系。企业档案具有文化特性,是企业文化的反映和载体[5]25。关亚梅认为,企业档案是企业文化建设的源泉和动力。企业档案为企业文化的传播与记载提供了依据,没有企业档案,企业文化建设就难以顺利进行。企业档案是企业文化和历史的原始记录,积淀了深厚的企业文化底蕴,反映了企业文化的成长过程[6]64。通过总结以上的观点,可以将二者的关系概括为:互助关系、整体和部分的关系。企业档案与企业文化建设之间的这种必然联系决定了二者对企业的成长发展起着保障作用。

企业档案对企业文化建设的作用。关于企业档案对企业文化建设的作用,学者们比较认同孙季琨、王丽瑛的观点。他们认为企业档案对企业文化建设具有三个方面的作用。首先,企业档案为企业文化建设提供必要的素材。随着时代的发展、科学技术的进步以及人们思想观念的转变,企业文化的内涵也需要与时俱进,而这些内容的更新是离不开企业档案的。此外,企业档案也丰富了企业文化建设的内涵,为企业文化建设提供了借鉴和依据,并且为营造积极向上的企业文化氛围奠定了基础。另外,企业文化建设还需要不断创新,而一些好的建议和想法是源于企业档案的。由此可见,企业文化建设是依赖于企业档案的。其次,企业档案有助于培育和弘扬企业精神。企业档案是历史文化信息,是连接历史与现实的纽带,它为企业教育职工爱岗敬业,调动职工的积极性和创造性提供了翔实丰富的材料。企业文化建设的核心是人,企业文化、企业精神、企业形象往往比较侧重于以人为本。所以,企业档案对于一个企业的文化建设是非常重要的。最后,企业档案为企业的科技发展和经营决策提供重要的科学凭证。企业档案中很重要的一部分档案就是科技档案,这部分档案能为企业科研工作提供精确的技术数据。企业经营管理方面的档案还能为企业更好地适应市场需求,更新经营理念,总结经验教训,进行科学决策,提高企业的经济效益和社会效益提供参考依据[7]37。由此看来,企业档案对企业文化建设具有很重要的意义。它不仅为企业文化建设奠定坚实的基础,而且可以使企业保持一种良好的精神面貌。所以,做好企业档案工作是企业文化建设的重要保障。

企业档案在企业文化建设的实际运用中存在的问题及应对策略。(1)存在问题。虽然企业档案工作在企业的不同时期起到了非常重要的作用,但是,企业档案在企业文化建设的实际运用中还是遇到许多的困难和问题。其一,部分企业档案工作人员没有很强的企业档案服务意识,不能积极主动地利用档案资源参与到企业经济文化建设当中去。而且不少企业档案工作人员没有一定的专业知识,对档案知识的学习、掌握不够,对本企业生产经营特点方面的知识不了解,因此使其素质不能适应企业档案工作的需要。其二,企业档案馆(室)藏资源不够丰富,企业文化资料欠缺,文化氛围不够浓厚。企业档案收集不完整。它侧重于收集与保管业务类档案材料,而忽视了企业文化类档案的收集,即使有一小部分相关的资料,也并不完整,部分有文字无照片,部分有获奖名单而没有获奖作品。(2)改进的应对策略。要想进一步地发掘企业所蕴藏的文化资源,进一步发挥企业档案(馆)室的文化作用,应当从以下几方面改进。首先,企业档案工作人员要加强业务学习,提高业务素质。他们只有了解和熟悉本企业的各部门的工作职能、各项业务活动的工作流程,才能有意识、有目的、有计划地在各项活动过程中收集和整理好档案材料。其次,企业档案工作人员可以利用已有的馆藏档案,通过采用举办企业发展史展览、编制企业发展史资料、制作企业文化宣传片等多种方式,将企业的成长发展的历程鲜活地展现在企业员工面前。比如,在企业成立纪念日之际,档案部门可以利用照片档案举办大型图片展,这样不仅可以使企业员工深入了解企业的发展历程,还可以激发企业员工的工作热情,增强企业员工的自豪感、责任感和使命感。然后,丰富档案馆(室)藏资源,不断建设企业档案馆(室)。企业档案的收集不是在很短的时间内就可以完成的,只有平时注意随时随地地积累才能确保档案收集及时、齐全、完整,才能更好地参与到企业文化建设中去。最后,做好企业档案服务和宣传工作。企业档案室除接待利用外,还可以开展档案咨询、提供企业文化发展资料、出具档案证明等服务工作。企业档案室可以采取多种方式进行宣传,如举办展览、媒体宣传、印发宣传册、开展社会调研、建相关的网站和微博等方式对企业文化进行宣传[8]17。

由上可知,企业档案的收集和保管工作进展得并非顺利,工作人员的业务素质也有待提高,企业档案工作人员也要起到带头模范作用,使企业档案尽可能地发挥其应有的作用,以促进企业在竞争激烈的市场中得到快速发展。我国企业档案与企业文化建设的研究成果主要集中于对二者的关系、作用及现状的简要理论分析,没有将其运用到实际的工作当中,而且深层次的理论研究相对比较薄弱。针对目前的研究现状,从宏观方面,我们应该站在国家和企业利益的高度,不断提出企业档案与企业文化建设方面的理论研究,真正地做到理论联系实际;从微观方面,企业要通过不断完善和健全企业档案工作体系和制度,充分挖掘企业档案潜在的文化内涵,实现企业档案的文化价值,进一步促进企业档案工作的顺利发展。

作者:郭 静 毛灵芳 单位:郑州大学信息管理系

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