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高职院校信息化管理模式分析

近年来,很多高职院校建立了信息化系统,包括:教务系统、图书资料系统、财务费用系统等,虽然高职院校在应用信息化管理的模式中取得一定成效,但依然存在很多问题,本文围绕高职院校信息化管理模式中存在的问题进行阐述,分析其解决措施,期望给高职院校以借鉴。

1高职院校信息化管理模式中存在的问题

近年来,各高职院校信息化管理系统级别差异较大。某些高职院校信息化系统级别高,信息化管理模式先进。反之,某些高职院校信息化系统级别低,信息化管理模式落后,各个子系统相互独立,数据信息传播速度慢。由此可见,在一定程度上,高职学生的专业水平与高职院校的信息化管理系统级别具有密切联系,且呈正相关关系。高职学生作为当代社会技术人才的重点培养对象,对社会的发展具有重要意义,是国家技术型人才发展的主力军。高职院校必须重视信息化管理系统,通过投入一定资金在信息化管理系统上,不断推进信息化系统的创新与发展,从而提高信息化管理系统的质量,保障管理系统能够及时地接收学生的数据信息,更好的对学生信息进行管理,从而掌握学生的动态情况。在素质教育背景下,高职院校必须建立“以人为本”的观念,将高职学生作为学校主体,充分重视高职学生的发展需求,及时了解高职学生的动态信息,因此,高职院校必须对信息化管理系统进行改进升级,这是时代的要求,也是对高职学生负责任的表现。

1.1信息管理

很多高职院校采用的信息化管理系统有单一性的特点,即系统独立存在,未能与其他系统进行连接。具体表现形式为:用户认证方式不同、用户名与密码缺乏统一性、系统页面缺乏关联性等,不便于教师或学生访问院校的信息化管理系统,导致很多教师与学生不得不在管理系统中设置繁杂的密码,在后期访问的过程中,常常会出现数据缺失、忘记密码等情况。某些高职院校的教师或学生为了有效记住用户名与密码,常常在学校的各项系统中设置相同的密码与用户名,导致用户的安全级别较低,容易受到黑客的入侵。当学校信息化管理系统中的重要数据丢失或被黑客入侵时,容易给高职院校带来损失,包括经济损失与学校形象度的损失。这些重要数据信息包括:学生重要的个人隐私信息、院校财务信息、项目合作信息等,一旦被不法分子利用,将给高职院校带来严重的负面影响,例如:当黑客侵入高职院校的信息系统后,盗取某些奖学金学生名单信息,黑客冒充学校名义,欺骗学生先汇款到某账户进行验证,随后才会得到奖学金,在这个过程中,某些学生会上当受骗,造成经济损失,给学生带来较大的心理压力,不利于学生的身心健康。在实际生活中,这样的例子有很多,给学生和高职院校带来了较大的经济损失。高职院校在后期采取安全机制进行系统保护时,会花费大量的经济费用。

1.2信息传播

由于各部门的数据系统是独立开发的,在开发过程中,具有各自的特殊性,主要体现在以下几个方面:数据来源不同、运用技术不同、开发代码不同与编程语言不同等,导致这些数据系统缺乏关联性,不利于高职院校的统一管理。通常情况下,这些应用系统在运行过程中互不影响,不利于工作人员统一查看系统中的数据信息,由于数据信息不能有效结合,高职院校的某些决策缺乏科学性与规划性,不利于高职院校的未来发展。当数据信息无法正常共享时,数据信息将缺乏信息交流的渠道,不利于高职院校与其他学校之间的合作。当这些部门的应用系统缺乏统一的管理平台时,容易导致数据信息重复输入,不利于高职院校建立良好的信息数据库,常常导致高职院校损失大量的经济成本。

1.3子系统数据

高职院校的各个系统之间的数据系统具有相互独立的特点,很容易导致数据信息的不一致,包括:数据组织过程、数据种类、数据采集方式等。在高职院校不同的管理系统中,储存着学生的主要个人资料,例如学籍、性别、身份证号等,当工作人员在编辑这些信息的过程中,常常会采取不同的字段符号,信息宽度也会随着管理员的个人设置而改变。各个部门的应用系统独立存在,导致具体的数据信息存在差异性,不能处于统一的管理系统中。由于某些学生的个人信息会出现更改情况,例如,某学生由于户口改变,导致个人数据系统的信息发生改变,但其他系统不能得到信息,及时进行相关数据的改变,导致学生的数据信息在不同的管理系统中无法统一,不利于高职院校对学生的有效管理。很多高职院校在应用信息化系统时,依然采用人工操作的方式,导致某些数据在输入环节中出错,给高职院校带来管理过程中的不便。由于各个部门的管理系统不能统一管理学生的个人数据信息,导致数据系统在建立过程中,常常出现数据错误、数据消失、数据来源不同等情况,高职院校为调查清楚学生个人情况,不得不花费大量的人力、物力、财力对各个系统重新进行审核查实,降低了高职院各个部门的工作效率,同时也给高职院校带来了经济损失。

2高职院校信息化管理模式问题的解决措施

当各个系统各自运作,无法相互联系时,会极大地降低工作的效率,提高高职院校建立有效的、统一的数据信息系统的难度,加重工作人员的工作量。通常情况下,由于高职院校各部门系统的独立存在,导致信息在交互过程中,不得不通过纸张打印的方式进行传递,降低了数据信息的传播速度,增加了高职院校的经济成本,浪费了工作人员的时间,不利于高职院校的未来发展。因此,高职院校必须对信息化系统进行以下几方面的改进。

2.1建立全新型的信息化系统

全新型的信息化系统完全抛弃了高职院校传统的信息化系统,属于全面改进的系统,可以将高职院校的各个子系统在同一平台上进行相互联系,具有一系列特点,包括数据信息传播速度快、及时更新数据信息、数据信息正确率高等。但这种方案有利有弊,弊端是需要花费大量的经济成本,消除各个部门的传统数据信息,在开发新系统的过程中,高职院校必须建立高质量的硬件设施设备,从而实现数据信息的高速运作。由于这种新型系统的经济成本十分高昂,很多高职院校无法承担这一费用,导致其还未全面覆盖于各个高职院校中,因此,这种方案缺乏实用性。

2.2子系统升级方案

近年来,由于子系统升级方案具有经济性高、信息资源整合效果好等特点,受到了很多高职院校的青睐。子系统升级方案即高职院校通过邀请技术人员对子系统的具体形态进行分析,通过会议形式,讨论出子系统的合作方案。子系统升级方案可以充分利用各自系统的特点,通过结合各个系统的同一性,使各个系统之间实现信息传递,信息合作。为了提高开发效率,高职院校可以采取会议讨论的形式,由各部门成员进行会议讨论,制定出合理的升级方案,将各个系统的数据系统进行连接,从而提高高职院校信息系统的工作效率,实现资源的合理分配。子系统升级方案能够保障高职院校数据系统的稳定运作,从最大程度上节约高职院校的经济成本,给高职院校带来经济利益与社会效益,有利于高职院校对学生进行有效地管理。另外,子系统升级方案还可以提高数据信息的安全性,有效地阻止黑客对数据信息的入侵,保障重要数据信息的安全性,促进了高职院校的发展,稳定了高职院校学生的正常学习生活,能够建立友好和谐的校园氛围。在系统开发过程中,相比于全新系统,子系统升级方案速度较慢,内容更为繁杂,需要设置的参数内容更多,但子系统可以有效地保留高职院校原有的信息数据,便于高职院校在后期发展过程中,查看原有的数据信息,进行工作对比、院校绩效对比等,有利于高职院校发现传统工作中的不足之处,并不断改进,提高高职院校工作的科学性,从而更好地管理高职学生。子系统升级方案的经费明显低于使用全新系统的方案,对节省下来的经费,高职院校可以将这部分经费运用于高职院校的很多项目中,例如高职院校的设备设施建设、高职学生的奖学金、教师优秀论文奖励等。由于子系统升级方案属于一个较为繁杂的过程,其开发过程中具有一定的复杂性与难度性。技术人员在对子系统进行升级的过程中,必须结合高职院校的数据信息情况,同时制定相应地应急方案,保障子系统能够顺利升级,从而进行正常运作。技术人员还应利用高职院校的传统数据信息库、图书管理信息库、财务数据信息库等资源信息库,建立有效的数据信息系统,争取从最大程度上发挥数据信息库的作用,减少高职院校的经济成本,增加高职院校的相关项目,推进高职院校的良好发展。

2.3数据交换平台

为了有效地连接数据信息,将各部门的数据信息进行有效地传递,子系统完成升级后,可以跟新数据交换平台,该平台可以实现数据信息的交流沟通,还可以实现各部门之间的流程控制。高职院校通过建立数据交换平台,可以将资源信息进行有效整合,充分发挥子系统升级的优势。当各部门的数据信息达到共享交流的目标后,可以实现在线传输数据信息,提高工作效率,及时掌握高职学院学生的具体情况,有利于高职院校管理学生动态,同时,数据信息在升级后,可以提高数据的准确性,学生的成绩分数、情况信息、教师工作情况等信息都可以被信息系统自动记录,提高了记录数据信息的准确率,减少了工作人员的工作量,同时也提高了教师的工作效率,便于教师及时了解学生的分数情况,同时掌握学生的专业知识水平,便于教师安排后期的教学工作,例如,针对高职学生错误率高的知识点进行详细讲解,提高高职教师的教学质量,从而促进学生德智体美全面发展,实现当今社会素质教育的综合目标。高职院校还应对管理系统的工作人员进行职业培训,不断提高工作人员的信息理论水平与实践经验,保障管理系统的人员能够充分运用信息技术,从而有效地管理信息化数据系统。另外,技术人员在保障数据信息资源能够进行有效地传递之前,必须了解高职院校的学校资源,进行规范化、科学化的资源整合,从而充分发挥校园资源的作用。数据交换平台作为一个传播速度快、传播信息范围广的传播平台,能够保障高职院校管理部门及时传递数据信息,提高教师的工作质量,从而促进高职院校的发展。

3结语

高职院校的信息化建设刚刚起步,还未形成一套成熟的、规范的系统。本文从信息化改革的角度出发,探究了当下的高职院校信息化管理模式,提出了改革性的方案,旨在促进我国高职院校的可持续发展,为社会培养高素质技术型的人才。

作者:字海清 张龙 单位:昆明工业职业技术学院

参考文献:

[1]皱楠.高职A学院学生信息化管理问题分析及解决方案[D].沈阳:东北大学,2008.

[2]魏鹏.高职院校教育资源信息化网络及其文化建设途径探析[J].华章,2013(4).

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