高校学生档案管理方法创新论文7篇

第一篇：工程硕士学籍档案管理方法创新

摘要：工程硕士是我国重要的学位与研究生改革成果，随着近些年来我国对高校教育的重视程度增强，工程硕士的学籍档案管理也逐渐得到优化，但由于地区发展的不平衡，即使总体来说工程硕士的学籍档案管理过程和方法趋于优化，有些高校仍然需要利用人力和手工对学籍档案进行传统管理。本文将立足于当前工程硕士学籍档案管理的一般形式，结合当今社会的发展和管理过程中存在的问题，提出对工程硕士学籍档案的创新管理方法。

关键词：工程硕士；学籍档案；创新；管理方法

一、目前工程硕士学籍档案管理存在的问题

目前在工程硕士学籍档案管理中依然存在着管理手段落后、职责分配有误等问题，下面结合问题进行详细的分析。

（一）管理手段落后。当前，工程说是学籍档案管理存在的最主要的问题就是管理观念与当今社会发展水平不匹配，管理手段落后于科技发展水平过多，至今大多数高校还在采用分部门合作的管理结构形式进行工程硕士学籍档案的管理，这种管理手段缺乏统一的部门调配和信息平台，经常会产生信息传达不及时甚至有误的情况，各个部门都有独立的信息管理体系，表面上看起来具有较强的条理性，而实际上大大增加了工作量，管理人员固步自封，极少产生部门之间的合作交流沟通，从观念到手段都体现出了传统管理的不足，完全不能满足当今社会的优速发展需要[1]。

（二）职责分配有误。工程硕士学籍档案管理的过程需要各个层级、各个部门和每位学生通力配合，各司其职，确保学籍档案管理的效率，然而目前高校参与工程硕士学籍档案管理的学生和教师以及高级领导人员都不能明确自身职责，学生只是将自身当做工程硕士学籍档案管理中被管理者的形象对待，对任何有关管理方面的事宜皆不过问；教师认为对工程硕士的学籍档案管理应当由高效管理部门负责，产生一种“事不关己，高高挂起”的错误心态，缺乏责任心，很大程度上影响了高校的教学秩序，增加了对工程硕士学籍档案管理的难度，学籍档案的管理流程形同虚设，直接影响了工程硕士的学习和发展过程，也为教学管理和行政管理造成了很大不便[2]。

二、工程硕士学籍档案的创新管理方法

由于目前在工程硕士学籍档案管理中依然存在着诸多的问题，严重的影响到工程硕士学籍档案管理的质量。

（一）创新管理观念。在社会的任何领域，观念都是指导工作的航标，落后的观念会使计划工作滞后，难以适应当今社会飞速发展的各方面需求，对于工程硕士学籍档案管理来说也是如此，管理观念始终贯穿在学籍档案管理的始终。而社会的全新面貌和发展速率对教育改革提出了要求，因此，工程硕士学籍档案管理者要结合社会实际和院校情况，创新管理观念，以发展的眼光看待学籍档案的管理过程，明确科技为管理过程带来的实际效益，从根本上优化工程硕士学籍档案管理的理论指导框架体系[3]。

（二）创新管理手段。学籍档案的管理手段从其操作过程来看，期间无不体现着学籍档案管理所受到的各方面社会经济条件与行政管理的制约，传统的人工操作耗占资源较多，而且各个环节难以量化，极易发生操作失误，造成学籍档案内容上的误差，使得数据的记录与传达不能及时，造成了管理时间的浪费，针对这一点，应当引入新型的管理设备和管理技术，从硬件上保证管理效率，进而实现办公系统自动化，使工程硕士学籍档案能够通过现代化的管理手段得到完善整理，促使学籍档案的管理过程更加多样化和高效化[4]。

（三）创新管理内容。管理内容上的创新是为了适应社会的不断更新，无论是简化工程硕士基本信息的录入，进行一体化成绩信息管理，还是建立统一的工程硕士学籍档案信息资源共享数据库，都体现了教育部顺应时展的新要求。工程硕士学籍档案管理的内容作为整个管理过程中的中心环节，一直以来都处于十分尴尬的地位，对内容进行补充和审核时，需要不断采集和收录信息，不仅让管理人员的工作更加繁琐，也使得内容过于反复，影响了管理效率。而作为创新，基本信息、成绩管理、数据库等内容需要根据各个地区各所高校的实际情况具体界定，应避免对成功的管理内容照搬照抄，造成工程硕士学籍档案管理内容上的雷同[5]。另外，随着科技信息技术的发展，高校工程硕士学习档案的管理内容应当加入联网式的信息贯融，使工程硕士的学籍信息与档案随时挂钩，并能够跨地区简便查阅调动，这种方式的运用可以使档案与工作形成良好的衔接，促进管理过程的优化。

三、结论

虽然工程硕士的学籍档案管理还未拥有国家相关规定与政策的支持，仍然需要管理者在管理实践中不断探究摸索提高学籍档案管理各个环节效率的方法，以求利用科学合理的管理方法促进工程硕士培养质量的提高，加强工程硕士研究生教育体系的完善建设，从而推动高校的优化改革，提高高校的研究生教育质量，促进高校长远发展。

作者:苗露 单位:西安科技大学

参考文献：

[1]马玉玲,张晓霞.谈谈对高校档案工作的创新[J].档案学通讯,2012,11(03):154-155.

[2]金玉洁,黄保,刘臻.高等学校学籍档案管理与利用[J].石油教育,2015,01(03):220-221.

[3]赵海荣,孙记航,王帆宁,张祺丰,韩文文,张潍平,曾津津,彭芸.浅谈高校学籍档案管理新思路[J].办公室业务,2015,02(19):132-133.

第二篇：高校学生档案管理工作创新

摘要：高校学生在学习、生活过程中的奖励、惩罚以及成绩等情况通过档案记录下来，同时也是高校学生就业、以后评职称以及晋升的参考依据。创新高校学生档案管理工作提升档案管理工作的效率，应提高高校师生的档案管理意识，实现部门联合管理，丰富学生档案内容；注重学生档案管理工作的时效性，利用现代化技术进行管理，注重学生档案管理利用的双向性，更好的为高校学生服务。

关键词：高校学生；档案管理；特征；手段；创新

高校学生档案的实质就是一些文字材料，这些材料是学生在学校中参与各种活动所形成，并记录和保存的。从学生入学开始的通知书到最终毕业证、学籍登记表、各个学期的成绩单、以及学生参与社会公益等情况都有记载。高校学生的档案对于学生以后升学、就业都会产生重要的影响，并成为他们考核的重要依据之一。然而当前随着社会环境不断发生变化，高校的学生档案管理必须加以创新以适应时展的需要。

一、高校学生档案的管理特征

1.承接性

学生在高校学习期间是获取知识和不断成长进步的一个阶段，在这个阶段中，需要对其生活、学习和工作的各个方面进行记录，记录的材料计入到档案中成为学生档案的一个部分。高校的学生档案不管是对其继续升学还是找工作，都是接收部门对其全方位考核的重要依据。[1]因此，高校学生档案中所包括的材料必须能够全面、集中以及真实反映学生的情况。高校学生在报到之日，学校档案管理部门就已经开始接收学生的档案，并根据学生在学习期间的表现进行归档、保存以及检查，并及时对档案的材料进行补充、充实以及完善，直至高校学生毕业。高校学生毕业后，学校会根据档案管理的有关规定将毕业生的档案转交给接收单位。这也是接收单位全方位考核学生基本情况的一个渠道和途径，并且成为日后晋升和评职称的依据之一。[2]

2.差异性

目前我国学历层次有专科、本科、研究生，而研究生包括硕士研究生和博士研究生。为此，在对高校学生档案进行管理时，必须根据不同学历层次对档案的管理加以区分。当前，我国高校的招生制度在不断进行改革，高校学生档案的手段也在不断发展并且呈现出多样化的趋势。尤其是随着计算机的发展，部分地区对高校学生档案的进行了电子化和无纸化管理。这对高校学生档案管理工作提出了更高的要求。高校的档案管理部门接收新生档案之前，必须根据不同的对象进行筛选，分类进行管理。在前期进行差异化分类能够更好的为高校学生在学校期间的表现进行归档，更有效的为日后档案管理工作服务，提升高校档案管理和信息服务的质量。

3.排他性

高校学生档案涵盖的内容较多，不仅包括了学生的思想素质和政治素质等方面的材料，还包括学生在学习和参加社团等活动中的所有材料，既有奖励的相关材料也有在校期间受到的处罚情况。但是与社会工作人员的人事档案相比，高校学生由于主要任务是学习，其在档案材料的数量比较少，高校对学生档案的管理主要是采取集中、分阶段管理的形式，并且由档案管理部门统一进行保存。当高校的学生毕业后，由接收单位出具调档函，学生的档案转交给新的接收部门统一进行管理。

二、高校学生档案工作的管理手段

1.提高高校师生的档案管理意识

结合当前的时代特点和学生的特点，做好档案管理工作，为档案管理工作提供一批优秀的高校档案管理人才。除此之外，让学院的辅导员也参与到档案管理中来，提升高校辅导员的档案管理意识，注重在日常工作中对学生相关档案资料的搜集整理工作，实现对高校学生档案实现常态化管理。明确高校学生的档案管理制度和工作思路，提升档案管理意识。可以通过各种媒体手段进行宣传，充分利用高校的橱窗、宣传展板等，对档案管理的知识进行宣传。由于各个专业的辅导员对于本专业的学生最为了解，通过提升辅导员的档案管理意识可以让辅导员及时针对本专业学生的实际情况对相关资料进行整理并归档，做好学生的档案管理工作。

2.实现部门联合管理

高校档案管理需要各个部门广泛参与到学生档案管理工作中来，尤其是高校的档案管理部门要各个学院密切联合，分阶段地管理高校学生的档案。高校的档案管理相关工作人员在整理和搜集新生入学的档案时，要认真细致地接收每一份材料。尤其是根据高校学生档案中的登记表、相关奖惩材料等，将各个相关部门联合起来，实现联合管理。分阶段做好学生档案材料的整理和搜集工作，使得高校学生的档案变得更加丰富和完整。[3]尤其是在学生毕业的阶段，由于这一阶段，高校学生的档案要提交的资料较多，包括毕业论文、毕业登记表、个人自我评述等，如果单独依靠档案管理部门来完成，工作难度较大，这就需要相关工作人员，如联合各学院辅导员做好管理资料的搜集和整理，从而确保高校学生的档案能够及时地进行投递。

3.丰富学生档案内容

由于当前高校学生的档案材料主要包括毕业生登记表、学籍表以及成绩单等，材料内容相对来说较为缺乏，无法全面的反应学生的实际情况，可以通过对高校学生档案的内容进行丰富和扩展，全面反应学生在学校期间的表现情况。由于不同学科的教学具有不同的教学形式，导致教学结果也不同。为此，在搜集高校学生的档案材料时，应该结合不同专业学生的特点，有的专业比较注重实践和实验，有的比较注重成绩，通过分专业进行搜集资料，能够如实反映学生的真实情况。但是这对高校学生的档案管理人员提出了更高的要求，他们在搜集相关资料之前，必须熟悉这些专业的课程设置以及实践和教学的特点。通过专业的特点有针对性的筛选，使得所搜集的资料能够如实地反应学生的实际情况，从而提升高校档案参考和使用价值。除此之外，高校档案管理工作人员还应该结合社会的需要，使得学生的档案材料既能够反应学习方面的内容，也能够反映学生的实践和适应社会需要方面的能力，从而提升高校学生在就业中的竞争力。

三、高校学生档案管理工作的创新

1.注重学生档案管理工作的时效性

管理高校学生的档案既要注重使用价值，同时也要注重管理的现实意义。高校在搜集和整理高校学生的档案材料时，要与学生的实际情况相结合起来。尤其是要不断向学生宣传档案在其结业、成长和学习过程中的作用，高校学生的档案管理工作具有较高的时效性。除此之外，高校学生档案资料不应该仅仅停留在应付差事和表面上，还要注重学生在学校日常学习中的一些常规资料。同时要结合学生的素质、心理以及实践等方面的表现，记录相关的资料，使得档案资料能够如实反映学生在学习和工作过程中的表现，提升档案的利用价值。

2.利用现代化技术进行管理

为了做好高校学生的档案管理工作，可以通过建立档案管理信息系统，将高校学生的材料和现实表现情况录入到计算机中，做好分类工作，通过现代化的技术管理能够提升档案管理的效率。并且能够有效的提升档案的服务水平，使得高校学生档案管理能够更好地为学生服务。在信息化时代下，高校学生档案管理通过信息技术能够有效地做到档案的分档管理，能够提升学校本身的管理效率。[4]可以通过计算机、互联网对高校学生的档案进行无纸化管理，提升档案的管理效率，同时在学校不同部门和不同学院之间联网，各院系可以将本专业学生的相关资料上传至其档案管理信息系统，实现及时更新，能够更有效地对学生档案进行管理。

3.注重学生档案管理利用的双向性

高校学生档案管理过程中没有重视到用人单位对学生档案信息的使用情况，这也导致高校学生档案管理的工作人员不重视用人单位对档案的反馈，使得档案的使用价值受到限制。高校档案管理工作人员可以搜集用人单位反馈的信息，从而帮助高校学生档案管理工作人员针对用人单位的实际需要进行资料的搜集，改善档案的管理情况。由于档案管理的目标一方面是为了如实反映学生在校期间的情况，另外一方面也要加重对用人单位需求的重视，通过用人单位的信息反馈，根据职位、人才需求等相应调整档案管理工作，使得档案管理的工作能够有效地与用人单位进行对接，更有效的为用人单位服务。当前新形势下，高校学生档案管理工作面临着一些新的形式和特点，为此，必须采取各种措施加强档案的管理工作，提升档案管理的效率。

作者:马玉妍 宋巍巍 单位:哈尔滨师范大学

参考文献：

［1］谢维.对高校档案工作的有效管理研究［J］.中国管理信息化，2015（13）：98.

［2］程熙,刘婷.完善我国高校档案工作的几点建议［J］.办公室业务，2012（24）：126.

［3］肖永菊.谈如何推动高校档案工作为各项工作服务［J］.科技资讯，2012（36）：8.

［4］郭晶涛.浅谈高校档案工作［J］.黑龙江史志，2010（5）：12.

[4]唐伟元.学籍、学历电子注册与高校学籍档案管理[J].宿州学院学报,2008,02(02):109-110.

[5]黄锦旺.谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策[J].广西大学学报(哲学社会科学版),2008,02(S2):154-155.

第三篇：高校教学秘书工作中档案管理创新研究

摘要：现今高校工作中，教学工作是非常重要的一个部分。面对现实教学工作的多层次性及复杂性，除了直接管理的负责人之外辅助工作人员即教学秘书的工作也是非常重要的。教学秘书主要为教学任务服务，而在秘书工作中，最重要的工作方式就是档案管理。本文写作的关键是对高校教学秘书工作中档案管理工作的创新进行简要的分析。

关键词：高校教学秘书;档案管理;创新研究

在现今高校工作中，由于工作任务的繁多，主要依靠主任等管理人员进行相关工作的管理这无疑加大主要负责人的工作压力。所以，教学秘书的存在在一定程度上对高校各项管理工作起着非常重要的帮助作用。教学秘书的主要工作就是在主要负责人的带领组织下，对本系的教学工作进行辅助管理。因为高校教学工作在教学任务的完成、科研工作、班级管理等各项工作中面临的状况是非常复杂的。档案管理对于帮助其整理工作，促进相关工作的顺利进行有着重要的作用。教学秘书的主要工作就是进行档案管理工作，对于学校有关的文字、图片等材料收集起来，以便于今后工作的进行。所以，档案管理在高校中进行工作创新是非常重要的。

一、教学秘书与档案管理工作之间的关系

1.教学秘书对档案工作的重要性分析：档案管理工作的直接负责人就是秘书。所以，教学秘书必须对档案管理的相关程序、规则熟悉到位。而且教学秘书必须熟悉将要归档的教学业务，并能够凭借着自己的专业素养进行整合，然后将其归档。所以，在整个工作过程中教学秘书的素质是非常重要的。在现今许多高校中，对于教学秘书的工作的重视程度非常的欠缺，对于其岗位管理同样也很欠缺。最重要的一个表现就是档案工作人员专业素质不高，且人员的流动性非常的大，档案管理工作非常注重连续性和稳定性，频繁的人员流动在一定程度上不利于档案管理工作的进行。综上所述，教学秘书的素质对档案管理工作有着重要的影响作用。

2.档案工作对高校秘书工作的重要性：高校建立档案工作最明显的作用就是用于今后工作的查证和参考，同时为今后相关工作的进行积累经验。档案首先能够为师生服务，特别是在有关教师查阅教学任务完成的情况、科研工作的进行程度等工作中其有着重要的作用。而且教学秘书在日常工作中也会涉及到教学工作的管理，所以如果能够建立科学的比较完善的档案工作，那么将会对其工作的进行起着极大的帮助作用。此外，教学秘书可以通过查阅有固定记录的档案考察工作是否按照所规定的程序进行，并且能够及时的发现工作中所存在的问题及时的修补，在很大程度上促进教学秘书工作的规范化。

二、教学秘书素质的创新发展

在现今现代化信息手段不断发展的情况下，教学秘书的工作水平和质量必须随着时代的前进取得相应的进步，高校教学秘书的管理工作要求必须进行档案创新，在进行实体创新之前，必须实现教学秘书素质的创新发展，具体如下：

1.教学秘书所要求具备的素质：①政治素质：教学秘书在综合素质中，政治素质的提高是首要的。档案管理创新工作的进行要求教学秘书必须具备较高的政治觉悟、责任意识、大公无私，严格遵循相关程序和规则进行档案管理工作。②专业素质：档案管理对教学秘书的专业要求比较高，特别是在当前进行档案管理工作的创新的要求下，更加要求教学秘书必须具备专业的建档与管理知识。③知识素质：在高校中由于存在不同的专业，所以档案的管理工作必定也是面向不同专业知识进行的。这就对教学秘书提出一个更高的要求就是在专业素质的增强之外，还必须熟悉其他学科知识，这样才能避免在建档工作时出现错误。④业务素质：新的发展条件下，教学秘书要想实现档案管理工作的创新，必须有足够强的业务能力。具体表现在教学秘书能够利用现代化管理手段如：利用计算机信息技术进行管理，能够使档案的收集与整理方面都能够在短时间内完成，而且必须保证档案建设的质量。而且档案管理工作为管理工作中重要组成部分，其创新发展必须引导管理人员掌握现代管理意识，学会在现代化发展情况下，运用现代化方式进行档案的创新管理。⑤档案意识：回顾以前部分高校教学秘书的档案管理工作，由于没有受到应有的重视，在档案管理工作中一直在固化的模式发展中，所以导致其质量和水平的低下。所以，为了能够保证档案管理工作的创新发展，首先必须加强高层管理人员的档案意识，其次重点加强教学秘书的档案管理意识。教学秘书在档案意识的加强中，必须加强对于建档工作的进行，而且在建档工作中必须做到“有凭有据”，坚决避免建档工作中的造假现象的出现。最重要的就是要保证人员的专业性和稳定性，最大限度的保证档案管理工作的连续性和完整性。

2.教学秘书在当前迫切需要加强档案管理的创新工作，所以必须促进人员主观能动性的提高，尤其是档案管理能力和相应素质的培养。在这样的发展形式下，一方面要求加强高校教学秘书的学习，高校管理人员要定期的组织教学秘书进行相关知识的学习和专业能力的培养，重点提高其专业素质和业务能力；另一方面为了保证人员的稳定，高校各个院系要建立能够适应现代化档案管理发展的自上而下的档案管理系统以及个人和科室责任制，对人员作出明确的安排，在此项工作中最重要的是将教学秘书的档案管理工作纳入到评价体系中，力图从制度上加强档案管理的水平，实现创新发展。

三、档案管理创新工作的发展对教学秘书的要求

1.教学秘书应做好档案的收集与建档工作。教学档案工作的建立发展最重要的就是教学秘书在日常工作中进行的有关文字、图像、材料的收集，总体来讲就是现场第一手材料的汇总。教学秘书在档案相关材料等的收集阶段工作质量和水平的高低直接关系到今后档案的创新发展。所以，教学秘书必须秉持严谨的工作态度，严格遵循档案建设的工作标准和程序进行此项工作。具体而言就是考试考查试卷的收集，学校每年举行活动的记录，教学科研活动的进度及工作的完成情况，教师教学任务的完成程度以及每年毕业生工作事宜的安排程度等工作，教学秘书必须针对这些方面的工作密切的进行管理，定时的组织资料的抽查，优化建档的资料。

2.教学秘书要具备档案规范化管理意识：在高校档案管理工作中，要想能够实现其管理的创新，最重要的就是加强教学秘书的档案规范化管理意识。教学秘书在加强档案管理工作规范化的过程中，首先要针对档案管理环节中存在的问题及时的弥补，在新的要求下，建立规范化的能够被教学秘书适应的档案管理环节。其次，也是最重要的就是档案管理的规范化要求档案管理的质量必须规范，这就要求教学秘书打破批传统的资料收集及整理方式，充分运用现代化管理知识，运用现代化管理手段，扩充资料收集及整理的方式。总体而言，档案的创新管理必须实现教学秘书规范化的档案意识。

3.教学秘书要充分的利用现代化信息技术手段加强档案的创新管理：在现今信息技术高速发展的情况下，必须切实促进信息技术在高校档案管理中的作用。首先，教学秘书要改变传统的纸质版建档的方式，建立能够适应现代化发展的电子档案。电子档案只需要对文件一次性的输入，然后整理、统计等方面的工作不需要浪费大量人力，计算机可自行完成。而且应明确的意识到电子档案的建立管理是未来发展所必须的，避免排斥意识的出现。所以，加强教学秘书的计算机业务能力，能够熟练的利用计算机进行相关工作。综上所述，高校教学秘书档案创新工作最重要的方向就是促进档案管理的自动化即利用信息手段进行此项工作。

四、结语

综上所述，高校教学秘书的档案管理工作是非常重要的，在新的发展条件下，必须实现档案管理的创新工作。这就需要从人员素质的提升和具体的管理两方面共同协调促进档案管理创新工作的进行。

作者:王雅新 单位:内蒙古财经大学资源与环境经济学院

参考文献：

[1]许晶；浅谈基于教学质量工程的高校教学秘书工作创新[J]；统计与管理；2015年06期.

[2]关国印；高校教学秘书档案管理工作刍议[J]；中国科技创新导刊；2011年13期.

第四篇：高校档案管理创新路径选择

2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）指出，“当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高”。就高校档案管理工作来说，这些问题都不同程度地存在。如何适应新形势、新要求，实现档案管理创新是摆在档案管理工作人员面前的一大课题，笔者认为，宜把握以下五个关键点。

一、管理理念创新

创新档案管理，必须理念先行。长期以来，传统的档案管理的重收集、轻开发，重收藏、轻应用，一直难以得到有效解决[1]111，其中最关键的原因就是，无论是单位领导，还是档案管理工作人员，自觉不自觉把档案工作作为单位业务工作的附属，没有真正融入单位业务工作中。新的形势和任务，要求我们更好地发挥档案管理促进业务工作的作用，需要树立以协同发展、主动服务意识为核心的现代管理理念。一是把档案管理全方位融入单位各项业务活动之中，与业务工作协调动作，在档案收集、管理、应用等各方面一并考虑，忠实记录重大活动的来龙去脉，保持档案的真实性、系统性、完整性。二是全面加强档案人员队伍建设，一方面要教育引导档案人员树立法制意识、全局意识、服务意识，依法加强档案管理，增强工作的主动性，按照档案管理工作的要求，服务单位中心工作，服务各部门、各岗位档案需求；另一方面，档案人员必须掌握现代信息技术，熟练掌握电子档案收集、纸质档案电子化、网络传输、信息安全等方面的技能，努力提高档案管理信息化水平。加强队伍建设是档案管理创新的基础，适应新的形势和任务，需要夯实队伍的思想基础、能力基础。三是增强档案管理工作的主动服务意识，超前谋划档案收集，及时实施档案开发，积极配合业务部门开展档案利用，甚至引导业务部门充分利用现有档案资源，帮助业务部门补充收集新的档案资源，真正发挥档案管理在业务工作中“以史为鉴”的重要作用。从传统的档案管理理念来看，非常突出的一点是主动服务意识不足，由此也导致档案管理工作的主动性、创新性不强，在单位整体工作中的地位难以充分体现，久而久之，也容易导致档案人员被动应付、无所作为，难以调动档案人员的积极性。

二、工作机制创新

要推动档案管理创新，仅靠个人的工作热情、工作态度、工作能力远远不够，必须建立健全工作机制，通过工作机制明确工作程序、工作要求、工作标准，形成鼓励创新的工作导向，不仅让档案人员知道做什么、怎么做，同时也让相关业务部门知道怎么配合、配合到什么程度。通过档案工作机制的建立，规范档案管理流程，明确工作责任和激励措施，调动方方面面的积极性，为档案管理创新提供机制保障。一是明确各方责任。档案管理绝不单纯是档案人员的事情，上至单位领导，下至各部门各岗位，在档案业务中都有着相应的工作任务：领导层面，要配强配齐档案人员队伍，特别是要保证档案队伍专业结构合理；为档案工作提供必要的工作条件，充分满足档案收集、分类、开发、收藏需要，特别是保证档案安全的设施、信息化设备等；组织制定档案工作规划、计划，及时研究解决档案工作中存在的问题，支持档案事业发展。档案人员层面，要认真履行档案管理主体责任，落实档案法规要求，落实本单位档案工作计划，高标准做好档案收集、归档、开发、保管、借阅等各项工作，以创新的精神探索档案管理新途径，以主动融入的态度服务单位中心工作。其他部门及其有关岗位人员，同样是档案资料生产的主体，应当按照档案管理的要求，配合档案人员及时归档，保证档案的真实性、系统性、完整性，共同实施档案开发，共享档案开发成果。二是明确档案管理流程。从档案的产生、收集、整理、编研、收藏、利用等方面，建立相应的工作制度，制定不同的工作标准，通过制度约束每个环节、每项工作内容，确保档案管理工作有章可循、违章必纠。事实上，档案工作作为一项常规性的工作，各项工作制度已经基本完善，目前的问题主要是在制度的落实方面和制度创新方面。在建立健全制度的基础上，首先应当抓好制度的落实。通过宣传教育，引导全体员工，尤其是档案工作人员遵守制度，自觉养成良好的工作习惯，时时处处严格要求，防止制度流于形式。其次，在制度建设中，应当与时俱进，鼓励档案管理方式创新，更好地发挥档案作用，尤其是信息化方面，应当支持档案人员通过新技术的应用实现业务流程再造、服务手段优化、服务内容拓展。三是激励与约束相结合。加强相关工作制度落实情况的考核与评价，对遵纪守章、业绩突出的，给予表彰，在职称评定、职务任用、绩效工资发放等方面予以体现；对玩忽职守、违反相关工作制度的，应当予以惩戒。一个制度是否能够得到有效落实，核心在于后续的评价及评价结果的运用，关键在于单位领导是否动真格。

三、收集模式创新

档案收集是档案管理的源头，要实现档案管理创新，也必须从收集这个环节开始。传统的档案收集多为事后归档，按年度收集，收集的范围长期一成不变，多为本部门所形成的档案资料。而实际上，一份优秀的档案，要想在将来发挥更大的作用，必须最大限度地反映事件的客观过程，内容的丰富性和系统性非常重要，对于档案工作来说，要实现丰富性、系统性的目标，就需要在收集环节突破传统思维。一是借力OA办公平台，推广同步收集。目前，各单位普遍采取OA平台办公的方式，这为同步收集档案资料提供了方便。结合单位年度重点工作，及时确定档案收集重点，对重点项目、重点事件，档案人员及时将相关资料进行收集和整理。这样做的好处，不仅能够保证档案的丰富性，防止遗漏重要资料，确保档案的完整、客观，还能够直接实现档案的信息化，减少事后归档的工作量。二是拓宽信息源。围绕重点事件，不仅要收集本单位相关工作过程所形成的档案资料，同时还要收集与事件相关联单位所形成的档案资料，包括事件的源头、协作单位的来往函件及相关工作成果、社会反响等，防止就事论事。随着社会分工越来越细，很多事情都需要协作完成，比如重大科研项目，有的是几个学校联合开展，有的是校企合作开展等，在收集这类事件的档案时，就需要及早关注相关协作单位的工作动态，否则，事后收集就很可能遇到较大的困难。三是加大特色档案收集力度。档案工作的涵盖面很广，除了常规的档案收集外，还应当对部分具有本单位特色的档案实施重点收集，以扩大馆藏档案的影响力。对持续时间较长的事件、对本单位影响较大的事件等，应当作为重点收集的对象，在档案收集过程中拓宽视野、仔细甄别，力求做到脉络清晰、内容丰富，这样才能更好地为今后的档案开发、利用奠定基础。

四、内容开发创新档案贵在利用

可以说，档案开发水平的高低，是衡量档案工作质量的重要指标。长期以来，重收集、收藏，轻开发、利用的趋势比较明显，这一方面体现了对档案工作认识的片面性，也折射出部分档案人员的工作惰性，没有把档案工作真正作为一项功在当代、利在千秋的伟大事业来对待。对原始档案实施二次开发，对于发挥档案的宣传教育功能意义重大，能够让更多的人从中受益。档案内容开发方面的创新，可以从三个方面入手：一是加大馆藏档案编研力度，为档案利用者提供相应的情报服务、检索服务[2]82，着力扩大档案利用的广度。要将所有的馆藏档案通过科学分类、撰写摘要和关键词等方式，纳入检索查询的体系之中，让需要利用档案的人能够找得到、找得全。二是对重点档案实施专题开发，着力扩大档案利用的深度。选择利用意义重大的档案，适当扩大信息源，综合方方面面的档案资料，全面、系统地还原事件原貌，方便档案利用者能够在较短的时间内浏览到较为丰富的信息。专题开发除了充分发掘本单位的档案资源外，还应当广泛收集整合校外资源，包括互联网资源，同时分别注明信息来源。三是对纸质档案实施电子转化，着力扩大档案使用的便利性。尽管近年来档案信息化的步伐一直在加快，特别是信息化办公系统的应用，电子档案已经成为馆藏档案的重要组成部分，但仍有相当一部分纸质档案，特别是早期的档案，所占比重仍然较大。在档案开发过程中，还需要作为一个重点任务，结合查阅频率的高低，分门别类地加快电子转化进度。在纸质档案电子转化过程中，同步做好类目编研和内容整合，方便查阅利用。

五、服务方式创新

为单位发展服务、为用户服务，是档案工作的出发点和落脚点。传统的档案服务具有被动性的特点，缺少与档案利用者的互动交流，在创新服务方式方面，应当做到以下几点：一是重视主动服务。档案资源在宣传教育方面有着独特的优势，与其仅仅被动地满足查阅者的需求，不如主动发挥优势，通过大力宣传档案编研开发成果，能够扩大档案的影响力，进而激发出更多的档案利用需求。从某种意义上来说，这也是档案工作的供给侧改革。二是靠近业务一线。业务工作既是档案信息的重要来源，也是档案利用的最大需求方。档案工作人员可以结合单位重点工作进展情况，加大档案信息的编研力度，及时向业务一线部门编研成果，供业务工作者参考，进而推动档案工作与业务工作的有机融合。三是扩大业务开放。单位内部的档案馆，往往把借阅业务局限于单位内部，这样不利于档案信息的交流和档案利用价值的最大化。应当扩大同行业之间的交流，与社会档案馆之间的交流，通过优化档案借阅制度，向非单位人员适度开放档案资源[3]172。四是提供网上服务。档案电子化之后，根据档案密级确定不同的借阅范围，对于普通类的档案资料，可以采取网上查阅的方式提供更为便捷的服务。总之，在新的形势下，档案工作的内涵更加丰富，社会公众对档案工作充满期待，亟须工作理念、工作力度、服务方式有新的突破。实现档案管理工作创新，是顺应时代要求，也是档案事业自身发展的必然要求，有必要在重新审视现状的基础上，紧盯社会需求，全方位实施创新实践，以此推动档案事业的全面发展。

作者:马玉妍 沈玲玲 单位:哈尔滨师范大学档案馆

参考文献:

[1]杨萍.关于增强档案工作创新服务意识的思考[J].山东纺织经济，2010（7）.

[2]方淑静.新形势下档案事业的全面深化改革[J].无线互联网科技，2015（13）.

[3]宋彦.创新思想与创新服务[J].档案管理，2011（4）.

第五篇：高校学生档案管理创新研究

摘要：近年来，高校招生范围不断扩大，学生数量不断增加，学生档案管理工作的有效进行显得尤为重要，特别是对高校毕业生就业的影响。本文从就业视角下对学生档案管理的地位与作用进行阐述，针对当今高校学生档案管理存在的主要问题进行研究。

关键词：高校学生档案；就业服务；创新策略

一、就业视角下高校学生档案管理的地位与作用

（一）记录就业前的个人经历，提高大学生的综合素质

高校创办的教育理念是为国家和社会培养德、智、体、美全面发展的人才，以适应社会经济发展活动需要。学生档案真实地记录和反映了高校学生在校期间的学习成果、生活状况以及参加各种活动的实践经历。高校学生档案不仅体现了学生在校的成长历程以及学校对人才的培养过程，而且为国家对人才的选用提供了重要依据。同时，高校档案管理对提高大学生的综合素质有着重要的作用：高校教师通过学生档案对学生实行差别化教育，以此来择出优秀毕业生，而且可以激励学生在竞争中提升自我价值，提高自身的综合素质。

（二）在就业中加大被选用的机会

学生档案的有效管理能够增加大学生稳定就业的机会，我国教育体制的不断深化改革，促进了“供需见面、双向选择”的当代大学生就业方式。这种方式以高校引进各大企业在学校举办招聘会的形式出现。用人单位在选用毕业生时，首先是通过教师对学生基本情况的介绍，再查阅其个人档案，了解学生的综合素质，从而进行人员的录用。因此，学生档案成为毕业生与用人单位双向选择就业的重要纽带。一份高质量的学生档案往往会吸引用人单位的眼光，同时也为学生进行自主择业提供了更多的选择机会。

（三）保障学生就业后的合法权益

部分用人单位在录用高校毕业生时不落实档案和户口，导致许多毕业生无视档案的重要性。但随着人事管理制度的深化改革，各企业人事管理制度的不断完善，对于高校毕业生就业之后的档案和户口落实、社保和住房公积金、职位管理等方面，用人单位都会根据学生档案进行具体的施行，从而强化了人事档案的管理。此外，毕业生继续升学、报考公务员也会用到档案。因此，高校必须加强对学生档案的有效管理，有利于保障高校毕业生就业后的合法权益。

二、当今高校学生档案管理存在的主要问题

（一）高校学生档案中部分资料不够规范完整

在当今大部分高校学生档案中，首先是档案号与案卷标题不规范，很多学生档案都没有明确的档案号和案卷标题，即使有标题存在也无法充分反映其主题内容，对学生具体情况无法有效地进行查阅和记录[1]。其次是大多数学生档案都缺少目录，导致很多档案的具体内容无法通过目录检索的方式进行清楚地查阅。另外，档案内容不完整，传统的高校学生档案在材料收集方面只注重学生的思想道德品质和学习成绩，对表现大学生综合素质的相关模块记录严重缺乏，如：个人的创新能力、管理能力、人际交往能力、心理抗压能力、实践能力、诚实守信品质等情况，这不利于用人单位对学生的准确评价，限制了用人单位对人才的选用。

（二）高校学生档案管理方式落后

高校学生数量日益增加，学生档案管理越发呈现复杂性，大部分高校对学生档案管理方式是采用分散管理与中式管理。一般高校的学生档案都保存在分院的办公室，每年对学生档案的整理时间都是统一定在学生临近毕业的时候。而且有些高校为了省时省力，对于学生档案部分的填写完全是发放到学生手中，由其自己自主填写，使得很多档案的真实性有待考究。还有部分高校以纸质材料为主，缺少电子档案，这种以手工为主的管理方式使得学生的档案材料比较分散，对于档案的利用效率极低，从而严重制约着大学生的就业。

（三）高校学生档案管理工作人员缺乏专业素养

高校学生档案管理工作人员大部分都是兼职人员，素质修养不高、人员流动性大、责任意识不强、专业知识匮乏，这些都严重影响着档案管理的有效性。很多兼职档案管理人员在实际工作过程中经常出现档案漏发、误发、延发等现象。在档案转移过程中不注重记录档案回执，容易造成档案丢失，而且兼职人员的业务水平不高，在档案发送到各地时极易造成失误。

（四）高校学生档案管理信息化程度不高

目前，高校学生档案管理信息服务手段单一。在当代科技迅猛发展的今天，高校利用现代信息技术的服务手段严重缺乏，实现档案全文查阅、网络查询、电话咨询等方式的推广还不够全面，高校学生档案管理无法满足学校各部门对档案信息资源的需求，严重影响了现代办公效率。大部分高校还是没有充分利用网络开展档案信息服务工作，仍然游离于网络之外。因此，借助计算机网络实现档案管理工作的信息化已成为迫切需要解决的问题。

三、就业视角下高校档案管理的创新策略

（一）提高高校学生档案的质量

为了规范高校学生档案管理工作，必须提高学生档案的质量。第一，根据高校学生的实际情况对档案的案卷号和标题进行规范和完善。第二，在档案分类过程中，按照高校具体的分类标准施行，通过计算机技术来提升档案的检索率，保证资料的清晰和完整。第三，设置完善的学生档案内容，反映学生的综合素质，各高校要不断充实学生档案内容，将反映学生思想道德品质、实践能力、管理能力、科研能力等材料列入学生档案，还要重点加强学生档案材料的真实性[2]。

（二）强化高校学生档案管理方式

各高校要转变传统的集中、分散式管理模式，健全档案管理机制。第一，各相关负责人员要明确自己的职责，分工合作并全力做好学生档案的收集、整理和利用工作。第二，高校可以在校园建立一个现代化信息平台，为学生对档案信息的收集、传播和利用提供一个有效的手段，而且能够减轻档案管理人员的工作量，还能为企业选择员工时提供一个交流与合作的平台。第三，建立信息反馈系统，对毕业生的就业信息和质量进行分析，了解市场对人才的需求状况，从而为高校改革人才培养模式以及为在校生更好地就业提供了参考价值。不断强化高校学生档案管理方式既能保障毕业生就业稳定，还能提高高校对人才培养的管理水平。

（三）提升高校学生档案管理工作者的专业素养

只有提升学生档案管理工作人员的素质和能力，才能推进学生档案管理工作的有效进行。第一，各高校要求从事学生档案管理工作的人员具备相关专业的管理能力，不能聘用临时兼职或者教师代办。第二，保证管理工作者的专一性，避免对其工作人员的频繁更换，要使其工作者保持对学生档案和管理工作的熟悉程度，以便学生档案管理工作的顺利开展。第三，要定期对管理工作者进行培训，以此来强化对学生档案的管理知识，提升自身的专业素养。

（四）加强高校学生档案管理工作信息化服务

高校利用网络信息技术手段构建学生档案数据库，加强师生对档案信息的使用程度，另外可设置一些专门的档案信息管理网站，实现档案信息共享，促进高校毕业生的就业。

作者:彭梅 单位:西安航空职业技术学院

参考文献：

[1]陈晓花.创新以就业服务为导向的高校学生档案管理[J].人力资源管理,2015(6):40.

[2]顾杰.以就业为导向的高校学生档案管理方法优化探究[J].考试周刊,2014(72):169-170.

第六篇：信息网络化及高校档案管理创新

摘要：随着社会经济的不断发展，我国高校建设的规模也在不断扩大。一些新的技术不断运用于教育教学中，改变了传统的教育方式，并且也让我国的高校向着数字化校园发展，数字化网络信息成为高校发展过程中的推动力量。高校不仅在教学中出现了数字化，而且在档案管理中也引进了网络化管理技术，使高校的教学真正向数字化迈进。在利用先进技术的同时，由于高校的规模庞大，在技术操作方面还存在一定的问题。因此，如何改变观念、创新服务机制以及如何提供更加优质的服务成为各大高校首要解决的问题。下面就对高校档案管理创新的必要性进行深入分析，提出相应的措施来促进高校档案管理的信息网络化服务创新。

关键词：高校；档案；管理；信息网络化

随着社会经济技术的不断发展，信息网络技术的发展速度日益加快，许多行业的发展已经无法满足社会发展的需求，就档案管理而言，传统的档案管理主要以纸质档案信息为主，庞大的纸质在整理、保存、查阅方面都存在一定的落后性，已经无法满足社会发展的需求。在信息网络技术出现以后，网络化的信息技术为档案管理工作带来前所未有的方便，同时也带来了巨大的挑战。数字化信息管理，有利于提高档案管理的效率，也能够有效地管理档案。如何在网络信息化技术发展的情况下有效提高档案管理的质量成为高校讨论的话题。

1在运用网络技术的同时加强馆藏建设

与传统的档案管理相比，信息网络化资源管理技术能够将档案信息进行数字化管理，并提高档案管理的速度；同时，在档案的查阅、修改方面都比较的方便。此外，信息化网络管理档案还能够节省人力资源，提高办事效率。鉴于此，高校的档案管理在运用网路技术的同时，还要加强馆藏建设。（1）要扩大档案信息的收集范围，学校要在现有的档案资源基础上，将档案资源的范围扩大，多收集档案资源，高校不仅要收集与学生有关的档案，而且还要收集历史影像或世界名人的档案。增加收集档案种类，就能够建立种类齐全的高校档案资源，从而有利于丰富高校教学。（2）在信息技术资源的推动下，对收集的档案进行分析研究，并掌握其使用规律。对于建立高校档案馆藏的工作，需要有敏锐的眼光，结合当下的信息技术，对收集的信息进行充分的认识，让学校建立的档案馆藏资源为阅读者提供优质的服务。学校的档案馆藏服务质量，在一定程度上体现了学校对教育的重视程度。

2对高校的档案资源服务方式进行创新

随着社会经济的不断发展，网络技术也在进步，信息网络技术将成为人们生活工作中不可缺少的部分。当信息化网络技术运用于档案管理中时，高校的教学和科研工作也将随之发生变化。丰富多样的档案资源为教学和科研提供了方便快捷的服务，同时也改变了以往的高校教学模式。在高校档案管理的发展方面，要运用现代信息技术，积极地与国际资源接轨，利用各种平台引进先进技术，建设高校档案馆藏的同时，也要让资源达到共享，在现代化资源共享的条件下，将档案管理服务的范围进一步扩大。让档案管理为高校的教学提供全面优质的服务。高校的档案馆建设与其他事业单位的档案馆性质不同，一方面，学校的档案管理要担任教育功能，主要将档案馆藏的资源提供给教育工作者，让他们借助档案馆藏的资源为学生提供更加全面的教学内容，同时也提高高校的教学质量；另一方面，还要确保档案馆藏资源的信息化，保证高校的发展与社会的发展同步进行。档案管理要与社会的发展相一致，让档案馆藏资源向信息化方向发展，并不断地更新资源，使档案馆藏资源能够满足学生的求职需求，从而为学生的求职增加一条新的途径。无论是传统的档案管理还是新型的信息化网络档案管理，都需要管理者进行操作，因此，归根结底，档案管理的创新需要管理者思维的创新，即档案管理者要有创新思维的意识。在具备创新管理意识的前提下，还要具备创新管理的能力。在现代化信息技术发展的今天，管理者需要不断的学习，既要学习知识，也要学习实践技能，只有理论与实践相结合，才能从整体上掌握现代化网络信息技术。因此，工作人员要在工作的同时不断充实自己，增加自己的知识储备量。此外，工作人员还要解放思想，提炼出一套自己的思维方式，在服务高校教学和科研的同时，让高校的档案管理服务走向更广阔的平台。知识是没有界限的，知识资源也是需要共享的，人们在资源共享的同时应开发更大的档案资源。

3提高高校档案信息资源管理的网络安全性

由于高校档案涉及高校的科研工作，也涉及学校的相关工作问题，因此，高校的档案管理工作具有一定的保密性。在互联网发展的同时，有一些破坏性的事物伴随而生，比如：木马程序或黑客病毒等，对网络资源的安全造成很大的威胁。在社会发展的今天，互联网信息技术已成为人们生活工作中不可或缺的一部分，互联网技术将会更广泛地运用在人们日常生活中。因此，为了让资源能够安全共享，高校的部分档案资源应具有一定的保密性。首先，高校要解决用户的访问权限问题，做好用户访问的安全保护措施。为了确保档案数据库的信息不被泄露，也为了确保每一个用户身份的安全性。最基本的作法是对档案管理馆藏信息平台建立加密的数据库，并对数据库设置相关的身份验证程序，比如：访问的用户必须在各个高校或单位备注，并且有各自的身份证明资料，除了最基本的信息之外，还有单位或高校的特殊匹配信息。如果有用户访问，就要输入能够验证身份的信息，当然验证信息种类可以设置几种，访问者根据信息提示进行填写，对于信息不符合身份验证的用户，信息网络系统将会自动拒绝。这样能够有效的防止非法访问者，也能够保护档案管理的内部信息，避免信息泄露。身份验证程序给高校档案管理提供了坚实的保护。其次，为了防止网络信息技术出现安全问题，导致保存的档案信息丢失，档案管理工作者要对重要信息做好备份保存工作，一般情况下，备份的资料要和原文件的内容完全一致。同时，工作人员还要对保存的信息资源进行定期检查，对于保存日期比较长的资料进行备份保存，以免保存文档因时间过长而丢失。档案资料的备份工作必需安排专业的技术人员进行操作，由于高校的档案管理与信息网络技术相联系，因此，在操作方面需要有专业计算机技术和档案管理经验的人员进行胜任。这样在工作中遇到电脑操作异常或文件需处理等方面的问题，就能够迅速解决并使工作正常进行。从而避免了因操作失误而让档案资源丢失的现象发生。最后，对于档案管理的安全性准备工作，除了各高校本校的工作人员对档案信息进行保存、备份之外，各高校之间还应相互合作，在建立资源共享的同时，也进行资源保管工作。将本校的资料放在其他高校的档案管理中，让高校之间相互管理，相互共享资源。这不仅能够提升各大高校的档案管理工作，而且也能丰富高校的档案资源，让高校的档案资源为高校教学提供优质服务，进而促进高校的教学质量提升。并且，如果某所高校的档案管理工作在操作上出现问题，也能在其他学校的帮助下，在很短时间内恢复高校的档案资源系统。

4结语

在当今社会经济技术不断发展的情况下，网络在给人们的生活工作提供了许多的方便的同时，也给人们的生活和工作带来许多问题。尤其在高校档案管理工作迅速发展的时期，如果网络技术被运用得当，网络信息技术将会促进高校档案管理工作的发展。当今社会的信息技术发展速度越来越快，信息全球化发展的趋势已成为主流，其特征是信息资源的网络化发展，并且信息服务面向社会化、大众化。因此，高校的档案管理就要朝着现代化技术的方向发展。不仅让高校的档案管理向科学化、规范化方向发展，而且也让高校的档案管理更好地为高校的教育服务，同时也为科研服务。这就对档案管理的工作人员提出一个非常严格的要求，需要工作人员不仅要具备专业的技术理论知识，也要具备一定的档案管理工作的经验。此外，工作人员还要创新思维，让新的思想、构想运用到高校的档案管理工作中，为高校档案做好服务工作，从而让高校的档案管理工作在信息网络技术的推动下得到更好的发展。

作者:芦利萍 单位:濮阳职业技术学院

参考文献:

［1］王雅新.信息网络化与高校档案管理创新研究［J］.城建档案,2015(12).

［2］孟丽霞.信息网络化与高校档案管理创新［J］.现代经济信息,2009(24).

［3］郑纪达.高校档案管理信息网络化建设存在的问题及对策［J］.黑龙江档案,2014(1).

［4］赵淑娜.浅谈高校档案管理信息网络化建设［J］.黑龙江档案,2014(1).

第七篇：高校科研档案管理创新研究

伴随着我国高等教育事业的迅猛发展以及科教兴国战略的深入实施，高校尤其是以工科为主的重点大学已经逐渐发展成为我国科研活动的主要阵地，研发出许多高水平的科研项目。高校科研档案作为高校开展科研活动中产生的具有重要价值的档案材料，是高校科研活动的直接历史记录,其在一定程度上可以反映出高校的科研实力和教育水平。科研档案管理工作紧跟时代步伐，已经越来越受到各高校领导的重视，但由于各种原因使得我国高校科研档案管理存在着一些不容忽视的问题，需要我们认真对待和解决。本文将深入探讨高校科研档案管理存在的问题及其产生的原因，进而在此基础上提出提高高校科研档案管理水平的策略，以期更好地促进高校科研工作的健康发展。

一、高校科研档案的新内涵

高校科研档案是指在科学技术研究活动中经过科学整理而形成的具有一定价值的文字、图像、表格、数据以及音视频等各种形式的档案资源。包括国家、省市、部级等纵向课题，与社会经济效益关系十分密切的横向课题，国家发明专利、实用专利等。它作为高校开展科研活动的历史记录，是高校发展过程中一项十分重要的科技信息资源，直接反映着高校的科研教学水平和教育管理水平，对于促进学校的健康发展具有重要的作用。从内容上进行划分，高校科研档案主要细分为科研项目档案、科研文书档案以及科研成果档案三种类型。

二、高校科研档案的重要性

1.高校科研档案是高校整体工作的重中之重，它体现和代表一所高校的发展进程和辉煌历史，为高校教学和管理工作提供有力保障。高校科研档案管理工作为全校教职工和科研工作人员组织科研立项申报、研究过程、科研结题以及评奖、评优提供最有原始价值的凭证和记录，是最为可靠和真实的情报信息资源，通过科研档案可以深入了解课题的前期研究状况，从而在此基础上开展更有价值的创新研究。

2.高校科研档案管理工作为学校发展和提高教学质量保驾护航。高校工作的主要任务是为国家和社会培养德才兼备的优秀人才，作为高校教师不仅仅自身要熟练掌握所学专业的前沿性知识，还要不断更新教育教学方法，利用科研档案可以提炼出与之相关的理论研究成果应用并充实到课堂中传授给学生，进一步促进教学质量水平的提高。

3.高校科研档案是进行科研管理的重要凭证。从高校科研档案的形成和内容来看，主要是在课题研究过程中形成的全部资料，包括文字资料、音像资料、财务账目、经费运用情况等。有关课题研究的配套档案是我们每所学校科研档案的主体部分。根据课题研究的不同阶段可分为前期档案、中期档案和后期档案，这些都是客观实际的科研档案。高校开展科研管理离不开对历史以及现实情况的科学把握和分析，而科研档案以其自身客观性无疑成为学校科研管理工作的重要凭证。

三、新形势下高校科研档案管理存在的主要症结

1.科研档案管理意识较为薄弱。由于历史和现实等各种原因，使得高校广大师生普遍存在对于科研档案管理认识不足、保管不善的现象，没有正确意识到科研档案管理工作的重要性及其非凡价值之所在。首先，学校管理层尤其是高校领导并没有真正意识到科研档案管理对于学校发展的重要性，对于必要的经费投入和人员配置不够重视。其次,学校科研人员自身对科研档案缺乏保护和管理意识，认为归档工作只是学校相关管理部门的工作，和自己没有任何关系，收集材料不齐全、整理材料不到位、档案管理不严格，这就使得科研档案在一开始的形成阶段就面临着失控和不完整的状态，日积月累，造成科研档案杂乱无章、缺这少那。还有，学校科研管理部门的档案管理意识较为薄弱，没有真正做到科研管理与档案管理工作的“四同步”和“三把关”。

2.缺乏科学有效的科研档案管理制度。目前，学校科研管理基本上主要依据《中华人民共和国档案法》以及《普通高等学校档案管理办法》等法律法规开展日常管理工作。由于高校大都直接参考国家层次的统一管理标准，缺乏符合本校实际发展情况的科研档案管理制度以及实施办法，从而在一定程度上制约学校科研档案管理工作的顺利开展。没有制度的引导和规则的约束，使得学校档案工作人员对于自身的工作职责认识不足，导致学校科研档案管理工作面临着重重困难，应逐步加大科研档案管理的管理力度和制度化建设。

3.科研档案管理人员素质有待提高。长期以来，由于高校科研档案管理工作没有引起足够的重视，使得高校科研档案管理人员层次、素质都参差不齐，人员配置没有严格按照相关要求组合，专职、专业档案工作人员少，主要依靠兼职工作人员开展工作。而这些人员并非档案专业毕业，大都不具备档案管理工作相关理论知识和实践经验，且没有经过档案技能培训和档案专业继续教育学习，使得学校档案管理工作人员素质偏低，难以适应新形势下档案管理工作的要求。其次，由于工作人员普遍配备不足且工作较为繁琐，从而造成高校档案管理人员的工作热情普遍不高。

4.高校科研档案的利用率不高。高校科研档案作为高校科研发展的基石，也是衡量高校办学水平的标志，是加强科研管理，深入进行科研工作的基础，对经济社会发展具有重要的促进作用。如果只把科研档案作为一种历史档案进行保存，没有将其上升到更好为学校整体工作服务以及社会经济发展服务的高度上来就谈不上档案的价值所在。与此同时，由于高校科研档案管理工作仍然处于一种相对封闭的状况，既不对外向社会开放，也不对内向教职工利用提供服务，从而在一定程度上制约着科研成果的利用率。

四、新形势下提高高校科研档案管理水平的对策

1.增强广大师生的科研档案意识。当前，提高广大师生尤其是专职科研工作者对科研档案价值的认识，是做好新形势下高校科研档案管理工作的首要之事。要实现科研档案管理规范化、科学化、法制化和信息化，并且要积极深入地开展档案法律法规的宣传工作，就要使广大师生尤其是高校领导正确认识到高校科研档案管理工作对于学校发展的重要性以及必要性，进而使其树立正确的科研档案管理意识并提高服务水平，重视科研档案资料的收集、归档、研发和利用情况。还有，应加强并不断提高科研档案管理工作人员的服务水平和专业能力,以制度和法律作依据，强化科研档案的归档问题，以奖代罚调动广大科研人员的档案保护意识，同时应在观念上变被动服务为主动服务，积极协助广大科研人员做好科研资料的收集、整理和归档工作。

2.制定并完善科研档案管理制度。高校科研档案管理工作必须坚持常态化和制度化，这样才能取得良好的效果。首先，应该对科研档案的收集、整理、接收、储存、管理以及开发利用等方面制定切实可行的规章制度，从而使高校科研档案管理工作做到“归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，管理有措施”，并做到纸质材料与电子材料的同时归档，更好地保证高校科研档案的准确性、客观性、规范性和完整性。其次，应该制定较为完善的科研奖励制度，鼓励广大科研人员积极主动地向档案管理部门移交各种科研档案，同时采取必要的制约措施和归档标准，普及科研人员的档案管理法治化教育，使科研档案管理工作更加规范和科学。

3.最大化地开发利用科研档案信息资源。科研档案管理工作的最终目标在于开发和利用现有科研档案，使其更好地促进学校科研工作和地方经济的发展。首先，在新形势下，高校科研档案管理工作人员应该与时俱进创新管理方法和服务意识观念，树立档案以服务代管理的工作理念,克服“重藏轻用”的僵化思想。其次，学校应该加大科研档案管理的经费投入力度，创建科研档案信息资源数据库和服务共享平台，以方便科研人员快捷检索，充分利用各种可公开的科研档案资料。再次，教育主管部门以及高校内部可以相互扶持建立资源共享的高校科研成果信息平台，进一步实现高校科研成果信息和其他机构科研成果信息的网络资源共享模式，更好地发挥高校科研成果的经济和社会效益。

4.创新并提高科研档案管理人员素质。基于形势需要，伴随着科学技术的迅猛发展以及科研档案的多元化发展，再加上科研档案管理工作本身的综合性特点，高校科研档案管理工作人员不仅必须具备专业的档案理论知识和先进的信息网络技术，还需要熟悉相关的法律法规和管理制度。因此，学校必须重视并加强科研档案管理工作人员的队伍建设。首先，应积极组织科研档案管理人员积极参加各种业务培训和继续教育，不断提高他们的档案管理业务水平和计算机管理技术。其次，科研档案管理工作人员应重视自身职业道德修养，创新服务模式，主动利用各种现代化知识武装自己，不断提高自身业务素质、专业技能和自身修养，从而更好地服务全校师生及科研工作人员开展科研档案管理工作。总之，新形势下要做好高校科研档案管理工作，档案工作人员必须主动加强学习，创新观念，进而打破传统思维对科研档案管理工作的束缚，根据高校实际情况以及科研档案的发展现状，探索出一条符合高校科研档案管理的新路子，从而更好地促进高校科研档案管理工作的可持续发展。

作者:李建平 单位:广东嘉应学院档案馆

参考文献:

[1]陈颖.浅谈当前高校科研档案归档中存在的问题及对策[J].大学教育,2015（1）.

[2]段勇、代勇才.地方高校科研档案管理策略研究[J].兰州教育学院学报,2014（1）.

[3]陈亚利.地方高校科研档案管理存在的问题及对策———以南通大学为例[J].云南社会主义学院报,2014（13）.

[4]王燕.对高校科研档案管理与开发利用中存在问题的思考[J].北京建筑工程学院学报,2015（12）.

[5]张黎黎.基于云计算的高校科研档案管理模式探析[J].物联网技术,2015（12）.