企业人事档案管理思考5篇

第一篇：钢铁企业人事档案管理

1当前钢铁企业人事档案管理现状

1.1人事档案管理的信息化程度不高

目前很多钢铁企业的人事档案依然使用纸质材料，由档案管理员收集、记载、填写目录并装订。这种管理方法注重档案的原始记载，管理人员收集、记录以及装订，工作量大，使用效率低。日常使用档案，例如干部职务聘任及职称晋升或查阅职工个人资料，都要用到个人相关时期的评审表和原始记录，需要查找、撤出、复印，然后按目录位置放入装订成册。这无形中浪费了大量人力、物力和时间，且不利于档案材料的保管，每次翻找、撤出以及装订的过程中，都会损毁档案材料，有些材料一旦丢失或损毁严重，是根本无法弥补的。

1.2人事档案管理人员个人素质不高，管理水平不高

在实际工作中，有些钢铁企业或二级单位对人事档案管理不够重视，不配备专职人员，而是兼职管理或经常轮换岗位，兼职管档人员对业务不熟，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档以及装订等业务不太了解，严重影响了档案管理水平。特别是在国有钢铁企业，有的工人文化程度低，是20世纪70或80年代招工上岗的，原始的招工表成了该员工参加工作时间界定的唯一凭证，由于保存时间较长，若保存环境过于干燥或潮湿，纸张发黄或字迹模糊现象就在所难免，非专业档案管理员不懂得如何保护和使用这些原始记载资料，给管理工作带来很大的麻烦。

2改进钢铁企业档案管理问题的建议

2.1建立科学合理的人事档案管理制度

传统的钢铁企业人事档案管理，已不适应企业当前的管理模式，必须进行改进。要及时建立统一的、科学合理的人事档案管理制度，使人事档案管理集中化、规范化。人事档案材料的收集、鉴别、排序和装订，以及档案的登记、借阅和保存等环节都要建立相关的规章制度，并在实际工作中不断完善，以保证人事档案管理工作有序进行。要以提供详实的记载和安全的保管为目标，既要方便使用，又要尽量减少因管理不善造成的漏洞。

2.2建立人事档案管理信息化的管理模式

人事档案管理工作要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。这个系统要求建立纸质档案与数字档案相结合的技术性管理系统，实现人事档案的信息化管理。在钢铁企业总公司建立人事档案管理信息系统，把每个员工的档案信息都录入到数据库中，并把纸质资料转换成影像资料链接到员工信息中。这有利于提高人事档案管理人员的工作效率，有利于档案管理实现信息化、实时化和网络化，数据只需一次录入就可随时取用，上级人事、组织部门只需调用档案数据就可查阅，并大大提高了管理人员的工作效率，并能保护纸质档案。

2.3提高档案管理员的业务水平，实现专人专管

加强人事档案管理人员的素质培训。人事档案管理员要在政治上可靠、作风正派、责任心强。重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使其了解管理档案的重要性，增强责任心。人事档案实现信息化管理后，对档案管理员提出更高要求。人事档案信息化将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，节约大量的工作时间，使其可以钻研业务，学习各种管理知识，不断提高业务管理水平。

3结语

要进一步改进国有钢铁企业的人事档案管理模式，使之适应新时期人力资源管理和企业管理的需求。人事档案管理工作既要规范化管理，又不能墨守成规。随着我国钢铁企业员工素质的不断提升，传统的手工人事档案管理势必会给档案使用带来不便，必须建立人事档案管理信息系统，实现个人档案信息的录入、检索和查询，实现用现代化手段管理和利用档案，把人事档案管理工作融入到人力资源管理和企业管理中，体现人事档案的社会价值，发挥人事档案的更大作用。

作者:王晓静 单位:宣钢物流公司

第二篇：企业人事档案管理工作的几点思考

一、公司人事档案管理的现状及存在的问题

1.存在人员和档案分离情况。由于人员流动较多，个别员工辞职后或出国或下海，有些工作频繁的变动，档案的有否无助当下的创业，所以也懒得管它，没有把自己的档案及时的移走。这些遗留的档案就一直留在原单位由公司代为保管。随着时间的推移，遗留的档案数量增加，增加了档案管理的工作量。

2.旧的规章制度无法解决新问题。旧的规章制度和新问题之间的矛盾，主要表现在两个层面：（1）干部管理和人事档案管理职能的分离对材料收集的不利影响。1991年印发《干部档案工作条例》的通知中要求：为了使干部档案能够适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。对于这点的执行，在当今干部任用选拔新形势下，如果干部的任免、调动、考察等工作和人事档案的管理职能分开在两个不同的部门，对干部材料的收集带来了较大有困难。对于收集干部材料的范围和内容缺少进一步明确，材料收集工作的衔接也存在脱节情况。履行干部管理职能的部门的完成干部任免、调动、考察等工作后形成的材料虽然进行了保存，但由于没有系统和规范的要求，随着时间的留逝的工作人员的调动会出现个别材料缺失。而人事部门由于没有及时跟进，就出现了脱节情况。（2）旧的规章制度人事档案管理对象主要是干部，忽视普通员工材料的收集。历来人事档案管理指干部档案管理为主，没有明确普通员工档案管理的标准和内容。

二、人事档案管理问题形成的原因

1.由于人员流动和历史延续原因。过去企业人员编制存在多样性，比如全民、集体、临时工转编制的。由于不同的人员编制档案当初由不同的部门保管，因此在材料的收集和记录上存在很大的差别。一般全民编制职工的档案材料较为完整，另两种人员的档案就存在缺失情况。

2.企业员工人事档案意识淡薄。企业员工对自己的档案不够重视，辞职以后就把档案视为“身外之物”，可有可无，认为人事档案不影响自己今后的创业，有意无意就遗弃了档案。有些员工为谋求自身发展，在取得更高学历或执业资格证后，由于存档意识淡薄，并未将证书取得情况和学习经历要到人事部门去记录存档，也造成人事档案相关记录和材料的缺失。

3.人事档案管理人员缺少相关专业知识的培训。人事档案管理人员缺少相关专业知识的培训主要由以下原因：（1）专业机构举办的培训班次数少，留于形式、内容空洞，缺乏对实际工作的指导作用。（2）人事档案管理人员都为兼职，没有经过专业培训。并且每天都有大量其它工作需要完成，有很多知识需要学习。相对于每天或每个月定期要完成的报表，没有明确时间规定的人事档案工作就没有那么紧迫。人的精力有限，难免顾此失彼。

三、完善人事档案管理的措施

1.严把人事档案管理转入的第一关。对于新增的人员（调动、大学毕业生招录、部队转业或复员）的档案，先严把人事档案管理转入的第一关。具体从两方面做起：（1）对各类新进人员做好档案接收工作。未及时移交档案的，要做好催交工作。（2）在档案接收时对材料进行认真的查阅，发现材料缺失的，及时和对方机构联系，补全材料。尤其是调动员工，工作时间较长，在社保上有视作缴费年限的员工，视作缴费年限工作记录材料一定要相当完整。如有缺失一定要和对方单位联系解决。

2.加强宣传教育，提高全员档案意识。人事档案管理往往被职工认为是人力资源部的事，员工本人起不了太大的作用。因此宣传教育从三方面入手：（1）员工的基本信息发生变化的。让员工及时把变化的情况告知人力资源部，使人力资源部对员工基本信息做动态调整。（2）让员工对自身成长发展培训各个环节都有注意留下证明材料。为职业生涯发展提供良好的基础。（3）强化人事档案的重要性，减少以后辞职员工的弃档情况发生。

3.提高人力资源部各岗位管理工作的协调与互补。人事档案中的很多材料都在人力资源管理中逐步产生。人力资源部门各岗位都会有员工不同方面的材料，如员工岗位变动、晋升提拔，员工的薪酬变化，员工的出勤情况，员工的教育培训情况、绩效考核等。具体主要从两方面做好：（1）各岗位成员在工作中形成的材料做好保管，尽量保证人力资源管理过程中信息动态完整。（2）各岗位成员定时将材料移交人事档案保管人员，也可以人力资源部定时对需存档案的材料进行整理和装订，共同参与材料的收集与整理，提高人事档案材料的质量。（3）完善档案材料移交的程序，做好材料移交记录。对于平时工作中形成的重要档案材料，移交时最好做好记录，包括移交的时间、材料名称或内容概括、移交双方人员的姓名。

4.加强学习，提高人事档案管理工作的前瞻性。当今是一个知识迅速增加、不断更新的信息时代，新情况、新问题层出不穷。人力资源部工作人员只有不断学习新知识，掌握新本领，开阔新思路，才能牢牢抓住工作的主动权。加强学习，不仅加强业务知识的学习。还要加强相关法律法规、信息技术等方面知识的学习，不断完善自己的知识结构，拓宽自身的知识领域，熟悉掌握本岗位的专业业务知识。学习的同时要会思考，在人力资源管理信息化的发展方向指引下，扩大员工档案材料收集的范围，做到人员全覆盖，信息全方位。力争人事档案管理工作具有前瞻性。

四、结语

企业人事档案应加强各个环节的管理，提高员工档案意识。加强人力资源管理人员业务学习，使人事档案管理工作具有前瞻性。人事档案工作中做到人员信息的动态管理，为人力资源管理全面信息化提供重要保证。

作者:骆炬红 单位:浙江浙能绍兴滨海热电有限责任公司

第三篇：企业人事档案管理现代化的探析

一、企业人事档案管理现代化过程中存在的问题

（一）人事档案跟踪进度慢。受到员工变动频繁、人事档案工作者消极怠工、手工拆装档案繁琐等因素的影响，企业人事部门普遍不注意及时补充和更新人事资料，缺乏信息的时效性与连贯性，造成人事档案脱档的情况发生，导致所保管的档案材料多为“过去式”，仅能反映当事员工基本信息，不能为企业提供所需资料，大大降低了人事档案存在的价值。

（二）人事档案信息不够完善。信息化时代到来后，人才成为企业发展的必要组成部分，很多企业人事档案仅仅能体现员工最基本信息，不能突出企业中不可或缺的管理和技术方面的能手的能力、性格、特长等方面的内容，导致不能为管理者提供选拔聘用员工所需的元素，使人事档案无法充分发挥其应有作用。

（三）档案管理方式依然落后。信息技术取得了突飞猛进的发展，由传统的纸质留存方式发展到以现代化网络信息为核心技术，改变了各领域的工作方式，为企业提供了人力资源利用保障。但是部分企业的人事档案管理部门仍然存在用手工对档案资料进行机械性的拆装，管理手段较为落后，企业管理者缺乏基本的管理方式。在淡薄的人事档案意识影响下，档案管理缺乏必要的规范。

（四）档案管理工作者素质薄弱。长久以来，我国企业管理者往往注重经济价值，而对于经济价值较低的工作较为忽视，档案人员结构层老化现象严重，加之企业很少为各部门配备专职档案人员，甚至没有对他们进行过专业的系统培训。老技术管理新系统，人事档案意识也相对薄弱，在企业员工新老交替的情况下，档案工作量日益繁重，兼职档案人员还要从事除人事档案工作以外管理者交代的任务指标，使其工作效率显著降低，严重影响了档案管理信息化的创新发展。

二、企业实现人事档案管理现代化的若干建议

（一）加强人事档案的保密管理。人事档案现代化管理过程中，要认真研究人事档案信息化管理的相关政策，建立健全人事档案信息化的管理机制，严格界定人事资源和信息资料的密级标准，对计算机的加密功能要正确操作。比如有些企业在人事档案过程管理上存在麻痹思想，轻易告知他人账号和密码进入数据库查阅资料，出现电子文档丢失、泄密等情况，给信息化管理带来了安全隐患。因此，在工作中，人事档案管理者应该时刻保持清醒的头脑，严格执行相关保密条例，准确采用信息化手段进行管理。

（二）加大人事档案管理信息化建设投资。企业若想实现档案信息的网络化，需要不断发掘人才和更新设备和技术。因此企业应为档案部门建设办公室和档案室，配备计算机等基础软件设施，根据企业实际经营管理情况，为保持电子设施更新的及时性和延续性增加投资，这样才能加快企业实现人事档案管理现代化建设的步伐。

（三）提高人事档案信息化相关人员的专业素质。如何实现档案管理数字化与信息化，应当是每个档案工作者在工作中思考的问题，这不仅仅取决于他们自身的思想觉悟、工作态度和本身所具备的业务水平，还要看企业对档案人才的培养力度。在信息化的当下，没有企业管理者的领导，没有经过专业的档案培训，档案工作者无法适应新时期的企业人事档案管理工作。因此企业应重视优化档案人才的知识结构，适时对档案管理工作人员进行专业培训，提高其业务水平。

三、结语

在网络发达的21世纪，人事档案的管理已经不再单纯属于保管档案资料的范畴，它是企业的人力资源信息中心。企业应当全面推进人事档案管理现代化建设，从封闭性管理向开放性管理转变，不断提升企业人事档案管理水平，提高服务效率，搭建出符合企业自身发展需要的人事档案信息平台。

作者:李晓晨 单位:辽河石油勘探局兴隆台工程技术处

第四篇：国企人事档案信息化管理

一、国企人事档案管理的现状与存在的问题

经调查，从管理方式上看，目前多数国企的人事档案管理以人工管理为主，计算机管理为辅。虽说是计算机管理，但是建立在传统的手工模式基础之上，计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。这种计算机辅助管理档案工作不同外界发生联系，只为档案部门内部服务，起不到资源共享作用。从提供利用方面来看，人事档案主要是封闭利用，被动服务，只对发起利用需求的用户提供服务，利用面狭窄，利用率不高。从信息化程度来看，人事档案管理并没有配备相关网站主页，也没有目录数据库甚至全文数据库，不能实现网络检索，一些基本信息(如姓名、出生日期、学历等)的查询都要通过翻阅原始档案来完成。随着形势的发展和单位用人对人事档案管理工作要求的变化，传统手工管理方式存在的问题日益突显：缺少检索工具，查全率与查准率不高，无法高效快速地提供利用；查档受时间、空间的限制，必须在工作时间，在档案室才能查阅；重复性工作较多，有时一份档案需要借用好几次，多人也无法同时查阅一份档案；档案在查借阅过程中，丢失、破损的现象时有发生等等。

二、人事档案信息化管理的优势

1.提高档案管理人员的工作效率和业务水平

人事档案实现信息化管理后，通过在管理系统中建立档案数据目录和检索工具，可实现精确查询，查全率、查准率相比手工模式有较大提高。一次数据录入就能多次多人利用，并能在人事档案管理网站上共享，查阅者可以自行通过网络进行实时便捷查询，极大程度地提高档案信息利用率和管理人员的工作效率。随着人事档案信息化管理工作的开展，档案管理人员必须定期参加相关培训，学习信息技术与管理知识，从而提升自身的业务水平。

2.保护纸质档案

传统手工模式管理人事档案，整理、借查阅都要通过与档案实体接触来完成。接触人事档案原件的机会越多，档案的寿命与客观真实性越容易受到威胁。如果实现人事档案信息化管理，所有人员的人事信息都可以从数据库中获得，大大减少了人员与纸质档案接触的机会，在延长纸质档案寿命的同时保障了档案信息的真实安全。

3.充分发挥人事档案的作用，更好地为人力资源管理服务

人事档案实现信息化管理后，相关管理人员可轻松进行数据的统计整合并进行打印输出：根据当前日期自动计算员工的年龄、工龄；进行附条件搜索，如搜索全体党员、全体女职工等；方便地统计出各类学历、职称员工的人数等等。这些数据的统计整合能充分发挥人事档案的作用，为企业编制人力资源规划、制定人才招聘政策、绩效考核等提供参考依据，促进企业人力资源的合理配置，更好地为企业人力资源管理服务。

三、推动实现国企人事档案信息化管理的措施

通过分析目前国企人事档案管理存在的一些问题可知，推动实现人事档案信息化管理，必须要改变传统手工模式的人事档案管理方式，提高人事档案管理人员的服务意识和人事档案管理的信息化程度。实现国企人事档案的信息化管理应该先易后难，分步实施，具体可分两步走：第一步，建立一个优质的人事档案网站和人事档案信息管理系统，并配备相应的检索工具。在这一阶段人事档案网站主要起宣传作用，人事档案信息管理系统主要采用目录数据库的方式，并具有以下功能：根据关键信息(如姓名、出生日期、参加工作时间、学历、职称等等)提供模糊查找和精确查找；对档案的借阅、调用、内容变动等信息进行记录并提供查询；按相关信息进行数据计算、统计；按一定条件进行排序等。第二步，完善人事档案信息管理系统，建立人事档案全文数据库，并在人事档案网站上提供个性化服务。全文数据库和个性化服务是档案信息化管理的必然趋势。将人事档案全文扫描形成个人电子档案并上传到数据库中，实现档案的全文检索，档案的查阅如同百度搜索一样便利。档案管理人员应提高主动服务意识，将可以公开的人事档案在网站上进行推送，提供个性化服务，不仅能使员工更全面地了解自己，了解他人，也能更好地推动企业人力资源管理工作。

四、国企人事档案信息化管理需要解决的问题

1.把握开放利用程度，处理好利用与保密之间的关系

如果重保管轻利用，人事档案的价值会大打折扣，如果重利用轻保管，人事档案的安全和保密会受到影响，所以人事档案信息化管理必须要把握开放利用程度，处理好利用与保密的关系。一方面，在保密和安全许可的范围内，提倡以人为本，保障人的知情权；另一方面，要严格遵守隐私法的规定，对不能公开的内容坚决进行保护。总之，在确保档案安全和不泄密的前提下，最大程度地发挥人事档案的利用价值。

2.培养高素质的人事档案信息化管理人才

信息技术是不断发展、不断进步的时代产物，这就决定了人事档案的信息化管理工作具有很强的时代性。如何将手工模式下的管理人员转变为适合现代化、信息化管理模式的高素质人才，是国企进行人事档案信息化管理必须解决的问题。首先要加大信息化管理的宣传力度，提升管理人员的信息化管理意识；其次要加强对管理人员专业技能的培训。通过转变管理人员的思想观念，积极开展档案信息化管理培训，使管理人员认识到人事档案信息化管理的必要性，主动参加档案信息化培训，提升自己的信息技术操作能力，从而更好地推进人事档案信息化管理工作。21世纪是信息社会的时代，信息化管理已渗透到社会的各行各业，因此，现代化的、积极的人事档案信息化管理必将逐步代替传统手工模式、消极的人事档案管理。国企人事档案管理工作应大力引入现代科技手段，建立相应的网站与信息管理系统，实现人事档案资源共享，通过开放利用，不断提升人事档案的利用价值，不断提高人事档案管理水平。

作者:茆玲玲 单位:中国电子科技集团公司第三十六研究所

第五篇：企业人事档案管理工作的探讨

一、企业人事档案管理存在的问题

（二）人事档案管理的整体水平下滑。在当前人事档案的管理过程中存有很多的不足，有些企业为了缩减开支，并没有专门设立管理档案的人员，通常是由一个不懂管理的外行人兼职档案管理工作；还有一些档案管理人员由于工作岗位频繁的变动，使得他们工作积极性不高；还有一些档案管理人员自身素质不高，在企业中也没有定期的培训。

（三）硬件设施差，管理不规范。有些企业档案室建设简陋，经费投入不足，大部分档案室建设有标准，在档案的管理中因“六防”设备缺失，使得不少档案材料被虫、鼠等破坏，严重影响了档案完整性；有些档案材料没有及时的装钉，并且档案袋也是多年不更换，这使得材料散乱不堪。

二、企业人事档案管理存在问题的原因

（一）对档案管理工作的重要性认识不足。在企业的发展中，有不少的领导认为对于一家企业来说最重要的便是生产、经营以及销售，对人事档案几乎处于失控状态，正是因为缺乏档案管理的意识，使得档案管理工作处于“边缘化”。

（二）监管力度弱化。随着社会主义经济体制改革的不断深入，在发展的过程中企业的自主权逐渐的扩大。尤其是一些国有企业，在改制之后，上级的人事管理部门不再对企业的人事档案进行严格的监控。监控的缺乏，在一定程度上加重了企业人事档案混乱的局面。

（三）档案管理制度不健全完善。从档案收集制度看，渠道不够畅通，部分材料归档不及时，有时导致一些重要资料无法弥补，造成不必要的损失；从鉴别制度看，内容不够细致，有些材料如文凭的认定有局限性，从管理制度上看，工作要求与实际情况有一定程度的脱节。

三、加强企业人事档案管理的对策

（一）提高档案管理人员素质。在人事档案的管理过程中，影响档案质量的一个很重要的因素便是档案的工作人员。因为档案属于企业的内部财产，具有一定的保密性，所以档案管理工作是一项默默无闻，不容易引人注意的工作，这就要求工作人员要有较大的耐心。即使干得很好，也体现不出工作成效。档案管理工作人员的待遇提升的空间受到限制，工作积极受到影响。企业领导人员应该从各方面关心档案管理人员的成长，为他们的发展创造各种条件。档案管理人员也应努力提高自身素质，坚持原则，严守纪律、遵守制度、保守秘密，档案管理人员要不断的提高自身的专业水平，可以借助培训、自学等方式，不断的加强自身的专业知识，熟悉人事档案管理工作中的每一个环节，以科学、有效的工作方法，为企业的发展贡献应有的力量。

（二）健全完善人事档案管理制度。在档案的管理工作中，除了加强管理人员的自身素质外，还要建立健全完善的管理制度，使得整个管理工作做到有章可循，有法可依，以此来推动档案管理工作的制度化。必须建立健全各项档案管理、查阅、借阅、保管、保护等制度，明确人事档案利用的方式和方法，保证人事档案的安全性和真实性，使人事档案管理工作实现规范化、制度化，保证各项工作有条不紊地健康开展。

（三）不断推进人事档案的现代化管理。做好人事档案管理工作，提高人事档案管理工作的质量和效率，必须尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，完善硬件设施和防护设备，实现人事档案信息化管理，建立电子档案管理平台，运用OA办公平台电子档案馆进行检索，调档迅速，准确率高，提高档案利用的效率，加大现代化设备更新的投资力度，不断使人事档案管理工作向科学化，现代化发展。

（四）加大力度实施人事档案工作目标管理。在企业目标管理中，要把人事档案纳入其中，逐渐推动档案管理工作的标准化、有序化。要逐渐打破传统的管理模式，以规范、科学以及标准的管理方式把用人和管档统一起来，实现科学管理。改革现行“人档合一”的单位，部门所有的人事档案管理体制，建立政府所属的公益性人事档案管理中心，以其机构的独立性，职能的专业性，服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构，使之更好的为企业实施人才管理服务。

作者:姚源 单位:泰兴市公共人力资源市场