企业档案管理问题思考3篇

第一篇

一、研究背景

近年来，随着计算机技术的飞速发展，计算机系统的网络技术对企业的会计档案管理产生了深远的影响，网络的普及和计算机信息技术的发展深刻地影响了会计档案管理，电算化会计档案管理应运而生，但是，企业的会计档案管理系统仍然有许多问题需要解决，一方面网络技术已经普遍地运用到企业会计档案管理处理中，计算机用户可以通过网络方便快捷地传送和取得各种信息，为企业会计工作提供崭新的手段，给企业带来了会计与业务一体化处理和实施监控的优越性，但是另一方面网络的开放性和共享性也会对会计档案管理系统安全带来了前所未有的风险和挑战，会计档案管理系统作为构建于互联网及其技术基础上的新一代会计信息系统，与传统会计系统相比其风险更高，更容易使企业蒙受巨大经济损失。因此，采取有效防护措施，保证会计档案管理系统正确、可靠连续运行，是网络时代保护企业利益安全的重要方面。从企业实现信息化的角度来分析，财务会计档案管理可以说是企业进行信息化管理的一条必由之路，而且是一条重要的发展之路。当前，我国企业管理以财务会计管理为核心，因此信息化建设必不可少。会计档案管理信息化不单单是简单的会计电算化，不只是目前一套简单的管理软件就能够轻轻松松解决的。会计档案管理系统在企业具有着重要的意义和发展空间，如何研究和开发出适合企业发展的会计档案管理系统成为了当前研究的主要方向。随着计算机技术的不断革新和发展，企业的会计提高了会计工作质量，对促进会计工作的制度化、规范化有着十分重要的意义也逐渐提高，会计档案的管理也逐步完善起来，会计电算化环境作为会计信息系统发展的趋势，已经成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。会计信息系统由于计算机技术的介入大大提高了财务人员的工作效率，同时也简化了财务档案管理的流程和工作强度，会计档案管理得到了一定的进步和提高，但是仍然存在着一定的问题，本文就此展开了研究，并结合自身专业知识提出了改进建议。

二、会计电算化下会计档案管理现存的问题

（一）会计档案保管问题

会计档案对事业单位电算化会计信息系统而言非常重要，常常作为重要的专业资料记录反映单位经济活动的经济业务数据。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。网络环境下的档案保管主要存在以下问题：1.会计档案管理不完善、不规范。单位内部出于工作需要和法律法规的要求，应当设置专门的会计档案管理机构，但实际工作中由于管理制度不够规范完善，并没有设置会计档案管理机构，而仅仅由财务人员兼职档案管理工作。且单位往往忽视了会计档案的鉴定、销毁工作，会计凭证、会计账簿等往往处于归档不鉴定状态，更不销毁，从而影响了档案整体工作的质量和效果。2.纸质会计档案管理不善，随意堆放。单位虽然已经全面运用电算化会计，但打印出来的纸质档案也是会计信息化时代的重要凭证，应妥善保存。在单位中就出现财务人员对于纸质档案疏于管理的情况，认为在电算化会计的环境下，只需要保存好电子数据，忽视纸质档案，从而导致了纸质档案随意堆放，并且没有按顺序分类保存，容易造成原始凭证的丢失和检查监督的困难。

（二）会计档案管理制度有待完善

我国用于会计档案管理的系统发生发展的时间还补偿，会计档案管理系统中还存在着不少的漏洞，而在会计档案管理方面，我国企业会计管理制度仍然有待完善，一些重要的会计档案资料没有能够及时的归档保存下来，或者归档的内容不够完整，这就为今后的会计工作带来了不便。而对于归档的会计档案，档案在长期保管的过程中容易受到人为因素和天气因素而遭到损坏，甚至由于管理人员的原因致使企业会计档案资料外泄。按时清理磁盘备份，每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度，随意性大，一旦会计信息系统系统出现故障，会计数据将无法恢复。会计电算化管理制度不健全，管理不科学，日常维护不及时，维护不当，数据无备份等造成的风险。其危害主要是造成计算机软硬件运行不正常，影响工作效率，甚至导致数据产生错误、数据丢失等。会计电算化环境下，权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内，一旦通过计算机信息技术手段被人偷看或窃取，便会带来巨大的隐患。这与手工操作时印章由专人保管不同，一旦口令失窃，追查起来相当困难。同时，电算化会计中，会计信息的传输和保存集中在计算机系统，数据处理形式产生了质的变化，对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、取、伪造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹，不容易及时发现。

（三）会计档案保密问题

保密，是指会计档案的信息不能超过规定传递的范围。保密制度，包括接受会计档案信息的范围、对象，利用会计档案时保密的程序、方法，以及各环节保密的责任等。电算化环境下的会计信息系统，由于网络特有的开放性，使得会计档案的保密面临着巨大的风险，网络财务中，会计信息的传输和保存集中在网络系统，数据处理形式产生了质的变化，对电子数据的修改、转移、篡改、非法拦截、取、伪造、删除、隐匿等行为可以不留任何痕迹。

三、完善会计档案管理的建议

（一）定期进行备份存储

会计档案管理的首要任务就是确保会计档案的安全性和完整性，在确保会计档案安全性方面，可以设置相关会计档案读取的权限，同时定期定量做好会计档案的备份工作，使档案保管真正做到有备无患。会计档案的备份是网络条件下保护会计数据的重要方法，要建立定期将重要数据备份的制度，尤其是原始数据和一些重要的加工数据，要以多种方式备份，要在不同的物理地点备份，不能将重要的备份数据和原数据保存于同一物理地点。对于异地备份的数据要注意保密，要用特殊的加密方式进行加密，以确保会计数据的安全。在会计档案备份完整性方面，应当将与会计档案所有相关的技术资料进行完整备份，不仅需要做好数字化数据备份，同时也有必要做好纸质备份，以备不时之需。

（二）完善档案管理制度

良好的会计档案管理是在会计信息化后会计工作连续进行的保障，是保证系统内数据信息安全的关键环节，能够更好的为管理服务。因此，企业必须建立和完善会计信息化档案管理制度：对会计信息化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个以上不同的地点，采用磁性介质存贮会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失，严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意散失和泄密。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经同意不得外借，严格会计档案的借阅权限和借阅手续。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。

（三）严格执行档案保密原则

即使进入网络财务时代，计算机也只是工具，网络只是数据传输的媒介，最终执行动作的是相关工作人员。加强人员管理，是会计信息保密工作的首要任务。可以通过建立合理的上机制度，上机记录等，保存完备的操作日志文件，防止非相关人员的操作。加强财务人员的保密意识是财务信息保密的关键。要培养员工对保密工作的意识，积极组织财务人员进行保密工作的培训学习，使其深刻认识到保密工作的重要性，发扬高度保密意识。电算化会计档案管理代表着未来档案管理现代化、规范化的发展方向，和传统意义上的会计档案管理相比它拥有无法比拟的优势，经过合理的整理和利用将使决策者在遵循市场经济规律的前提条件下，制定出适合自身发展的行为规范，改善经营管理、提高经济效益。但是，随着信息技术的不断发展，还会涌现很多新问题，需要认真研究新情况，解决新问题，与时俱进，将先进的技术设备、技术手段和技术成果引入到档案管理实践中，方可满足信息时代会计档案管理的新要求。（本文来自于《黑河学刊》杂志。《黑河学刊》杂志简介详见.）

作者：朱里香工作单位：云南省云南师范大学档案馆

第二篇

1知识经济时代档案管理改革的必要性

档案管理是企业的一项职能管理，在现代企业管理中占据重要的位置。企业档案是企业在生产经营、劳动组织、科技开发、人才培养等各项活动中形成的全部资料的总和，与各种经济信息、情报资源共同构成企业的信息资源，在企业选择项目、运营模式、资产管理、战略决策、企业文化和人力资源建设等方面都起着极为重要的作用[1]。在知识经济时代，知识资本是企业的关键性资本，其功能逐渐超越实物资本，而企业的档案就是一项知识资本，或者是知识资本的载体之一。因此，随着知识经济的不断发展，我国企业加大了改革的步伐，同时加快了信息化进程，企业档案管理工作的重要性越来越强。档案管理是知识管理的一个类型，不仅要继承传统档案管理的方法，也要积极进行现代知识管理模式的创新，才能使档案管理焕发活力。然而，由于受到观念滞后、方法陈旧、资源匮乏等各种不利因素的影响，我国企业档案管理工作普遍没有受到重视，因而未能发挥应有的作用，严重落后于西方企业，阻碍了我国企业竞争力的成长。可以说，在知识经济时代，我国企业档案管理正面临着前所未有的机遇和挑战。如何走出困境、实现创新，使企业档案更好地发挥作用，是企业档案工作的当务之急。

2我国企业档案管理工作存在的问题

我国企业档案管理的滞后性不仅表现在国有企业，在民营企业同样存在着诸多不足之处。目前，民营企业已占据我国企业的半壁江山，档案管理同样不可忽视。近年来，随着企业的不断改制，国有企业纷纷进行扁平化，消减机构、裁减人员，以节约成本，提高利润。绝大部分国有企业的档案管理机构被进行了降格、撤销，以及并入其他部门的处理，在一定程度上处于上无主管部门监督，下无企业部门问津的境地。许多企业在薪酬改革后，档案人员的薪酬远远低于其他部门的人员，这极大挫伤了档案管理人员的积极性，专业人员离岗、转岗问题严重。档案部门成了不需要具备专业和技术素质，能识字操作就行了，人员兼职过多且大多数不具备档案方面的专业知识。民营企业作为自主经营、自负盈亏的市场主体，在市场上从事经济活动时，按照盈利的原则，其经营的目的就是获取经济利益。企业为了实现利益最大化，将全部的精力和资金都用在产品生产、经营管理和销售上，一味地追求经济利益。同时，在企业的生产过程中，企业档案产生的效益难以量化，并且具有隐蔽性，与企业的利益相比，档案工作的效果不明显，不直接。因而不少民营企业的决策者在档案管理问题上意识淡薄，认为档案工作存在的意义不大，甚至将档案管理视为企业的负担，档案管理工作受到弱化甚至漠视。

3做好现代企业档案管理工作的对策

3.1提高企业对档案管理工作重要性的认识

确立企业档案是企业主要知识资产和核心信息资源的观念[2]。企业档案覆盖了企业在研发、生产、管理等各项活动中形成的具有价值的文献资料，是科研人员智慧的结晶；不仅是企业资产和生产要素的主要组成部分，也是专利权、商标权等知识产权的主要组成部分；为企业各项业务的发展提供强有力的信息支持。对于优秀的现代企业来说，通过制定科学的发展战略，进而对档案资源进行充分有效地利用，做出科学的决策，开辟新的市场，寻找新的利润增长点等，具有重要的意义。

3.2完善企业档案管理基础设施建设

在对企业档案进行管理的过程中，档案库房作为重要场所，是查阅企业文档的中心，以及提供档案服务的中心。从严格意义上讲不论企业规模如何，必须按照国家《档案法》的有关规定单独设立档案库房。实践中，有的企业在办公室内简单隔出几平方米空间，就称之为档案室。从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。有些企业在建设档案库的过程中，受到各种客观条件的限制，导致档案库房出现结构合理、面积小等问题。为了确保档案资源按安全，企业需要建立和完善应急方案，健全档案备份制度，以及灾难备份的恢复机制等，在一定程度上为确保档案安全奠定基础。例如，在档案库房设置防震、防光、防盗、防火、防高温、防潮湿、防虫、防有害微生物的设备，以及档案库房自动恒温恒湿装备等；配备计算机、打印机、扫描仪等多种现代化管理设备；加强对光盘、磁带等特殊载体档案的管理和保管。按照电子档案保管标准的相关要求，建立和完善电子档案库房，不断提高保管档案的现代化水平，最大限度地保证电子档案的安全性与完整性。

3.3发挥专职档案人员的创新机制

在档案管理工作中，培养专职档案人员的创新意识和创新精神，提高创新能力是确保档案安全的关键所在。随着企业的发展，企业的规模不断扩大，在一定程度上增加了档案管理工作的难度。因此，档案管理人员需要调整自己的工作态度，同时对自己的工作进行重新定位，克服只顾埋头自身业务，不善于与外界交流的弱点。档案工作的清苦是众所周知的，档案工作者一方面要耐得住清苦；另一方面也要强化参与意识，从繁琐的日常事物中解脱出来。在档案管理工作中，不断摆脱档案工作重保管轻利用、重历史轻现实的倾向，不断开发档案的潜力，开拓新的建档领域，逐步提高档案工作的经济效益。现代企业要加快档案人员智能化的进程。使档案管理人员与市场需求相匹配，逐渐使档案管理人员由单一型向复合型转变。要注意引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案管理队伍；同时，对现有人员要扎实有效地推行专业继续教育。运用档案学科新理论来指导和改进档案工作，逐步调整人员结构，适应企业发展的需要。

3.4充分发挥信息技术的作用

在知识经济时代，信息化和网络化已成为当今时代的显著特征，人们愈来愈意识到合理的开发与利用信息资源的重要性[3]。随着企业信息化的不断发展，生产、管理、科技领域的信息化体系不断建成和运行，而档案信息化建设却远远滞后，有的企业甚至是空白。同时，在知识经济时代，企业在生产、经营、管理、科技创新中形成的实体文件越来越少，取而代之的是大量的电子文件[4]。传统的档案实体管理模式无法有效地收集管理电子文件。一些企业的档案管理人员对电子文件，手无举措，因缺少专业技能和培训，不懂电子信息的管理和操作，造成大量电子档案流失。

作者：王芳工作单位：江苏新海发电有限公司

第三篇

1档案管理科学化的重要性

1.1档案管理的科学化,是企业管理的中重要的一环

目前在部分企业当中,对档案管理的重要性意识不到,从而导致一些档案在个人和部门保存的情况,对档案的管理缺乏规范性,没有严格的管理措施,档案丢失、不进行信息更新等情况存在,使企业管理决策受到一定的影响。档案作为企业的重要资源,需要对其重要性正确认识,实现科学化的管理。

1.2档案管理是企业核心资源的管理

档案管理作为企业管理的重要一部分,其档案管理水平的高低直接反映了企业管理的水平,档案作为企业的核心资源,是企业在重要决策时的重要依据,所以其作为企业非常重要的信息资源,对其进行科学的管理是十分必要的,也是提高企业管理水平的重要的保证。

1.3档案管理是企业历史信息的管理

在企业的管理工作当中,档案管理作为一项最基本的管理,由于其是对企业历史及文化的真实记录,所以在对企业档案管理过程中,需要建立一套完善的档案管理体系,从而实现企业档案的规范化管理,实现企业管理的信息化和现代化。

2档案管理工作中存在的问题

2.1对档案管理工作重视不够

目前由于处于市场经济体制下,企业处于激烈的市场竞争当中,企业为了增强自己的竞争优势,将主要精力都放在企业的生产经营方面,而将档案管理工作放在企业的边缘部门当中,对其缺乏足够的重视,所以无论是在资金还是人员的配置上都存在着不完善的地方,从而导致档案管理工作中漏洞较多,档案丢失、泄密等情况时常发生。

2.2档案管理的手段与方法落后

目前,国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。在一个档案主题中,会有不同相关部门和单位的资料,这些资料一起移交到档案馆时肯定存在着很大程度上的重复性,在这种时候,档案馆拥有这些资料,如何在这巨量的信息面前筛选出有价值的信息,从而对信息资源进行合理有效的加工和利用,并实现企业和职工的共享,一直是很难以解决的重要问题。目前部分企业的档案管理部门也都进行现代化管理设备的配置,利用计算机来进行管理,但却还都处于一些基本的功能上,如目录编制、统计和检索等管理上,没有综合处理技术的能力,所以随着企业档案的不断增加,这种情况越来越无法适应企业发展的需求,降低了档案的利用价值的实现。

2.3档案管理科学化水平较低

在我国的档案信息化建设进程中,往往更多的是对信息化、电子的关注,更对档案管理的重视度却不够,其实档案信息化建设的核心应该是对档案管理流程的精简、优化和重组。但在我国现在的档案信息化建设中,却仍在沿用传统的管理体制,使档案的信息化建设与档案管理明显脱离,与为公众提供优质的服务具有很大的差距。档案管理的滞后性很大程度上制约了档案的信息化建设进程。

3新时期档案管理工作的对策

3.1外部环境

(1)规范企业档案管理制度。要按照《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规,结合电力企业档案工作特点,制订并完善档案工作的各项规章制度。建立并贯彻落实责任制,切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程,严格责任分工,规范过程管控,形成闭环管理。只有纲领性文件是不行的,必须对相关文件编制办法进行细化,避免由于理解不一造成资料整理的混乱,给内业资料管理工作带来巨大的工作量。要将工程的过程管理和归档责任进一步明确和细化,使工程技术和档案管理人员有明确的收集方向和标准,有助于提高档案管理质量。(2)积极开展工作交流。通过对档案管理工作先进单位的学习和交流,促进和完善本单位档案管理工作。通过定期举办地区档案管理工作经验交流会,将档案工作出现的新问题、难题,通过与同行的交流,找到科学的解决方案。(3)加强业务培训和指导。档案管理的行政部门,通过对企业档案工作的检查,发现档案管理中存在的问题,有针对性的开展技能培训和指导,从而提高档案工作人员的业务能力,使其更科学化、更规范化的做好档案管理。(4)借力档案中介服务。在档案管理中,企业为了节约管理成本,高效配置人力资源,可以将企业档案管理工作委托给档案中介进行管理。而档案中介服务,做为一个平台,提供多样化的托管、代管、寄存、整理等服务,通过档案管理资源的优化配置,提供安全的、科学的档案管理,满足企业档案管理的需求。

3.2内部建设

(1)强化档案意识,提高企业档案工作地位。随着数字化、网络化的不断深入,档案载体由可视记录识别型转变为依赖机器识别的代码型(电子档案);档案管理模式也从传统手工模式、单机数据管理模式、网络信息管理模式发展到知识管理模式,并随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。为此,企业档案部门必须解放思想,转变观念,采取有效措施,提高全员档案意识。加大档案工作经费投入,使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来,促进企业全面发展。(2)构建科学化档案管理体系。档案管理工作,要满足社会、企业发展的需要,需要建设立档案管理可持续发展的科学管理体系,不搞形式,注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性,充分做好档案资料的价值分析,为企业经营决策提供帮助。检查完善档案工作中发现问题,严格执行档案管理制度,提高档案管理和使用效率。(3)发挥信息化技术优势。随着计算机技术和信息技术的快速发展,在各行各业中得以广泛的应用,为各行业在发展中带来了技术性的革命,对各行业水平的提高和快速发展起到了重要的推动作用。信息技术在档案行业中的应用,颠覆了传统档案的记录方式和管理理念,给档案行业带来了天翻地覆的改变。加快企业档案的信息化建设进程,利用先进的计算机技术、网络技术和电子信息技术对档案信息资源进行有效的管理,并加以开发和利用,档案信息化建设使档案由传统的以保管档案实体为主开始向提供社会服务方向转变,对档案信息资源在社会上的价值得以最大的体现,使其利用者在对档案利用时更方便、快捷。(4)加强档案人员素质及服务意识的提升。长期以来我国的档案从业人员专业性都不强,真正的专业性人才很少,随着档案现代化管理工作的开展,对专业的档案人才有了更多的需求,档案行业的人员需要从杂业型向专业型转变,才能适应档案现代化管理工作发展的需求。再先进的档案管理也需要人来执行,所以人是档案管理的主要因素。目前我国档案人员中缺乏综合性的复合型人才,所以需要对档案从业人员进行相应的培训,从而提高其队伍的整体水平,加强对不同岗位人员知识更新的学习,使其更好的应用新技术和新知识,同时在档案行业中建立有效的竞争机制,充分调动员工的积极性和主动性,使其为档案使用者提供更优质的服务。随着档案信息化建设的快速发展,企业和职工对于档案的利用需求增加,同时还存在着大量的临时性的需求,这就对档案部门的工作带来了较大的压力,往往使档案部门频于应付这些需求而没时间顾到其他的事情,所以在信息化建设日益深化的情况下,自动式服务将是有效缓解企业档案部门压力的有效手段,同时也是未来档案管理服务于社会的主流趋势。

4结语

随着社会各行各业在发展过程中对档案的需求量不断的增加,对档案开发和利用水平也在不断的提升,企业档案管理工作在新的历史时期要想健康的发展,则需要企业加强对自身内部环境和外部环境的规范和控制,加快档案管理人员自身的素质的提高,这样才能更好的适应现代化档案管理工作的需要,提高档案管理工作的质量,从而实现企业管理的高效化和现代化。

作者：张蓉工作单位：国网青海省电力公司