物业档案管理范文10篇

物业档案是指物业行政管理部门与物业服务企业在行政管理活动和经营管理活动中形成的，反映物业管理状况与企业经营服务情况，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。物业档案既记录了物业行政管理部门的管理情况，又记载了物业服务企业的各项经营活动和服务情况，真实、客观、全面、系统地记载了物业管理活动的全过程，是物业管理活动的原始记录。下面，笔者谈一下自己对物业档案管理工作的几点认识。

一、物业档案的特点

1.来源广泛。物业档案的形成涉及方方面面，其中物业管理行政职能部门产生的物业档案内容有：物业企业资质管理档案；维修资金管理档案；业委会管理档案；综合整治档案；物业执法档案等。由房管所转制而成的物业公司形成的档案内容有：产业类档案，包含每户居民的公房凭证副本（存根）、产业管理手册等；业务类档案，包含记录每户居民租赁使用情况的业务件袋、住房调配单、售后公房资料等；测估类档案，包含测估手册、各类图纸；维修管理类资料，包括房屋大修资料、房屋完损等级评定记录、各类设备维修保养资料、群众来信和投诉处置情况、维修资金管理资料等。开发商组建的物业公司所形成的资料包括物业建筑、结物业档案管理现状与建议构、隐蔽工程竣工图；业主（住户）管理手册；各类设备维修保养记录；维修资金管理资料；群众来信和投诉处置情况等。

2.内容丰富。物业档案包含了基建、设备、经营、管理、服务等多方面内容。物业档案的形成涉及到方方面面，如建设单位移交的物业前期资料；与水泵、空调、电梯、锅炉、化粪池、安保门禁等设备的生产厂家、安装公司、保养单位之间形成的有关资料；消防、供电、供水、供气、电话、网络、有线电视等方面资料；物业服务企业的物业资质证明、物业管理招投标文件、各类经济合同方面的资料；业主委员会成立、运作、改选方面的资料；维修资金使用、审批、监管方面的资料；信访投诉和物业管理方面的政策法规等文件。

3.动态变化。不论是住宅小区、高层楼宇还是酒店、办公楼、商业场所，各类物业在使用过程中都会发生各种变化。如物业的各种设施、设备需要进行维修、更换；因客户不同的使用需求而改变物业原有的布局，重新进行装修；业主因权属的变更而发生变化；租户的频繁变动。另外，随着旧区改造的深入发展，城市地形面貌发生了很大的变化，物业档案中各类图纸须及时进行修测；房屋完损等级评定记录每年调整一次。围绕着这些变化，物业档案也需及时补充新的内容，以确保档案资料的完整、准确。

二、物业档案的作用

一、物业档案的分类

在对物业档案进行分类时，物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理企业致业主的公告，又比如物业管理企业关于管理费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档案的范畴，也包括在物业管理企业本身的档案里，但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成部分。物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分类的，包括物业管理企业所有和业主委员会所有的档案。物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。

二、物业档案管理原则

（一）安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样，注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求，配备必要的防火防盗设施，温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责，建立必要的安全管理制度，制定紧急情况下的应急预案，确保物业档案的实体安全和信息安全。（二）集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业，物业管理项目众多，下属机构数量庞大，业务千差万别，在这种情况下，应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司（集团公司）层面，应设立专门的物业档案管理机构，负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度，整合各部门资源，根据国家法律法规和相关标准规范，集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作，接受监督指导。（三）业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴，向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加，做出适当调整，完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。根据业务门类的不同，适当调整档案分类方法，更方便、更高效地实现物业档案的科学管理。（四）规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章，严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律，采用科学的方式方法，确保档案完整保存，发挥应有的效用，避免特立独行、标新立异、自搞一套。（五）评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分，直接影响到物业管理工作的质量和成效，物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容，完善管理制度和评价制度，切实有效地推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时，应将物业档案管理水平作为重要指标，择优选用。在物业服务企业进场后，对其进行的年度考评中，也要将物业档案管理工作纳入指标，严肃对待。

三、物业档案管理发展思考

物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理企业致业主的公告、总部与各下属分支机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。就物业档案管理目前的现状来说，首要的是通过制定相关的物业管理规范，明确物业档案的移交程序和范围。前期物业服务合同签订后、房屋交付使用前，建设单位应当向物业服务企业及物业所在地的街道办事处（乡镇人民政府）移交物业档案，并提供物业管理用房。物业档案包括下列资料：1.竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。2.设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料。3.物业质量保修文件和物业使用说明文件。4.物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时，将物业服务用房、物业档案移交给业主委员会。但是，由于物业档案存在多头管理和移交不规范的情况，加之有关法律规范缺失，物业档案管理工作存在不规范、不权威的现实问题。档案本身具有法律凭证效力，被认定为真实有效的档案可以作为有力的证据，证明当事方的诉求合法有效。但在现实生活中，由于技术手段的不断发展，也有仿冒和篡改档案的事情发生，因此档案作为凭证的法律效力受到了前所未有的挑战。在当事双方发生法律纠纷时，物业档案可以作为有力证据支持某方的法律诉求，但物业服务企业作为物业档案的保管方，在提供档案佐证方面具有先天优势，处于强势地位。业主单位或业主委员会处于弱势地位。对有利于物业管理方的证据，业主方往往以对方有机会篡改为由不予采信，对有利于业主方的证据，物业管理方不愿意主动提供甚至销毁篡改，造成了物业档案凭证危机。解决该问题的最好手段，就是引入物业档案的登记备份机制。研究分析物业档案的结构形态，选择具有凭证价值的档案，如物业费明细、水电费缴交单、物业配套用房租赁合同等等，适时备份到第三方机构（档案馆、建设局等单位），在发生纠纷时，调出原有备份的档案信息，确保物业档案的真实性和有效性，化解矛盾，促进物业服务行业科学健康发展。

目前，物业公司涉及的房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程中形成的台账与图、卡与照片、文件及一切能证实房屋历史变化过程的资料，是房屋真实的全部历史记录。做好房产档案管理，对深化物业公司各项工作具有十分重要的作用，所以各物业公司一定要重视房产档案管理，提高对房产档案管理重要性的认识，采取有效措施，切实提高房产档案管理水平，以更好地为各项工作发展服务。

1物业公司房产档案的特点

1.1专业性。房产档案属于专业档案，专业性较强，是重要的查询依据和法律依据。在进行房产交易及产权登记、房产抵押与处理房产纠纷、城市拆迁规划时房产专业档案会成为重要依据和参考。房产档案主要包括房屋建筑年代的主要数据、图形及证据记载、业主的信息资料、配套设施设备（电梯、水暖等）。当前，物业公司的房产档案多是纸质载体档案，电子档案相对较少，管理手段相对单一，尚未完全实现信息化管理。1.2私密性。物业公司房产档案中记载着业主与用户的个人信息，这些是购房者在购房后向物业公司提供的个人信息数据，在法律方面具有保密性，是公民的个人隐私。物业公司不得泄露购房者任何相关信息，一旦购房者信息被泄露，物业公司将承担一切法律责任。在现实工作中，在这方面已经发生过诸多事件，应引起相关部门有关人员的高度重视。1.3动态性。在房产交易不断活跃以及产权变更频繁等现实情况下，物业公司房产档案的及时更新成为当前必须加以关注的问题，尤其是一些特殊房产，需要尤为关注房产档案信息及时更新工作，因为这涉及购房者的物权及经济利益的问题。

2物业公司房产档案管理的现状

2.1管理不规范，人员专业性不强。由于物业公司更重视对物业的管理，往往把很多精力放在一些日常琐事上，对房产档案管理投入不够，配备的档案管理人员由于有效工作的时间较短，多依靠经验和实践摸索，使得他们专业素质不够高，于是房产档案管理工作良莠不齐，影响了下一个环节工作的顺利进行。加之人员新、流动大，并且不受重视等原因，造成档案管理工作中出现数据不准确、归档不及时、收集不完整等问题。2.2服务意识亟待提高。由于档案管理人员流动性大，有熟练技能的人员有限，加上对房产档案管理的重要性认识不足，常常会造成业主对房产档案管理人员产生误解。例如，原有房屋的沿革和现状，存在信息不完整以及资料非人为缺失，导致出现偏差。此时，档案管理人员需要有足够的耐心，需要及时帮助业主处理相关事务。但是在实践中，许多档案管理人员因为多种原因不能很好地处理这类事情，缺少足够的服务意识，从而影响了工作的有效开展。2.3缺乏监管机制和体制。由于物业公司忙于物业管理，无暇他顾，对房产档案管理往往存在纳入日程、不够重视的问题，同时各项管理制度也不够健全，从而导致物业公司领导和负责人对房产档案管理工作缺乏相关的监管机制和体制疏于监管或监管不到位。没有在内部建立合理有效的管理和监督机制，必然使物业公司房产档案管理工作做不到位，应付了事，无法做到规范化、制度化。

3做好物业公司房产档案管理的建议

摘要：物业项目档案管理水平是衡量物业服务企业服务质量的重要手段，本文以规范化为切入点，结合调查研究，分析问题根源，旨在为物业项目档案管理建立一套系统化、标准化的档案管理体系，同时为确保体系的有效运行，提出强化档案意识、监督执法、信息化建设的保障性措施。

关键词：物业项目档案；标准化；规范化

物业项目档案是指物业服务企业在管理服务过程中直接形成的具有保存价值的历史记录。区别于物业服务企业档案，它是在居住物业、公共物业等项目上产生的，与业主紧密相关的服务性记录。《江苏省物业管理条例》指出：“物业服务企业应当将承接查验有关的文件、资料和记录建立档案，并妥善保管。”可见，对物业项目档案进行规范化管理，已成为物业行业高质量发展的必然趋势。

一、物业项目档案管理现状

通过对苏州市九家信用等级较好的物业服务企业及其服务项目进行实地调研，了解企业的档案管理体系、服务项目的档案管理情况。研究分析发现，参评过省示范、市示范的企业，大部分项目的档案管理有着比较完善的体系，设有档案室或文件室，有档案文件的保管、利用制度，对档案进行了分类整理。但在调研中，也发现存在诸多问题。（一）档案管理意识不强。物业相对于其他现代服务业，由于从业门槛普遍偏低，从业人员总体素质偏低，因此物业服务企业的档案管理意识亟待提高。物业服务企业对档案、文件的管理有一些了解，但在认识和理解上存在偏差。一是对档案和文件的认识混淆，将文件笼统地理解为档案，档案是从已形成文件中挑选并保存下来的有保存价值的文件，并不是所有文件都能成为档案。二是对档案管理概念的模糊。档案管理包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定等内容，部分企业片面地将档案整理看作档案管理，例如有些企业将项目档案直接装箱封存。（二）档案管理制度不完善。档案管理制度是维持档案管理长期、有效实行的前提。物业服务企业档案管理制度不完善主要有三种情况：一是物业服务企业有档案、文件管理的相关制度，物业服务项目也按照制度执行，但制度不健全；二是物业服务企业对文件的收集、归档、整理、利用等无相关制度，但在物业服务项目上有自成体系档案管理方式；三是物业服务企业无档案管理的相关制度，物业项目也未进行系统化档案管理。（三）档案管理水平不平衡。自2003年《物业管理条例》和《物业服务收费管理办法》颁布以来，物业服务规范化管理才走过十多年，作为一个新型可持续发展的行业，它既然有发展，也就会存在发展不平衡的情况。档案管理水平的不平衡体现在两方面：一方面，物业服务企业之间的服务水平和管理质量的参差不齐，苏州现有2178家物业服务企业，但其中真正的A级企业很少，这些龙头企业对整个市场的掌控能力，导致企业间管理差距扩大，也进一步拉大了企业之间档案管理质量；另一方面，物业服务企业所管理的各项目之间档案管理水平参差不齐，大部分项目都是因为评优而建立档案管理体系。一些未参评项目，特别是老旧小区项目，受历史和现实条件影响，连业主信息、建筑图纸等文件资料都没有保存，更谈不上档案管理。（四）档案整理和利用不合理。档案整理不规范和利用的不便捷是物业服务企业普遍存在的情况。档案整理不规范体现在：档案装具杂乱，用文件夹代替档案盒；已归档文件未装订或装订不规范；案卷的封面、卷内目录、备考表不全；案卷、文件未编制页码；未标明保管期限和密级；以“普通”、“一般”、保密”来划分密级等等。档案利用不便捷体现在：档案借阅制度执行力不够，缺少有效的档案借阅、归还记录；档案排列混乱；检索目录体系不完善，无纸质或电子目录。（五）档案保存环境不理想。根据硬件条件的不同，物业服务项目一般会设立专室或专柜保管档案文件。有专室保存的，条件基本符合要求，但部分未做到防潮、防盗等，甚至摆放绿色植物；有专柜保管的，文件材料分散，排列混乱，整理不规范。但由于一些老旧小区在建造时未考虑物业用房建设、公共物业的用房受业主的限制等原因，众多物业项目的档案保存环境都普遍较差，存在不可调和的矛盾。

二、物业项目档案管理内容

1物业管理与房产档案的内涵

物业管理作为房地产市场消费环节之一，是对房地产开发建设等环节的延续和完善的一种综合性经营服务，物业管理在国外广受欢迎被称为现代化“朝阳”产业。广义的物业管理指一切有关房地产开发、租赁、销售及售后服务。狭义的物业管理以维修养护楼宇和管理所使用机械电气设备和公共设施，以治安保卫与环境绿化，分发信报与传呼电话，清洁卫生等为主要任务的服务行业。一般而言，物业管理在管理层面上主要包括物业发展及施工，绿化环卫，道路及车辆停泊，租约事务，物业装演；管理公共设施及设备运行，对财产权利与财产登记和业主及用户进行管理等。房产市场迅猛发展产生大量房产档案，房产档案属于专业档案，具有保存价值和重要法律凭证价值，是进行房产权属登记与房屋交易，房产抵押与处理房产纠纷，城市拆迁规划的主要依据，业主与用户的个人信息具有明显私密性，房产档案工作是重要基础业务建设。但目前物业公司涉及的档案管理的现代化与信息化处于起步阶段，远远没有达到科学化水平。房产档案主要包括从房屋建造到消亡整个过程形成的台账与图，卡与照片，文件及一切能证实房屋历史变化过程资料，是房屋真实缩影和全部历史记录。人们一直使用传统方式管理文件档案，大多还停留在纸介质基础上，这样的管理效率低下，保密性差，并费时费力，如发生意外则很难弥补。

2物业公司在房产档案管理方面存在的突出问题

物业公司在房产档案管理观念方面与发达国家存在较大差距。我国长期实行福利制住房分配制度，物业管理还没有从财产与契约及消费角度得到充分认知，导致契约精神缺失和公共权利漠视，使得业主缺乏主动参与和守约意识，造成物业管理服务主体错位和缺位。对业主而言，少数业主对现代物业管理服务理念不认同，对物业公司提供的包括档案管理在内的各项服务持漠视态度，对自己的信息缺乏足够的重视和保全意识等。对物业公司而言，在档案建设中增强透明性，提高专业化，更好感化广大业主，树立自身良好公共形象等意识不够强烈。物业公司房产档案建设责任界定不清晰。物业公司房产档案建设的服务观念不强。部分物业公司依然以管理者自居，没有定位自己服务业主位置，淡化了服务特征。有些物业公司违背合同，不给业主提供相应档案建设与保密等服务，引起业主强烈不满。物业公司房产档案建设的行业自律人才队伍储备不够强。《物业管理条例》及配套政策在执行过程遇到诸多阻力。国内尚未建立物业公司与业主诚信档案记录，物业公司专业化和社会化的程度偏低。物业管理的档案市场缺乏活力，需要必要监督和竞争，管理水平低下，运作不规范，必要监管机制体制缺失，造成了物业管理档案建设市场的持续混乱。物业公司档案建设管理队伍素质良萎不齐，相对缺少人才储备，队伍建设跟不上行业发展需要，缺乏称职的职业经理人，房产档案建设专业人员的技能培训也跟不上行业发展需要。

3物业公司适应物业特性对房产档案进行科学管理

首先，要适应物业管理的适时性和无形性对房产档案进行管理。物业管理的实质是产品生产和提供，物业公司提供管理、劳务服务等产品，业主支付费用，双方成为相应产品的提供者和消费者。生产与销售和使用消费是产品必备环节，三个环节顺序发生，但是物业服务没有流通环节，物业公司应随时随地做好满足业主潜在物业服务需求各项准备。无形性是物业服务产品重要特征，使业主在消费物业产品时，难以感觉到物业服务产品真实存在，档案管理与建设得好坏更多的是依赖于业主的主观评判。行政管理部门应制定物业管理的相关档案与信息建设得政策。其次，要适应物业管理的公共性与广泛性对房产档案进行管理。物业公司与业主是在物业服务合同基础上形成的契约关系。从不同交易关系看，物业管理主要对房屋及其配套设施设备和相关设施的管理与维修维护，但物业共用部位和机电设施设备是由业主共同所有，提供服务商品所满足的是特定社会群体的事务和信息档案建设需求。当事人权利和义务等约定，依据全体业主整体意见制定，相关的档案建设具有公共性与通用性。第三，适应房产档案时空数据变化规律进行科学管理。

［摘要］在新时期环境下，要充分发挥现代化科学技术优势，在实施房屋方案管理过程中积极朝着信息化和数据化方向发展，从而有效提升房屋档案管理的水平。本文主要从房产档案信息化管理特点角度出发，阐述了加强房地产档案信息管理的措施，并从不同角度进行详细分析，从而为房屋档案信息化管理研究提供参考。

［关键词］档案管理；房屋档案；房产交易

在新时期环境下，随着信息化技术水平不断提升，房屋档案管理逐渐朝着信息化管理方向发展，从而提升档案管理效率和质量，为权属登记、房产交易以及房产纠纷仲裁等提供必要证据，同时为城市化的房屋档案管理提供便利，充分发挥房屋档案的价值和作用。

1房产档案信息化管理特点

1.1档案资料存储的数字化。现阶段，社会各个领域的发展都朝着数字化的方向进行创新改革，房产的档案管理工作也不例外。具体来讲就是将各种房地产资源转化为数字电子信息，可以通过计算机程序直接读取档案信息并进行识别。技术人员将所需信息都录入到计算机信息系统中，构造一个房产档案资料的数据库，以便于日后使用更加方便快捷，提高查阅工作的效率。1.2档案信息传输的网络化和智能化。第一，要想使房地产档案管理工作实现网络化和智能化，其核心工作就是实现相关数据信息的传输。这样我们就能通过互联网平台，从世界上任何地方都可以获取房产概况并对其都所了解，也可以充分利用房地产档案的价值。查询应用智能化，第二，基于数字化技术来转化房屋档案，能够保障房屋档案信息实施在线智能化检索、快捷获取目标信息、提升浏览速度以及节省了大量的人力和物力。

2加强房地产档案信息管理的措施

1物业管理公司财务基础工作的主要内容

财务基础工作所考虑的问题是如何为诸如预算管理、成本管理、绩效管理等财务管理板块提供更加准确、及时、全面和客观的分析数据，以保障财务管理工作能够高效率、高效果的开展。

1.1会计核算

会计核算是财务活动最直观的体现，也是财务管理最为原始的数据。物业管理不涉及产品的生产与销售，主要是提供各项服务，因此其会计核算内容相对来说较为简单，但是其在公司财务基础工作中的重要性是不言而喻的。一方面，会计核算的质量直接影响着预算管理、成本控制、公司员工绩效考核等财务管理工作依据的准确性和科学性；另一方面，物业管理公司会计核算的监督与使用群体非常广泛，不仅包括投资者以及相关政府部门，还包括众多业主，其会计核算状况直接影响着公司对外的品牌与声誉，这是其他财务管理工作所不能呈现的。

1.2会计档案管理

会计档案是保障财务管理所需信息能够及时获取的有效途径，规范的会计档案管理可以使得财务人员快速、便捷地找到所需要的原始财务信息。正是由于物业管理公司会计核算较为简单，一些中小型物业管理公司不注重会计档案的管理，导致会计账簿、财务报表以及相关会计材料保存不当，给后续财务工作带来极大的不便。分析恒辉物业、万科物业、金地物业等这些优秀的大型物业管理公司的会计档案管理工作，可以看出它们主要是从档案的管理内容、管理方式以及管理流程3个方面来着手，这也是其他物业管理公司会计档案管理的核心部分。

现在我们开始开会

尊敬的各位领导、各位同仁，大家新年好！我是建江物业总裁办的赵文。

今天，我们建江团组在这里隆重集会，回顾的辉煌篇章，展望的美好蓝图。

出席今天会议的领导有建江团组董事局主席黄国元先生、总经理郑布铮女士，建江团组各公司中层以上干部，建江物业的全体员工，在这里，请允许我以会议主持人的名义，向与会的各位领导、各位同仁表示真诚的感谢和崇高的敬意！

今天的大会共有项议程：

第一项议程是请团组董事局主席黄国元先生做“建江团组××年的工作回顾和××年的工作展望报告”；

现在我们开始开会

尊敬的各位领导、各位同仁，大家新年好！我是建江物业总裁办的赵文。

今天，我们建江团组在这里隆重集会，回顾2004的辉煌篇章，展望2005的美好蓝图。

出席今天会议的领导有建江团组董事局主席黄国元先生、总经理郑布铮女士，建江团组各公司中层以上干部，建江物业的全体员工，在这里，请允许我以会议主持人的名义，向与会的各位领导、各位同仁表示真诚的感谢和崇高的敬意！

今天的大会共有4项议程：

第一项议程是请团组董事局主席黄国元先生做“建江团组2004年的工作回顾和2005年的工作展望报告”；

各物业公司：

为贯彻《物业管理条例》及住建部关于物业管理人员持证上岗的相关政策规定，提高物业从业人员的整体素质，促进从业人员掌握相应的基础理论和专业技能，以满足行业快速发展和广大业主对物业管理服务的需求，经县人力资源和社会保障局、县住房和城乡建设局研究决定，现就做好全县服务行业从业人员培训工作通知如下：

一、培训对象

全县各物业公司从事物业管理服务工作的人员。

二、培训专业（工种）及等级

培训专业：物业管理员、保洁员、设备维护员、绿化养护员、计算机操作员及档案管理员。