物业档案管理重要性

一、物业档案的分类

在对物业档案进行分类时，物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理企业致业主的公告，又比如物业管理企业关于管理费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档案的范畴，也包括在物业管理企业本身的档案里，但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成部分。物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分类的，包括物业管理企业所有和业主委员会所有的档案。物业档案包括房屋及其设施设备的基础资料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。

二、物业档案管理原则

（一）安全至上原则。物业档案管理和传统档案管理一样，注重安全问题。保存物业档案的场所必须符合档案管理相关要求，配备必要的防火防盗设施，温湿度环境根据载体的不同控制在合适的范围。物业档案需要配备专人负责，建立必要的安全管理制度，制定紧急情况下的应急预案，确保物业档案的实体安全和信息安全。（二）集中分散原则。目前有很多大型物业服务企业，物业管理项目众多，下属机构数量庞大，业务千差万别，在这种情况下，应做好集中与分散兼顾。物业管理企业总公司（集团公司）层面，应设立专门的物业档案管理机构，负责管理和指导物业档案管理工作。制定统一的物业管理规范办法和制度，整合各部门资源，根据国家法律法规和相关标准规范，集中负责物业档案管理的政策制定和规范管理工作。各项目部门具体负责本地物业档案的管理工作，接受监督指导。（三）业务对应原则。如今的物业管理已经突破了传统的设备维修、设施养护以及清洁安保等范畴，向着更新、附加值更高的方向发展。物业档案管理工作应该根据物业管理内容的增加，做出适当调整，完善收集归档范围。凡是物业管理过程中产生的，具有保存价值的文件资料，都应归档保存。根据业务门类的不同，适当调整档案分类方法，更方便、更高效地实现物业档案的科学管理。（四）规范管理原则。物业档案应该遵循现有的法律法规和部门行业规章，严格按照相关技术标准规范进行管理。物业档案管理要遵循档案管理的普遍规律，采用科学的方式方法，确保档案完整保存，发挥应有的效用，避免特立独行、标新立异、自搞一套。（五）评价指标原则。物业档案管理作为物业管理工作的重要组成部分，直接影响到物业管理工作的质量和成效，物业档案管理应该成为物业管理考评的重要指标。物业服务企业应该将物业档案管理工作列入部门工作目标考核内容，完善管理制度和评价制度，切实有效地推进物业档案管理工作。业主单位或业主委员会在选择物业服务企业时，应将物业档案管理水平作为重要指标，择优选用。在物业服务企业进场后，对其进行的年度考评中，也要将物业档案管理工作纳入指标，严肃对待。

三、物业档案管理发展思考

物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理企业致业主的公告、总部与各下属分支机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。就物业档案管理目前的现状来说，首要的是通过制定相关的物业管理规范，明确物业档案的移交程序和范围。前期物业服务合同签订后、房屋交付使用前，建设单位应当向物业服务企业及物业所在地的街道办事处（乡镇人民政府）移交物业档案，并提供物业管理用房。物业档案包括下列资料：1.竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。2.设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料。3.物业质量保修文件和物业使用说明文件。4.物业管理所必需的其他资料。物业服务企业应当在前期物业服务合同终止时，将物业服务用房、物业档案移交给业主委员会。但是，由于物业档案存在多头管理和移交不规范的情况，加之有关法律规范缺失，物业档案管理工作存在不规范、不权威的现实问题。档案本身具有法律凭证效力，被认定为真实有效的档案可以作为有力的证据，证明当事方的诉求合法有效。但在现实生活中，由于技术手段的不断发展，也有仿冒和篡改档案的事情发生，因此档案作为凭证的法律效力受到了前所未有的挑战。在当事双方发生法律纠纷时，物业档案可以作为有力证据支持某方的法律诉求，但物业服务企业作为物业档案的保管方，在提供档案佐证方面具有先天优势，处于强势地位。业主单位或业主委员会处于弱势地位。对有利于物业管理方的证据，业主方往往以对方有机会篡改为由不予采信，对有利于业主方的证据，物业管理方不愿意主动提供甚至销毁篡改，造成了物业档案凭证危机。解决该问题的最好手段，就是引入物业档案的登记备份机制。研究分析物业档案的结构形态，选择具有凭证价值的档案，如物业费明细、水电费缴交单、物业配套用房租赁合同等等，适时备份到第三方机构（档案馆、建设局等单位），在发生纠纷时，调出原有备份的档案信息，确保物业档案的真实性和有效性，化解矛盾，促进物业服务行业科学健康发展。

作者:熊健 单位:吉林省四平市铁西区物业管理服务中心