物资管理系统在煤企中的地位

一、物资管理系统的功能模块设计

(一)仓库管理。仓库管理是物资管理系统的重要组成部分,该项功能可定期对仓库库存情况进行分析,可以查看所有物资库存、入库、出库等明细,便于及时掌握库存动态,调整库存结构。1、物资验收入库管理。首先,根据到货情况,采购员生成到货通知单,其次,物资由验收员、采购员、仓库保管员三方共同验收,验收后打印验收单,另外,计划员根据到货物资填写物资信息审核单,以上单据签字齐全后由操作员在系统上生成到货登记,并经库管员审核确认后生效,物料存入本单位仓库。2、库存管理。在这个模块可以设置先入后出的出入库管理方式,库存不足时不能申请领料,这就杜绝了手工操作方式下无法控制的先出后人的负数账面数量。3、期末处理。这个模块分为月结、反月结、重新记账等功能,月末点击月结进行结账操作,根据保管员交上来的出、入库单和系统里记录的数据进行核对,无误后记账,如有错误,可以通过反月结修改后记账。4、发票管理。物资验收入库后,供应商开具发票挂账,采购员根据发票在系统里登记,将发票信息和人库单信息进行逐项核对结算,结算后转给财务部。(二)发放管理。领料单全部由系统自动打印,各基层单位领料员,通过物资管理系统申请领料并送各分管科室和领导审批,经分管科室和领导审批后,系统自动将领料信息传递到发料仓库,仓库保管员在审核无误的情况下打印领料单,最后由统计员进行确认记账,库管员凭打印出来领料单进行发料。(三)查询分析。可以按日期、按部门、按类别、按编码查看材料消耗明细,通过查看材料消耗分析,可以看出物料变动历史,通过消耗趋势的分析,有利于供应部门合理的采购。(四)预警分析。对主要物资限定了最高和最低库存量,当库存量达到临界点时,系统会自动报警,提醒保管员与计划员注意,从而减少因物资供应不及时而影响生产,或因物资过剩而造成积压浪费现象。

二、物资管理信息系统在煤炭企业中运行的作用和效果

(一)节约了人力资源,提高了工作效率。物资管理信息系统通过局域网实现信息传递,大大缩短了信息传递时间,规范的操作流程节约了人力资源,把人从大量繁琐、低端的工作中解脱出来,从而提高企业的工作质量和效率。(二)物资信息公开透明,数据自动采集,实现了资源共享。用户可以通过物资信息系统实时查看物资信息,如物资库存情况,物资价格、物资领用情况等等,满足内部人员对物资信息的查询要求,实现价格和信息的公开化。同时还提高了数据的准确性,实现了原始数据采集的自动化,例如,当入库或出库信息到达仓库,只要经过确认,库存情况就会马上更新,为物资供应管理决策提供了可靠的信息支撑。(三)降低企业采购成本。运用物资管理系统查看物资消耗,通过对消耗情况进行分析,得到这些物资的消耗规模、消耗特点和消耗的变化走势,从而掌握采购所需物资的重要程度以及需要时间、数量等信息,为降低采购成本打下了良好基础;另外,库存管理信息化使企业减少了库存量,防止物资的超储积压,降低了采购成本,提高了经济效益。(四)物资管理系统可以有效控制库存。通过物资信息系统能够全面掌握物料库存信息,通过出库明细确定物资消耗,各项物资进行合理分类和分析,确定一定时期内物资的消耗定额,根据物资的实际消耗额度确定库存管理的上下限,制定各类物资标准库存量,提高库存周转率,实现对物资库存量的有效控制。由于库存更新的及时性,可以随时检查仓库物资数量,并与系统库存数据进行核对,掌握库存出入原因,实现库存的高效管理。

三、结语

建立物资供应管理系统是煤炭企业发展的必然结果,物资管理系统的建设不仅能提高工作效率和物资管理水平,而且会有效降低煤炭企业的运营成本,促进企业的管理创新。物资信息系统改变了以往获取信息、收集信息和传递信息的方式,使管理者对企业内部和外部信息的掌握更加及时和准确。通过信息化平台建设,给煤炭企业物资管理体系注入了活力,形成了一个手段先进、质量水平高的物资管理系统。信息化的不断加强,会推动煤炭企业管理工作中的信息化进程,使其不断提高物资采购管理质量和水平。

作者：吴灿灿单位：河南能源化工集团新疆公司