高校档案信息化建设与服务创新思考

摘要：档案信息化是未来高校档案管理工作的必然发展趋势，也是目前高校档案管理工作的重要部分。档案信息化建设一方面有利于提高管理工作的效率，很大程度上减少了人力和财力的成本，另一方面可以促进高校管理工作整体的信息化发展。与此同时，想要突出现代高校档案信息化建设的价值，服务意识必不可少，本文则是通过分析高校档案信息化建设存在的问题和重要性，探究信息化建设与服务创新的有效方式。

关键词：高校档案；信息化；服务创新

在高校档案信息化建设与服务创新的过程中，是以现代化的信息技术、计算机和网络技术为依据，档案中的文字、图片、录音等信息为对象，将其内容的存储形式、管理方法和传递途径等转变为一种更加便于保存、管理和传递形式。在此前提下，不但要求硬件技术的改变，管理的理念、方法也需要与时俱进，实现软硬件的同步更新。

一、高校档案信息化建设与服务创新的重要意义

第一，高校档案的信息化建设，直接有效地减少了档案日常管理工作中程序的复杂性，令档案的检索更加便捷和精准。同以往纸质档案的整理、归类和检索不同，利用现代信息技术，可以实现半自动化的快速检索，同时可以将归类、储存等工作同步进行，不但减少了工作人员检查、寻找档案的时间，同时也降低了错误率，可以令相关的工作人员有更多的时间提供和创新更优质的服务。第二，传统的档案更加容易造成损坏和遗失，而现代信息技术则是将以往不同载体的档案进行数字化转换，将转换后的各种庞大复杂的信息储存在容量大、使用便捷、空间小的硬盘或网络平台。在利用计算机、网络技术时，打破了时间和地域上的限制，一方面避免了以往对同一档案反复查阅所造成的磨损现象，同时随着信息技术的进步，数据恢复功能日益完善，档案信息的保存更加长久和安全。第三，高校档案信息化建设，可节约纸质和避免其他资源的浪费。以往的档案多以纸质为存储载体，而为了进行有效的分类和整理，又会使用其他纸制品、塑料和金属等材料，相比信息技术，前者在很大程度上造成了纸质等各种资源的浪费。

二、高校档案信息化建设存在的问题

(一)信息化资源分散。随着信息技术的快速发展，以及高校信息化建设进一步的推进，各院校各部门都开始采用了办公信息系统，包括：学籍管理系统、成绩管理系统、科研管理系统等，各部门各系统所产生的数据和信息都可以转化为数字档案被档案管理系统所接收。然而，部分高校因为缺乏系统的计划，使用的软件不一致，因此导致了没有统一的信息资源管理平台，从而令其他部门的信息系统和档案信息系统无法实现对接，最终造成资源信息无法直接共享，很大程度上增加信息检索和使用的过程、步骤，造成了时间的浪费。(二)标准化不足。首先，高校档案信息化建设的标准较复杂，同时因为信息技术目前正处于高速的发展中，因此新技术和新理念在快速的更新和进步，很容易导致高校档案信息化建设的标准体系相对落后，难以实现在信息化建设中与目前最新的技术相联系。其次，目前部分高校整理管理的信息技术仍然没有引起足够的重视，因此档案信息化建设的相关制度和法律法规的完善度也有所不足，管理制度和工作流程在实际中也难以满足现代档案信息化管理工作的需求。由于缺乏系统而明确的档案管理制度，就存在部分部门的归档工作具有一定的随意性。(三)专业度不足。信息技术的硬件设备和相应的专业人员是高校档案信息化建设的前提，也是信息化管理工作的根本保障。档案信息化建设首先是硬件设备和专业人员的引进，包括：计算机、扫描仪、局域网、信息处理软件、系统和数据库等硬件和相匹配的软件。然而，目前我国部分高校信息硬件和软件设施配置严重不足，相应专业人才的引进和培养也存在轻视现象，可以说信息化建设只是为了完成工作任务，并没有真正重视并发现其价值和落实到实际。

三、高校档案信息化建设的有效方式

(一)实现技术对接。第一，高校档案信息化建设与服务创新需要规范不同的信息化资源系统、信息化管理和信息资源的使用标准，以此保障档案资源信息和服务项目可以快速而准确地传递，实现档案信息资源的高效共享。同时系统而严谨地管理，可以保持工作流程的积极性和高执行力，真正将建设和工作责任具体落实到每一个人，避免职责混乱而导致工作中存在漏洞。第二，高校档案信息化建设要确保办公自动化与档案管理系统的技术对接，这是档案信息化中资源整合和文档信息一体化的根本所在。其可以实现从纸质文档的制造到信息化归档的全程管理，在共同的信息化管理系统中，应用相同的工作体制和流程，把现行文档信息的产生、归档的整体过程纳入到一个管理系统中，真正改变文件管理和档案管理的脱离状态，最终形成统一的管理系统，在此情况下可以有效减少档案管理工作的重复性，最大限度提高高校档案信息化建设的效率。(二)完善相应的制度和法规。第一，应保证工作制度的严谨性，防止档案信息被肆意泄露和传播。在目前信息一体化的发展时代，对各种信息的违法使用越来越多，因此高校档案信息的保密和安全制度被忽视，则很容易对学校或学生造成重大利益损害。第二，增强档案信息数据的安全性。针对这一点，校方应对数字化的档案信息存储采用多重备份，使用密钥进行更加严格和系统的权限管理，强化档案信息的安全性和隐秘性。第三，应制定相应的法律法规，用明确而有针对性的法律条文制约档案信息化建设过程中容易出现的违法行为，对恶意、肆意损坏保密制度者进行相应的惩处。(三)保障信息化建设的专业度。第一，优化基础设施资源的投入。信息化建设和服务创新需要依托相应的基础设施，虽然不需要更新为最新最高配置的硬件设备，但也应避免设备老旧而导致降低工作效率。因此高校档案信息化建设中的硬件资源投入应根据实际情况而定，除了基本的计算机和互联网等，还需要数据储存器、相应的系统软件、数字摄像机、扫描仪等。其中档案数据的储存和利用，应该突出信息技术硬件和软件的功能性和实际价值。第二，除基本的硬件和软件设备外，还需要专业的、高素质的信息技术人员。因此，在管理团队的组建方面要从两个方面共同进行，一是内部工作人员的技术技能强化培训；二是外部专业人员的引入，以此保障自身档案信息化建设的效率和实际效果。四、高校档案信息化建设中服务创新的有效途径首先，高校档案信息化建设中的服务创新需要改变以往的思维意识。归档是指各部门产生并整理立卷后的材料，定期移交给档案室进行最终分类整理和保存的过程。目前仍有部分高校档案室处于封闭状态，工作内容停留在被动的收集、整理、装订和存储各档案材料，工作效率较低，服务意识较弱。在此前提下，提高档案工作人员服务意识的积极性尤为重要。其次，很多高校档案管理人员的工作思维仍停留在档案信息的保密和整理方面，服务内容停留在档案材料的复印、出具证明和查阅部分。信息化建设的到来，社会对信息的准确性和快速性需求提高，档案作为高校一项重要的信息资源，档案工作人员则需要增强以人为本的服务意识，令档案工作人员从庞大、重复的工作转变为自主搜集和全面研究中，真正把服务与高校师生的需求联系在一起。最后，档案信息的真实性是服务创新的根本保障，没有真实则无法实现创新的效果。例如：人事档案详细、准确地记录每一个教职人员个人信息的变化，在做到及时更新的同时还要保证与实际相符，包括：工作调动、学业晋升、专业技术职称的变动、科研补充等。学生档案则是记录其所接受教育教学的过程，包括：学生的学年鉴定表、奖惩信息、参赛记录、毕业和就业信息等。在此前提下，高校档案信息化建设的服务创新应包含相关档案知识的培训与宣传，让所有师生具备参与到档案管理工作中的能力。

高校档案信息化建设是现代高校发展的必然趋势，而相应的服务也需要做出创新调整，因此工作的严谨、信息的真实、技术的专业和使用的科学都不可缺少。

参考文献：

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作者:魏建云 单位:滨州医学院