房地产档案信息化管理路径研究

［摘要］随着中央的房地产市场调控政策的不断出台，房地产市场呈现出平稳发展的态势，因而也对房地产档案管理提出了更多更高要求。只有高度重视房地产档案的信息化建设，在人力、物力方面加大投入，建立信息齐全的信息化管理系统，完善相关的法律法规，才能更好地发挥房地产档案服务地方经济的作用。

［关键词］新时代；房地产；档案；信息化

房地产对推动社会经济发展有着较为重要的作用，是衡量社会经济发展水平的重要指标。房地产档案是指房地产相关管理部门在房地产发证登记、地产买卖、房屋交易、房屋改造、拆迁和楼盘开发等活动中，经过搜集、整理和鉴定等过程形成归档保存的以多种形式存在的文件材料，是房地产不动产归属登记管理工作的主要评判手段。随着社会经济的快速发展，信息化管理在房地产档案管理中的作用越来越凸显，对房地产档案进行信息化管理呼声也日益强烈，并引起了相关管理部门的高度重视。

一、房地产档案信息化管理的重要意义

（一）有利于建立房地产信息库，实现资源合理整合。房地产信息库涵盖了所有相关数据，例如目录数据、对象数据和原数据，通过数据接口程序以获取相应的数据信息，而后对数据信息进行扫描，并将数据信息传送至相应的服务器中，进而建立相应的档案信息管理系统。与此同时，依靠电子仪器等相关器具，房地产档案资料信息可以第一时间传输至信息管理系统中，从而完善房地产信息管理系统，方便广大客户更快查阅相关数据信息。（二）有利于实现房地产档案资源信息共享。房地产信息数字化和数据化，可以更迅速地推动房地产档案信息化的发展。要参照房地产档案信息的实际情况，从各个方面展开研究，在建立房地产信息资源库的同时，仍然需要二次开发房地产档案信息，保证房地产信息资源的完整性，从而达到房地产档案资源信息共享的目的。房地产档案信息化管理有利于完善数据库建立，从而建立房地产档案信息体系，进而实现资源共享。（三）有利于巩固房地产档案的安全性。巩固房地产档案的安全性是房地产档案信息化管理发展过程中不可或缺的重要环节。一方面，巩固房地产档案安全性可以有效防止数据库系统软件受到外来侵害，从而较好地维护房地产档案信息系统的安全运作；另一方面，房地产档案信息管理部门对档案信息的数据要进行有效区分，尤其是一些涉及重要机密的数据信息，并设置相应的查询或使用权限，进而达到巩固房地产档案安全性的目的。

二、当前房地产档案管理的现状

（一）房地产档案载体较为单一，档案的质量无法适应时代的发展。由于历史原因，许多档案均为文字资料，拆迁审批、房屋纠纷相关文件和房产影像等重要信息都没有完整保存，因而无法满足广大用户的需求。此外，不合理的保管也导致许多房地产档案信息缺乏完整性。（二）房地产档案的收集能力不足。目前，房地产已成为各类经济活动中较为活跃的行业，尤其在房地产产权变更方面，经常需要开展产权注销、设立和撤销档案、档案登记等文件信息记录工作。但在实际的产权变更活动中，房地产档案管理人员无法获取完整、准确的第一手信息，导致现实中的房地产现状与房地产档案信息记录不一致。房地产档案信息记录的完整性问题实际上主要是房地产档案收集能力不足的问题。（三）房地产档案信息化管理未能得到重视。当前，房地产档案信息无法得到合理的归档，档案信息的准确性、完整性和实效性都存在问题，导致档案信息化管理的程度无法适应时代的发展，这都源于房地产档案管理部门对档案信息化管理方面没有充分重视，没有真正意识到房地产档案信息化管理的重要性，没有真正做到内化于心外化于行，使房地产档案管理走向现代化、信息化的推动能力大大不足。（四）房地产档案管理人员熟练掌握信息化技术的能力不足。只有挑选思想素质好、专业水平高、熟练掌握信息化档案管理人员，才能有效保障房地产档案信息化管理各项工作有条不紊地开展，才能更好地推进档案信息化管理的进程。然而，在实际工作中，房地产档案管理人员素质参差不齐，大部分人员专业水平和信息化管理能力都较为有限，无法熟练掌握最新的数字化技术手段，在操作档案数据库时显得力不从心。（五）房地产档案管理信息化建设缓慢。许多单位虽然开始重视档案的信息化技术，但尚处于摸索阶段，没有真正发挥出档案信息化技术的各项优势。同时，这些单位对信息化设施的建设缺乏投入，没有管理人员培训计划，没有相关制度保障，这也导致地产档案管理信息化建设缓慢。此外，档案管理人员的思维方式没有及时更新，仍习惯于传统的档案管理方式，这也是制约房地产档案管理朝着先进方向发展的重要因素。

三、加强房地产档案信息化管理的对策

（一）增强房地产档案信息化管理意识。随着社会经济的稳步推进，信息化管理、专业化管理已经成为房地产档案管理发展的最新趋势。房地产档案管理部门对此要足够重视，要摒弃传统的管理方法，在思想上高度重视房地产档案的信息化管理。只有这样，才能在实际行动上推动房地产档案信息化管理的各项进程。因此，为保证房地产档案服务管理工作的延续性，必须从根本上提高房地产档案信息管理的意识，在掌握技术的基础上，强化服务意识，加强信息化管理重要性的灌输，这样才能更好地开展房地产档案信息化管理的各项工作。（二）提高房地产档案具体从业人员的能力素质和管理水平。随着房地产档案管理对信息化的渴求日益强烈，对档案管理人员的整体素质和要求也越来越高，房地产档案管理人员既要熟悉房地产管理的知识、专业要求，又要掌握房地产档案保存、查询等最新技术手段，这样才能保证房地产档案管理跟上时代的发展步伐。房地产档案管理人员要与时俱进，不断提升学习能力与创新能力，熟练掌握互联网相关知识，培育自身的工匠精神。因此，要加强房地产管理人员的能力培养，制定长期的技术培训计划，努力提升管理人员的整体水平，确保房地产档案服务工作迈上新台阶，推动房地产档案信息化进程向纵深发展。（三）增强多维度收集档案资料能力，做好电子档案信息管理工作。房地产档案资料的完整收集是开展房地产档案管理活动的前提条件。档案管理人员不能仅进行登记部门间资料的简单移交，而是要开展档案的多维度收集活动，不仅要对房地产档案进行具体的编码、分类、并案和电子数据录入，从而有效地保证录入的电子文档数据和纸质资料的数据相一致，时刻注意档案的前后延续关系，关注档案资料是否齐全、有无错漏，确保传统纸质档案的人工收集工作有条不紊，还要建立电子档案信息管理系统，这有利于提升房地产档案管理水平。在信息化条件下，可以将档案管理各种要素融合为一体，从而改变传统的管理方式，使房地产档案资料的收集能力得到进一步提升。（四）建立房地产档案信息化管理系统。要建立便于查询的房地产档案数据库，做到资料齐全、形式多样，增加房地产档案搜集的载体，进一步凸显其真实性和重要性。要不断更新房地产档案的相关信息，建立一套便于咨询、查询和检索的搜索系统，完善补充房地产档案的各项信息，如位置、面积和结构图等相关信息，并且在信息发生变动时，及时更新调整。要加强房地产档案信息化管理系统的安全性管控，在数据库设立防火墙，防止病毒及外来风险的侵犯，做好房地产信息安全保障工作，确保客户的信息不被泄露。要建立房地产信息安全系统，在确保信息覆盖面广的基础上，做好房地产档案信息的保密工作，实现房地产档案信息的共建共享，从而有效提升档案信息化水平。（五）建立完备的房地产档案法律法规制度。要进一步完善房地产档案管理的相关制度，提升档案的信息化管理水平，重视房地产档案的信息化管理制度建设，通过完善的法律法规保障房地产档案的社会推动功能。随着社会经济发展水平的提高，人们的法律意识越来越强，由房地产引发的诉讼和纠纷等各种民事案件也日益频繁，因此，对房地产档案的信息化管理水平也提出了更多更高的要求。房地产档案管理在发展的过程中也要逐渐适应社会发展的需求，通过不断建立健全各种法律法规以实现有法可依、有法必依的局面，从而在保障客户需求的同时，有效维护房地产档案管理部门的权威性。只有建立完备的房地产档案法律法规制度，才能更好地推动房地产档案信息化管理的发展。促进房地产档案信息化管理是房地产管理部门开展各项活动的重中之重，是新时代房地产经济活动的主要区域房地产努力方向。因此，房地产档案管理部门应努力提高档案信息化管理的思想意识，提高档案管理人员的应对能力，全方位开展档案资料收集工作，建立档案信息化管理系统，完善档案管理法律法规。通过房地产档案信息化管理工作的持续性创新，更好地为房地产档案的管理与发展提供高效质优的服务，继而进一步推动房地产业朝着美好的未来健康发展。

参考文献

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作者:肖劝治 单位:泉州市不动产交易登记档案馆