高校档案信息化建设思考与探讨

高校档案信息化，是以先进的信息技术、计算机和网络为手段，以高校档案中的文字、图像、录音等资源为对象，将高校档案的储存形式、采用的管理方法和形式，以及传递途径等，变成一种更易于保存、管理和传递形式。简单来说，高校档案信息化就是让高校传统的档案管理过程信息化。在信息时代高速发展的今天，大数据、云计算已经成为一种科技发展的趋势，高校档案管理实现信息化，有利于档案信息资源的整合、管理和开发，更有利于实现档案资源的共享和充分利用。高校档案信息化建设需要一个较长的过程，不仅需要先进的信息技术的支撑，信息资源的大力开发和利用，而且也需要信息服务的不断发展，这些都是高校档案信息化建设工作中面临的挑战。

1高校档案信息化建设是时展的必然选择

1.1高校档案实行信息化建设的重要性。首先，高校档案实行信息化，在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性，使档案检索更快速和准确。与传统的纸质档案管理和检索不同，信息化的管理程序，一是能够实现快速检索档案，二是能够自动化归类储存档案，这不仅减少工作人员检索、寻找档案时间，提高工作效率，而且井然有序的管理流程，能够使档案管理员有更多的时间和精力提供更优质的服务。其次，高校档案实行信息化，有利于档案信息资源的保存和共享。传统档案信息多以纸质载体存在，而信息化建设是将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换，将转换后的信息储存在信息容量大、传递快、空间占用小的硬盘或网络空间，通过计算机、网络进行检索和查阅，这样更有利于档案管理者查找和翻阅，也避免了对同一档案反复查阅造成的原始档案材料磨损和毁坏。此外，随着信息化时代的到来，高校数字化校园建设的进程也在不断加快，高校各部门的信息管理系统也都在逐渐地开发和完善。高校档案实行信息化建设，有利于各种信息资源的整合和利用，更好地实现档案资源的共享。最后，高校档案实行信息化，有利于纸质资源的节约。传统的档案多以纸质载体储存，而纸质档案在利用和借阅形式上主要依赖复印件的形式，这在一定程度上造成了纸张和纸质资源的浪费。档案实行信息化建设后，纸质档案信息转化成电子档案信息储存在电脑中，档案借阅人员只需要获得借阅证明便可以实现相关档案的下载和传输，甚至可以不受地域的限制，在某种程度上提高了相关人员的工作和办事效率。1.2高校档案实行信息化建设的必然性。一是信息化的高校档案管理是时展和社会进步的必然趋势。当今时代，随着科技日新月异的飞速发展，社会在不断进步，档案管理的信息化建设已经成为一个新的趋势和潮流，是时展的必然结果。作为档案群体重要支流的高校档案也需要看准时势，紧跟时代步伐，加入到信息化建设的大家庭，必须努力推进自身的信息化和数字化建设。二是高校各项事业信息化建设的需要。由于各方面的原因，目前我国高校在档案信息化建设方面的发展存在不足，无法满足高校信息化建设的现实需要。科学技术日益发展，高校的各项事业也都开始借助科技手段和服务方式的改变来不断完善各部门的职能，信息化建设逐渐成为高校改善工作的趋势，高校各管理部门在信息化建设背景下都转变了原来的工作方式，利用计算机进行高效率的办公。由此看来，高校档案信息化建设不但可以保证高校的档案管理工作在质量和效率上有显著的提高，而且这也顺应了时展的需求，极大地推动了高校各项事业信息化的建设。

2目前高校档案信息化建设存在的不足

2.1高校档案信息化资源相对分散，技术对接困难。高校信息化建设的深入发展，促成学校各部门都采用了各自的办公信息系统，如学校教务处的学籍管理系统、成绩管理系统、科研管理部门的科研管理系统等，各系统产生的数据都可以直接转化成数字档案被档案管理系统接收。但是，目前许多学校由于缺乏统一的规划，采用的各种软件不一致，因此没有统一的信息资源管理平台，致使其他信息系统和档案信息系统对接困难，造成资源信息无法共享的局面，加大了检索成本和难度。2.2高校档案信息化建设标准缺乏，管理制度和法律不完善。高校档案信息化建设的标准要求相对复杂，加上信息技术还在快速的发展中，这就造成信息化建设的相关标准体系相对滞后，难以做到在信息化建设中既满足现在的技术，又能为将来信息技术发展留下余地的标准和规范。而且，高校档案管理的相关制度和法律法规还不够健全，管理制度和工作模式在实际中也难以适应现代档案管理工作的要求。例如，由于缺乏详细、具体的归档管理制度，许多部门的归档工作具有很大的随意性；电子文件的凭证作用、签名的认定、开放信息的适用范畴等问题，都需要相关的法律法规来规范。2.3高校档案信息化建设的基础设施滞后，人员业务能力不足。基础设施和相关人员是高校档案信息化建设的重要基础，是信息化建设顺利进行的重要保障。档案信息化建设不仅离不开先进的设备，如计算机、扫描仪、校园局域网、信息处理软件和系统以及数据库等硬件设施，也离不开擅长、并能够熟练操作计算机、应用软件和数据库等的技术型人才。但是，目前我国许多高校设施配置严重不到位，只有几台计算机，而硬件方面配备较好的高校，也往往是因为缺少专门信息化方面的人才，在实际工作中使设备不能得到充分的利用，造成了极大地资源浪费。

3高校档案信息化建设的策略

3.1规范标准，实现技术对接。首先，规范不同信息化资源系统建设、信息化管理和信息化成果利用的标准，确保档案资源信息能够及时、有效的传递，实现档案信息资源共享；统一、有效的规范管理，可以推动工作的积极开展，将建设责任具体落实到个人，有利于避免职责混乱。其次，实现办公自动化与档案管理系统的技术对接，这是高校档案信息资源整合、实现文档一体化的重要过程。它从纸质的文字和档案工作的全局出发，实现从纸质文件的制发到归档的全程管理，在同一个管理系统中，采用相同的工作制度、方法和程序，将现行文的产生、归档的过程收入到一个管理系统，而不是将文件管理和档案管理界限分明的划开，形成独立管理系统。这样能够有效减少重复劳动，从而提高文档管理效率，完成各系统的对接，档案资源的信息化建设。3.2完善相关制度和法律。制度和法律是有效开展管理工作的重要依据，完善的信息化建设制度和相关法律，不仅能够促进高校档案信息化建设工作的开展，而且可以对档案管理工作起到规范的作用。首先，严格保密制度，防止信息被恶意泄露。网络、科技时代，信息的传播速度快、路径多，在信息化发展过程中，档案信息经过网络整理和传递，如果对档案信息的保密制度忽视，很容易造成信息泄露，给学校或学生个人造成重大损失，产生不良影响。其次，完善信息数据安全制度。每一份档案信息数据，对其数字化存储采取多重备份的方法，运用密钥实施更加严格的权限管理，保证信息数据的安全。最后，制定相关的法律法规，用法律手段约束档案信息化过程中会出现的不良行为和矛盾，对恶意破坏保密制度、泄露信息的人进行处罚。3.3加大基础设施投入，提升人员业务能力。第一，加大对档案信息化建设的基础设施的投入。先进的基础设施是档案信息化建设必不可少的物质条件，高校档案信息化需要完善的硬件设施建设，除了计算机、网络等，还需要档案数据储存器、相关的系统软件数、码照相机、摄像机、图文扫描仪等设备，档案数据的储存、开发和利用，应该突出软件的科学性和实用性的特点，应具备刻录、处理、检索等服务功能。第二，除了基础设施外，高校档案信息化建设还有赖于综合素质高、业务能力强的档案管理人才。档案工作人员不仅要掌握传统的管理知识和技能，还要学会应用计算机、数据录入、数据库应用等专业知识。因此，要加强对档案工作人员的培训，提升其专业知识。此外，高校还可以引进档案管理和计算机专业的人才，建立良性的纳新机制，从而实现高校档案信息化建设的快速发展。

参考文献

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作者:张文雅 单位:周口师范学院校长办公室