医院工会档案信息化管理探究

摘要：医院工会档案是医院工会组织在履行其职能过程中形成的具有保存价值的文字、图像、录音及其他形式的原始记录，是工会工作的重要信息载体，在保障职工权益方面发挥着重要作用。本文在分析了医院工会档案信息化管理内容及现实必要性的基础上，针对医院工会档案信息化管理现状，提出了具体的解决对策，对于提升医院工会档案信息化工作水平具有积极的现实意义。

关键词：工会档案；信息化；档案管理

医院工会档案是医院工会组织在履行其职能过程中形成的具有保存价值的文字、图像、录音及其他形式的原始记录，是工会工作的重要信息载体。医院工会档案信息化管理是指利用计算机技术、信息网络技术，以工会档案管理为对象，满足信息社会条件下工会档案管理工作各项要求，做好工会档案的收集、整理、保管和开发利用等，从而提高工会档案管理工作服务职工的功能。

1医院工会档案信息化管理内容

医院工会一般采取双重领导机制，既要受到上级工会组织的领导，也要受到所在医疗机构党组领导。医院工会档案信息化管理的内容主要是对工会档案进行信息化收集、存储、传输和利用等。具体来说，主要包括：1）上级工会组织下发或转发的相关工会文件；2）医院每一年度制订的工会工作计划、工会工作总结；3）医院每一届工会委员会选举期间的文件资料，如工会召开的批复、参加人员名单、领导讲话等；4）每一届医院职工大会的相关材料，如，医院职工大会的会议通知、会议议程、工会工作报告；5）医院工会组织日常开展的工会活动、会员名单及档案资料，以及工会组织给予个人或集体的标准奖励名单等资料。医院工会档案信息化管理，便是将上述工会档案信息进行处理后，保存至医院档案管理系统或医院工会信息管理系统。随着信息技术的快速发展，工会档案管理与信息技术应用深度融合，做好医院工会档案信息化管理，能够有效发挥工会档案的价值和作用，保障医院职工的合法权益。

2医院工会档案信息化管理的现实必要性

2.1工会工作信息化的需要。当前，计算机信息网络技术快速发展，包括医院工会工作在内的各个领域的资料信息管理、使用方式都发生了深刻的变化，为适应信息时代的发展需要，医院工会工作也积极引入了信息化管理手段，信息化水平显著提升。此外，随着医院发展规模的不断扩大，医院职工队伍数量不断增加，人员结构复杂多样，医院工会档案管理面临的形势愈加复杂。因此，积极采用信息化管理手段，能有效应对信息技术应用以及满足医院发展的现实需要。2.2工会工作自身发展的需要。随着经济社会的发展，社会组织形式越来越多样化，医院内部的人员分工越来越细，不同人员的岗位职责呈现出多样化特点，医院内部的职工成分结构更加多样复杂，有聘用人员、临时工、合同工，还有特聘专家等，既有一线医疗技术人员，也有护理人员、行政管理人员等，医院工会组织工作的对象、重点以及工作的方式方法发生了巨大变化，医院工会组织的档案资料的归档、管理以及信息开发都面临着新的挑战。面对新情况新挑战，工会组织要不断改变工作模式，提升包括档案管理在内的信息化管理水平，才能适应新时期工会工作的现实需要。2.3工会工作社会化的需要。医院工会是职工群众资源结合成立的组织，医院工会组织是为广大在院职工服务的组织，具有较广泛的社会性和群众性。医院工会组织在履行其职能，维护职工权益过程中产生大量具有保存价值的工会档案资料。将这些工会档案进行信息化处理，有助于医院工会组织与上级工会管理部门之间的信息交流，也有利于医院工会组织与其他业务部门之间的沟通联系，有助于医院广大职工及时了解、关注和支持工会工作，增加工会工作的透明度，使医院工会工作朝着更加专业化、社会化方向发展。

3医院工会档案信息化管理的现状

3.1信息化意识薄弱。医院工会工作存在“重管理轻档案保管利用”的现象，广大工会档案工作者在思想上对医院工会档案工作的信息化管理的意识淡薄，满足于收集、保管工会档案工作，利用信息化管理的意识不强，工会档案工作的主动性、创新性意识不强。此外，由于工会档案工作人员的年龄结构老化、知识结构单一等问题，使得工会档案的信息化管理能力不足，工作上依赖于传统的手工操作为主，信息化应用素能不强。3.2信息化力量薄弱。近年来，随着医院发展规模的不断增加，职工队伍的规模日益庞大，从事工会档案管理工作人员较少，一些基层医院甚至还没有配备专职档案管理人员，工会档案工作兼职管理现象较为普遍，相关人员缺乏相应的工会工作经验，工会档案资料收集、整理、归档不规范、不完整现象时有发生。加之信息化知识应用不够熟练，工会档案信息化设施配备不齐全等，极大地制约了工会档案信息化管理工作的推进。3.3信息化基础薄弱。工会档案信息化离不开一定的软件和硬件支持，但从当前工会档案信息化工作来看，基础还十分薄弱，主要表现在：硬件方面，工会档案信息化缺少专门的办公场所，计算机、扫描仪等必备设备老化。软件方面，主要表现在工会档案信息化管理的相关制度不健全，收集归档不及时、不齐全；档案标题书写不规范，缺少相应的内卷目录等。此外，工会档案信息化录入开展进度缓慢，重要的工会档案资料依然以纸质载体形态保存。

4医院工会档案信息化管理对策

4.1思想上，要高度重视工会档案信息化工作。医院领导以及具体分管工会和档案工作的管理者应高度重视工会档案信息化工作，加大工会档案信息化管理的人、财、物的支持力度，要把工会档案信息化作为提升医院管理水平、保障职工权益的重要举措，加强工会档案信息化工作的领导，配齐配强专职档案管理人员。广大工会档案工作者要牢固树立信息意识、服务意识，把工会档案信息化工作具体要求落到实处，积极做好工会档案资料的收集和整理。加快对原有工会档案资料的信息化进程，通过扫描仪等信息技术设备，将已经归档的工会档案资料进行数字化处理，不断丰富档案信息资源。4.2队伍上，要大力提升档案者工作综合素能。医院要加强对工会档案工作者业务素能的再培训，尤其是要注重信息技术领域新知识、新理论、新技术的学习、培训，不断提升工会档案工作人员的信息化技能。此外，还要结合工会知识和档案专业理论知识，做好工会档案信息的鉴别、收集、整理、保管等档案专业知识的培训，通过邀请专家来院授课、选派优秀档案业务骨干赴先进院考察学习等形式，切实提升档案工作者的专业素能。要强化广大工会档案工作者的保密意识，对其进行安全知识再教育。信息网络时代，工会档案信息化管理面临着诸多的非传统领域的安全威胁，光盘、磁盘、软盘以及云盘等新的档案载体的应用等，对信息时代工会档案管理的安全和保密工作提出了更高要求，需要广大工会档案工作者牢固树立安全保密意识，增强安全保密管理能力，为医院工会档案管理信息化工作顺利推进奠定坚实基础。4.3保障上，要夯实工会档案信息化管理基础。加强医院工会档案信息化管理基础设施建设，从硬件和软件两个方面为工会档案信息化管理提供强有力的保障。硬件方面，医院工会组织或档案管理部门要设立专门的办公场所，配齐配强必备的信息化管理设备，如，计算机、扫描仪、照相机等，并做好相关设备的安全保障；此外，还要加强信息化管理软件建设，例如，进一步完善医院工会档案信息化管理技术标准和规范，明确工会档案信息化管理的范围、内容和要求，为工会档案信息化管理提供可操作性强的操作规范。此外，要开通医院局域网，将工会档案管理系统与医院的档案系统和工会组织的办公系统链接起来，实现工会档案网络化管理，加快推进医院工会档案信息化管理进程。4.4制度上，要不断完善工会档案信息化管理制度。没有规矩不成方圆。医院工会档案信息化管理也需要一套完善的制度作为保障。要高度重视工会档案信息化制度建设，具体来说，应该结合医院工会和档案管理实际，制定《工会电子文件归档与管理办法》《工会电子文件保密规定》《工会数字档案查询利用若干意见》，以及《工会档案数据管理维护规定》和《工会数字档案鉴定销毁制度》等，进一步明确工会电子档案的归档、移交、利用的范围、时间、标准和要求，建立严密的规章制度，从而为医院工会档案信息化管理提供制度保障，提升工会档案信息化管理的规范化、科学化水平。

参考文献：

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作者:杨莉 单位:福建省立医院