高校档案工作信息化建设探索

摘要：五大发展理念作为实现“十三五”时期发展目标的重要指导理念，对高校档案工作信息化建设起着重要指导作用。本文分别从“创新、协调、绿色、开放、共享”五个方面分析如何做好高校档案工作信息化建设，以供同仁参考。

关键词：五大发展理念；高校；档案信息化

党的十八届五中全会强调，实现“十三五”时期发展目标，破解发展难题，厚植发展优势，必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念。这是关系我国发展全局的一场深刻变革。高校档案信息化建设不仅是高校档案工作的发展趋势，也是我国档案事业的重要内容。高校档案信息化建设工作，必须坚持贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的五大发展理念，将五大发展理念融入到信息化建设实践中去，依照信息化建设规律以及高效档案工作现实情况推动五大发展理念与信息化建设的融合，抓住机遇、迎接挑战，为加快高校档案信息化建设作出积极贡献。

1以创新为核心，推动高校档案工作信息化建设创新发展

强调在五大发展理念中，创新发展是方向、是钥匙，创新发展是引领发展的第一动力。因此，高校档案工作信息化建设，必须把创新发展摆在核心位置，不断推进制度创新、技术创新、服务创新，让创新贯穿信息化建设的全过程。在制度创新方面，要根据档案信息化建设信息化特点，首先明确标准化、信息安全、软硬件支持等方面的具体要求，推动传统高校档案工作制度的改革和创新。其次，明确权责划分，细分到人，让档案管理人员和相关部门进一步明确职能范围，让各部门在保持一定独立性的同时更好的联系在一起，共同推进档案工作的制度创新。第三，根据实际工作需要以及未来档案信息化建设的发展趋势，及时创新档案管理制度，如信息化操作守则、信息安全规范守则等规定都要及时更新。在技术创新方面，首先要明确和依据档案信息化建设各阶段的特点和要求，以需求为导向，技术支撑为基础着力推动技术创新与制度创新的深度融合，以制度创新推动技术创新的规范性和可持续性，以技术创新推动服务创新的丰富性和针对性。其次，利用技术创新简化工作流程、提升工作效率。利用3D打印、虚拟现实等技术推动档案载体的多元化。进而实现档案工作的信息化和自动化，大大方便档案工作，也为服务创新打下良好的基础。在服务创新方面。首先要针对传统高校档案服务模式进行信息化的创新。通过通信技术、互联网技术等技术创新改革传统静态服务模式，运用动态的视听传播服务将档案资源更直观的展现给受众，以此来增强档案的影响力和传播力度。其次，还可以借助技术创新完善档案在线咨询服务，以此增加高校档案资源的使用频率，让使用者能够突破时空的限制实时提出档案使用需求，此外还能够以需求分析为导向不断创新档案服务模式，如个性化服务等。

2补齐短板，推动高校档案工作信息化建设协调发展

高校档案信息化建设的不平衡表现的诸多方面，主要分为高校内部之间的不平衡以及外部之间的不平衡。协调发展的关键就是补齐短板，而高校内部和外部的短板各有不同，需要协调发展。高校档案信息化建设内部发展的不平衡主要表现各部门之间的信息资源缺乏系统化的整合。如今高校档案分类愈加丰富，涵盖人力资源档案、科研档案、学生档案、基建档案、财务档案等。而受限于资金和人力的限制，高校无法在每类档案下都设置档案管理部门，其管理主体通常只有一个。因此，档案管理部门很难对所有涉及档案资源进行统一的管理。在信息化建设中，各部门管理系统软件类型、版本的不同也阻碍了数据的互通互联，降低档案工作的效率。对此，应加强档案管理部门与各部门的协调联系，推进档案收集、整理标准的标准化的规范化，明确档案管理和档案收集的主体，推进档案信息化建设协调统一的发展。高校档案信息化建设外部的不平衡主要表现在高校之间的不平衡以及高校与政府相关部门之间的不平衡。由于地区发展差异和高校财务情况，各高校可用于档案信息化建设的资金各不相同。财务状况良好的高校档案信息化建设的进度、功能等都较为良好，而财务状况不佳的高校则存在一定困难。高校与政府相关部门之间的不平衡表现在档案等业务部门与高校档案信息化建设的不同步，导致其在档案调取、档案查阅等工作上的效率低下。对此，首先要平衡信息化建设的资金配制，以先进带后进，推动信息化建设的协调发展。其次，高校要根据财务状况进行信息化建设的成本核算，资金较少的学校可先进行微信公众号服务、微博账号等成本较低的自媒体工具推动信息化建设。最后，高校档案管理部门要与档案等相关部门互通信息化建设进度，合作拟定信息化建设计划，推进地区内的档案信息化协调发展。

3优化资源配置，推动高校档案工作信息化建设绿色发展

首先，在信息化建设初期就要将注重节能生态作为重要原则之一。在环境设计中要把生态环保的理念作为环境建设的标准，以绿色建筑的要求作为建设设计标准，如在基础建设中选择高性能生态混凝土，增加基础设施的使用寿命。减少有毒装修材料的使用，机房的建设也要以节能环保为建设重点，采用太阳能发电、自然光照明、水冷降温、遮阳系统和全自动控制的终控室等等。其次，提高工作效率，实行智能化办公，降低管理成本。信息化建设与智能化办公是相辅相成的，高校应在信息化建设过程中逐渐将智能办公的理念和方式融入到方方面面，上文中提到的无纸化办公只是基础环节，如扁平化管理、一体化办公等方式都是提高工作效率，降低管理成本的方法。还应加强信息化建设的针对性，以需求为导向，根据现实情况逐步提升信息化建设的高度，把建设成本合理分配到信息化建设的每个阶段，促进档案信息化建设持续健康的发展。

4互利共赢，推动高校档案工作信息化建设开放发展

高校档案工作信息化建设开放发展针对的是封闭问题。高校档案管虽然承担着很多的服务型工作，但其开放程度还远远不够。高校档案工作信息化建设开放发展最关键的就是要将信息化建设融入到高校发展和社会经济文化发展中去，突破档案原有的封闭性，在保证了档案本身特性的同时，又能够与社会、大众保持密切的联系，不断开发和利用各类档案资源，主动融入到公共服务中去，在公共文化服务中占据一席之地。首先，档案信息化建设，要把开放发展作为基础功能之一。在管理系统、数据库系统等相关系统中预留与政府相关部门、社会相关机构的数据接口，在建设成熟后进行数据的对接工作。高校间要形成良好的合作和开放关系，开展交流合作，取长补短，在开放中不断扩展自身的事业，推动信息化建设发展，让档案信息化建设能够更好的为大众服务。其次，档案信息化建设的开放发展，还体现在拓展社会合作等方面。对此，要加强高校与科研院所、媒体、文化和史籍研究部门的合作，使档案的包容度和辐射面更广，互利互赢。

5服务大众，推动高校档案工作信息化建设共享发展

高校档案信息化建设的最终目的是服务师生、服务人民、造福社会，这也是高校档案工作的目的所在。档案信息化建设的管理系统信息化、档案数字化、服务多元化建设，无论是从资源或是服务的角度上来说，其本质上都是为了让更多的人享受到档案信息化带来的便利，提高档案的利用率。首先，要抓住高校档案馆信息化建设的重点，以开发利用档案信息为核心，让档案馆更好的为公众服务。要平衡档案保密性与利用性的关系，一般来说，档案保密性与时间成反比，及保密性随着时间的推进递减。对此，档案管理人员要充分了解到高校档案信息化检核过程中数字档案保密的时效性，以此为依据充分发挥其价值，让更多丰富的档案内容为公众所用。其次，着力推进档案共享平台的搭建，把共享平台建设作为高校档案信息化建设的重点任务之一。在档案数字化和开放环境的基础上，促进档案资源的集成化和系统化，不多扩展档案的服务对象，把社会大众也纳入到高校档案的服务受众当中。最后，做好服务拓展的长期计划。受限于技术水平和资金等问题，高校档案共享服务应循序渐进的发展，运用互联网产品思维，收集并分析用户需求，将需求的紧迫程度由高至低排序，结合共享平台建设的建设，将各项服务的开发和上线计划列出大致时间，进行服务的开发时，要持续关注需求的变动并灵活调整开发计划，避免出现服务上线成功后无人使用的情况。

参考文献：

［1］陈清钦.“五大发展理念”下的高校档案信息化建设探析［J］.兰台世界，2017（17）.

［2］胡志富.以“五个发展”理念引领档案管理系统建设［J］.兰台世界，2016（s2）.

［3］冯文博，宋竹，安琪.树立五大发展理念推动档案工作跨越式发展［J］.黑龙江档案，2017（1）.

［4］海川.“五大发展理念”的档案实践［J］.四川档案，2016（2）：17-19.

作者:王青 单位:江苏海事职业技术学院人事处