高校档案信息化建设的研究

摘要：文章结合同济大学档案馆的实际情况，从档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化三方面，提出高校档案信息化建设的必要性，并对其进行探讨和分析，阐述了高校信息化建设的基本思路和具体办法。

关键词：高校信息化；档案资源数字化；管理过程智能化；档案服务信息化

2014年9月，国家档案局局长杨冬权就指出：“在今天这样的信息化时代，档案决不仅是‘故纸堆’，而是宝贵的信息。档案部门也决不仅是保管重地，而是档案信息管理与的重要职能部门。档案工作者要有现代的眼光和思维，牢固树立信息化是档案事业发展的必由之路的思想，以档案信息化推动档案管理工作的现代化。”高校档案工作有着自身发展的特点，高校内拥有各类专业背景人才，在信息化技术和创新服务理念方面有着得天独厚的优势，更容易做到与时俱进。

一、高校档案信息化建设的必要性

高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。

二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用

高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。

1.档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称OA文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷→整理→扫描→还卷→质检→著录→总检→挂接→备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。

2.管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一台联网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。

3.库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于TCP/IP（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。

4.档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RAS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。

参考文献

[1]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013（4）.

[2]辛炜.档案库房安全保护管理[J].同煤科技，2013（12）.

[3]孙洁，朱大章.对高校档案远程服务的几点思考[J].上海市档案学会高校档案专业委员会2013年年会论文，2013.

作者:周玮 单位:同济大学档案馆