民政档案信息化建设探讨

在档案工作的未来发展中，档案信息化是一个必然的趋势。在这样一个信息化迅速发展的社会，民政档案工作也需顺应信息化大势，早日实现民政档案信息化。要做到这一点，民政部门就必须大力推进民政档案信息化建设，运用现代高新技术手段，全面提升民政档案管理水平，以便更好地适应信息社会对民政档案工作的需求，为民政工作提供优质的服务。

一、民政档案信息化建设存在的问题

（一）对民政档案信息化建设的重要性认识模糊。由于民政部门对档案信息化建设认识模糊，许多民政部门的领导都没有认识到档案信息化建设的重要性，认为档案信息化对民政部门发展作用不大。如一些民政部门领导认为档案信息化管理不能直接给民政部门带来经济效益，是一项可有可无的工作，经费上不予以支持，使民政档案信息化建设进程缓慢；而民政部门档案工作人员往往又身兼数职，承担着繁重的民政工作任务，不能专心做好档案信息化建设，致使民政档案信息化建设是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，造成有的民政部门档案信息化建设无法有效推进。

（二）民政档案信息化建设的规章制度不健全。随着信息化的不断推进，需要有完善的规章制度作保证，但现实工作中在这方面往往不尽如人意，有关制度不健全或者没有落实，使得档案信息化建设不能正常有序地运转。同时由于制度不健全，导致档案信息化各项工作无章可循、无法可依，缺少必要的依据，在工作中容易主观行事，无法实现科学化和规范化。

（三）民政档案信息化基础设施不足。由于对民政档案信息化经费投入的不足，民政档案信息化管理软硬件设施还相对缺乏，使得民政档案信息化管理相对滞后，不能适应民政工作信息化建设的需要。而且，目前部分民政档案仍然是人工归档、管理，计算机在档案管理上的使用、保护水平较低，使民政档案信息不能共享，查阅不方便。

（四）电子文件归档做的不够。一些民政部门对电子档案的认识有误区，因为电子文件修改、销毁具有随意性和不确定性，所以他们在工作中往往更信赖纸质档案，因此，电子文件的归档并没有被广泛地重视起来，而且，有的民政部门每个民政工作人员所使用的计算机里面都有电子文件，但许多人都没有按规定及时归档，造成电子文件的散失。

（五）民政档案信息安全存在问题。民政档案通过计算机、网络系统虽可向社会公众提供高效快捷的档案信息服务，但由于缺少一套完整的安全措施，往往容易遭到黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统受到破坏，系统不能保持正常运转，信息在传输的过程中重要信息容易被泄漏或修改，造成不可挽回的损失。

二、加强民政档案信息化建设的对策

（一）要提高对民政档案信息化建设的重视程度。各级民政部门应解放思想，充分认识档案信息化建设在民政部门发展中的重要作用，适应民政信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化建设纳入民政信息化建设的总体发展格局中，加强对这项工作的组织领导，给予必要的重视，像抓民政工作一样抓好档案信息化建设，把档案信息化建设落到实处，以促进民政档案事业持续快速健康发展。

（二）要完善民政档案信息化建设的各项规章制度。为实现民政档案信息化建设的规范化、制度化，就必须加强民政档案信息化建设的各项规章制度建设，建立健全各项规章制度。按照《档案法》和民政档案工作的相关法律法规的要求，在上级档案工作主管部门的指导下，民政部门要建立健全与档案法律法规及民政工作相关法律法规相配套的一系列内部管理制度，如档案保管制度、婚姻登记材料归档制度、档案资料保密制度、低保信息管理制度等多项档案管理制度，通过制订一整套完整且严格的制度来对民政档案信息化建设进一步进行规范，使其有规可循，使民政档案信息化建设走上规范化、制度化的道路，真正做到依法治档。

（三）要加大对民政档案信息化设施的投入。档案信息化需要购买大量的设施设备，没有大量的投入信息化肯定是搞不好的。离开了必要的投入，信息化将寸步难行，这是基本的前提。民政档案信息化也是一样。为适应民政档案信息化建设的要求，民政部门就要加大对档案信息化建设的投入，为其购买所需的各项软硬件设施设备，如计算机、扫描仪、打字机、复印机、软件等，夯实档案信息化建设的基础，为档案信息化建设提供必要的物质保障，保证这项工作可持续发展。

（四）强化电子文件的归档管理。民政部门必须适应民政档案信息化的要求，把电子文件妥善地保管起来。民政电子文件不止是日常工作形成的方案、总结之类的文稿，更多的会是每个工作日里形成的婚姻登记文书档案、正式的文件，低保救助、五保管理、民间组织等申报审批形成的数据资料，地名管理、勘界协议、退役士兵安置等工作中形成的文件资料及各类电子版的影像档案，这些都需要作为电子档案保存、归档。要根据民政档案管理的要求，加强对本部门电子文件积累、归档等工作的监督、指导，保证所产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效，不断丰富民政档案内容。

（五）要加强民政档案信息安全体系的建设。目前，随着社会信息化进程的不断加快，民政档案信息的利用方式越来越多，民政档案信息的安全保障问题也越来越突出。因此，在民政档案信息化建设中，应不断加强民政档案信息资源的安全保障体系建设，逐步完善民政档案信息安全管理体制，进一步规范民政电子文件档案管理工作，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。

作者:张雁红 单位:依安县民政局