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高校行政办公中电子日程软件探讨

[摘要]本文结合高校行政办公现状及电子日程工具的应用与研究情况,从个人角度出发,提出时间管理对提升基层行政办公效率的重要性,探讨使用一体化办公软件中带有的电子日程工具进行个人工作时间管理,以达到提升行政办公效率的最终目的。

[关键词]高校;行政办公;电子日程软件;应用

1高校行政办公现状

高校行政工作内容多、范围广,具有突发性、临时性的特点[1],行政工作量和管理难度都较大[2],加之很多岗位要求行政人员一岗多能,同时负责多项任务,面对琐碎繁杂且多具突发性与时间性的工作任务,行政人员不免容易思维混乱,在工作中被影响干扰,导致效率低下。诸多学者从行政管理角度对高校行政工作进行研究,提出了很多优良建议。尹明[3]认为高校行政人员工作内容复杂、普遍存在业务不精、职权不清、分工不明等问题,进而造成办事困难、效率低下等后果。对此他结合管理学理论提出高校应采取抽屉式管理模式,明确权责义务,提升工作效率。鞠亚莉认为事业单位中存在行政人员责任心不强、分工不清,办公效率低、工作压力大和素质不均等劣势问题[4],提出单位多方面综合改进,提升员工素质,同时设置激励机制,以进一步提高事业单位行政部门的工作效率。上述建议并非无据可依。南京农业大学的李阳[5]通过实证调查其学校教务办公室行政管理人员的工作效率问题,发现行政人员工作效率较低,提出应大力宣传“管理科学”的理念,深入思考“效率问题”,同时建议学院应“减员增效”。从文献回顾中可以发现,高校行政工作效率低下问题普遍存在,工作人员除从管理层面寻找解决之道,明确权责义务、提升员工素质,也应考虑从个人角度出发,合理管理时间,提升工作效率。

2电子日程软件的优势

2.1帮助时间规划。个人工作的效率与时间管理直接挂钩。时间管理大师柯维根据事情的紧迫性和重要性程度呈现了时间管理矩阵,将我们所做的事情划分为四个象限:第一象限是紧迫又重要的事情,第二象限是重要但不紧迫的事情,第三象限是紧迫却不重要的事情,第四象限是既不紧迫又不重要的事情[6]。在高校行政工作中,行政人员多感到工作被动[1],日常工作中被任务推着走,时间管理仅限于在截止时限前完成任务并上交。正如柯维所说,大多数人将主要时间放在了第一和第三象限,无法做到未雨绸缪,导致80%第二象限的任务最终转变成了第一象限紧迫又重要的任务,致使工作逐渐陷入被动。也因此,科维的四象限法则被大量研究高校行政工作的学者作为时间管理的基础论引用,并指出高校工作者应进行第二象限日程安排[7],“将主要事务放在主要位置”[6]。针对于此,柯维提出的主要解决之道便是使用日程表来管理时间。GothbergHM[8]也早在1991年的文章中便写到:时间管理专家们建议,任何人着手有效管理时间之前,首先必须确立时间安排的日程表。他在文章中详细描述并建议了个人应如何选择并使用日程表,这些建议放到今日来看依旧相当有效。2.2更加便捷高效。在办公自动化成为主流的今天,办公软件被高度开发,电子日历作为综合办公软件的一部分被广泛普及。早在1985年,KincaidC.M[9]等便评估了电子日历的功能并对其推广使用提出很多建议,国内学者许平也在二十多年前指出电子日程工具的便捷性。Wu和Tremaine[10]在他们的研究中发现,如今专业的管理人员更倾向于使用电子日程,相较于纸质日历,其具有便于搜索、可视化、可分享、更加便捷高效等特点。如今微软Outlook,谷歌日历等电子化日程工具早已作为日常应用普及,然而由于固有观念或工作习惯等原因,高校行政人员使用电子日程工具的比率并不高。

3利用电子日程软件提高高校行政办公效率探讨

3.1日程工具的选择。如上文所述,高校基层行政人员工作内容多、范围广,任务繁杂琐碎。工作中除了必不可少的校级、部门、院级行政例会、党团培训外,各类邮件、通知、文件等各类琐碎性的材料整理工作也不可避免。因此在日历选择方面应优先选择能够结合邮件、任务功能一体化的电子日历应用或软件,如Outlook,Foxmail,谷歌在线日历等。该类软件的优点是集邮件、日历、联系人、任务为一体,支持多客户端使用,可同步台式电脑、笔记本电脑、手机、平板等电子工具,对比单一电子日历或纸质台式日历来说更加方便、快捷、安全。3.2电子日程工具的使用。电子日程的最基础的功能是日程设置。为了更好地提升个人工作效率,实现事半功倍,使用日程工具时还应注意以下几点。一是及时记录未来日程并设置提醒功能。日程的最核心功能就是帮助个人完成前瞻记忆任务,即帮助日程使用者记住未来将要做的任务并最终实施该任务,电子日程使用者可通过对特定事件设置时间提醒来增强其完成前瞻性记忆任务的可能性。Payne[11]也对电子日历的优势十分认可,指出电子日历的提醒最明显的优点就是其对使用者的提醒功能。高校行政办公人员在使用电子日程工具时,应积极吸纳前人文献中所总结的经验,及时将重要会议、约会、事项等记录在电子日程中,依重要程度设置提醒功能,摒弃能靠头脑记忆便舍弃记录日程的想法,及时有效的完成前瞻性任务。二是使用电子日程合理规划零散时间。基于前文所提到的柯维的四象限理论,人们应该使用日程表做第二象限时间规划,将注意力又紧迫性为先转到注意力为先上。除去工作时间中被会议、培训等固定事项占据掉的时间外,其他时间便是可由行政人员自由支配安排的零散时间。在时间规划上可参照柯维提出的第二象限日程安排方法,以周为单位,依重要程度列出下周工作任务清单,将重要的任务安排在周日程的前段,从而使得任务完成的从容不迫。三是创建部门(团队)共享日程。自电子日程工具问世以来,团队共享日程议题被大量研究。日程工具不但能够辅助个人管理时间,还能良好协调部门/团队工作时间,提高团队工作效率[12]。基层行政人员的日常工作多涉及与其他行政人员及专任教师的相互沟通协作,并多需要协调人员时间、组织部门会议,安排部门活动等,创建部门工作日历并共享能帮助行政人员更好地进行安排协调,使工作沟通透明化,避免各类会议活动或教师个人的时间冲突。3.3电子日程工具的延伸。在信息交互的时代,使用单一工具已明显不能满足我们的要求。现阶段大多数日程软件都支持与其他工作类软件互相连接。电子日程工具虽然对工作任务规划有不可替代的作用,但也并不适合写入所有工作任务。许多人习惯在日程上标注待办事项[11],此种方法虽然可行却并不是非常实用,也往往不能反映个人真实工作轨迹[13]。在执行待办事项时,可尝试用更为合适的电子笔记本如OneNote等创建笔记,记录待办事项,避免过多的待办事项占据电子日程表,造成时间管理的混乱。

4结语

《老子》中说“合抱之木,生于毫末;九层之台,起于累土;千里之行,始于足下”,高效对基层行政人员来说就如“毫末、累土、足下”般,为时间管理打造了基础框架,是非常必要且有实质性效果的一部分。也有一些国外学者指出现有电子日历的不足之处,如Lovett等[14]人在研究中指出电子日历上显示的安排常常不能代表个人真实活动并且偏差较大。尽管如此,使用电子日程工具依旧是现代行政办公中不可缺少的一环。虽然提升效率不能全部依赖工具,但善用工具,的确可以有效地帮助个人提升行政工作效率,更好地服务于当代高水平大学建设。

作者:张羽 单位:上海大学

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