高校财务档案数字化实施方案

摘要：随着高校经济业务活动量的增多，财务档案资料数量迅猛增加，为满足各类审计工作需要，财务档案的利用和查询频率不断上升，因此，财务档案数字化已经成为高校财务档案管理发展的大趋势。针对这一趋势，本文从高校财务档案管理的现状与财务档案数字化建设的必要性，财务电子档案的收集与数字化平台的建设，财务电子档案数字化平台开发利用实施方案，财务档案数字化平台的实施对财务管理、档案管理的影响，四个方面对高校财务档案数字化平台进行研究。

关键词：财务档案；数字化；实施方案

目前，人类社会已进入信息社会，计算机的应用已经完全融入人们的生活之中，电子记录随时随地产生于生活的方方面面，人类保存的档案逐渐过渡到以电子档案为主，电子档案与纸质档案具有同等的价值。高校财务档案是记录学校在各种经济业务活动中的会计资料，包括会计记账凭证、原始报账单、相关发票、以及支撑附件材料等，是专业的会计核算材料。财务档案同时也是高校在教学、科研、后勤保障、运行管理等工作中形成的原始历史记录，对于高校管理工作、预算编制、决策制定、财务审计都是重要的信息资源。高效、科学地利用好财务会计档案，有利于提高高校的管理水平，规范各项业务流程。

一、高校财务档案管理的现状与财务档案数字化建设的必要性

近年来，随着高校不断地发展，各类经费增加，经济业务活动增多，使得财务会计档案数量也迅速增加，需要大量的空间来存放会计档案，加之为了监控高校规范使用经费，各种审计工作也越来越频繁，对档案查询和利用的频率不断上升，同时也对财务档案的保管和人员的配置提出了更高的要求。财务纸质档案按照凭证号的时间顺序整理成本，加装封皮，依次排列于财务库房的档案架上。传统纸质档案的管理和利用存在诸多问题：纸质档案查询不便，需要到财务库房按照凭证号翻找，耗时耗力；纸质档案随着时间推移，有些字迹可能会逐渐变得模糊不清，使查询工作变得更加困难；纸质档案对保存条件要求高，需要做好八防工作，增加了档案管理工作的成本和难度。综上所诉，传统的财务纸质档案保管方式已明显不能满足现代财会档案管理的需求。根据最新修订的《会计档案管理办法》，未来会计档案将逐步向电子档案发展，这有利于财务档案的信息化管理，实现归档、存档、查档的数字化转变。现阶段已经有部分高校开始扫描记录财务档案，建立电子财务档案库。

二、高校财务电子档案的收集与数字化平台的建设

随着电子发票的逐渐普及，以及智能财务系统的应用，高校财务档案迎来了新的变革。通过使用电子发票，报销人不再需要从对方公司取得纸质发票，只需在财务报销系统中上传电子发票，填写相关的报账单信息，即可到财务处报账，其具体流程为报账人上传账单、发票等材料的电子照片，系统结合图像文字识别等技术进行报账材料的初审，财务审核人员根据报账规则，给出审核结果，并由系统形成一套完整的会计电子档案。此外，智能财务系统与各大平台通过对接建立办公平台提供在线服务，如与京东对接购买办公用品，与携程对接购买机票、火车票、预定酒店等，与滴滴对接提供市内交通打车服务，后续财务报销也直接通过对接平台传递电子发票，生成智能财务凭证，全程线上处理，实现无纸化报销，最终形成会计电子档案。智能财务系统建立起了一个能及时收集各种有效的财务信息资源的管理系统，生成了大量的财务信息电子档案。高校财务系统信息化改革也带动了财务档案数字化平台建设。智能财务系统收集的电子财务档案通过建立接口的方式，共享到档案管理系统中。设定数据结构框架，将重要的字段，如凭证号、金额、摘要、所属校区、日期等信息，以及财务系统内记录的电子发票图片和其他财务凭证资料电子照片传送到档案管理系统，形成电子财务档案的记录信息，储存在档案管理系统的服务器中，其内容分类、编目等都应符合会计资料归档与管理规范。财务档案数字化平台为档案工作者提供操作管理后台，为查阅档案的经办人提供查询界面，电子档案数据根据查询条件从服务器上的数据库中获取，并定时生成日志供系统技术人员查看。智能财务系统与档案管理系统相互融合，梳理优化业务流程，共建高校财务电子档案数字化平台。

三、高校财务电子档案数字化平台开发利用实施方案

1.配备软硬件设施。为建设电子财务档案数字化平台，需要先配备相应的软硬件设施。首先，海量的财务电子凭证需要大容量的存储器和服务器进行存储，以及稳定的操作系统进行管理，保障系统安全稳定地运行。其次，根据本校的实际需求，设计开发财务电子档案管理系统，使其具有收集、分类、立卷、检索、管理和销毁电子财务档案的功能，并增设系统后台管理、人员权限管理、角色管理、校区分类管理、系统参数维护、日志信息维护等模块，方便系统管理员对平台进行全面的控制与管理。给档案管理人员配备相应的计算机、高拍仪、扫描仪、打印机等办公设备，方便工作人员扫描财务档案资料。配置公用的计算机和打印机，供办事人员查询使用。开发一体式查询机，嵌入财务档案查询系统，学校教职工扫描校园卡即可登录使用。2.建立一系列的管理制度。高校财务电子档案数字化平台的实施和运行离不开一套完整的规章管理制度。按照国家《会计档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理办法》等文件要求，结合本校的实际工作业务流程，建立和完善一系列的管理制度，明确财务电子档案归档、移交、保管、销毁、保密以及档案管理人员的职责，规范收集、保管、利用电子财务档案的具体流程，从而推动高校财务电子档案标准化、科学化地管理。涉及需要保密的财务档案，对此类档案的保管和利用要遵守国家或有关部门的保密规定，无论是纸质档案还是电子档案都要有稳妥的保密措施。依靠制度规范对财务电子数据的管理，降低人为因素对电子档案管理的不利影响。3.提高财务电子档案管理人员的计算机水平。电子财务档案数字化平台的应用离不开信息系统，而信息系统的实施就需要既懂档案管理专业知识又懂计算机技术的复合型人才。财会档案管理人员的业务水平直接关系到财会信息的质量，因此财会档案管理人员应该熟练掌握计算机及信息网络相关知识，才能提供优质、高效的档案查阅服务。但就国内现状来看，许多高校都存在对档案管理工作不够重视的情况，认为档案管理工作就是简单的归档、保管和借阅，配置相应岗位的人员所具备的计算机知识比较有限。在信息化建设的背景下，高校领导应该转变观念，调整财会档案管理岗位的人员，或者对该岗位人员进行电子档案相关技术的培训。通过人员专业素质和计算机水平的提升不断优化档案管理队伍，从而适应档案信息化管理的要求。4.完善平台数据库的财务档案电子数据。随着智能财务系统的应用，档案馆可以直接通过接口接收来自财务系统的电子档案数据，按照设定好的程序将财务电子档案存储于财务档案数字化平台的数据库中。对于已经存放于档案馆的纸质财务档案，需要有组织、有计划地展开扫描录机工作，将历史形成的纸质财务凭证资料，通过高拍仪拍照的方式，将电子照片上传至财务档案数字化平台的后台管理端，平台再通过人工智能图像文字识别技术，自动从凭证照片中获取凭证号信息，作为该笔凭证的唯一识别码，获取的其他字段信息也作为重要的参数信息一并记录到数据库中。根据相应的政策文件，制定财务电子档案数据标准，将此数据标准通过算法的形式写入到财务电子档案系统中，系统即可自动检测上传的财务电子档案是否符合数据标准规范，若不符合该数据标准，系统通过报错的形式，提示档案管理员对相应财务档案进行审查处理，从而确保财务档案数字化系统中的财务档案电子凭证规范化、标准化。完成纸质财务档案的采集工作，规范从财务处收集电子财务档案的流程，即可完善财务档案数字化平台的数据信息。5.采取多重措施保障电子档案数据安全。数据安全是信息管理平台最重要的一个环节，定时地对服务器中的财务档案数据进行双重备份显得尤为重要。做好网络安全防护措施，安装杀毒软件和防火墙，有效防止外部非法访问。完善身份认证技术，要求档案管理人员定期修改登陆账号密码，系统自动检测密码的复杂度，达到要求的密码才可以设置成功。对需要保密的财务数据通过算法进行加密处理，获得授权批准才可访问涉密数据。定期进行系统安全检测，及时升级操作系统和数据库系统，修补漏洞，防止被黑客攻击、篡改和盗用数据。档案管理人员对电子档案的操作权限也应采取分级管理：系统管理员拥有所有权限；财务档案专职管理人员应有接收财务电子档案数据、分类财务电子档案数据，利用财务电子档案数据的权限；一般人员只拥有查询权限。并且通过有效的系统控制，禁止一切企图篡改电子档案数据的操作。财务凭证是一所学校的经济业务活动的重要记载资料，涉及一些敏感的数据，因此财务档案数字化平台的使用范围应设置在校园局域网内，需要保密的财务电子档案数据应该进行离线存储，与外网物理隔离，通过网络控制的方式，限制访问范围，从而确保财务电子档案的安全使用。6.提供多种查询方式供师生选择。为方便经办人员查询财务电子档案，财务电子档案数字化平台提供多种查询方式供经办人选择：在档案馆设置财务档案查阅室，配备计算机或者一体机供到现场办理业务的师生使用；在财务处的报账大厅，也可以设置一体查询机，报账人员因为课题结题或其他相关的财务手续需要查询财务档案的，在现场即可直接查询财务凭证，减少跑路次数；电子财务档案查询系统开通网页版的查询界面，让师生足不出户就可以通过在线查询的方式办理业务；电子财务档案管理系统开放接口或链接给财务管理系统，办事人员登陆财务处的系统，也有相应的功能模块可以查询电子财务档案。无论选择哪种查询方式，经办人员通过财务电子档案数字化平台查询财务数据应首先取得相应的授权，经办人在系统里发起查询档案的申请，等待财务处稽查科的审核，审核通过后，档案管理人员再把相应凭证的查看权限开放给经办人员，经办人员即可在系统里查看到该笔财务电子档案。

四、高校财务档案数字化平台的实施对财务管理、档案管理的影响

1.提高财务部门、档案部门的工作效率以及经济效益。通过实施有效的财务档案数字化建设方案，提高了财务档案查询的效率，也提升了财务会计人员和档案管理人员的工作质效。以前部门间的档案传递是通过财务档案专管员往返于财务处和档案馆手工传递财务档案，取回来的财务档案还有大量的装订、分类、标记、上架工作，整个过程经手人多，容易造成财务档案的遗失，效率低下。财务档案数字化管理平台上线后，可以大大提高财务档案收集工作的效率与质量。无纸化办公方式减少了纸张的浪费，也提高了对原始档案的保护，转化成电子文件的纸质财务档案，具有保存时间更长、管理更方便安全的特点。而且也避免了因财务档案数量迅猛增加造成的档案库房空间不够和人手不足的问题，有效地控制了用人成本，取得更好的经济效益。2.促使财务部门、档案部门用人体系改革，由基础业务型向管理型用人转变。一旦加速信息化建设，引入智能管理系统，人才结构不可避免需要转变。现阶段的财务人员大多从事基础核算工作，智能财务系统将财务人员从繁琐的记账、算账、结账、以及整理财务档案的工作中解放出来，从而有更多的精力投入到财务管理的工作中。同样的，财务档案管理工作人员也是长期从事库房管理、档案翻阅的工作，通过建立财务电子档案数字化平台，档案管理工作者可以由单一机械的手工作业转变为信息系统后台管理工作。这样的转变，对于财务部门、档案部门的工作人员是新的契机，可以利用全新的工作平台提高自身的业务能力水平。财务档案管理人员可以通过加强计算机知识学习、积极实践，转型成为管理型、综合性人才。3.提升财务部门、档案部门服务质量，提高师生满意度。师生查询纸质财务档案，需要先在财务处取得授权后，再到档案馆的财务库房进行查阅。存在多校区的高校，查询起来更是费时费力。因为整个过程流程繁琐，经办人员通常需要花费大量的时间办理业务。随着数字化财务档案查询平台的实施，智能财务系统与档案管理系统对接，建立一套完整的财务档案管理查询系统，提供多重接口供师生查询财务档案。经办人员可以根据自己的实际情况选择查询方式，让数据多跑路，让师生少跑腿，从而提高师生对财务档案管理工作的满意度。借助财务档案数字化平台，财务处和档案馆还可以高效率地配合学校完成审计、检查等专项工作，根据处理程序快速提供备查的电子财务凭证档案。4.助力高校信息化改革，为实现高校治理体系和治理能力现代化添砖加瓦。高校信息化建设水平已经成为一所学校综合实力的重要标准，通过先进的计算机技术，结合自身发展的需要，构建智能信息化校园。制定统一的数据编码规则，打破数据孤岛，将各个业务部门的数据关联起来，集成到信息中心的大数据池中。财务处和档案馆也是信息智能校园建设不可缺少的一份子，是信息数据的提供者和使用者。高校财务档案数字化平台的使用既提高了财务档案管理的信息化水平，又体现了电子数据档案在财务管理中的应用价值。有效地开发利用这些财务电子档案数据，充分发挥财务档案在内部控制、预算决算、数据分析中的作用，将零星分散的财务数据实时按需汇总，为高校管理者提供准确的财务信息，为学校的重大决策提供依据，助力高校的信息化建设取得实质性的成效。

参考文献：

[1]周卫华.电子会计档案与纸质会计档案的比较分析[J].财务与会计，2016

[2]周博姝.数字化档案的信息安全问题及管理策略[J].民营科技，2015

[3]涂小丽.浅析高校财务档案管理信息化建设[J].中国农业会计，2019

作者:王竹 王娣 周怡杉 单位:四川大学