煤炭企业档案信息化管理策略

摘要：实现信息化管理是做好煤炭企业档案管理工作的重要手段，随着信息技术的飞速发展，煤炭企业档案信息化管理的实施，不仅有效实现办公与档案管理一体化，也为煤炭企业档案文件的存储与检索提供了更有效的途径，满足了现代企业档案管理的全方位需求。

关键词：档案信息化；档案信息化管理；煤炭企业

一、煤炭企业档案信息化管理的优势

（一）有效实现办公与档案管理一体化

在当今大中型煤炭企业，随着往来业务的繁忙和办公规模的激增，导致企业在产品、技术、合同、财务、销售、人事等诸多环节都产生了大量的办公文件，它们有些和档案管理内容息息相关，需要及时向档案管理部门整理、提交和归档，运用传统的办公手段必然会导致办公室和档案管理部工作量的大大激增。通过利用媒体企业的档案管理自动化系统，可以将煤炭企业的办公基础工作、档案整理工作与档案管理信息化系统做到科学的结合，真正实现办公、档案管理一体化，极大节省了煤炭企业档案管理的人力和时间，大大提高了部门工作效率。

（二）方便煤炭企业档案文件的存储与检索

煤炭企业档案管理的核心内容是各种有参考和利用价值的部门文件，常见的有办公文件、人事档案、技术部图纸、生产部门设备资料等，它们以前大多停留在煤炭企业的办公室、生产部门、技术部门和人事部门，主要用来指导和管理煤矿生产经营活动，推动煤炭企业的产业升级和人员优化，这种生产和管理模式给档案管理部门的档案全文搜集、归纳和存储都带来了极大的难度。通过煤炭企业档案信息化系统建设，档案管理部门可以将原来纸质版的档案文件经过扫码、数字化处理转化成多媒体资源，归纳存储到档案管理系统的信息化数据库中。而通过建立相关的检索目录和搜索关键词，可以方便生产部门、技术部门和人事部门自行开展档案文件的调阅和传阅，这样就为煤炭企业的高效率工作和安全可靠工作提供了极大的便利。

二、煤炭企业档案信息化管理的具体措施

在煤炭企业档案信息化管理过程中，需要煤炭企业建立完整的档案数据库与档案网络，真正实现档案信息化管理的全文数字化，具体可以从以下几个方面进行:

（一）建立完整的档案数据库与档案网络

当今时代，电脑软硬件、网络技术和信息化系统已经成为企业做强做大的前提基础，它就涉及到传统企业管理模式的积极转变。在很多煤炭企业，档案信息化管理还停留在传统文件人工处理模式向信息化管理系统的过渡阶段，需要煤炭企业在档案数据库建设和档案骨干网络建设上投入极大的精力，真正实现煤炭企业档案数据库的可靠高效和长久稳定，这是煤炭企业档案信息化管理的前提条件和硬件内容。摘要：实现信息化管理是做好煤炭企业档案管理工作的重要手段，随着信息技术的飞速发展，煤炭企业档案信息化管理的实施，不仅有效实现办公与档案管理一体化，也为煤炭企业档案文件的存储与检索提供了更有效的途径，满足了现代企业档案管理的全方位需求。关键词：档案信息化；档案信息化管理；煤炭企业具体到档案数据库的构建要素上，需要煤炭企业档案管理部门密切配合企业IT部门，认真研究煤炭企业文件管理的管理与规划，充分考虑文件数据的结构优化，积极根据煤炭企业文件或卷宗的题目、责任人、来源、分类号、主题词、摘要目录来创建索引服务系统。而在煤炭企业档案骨干网络建设方面，需要企业积极引入光纤网络，建立无尘机房，安装专门的服务器、骨干路由器等网络设备，配置扫描仪、照相机、传真机等信息处理设备，从而能够真正组建综合性的档案数据库。

（二）实现档案信息化管理的全文数字化

伴随着信息化技术的飞速发展，档案管理的工作范围和服务内容也发生了翻天覆地的变化，从而对于档案管理工作人员的业务水平提成了更高的要求，具体体现在煤炭企业档案管理信息化系统的熟练掌握和档案全文数字化的服务要求。一方面，根据煤炭企业档案管理的各种要求，需要档案管理信息化系统注重文本类、图文图像类和影像类档案资料的分类记录和信息化建设，真正做到各类档案资料都具备明确的文摘、索引、目录等目录数据库，从而能够为煤炭企业生产部门、技术部门和人事部门提供准确可靠的档案信息源。在此基础上，档案管理人员还需要建立相应的事实数据库和全文数据库，保证所有煤炭企业的档案资料都是经过加工的一次情报，能够方便利用者直接查询和传阅。另一方面，煤炭企业档案管理人员应该具备利用档案数字化管理系统来建立动态数据库和基层报表信息化系统的能力，能够及时将生产部门、技术部门和人事部门所提供的数据、资料和反馈意见通过骨干网络传送到档案管理部门的系统服务器上，档案管理人员在原始数据归纳、存储的基础上，开展相应的目录索引建设、文本和数据建设，提高档案信息资源的利用价值。

三、结语

总之，煤炭企业档案信息化管理是一个长期系统的过程，需要煤炭企业加强档案数据库和相关骨干网络建设，提高档案管理部门在电脑软硬件、网络设备和办公设备的信息化水平，指导档案管理人员熟练掌握档案管理信息化系统，真正满足档案全文数字化的服务要求，从根本上保障煤炭企业其各部门与档案管理部门之间的信息资源共享，共同推动煤炭企业的信息化建设向更深层次的深入开展。

参考文献

[1]马维念.基于网络化的煤炭企业档案信息化管理系统实现策略浅析[J].办公室业务,2012（11）.

[2]李洪祥.档案信息化管理策略分析[J].黑龙江科技信息,2016（17）.

作者:孔凡凤 单位:山东能源临沂矿业集团有限责任公司