煤炭企业办公室工作研究

时间:2022-06-11 10:39:42

煤炭企业办公室工作研究

摘要:我国经济由高速增长转为中高速增长,保持发展速度与发展质量同步提升。国家推进能源革命,深化供给侧改革,煤炭企业发展必须进行结构调整和转型升级,实现由数量、速度、粗放型的发展模式向质量、效益、集约型发展模式转变。

关键词:新时期;煤炭企业;办公室工作

一、对煤炭企业办公室工作的认识

煤炭企业办公室是日常行政工作的办理机构,行使协调各单位、各部门工作的权限,对企业日常办公秩序、行政文书等进行全过程管理。工作职能表现在:落实董事会与经理层有关决议决定,落实总经理工作部署,传达并督办决策层的工作安排,收集基层工作信息反馈至决策层,并辅助决策;业务职能表现在:信息调研与处理、会议与会务、接待与联络、文书管理、督查督办等;管理职能表现在:负责对办公秩序、行政文秘全过程进行管理、监督、协调,对所承担的工作负责。所以说,煤炭企业办公室的工作性质具有政治性,工作地位具有中枢性,工作内容具有综合性,工作方式具有程序性,是承上启下、沟通内外、联系左右的桥梁和纽带。新时期,随着国家供给侧改革的进一步深入推进,对办公室工作也提出了新的要求。办公室的职能几乎涉及了现代管理系统的决策、执行、督办、反馈等方方面面。

二、强化“三务”,提升煤炭企业办公室整体工作水平

本人认为,参与政务、办好事务、搞好服务,是新时期对办公室工作要求的高度概括。(一)尽力参与政务,充分发挥辅助决策作用。新时期,办公室必须实现向能够抓大事、谋全局、当高参的方面转变,积极参与到政务中来,及时为领导提供辅助决策,当好参谋助手。要做好以下四个方面的工作。1.培养良好的心理素质办公室工作千头万绪,任务纷繁复杂,随之产生的工作压力也十分巨大,这也成为许多办公室工作人员的共同感受。如果没有健康的心理素质,不能有效地缓解工作压力,不仅会给身体带来严重的危害,还会产生决策失误、人际冲突等一系列不良后果。我觉得在办公室工作除了具备较强的政治思想素质、道德品格素质、文化专业素质和组织能力素质之外,拥有健康的心态是最基本的素质。要善于化压力为动力,增强自信心,在成功时要坦然面对,更重要的是在失败时要微笑相迎,以微笑和风化雨,以微笑化解矛盾,以微笑换来成功的动力。2.具备较强的业务能力“打铁还需自身硬”要想为领导提供正确的决策,办公室人员必须具有较强的管理能力。首先要加强业务知识学习,广泛猎涉政治、经济、文化、科技、法律、哲学、历史等方面的最新知识,认真学习新时期中国特色社会主义思想,掌握煤炭市场最新动态,力争成为一名“杂家”,尤其是要掌握扎实的安全、生产、经营和技术功底。面对琐碎繁杂的事务,坚持“永远做最重要的事,而不是最急的事”的原则,统筹安排,合理分工,把重点放在效率和效果上,忙而不乱,有条不紊。3.形成务实的调研作风为领导提供决策,调查研究是基础工作。以往总是强调经验调研,着重基层单位落实企业政策执行情况,或者对有发展前景的事物、工作进行调研分析。我认为新时期调研的重点应是问题性、方向性的研究,在调研中要多去发现问题。成绩不说跑不了,问题不说不得了,这就要求办公室人员在观察问题要多视角,研究问题要多方位,解决问题要多方法,要注意思维的超前性。当问题还处于苗头的时候,就能捕捉它;当认识还处在感性阶段的时候,就开始作理性的思考和回答;在别人没有研究的时候,就要着手研究它,从而找出规律性的东西,把工作中存在的问题和解决问题的措施提供给领导,这样的调研才会有实际价值,提供的信息才有现实意义。4.提供科学的决策依据办公室工作人员要时时把握煤炭企业工作动态,加强督办检查,及时向领导反馈管理信息。在调查研究的基础上,对各种情况进行科学的分析和准确的判断,把不同意见和更好的建议推荐给领导,为领导决策提供必要的科学依据和政策支撑,发挥“智囊团”的作用,服务领导决策,辅助领导决策。严格保守各类秘密,不该说的话不说,不该问的事不问,不该看的不看。(二)尽心办好事务,充分发挥统筹协调作用。有的人把办公室办事归纳为“三最”,即:最不好做,最做不好,最好不做。虽有一些道理,但很片面。对于办公室工作人员来说,不但要有主动办事的意识,还要有能办成事的能力,凡事超前考虑,未雨绸缪,做到办事不拖拉,做事不推诿。1.要办好工作事务。把领导和职工交办的每一项工作事务作为任务去完成,用心办事,用力办事,用情办事,在办事过程中不断提高个人的办事能力,掌握办事技巧,积累办事经验,同时也享受圆满办成事带来的无限乐趣。2.要办好管理事务。做好企业和各基层单位之间的管理事务工作。根据管理层的安排,认真执行其工作指令,处理日常事务,避免相互扯皮、推诿,出现工作空档,确保各部门、各单位工作能有序衔接、规范运行。3.要办好效率事务。基于企业的内部管理制度,根据时效管理方案进行节点控制,提高办事的效率。提倡开短会、行短文,可发可不发的文件坚决不发,号召性多、具体内容少的会议坚决不开,空话、套话坚决不说,从各个层面提高办事的效率。4.要办好协调事务。在协调、处理各类工作矛盾、问题时,要相互理解,相互支持,换位思考,求同存异,抓主要矛盾,不在非原则问题上较真,不在细微末节上纠缠,从整体出发,通盘考虑。在协调事务上要与各级单位建立密切的联系,积极执行上级单位的部署和意见,切实维护平级单位的利益和形象,尽量尊重下级单位的意愿和决定,通过建立良好的协作关系推动各项工作的有效落实。(三)尽情搞好服务,充分发挥后勤保障作用。作为办公室的工作人员,要树立高度的责任心,服务于职工、服务于部室、服务于领导。在整个服务过程中,要牢牢把握细节二字,要有全局性、超前性和准确性,精雕细琢,精益求精,注重细小环节,不可粗心大意。开会发言、汇报工作、处理公文、接待来访、现场处理协调问题,一定要言之有据、行之有序、动之有规。1.要具有政治觉悟。办公室在实际工作中承担着上传下达文件、处理内部事务、协调关系等工作,这些工作涉及单位重要政策和重大战略调整,所以必须从讲政治的高度努力提高自身修养,清醒地认识到办公室的工作性质,坚决抵制各种腐败行为和错误思想,把服务工作做得更加坚强。2.要树立责任意识。要时刻牢记办公室工作无小事,对于每一件事都要认真去做、用心去做,谨防出现意外和差错。要认识到办公室工作100—1=0的道理,一件事情,如果在细小的环节出了问题就会影响整体效果。3.要转变服务观念。从被动服务转为主动服务,要根据领导的意图充分发挥自己的创造性和积极性,自觉开展服务,超前开展服务,想领导所想,思职工所思,树立全心全意为领导、为职工服务的思想,当好领导的“服务员”,做职工的“贴心人”。4.要注重服务过程。要对服务流程进行细化,对服务标准进行明确,具体到每个人的位置在哪里,每个人的工作是哪些,每项服务的标准是什么,让服务人员按流程执行,对照标准去操作做,提高服务的规范性。在服务过程中,要做好事前、事中、事后三个方面的统筹考虑,不能有始无终,虎头蛇尾,影响服务的整体性和服务效果。5.要提升服务形象。服务人员必须增强文明意识,提高文明程度,在办公礼仪、个人礼仪、商务礼仪、接待礼仪等公共场所规范自己的行为。在参加各类会议、出席各项活动时,规范自己的言行,按规定着装,重仪表形象,谈吐大方,举止文明,以庄重的人格魅力和高尚的文明风范展示良好的企业服务形象。

三、结束语

“治大国,如烹小鲜”煤炭企业办公室虽然是一个职能部门,服务的却是企业整体工作,在新时期要通过不断完善、不断创新才能适应新的工作要求。我认为习惯的东西不一定是正确的,正确的东西不一定是合理的,合理的东西不一定是科学的,就是科学的东西也需要不断地完善和发展。“鸡蛋从外面打破是一道菜,从里面突破就是一个生命”,所以说,办公室的工作同样需要从思维上进行创新,通过思维创新求得自身的飞越。要全面做好办公室的工作,需要从一点一滴做起,从一言一行斟酌,不但讲究方式和方法,还要掌握过程和火候,不断向书本学习,不断向实践学习。“钻进去的是蛹,飞出去的是蝶”。办公室工作,只有深入进去,才能领悟其中精髓,把握工作实质,从而萌发新的灵感和创造力,通过不断完善和改进,把办公室打造成领导决策的“外脑”、联系基层的“桥梁”、展示形象的“窗口”、协调各方的“纽带”,为企业发展做出新的更大的贡献。

参考文献:

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[3]马勇胜如何提高新时期党政办公室工作水平办公室业务[J]2015(4):16

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作者:刘中强 单位:中煤新集能源股份有限公司办公室