高校物业采购标准分析

[摘要]文章通过总结在新校区物业服务招标实践中的成果，探索研究高校物业管理服务采购的特点，编制了《高校物业管理采购需求指南》，以期对高校采购标准化提供借鉴。

[关键词]高校物业；采购标准

一、课题概况

为规范高校在物业管理服务采购中的服务内容及标准要求，提高高校物业管理服务水平，针对高校物业管理服务的特点与分类，开展该课题研究，编写了《高校物业管理采购需求指南》。为便于在物业服务采购中编写服务标准和要求，根据高校物业的服务特点，把高校物业服务分为楼宇物业、公寓物业、校园环卫物业、动力运行物业和安全保卫物业五类。每一类中明确物业服务的范围、内容、标准、人员等信息，为便于描述这些影响采购价格的因素，对每一类物业按照物业服务范围、物业服务内容及标准、物业服务相关制度、物业服务条件保障以及物业服务人员配置五方面撰写物业服务采购的内容及标准。

二、课题研究情况

（一）理论基础。1.物业管理与委托理论：物业管理委托范围要明确，除了工作范围授权，还要对其服务结果、服务水平具体规定。2.公共选择理论：采购物业属公共物品，研究其提供和分配以及设立相应匹配规则的行为与过程，进而影响人们的公共选择过程，从而实现其社会效用的最大化。3.项目管理理论：项目管理理论是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法。通过课题研究使物业服务项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。研究与物业服务项目相关的整体、范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通等方面的管理。（二）具体做法。1.广泛调研。课题开展前，学校后勤集团结合新校区投入使用物业服务管理的选择需要，多次组织新校区物业管理工作调研。先后对北京、苏州、珠海等地的多所院校进行调研，并有针对性的对8家物业企业进行实地考察，学习兄弟院校新校区物业管理经验，了解物业管理市场及公司运营情况，探索新校区物业的管理模式，在此调研的基础上开展课题研究。2.编制服务需求服务需求的制定是招标准备工作的重要环节，也是日后物业监管的重要依据。在我校新校区物业服务招标前夕，学校后勤集团专门组织新校区物业工作团队，负责新校区服务标准需求手册的编写。结合新校区建设图纸、学校物业管理的特点、物业管理经验、师生物业服务需求等，将物业服务工作细化，标准化，内容涵盖了服务范围、各项物业服务项目的质量标准、相关制度文件、功能用房及设施配备、人员配备要求、监管制度文件、服务合同样本等。在制定服务需求时，充分发挥团队成员的主观能动性，全面思考物业管理范畴，编写服务需求标准。我们在调研中发现，服务需求所约定的内容是校方和外包方合作的基础。若需求书中未约定到，在双方的合作中就会出现推诿、扯皮的现象。我们在需求制定时，结合物业管理工作经验，增加了较多管理条款，如学生公寓服务育人职能、节能管理、家具管理、空气质量管理等，使物业管理工作更饱满。手册成稿后，我们在学校各相关部门广泛征求意见及建议，进一步完善需求手册，力求最大限度满足师生的需求。（三）课题主要内容。在总结我校新校区招标过程的基础上，分析研究高校物业采购的实际状况，物业服务采购中技术文件需要明确物业服务的范围、内容、标准、人员等信息，将无形的物业服务转变为不同方面因素的量化指标。为便于描述这些影响采购价格的因素，对每一类物业按照物业服务范围、物业服务内容及标准、物业服务相关制度、物业服务条件保障以及物业服务人员配置五方面撰写物业服务采购的内容及标准。物业服务范围是物业服务采购标准的基础性信息，在物业采购中需要首先明确，由于物业管理服务的特殊性，不同类型物业的量化方式和量化内容也不同，针对不同的物业类型，提出物业服务量化的基本信息，如所有物业都需要对面积进行描述，包括建筑面积、使用面积、保洁面积、绿化面积、墙面面积等等，除此之外，公寓物业需要明确服务的学生数量、值班值守（大门）岗位数量以及相应楼内生活服务设施等，校园环境物业需要明确绿化植物的种类，动力运行需要明确容量、负荷等等。物业服务内容及标准是物业服务采购标准的核心内容，把不同类别的物业服务根据服务方案，设立不同的物业服务项目，对每一个服务项目描述其物业服务的内容、标准及要求。物业服务相关制度包括两类，一类是高校对不同场所的管理制度，如本校的教学楼管理规定、学生公寓管理规定等等，需要物业提供方进入高校后遵守并在此基础上开展物业服务，另一类是物业服务提供方开展物业服务时对服务对象的服务承诺、职责以及要求等物业管理规范性制度，需要物业提供方根据物业服务需求制定并在相应位置明示。物业服务条件保障是影响物业服务采购标准的成本因素，包括高校为物业服务提供方提供的物业服务基本场所，如工具间、库房等，也包括便于物业服务提供的办公、住宿、就餐等方便条件，也可根据物业服务的需要提供相关设施、设备以及车辆等。物业服务人员配置是物业服务采购标准的关键性因素，主要包括岗位设置数量、对各类管理和服务人员的素质要求等。（四）研究成果特点。1.结合高校后勤服务特点的物业分类形式。突破社会物业的管理和分类，围绕以服务项目为中心的特点，本研究将高校物业管理采购分为楼宇物业、公寓物业、校园环卫物业、动力运行物业和安全保卫物业五类；结合高校后勤业务部门的行业分类特点，对物业管理采购进行分类，便于对接高校物业的项目管理和监管。2.多维度量化物业管理的指标。突破传统以面积量化物业管理的描述，结合物业项目的特点，提出以范围、内容、标准、人员等多维指标量化物业管理的内涵与要素，便于契约化的考核。3.多角度描述物业采购的条件。物业管理服务的采购属服务类采购，影响采购定价和服务标准的因素很多，本研究通过对采购物业管理需求从物业服务范围、物业服务内容及标准、物业服务相关制度、物业服务条件保障以及物业服务人员配置五方面的采购需求描述，便于采购定价条件认同统一，项目执行过程不易产生项目内的“服务增量”有效避免投标人通过低价中标，项目执行过程中通过服务增量提高服务价格，增加采购人成本。（五）应用及效果。1.北京化工大学新校区物业招标的总结和应用。北京化工大学新校区物业采购在招标过程中物业服务分为公共楼宇物业、公寓物业、校园物业三个标段分别招标，成功引进了苏州市东吴物业管理有限公司、中航物业管理有限公司负责新校区的物业服务，物业服务得到了学校广大师生的认可。我们制定的物业采购标准也得到了中央国家机关政府采购中心的认可，推广采购单位参照我校案例。2.有效的指导物业服务监管。北京化工大学新校区物业日常监管过程中，按照我们制定的采购标准进行监管，有效的做好物业日常质量控制。目前，采购项目契约化执行较好。3.推进央采物业采购标准化。中央国家机关政府采购中心对北京化工大学新校区物业采购项目非常关注，先后对项目执行情况到新校区调研、到东吴物业总部调研，同时结合物业管理服务的特点，邀请我校参与对中央国家机关政府采购中心关于物业采购需求标准的制定，先期完成了《机关办公楼物业管理服务采购需求标准》的制定，将作为采购需求格式嵌入物业服务招标文件中。

作者:陶贞旭 祁文悦 单位:1.北京化工大学后勤集团 2.北京化工大学后勤集团人力资源部