图书馆纸质档案数字化管理研究

一、纸质档案数字化管理

1、资管建设，资源开发，应加大对档案目录数据库的建设力度，做好相关重要文件档案的收集与整理工作，将其以图片、音频或视频文件等方式保存。数字文件具有许多显著优势，除了可对原始档案起到优良的保护之外，使用起来也极为方便。将纸质档案进行数字化处理，可有效保护原始档案。

2.易于电子归档及电子档案管理，电子归档实现了传统纸质档案向数字化的飞跃，不再受到传统文档管理局限性的束缚，而最大程度上为图书馆藏增加了存储空间。不管档案的类型以及层次，尽管现如今还在研究它的组成、自主以及管理模式，但数字化的趋势是势不可挡的。

二、纸质档案管理工作存在不足

1.学历结构年龄结构的单一性和低层次性，随着计算机网络技术得到广泛的使用，在纸质档案也应得到响应和应用，然而，由于图书馆档案管理工作人员的综合素质并不高，许多单位也并未意识到图书馆工作的重要性，在他们看来纸质档案的管理工作并元重要性可言无关高校发展大局。

2.缺乏专业技能培训，由于高校中的档案管理工作人员一般没有经过专业的培训，档案管理与信息化建设方面的知识较为薄弱，因此在管理档案上具有较大的主观性，缺乏合理科学的管理理念。而又因并未对档案管理工作人员进行再教育，因此在很大程度上影响了档案信息化的进一步发展。

三、改进高校图书馆档案管理工作的建议

1.凸显档案意识，健全管理制度，图书馆的全体工作人员应该深刻的认识图书馆档案资源作为有效信息资源的宝贵性，重新审视档案工作的重要性，从思想的高度上认识和重视档案工作突出档案意识；从工作的高度上建立健全管理制度，为保障档案工作的有序运行提供保障，这些是做好图书馆档案管理工作的基础。

2.强化电子意识，提升管理水平，现如今，信息技术已经得到了大量的使用与普及，电子文件种类日益丰富，档案信息化需求也明显提升，在纸质档案具体工作过程中或多或少会面临一些问题。使用数字化档案之后，通过计算机技术来检索相关文件，检索的效率以及精准度可大幅度提升，此外，借助互联网，使用者能够迅速查找到自己所需要的文献资料进行教学和科研，大大地降低了人力物力财力，不必像以往一样在一本本一卷卷的纸质资料中查找。另外，图书馆也可以利用网络，在校园网络中实行非保密信息的公开，比方说规章制度以及学校通知等，可大大提高档案资源的利用率，从而达到主动服务。

3.做好培训工作，提升人才素质，其一，从管理的本质出发，管理服务的对象是人，主体也是人，为提高图书馆管理工作的有效性就应该着手于提高管理人员素养和服务理念，改善高校图书馆档案管理。其二，高校图书馆应为档案工作人员制定学习培训计划，为提高管理的有效性和质量提供更多的提升渠道，使管理人员能够自如应对高校中档案工作的新要求，为育人、科研和服务工作提供针对性的档案服务。

4.运用数字化信息系统，科学系统管理，第一，我们应恰当运用科学技术提高图书馆的工作效率。数字化信息管理系统可以迅速地采集有用利用价值的信息资源。系统会将收集到的资源信息及时进行处理和保存，数据储存安全性高，且易于备份，查阅简单方便。此外，档案部门还可以通过网络直接采集有用的资源。例如浙江大学的图书馆档案管理系统就充分的发挥了系统软件优势，比传统的纸质档案管理时提高了几倍的工作效率。第二，为了实现管理的体系化和一体化发展，高校有必要建立科学的管理系统。这不仅为包括学生、老师等内部人员提高查阅的资料和载体，也为各个高校之间进行馆藏交流提供根据和经验，以更好地提高高校整体的馆藏管理。

5.使用纸质文档数字化外包服务随着创新时代的到来，外包服务成为了一个热门的话题。由于高校图书馆如果自己进行纸质档案的数字化工作，那么必定会耗费巨大的人力与财力，需购买专业的修图软件以及扫描仪等，除与此同时，档案实施数字化管理之后，必须有相应的软件作为支撑。目前，伴随着外包公司的专业化发展，采用数字化外包服务可以在减少管理成本的同时大大提高管理效率，并且外包公司所提供的服务十分全面，不论是文件采集、存储、检索以及共享等操作均可实现，较为适合高校图书馆档案数字化管理的需求。

6.加强资源共享和个性化服务的有机融合为打破图书馆之间的封闭局面，建立一体化系统如读者分析系统，可大大提升信息的传递效率，此外，根据学科来建立相应的数据库，可让各类读者的需求均得到满足。结束语随着数字化的不断进步与普及，高校图书馆纸质文档的管理要求将进一步提升，作为高校，要坚持一人文本的原则，建立科学的纸质文献与图书数字化管理系统，完善图书馆基础服务设施，提高人员服务，促进图书馆资源共享，提高管理水平和大学生的综合素质。

参考文献：

[1]陈文英,陈开魁,林庆珍,曾力旺,徐迟默.农业科研档案数字化业务外包的可行性探究[J].安徽农业科学,2017(31).