高速公路档案管理规范化建设分析

在现代社会发展体系中，高速公路属于国家基础建设系统中的重要项目，其直接影响着人们的出行质量，为人们的出行提供高质量的服务。在高速公路建设和管理过程中，文书档案十分关键，其是对项目建设和管理过程的有效记录，能为各项工作的实施提供基本依据。高速公路档案呈现多元化的特点，文书档案是档案的主要类型之一，做好文书档案管理工作是衡量档案管理水平的重要指标，只有做好文书档案管理工作，才能确保档案资料的完整度。可见，开展高速公路文书档案管理工作变得十分必要。

一、高速公路文书档案管理的重要性

高速公路是现代社会发展进程中不可或缺的，旨在为社会发展提供相应的交通服务，从而为人们出行提供诸多的便利。而在高速公路建设和管理过程中，会产生大量的文书档案，这些文书档案都是高速公路运行管理系统中形成的重要记录，可见，做好文书档案管理工作变得异常关键。开展高速公路文书档案管理工作时，要求文书档案要保持完整、规范、精准，要求各类文书档案必须为原件，确保文书档案信息满足真实可靠的要求。各类文书档案都是各部门、各单位在具体的职能活动中而逐步形成的，做好这些文书档案资料的管理对高速公路管理者而言十分关键。新时期，为从根本上提高文书档案管理水平，顺应时展的新需求，在现代信息化技术、网络技术等对高速公路行业产生巨大影响的背景下，高速公路文书档案需要进行规范化建设，实现文书档案管理的数字化，能大大提高文书档案管理的效率。然而，在应用数字化档案管理方法时，其还存在着一定的缺陷与不足，而纸质档案可填补数字化档案管理的不足。因此，在开展高速公路档案管理时，为确保文书档案的应用价值与管理效率，应实现纸质档案与电子档案管理的相互融合，能让二者实现优势互补，便于提高文书档案管理水平，可谓是一种高效而科学的文书档案管理模式。

二、高速公路文书档案管理的基本特点

（一）行业特征性强。所谓的高速公路文书档案就是把高速公路建设和管理中所发生的事情详情、内容与发生时间等信息形成文件资料记录在案。管理者将这些文件资料结合高速公路行业的自身特点进行科学分类，按照档案管理的基本原则进行归档与存储。开展高速公路文书档案管理工作，既要做好文书档案资料收集工作，还要强调所保存资料的安全度与完整度。此外，还要对文书档案资料按照一定的年份来进行区域划分。（二）档案内容十分丰富。高速公路在建设和管理过程中，文书档案包含的内容十分丰富且比较广泛，其主要是高速公路各项工作的真实信息与数据，包括综合部门和业务部门在实际运营管理过程中形成的文件资料。开展文书档案管理时，必须要做到真实、科学，符合高速公路建设和管理实际情况，才能推动高速公路管理事业的科学性建设。高速公路文书档案内容具有丰富多彩的特点，其记录载体也具有多元化的特征。（三）文书档案资料较多。高速公路建设和管理的每个阶段都会产生大量文件资料。以公路立项为例，一个较为完整的档案系统主要包含项目前期阶段的文件、施工阶段文件、施工图纸、监理文件与竣工结算文件等，总量可以达到上千卷文书档案资料。项目建设完成之后，高速公路在运营与日常维护时也会产生大量的文书档案。

三、高速公路文书档案管理现状分析

（一）对档案收集与管理不够重视。在实际的高速公路文书档案管理中，档案的收集与整理会耗费人们大量精力与时间，然而，在实际的档案管理中，相关人员忽视文书档案管理工作，致使人们在必要条件下无法找到目标性文书档案，势必会对相关工作产生困扰。开展文书档案管理时，再加之文书起草与收发，各个步骤相加会形成一个有机整体，可见，在文书档案管理上应加入更大的精力。（二）缺乏完善的档案管理制度。开展高速公路文书档案管理时，虽然部分单位构建了一定的档案管理制度，但是往往存在着制度虚设的现象，细则设定不够明确，且责任分配不科学，无法保证文书档案的高效实施。开展文件保管与移交工作时，缺乏专项机制，势必会对文书档案构成损害。若文件资料不全，管理者仅仅凭着记忆去工作，会对后期管理与维护工作带来极大的损失。（三）档案管理信息化水平较低。信息化时代的到来，开展高速公路文书档案管理工作，可充分利用好计算机操作系统，结合收发文件登记机制来进行科学分类与储存，然而在对文件进行储存时，文书档案未能严格依照标准化管理予以分类，对信息化技术的应用力度不足，严重影响着电子档案的应用价值。而今，开展文书档案管理工作时，在对电子档案进行收集与整理时，还采取纸质档案收集的方式，此种方式会严重降低收集效率。基于纸质存档档案，利用计算机来进行辅助，无法达到理想的信息化管理效果。（四）档案管理人员素质待提升。文书档案管理的开展，需要专业的档案管理人员予以执行，充分了解档案管理的重要性，把握档案管理的基本步骤，从而提高档案管理水平。然而，从高速公路文书档案管理现状来看，档案管理人员的素质还有待提升，在收集、归类、整理与分析档案时不够熟练，再加之很多档案管理者年龄偏大，其无法熟练操作档案管理信息化系统，对信息技术存在陌生感，导致档案管理效果不甚理想。

四、高速公路文书档案管理规范化建设

（一）增强相关领导的重视度。为实现对高速公路文书档案的规范化管理，应从思想与观念上出发，增强相关领导对高速公路文书档案科学化管理的重视程度，从而获得主管单位的更多资金支撑。领导应及时对整个档案管理系统进行协调，抽调大量的人员来负责档案管理工作，还要增强相关部门的重视，强调整个高速公路建设和管理者都参与到文书档案管理中来，从而为档案管理提供一定的人力资源。新时期，随着档案管理的信息化与数字化水平不断提高，相关领导应加大在文书档案管理上人力、物力与财力等的投入力度，从传统的简单管理型服务逐步向信息化与数字化服务方向转变，以实现文书档案管理的数字化与信息化。（二）科学收集与管理文书档案。文书档案管理的实施，为达到理想的效果，必须要科学收集文书档案数据与信息，具体操作要遵循以下几点。首先，收集文书档案时，必须要遵循一定的规律，统一整合内容一致的文书档案，并对文书档案进行分类整理与归档处理，便于提高文书档案质量。其次，科学处理好各个部门间的实际关系，要求各个部门应做到密切的沟通与交流，从而获取更多真实而高效的信息，结合高速公路运营实际来重视文书档案管理工作，确保整个信息收集的渠道变得十分通畅。此外，还要科学规范文件的格式，对于重要的上级文件进行规范等级、建档与传阅。最后，档案管理者在对相关资料进行收集时，应积极搜集关于高速公路建设和运营发展的档案资料，以求将文书档案资料的实际价值发挥到极致。（三）强调传统和现代化手段的良好结合。在很长一段时间内，档案形式以纸质为主，其所产生的作用是不可替代的。新时期，为提高高速公路文书档案管理水平，应将传统和现代化档案管理模式进行良好的融合。虽然电子档案的优势十分明显，但是其真实性、法律性与痕迹化等还亟待完善，然而在此方面纸质档案却在存档价值与法律层面具有诸多的优势。此外，电子档案容易被复制与更改，很多需要保留原件的文书可能就会面临被篡改的风险，因此，为基于安全考虑，应强调电子档案和纸质档案并存。同时，电子档案的数字化与集约化，其会存在着一定的技术性风险，此时，则需要纸质档案来进行支撑。可见，电子档案与纸质档案各有各的优势，通过详细地比较和分析，进行取长补短，从而提高高速公路文书档案管理规范化建设水平。（四）建立完善的文书档案管理制度。新时期，开展高速公路文书档案管理工作时，为确保文书档案管理的规范性，应建立相应的档案管理制度，借助制度来约束相关人员的行为，做好文书档案管理责任的合理分配，一旦存在文书档案管理问题，能及时找到相关的责任人，便于更好地处理与解决档案管理问题。此外，在文书档案管理制度中，还应设置一定的奖惩机制，若部分档案管理者在开展档案管理时发生操作不当、专业性不强、信息操作失误等，应对管理者进行惩处，以达到警示的效果，能确保文书档案管理工作做到有章可循、有法可依。（五）加强文书档案管理团队建设。文书档案管理工作的实施，需要高素质的档案管理团队来执行，其在档案管理上专业性更强，能了解哪些档案资料需要收集、归类与整理，能熟练掌握档案管理的具体流程，意识到档案管理的每个细节，除了具备基本的档案管理能力外，还要熟练掌握信息化技术，能熟练操作信息化系统，能借助信息化系统来查询、检索目标性文书，能大大提高文书档案管理效率。上岗之前，档案管理者应接受系列的考核，主要包含理论考核与实践考核，等到考核完毕后，合格者与通过者才可胜任此工作。通过技能考核的人员，在入职前应积极开展人员培训，等到人员掌握专业知识、熟练操作信息系统后，即可担任档案管理这一职位。对于在岗员工，应定期开展员工学习与进修活动，让员工及时吸收最新的专业技能，从而为档案管理工作的高效实施提供条件。

五、结束语

综上所述，为顺应时代的发展需求，针对高速公路运营管理实际，做好文书档案管理工作，实现档案管理的规范化建设，重视对信息技术、网络技术的科学利用，从而提高文书档案管理效率。新时期，高速公路文书档案管理的规范化建设，应增强档案管理人员的综合素质，构建电子档案管理系统，制定更为完善的档案管理制度，明确档案管理的各项责任，从而在根本上提高文书档案管理水平，以确保高速公路各项工作的高效实施。

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作者:张玉梅 单位:吉林省高速公路管理局长春管理分局