高校毕业生档案管理水平提升对策

摘要：互联网作为信息时代的工具和载体，正深刻地改变着人们的生活、工作和学习方式，它与传统社会各种形态的结合所形成的“互联网+”已经成为一种新的社会业态，同样为高校毕业生档案管理带来了全新的有效工具。文章分析了目前高校毕业生档案管理存在的管理技术与制度相对落后、管理人员素质参差不齐、鉴定资料不够健全的问题，论证了将“互联网+”引入毕业生档案管理的合理性，提出了改进档案管理具体工作、完善档案管理机制的有效途径。

关键词：互联网+；高校毕业生；档案管理

在高校毕业生档案管理过程中采用信息化技术，既是融入智慧校园建设的管理需要，也是推动毕业生档案管理工作更具网络化和智能化的需要。借助“互联网+”技术，在提升高校档案管理效率的同时，也为社会企业校园招聘和人才选择提供了快捷的互联网档案调阅途径，让相关信息的获取变得更加快捷、方便和有效［1］。基于“互联网+”平台的毕业生档案管理平台能够更加全面地记录毕业生的学习经历，准确反映其综合能力，既能支持学校人才培养的诊断与改进工作，也为企业的人才选拔提供更多科学依据。

一、“互联网+”概念及其影响

2015年3月，总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划。“互联网+”是指依托互联网信息技术实现互联网与传统产业的联合，以优化生产要素、更新业务体系、重构商业模式，目的在于充分发挥互联网的优势，完成经济转型与产业升级。根据中国互联网络信息中心所的数据显示，截止到2019年6月份，我国的网民规模已经达到了8.54亿，和2018年底相比增加了2598万人。互联网的普及率已经达到了61.2%。手机网民规模达到了8.47亿，网民当中采用手机上网的比例已经增加到了99.1%。图1为2016年6月到2019年6月互联网普及率以及网民规模的变化情况，可以发现网民规模和互联网普及率都呈现出不断升高的趋势。互联网的快速发展已经渗透到各行各业，为更好地发挥互联网的溢出效应，推动互联网技术与各个产业相结合，创造新的经济业态、提升生产创新能力，“互联网+”应运而生，并且成为国家层面推动经济转型升级和创新创业的行动计划，计划当中还包括云计算、物联网、大数据等新一代信息技术，推动先进的信息技术与先进制造业以及现代服务业等产业融合发展，推动新兴业态和新兴企业创新发展，培育和壮大新兴产业，使其成为新的经济增长点。将互联网和传统的行业结合起来，推动产业的创新发展和惠及民生［2］。具体到民生领域，“互联网+”也在推动公共服务模式的创新和效率的提升。就业作为民生的重要方面，高校毕业生就业工作是其重要环节。将“互联网+”理念与毕业生档案管理结合起来，对于加快档案管理工作的信息化和科学化进程，促进毕业生高质量就业具有重大意义。

二、高校毕业生档案管理存在问题分析

1.档案管理技术与制度相对落后。尽管计算机与互联网使用在高校档案管理中已经普及，但对照“互联网+”要求还存在技术落后和制度缺位的问题。高校毕业生档案管理工作目前仍采用传统的技术手段和管理模式。一是信息采集技术比较原始，信息和数据的收集以及录入的过程主要还是依靠人工手动方式，档案信息还是存储在Excel等非结构化数据表中，导致很多档案当中所包含的核心信息内容时效性不显著，内容存在错误以及信息不对称。比如收集学生的成绩、考试数据以及学籍相关信息过程中，传统的档案管理方法需要一级级间的工作对接，这会让无效时间增多，也会延长有效时间，让信息的即时记录被耽误。二是采用传统的信息管理方式导致信息传播沟通的不顺畅不对称，无法让网络信息有效地传播，单纯采用电话、文件收发、告示这几种方式，对于一些学术信息以及考核反馈结果无法掌握，也没有办法开展有效的沟通和交流。对于毕业生档案的信息化管理工作带来技术阻碍，也让档案服务系统和档案管理工作呈现出单向性和被动性的特点［3］。三是高校毕业生档案管理工作也没有形成完善且严密的管理制度，对于信息采集、数据录入、数据审核相关管理人员约束作用较小，未能形成有效的监督机制。2.档案工作人员业务素质有待提高。高校毕业生档案管理水平与档案管理工作人员素质密切相关，高校毕业生档案工作人员管理水平、信息化能力决定着高校毕业生档案管理的水平。当前存在的问题包括：一是档案管理工作中的管理层学历水平比较高，但信息化素养一般，对于信息化技术运用重视不够。二是一般的档案管理工作人员大多非档案管理专业出身，导致一线档案管理工作的专业人才缺乏。三是新招录的专业技术人员数量偏少。总体而言，高校对档案管理工作重视不够、专业人才缺乏、整体信息化素养不高等问题，导致档案管理队伍整体素质不高，这也加大了毕业生档案管理工作开展和信息化建设的难度。3.档案管理内在质量把控机制缺失。信息技术落后、管理人员水平不高、管理制度不完善也导致高校毕业生档案管理存在质量隐患，主要问题之一就是档案资料鉴定的不确定性。例如，不少高校因毕业生档案管理技术落后导致信息比较滞后，使得鉴定工作需要花费的时间长短不一，无法对某个时间点当中的一些具体信息开展系统化、规范化的整理，也会遗漏一些关键信息，出现信息不对称等问题。甚至在不少档案当中，因为管理者专业能力不够、管理流程不规范或者技术手段欠缺等，导致一些错误信息没法及时补救，一些档案管理人员还会对档案的真实性选择忽略，弄虚作假的情况也无法完全避免。

三、基于“互联网+”提升毕业生档案管理水平之对策

1.找准毕业生档案建设优化方向。（1）明确档案管理的有序性和可视性发展方向大学生在毕业之后，档案会随着个人转到用人单位，档案中的很多内容对于学生在毕业之后的考试、职称评定、选拔和晋级等职业发展有着十分重要的影响。通过档案可以获取毕业生在学期间成绩、奖惩信息，同时可以记录毕业生工作之后的相关重要信息，因此，毕业生以及企事业等用人单位对于档案有着长期保存的共性需求。基于“互联网+”的思维，应该充分利用计算机将档案资料以数字化的形式保存下来，借助互联网实现信息资源的相互联结和共享，构建起系统、有序完善的档案信息库，改变过去以纸质为主要信息载体的档案管理模式，以邮寄为主要传递方式的现状。要鼓励推广相关档案管理系统的运用，让档案信息管理变得更加具有稳定性、可视性、网络化、可共享，也能够为各种用户提供更加便捷的查询利用服务，减少甚至避免误时、少记以及漏记的问题，最终实现精准、快速的管理目标，打破档案信息资源共享的时空限制［4］。（2）注重档案管理的科学性和安全性高校毕业生档案管理中信息技术的应用，着眼点就是要让毕业生和相关企事业单位获取档案信息的过程不受时间和空间的局限，节省更多的时间和精力，这是衡量高校毕业生档案管理工作效率和服务质量的重要维度。“互联网+”技术在高校毕业生档案管理中的应用，带来新的建设理念和软硬件环境需求，可以让不同部门安全防范的意识得到增强［5］。当前网络系统仍然存在安全上的隐患，为了让档案信息的安全性得到保障，必须制定与其相配套的制度及措施，比如加强对档案流转的跟踪管理，构建起专门的档案保密制度体系等，按照影响因素的不同，对电子档案操作的权限进行严格划分，借助这些措施让档案信息管理的安全性和科学性得到增强。（3）统筹保障档案记录综合性与准确性在当前市场经济环境下，人才选拔以及任用机制体现出了很强的自主性特征。企业希望招聘到综合素质更高的专业人才。毕业生提供给的应聘资料往往具有一定的主观色彩，未能全面反映他们自身的能力和水平，可信度、准确度有待商榷和佐证。用人单位很难仅凭几张纸做到对毕业生情况的全面了解。因此构建全面反映学生综合素质水平的档案信息库，通过统筹毕业生关键技能信息与综合素养信息的记录，可以让学生在校期间的专业学习、技能特长、道德品质以及行为习惯等得到全面反映，尤其是可以清晰地呈现出学生的实践经历、职业素养和技能水平等关键信息，既可以帮助企业更加全面科学地选拔人才，也可以为高校的人才培养质量诊断和改进工作提供基础数据。2.提高毕业生档案管理水平的措施。（1）档案记录强化专业技能和职业品德导向进入新时代，高校人才培养的目标应该是德智体美劳全面发展、专业素质过硬的社会主义建设者和接班人，除了注重能力培养，也要更加关注思想道德教育。按照立德树人的根本要求，毕业生档案管理记录内容也要进行优化，除了原先的高考录取信息、大学课程成绩、社会实践、企业实习、毕业生登记表以及党团组织相关信息，还需要增加新的内容，比如技能竞赛的获奖信息、顶岗实习的企业评价、创新创业的教育记录、政治素质和思想品德评价等信息。将这些内容以电子档案的方式呈现出来，能够更好地展现毕业生的专业实践能力和综合职业素养。因此，高校毕业生档案的建设应当体现出实践导向的相关特点，把学生在实践当中的品行、参与技能竞赛的情况、发明专利和科技制作具体获奖的情况都纳入重点范畴之中，给予专门的记载和保存。（2）档案系统实现智能化数据分析与权限管理基于“互联网+”思维模式，高校毕业生档案建设必须要以信息化发展为背景，引入数据挖掘技术，构建专门的档案信息系统，让档案管理流程变得更加精细化。学校应将毕业生档案建设纳入智慧校园建设总体规划，划拨专项建设资金来开发和建设学生档案信息系统。档案信息系统的构建要考虑更深层次的数据分析与运用，比如要对档案数据信息进行分类管理和数据挖掘，具体表现为：一是构建起以大数据为主要内容的数据资源架构，选择图片、音视频等数据载体，构建以人为本的用户关系管理，针对具体用户的差异（学生、教师、学院和用人单位），建立具有差异化的权限列表。二是数据挖掘过程中保证相关数据的安全性和隐私性，根据隐私信息的等级，给予不同级别的安全保护。针对用户的不同角色来设置相应的使用权限、密码等相关的验证信息，为毕业生以及就业单位提供更加便捷和准确的检索途径。三是做好系统共享结构的开发预留，当前不少高校都有校本数据中心以及数据入口，建立档案信息系统也要预留专门的数据接口，为后续数据共享和运用降低成本。（3）构建更加专业化的档案管理队伍随着高校毕业生档案管理工作越来越规范化和细致化，学生档案需要从各个院系再转到学校档案室，整个的接收、保存以及查询等过程都会让现有的毕业生档案管理工作发生质的变化，除了需要档案管理系统等硬件基础设施的保证，构建机构健全、人员完备的专业化档案管理人员队伍也十分重要。可在高校二级院校构建专门的档案管理机构，同时还要配备专门的档案管理与维护人员，建立完善的奖惩机制与专项预算机制，制定操作规范，同时还要对授权范围进行明确，加强档案管理的专业培训。另外，网络档案管理人员必须要做好本职工作，确保档案管理软件系统处于正常和安全的运行状态，对学生的相关信息进行及时更新，实现对毕业生的动态管理。还要积极寻找不同档案数据之间存在的逻辑关系，从更多角度为用户提供有效的档案信息服务。3.健全毕业生档案管理机制。（1）构建档案管理宣传激励机制针对当前高校学生工作管理人员档案管理意识淡薄，学生对于档案的内容、作用了解不够、认识不足，高校应加强宣传教育，形成工作机制。一方面要加强对学生的档案知识普及教育，学生一入校就开展档案普及教育，同时在就业指导课程上再次强化档案管理的内容解读，借助校报、校园广播、公共选修课程或者是学校的宣传板报等方式，让学生充分了解档案的具体内容、政策法规以及对个人一生发展的重要作用，引导学生树立档案思维并注重培养自身相应的综合素质。另一方面，强化学工人员的档案管理教育，建立相应的激励机制，如班主任辅导员作为学生档案的重要信息采集员、审核员，是学生档案的第一手把关人，要加强对班主任辅导员的档案知识普及、系统使用培训，将档案管理工作纳入班主任辅导员年度工作任务考核目标，同时可以设立学校层面的“优秀档案管理员”表彰项目，通过激励机制提升一线档案采集人员的工作积极性，保证档案数据的源头质量。（2）完善档案管理及操作的标准化流程不少高校档案管理队伍由专职档案管理人员和在校勤工俭学学生构成，专职的学生档案管理工作人员数量普遍较少。每个工作人员有其自身工作习惯和方式，学生兼职档案管理员相应工作能力不能保障，导致档案管理当中缺少专业性和统一性，这样不仅会让档案管理变得混乱，同时也导致材料和时间方面的浪费。因此必须构建起完善的档案管理流程和建设标准。高校毕业生档案管理工作的环节通常包含收集材料、整理、登记以及移交等，要结合学校的实际情况来制定适合本校的毕业生档案管理及操作细则。考虑到高校毕业生都会参与社会实践活动，特别是实践教学的重要环节，高职院校学生的顶岗实习，因此社会实践环节要纳入整个档案管理流程当中，对档案管理工作涉及的这些环节都要进行规范，包括归档的时间、范围和内容、质量以及数量等，确保档案的真实性、完整性、全面性。在档案所涉及的内容上，应当结合高校具体的人才培养方案，将档案的范围进行相应的扩充，可以把思想政治档案、心理档案、技能竞赛档案、诚信档案以及个人发展材料等内容都纳入档案管理范围，在统一收集数据之后，录入到学生档案管理系统当中，提升档案的连贯性和真实性，也进一步保证了档案材料的准确和完整。高校毕业生档案管理工作为学生自身的职业发展以及企事业单位用人提供了良好的依据。在当前互联网快速发展的整体背景下，将互联网信息技术引入档案信息管理也成为十分重要的手段。鉴于当前的高校毕业生档案管理普遍存在的问题，需要明确档案管理信息化建设的方向，优化档案管理的内容，建立和完善相关的档案管理制度，多方协同，多措并举，不断提升高校毕业生档案管理的质量和效益。

参考文献

［1］李春灿.档案学专业毕业生就业现状分析及就业能力提升措施研究——以郑州航空工业管理学院为例［J］.档案管理，2019（4）:47-48，77.

［2］郑洁洁.数字时代的归档制度转型研究［J］.档案与建设，2019（8）:25-28.

［3］范智新，王鹏.大数据背景下基于档案数据分析毕业生就业状况——以华中科技大学数学与统计学院本科毕业生为例［J］.兰台世界，2017（20）:34-37.

［4］陈泳欣，聂二辉.“多元冲突”与“多元互动”——社会治理下的档案思维新发现［J］.档案与建设，2019（2）:24-27.

［5］罗宝勇，陆璐.中美档案学硕士毕业生就业状况对比研究及启示［J］.档案学研究，2017（4）:125-128.

作者:章莉 单位:扬州工业职业技术学院