高校档案管理的问题及策略

1学校成人教育学生档案管理的特点

1.1档案高频查阅率，档案管理呈现动态化趋势

接受成人教育的学生其自身的数量比较庞大，加之其学习的地点具有不确定性，使其档案的查阅呈现高频状态，而在学生档案的管理上本身就有一定的动态性.接受成人教育的学生，其学籍的变动相对频繁，其档案的变动也较为明显，当接受成人教育的学生进行专升本考试、出国留学深造以及研究生考试时，都需要对其档案进行相应的调整，即使是在单位上班，有时也需要调取其相应档案，这就使得学生的档案管理变得更为动态化.随着打假范围的扩大，学历上的造假行为有下降的趋势，但并没有消失，这从某种程度上给用人单位带来了一定的损失.因此，用人单位开始利用学生档案对其所招人员的真实学历进行核实，这也在一定程度上增加了学生档案查阅的频数，与此同时使得接受成人教育的学生档案有了更为高效的利用.

1.2档案管理较为分散，其归档时间具有一定的特殊性

高等学校接受成人教育的学生的档案绝大多数是由其所在学校的成人教育学生档案管理部门、成人教育管理处抑或各学校的办学点进行保管的，这就使得成教学生的档案相对分散，管理上也较为零散.一般而言，每个学生档案的归类都是按照一定的年度进行的，其形成不同于文书档案的年度归档.而在实际情况中，学生档案的归档并不能如己所愿，并不能能按年度进行相应的归档，只能依照学制进行相应的归档划分，如常见的成绩登记表，它记录了学生从入学到毕业的全部学习状况.就此而言，学生档案的归档时间具有一定的特殊性.

2高等学校成人教育学生档案管理中出现的问题

2.1不完善的档案管理体制，淡薄的档案管理意识

国家档案管理局以及教育部于2009年9月携手制定并实施了《高等学校档案管理办法》.这一法律的实施，从一定程度上规范了高等学校的档案管理.但是，在这一法律中并没有对有关成教学生档案管理的具体细节进行相应的描述，从而使得在高等学校接受成人教育的学生的档案并没有相对规范的管理方式，其工作本身存在着一定的缺陷，相关部门对待学生档案管理的态度上也比较淡薄，不够重视.主要表现在：第一，从领导层次讲，在对学生档案以及学生档案管理的重要性上，部分领导存在认识不足的现象，其在日常的工作行程中，并没有将学生档案纳入议事日程；第二，从管理人员角度上讲，部分管理人员存在错误的观念，认为学生一毕业，其档案就会随学生本人走，那么这部分学生的档案就没有必要进行整理了，这是一种责任意识淡薄的表现，同时体现了工作人员对学生档案管理认识上的不足；第三，从学生自身角度上讲，有些学生缺乏档案管理意识，在对待自身档案的态度上不够认真，不知道珍惜自己的档案，在进行档案归档填写时，不按要求填写抑或填写的不够认真，从而使档案中的材料质量比较低，更甚者，有些学生毕业之后，从未考虑过档案的处置情况，更不知档案的流向，致使某一天用到档案时，无处查询.

2.2相对陈旧的档案管理设施，偏于落后的档案管理手段

第一，学生档案的存放条件相对较差.在高校中，虽有相关科室对档案进行相应的管理，但并没有固定的管理库，很多地方将学生档案同一些杂乱的材料堆放在一起.如果遇上潮湿的环境，其档案的完整性就会受到一定的损害；第二，在学生档案的管理手段上，尽管计算机网络已经得到了很好的普及，但多数的高等院校还是采用纸笔的形式.这样的管理手段所形成的档案具有不规范性，其在内容上也不够齐全，有些甚至并没有依照管理规定中要求的那样去做，如没有按要求加盖公章等；第三，由于接受成人教育的学生的档案具有很大的变动性，其转换场地相对较多，因此，在搬运过程中，很容易因为没有对其进行很好的管理致使档案受损.以上种种现象的存在，都为档案的管理带来了或多或少的麻烦，为档案的进一步管理瞒下隐患.

2.3模式化的档案管理形式

六、七十年代左右的大学毕业生，毕业之后，其档案一般是被一次性的送往用人单位，并不需要自己对档案进行相应的管理.但是，随着经济体制的不断改革以及用人单位对人才的不同需求，双向选择就业的趋势使得不少高校同意学生毕业后由学生自己将档案带走.但由于档案中的材料相对较多，随身携带比较繁琐，因此一种迎合学生以及用人单位的“毕业生就业推荐表”成为大家热捧的资源.然而这一资源中所包含的内容必定有限，处于激烈的竞争中的求职者们，并不能借此获得好的工作单位，于是大家开始用各种各样的方式包装自己.种种形式的转变，使得学生原有档案的价值似乎正在逐渐的消失.但由于近几年来，学历造假现象比较严重，因此，许多用人单位开始重新核对求职者的学历信息.但此时，那些自己随身携带档案的学子们由于没有档案管理的意识，没有看到档案的潜在重要性，在用到档案时变得束手无措.

2.4相对薄弱的档案管理队伍

就现在的情况看，在高等学校接受成人教育的学生的档案并没有专业的人员对其进行管理.对学生档案的管理本身就是一件工作量大，耗时间，需耐心的工作.但基于种种原因，真正有编制的工作人员数量有限，加之档案的管理需要很多的步骤，因此，管理队伍的薄弱成为管理工作中的一大障碍.

3相应的解决策略

3.1强化档案管理意识，提高工作人员的管理水平

法律对于规范人们的行为具有一定的强制作用，除此之外，法律还可以为人们的行为提供一个可以遵循的模式.因此，在对待学生档案的管理上，相关工作人员应该依照法律的要求对其进行相应的处理.第一，在工作人员中大力宣传档案管理的重要性，对相关工作人员进行定期的培训，使其随时掌握档案管理的最新动态，强化人们对学生档案管理的认识，使其从意识上认识到档案管理与自身发展的关系；第二，档案管理部门应该加强档案管理的监督制度，并健全档案材料的收集制度；第三，对于学生档案的管理各学校尽量做到一个学期结束后就对其进行相应的整理，保证档案材料的完整性以及时效性；第四，从对学生的要求层面讲，应该严格要求学生按照相应的程序对档案进行登记、交接以及存档.

3.2健全档案管理体制，实现统一管理

档案的有效管理在很大程度上取决于学校领导的重视程度，因此，加强领导的重视力度是管理好档案的极为重要的条件.在档案的管理中，应依照学生的整体数量，安排专业的工作人员，对学生档案进行统一的编制管理，即使对待教学站点分散的学生的档案，也应该配备相应的工作人员对其档案进行严格的管理，确保整个过程的流通性.

3.3强化档案监督力度，确保档案资料的真实性以及完整性

针对高校学生档案管理较为分散的现象，相关部门需做好较为严格的检查力度，在检查过程中对收集的材料进行核实归类，对不完整抑或有问题的档案资料及时的进行更新处理，确保档案资料的有效性以及完整性.除此之外，学校还应该对有助于学生日后择业的资料进行全面的调查，确保其全面性，从而为学生今后的就业贡献一份力量.

3.4促进档案管理信息化方式的实施，确保档案管理的动态性以及时效性

随着计算机网络的兴起以及普及，学生档案信息的电子化已经成为可能.在我国，多数高等学校已经实现了办公方式的自动化，在处理学生档案管理上也正逐渐跟上时代的步伐.就目前而言，新生刚入学时，学校都会对其进行电子录入，并在学生求学的整个阶段对其学习以及各方面的表现进行时时更新，从而有效确保了学生档案管理的时效性.

4结语

依照学生档案管理的特点以及在档案管理中出现的问题，对学生的档案进行相应的管理，不仅是学校相关工作人员需要做的工作，也是学生以及社会各方面都需参与的工作.加强档案管理的监督力度，完善档案管理体制，提高管理人员的专业管理水平等，都会为档案管理的顺利进行贡献一份力量.

本文作者：吴岚工作单位：泸州医学院