大学成教教学档案管理思考

高校成人教育教学档案管理是高校成人教育管理工作的一个重要部分，记录着高校成人教育教学的原始活动，是评价高校成人教育的教学水平、管理水平等必不可少的依据。

一、高校成人教育教学档案的内容

高校成人教育教学档案包含了教务档案、学籍档案、考务档案、教学与科研档案、教材管理档案等诸多内容，具体的主要包括以下几个方面：

1学科与实验室建设档案。主要有上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料；学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；重点学科、专业、实验室建设材料；学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料等。

2学籍档案。主要包括上级有关招生工作的文件材料；招生计划、规定、计划；新生录取材料及新生名单；招生宣传、招生工作总结；新生入学登记表、学生学籍卡、学生成绩总册、在校生名册；学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)；学生奖励材料、学生处分材料；毕业生验印名册和发证名册；本科毕业生申请和授予学士学位的推荐材料和发证名册。

3课堂教学与教学实践材料。主要包括各专业教学计划、教学大纲；课程建设要求及安排、校历表、课表；各系、科、专业课试题库；典型、教案、重要备课记录；社会调查、社会实践计划；职教师、干部科研项目申报、成果鉴定；出版学术著作、和获奖的登记材料；专职教师、干部外出进修、培训、学术交流登记册。

4考务档案。主要包括各门课程期末考试题；考卷的交档、印制、保管、发放和回收、处理登记册；各学期考试成绩单，考场记录等。

二、高校成人教育教学档案管理存在问题

高校成人教育由于学生来源广、教育形式多样化，使教学档案材料出现了复杂、数量大、难管理的状况。

1对成人教育教学档案管理意识不强。部分高校对普通全日制教育的学籍档案管理比较重视，而对于成人教育则多重视教学工作和其它管理工作，对成人教育档案管理工作的重要性认识不足，在机构和专兼职人员的配置、人员的培训上，都较少列入议事日程。同时管理人员对学生档案工作缺乏正确的认识，认为没有必要认真整理。因此形成了成人教育教学过程中形成的大量有价值的文档不能及时整理归档，导致一些宝贵材料流失，难以发挥成人教育教学档案应有的作用的局面。

2制度不健全，管理不规范。高校成人教育教学档案管理是一项专业技术性比较强的工作，目前大部分高校在成人教育教学档案管理工作方面还没有形成严格的规章制度，致使这一工作存在管理不规范的局面。比如：有些成人教育档案部门在教学档案移交时，由于没有严格地核对档案材料的完整性，以致交接后出现一些缺少的档案无从查找的现象；有的在教学档案借阅管理过程中，没有实行登记制度，造成重要文件时有缺失；有的未能处理好档案完整齐全与优化的关系，收集工作不到位，以往工作中形成的归档文件不齐全，不能完整地反映活动过程的全貌；缺乏档案管理的奖惩激励机制，造成奖罚不分明，措施不得力，阻碍了档案管理工作的正常开展。

3管理人员业务水平较低。由于高校成人教育的人员编制有限，许多高校成人教育档案管理工作没有专职人员，大都由兼职人员来承职。这些兼职人员没有把专职工作与档案管理工作分开，职责经常混淆，难以全心投入成人教育档案管理工作中，并且这些人员没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，致使文件管理有标准而不执行，严重地影响了成人教育档案管理工作的规范化。

4设施陈旧，管理手段落后。由于对成人教育教学档案的作用和意义认识不足，大多数高校的成人教育教学档案都还停留在纸质档案、档案柜保存的状态，并且大部分档案管理人员知识结构比较单一，对计算机等现代化设备也仅局限于软件操作和文档处理，能够深层次开发档案管理软件和进行程序设计的人员很少。现代化条件下，随着教学档案利用程度的提高，落后的成人教育教学档案管理手段面对教学档案的数量与种类不断增加，将会显得更加力不从心，落后的管理手段与信息技术的迅速发展不相适应，增加了教学档案资源合理配置及充分利用的工作难度。

三、加强高校成人教育教学档案管理工作的措施

1加大重视力度，强化档案管理意识。成人教育教学档案管理工作是高校成人教育重要的基础性的工作，各高校要积极宣传、认真学习国家有关档案的法规，增强档案意识。首先，各高校相关领导应高度重视成人教育教学档案的建设，把档案工作纳入成人教育教学工作计划，加大投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题；其次，主管理成人教育教学档案管理工作的领指导兼职档案管理人员，认真做好本部门文件材料收集、整理、立卷、归档工作，并保证案卷质量，同时还要经常检查成人教育教学档案管理工作，把教学档案管理和建设工作落实在平时的教学管理工作之中，以提高成人教育教学档案管理水平；再次，全关教职员工要积极了解有关教学档案的各方面知识，加强重视，强化档案意识，做好成人教育教学档案的建立和利用，参加到教学档案质量管理活动中来，为成人教育教学管理服务打下良好的思想意识基础。

2完善档案管理有效机制，促进成人教学管理事业的发展。国家档案局提出的实现“两个转变”，建立“两个体系”的重大战略部署，即给成人高等教育教学档案管理者提供了机遇，也给成人教育工作者带来了严峻的挑战。因此，在新形势下，各高校成人教育管理部门应与时俱进，建立健全成人高等教育教学档案管理有效机制，促进成人教育教学档案管理工作制度化、规范化发展。首先应配备足够的档案管理人员，稳定成人教育教学档案管理队伍，改革现有的管理体制，创设良好的工作环境，把他们从繁重的日常事务中解放出来，为兼职档案管理员提供专业成长的机会，满足他们自我追求和价值实现的愿望。其次要制定一套成人教育教学档案管理人员及有关部门的工作职责，做到有章可循，以制度作为保证，严把质量关，以确保档案的真实性。再次要建立合理的奖惩机制，对成人教育教学档案管理工作进行定期检查与考核，根据考核结果，对那些工作上认真负责、工作成绩突出的档案人员给予应有的表彰和奖励，调动他们的工作热情；对那些在工作中推诿扯皮、工作懒散、无责任心的管理人员应给予相应的处罚，使档案管理员不断提高自身素质和管理水平，促进成人教学管理事业的发展。

3加强管理队伍建设，提高成人教育教学档案管理水平。加强成人教育教学档案管理队伍建设，提高档案人员的素质是搞好成人教育教学档案管理工作的基础。首先，高校应采取多种形式、多种渠道对档案管理人员进行培训，使其熟知教学档案的形成规律和特点，正确地把握教学档案分类的依据和方法等专业理论知识，同时，还要培养他们的计算机应用能力和网络技术的操作水平，推动教学档案管理工作数字信息化技术进程。其次，成人教育教学档案管理人员应认真学习基本理论，拓展思维，尽快成为具有高素质专业知识和高技能的信息管理人员，为有效地提供相应的教学档案信息资源服务。再次，通过外出培训、定期组织经验交流会的方式，使各高校之间可以互相学习彼此之间的成人教育教学档案管理经验与方法，从而促进各自能力的提高，以改进档案管理方法提高档案管理水平。

4加强信息化建设，规范成人教育教学档案管理。党的十六大报告指出：信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。高校成人教育教学档案具有多样性等著多特点，加强信息化建设既有利于提高成人教育教学档案的管理水平，也有利于提升教学档案的服务效率。首先，各有关单位应加强硬件基础设施投入，根据需要对管理人员配备先进的仪器设备，为成人教育教学档案的现代化管理和信息资源的开发利用提供有力的物质保障。其次，有关管理人员应积极运用现代化的技术和设施，对成人教育教学档案进行有效地管理，加快档案信息数字化建设，从而提高档案利用率。再次，成人教育教学档案管理人员应根据成人教育教学管理的需要，确定数字档案的具体组成框架，并分别确定各类的数据项目及具体格式要求，尽快把重要的、易损的、使用频繁的档案资源数字化，然后通过网站的形式做到服务网络化，实现成人教育教学档案管理与学校教务管理系统相应两模块的对接，以方便材料的检索、提取和利用，使教学档案利用范围扩大化，实现资源共享，同时还可以提高工作效率，简化管理程序，更好地为成人教育教学服务。