养老险档案作用与管理综述

养老保险是社会保险的主要内容之一，养老保险档案是养老保险管理工作的重要业务载体，记录应当及时准确完整，有力地保障国家、企业和参保人员的合法权益。以笔者所从事的铁路企业养老保险工作为例，由于企业生产力布局不断调整，单位合并、拆分、新设、改制等情况接连不断，但凡养老保险档案管理规范的单位，在养老保险管理上都能很快适应新情况，顺利地开展后续工作，反之则往往显现出台账不齐、资料不全、交接不畅等问题，养老保险管理工作开展就较为被动。

一、养老保险档案的构成与特点

参照《社会保险业务档案管理规定（试行）》，养老保险档案可以定义为：企业和各经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。所以，养老保险档案不仅是对参保人员养老保险全过程的记载，还包括了有关文件、个人台账和经办业务记录，比如国家和地方政府出台的有关政策、职工养老保险手册、台账、花名册、变更表、各类报表以及有关财务凭证等，不仅有书面记载的，还有数字化记载的。养老保险档案有以下特点：

1.涉及范围广。养老保险管理与个人、企业和社保经办机构以及财务部门都有涉及，凡与养老保险业务有关的都应纳入养老保险档案范畴，是对养老保险管理工作全方位的记载。

2.信息化要求高。现代化的养老保险管理必须采用高度信息化的平台，很多业务过程都要通过计算机技术来完成，那么养老保险档案也要高度信息化以满足现代化管理的要求。

3.保管期限长。与参保人员个人有关的记载一般要长达数十年，对于企业和社保经办机构来说就更长了，只要养老保险管理工作在继续，那养老保险档案的记载就不会停止，所以养老保险档案的保管期限非常长，从几十年到一百年甚至是永久保管的都有。

4.安全性要求高。养老保险档案有纸质记载的，也有电子记载的，有些记载具有唯一性和不可替代性，比如个人手册、个人基数确认表等，有些记载涉及隐私问题，比如个人收入或待遇、单位工资总额等。这就要求养老保险档案管理过程中要特别注重安全性，除了妥善保管、有效备份以外，在网络化发达的今天，还要防止不法分子对数据信息的非法窃取、删除或篡改。

二、养老保险档案的作用

1.养老保险档案是开展养老保险管理工作的重要依据。养老保险各项业务的办理要有凭有据，要符合国家政策，要能经得起检查，养老保险档案就是养老保险管理工作的痕迹，必须要以准确、翔实和完整的记录，保障国家、企业和参保人员的合法权益。

2.养老保险档案是养老保险管理服务的延伸。准确完整的养老保险档案不仅能提高业务经办效率，推动社保经办机构的服务工作，也为领导决策提供了有说服力的依据，具有潜在价值向现实价值的合理转化的功能。

3.养老保险档案是提高统筹层次的必要条件。由于现有养老保险统筹层次的问题，各地养老保险信息不能互通，资源不能共享，通过建立健全养老保险档案，就可以逐步解决数据共享问题，为提高统筹层次创造必要条件。

4.养老保险档案是整合社保档案的必要条件。由于各险种的统筹层次、归属经办部门不同一，目前要建立统一的社会保险档案有一定难度。但养老保险在社会保险中实施最早，数据最齐，具有不可动摇的基础地位，所以先建立和完善养老保险档案，同时其它险种依照各自特点和要求逐步建立健全各种台账，随着社会保险政策的不断完善和统筹层次的不断提高，为最终形成一个完善的社会保险档案创造必要条件。

三、如何建立健全养老保险档案

1.充分认识养老保险档案的重要性，加强基础管理。如果缺乏对养老保险档案的建立和管理重要性的认识，没有行之有效的档案管理机制，那么，即使给齐各种材料，档案也必定是丢三落四、杂乱无章，那么养老保险档案只不过是沦落于形式而已，根本无法保证其能够充分发挥价值。所以要把养老保险档案管理列为一项基础管理工作，是养老保险工作整体中不可分割的一部分，只有这样，才能以清醒的头脑和正视的态度去做好这项工作。

2.对养老保险档案进行科学分类和有序整理。档案分类不仅是档案管理中的一个工作程序，更重要的是在整个档案管理工作中具有主导作用，养老保险档案同样如此。没有科学的分类，养老保险档案从建立之初就无法进行有效地整理和组织，更不用说健全了。所以，确定分类标准，实现科学分类，是养老保险档案建立健全的基础，引导其它各项后续工作的有序展开。一般来说，对于国家和地方政府出台的有关养老保险政策，可以按文件的出处、类型、文号、实施时间等要素分类归档，对于经办机构和企业在养老保险管理工作中的各种记录，比如社会保险登记证、各类报表、说明或证明材料等，可以按归属部门、材料类型、时间等要素分类归档，对于与参保人员个人有关的材料，比如缴费手册或卡片、人事命令、账户转移情况表等，应为每一个人单独建档进行管理。在养老保险档案管理过程中，还应当注意有序整理。一是要规范编号，包括个人身份证号、养老保险编号、单位编码、社保登记证号等，在养老保险档案管理中都要进行整理和规范。二是要把握业务规律，比如日常业务、月度业务、年度业务等，在养老保险档案中要能清晰体现。三要做好动态管理，对于已经办理完毕的事项，相关材料要及时分类归档，对于还在办理过程中的事项，要注意及时跟进，掌握动态。四要做到常态管理，经常性、制度性的整理养老保险档案，保持档案材料之间的联系，保证档案的齐全完整。

3.养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。比如少数铁路单位就是在生产力布局调整中没有对养老保险档案的交接给予足够重视，造成单位几经变迁后，原有资料或不知所踪，或部分丢失，又或存放零乱，给继任者的工作开展带来了极大的困难，特别是例如农民合同工补缴花名册、精简职工花名册等资料都是特定历史条件下的特定产物，一旦损毁就无法弥补。所以一定要加强对养老保险档案交接环节的管理，可以结合建立考核奖惩机制，督促管理人员既要在在岗时认真履行好职责，又要在换岗时做好交接工作，以保证养老保险档案管理的延续性。

4.养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。

总之，要保证养老保险乃至整个社会保险工作的积极发展，强化社保经办机构管理服务职能，增强服务手段，切实保障国家、企业和参保人员的合法权益，就必须深刻认识养老保险档案的作用与意义，建立健全养老保险档案，在构建和谐社会的伟大进程中更好地推动养老保险事业的发展。