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文件中心范文10篇

文件中心

文件中心范文篇1

一、我国文件中心的实践

我国的第一家文件中心是1988年成立的甘肃省永靖县文件中心，经过10年的发展，参联机关已由原来的8家发展到24家，主要有县政府、县人大、县政协、县民政局、县计委、县经委等。它保管着各参联机关的文书、专业档案。永靖县文件中心为县档案局（馆）下属的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作。其主要职责是：1、负责对参联机关形成的各类非现行文件进行收集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作，保证文件的齐全和完整，积极提供利用，为参联机关服务；2、将到期的档案及时向档案馆移交；3、鉴定、销毁保管期限已满、无继续保存价值的文件；4、维护各参联机关的使用和所有权，确保各类文件和档案的机密与安全；5、为参联机关复制案卷目录，以利查找；6、为参联机关编纂必要的文件汇集、大事记等资料。①

永靖县文件中心的优越性体现在：既可以节省费用，又可以提高管理效益；既可以保证管理质量并安全保管，又可以更好地集中提供优质服务。但它在实践中也存在着一些不足：1、各参联机关的档案意识减弱。各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不问了；2、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；3、收集归档的文件偏重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；4、检索工具单一，只有案卷目录一种；5、编研材料不够深入，只限于编辑大事记和一些文件汇编。

二、甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的联系和区别

外国文件中心于20世纪40年代最先出现在美国，是二次大战期间，美国军事机关为了保管数量庞大而又不经常使用的文件，设立的临时性库房，这就是文件中心的最初形式。由于它适应了美国二战后的经济形势和管理半现行文件的需要，很快取得了法律地位。

目前，在世界上建立文件中心或类似机构的国家越来越多，它们都是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。其任务是：1、负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管，使机关摆脱半现行文件的沉重负担，从而大大节省文件管理费用；2、负责为文件形成机关及时提供优质、高效服务，经文件形成机关批准也可为其他用户提供服务；3、负责对半现行文件进行最终处置，从而保证进馆档案的质量。②

甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的共同之处在于：1、都是保存和提供利用不同机构形成的半现行文件的中间性机构；2、都是本着精简、节约、效能的原则建立的；3、它们都负责对档案的最终处置工作，即销毁或移交进馆。它们的不同之处在于：1、外国文件中心并不接收所有的半现行文件。它不接收保存期限很短（如2－3年）的文件；需要长时间留存在形成机关的文件不宜过早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管费用必须低于在形成机关的保管费用，而且每盒文件的月利用率不超过一次。文件中心通过上述手段保证接收文件的经济合理。而在我国，则是在第二年上半年就需将上年度形成的文件或档案移交到文件中心；2、外国文件中心与档案行政管理机关只是业务从属关系，而永靖县文件中心则是同级档案行政管理机关的内部机构；3、由于我国与国外关于“档案”的定义和范围不同，所以外国文件中心保存的称作“文件”，而我国则称作“档案”；4、外国文件中心保持文件的原整理顺序，而我国则是由文件中心进行整理；5、外国文件中心提供原件进行利用服务的方式比我国丰富，但它们不从事编制检索工具和编研材料的任务；6、国外把文件中心比喻为“炼狱”，它们对文件最终转化为档案的鉴定非常严格，大约只有5－10％的文件能够最终转化为档案进入档案馆保存，而我国在进馆档案的鉴定上要宽松得多。

三、在我国文件中心与基层档案室应共存、互补

文件中心和当前普遍存在的基层档案室功能是基本相同的，它们同为半现行文件管理机构，都处于机关现行文件与档案馆档案管理的中间环节；它们都兼具满足机关利用需求和确保进馆质量的双重任务。在长期的工作实践中，基层档案室也被证明了是一种适合我国国情，符合我国档案管理体制和档案学理论的管理方式，它有效地保证了国家档案的完整与安全。但是，在当前社会飞速发展的情况下，这种“小而全”的档案室模式相对比较松散，难以达到集约化、规模化的管理，不利于档案领域人力和物力资源的有效利用。而且，很多基层单位的档案人员身兼数职，业务素质较差，人员流动频繁，档案室有时形同虚设，管理质量难以尽如人意。所以，基层档案室既有其存在的合理性，又有着明显的不足之处，全盘地肯定或否定档案室的做法是不现实的，在它现有体系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心应作为档案室的一种共存和补充形式，结合实际灵活设置。成效比较显著的，如大中型单位档案室仍可保留；一些规模较小，办公地点集中，职能、性质近似的单位之间，可以尝试建立文件中心。

如果在几个单位之间成立了文件中心，文件中心就成为了这几家单位保管半现行文件的管理机构，它所发挥的作用应基本等同于基层档案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要让文件（档案）的形成单位负起收集、整理、归档的责任来，这样一方面有利于增强形成单位的档案意识和责任感，另一方面也有利于保证档案的齐全和完整。档案在形成之后，最好还是在原单位保存3－5年，以利于其现行效用的发挥。文件中心承担对文件从产生到最终进馆进行全面的控制和统一管理的职责。

四、文件中心的推广符合我国的工作现状

随着机构改革的深入和社会档案意识的普遍提高，文件中心将会出现在部分人员编制较少的省、市级机关和原本规模就比较小的地县级机关及一些国有小型企事业单位，其原因在于：

1、它符合效益的原则。一些小的省市级机关和绝大部分地县级机关，规模都比较小，业务工作量较少，对外联系相对较少，形成的文件数量也较少，如果每个单位都配备档案库房，并有专人负责的话，无疑会造成人力、物力的浪费，与国家提倡的“精简、效能”的改革精神相悖。

2、它符合我国机构改革的现状。随着我国政治、经济体制改革的深入，国家机关削减了50％的工作人员，国有企业也开展了减员增效的工作，档案机构、人员的削减首当其冲，省市级及以下的机关和一些中、小型企业很难再配备专职档案人员，档案的保管、利用工作都受到了一定的影响，文件中心恰好可以为这些单位提供解决问题的条件。

3、它有利于档案工作现代化管理水平的提高。一些规模较小，档案较少的单位如果使用计算机管理，无疑是大材小用，没有必要；有些单位档案人员编制较少，工作人员事务繁忙，无暇使用计算机管理；有些单位领导不重视，不为档案部门配备计算机；还有的单位档案人员年纪较大或业务素质差，不会操作计算机……这些都影响了档案工作的现代化管理与社会、单位的现代化管理水平同步发展。而成立了文件中心后，档案工作具有了一定的规模，又有相对稳定、数量较为充足、业务素质较高的档案人员，对工作的开展较为有利。

4、理论研究的深入为文件中心的建立创造了条件。近年来，我国理论界对于我国是否可以建立文件中心进行了多次讨论，意见虽不一致，但对建立文件中心的利弊分析得比较透彻，而且已有的联合档案室、文件中心又可提供借鉴经验，可以避免或减少在实践中走弯路，这些都为建立文件中心奠定了一定的基础。

文件中心这种管理方式在我国基层单位的档案管理方面有着很大的发展空间，但它的名称却值得进一步商榷。因为我国与欧美国家在文件何时转化为档案上认识不同，我国认为文件在形成之后的第二年上半年向档案室移交即成为档案，只有现行阶段叫文件，半现行和非现行阶段皆称为档案；而欧美的很多国家则认为文件进入档案馆后才叫档案，现行和半现行阶段都称作文件。如果我国把这个过渡性机构也称作文件中心的话，就混淆了我国关于文件与档案界限的划分，与档案的概念和文件转化为档案的条件等诸多理论相矛盾。所以，将这一半现行文件管理机构称之为中间性档案馆应更适合于我国档案管理的实际情况。

综上所述，中间性档案馆亦或文件中心，是适合我国当前国情、符合档案管理现状的一种管理方式，值得推广。

注释：

文件中心范文篇2

关键词：档案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪费严重

市县绝大多数立档单位规模比较小，文件、档案形成数量比较少，但麻雀虽小五脏俱全，每个单位都要设立档案室，这样就需要至少占用1-2间办公室，添置设备、配备人员，建立-整套的管理程序和方法。仅以石景山市为例，目前共有170多个-、二级档案室，档案室面积3970多平方米，190名档案工作人员。各个单位都要在人力、物力、财力方面投入，这种多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、财力的重复投入，浪费严重。

二市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

由于基层单位档案工作队伍不稳定，专业素质有待提高，档案局不加强培训和具体的指导就无法开展工作。因此基础业务培训和业务指导挤占了档案局绝大部分时间，使他们无法深入开展业务工作，提高工作水平。同样由于档案工作队伍专业素质有待提高，很大一部分重复和价值不大的档案被划定为进馆范围，因此，档案馆在接收进馆档案时工作压力非常大。

三工作不到位，管理水平低

从目前情况看，档案室工作的水平完全取决于该单位领导者的档案意识、重视程度和档案工作人员的素质。档案工作是-门专业，但绝大多数的档案员是兼职的，缺少档案专业知识，工作队伍不稳定。如石景山市93％的档案工作人员是兼职的，99％的档案员无专业知识，专业素质有待提高，虽经多次专业培训，但距工作要求仍相差甚远，工作人员经常调换，每年调换率均在20-30％左右。这些因素造成了档案工作水平较低。现代化管理是档案工作的必然趋势，但目前状况对实现现代化管理阻力很大。

四现代化管理进程缓慢

文件、档案现代化管理需具有“同一性”和“互换性”，只有工作水平基本统一才能达到资源共享。而分散管理，各单位档案室管理水平参差不齐，要达到资源共享难度非常大，且需要的时间也很长。

五文件社会化难度大

随着社会不断前进，人们的档案意识不断加强，自我保护意识不断加深，这些都会促进文件、档案利用需求的不断增加。分散管理给社会利用工作增加很多麻烦和不便。管理分散，也很难达到科学管理的要求，因而不能满足利用者优质、快捷的服务要求。

建立文件中心，半现行文件脱离形成单位，直接由文件中心管理，能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化；既能减少文件形成单位多方位投入，又能满足方便利用；既节省人力、物力、财力，又能减少档案局、档案馆的工作压力，使档案局、馆的工作正常开展；既能实施科学的鉴定、合理分流文件，又能保证档案馆收藏档案的质量，将管理活动真正按其规律纳入科学管理轨道。文件中心突出的优势是符合高效、精简、节约的原则，能将松散的“小而全”的机关档案室管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化、规模化的管理模式转化，大大提高工作质量，为档案工作更广泛地为社会服务创造了条件。文件中心还可以通过各市域网，逐步实现档案信息网络化，达到资源共享，并可为今后电子文件网络传输做好准备。

档案工作生命力的所在就是利用，因此档案工作的出发点和落脚点都必须是档案的利用工作。旧的管理模式已经不适应需要，就应该建立新的模式。建立文件中心逐步取代各单位档案室是市县档案工作的发展方向。

二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

文件中心应为政府职能。当初美国建立文件中心的目的是为了实现经济上的节约，是-种政府行为，而今我们建立文件中心仍应为政府行为，这也与当前我国现行和半现行文件档案管理体制相吻合。市县文件中心应是政府直属机构，在市县政府的领导下，接受市县档案局的监督与指导。

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

文件中心的收集工作面对的是全社会，不仅包括党政机关、人民团体、事业单位等立档单位，还应包括不同所有制企业及个人所形成的不同门类、不同载体的现行文件。

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

4、文件中心的利用工作

文件中心的利用工作应面对全社会，遵守我国文件、档案利用的规定和要求，面对机关、团体和个人。利用的形式也应是多样的，但主要取决于文件中心发展的规模和工作水平。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

向档案馆移交文件是文件中心的义务，文件在文件中心保管10-20年后向档案馆移交。究竟多少年移交更合适，可根据文件中心的发展和社会的利用需求逐步确定。

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

任何改革都会有一个痛苦的过程，从眼前利益看，建立文件中心政府要投入一笔资金。过去是各单位分散投资，现在将分散资金、多方位投资变为统一投资，看似一笔大投入，而实际上比分散投资要节约得多。

文件中心取代档案室，各单位不再配备档案员，而档案员大多是兼职，从眼前看，也没有减少工作人员，但工作量减少了，工作人员可以统筹安排。总之，工作专一了，质量提高了，工作面更广了，现代化水平高了。

文件中心范文篇3

所谓的“本土化”localization，是指将外来事物根据本土社会特有的环境加以改造，使之有机地纳入本土社会，并使它的合理性最终成为本土社会有机组成部分的过程。所谓“文件中心的本土化”，是指从国情出发，对文件中心从理论到实践都加以合理改造，发掘其内在的合理性，使其与中国现有的档案事业系统以及社会大环境相融合的过程。事实证明，对于外来事物，如果原封不动地移植，势必会与本土原有的文化产生冲突而难以生存；如果完全摧毁本土文化另起炉灶也是不实际的。而事实上，任何社会的本土文化都有一定的吸纳能力，如：四大发明是在中国产生的，但外国人却最先利用火药造成了坚船利炮，同样，文件中心要在中国“移植”成功，使之本土化是关键。

一、对文件中心理论的本土化改造

许多人在论述文件中心的理论依据时，言必称“生命周期理论”。当然，生命周期理论是文件中心作为一种中间过渡性档案机构存在的理论依据，但文件生命周期理论同样也可以证明我国现行的档案室的合理性，作为从文件到档案的中间过渡性机构，既然都符合文件生命周期理论，又何必非要舍档案室而取文件中心呢﹖理难服人，也难怪一些学者持保留态度。

文件中心在中国具有可行性，就在于它的经营模式可以充分发挥规模经济的优势。从经济学角度来看，“规模经济”是指当企业规模扩大到一定程度时，生产能力随之扩大、单位产品成本下降、经济效益提高的现象。一般而言，规模经济可以表现为内部和外部两个方面，内部规模经济是由专业化分工、降低单位成本、提高人力资本的利用以及比较雄厚的实力等内部因素引发的；外部规模经济则是指企业和外部经济环境及其它企业存在着或多或少的联系，企业的一些经济活动可以创造一些额外的公共收入，增加社会福利，从而产生效益。

目前，有部分经济学家认为“规模经济理论”已经过时了，我们在这种情况下还强调文件中心的规模经济效益是不是落伍了﹖他们指出，规模经济是工业经济时代的产物，主要体现在硬件生产阶段；在知识经济时代和产品特性化的今天，高附加值主要是在软件的设计和系统的策划实施以及服务阶段产生的，因此，“规模经济理论”将被“系统经济理论”所代替。这些论断当然没错，但我国档案工作目前的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。“麻雀虽小，五脏俱全”，这种小而全的结构更符合自然经济的特征。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同，但它们的整理方法却是相似的，装具和各种设施也可以统一；另一方面，档案工作也出现了讲求效益的倾向，在企业中表现得更为明显。随着市场经济的建立，企业面临着激烈的市场竞争，是否为企业带来经济效益成为衡量各个部门绩效的重要标准。企业领导人普遍承认档案资料整理和保存的重要性，但是单独设立档案室，投入的成本又太大，企业档案工作处于“弃之可惜，食之无味”的两难境地。还有，随着信息处理技术的发展，许多单位建立了计算机辅助管理信息系统，档案部门怎样参与到整个机构的信息系统中，成为摆在档案工作人员面前的难题。由此可见，我国目前的档案工作具备规模经济的特征，规模经济理论对于档案管理工作尚未过时。

二、对文件中心运作模式的本土化改造

一般认为，文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间，保管形成单位不经常使用、但还不能作最后处置的文件的一种过渡性保管机构。目前，文件中心流行于欧美发达国家，一部分亚、非、拉等发展中国家也建有文件中心。美国是世界上文件中心设立最早、数量最多、规模最大的国家，其文件中心的设立模式具有一定的典型性：在国家档案与文件署下设立专门的文件中心管理职能机构联邦文件中心司，受该司领导的文件中心有两类，共十五个。其中，华盛顿国家文件中心和国家人事文件中心，属于全国性的联邦文件中心，主要为联邦政府机关或部门保管文件，提供服务；另外十三个文件中心属于地方性文件中心，分别负责所涵盖的若干个州联邦政府机关或部门的文件保管和提供利用工作。

再来看看我国的档案工作。建国五十多年来，各级各类档案室的建设已经颇具规模，成为国家档案事业的基础。近年来虽然档案室工作面临着种种挑战，但如果以美国式的文件中心模式取缔已有的档案室，或在现有的档案室网的基础上再建一套美国式的文件中心，显然都是行不通的。80年代后期，甘肃省永靖县文件中心正式挂牌，成为中国档案部门第一个吃螃蟹的勇者，但应者寥寥，只是到了90年代后期，在北京、上海、深圳、苏州等地，一批档案中介服务机构才如雨后春笋般崭露头角。对于这些新生事物如何进行定位，仍是众说纷纭。

笔者认为，机关联合档案室和商业性的档案代保管中心是文件中心在中国本土化改造的产物。从名称到具体的职能，它们都应该与纯而又纯的文件中心有所区别。

机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。

文件中心范文篇4

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

文件中心范文篇5

很多人在文件与档案的概念和文件生命周期理论等问题上有不同的看法，我认为不论文件还是档案都是文件运行的不同阶段，只是不同阶段有不同的管理方式。在我国现行文件由形成单位管理，半现行文件由各基层档案室管理，非现行文件由档案馆管理。这种松散的管理模式已经跟不上社会发展的需求，管理的弊端越来越突出，已经成为档案工作发展的桎梏。

-小而全的管理模式，浪费严重

二工作不到位，管理水平低

三市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

四现代化管理进程缓慢

五文件社会化难度大

二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的利用工作

4、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

文件中心取代档案室，各基层单位节省了档案室占用的办公室，而市政?度胍槐首式鸾ㄎ募行牡墓ぷ饔梅浚蓟芾硪确稚⒐芾斫谠肌⒏咝А?BR>

文件中心范文篇6

-小而全的管理模式，浪费严重

二工作不到位，管理水平低

三市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

四现代化管理进程缓慢

五文件社会化难度大

二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的利用工作

4、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

5、文件中心定期向档案馆移交文件

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

文件中心范文篇7

一、焦点之一：文件生命周期理论与文件中心是否存在必然联系？

文件中心的理论基础是文件生命周期理论，这本来是档案界大多认可的共识。但近期有学者对此给予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理论没有也不可能成为成立文件中心的理论依据”

1的结论。笔者无意逐一论争，仅从三个方面略述浅见。

首先，文件中心的建立目的和理论依据能否等同？有学者认为“经济上的节约原则，是美国政府成立文件中心的主要依据，而不是以文件生命周期理论为依据”

2笔者可以简要回顾一下文件中心的产生过程。文件中心最早产生在美国，最初形式是二战期间海军部为集中保存平时不常使用的数量庞大的文件而设立的临时库房。由于这种库房及设施不如档案馆要求高，既适应了战后的经济形势，又能满足各联邦机构的相同需求，因此很快在全美推广开来。1950年颁布的《联邦文件管理法》授权设置联邦文件中心，由国家档案与文件局领导，隶属于联邦档案系统。尽管建立文件中心最初的确是“一种政府行为”

3也的确是为了实现经济上的节约，但这应当是文件中心建立的目的，与其理论依据不能混为一谈。从产生时间看，文件中心先于文件生命周期理论。文件生命周期理论恰恰是发端于对文件中心这一实践事物的理论解释，后来研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，最终因客观揭示了文件的运动过程和规律而成为文件管理的核心理论。可见文件中心出现在前、文件生命周期理论形成于后，正是对理论源自实践经验的总结和升华的有力证明。如果以文件中心产生之时尚无文件生命周期理论为由得出二者没有必然联系的结论，恰恰正是对理论和实践关系的颠倒。

其次，文件中心与文件生命周期理论有无必然联系的关键要看后者能否成为前者的理论基础。笔者认为这一理论的核心内容是“文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的过程；依据文件的不同价值及其作用形式这个完整过程可划分为几个不同的阶段；文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系”

4它之所以是对文件运动过程和规律的客观描述和科学抽象，关键在于抓住了文件运动的基本动力——价值形态及其规律性的转化。化用美国档案学者谢伦伯格的经典论述，文件具有两种价值形态，即对形成机关的原始价值（第一价值）和对非形成机关的从属价值（第二价值）。这两种价值形态在文件运动过程中不断进行规律性的转化：第一价值逐步递减，第二价值逐步递增，最终实现第一价值向第二价值的转化。

第一价值决定了文件在现行阶段为形成机关服务是首要目的，保存场所应当是机关内部，以满足方便控制和频繁利用的需要。到半现行阶段，文件的第一价值开始衰退，尽管其对形成机关仍具有查考作用，但利用频率大大降低。此时服务对象仍以机关为主，保存场所需具备两项功能，一是继续发挥文件的第一价值，满足形成机关的利用需求；二是检验文件是否具有第二价值，为最终处置，即销毁无价值文件或将具有历史价值的文件移交永久保存机构（档案馆）做好准备。进馆后历史文件的服务对象由形成机关扩展到社会各界。可见，文件生命周期理论紧紧把握价值形态的变化，描述了文件从产生到最终销毁或永久保存的运动过程；揭示了这一连续过程因价值形态的规律性转化表现出明显的阶段性特征；阐明了每一阶段的特定价值与服务对象、保存场所和管理形式的对应关系。

文件中心的性质和功能能否从文件生命周期理论找到合理解释呢？答案是肯定的。因为从阶段划分来看，文件中心是与文件的半现行阶段相对应建立的一种过渡性保管机构，处在形成机关与档案馆之间的中间位置。它之所以具有过渡性和中间性，是因为半现行文件在文件整个运动过程中处于中间阶段，相应要求保管机构既因文件的原始价值继续满足形成机关的利用需求，又因文件的潜在历史价值为历史文件进馆保存做好准备。这决定了文件中心必然具有过渡性，具备满足形成机关利用需要和确保进馆文件质量两项基本功能。可见，文件生命周期理论揭示的文件运动过程和阶段划分是一种客观存在，尽管各阶段对应的保存场所在不同国家可能名称各异，但都具有相同的性质和基本功能。文件中心的现实也充分证明这一点，它在许多国家的名称和形式不尽相同，但始终都是一种过渡性的半现行文件保管机构。

再次，如何辩证看待文件中心与文件生命周期理论的关系？如上所述，文件中心是西方国家找到的一条保管半现行文件经济和有效的途径，文件生命周期理论从探寻文件中心的理论根源起步，逐步扩及文件的整个生命过程和全面管理，最终上升为揭示文件客观运动规律的科学理论，成为文件管理和档案管理的理论基础。以上分析表明文件生命周期理论不仅无愧于文件中心的理论依据，还能为价值形态不同的各阶段文件对应的保存场所提供理论依据，不管它们的名称如何。然而，文件生命周期理论是文件中心的理论基础并不意味着认可这一理论就必然要建立文件中心；也不意味着没有文件中心，这一理论就没有存在的意义。如果把二者的密切联系仅仅看成是狭隘的依存关系或唯一的对应关系，不免过于绝对化和简单化。笔者认为，二者确实存在密切联系，这种辩证关系表现为文件中心的建立符合文件生命周期理论；但文件中心不是文件生命周期理论的唯一应用对象，不能以文件中心的建立与否作为评价该理论的高低并衡量其适用性的唯一标准。

根据以上评析，笔者的结论是文件中心与文件生命周期理论存在必然联系，文件生命周期理论源自文件中心实践，并成为文件中心坚实的理论基础。进一步而言，文件生命周期理论并非国外“专利”。尽管“文件生命周期”概念最早由西方学者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其运动过程和规律是一种客观存在。文件生命周期理论可说是西方档案学者总结出的揭示文件客观运动规律的科学理论，中国同样存在探索这一运动过程和规律的努力。因此，揭示文件客观运动规律的科学理论，无论在中外冠之何种名称，都是全球档案界共有的理论财富。这也说明我国同样存在建立文件中心的理论基础。

二、焦点之二：中外文件、档案概念的不同能否成为我国建立文件中心的障碍？

对文件、档案概念的理解是文件中心可行性问题理论分歧的另一个焦点。有的学者认为中外文件、档案概念的差异，决定了文件生命周期理论不宜中国化，自然也不宜建立文件中心。5有的学者针锋相对，提出“文件生命周期理论完全适用于中国”［6］。对文件生命周期理论的评价及是否适用于中国，笔者拟另文探讨，这里只想就中外文件、档案概念差异的实质及与文件中心的关系略述浅见。

尽管中外文件、档案概念的表述有多种形式，但差异的实质从文件生命周期理论角度看，可归结为对文件运动阶段的划分并不完全一致。该理论依据价值形态的转化将文件运动过程大致分为现行、半现行和非现行阶段，从价值变化讲就是第一价值旺盛、第一价值衰退、第一价值丧失／第二价值凸现三个阶段。但由于各国国情和文档管理体制的差异，以及学者观察问题角度有别，不同国家和学者可能有各种具体划分方法，仅据有的学者粗略统计就达十数种之多，从二阶段到八阶段都有，划分标准也五花八门，包括利用频率、保存地点、管理程序、作用形式等等［7］。这表明阶段划分不可能也不应当强求一致。与较富代表性的英美国家相比，中外文件、档案划分的异同主要有三：一是对档案阶段的规定存在差异。在上述三阶段中，英美国家多把非现行阶段才视为档案，而我国从半现行、甚至现行阶段后期就视为档案了。二是文件转化为档案的界限或者说标志存在差异。英美国家多以进馆为转化标志，而我国多强调“归档和集中保存，既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限”［8］。三是各阶段文件对应的保管场所有同有异。英美国家分别是形成机关、文件中心和档案馆，我国则为形成机关、档案室和档案馆。以上差异表明我国档案概念的外延大于英美国家，相应带来对文件、档案关系的理解问题。

根据我国传统的狭义文件观，把文件与现行阶段对应、档案与后两个阶段对应，就很难理解档案是文件的一部分，极易得出二者是不同事物的结论。但笔者认为，国外对文件存在广义和狭义两种理解。广义文件对应的是文件运动全过程的所有阶段，这就是文件生命周期理论中“文件”的含义；狭义文件对应的是现行和半现行两个阶段，这就是英美国家通常所提的“文件”概念。据此文件与档案的关系可以解释为：档案是广义文件的一部分，档案由狭义文件转化而来，档案与现行、半现行文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现。这样一来，中外文件、档案划分的差异主要就是对文件（狭义）由何阶段转化为档案以及转化依据和标志的不同认识。我国多把文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室后称之为档案，表明文件从半现行阶段开始转化，转化依据和标志通常是“归档”。而在英美国家，文件直到非现行阶段进馆保存后才被视为档案，转化依据和标志多是“进馆”。笔者认为文件从哪一阶段转化为档案并不重要，关键应认清引起转化的本质因素。无论是我国的“归档”，还是英美国家的“进馆”，都不足为本质因素。因为这种转化包括存贮形式和本质两个方面，前者是指文件办理完毕后经过立卷归档，由分散流通状态转变为集中存贮状态；后者是指文件由记述和传达现行信息的载体转化为历史记录。归档和进馆都只不过是为安全保管和利用的方便而实行的一种工作制度或程序，只能表现存贮形式的转化，无法完全体现文件与档案的本质区别。只有文件生命周期理论提出的价值形态的变化，才能全面揭示出文件与档案发生存贮形式和本质作用变化的本质因素。可见，与归档和进馆相比，价值形态转化才是文件向档案转化的一种更加客观的依据和标志。

中外对文件、档案概念的不同理解应否阻碍文件中心的建立，笔者持否定看法。理由主要有三。首先，尽管中外文档划分存在差异，但都实施了分阶段管理，各阶段均有相应的保管场所和管理形式。这说明中外存在这样一种共识——尊重文件客观规律采取阶段式管理，使管理最为合理和有效。这种共识就可为我国建立具有诸多优越性、广受西方青睐的文件中心清除理论障碍。其次，文件中心是与半现行文件相对应的管理机构，因经济高效的优点得以在西方国家普及。无论我国有无半现行文件的提法，这一阶段是客观存在的，而且也有相应的保管机构。但我国已有档案室的现实从理论上讲不应构成建立文件中心的障碍。再次，西方国家对文件、档案概念的理解也不尽相同，有的把非现行阶段文件才视为档案，有的认为文件从现行阶段起就已转化为档案，这些具体差异并未妨碍文件中心在这些国家的普遍建立。可见，以中外文档概念不同为由反对建立文件中心的观点在理论和现实上都是站不住脚的。

根据以上评析，笔者的结论是建立文件中心需突破我国传统的狭义文件观，呼唤一种广义的文件观，这也正是文件生命周期理论反映的文件观。按照这一科学理论，文件概念的外延应包括文件从形成到最终归宿完整运动过程的所有阶段，而不是其中某一特定阶段。我国部分学者所谓“文件生命周期理论根本不符合我国实际”［9］或“文件生命周期理论名不副实”［10］的结论，都是从狭义文件观来考查这一理论的。狭义文件观的严重不足在于过分强调文件各阶段的区别，忽视各阶段的固有联系，因此难以准确反映文件与档案的关系。西方各国尽管对文件的阶段划分以及对各阶段的称谓不完全一致，但它们普遍建立文件中心正是基于对广义文件观的一致认同。可见，假如不能接受广义文件观，就无法真正理解文件生命周期理论的实质，也无法辩证看待文件中心的可行性。

总之，笔者认为文件中心的建立在我国不乏理论基础，如果认同广义文件观就能为消除上述理论分歧提供一种解决思路。

注释：

［1］林清澄：《文件生命周期理论与文件中心没有必然联系》，《山西档案》19996。

［2］同上。

［3］同上。

［4］笔者与韩玉梅共同主编：《外国档案管理》，中国人民大学出版社1998年。

［5］王茂跃：《文件生命周期理论不宜中国化》，《山西档案》19976。

［6］何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》19985。

［7］同上。

［8］吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年。

文件中心范文篇8

关键词：本土化；文件中心；运作模式

Abstract:InEuropeandAmerica,thepeoplealreadywereaccustomedtoeachkindofservicewhichearlyprovidesthedocumentarycenter,whatatpresentpaysattentionisthedigitizationinformationtechnologyaswellasthedocumentarycenterarchivesandsoonnewsituationthenewchallengewhichbringstotheexistingdocumentarycenter''''smanagementandthemanagementpattern;Butinourcountry,thedocumentarycenterhadstillnotobtainedthepromotionandthepopularization,thereasonliesinmanypeopletothinkthatthedocumentarycentermanysuperiorityareformintheoverseasspecificenvironment,becausetheChineseandforeignnationalconditionhastheverybigdifference,worriedsouththedocumentarycenterintransplantsinChina''''sprocesswillpresentnorththeorangezhitheresult.Theauthorbelievedthatthiskindofworryisnotunnecessary,butbeforehesitating,cannottake,thekeyismustfinishthedocumentarycenter“thelocalilzation”thework.

keyword:Localilzation;Documentarycenter;Operationpattern

前言

一、对文件中心理论的本土化改造

二、对文件中心运作模式的本土化改造

商业性档案代保管中心，又可以分为两种类型，一种是由档案馆或档案主管部门设立的面向社会的档案代保管中心或寄存中心，另一种是以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介服务机构。从目前来看，大多数仍属于第一种类型，但是，随着档案中介服务法规的健全和信用度的提高，集档案代整理、代保管、软件开发、系统集成、专业咨询等各种服务于一身的商业性档案中介服务机构，必将成为活跃在我国档案工作中的生力军。机关联合档案室，是指按照自愿结合的原则，将办公地点接近、档案资料容易集中整理和保存的政府机关的档案工作集中起来，由专门的人员负责档案文件的保管和提供利用工作，各方的权责通过制定相关的制度加以明确。永靖县文件中心就是一个很好的实例。当然，在联合档案室建立和运作过程中必然会遇到一系列管理上的问题，这就要求各级档案行政管理部门的引导和扶持，切实解决实际问题，推动机关联合档案室的推广。

文件中心范文篇9

关键词：档案；文件中心；管理模式

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪费严重

二市县档案局、档案馆工作压力大，很难提高工作水平

三工作不到位，管理水平低

四现代化管理进程缓慢

五文件社会化难度大

二、市县文件中心的体制、职能

一文件中心的体制

二文件中心的职能

文件中心负责现行文件和半现行文件的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、向档案馆移交等项工作，具体包括：

1、文件中心的收集工作

2、文件中心的整理和管理工作

文件中心负责将接收的文件进行编目、排列、上架、保管等工作。其整理、管理条件和要求应与档案馆的要求一致。

3、文件中心的鉴定和销毁工作

鉴定和销毁工作指对已到保管期限的文件进行鉴定和销毁，其鉴定和销毁工作由文件中心和文件形成者共同完成。

4、文件中心的利用工作

5、文件中心定期向档案馆移交文件

三、市县建立文件中心的步骤

市县建立文件中心取代各基层档案室，可以说是档案工作管理体制的改革，必然要有-个过程，我认为可分三步走：

第一步：建立文件中心取代市委、市政府、市人大、市政协、市纪检五套班子的档案室，开展市首脑机关的档案工作。

第二步：取代市委、政府下属局处单位的档案室，为市委、市政府工作服务。

第三步：面向社会、企业、个人，开展全方位的服务，并考虑有偿服务。

文件中心范文篇10

笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要，而且这一需要还很迫切。理由主要来自两个方面：一是经济高效化的要求；二是多元化的需求。

首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系，但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是存在一定差距。

其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文件管理机构的多元化需求。我国当前正处在变革时期，社会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击和影响。一方面，国家政治体制改革引发的机构精简和人员调整使得相当一批政府机关的档案部门不得不撤销或合并，档案人员也不得不下岗或分流。另一方面，社会主义市场经济的确立和发展使我国所有制成份和企业资产形式从单一走向多元化，三资企业和私营企业大量建立，国有中小企业大量改组、转制、兼并甚至破产，这些企业的档案工作或需要新建，或需要调整，或需要移交。政府机关和企业档案工作出现的新特点和面临的新形势需要实行多元化的管理方式，以适应不同特点和需求。

必须强调一点，笔者针对上述现实需要提出我国当前建立文件中心的设想必须基于一个前提，那就是应将文件中心不再视为半现行文件管理机构的一种特定称谓，而应视为半现行文件管理最佳组织形式的代名词。假如一味纠缠于文件中心的狭义概念，结果可能就会像某些学者那样，依据我国没有对应称谓得出“我国没有文件中心”的结论1。退一步说，即使如此，这一结论并不意味着我国没有建立文件中心的必要，相反恰恰证明了建立的迫切需要。实践证明，在追求文档管理最优化目标的驱动下，我国已经开始出现了一些新型档案管理组织形式，它们与文件中心可以说是名异而实同的。

二、我国现有新型档案管理机构

及其与文件中心的关系

一联合档案室

联合档案室主要是针对区、县级机关档案管理的不足，从80年代起建立的一种新型机关档案管理组织形式。一般做法是在相同的行业系统或区域，在充分考虑机关单位驻地远近和档案利用方便的基础上，将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。这种联合档案室大多归属于牵头单位领导，它的库房、经费和编制由牵头单位和参联单位共同解决。80年代以来，我国不少区、县都出现了联合档案室，较富代表性的包括河北张家口地区地直机关联合档案室、四川长寿县县直机关联合档案室、吉林市船营区区直机关联合档案室等等。

近20年的实践证明，联合档案室取得了明显的成效。它不仅有利于消除区、县级机关原有单一档案室管理模式中存在的机构不健全、人员不稳定、制度不规范、管理水平不高等不足，更重要的优点是节省了人财物资源，符合精简高效的原则。因为联合档案室可以通过人财物资源的集中配备和使用确保档案室设施的齐备，改变了原来档案工作各自为政、参差不齐的局面，提高了管理质量。仅以吉林市船营区区直机关联合档案室为例，它是由区政府下属16个机关档案室联合而成的。联合前共有16名兼职档案人员，库房面积累计192平方米；联合后只设2名专职档案人员，库房面积仅用35平方米就满足了工作需要。为此，理论界对联合档案室的优越性给予了充分肯定，认为它是一种适合区、县级机关档案管理的切实可行的组织形式。目前，联合档案室已经推广到全国许多地区，成为档案室体系中的一种新型形式。

二档案寄存中心

档案寄存中心主要是针对企业档案的多元化管理需要到90年代末建立的一种新型档案管理组织形式。这种多元化管理需要是我国社会主义市场经济发展的结果。在过去计划经济体制下，我国的企业只不过是政府分支机构，它们与政府机关一样也是无论大小均设置档案室保管档案。随着市场经济体制的确立和发展，企业的性质和特点发生了明显变化。从性质上看，企业从政府的附属物转变成为自主经营、自负盈亏的经济实体，成为以市场为中心、追求最大经济效益的利益主体。从特点上看，企业不仅数量急剧增加，而且类型大大丰富。多元化的所有制形式和多层次的资产联合改变了过去国有企业资产单一化的形式，企业的类型划分具有多标准、多结果的特点。

企业类型的多元化使得各个企业的外部环境和内部条件都存在相当差异，档案工作自然也是千差万别，相应产生了多元化的管理需求。特别是90年代以来，无论是国有企业还是非国有企业，档案管理都出现了一些新情况和新问题。一方面，国有企业改革中出现了企业档案管理不善甚至流失的现象。在“抓大放小”的指导思想下，不少国有中小企业由于破产、拍卖、改组、兼并、转制等因素导致产权发生变动，长期生产和经营活动中形成的企业档案处于失控状态，整理不及时、管理不完善、流向不合理的情况常有发生，有的档案落入个人手中，有的档案甚至被当成废纸销毁，致使大量档案流失。另一方面，非国有企业的档案管理大多处于混乱和无序状态。近年来，三资企业和私营企业发展相当迅速。它们大多租房办公，部门设置简单，人员流动频繁；加之在盈利目的驱动下，主要精力放在生产和经营管理上，很难投入足够的人力物力来设立档案机构或配备档案人员，致使档案保管条件较差，档案的损毁现象比较严重。这两方面的问题表明，企业在档案室撤销或者根本没有建立的情况下需要采取新的形式来实现档案的安全保管，否则就会造成国家档案财富的流失。

企业档案管理的新形势和新问题在经济特区表现得尤为明显。因此，深圳市先行一步，探索出了一种以档案部门代管企业档案的管理模式，成为最早建立档案寄存中心的地区。1996年以来，深圳市档案馆就接收和代管了一些破产国有企业的档案，有效地避免了企业档案的流失。为了进一步适应企业以及其他单位或个人的档案管理需求，深圳市档案局馆于1998年专门设立了档案寄存中心，用于为本市不具备档案安全保管条件或有需要的企业、社会团体和个人提供档案寄存的有偿服务。这一举措是档案部门适应市场经济需求的大胆改革，是向档案社会化管理的积极迈进。在深圳市带动下，目前我国一些市县档案馆或其他有关部门也都设立了档案寄存机构或开展了档案寄存业务。比较典型的有山东省济南市成立了非公有制档案服务中心、湖北省姊归县档案馆为本县财产保险公司的档案提供有偿寄存服务、北京市农科院情报所代管了市科委的全部成果档案，等等。

三联合档案室、档案寄存中心与文件中心的关系

笔者认为，联合档案室和档案寄存中心都是我国追求档案管理组织形式高效化进程的产物。它们与文件中心均有着紧密联系，甚至可以说它们都是文件中心的一种形式，都是有中国特色的文件中心。

联合档案室与文件中心的共同之处可概括为五点。第一，二者的性质相同。从文档管理系统的所处阶段来看，它们同为半现行文件管理机构，都是介于机关与档案馆之间的过渡性机构，都具有“中转站”的性质。第二，二者的基本功能相同。半现行文件的价值特性决定了它们都具备两项基本功能：一是妥善保管机关的半现行文件，满足机关的利用需求；二是对半现行文件进行最终处置，将其中具有长久价值的部分移交档案馆保存。第三，二者保管对象的归属权一致。联合档案室保管的档案和文件中心保管的文件，都仍然归属形成机关所有。第四，二者的建立目的一致。它们都是为了避免各机关分散保存半现行文件、降低保管成本、精简机构和人员而建立的一种机构。第五，二者都具有明显的效益优点，包括节省保管费用、精简人力物力资源、实现规模效益等等。美国早在70年代末就尝到了建立文件中心带来的效益，联邦政府每年因此可节省经费上亿美元。我国张家口地区地直机关联合档案室1984年的一组对比数据，也可反映这种效益优点：28个参联机关在联合前有专兼职档案员28名、档案柜52套、库房面积为150平方米；联合后档案人员为2名、档案柜38套、库房面积为75平方米。

档案寄存中心与文件中心的关系相对复杂一点，因为寄存中心是一种隶属于档案部门，为有需要的企业、团体或个人提供档案寄存有偿服务的机构。国外文件中心就隶属关系而言，有属于政府档案系统、某一特定机构、甚至私人之分；就服务方式而言，也有无偿服务和有偿服务之分。据此，笔者认为寄存中心同样可以看成是文件中心的一种特殊形式，原因主要基于五点：第一，二者保管对象的归属权一致，它们保管的档案或文件都仍然是原形成机关的财产，档案或文件的所有权并未发生转移。因此，二者都只是机构，它们受形成机关的委托，负责为机关提供档案或文件的代管服务。第二，二者的基本功能相同。它们既要为形成机关提供代管服务，满足机关利用需求；又要对属于档案馆接收范围内的那些机关提供档案或文件处置服务，确保进馆档案的质量。第三，二者的隶属关系存在相同之处。寄存中心隶属于政府档案系统，这一点与国外政府文件中心相同。第四，二者的服务方式也有相同特点。实行有偿服务的寄存中心与国外商业性文件中心一致。第五，二者也都具有效益优点，它们以集中的方式保管若干机构的档案或文件，同样可以获得节省保管费用、精简人力物力资源和实现规模效益的良好效果。

之所以说联合档案室、档案寄存中心都是有中国特色的文件中心，主要是因为它们作为传统档案室的革新形式，吸取了文件中心的突出优点棗经济和高效。一方面，它们以联合或集中的方式避免了机关档案管理盲目追求“小而全”的倾向，取得了明显的效益优点，具有经济实用的特征；另一方面，它们，特别是寄存中心可以使档案馆全面控制档案从机关直至进馆的整个运动过程并确保质量，实现管理高效化。但是，它们与文件中心并非毫无差别。联合档案室与文件中心的最大区别在于隶属关系的定位不同，联合档案室大多归属牵头机关领导，文件中心则大多归属档案部门领导。这种定位差别表明国外多将文件中心纳入档案系统，更有利于档案馆通过控制文件中心来实现文件的全过程管理。寄存中心则是国外政府文件中心与商业性文件中心的有机结合，它的隶属关系和经费来源与政府文件中心相同，它的保管任务与服务方式却与商业性文件中心一致。这表明寄存中心的建立充分体现了中国国情，既能保证政府档案系统对国家档案的有效控制；又能符合市场经济下追求利益和效益的要求。总之，联合档案室与档案寄存中心作为我国尊重现有国情建立的两种经济高效化的半现行文件管理机构，就可以说成我国建立文件中心的两种有效形式。

三、我国建立文件中心的总体形式和布局

应当说我国在建立文件中心进程中已取得了初步成效，迄今为止，除了联合档案室与寄存中心外，我国还出现了企业档案托管中心、档案中介机构、档案事务所等新型档案管理组织形式。尽管名称各异，但它们都有着力图追求经济高效的共同特征。因此，笔者认为对文件中心建立形式这一问题，预测可能出现的具体名称既无必要，也无法穷尽。笔者仅就文件中心建立的总体形式和布局提出较为宏观的设想。当然这是档案行政管理部门管辖的事务，笔者无权也无意插手，只是通过理论探讨提供一点参考意见。

国外文件中心的类型可以为我国建立文件中心的总体形式提供参考。概括起来国外文件中心包括三大类：一是政府系统的文件中心，包括联邦政府和地方政府州市、县等的文件中心，一般是指由政府出资建立，归属政府档案部门领导，免费为政府机关提供半现行文件保管和利用服务的机构。二是特定机构的文件中心，这类文件中心分布很广，从学校、企业、医院到社团组织均有设立，严格说来属于特定机构的内部文件管理机构，类似于我国的机关档案室。以上两类均是非营利性机构。三是商业性文件中心，一般是指为工商企业或其他有需要的机构或个人提供文件管理有偿服务的营利性机构。其中，政府文件中心和商业性文件中心应当说更集中体现了经济高效的优点，而且它们也分别代表了服务方式的两种发展方向棗无偿服务和有偿服务。

依据国外经验，结合本国国情，笔者认为我国建立文件中心总体上可以采取两种形式：一种是政府系统中设立无偿服务的文件中心，专门面向各级各类政府机关和国有企事业单位等机构提供档案保管、利用和处置服务。这种文件中心与传统机关档案室的不同之处在于，每一个机关单位不再单设一个档案室，而是由国家统一安排，分级、分区域、分系统设立若干文件中心。每一个文件中心集中保管若干机构的档案文件。如果可能，这种文件中心最好能归属于各级综合档案局馆领导，必要时一些行业系统的文件中心也可归属专业档案馆领导。另一种是适应档案管理的多元化需要设立的有偿服务的文件中心，专门面向有需要的企业、团体或个人，提供档案寄存或者是档案保管、利用和处置全方位服务。这种文件中心又可以分两种方式设置，一是以各级档案馆为依托设置，借助档案馆的专业管理和人才资源优势，对有需要或是不具备安全保管条件的单位或个人提供档案代管服务，这既能减轻形成机关的压力，又能避免国家档案财富的流失。二是允许设置纯粹商业性的文件中心，好处是可加快实现档案的社会化管理，激发良性竞争；但在目前条件下，国家可以通过采取一定措施对它加以控制和规范，避免出现盲目追求利益的不良后果。

文件中心的总体布局是指国家对需要设置文件中心的地区、部门或机构作出全盘规划和统筹安排。根据上述设想的文件中心的总体形式，笔者认为除了商业性文件中心以外，国家均可对政府系统文件中心和以各级档案局馆为依托的文件有偿服务中心进行合理布局。这可以从两方面来分析：一方面，就政府系统文件中心而言，我国目前中小城市和区县的机关建立了其中的一种形式棗联合档案室，但这远远不够，还应上下延伸，在大中城市的大、中型机关以及乡镇推广建立文件中心。另一方面，就以各级档案局馆为依托的文件有偿服务中心而言，我国可以在总结深圳市档案寄存中心先进经验的基础上，重点在经济发达的城市或开发区如经济技术开发区、高新技术开发区等建立，然后逐步向有需要的地区推广。这是因为在经济发达的城市或开发区，档案管理的多元化需求比较突出，而且人们的效益观念也比较明显。只要文件中心能够为企业、单位或个人的档案管理提供省时、省力、省财的优厚回报，它的前景就必然光明。对于这一点，文件中心自身的效益优点以及档案部门的资源优势可以提供有力的保证。

至此，笔者对文件中心这一热点问题的思考暂时告一段落。

注释：

[1]参见林清澄：《我国没有文件中心》，《北京档案》，2000年第5期。