文件管理系统范文

导语：如何才能写好一篇文件管理系统，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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public partial class AdminManage_Login : System.Web.UI.Page

{CommonClass CC = new CommonClass();

protected void Page_Load(object sender, EventArgs e)

{if (!IsPostBack)

{//产生验证码

this.labCode.Text =CC.RandomNum(4); }}

protected void btnLogin_Click(object sender, EventArgs e)

{ if (txtAdminName.Text.Trim() == "" || txtAdminPwd.Text.Trim() == "")

{ Response.Write(CC.MessageBox("登录名和密码不能为空！", "Login.aspx"));}

else

{ //判断用户输入的验证码是否正确

if (txtAdminCode.Text.Trim() == labCode.Text.Trim())

{//调用CommonClass类中的checkLogin方法，判断用户是否为合法用户

int IntUserIn = CC.checkLogin(txtAdminName.Text.Trim(), txtAdminPwd.Text.Trim());

if (IntUserIn > 0)

{ //该用户为合法用户，跳转到后台首页（AdminIndex.aspx）中

Response.Write("window.open('AdminIndex.aspx');window.close();"); }

else

{ //该用户不是合法用户，调用CommonClass类中的MassageBox方法，弹出提示框

Response.Write(CC.MessageBox("您输入的用户名或密码错误，请重新输入！", "Login.aspx")); } }

else

{ Response.Write(CC.MessageBox("验证码输入有误，请重新输入！", "Login.aspx")); }}}

protected void btnCancel_Click(object sender, EventArgs e)

{ Response.Write("window.close();location='javascript:history.go(-1)';");}}

以上即为我所设计的一个网络文件管理系统，由于篇幅所限，本文只给出了部分代码，希望能对大家在进行网络文件管理系统设计时起到抛砖引玉的作用。

参考文献：

[1] 陈会安2.0网页制作彻底研究[M].北京:清华大学出版社,2007.

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关键词：OAIS；可信电子文件；电子文件管理系统；体系构建

中图分类号：TP29 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 11-0000-01

System Construction of Trusted Electronic Document Management System

Based on OAIS

Yang Zhi

(China Petroleum,Lanzhou Petrochemical Company,Automation Research Institute,Beijing Project Department,Beijing 100007,China)

Abstract:For the archives,the spread of information technology and development to the new opportunities it brings,but also for document management have a very severe test.The construction of electronic document management system is an extremely complex problem that requires taking into account the technical,legal,institutional and other issues.This article will talk about the credibility of 0AIS based electronic document management system to build.

Keyworde:OAIS;Trusted electronic documents;Electronic document management system;System construction

一、可信电子文件与可信电子文件管理系统介绍

可信的电子文件就是那些完整性和真实性都能够得到确定的电子文件，与

纸质文件不同的是，电子文件很容易被中途截取和篡改而不会留下任何痕迹，所以电子文件在传输和管理过程中都会碰到很多难以想象的问题[1]，并不能完全保证电子文件的完整性。为了确保电子文件的可信性，目前企业或者单位都会使用数字签名技术来为电子文件保驾护航。当然电子文件的可信性也会随着各种技术的发展而发生相应的变化，技术更新换代很快，而旧有的电子文件在当时的技术条件下可以确保文件的可信性，但是随着技术的不断发展，旧有的技术可能已经被破解，在新的技术环境下已经失去安全保障。此时电子文件是否可信就需要区别地看待，必须进行深入且详细的研究。

可信电子文件管理系统就是一个能够起到保障电子文件可行性的管理体系，就是进入此系统的电子文件在经过一段时间的保管后仍然能够完整地进行输出，那么这样的系统就可以称之为可信电子文件管理系统[2]。一般来说，可信电子文件管理系统需要满足以下五个条件：首先是其设计和实施必须要符合相关的政策与法规，还有相应的行业标准；其次是即使保存电子数据的设备发生意外或者其他未知变化时，系统也要保证其文件能够被完整输出；第三个必须要满足的条件是系统内部需要设置审计功能，一旦系统内部发生异常，系统需要及时地跟踪到并尽量阻止异常的发生；第四，系统应该能够提供多种识别工具，这样才能增强电子文件的可读性与真实性；第五，系统有具备各种保障文件可信的功能和机制，以免信息丢失。

二、基于OAIS的可信电子文件管理系统的体系构建

要构建可信电子文件管理系统首先必须要建立起一个可信电子文件库，这是整个系统的基础数据存储设施，也是整个系统运作的核心[3]。可信电子文件库其实就是保证用户能对其保存的文件进行长期的、可靠的访问的文件库，其基本功能就是要对数字信息进行维护，以保证将来文件可以被方便利用。相应的档案机构必须要提供相应的经费和人员保证电子文件库的长期正常运行，这是构建可信电子文件管理系统的基础所在。

其次要规范电子文件管理的工作流程。以OAIS功能模型为参照，可信电子文件管理系统的主要流程至少要包括文件接收、存储、系统管理、电子数据管理、文件的保存规划以及文件的访问这六个具体功能。所以的这些工作流程都有可能对电子文件可信性产生影响，必须多加小心。囿于篇幅，本文仅仅对文件移交、格式管理这两个流程进行分析。文件移交过程中最为重要的工作就是要保证文件生成为能够生成高质量的SIP，也就是要将文件内容与文件的元数据一起封装。但是文件生成者可能在登记和处理文件元数据时有所遗漏，造成文件管理出现问题[4]。因此在移交过程中必须要保证文件生成者按照特定的格式、标识符以及创建的规则生成SIP，以提高文件移交、系统接收的自动化程度。在格式管理这个工作流程中，由于电子文件的生成格式纷繁复杂，因此档案馆在进行管理时必须对各种文件格式和保存活动进行长期的分析，以确保不会出现潜在的文件信息损失。

第三，电子文件管理系统还需要提供一定的安全服务，构建一定的标准体系，这样才能确保电子文件不受攻击。电子文件管理系统需要提供的安全服务包括数据完整、真实以及文件的不可抵赖，这些安全服务对于管理系统来说是不可或缺的[5]。目前我国在这方面中主要采用的是数字签名技术，在电子文件移交之前就用数字签名对文件进行认证。

三、结束语

虽然信息技术不断发展，保证电子文件可行性的技术日益先进，电子文件管理系统的构建也越来越完善，但笔者认为，单单从技术上解决问题并不是根本的解决之道。电子文件的管理涉及到法律与制度，要增强电子文件的可信性，必须要从制度和法律层面加强对电子文件的管理。制度与技术二者结合，才能对窃取电子文件信息的行为进行根本性的杜绝。

参考文献：

[1]刘越男．提升电子文件管理系统质量的路径分析[J]. 档案学研究，2010（05）：83

[2]李宏艳．电子文件管理问题之管见[J]. 黑龙江档案，2010（04）：44

[3]覃美娟．电子文件管理过程中的几个问题[J]. 档案，2006（04）：09

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论文摘要：本系统以文档管理为核心，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，对文档进行有效管理。

1开发背景

办公管理系统是在网络技术飞速发展的情况下推出的新概念，而在图书馆历经了传统图书馆和自动化图书馆开始进入数字化图书馆阶段的今天，办公管理系统的引入更使图书馆界如虎添翼。在办公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤为重要。笔者近年经历了本校的本科教学工作水平评估、升格师范大学水平评估以及业内的图书馆评估，对文件管理的重要性体会颇深，大量的历年的文件、业务档案及不断修订的规章制度等，如果有一种有别于图书分类法的一个档案管理系统，那么我们的工作效率会事半功倍。由此笔者针对图书馆的特点申请了一项课题，组织人员研制出一套文件管理系统：海南师范大学图书馆文件管理系统。

2平台简介

本系统是采用当前运用最广泛的B／S结构模型，后台采用Microsoft Access作为数据库。Access是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统(RDBMS)，是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用于建立数据库系统的对象，提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化，为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码就可以完成大部分数据管理的任务。

前台所用的ASP语言(Active Server Pages)是微软公司为了克服CGI严重的扩展性问题而开发的。解决了多用户访问进程，有效地利用了网络资源。ASP技术简化了Web程序开发，支持动态Web设计。ASP只用于服务器端，执行动态的、交互式的、高效率的站点服务器应用系统。ASP以标记语言的形式嵌入到HTML中并发送到客户端，但是，显示在客户端浏览器的只是ASP执行结果所生成的页面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同时，ASP也支持脚本语言，只要服务器端装了脚本引擎就可以方便地架构网站。

系统运行环境是微软的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能网页，并且由ASP，Java，VBscript产生页面，有着一些扩展功能。IIs支持有编辑环境的界面(FRONTPAGE)、有全文检索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒体功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括许多新功能，它们旨在帮助企业、lT专业人士和Web管理员实现其网站(他们可能拥有位于单个Ils服务器或多个服务器上的数千个网站)在性能、可靠性、可伸缩性和安全性方面的目标。

ASP+Access+IIs开发中小型网络系统一直被视为黄金组合，这样的结合对系统的资源占用适宜，每个部分都能很好地发挥其功能，在数据的处理能力和安全性上也有很好的选择。

3系统主要功能介绍

3．1普通用户

3．1．1登录验证

为了确保本系统特殊用户的单一性和系统的安全性，系统不设置注册功能，所有账号和初始密码均由普通用户向管理员申请。

3．1．2用户信息查看及修改

用户可以对自己的基本资料(如姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。

3．1．3查看文件

该模块的主要功能就是对文件、档案资料(如相关文件、工作计划、工作总结、月报、年报等日常工作文档)共享，由管理员负责上传，普通用户可以浏览和下载。

3．1．4用户上传待审核文档

该模块针对由下级部门拟订的文档提供一个审核功能，如月报、年报、读者意见反馈、馆际交流、各部门统计报告等，待审定后再上传到数据库。

3．1．5文件检索

为了加快用户对文件档案的查找速度进而提高办公效率，系统设计了一个专门的文件检索功能，包括普通检索和高级检索。

普通检索：可提供文件名、主题、分类号、文件号、发文单位及发文时间等检索途径(见图1)。

高级检索：提供了普通检索所具有的检索途径，并进行组配检索(见图2)。

3．2管理员

3．2．1登录验证

管理员的后台管理登录可以通过在首页右下角处点击“管理员入口”，进入管理员操作界面，进行身份验证并登录系统。

3．2．2管理员信息查看及修改

管理员可以对自己的基本资料(姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。

3．2．3用户管理

管理员可对系统的普通用户进行分配，同时还可以对用户的基本资料进行查看、修改和删除用户，以确保数据库的保密性和安全性。

3．2．4文件管理

对文件进行管理是本系统的主要目的，在文件管理模块巾，管理员可以上传文件、修改文件和删除文件，同时也可以对文件进行浏览和下载。

3．2．5审核文件

本系统提供了文件审核功能．普通用户上传的文件只有经过管理员审核才能，确保了文件著录的规范性和管理的科学性。

3．2．6文件检索

管理员用户是通过管理员进行区分的，对管理员来说，在日常工作中对文件的检索也是必不可少的，检索结果出来后可进行浏览和下载。

3．2．7服务器信息

为了方便管理员能实时了解服务器的信息以及对服务器的运作情况进行监控，系统设计了一个服务器实时信息反馈模块。可查看服务器的有关参数、组件支持情况巾的IIS自带的ASP组件、常见的文件上传和管理组件。

4系统功能特色

4．1系统低成本性

由于系统本身的开发工具语言和运行平台的简单性，决定了系统在架构和运行维护上的成本都是比较低的；不仅如此，在需求分析阶段，对各种需求结合开发工具设计，使得系统在最大限度上发挥了系统数据库以及脚本语言的特色，使得系统在运行时对资源的占用相对较少，大大地提高了运行速度，为快速办公打下了坚实的基础。

4．2稳定的安全性

首先，本系统考虑到用户是有针对性的特殊群体，每个人都能进人但又必须通过身份验证；其二。本系统不提供注册功能，要想得到账号和密码必须向管理员提出申请，由管理员统一分配账号，预防不法者对内部资料档案的窃取；其三，本系统在开发过程中通过对“session”变量的合理运用，防止不法者通过直接对URL的访问来跳过身份验证页面进而访问系统的其他资源页面，一旦用户没有通过登录页面的身份验证，系统将其他页面进行隐藏，非法用户将浏览不到任何资源。另外，系统通过对“session”变量的时间设置，一旦用户停止操作时间过长，系统会要求用户进行重新登录进行身份验证，从而在最大限度上保证了系统内部资料的安全性。

4．3良好的交互性

系统通过在各个页面中对各个操作步骤的人性化提示，使得一些电脑操作技能较弱的用户也能在最短时间内掌握基本的操作，从而对提高办公效率起着不可或缺的作用。

4．4文件管理的科学性

在需求分析过程中，笔者考虑到文件及档案资料可由不同层次部门产生的特点(如由上级分发的文件，同级之间的函件，下级的申请，各种业务统计等)，特别设计了文件审核这一流程，各种文件在前都必须经过管理员的审核，为文件著录的规范性和文件管理的科学性提供了前提保证。

4．5组配检索功能

随着数据库规模的扩大，档案数据量增多，就必然需要一种可实现多途径检索的功能，为此系统专门设计了高级检索功能，检索途径针对办公文件及日常档案的特点而设定。对字段内容比较特殊的文档可通过普通检索查询，而对字段内容很普通的文档则可通过高级检索来进行查找，即通过对多字段的逻辑组配，并选择相应的匹配模式，实现高级检索。组配检索使检索命中率大大提高，解决了档案管理巾存在的弊端，大大地节约了查找文件、档案资料的时间，从而提高了信息化办公的效率。

4．6数据信息类型多元化

本系统的数据信息包含文本、图像、视频、音频或任何其他类型的信息数据。

5结语

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[关键词]医院管理;信息系统;信息安全医院管理信息系统概述医院管理信息系统的主要功能

经过20多年的发展,我国的医院管理信息系统历经了单机单任务、一体化医院信息系统。以前各医院建立的计算机系统主要是MIS系统,以财务为重点,涉及挂号、收费、药库等流程。现在医院信息化建设的重点将是临床管理的信息化,把信息技术真正应用到疾病的诊断和手术中去,然后在临床信息系统发展的基础上,逐步建立电子病历,促进病历信息的共享和利用。一般来说,医院信息系统的主要功能是为医院及其所属各部门提供患者医疗信息、财务核算分析、行政管理信息和决策分析统计信息的收集、存贮、处理、提取和数据通讯[1]。将门诊管理、住院管理、医技管理、职能科室管理等各部门通过计算机网络有机集成在一起,提高医院信息利用率和医院整体运行效率。加强医院管理信息系统信息安全的意义信息化为医院带来了更加科学、规范的工作流程,工作效率的明显提升也产生了巨大的经济效益,医院的核心业务也越来越依赖于信息系统稳定可靠的运行支持。目前,我国约有3万多所医院,5万多个防疫站,大多数医院采用的是病床管理和财务管理。据卫生部一项统计显示,参与调查的中国6000多家医院中,只有31%的医院用上了信息管理系统[2]。目前的3万多家医院中有6000家是三甲以上的医院,卫生部曾强调“国内三甲以上的医院都需要实行信息化管理”,未来几年,我国将有超过70%的医院实现信息化管理,信息系统所具有的绝对重要地位和其相对脆弱的本质应当引起高度重视。建立完善的安全备份系统和管理机制,对加强医院管理信息系统的信息安全,显得尤为重要。

医院管理信息系统信息安全面临的挑战医院管理信息系统存在的信息安全隐患由计算机和网络组成的管理信息系统具有天然的安全脆弱性,表现在包括系统体系、安全模型、安全问题判断和安全管理环节在内的多个方面。对于医院管理信息系统来说,信息系统的开放体制与信息系统的安全保密存在很大的制约。操作系统、网络、数据库管理系统、用户系统和安全策略等各个级别和层面都存在安全问题。医院信息系统的安全性问题日益突出。医院管理信息系统面临包括诈骗、间谍、蓄意破坏行为、火灾、水灾等大范围的安全威胁,诸如信息被窃取、计算机病毒、服务器的非法入侵破坏等信息安全隐患越来越普遍和复杂,危害越来越大,医院管理信息系统的信息安全风险管理风险管理是风险评估和风险控制的全过程。在这个过程中,通过主动、系统地对风险进行全过程识别、评估及监控,以达到降低系统风险,减少风险损失,甚至化险为夷,变不利为有利的目的[3]。对于医院管理信息系统来说,信息安全风险管理就是识别、评价各种信息安全风险因素带来的损失风险,对风险进行控制,减轻风险可能带来的负面影响,从而将损失降到最低。从目前医院信息系统的发展状况以及对医疗信息系统数据的安全性要求来看,要加强信息安全的风险管理,就是要做到从物理、网络、系统、主机以及应用层面来确保系统中各种信息的保密性、完整性、可用性,提高整体防护能力,规范安全管理流程,保障信息系统的平稳运行,这是保证医院信息系统安全的关键所在。构建医院管理信息系统信息安全体系的对策建议针对当前医院管理信息系统存在的信息安全隐患,为构建行之有效的医院信息安全体系,笔者从以下4个方面提出对策建议。

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关键词：电子文件；等级保护；信息安全

注：本文为2016年河北省档案局科技项目：基于物联网的档案馆智能化应急管理研究（2016-R-26）研究成果之一。

电子文件有着无可比拟的优点，渐有取代纸质文件之势。然而，目前电子文件的保护并未获得与纸质档案一样的重视，造成大量的电子文件信息丢失，电子文件的安全现状堪忧。电子文件由电子计算机生成并处理，具有可操作性，可与固定载体分离。电子文件信息保护面临着更多的破坏因素，风险性更大。这对保护电子文件信息真实性、完整性、可读性提出了更高的要求。

1 电子文件等级保护机制构建原则

电子文件管理系统的定级原则应与档案信息系统定级原则保持一致，即自主定级原则、重点保护原则、动态保护原则和同步建设原则。除此之外，电子文件的等级保护机制还应遵循如下原则：

1.1 可持续发展原则

电子文件等级保护机制中具体定级标准以及管理措施的制定，应当以档案管理实践基础、电子文件保护实践与理论研究为基础，积极吸收成熟的保护理念、技术、工作流程，在保护的技术、设备及方法上具有一定的前瞻性，与档案信息系统等级保护能够互联，实现文件、档案信息的过程中的持续保护。

1.2 因地制宜原则

电子文件等级保护机制关系到国家电子文件发展全局，也关系到国家档案信息遗产的安全，其机制的建立需依据我国电子文件管理现状、安全保护现状，也要视具体地区、具体单位的情况而定，切忌不顾实际情况，搞“一刀切”。

1.3 防管结合原则

电子文件等级保护机制的建立重点不在于保护，而是管理。科学的管理就是有效的防护。电子文件的等级保护要求应嵌入到电子文件的各个管理流程之中，依据不同电子文件管理系统的安全保护级别确定管理的标准、要求，以管理过程的安全控制实现文件信息的安全控制

2 电子文件等级保护机制的实施难点

2.1 普查工作难以开展

全面构建电子文件等级保护机制，需进行调研本地区或单位形成的电子文件类型，掌握电子文件的管理流程及保护现状，电子文件及档案信息系统的配备情况、文件系统的管理流程，着重调查系统的安全性以及其他相关情况。现阶段机关、企事业单位基本上实现了电子化办公，企事业单位数量众多，普查工作会耗费较大的成本；各地区经济发展情况不同，各单位的重视程度不同，各地各单位电子文件的发展情况也是参差不齐，会给整个普查工作带来较大的困难。

2.2 与档案信息系统等级保护对接难度大

电子文件管理系统与档案信息系统应建立对接，并建立统一的保护标准。档案信息系统由国家综合档案机构或单位档案室控制，而电子文件管理系统则属于机关、企事业行政机构管辖。两个系统分属机构的职权不对等，给系统的对接造成一定的困难；同时囿于档案末端的认识，电子文件管理系统与档案信息系统的建立没有形成统一规划，相互之间的对接与协调存在一定的困难。

2.3 文件等级划分难题有待解决

在划定电子文件管理系统的等级之后，如何有效识别并标识每份电子文件的保护级别是一个难题。传统纸质档案鉴定保存中，鉴定标准基本采用“事由+机关级别+年龄”的鉴定标准，可以较为准确地对档案进行鉴别。那么在电子文件中，这一标准是否还适用？电子文件的保存还包括文件形成、管理过程中产生的元数据。如何根据文件信息和元稻菪畔⑷范ǖ缱游募的保护级别是一个难题。

3 电子文件等级保护机制的构建设想

针对电子文件等级保护机制的建立需要宜采用“以点到面”的方式进行推进，现选择整体信息化程度发达的地区进行调研、试点，总结经验，之后不断拓展。现笔者就电子文件等级保护机制的实施构想如下：

3.1 系统等级划分

电子文件的等级保护机制的关键在于确定电子文件管理系统的等级，依据一定的标准将文件划分等级，进入不同级别的电子文件管理系统分别管理，集中资源保护重要的文件信息。电子文件管理系统定级应与档案信息系统安全等级的确定要求相一致，两个系统之间建立互联，这样可实现电子文件到电子档案的全程可控。在电子文件到电子档案的过程中，通过文件管理系统的过程安全控制实现对电子档案信息的安全结果控制。

参照《计算机系统安全保护等级划分准则》（GB17859-1999）及国家档案局《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》，将电子文件管理系统从安全保护的角度划分为五个等级，即自主保护级、指导保护级、监督保护级、强制保护级和专控保护级。自主保护级和指导保护级只涉及个人利益或社会利益，对国家安全不构成危害，重要程度一般，后三个等级因涉及国家安全，重要程度愈来愈高。防护级别高的电子文件管理系统，需实行严格的访问权限设置。

3.2 硬件的安全防护

众所周知，数字信息的产生、传递阅读等依赖一定的硬件，硬件在数字信息安全保护中的重要性不言而喻。形成电子文件的计算机以及保存文件的存储器、服务器，这些仪器都是十分精密的电子仪器，其内部构造复杂。外在环境的变化如温湿度、灰尘、水等对硬件的运行有很大的影响，甚至可以毁坏整个硬件，造成数据库的全部丢失。

应对运行电子文件管理系统的计算机以及存储电子文件信息的存储器或服务器实行保护。首先，不同级别的电子文件管理系统不应存储在同一存储器或服务器中；其次，级别愈高的系统所在服务器的小环境应进行严格监控；最后，实行数据备份，条件允许可建立专线实时备份，备份服务器选址在有一定距离，处于不同地质板块的地方。

3.3 规范电子文件安全标识

现阶段电子文件的安全标注工作并未被文件形成者和档案管理者重视。文件的形成者在文件形成过程中应当给予每份文件的安全标识，在文件流转过程中自动进入到不同级别文件管理系统；同时在文件流转、处理过程中也应当由形成机构的直接上级审核电子文件安全标识是否规范标注。

电子文件信息的保护现状堪忧，电子文件保护面临的一些技术难题还需要很长时间才能解决。有关部门应当重视建立电子文件等级保护机制，并与档案信息系统安全等级保护进行对接，做到电子文件向电子档案的安全归档，移交，做到有效管理，确保信息的可信，更好地为社会建设服务。

参考文献

[1]张美芳.档案安全标准体系构建的研究[J].档案学研究，2010（4）：53-56.

[2]黄海鹰.电子文件管理系统安全等级保护研究[J].浙江档案， 2009（4）：40-43.

[3]李曼.安全电子文件安全标识的研究[D].西安电子科技大学， 2012.

[4]马.历史档案分级保护体系构建初探[J].档案学研究， 2007， 96（3）：61-63.

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一、企业电子文件管理建立反馈机制的必要性

反馈机制实际上建立了一种沟通机制，使企业各部门员工能够了解管理层设定的电子文件管理目标，并有机会表达对这种目标设定的认可或质疑。同时，管理层能够通过多方途径，获取企业各部门员工在具体业务操作过程中，对电子文件管理策略的落实程度，并以此为依据，不断对企业电子文件管理进行改进和升级。具体如下：

（一）反馈机制通过帮助企业电子文件管理实现质量控制与自我调节，来解决决策层与执行层之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理往往由管理层作出决定后，各部门负责电子文件管理的专门人员或相关人员，完全按照管理层决定的电子文件管理制度、规范、流程等，执行电子文件管理系统中的某些操作。在这种单向工作流中执行层是否能够按照企业级电子文件管理战略路线执行好决策，是缺少足够的评估依据的。设置反馈机制后，企业电子文件管理流则不再是单向的，而是形成决策层与执行层之间“上传”与“下达”的双向甚至多向沟通机制。企业电子文件管理的过程因此处于监控之下，反馈信息能够直接反映这些过程中各方管理行为是否妥当，上传至管理层后，便会形成对企业电子文件管理的实时反思与不断调整。

（二）反馈机制通过强化企业电子文件管理过程中的协同合作，来解决协作部门之间的供需不平衡问题

传统的企业电子文件管理中，固化的制度、规范、流程以及相对稳定的电子文件管理系统，往往导致部门之间、员工之间以及人与系统之间缺少必要的沟通。反馈机制的设立着重关注业务部门对于电子文件管理的认知或建议，增强除文档管理部门之外，其他协同部门的参与程度。形成多方参与、共同协商、企业各层级普遍具有共同认知的一种电子文件管理状态。

（三）完善的企业电子文件反馈机制作为企业内控机制的一部分，来解决系统与用户之间的供需不平衡问题

电子文件管理系统的设计与维护都需要从管理者的管理需求出发。在设计阶段，如果管理者不能明确完整地提出系统功能需求，系统日后就很难支持企业电子文件管理过程。在应用阶段，如果系统维护方不能够及时了解系统用户体验，就无法及时优化和调整系统功能与操作流程。而完善的企业电子文件反馈机制是关于电子文件管理持续性的、周期性的自省与改革。反馈机制的设计体现了新的管理理念下，企业电子文件对参与、协同、自我管理的重视，也体现了企业电子文件管理者积极寻求与业务活动相结合、不断提升用户体验效果、建立更具认可度和共识性的企业电子文件管理制度所作出的重要努力。

二、企业电子文件建立反馈机制的具体内容

在反馈过程中，反馈信息的获取非常关键，上一步管理行为的结果会成为下一步管理行为的原因，而不断形成“原因――效果――原因”的良性循环。换句话说，“反馈信息如何传递”（反馈流程）、“谁传递反馈信息”（反馈主体）以及“反馈信息传递了什么”（反馈信息）是反馈机制必须明确的三个核心问题。

（一）反馈流程

企业电子文件反馈机制应该是一个覆盖电子文件管理全流程的广泛机制，是管理主体通过反馈信息流实现管理功能的一个完整的管理优化过程。在该机制中，企业内参与电子文件管理的部门和员工将他们参与电子文件管理的制度、规范、流程、系统等建议汇报给管理者，形成“反馈”；管理者根据接收到的反馈信息，评估已有的管理方法、程序和工具，作出相应的“反馈遵从”；管理目标和内容在进行调整后，新的电子文件管理策略、方法和系统又会引发“关于反馈的反馈”，即“再反馈”。企业电子文件管理的反馈流程，贯穿企业电子文件战略制定、业务实施与系统操作的各个阶段。在这一过程中，电子文件管理的决策制定者和执行者都可能成为反馈主体，任何关于电子文件管理决策执行的认可、改进、怀疑、否定都可能成为反馈信息，而不同反馈主体又会根据反馈信息的不同作出再反馈。如图1所示。

（二）反馈主体

参与电子文件管理反馈机制的主体至少包含三大类：电子文件管理者（管理层）、系统开发者（技术层）、企业各业务部门员工（操作层）。三大主体的关系如图2所示。

1.电子文件管理者作为管理层，担负着掌控企业电子文件管理水平与发展的重任，其所制定的电子文件管理总体目标，引导着企业电子文件管理的总体走向。从企业电子文件宏观发展来看，管理者控制着反馈信息的使用与结果，即只有在作出管理者及时根据反馈信息对电子文件管理作出优化调整时，反馈机制才能发挥积极作用。

2.系统开发者作为策略规划的设计实现者，需要将管理者设定的目标和制度，落实在复杂但有序的电子文件管理系统中，并通过系统数据库及时获取并管理用户在系统中的操作行为，节省管理者的管理成本，形成系统自动管理与反馈。没有系统开发者，管理者设定的目标将无法落实，用户反馈的信息将无序无用，反馈结果对管理升级并无意义。

3.企业各部门员工作为实际业务的执行者，必须遵循管理者制定的电子文件管理制度，使用系统开发者设计的电子文件管理系统，以参与完成与本业务相关的电子文件管理流程，实际上是以用户的身份使用管理成果。各部门员工的“用户体验”对于管理者和系统开发者判断管理目标与管理成效是否匹配至关重要。

需要注意的是，反馈机制中三大主体之间的关系不是单向的，反馈与再反馈总是循环发生。例如，管理者会通过系统为各部门员工提供系统操作行为的反馈信息，帮助他们判断自己的管理行为是否符合管理层提出的目标和要求。而各部门员工又可以通过系统向管理者提出自己的质疑或建议，帮助管理层调整管理策略等。

（三）反馈信息

不同反馈方提供的反馈信息与作用是不同的。当电子文件管理系统作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助用户判断自身操作行为是否正确并进行有效修正；当电子文件管理系统的用户作为反馈方时，反馈信息主要用于帮助电子文件管理者判断管理成效并作出更新优化。按照反馈结果，反馈分为正面反馈和负面反馈。正面反馈是指企业用户对电子文件管理流程或系统的肯定，也可指电子文件管理者或系统自动对企业用户操作行为的肯定；负面反馈则是指企业用户参与电子文件管理流程或使用系统时对其产生的不满或质疑，也可指电子文件管理者或系统在用户使用不当时，对其发出的警示。一般来说，越完善的电子文件管理流程或系统所产生或接收的负面反馈信息就越少，但是也要注意：负面反馈信息越详细越有利于用户行为的修正和电子文件管理的优化改进。

三、企业电子文件管理中建立反馈机制的实践路径

反馈机制的实现需要电子文件管理部门、业务部门和技术部门等多方协同，在企业电子文件的生成、管理、利用等多个环节中完成相应的反馈活动。

（一）企业电子文件的生成

业务部门根据自身业务需要，同时遵从企业制定的电子文件管理制度和规范，在本部门业务系统中生成电子文件，并在业务流程中流转。在这一阶段，文档管理部门会对业务部门提出相应的电子文件格式与内容要求等，各业务部门则成为主要的反馈主体，对文档管理部门的“前端控制”进行反馈：一是业务部门有必要积极向管理者提出需求，说明本部门在业务过程中需要生成何种电子文件、需要何种技术支持管理以及需要的人员与财务成本等。二是业务部门要积极填写由企业文档管理部门下发的、用于调查业务部门电子文件管理情况的调查问卷，或积极参加由文档部门组织的座谈会，及时反映本部门遵循现有电子文件制度、规范和标准的情况，生成业务类电子文件的类型与格式现状等。

（二）企业电子文件的管理

企业电子文件在归档前，作为业务活动凭证，仍需要在业务系统中进行管理，以随时支持部门员工的电子文件利用需求。在这一阶段，各部门员工成为主要的反馈主体。

1.绩效评估。企业电子文件管理负责人可对员工参与电子文件管理的总体工作成效、各环节操作细节等进行评估，从而帮助员工判断自身在电子文件管理方面的能力与表现。评估结果在合格以上即为正面反馈，在合格以下即为负面反馈。

2.专业培训。根据绩效评估结果，那些对电子文件管理参与度不高、参与水平有限或操作行为不当的员工，需要接受专业的培训指导，以强化他们对电子文件管理的认知，使员工认识到在完成业务目标的同时，也要完成相应的电子文件管理任务。

（三）企业电子文件的利用

企业电子文件归档保存后，作为企业的信息资产，可以分级、分类面向企业用户开放使用。企业电子文件的利用一般需要系统操作，此时系统及其用户会对彼此的行为作出反馈，推动电子文件利用过程中系统与用户的相互适应。

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【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。

2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。

二、电子文件管理理念——集成管理

多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。

三、电子文件保管模式——集中管理

针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。

集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。

美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。

四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求

电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。

2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。

制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。

五、电子文件管理走向——国际化与标准化

分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。

尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。

立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。

六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作

随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。

世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。

知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。

注释：

①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。

篇8

[关键词]元数据；电子文件；文件管理系统

经济全球化、社会信息化趋势下，计算机和网络技术的发展使电子文件的数量和种类飞速增加，社会的不断进步使人对档案信息的价值也愈加重视，对其利用的要求也在不断提高。电子环境下，人们通常借助元数据来保证电子文件信息的原始性，因为电子文件极易被不留痕迹地删减。元数据可以记录下电子文件的流转情况，包括自设计，经由形成、传递，直至维护的全过程，因此要想对电子文件进行安全而有效的控制，保证其原始真实性与凭证性，必须掌握元数据信息，来对组织、检索文件信息。

一、电子文件管理中应用元数据的必要性

目前在很多专业领域，特别是在与设计与创建信息系统以及保管和利用信息资源有关的领域中，元数据已经成为一个常见的重要术语，扮演着数据管理的重要角色。关于元数据的定义目前并未统一，因为元数据的实质是“定义和描述其他数据的数据”，所描述的数据内涵与外延、内容与目的等存在不同，但概括地讲是记录信息对象的内容、背景与结构特征的，全面、系统和有序的数据集。因为元数据能够如实记录文件的特征、动态及时地获取流转情况，因此将元数据运用于电子文件的管理工作中具有重要意义。具体而言：

1.引入元数据利于维护电子文件信息的真实性与凭证性。由于元数据有自身表达信息的基本方法与规则用来记录文件的内容、背景信息和结构化数据，采用标准化的的语言规范进行编码式描述，并且能够动态跟踪文件信息变化，不会因为原电子文件的变动而失效，不再不过分依赖载体和数据环境，能够较少地受到环境和系统因素影响。元数据还能关联纸质拷贝件，记录文件变动，提供数据转换信息，保证可靠证据性。

2.利用元数据来组织和管理电子文件，挖掘资源信息，可以降低管理的风险。元数据中除却对单份电子文件本身，还包括对与文件信息对象相关的管理信息，诸如搜索与定位，以及电子签名、文件转换方式、保管条件、数据使用范围等背景及技术状况方面信息，以及与其他资源的版本链接、数据来源等的关系，有效改善电子文件管理模式，更大程度上避免人为因素和意外风险，步入科学规范化轨道。

3.经由元数据可以提高电子文件的检索与利用率。元数据对原始文件特征的描述与定位，便于创建用户通过计算机来准确定位文件信息，了解文件内容，便捷地获取所需信息。而且利用元数据系统，可以为不同形态的数字资源提供规范的检索工具和更多检索入口，用户使用多样化、智能化的检索途径，可以节约时间，提高效率。元数据是经过提炼和加工的数据集合，信息冗余度降低，可以提高信息资源的利用率。

4.采用元数据能便于电子文件的分布式管理，为多元化的数字信息资源提供整合的工具。元数据是描述性数据，又富有结构化特征，用户根据元数据建立的文件信息的关联数据目录，可以共享信息数据，便于对文件的存取以及管理。元数据还支持用户决策，利于电子文件信息资源的开发和优化。

二、元数据在电子文件管理系统中的应用

元数据是实施电子文件管理的技术保障，通过对元数据在文件管理各阶段的工作情况进行解释，来了解在这一过程中的元数据应用状况及所发挥的作用。

（一）电子文件设计阶段

元数据集自电子文件或者文件集合创建之时便自动生成，并始终伴随文件的运转而进行修补、优化，元数据系统便在文件管理系统中记录系统的操作过程，因此文件管理系统在设计伊始，必须考虑元数据模型的设计，将电子文件不同阶段的各种管理要求体现在系统设计中，并进行系统分析。对元数据模型进行设计时，一般由档案工作人员从专业角度规划、设计元数据的工作模式与原理，提出要求，然后由技术人员进行研发、实现。元数据的大部分操作工作一般通过系统的自动完成，但是系统的遗漏内容则由系统管理员和文件的使用人员等进行完善。

（二）电子文件形成阶段

此处所言电子文件的形成，是指进入到文件管理的运转系统，而非传统意义上的制作与生成。文件档案管理机构目前所保存和管理的电子文件绝大多数来源于相异的桌面应用系统，这些电子文件被创建和制作后，经由作者导入到文件的运转系统时，经过格式转换等标准化处理的文件会自动生成相对应的数据元记录表，元数据随即开始即时、动态地获取、捕捉、登录电子文件的有关信息，最后有作者适时作补充。至此进入管理系统中的电子文件形成，元数据与电子文件的内容信息构成对应的映射关系，作为标准预设与文件管理系统初级阶段的元数据，作为持续的动态过程存在。不同文件类型的元数据元素在格式、编码等方面会有所差异，所以元数据的标准液应该有所不同，但是大部分的元数据元素区别不大，所以工作模式也相似。

（三）电子文件运行阶段

电子文件是在电子环境产生的，作为依据而形成和使用的文字记录。电子文件的运行，即是对其操作和运转的过程。电子文件在被传送到某用户伊始，直到操作完毕被保存至文件库的整个运行过程，系统会自动记录下文件的传输路径、身份验证消息等，以及用户对文件的存入导出的操作过程，元数据随着文件内容的不断补充而得到完善。另一方面，通常情况下，用户不能对文件内容作直接改动，对元数据的补修便是对文件的操作。

（四）电子文件的维护阶段

1.在电子文件的鉴定与归档环节

电子文件的鉴定工作需要元数据来提供重要依据。电子文件鉴定既包括内容的鉴定也包括技术的鉴定，主要判断以被存入文件库中的电子文件是否具有保存价值，并作相应处置，风险性很高，需要很高的智力和专业的技术支持。因为文件个体存在差异、文件间关系错综复杂，必须需要专业技术人员和管理人员的参与，不可能只是自动通过系统预设的程序完全完成鉴定。但是借助人工的识别与鉴定时所需信息主要还是源于元数据。

确认具有长久保存价值的电子文件被整理、保存到档案保管系统的档案库后，元数据也会随之一同被移入。档案的保管系统对电子文件和元数据进行一系列验证、检查、定位保存的过程，元数据本身也在不断即时地对文件的处理、操作信息进行存取和补充，始终处于动态的建构过程。元数据记录的这些信息，都会协助对文件的归档工作。

2.在电子文件整理与保管阶段

为使电子文件管理系统更加安全、条理、秩序化地运转，必须对系统所保存的文件进行整理，并成为管理系统的核心。运转系统中，电子文件被频繁地输送、利用，而元数据在此阶段是系统操作的直接对象。系统通过对元数据相关元素内的继续补充、提取与重组，来完成文件的组织加工。由于文件运转系统中电子文件的保管意义非常重大，在存取和利用过程中，稍出差错便可能造成文档的破坏或丢失，给当前及日后利用带来不可挽回的损失。为了维护电子文件的可读性和安全性，保持文件的有序形态，延长其使用寿命，对于信息系统中的电子文件，可以采取多种技术手段和措施对文件实施信息保护。电子文件元数据会跟踪记录文件保管的过程及结果、系统操作的轨迹，能够为信息保护适时提供可供装载的技术空间和记录平台。

3.在电子文件检索和利用阶段

电子文件管理系统最终目标即是为用户提供信息资源的利用，将元数据引入文件的检索和利用过程，将会提高信息的检索效率，优化资源的利用率。检索过程中，元数据会智能化分析所作用户检索记录信息，了解用户检索需求，将检索结果与信息反馈给用户。另外，电子文件元数据在用户管理工作环节，会设置与用户权限相对应的被访权限、存取要求和规则，防止非法入侵等导致的信息外泄，对电子文件信息实施严格保护。未来的用户将更多地通过网络来检索利用电子文件，然后由于目前各地区各领域中电子文件组织方式可能存在差异，无法很好地实现信息共享。而元数据标准的出现，将可以使用户通过一个查询界面就能查到所有相关的文件信息，如EAD（简称档案编码记录）便是一种具有这样功能的元数据标准，用以表达文档检索工具逻辑以及各部分之间联系，目的在于使检索工具中的描述信息变成计算机能够处理的结构化标准信息。

4.脱机电子文件的管理

电子文件不可能一直保存在电子信息管理系统中，如果这样系统数据库将会超负荷工作，工作效率将会受到严重影响。所以，有价值的电子文件将定期被脱机保存，就目前的条件而言，我们将非现行的、同时又具有保存价值的电子文件导出信息管理系统，保存在磁带、磁盘和光盘中，甚至转换成缩微胶片。对于这些脱机保存的电子文件，系统要想掌握原文件的目前情况与信息，管理文件，只能通过保存在系统中的元数据才能建立与原文件的关联，因为元数据便是沟通二者的渠道。

参考文献：

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【关键词】建设工程合同管理；对比分析；规范化建议

1 引言

合同管理是工程项目管理的核心。近年来，合同管理已受到我国引起丁程管理人员的重视。在监理工程师、建造工程师、造价工程师等考试中都含有合同管理的考试内容，合同管理已受到各方面的重视并逐步推广开来。无论业主、承包商还是从事咨询、监理工作的工程师，不熟悉合同，不会运用合同是绝对管不好项目的。而工样建设的复杂性决定了合同管理的艰巨性，我国建设市场发育需进一步完善，建设交易行为需进一步规范，建设工程的合同管理存在诸多问题[1,2]。

2 建设工程合同管理在诚信方面存在的缺陷

造成诚信缺失的成冈主要有外部环境和自身内部的原因。外部环境原因主要包括经济体制转型、道德秩序火衡、政府行为不规范、法律制度不健全等冈素；自身内部的原因包括经营者有不诚信的动机、企业内部信用管理薄弱、重视短期利益，忽视长期利益等因素，具体体现在建设工程合同管理方面主要体现在下面几点。

2.1 信用管理体系先天不足

一些企业(投资方、承包方)高级管理和财务主管人员信用意识仍然薄弱，对现代企业必须具备的信用管理(特别是如何防止合同难于履行和纠纷)缺乏足够的了解和认识，出现授信不当和对合同履行计划缺乏管理工作等现象，使企业在经营过程中埋下了一定的信用风险。

2.2 合同管理跟不上时代步伐

近年来，随着建筑市场的发展和改制的推进，加之投资体系的市场化，工程项目竞争日趋激烈。网络和电子时代的到来，对仍停留在传统管理模式上的企业而言，无论是业主还是承包人，都将无法生存下去。工程项目的招标投标，表面看已经完全市场化而且公平、公开和公正，如专家库的建立，公开招标信息，但更深层次的问题是，专家们对工程的了解、对企业的了解、评标时间的影响以及专家责任心都会对选择的中标单位造成影响；施工企业中标后，若由于资金问题(当然是应得部分)导致其无法正常运转，业主的责任如何落实？施工企业在工程管理方面存在的漏洞，如某企业在某项目上每月直接人工费高达40％还自认为正常，管理的不到位导致其难以正常运转又如何追究其责任?客观而言，诚信自然谈不上，合同管理基本上就是没有管理。

3 诚信对建设工程合同管理的意义

诚实信用，既是中华民族的传统美德，也是现代企业、现代人创业经营不可或缺的理念。企业作为市场经济的行为主体，能否以诚信的态度开展经营活动关乎我国市场经济建设的成败。市场经济首先是信用经济，如果企业行为都不诚信，那么，我们就不可能建成真正的市场经济。我国市场经济是在计划经济的基础上转型过来的，其发展处于初始阶段，整体水平较低，资本不发达，市场运作不规范，信用观念和信用基础相对薄弱。而企业的竞争优势，不仅在于产品的技术含量，而且来自企业的信用水平。在开放竞争的市场环境中，是否具有先进的信用管理制度、良好的信用形象和完备的信用风险控制能力，是决定企业生存和发展的关键因素。

在合同管理中，项目法人对项目筹划、筹资立项、建设实施、生产经营、还债、资产保值增值全面负责，并承担全部投资风险。而工程建设订立的勘测设计合同、施上承包合同、监理委托合同或EPC总包合同，其中的约定必须建立在合同信用体系的基础上，加强合同管理工作，强化承、发包双方的合同意识，保证依法全面履行订立的合同。在国际丁程中，中国企业由于合同管理水平低下而导致经济损失的不在少数，国人无奈称之为“缴学费”、“花钱买教训”，而外国的反映是“中国人技术水平一流，管理水平三流”。实践证明，出现这些问题的主要原因：一是经营管理者对合同意识淡薄；二是合同管理不善。订立合同的人同执行的人根本没有关系，合同订立就没有想剑如何去履行，因而通过合同管理降低成本、减少费用，保证质量和工程进度，以最少的消耗获取最大的效益就成了一句空话，将“低价中标、高价索赔”理解或变成不诚信履约。

总之，在市场交易中，诚实信用是一个追求长期利益的稳定预期和重复博弈的规则。在市场经济发达国家曾流传着这样一句话：“诚信是得胜的最终资本”。首先诚实信用是理性经营的明智选择。现代企业理论认为，企业是～组契约。“在市场经济中之所以会有企业的存在，是因为企业内部组织的交易比通过市场进行同样的交易的费用要低”，循着这样的思路，我们可以认为，企业是市场交易费用节约的产物，从而交易费用的节约也就成为了企业决策的一个核心(然而也往往是隐含的)依据，所以企业之间的相互信任能大大减少交易成本，如企业之间的谈判费用、执行合同的费用、监督费用等。其次，诚实信用对企业经营具有重要的意义，具体体现在诚信经营是企业降低交易成本的重要方法、诚信经营是企业可持续发展的重要条件、诚信经营是企业形成核心竞争力的重要源泉、信经营是打造企业品牌，扩大商誉的重要途径等方面。

4 可采取的诚信措施

诚实信用是企业成长的基础，是提高竞争力的关键，只有诚信经营，才能求得生存和发展。作为经营者，不能仅从客观寻找原因，在自身内部引导企业确立诚实信用的经营理念，并使诚实信用的经营方式渗透到企业经营的各个环节。其策略主要有：经营者要以身作则，坚持诚信经营、营造诚信文化，培养诚信员工、建立自律机制，加强信用管理等方式。具体体现在建设工程合同管理方面主要注意以下几点：

4.1 使用信用证

企业在充分利用合同法和担保法等法律法规维护自身权益的前提下，如条件允许可在结算方式中尝试使用信用证的结算方式，以解决当事人之间的信用危机。信用证是国际贸易结算中的常用工具，是一种由银行根据买方的请求和指示向卖方开出的一定金额的、并在一定期限内凭规定的单据承诺付款的书面文件。由于开户银行对该方的现金流和资信状况更为清楚，该方能从其开户银行开出信用证，说明其对合同中主要义务的履行没有障碍，合同能够得到更加顺利地履行。

4.2 正当地索赔

在目前施工企业逐渐由弱势群体向强势群体转换的过程中，发包人同承包人之间的平衡将被打破，只有承包人向发包人索赔的日子终将过去。在索赔中，无论哪方都不能脱离合同，如某施工企业在已签订合同中明确约定，开挖j二程中的超挖、超填均已进入单价，但在执行中却提出了强硬的索赔要求，并由此直接导致仅100m的引水隧洞开挖上期滞后10个月，其索赔额也只有5万元，而其每月现场固定支出约14万元，致使发包人和承包人均损失严重，最后双方都认为得不偿失。综观国内工程建设，合同管理引发的工期拖延、清理队伍出场、工程款长期拖欠以至导致企业无法运转，使得工程建设项目管理如入泥潭，年年都在建设，月月都有纠纷，真正的是没有一个健全的合同管理信用体系。总之，招投标制及承包合同制是把建筑业推向市场的体现，加强合同管理，最大限度赢得经济效益则是承、发包双方所追求的目标。严格履行有效合同中承、发包双方约定的的条款，承、发包双方都必须坚持诚实守信的原则，有理、有据、合理、合法的解决合同履行中出现的问题，否则对合同双方都将造成巨大的经济损失和信誉损失。

参考文献：

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众所周知,任何企业都在不同程度上依赖于一定的技术和知识才可以生存与发展,尤其当今已经进入了知识经济和信息经济的时代,现代企业之间的竞争更多的是知识与信息获取或使用能力的竞争。所以对企业的知识资源进行有效的管理,是一个企业能否在激烈的市场竞争中立于不改之地的关键。从事企业管理的人都清楚,企业的人才流失对企业意味着什么。长期以来,企业员工的个人头脑是知识的载体,人才流动实际上是知识在流动。那么如何实现人走而知识却可以继续在企业中留存呢？如何实现知识不仅在某个人头脑中,而在组织的系统中并持续发挥其作用呢？如何使企业的知识可以不断积累并让每个员工快速掌握而在工作中加以运用呢？如何使新员工可以迅速在老员工的基础上继续提高工作效率和质量呢？

一、什么是知识管理和企业管理

要弄清以上问题,首先,我们要从弄清什么是知识管理和企业信息管理入手。美国生产和质量委员会（APQC）对知识管理定义如下：知识管理是组织有意识采取的一种战略,它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人,这样可以帮助人们共享信息,并进而将其通过不同的方式付诸实践,最终达到提高组织业绩的目的。企业知识管理是以信息为基础的活动,通过组织性学习创造隐性和显性知识,并负责如何在适当的时间、适当的地方拥有适当的知识。微软总裁比尔盖茨认为：知识管理并不是从技术开始的,它始于商业目标、过程和对共享信息需要的认识。知识管理只不过是管理信息流,把正确的信息传送给需要它的人,以便让他们迅速地以信息为依据采取行动。

中外学者普遍认为,信息是企业发展的一个非常重要的资源,信息作为资源,除了一般的可利用、有价值等特性外,还具备共享性、历史积累性、时效性和多次再生性的特性。而系统则是由若干相互联系、相互制约的独立成分组成的一个有机整体,如管理人员、生产工人、工艺、技术、管理、方法和组织机构、生产设备等,为了一个共同的目标即获取利润生产出社会需要的产品,而组成的一个生产企业就是一个系统。那么,要系统地利用信息这个资源,企业建立信息管理系统是一个非常重要的前提。

企业信息管理系统（EIMS）就是运用现代化的管理思想和方法,采用电子计算机、软件及网络通讯技术,对企业管理决策过程中的信息进行收集、存储、加工、分析,以辅助企业日常的业务处理直到决策方案的制定和优选等工作,以及跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统。

从目前已经大量应用的各种企业信息管理系统来看,普遍具有以下特性：

1.除了通用的管理软件和MRP（物料资源计划）、OA（办公自动化）、WFS（工作流系统）外,大多软件都需要做大量的需求分析,咨询顾问（多数都是行业内的专家）和企业各级员工在认真总结以往经验和企业发展要求的基础上,根据企业实际量身定做或在标准版本的基础上根据企业实际做大量的修改,所以具有行业专家特性及实际应用特性。

2.多数系统是从企业战略的角度出发,在全局和总体考虑的前提下设计企业的信息管理系统,是从企业的人员机构管理、产品管理、系统权限管理、销售管理、采购管理、生产管理、质量管理等系统的角度,考虑战略的实现性和信息之间的关联性、制约性的,具有系统性和整体性。

3.具有历史知识的积累性和共享性。企业的信息管理系统能够将各部门和各员工的日常工作的关键数据,存储在数据库中,并能根据权限方便查阅和调用。

4.具有决策的支持性。所有的各种数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果,并通过报警提醒的方式,使决策者在第一时间得到相关信息。

5.动态特性。由于信息的时效性和关联性,当系统中某一信息要素发生变化时,与之相关联的其他信息均发生变化。同时,由于企业的外部环境和内部要素均在动态发生变化,系统也要求能够适应这种变化。

二、企业信息管理系统的作用

从以上对于知识管理和企业信息管理系统的概念及特性等可以看出,企业信息管理系统对于企业知识管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具体表现在：

1.知识,确保组织内的每个成员都能共享。在没有计算机、软件和网络通讯技术的前提下,企业知识的手段通常采用开会、发文件及书籍等手段,除了成本高而外,知识的传播速度、传播量、更新、查阅及查阅权限等等受到极大的制约。而企业信息管理系统则有效地解决了这些问题,使知识信息交易成本大大降低,交易质量和效率大大提高,有力地发挥了知识在企业中的生产力作用。

2.确保知识获得的及时性。信息管理系统解决了跨地区、跨时间、跨单位、跨部门、跨员工之间的查阅障碍,只要是在有权限的前提下,知识需求者可以迅速通过系统找到自己需要的各种知识。例如目前的企业信息门户（EIP-EnterpriseInformationPortal）可以解决企业之间的信息及知识交流问题,另外企业信息系统可以与相关的网络连接,并自动按照组织内部成员对信息的需求进行筛选、分类和收集,并按照成员对信息的需求及时传送给需要的人,以解决知识时效性的问题。

3.提升组织或个人的隐性知识为显性知识,并保证两者之间的有效转换。在企业没有信息系统之前,员工的知识和经验仅存在自己的脑子里,部门的知识也在这个部门里,信息呈现孤岛状态。遗忘、人员流失和成员之间交流不畅导致企业的知识大多是隐性知识,而不能转变为显性知识,组织的知识难以积累。组织随着人员的流动、时间的推移不断地交学费,企业不能形成经验曲线,生产效率和竞争力也就难以提高。信息管理系统使个人知识得以沉淀,成员之间的知识得到共享和交融,企业对员工的过分依赖性降低,从而避免企业因某些关键岗位人员流失出现不可收拾的局面。

三、如何做好企业的知识管理

首先,我们要抓好企业的信息管理。知识管理着重于显性知识和隐性知识的相互转化,因为企业只有把国内外和自己企业积累的知识和经验即显性知识,通过归类、整理、提炼迅速传递给需要它的员工,即转化为员工个人的知识———隐性知识,并运用到每项工作中去,才能对企业目标发生作用。信息管理主要集中在对已有的如书面化的、电子信息等显性知识的管理,在信息增值链上,要将数据提升为信息,并对其进行采集与选择、组织与程序、压缩与提炼、归类与导航等,对信息外部特征的加工和组织。在信息管理基础上,在根据企业和员工需求,对信息内容进行提炼、比较、挖掘、分析、概括、判断和推论等进行知识管理。

其次,要建立知识共享系统。知识管理是以共享和创新为主要目的,重点解决信息超载而知识匮乏的问题,重视人与人产生知识过程的管理。知识如果不拿出来与他人共享,将导致：（1）核心信息掌握在具体实施人员中,管理失控。（2）企业人员外流导致知识资产流失,大量核心技术被带走。（3）知识孤岛造成协调困难,效率下降。所以,在企业信息系统建设中,要坚持以获取企业内部和外部知识资源为核心；以产品的生产流程为核心；以个人知识与团队知识的相互交流和转化为核心；以正式交流与非正式交流的相互接轨为核心；以解决实际问题为核心；以价值链的不断增值为核心和以技能培训为核心。

最后,把信息化建设作为知识管理的平台。传统的金字塔式组织结构和人际交流模式在很大程度上不适合现代社会对知识的快速组织、整合和共享需要,计算机网络则为知识的获取、组织和共享创造了一个全新的平台。企业在网络平台下,形成一种柔性的与变化的组织和扁平化的信息传递渠道。从知识管理的角度,建立信息管理系统,使人与知识资源有机结合,它将人、知识与现实工作任务整合起来,必将为企业管理带来实效。

参考文献：

1.刘杰,沈英芳。企业信息管理系统：概念、发展、问题及研究方向。中国科技论文在线,2001.9

2.席丹,李培根,黄培。制造业信息化战略、管理与实施,电子工业出版社,2003