文件档案管理论文十篇

时间:2023-03-23 14:35:08

文件档案管理论文

文件档案管理论文篇1

电子文件的归档是一项系统化的工作,在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中,具体需要完善的工作如下:

(一)做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期,做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动,并且具有利用价值的电子文件,均在收集的范围以内。首先,对于需要保存底案的重要文件,在修改的时候需要将原文保留,在加版本号后进行积累,并把草稿与定稿同时进行归档。其次,对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用,并形成拥有查考价值的数据文件。例如:图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则,和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件,例如:计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言,有些是需要机关部门以实际需求为依据,进而进行自行编制,还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件,便不需要进行再次归档。最后,对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是,档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外,和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类:其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件,例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件,包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。

(二)完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括:首先,所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档,切不可以分散的方式进行保存。其次,确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件,应在最后定稿,若图形文件发生了改动,那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关,允许使用电子文件签署技术,这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则,对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量,均需要档案室工作人员作出统一的规定,把带有归档标识的电子文件进行集中,进而制定成归档数据集,通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中,实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件,需在解密之后将上述工作完成。最后,归档电子文件许进行统一登记表,登记内容包括诸多项目,例如:硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后,档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。

(三)加强电子档案的鉴定工作,知道在电子档案的鉴定方面,需要明确并完善三方面的内容,即:鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中,不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析,而且还需要对相关文件进行技术分析。所以,对于电子文件而言,无论是技术情况,还是文件自身的真实性与可读性,均与保存价值有着必然的联系。由此可见,在鉴定工作当中,电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来,这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析,电子档案的鉴定工作需分三步:首先,归档前,对归档文件进行确定,并对保管期限进行划分。其次,在档案室对归档文件进行接收时,需进行一次全面鉴定,包括内容鉴定与技术鉴定等。最后,对于不是永久保存的档案,需在文件保管满期之时再进行一次鉴定,对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。

二、加强电子档案管理的有效策略

探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时,在电子档案逐渐增多的现状之下,各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化,这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下:

(一)做好电子档案保管工作首先,电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘,不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次,电子档案管理需具备一定的条件,库房温度、湿度需稳定;库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体;地面无须铺地毯与打蜡;装具保持清洁无尘。最后,电子档案归档需统一,并实行分库保管。对于归档载体,需进行防写处理,不可出现划痕、触摸记录涂层等情况,以直立的方式存放。另外,对于一些非法软件,档案室中的计算机需杜绝使用,以此规避病毒感染。

(二)加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性,而且磁信息还存在自然衰减情况,这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以,进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中,需对诸多特点进行综合考虑,包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等,进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。

(三)电子档案在利用过程中需注意的问题,可知电子文件档案利用管理包括了多项内容,同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先,提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点,在利用中其控制具有很大的难度,所以档案工作人员需有谨慎的态度,在有必要的情况下对利用方式进行限制,以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次,完善与电子档案有关的利用制度,例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后,为了使电子档案的利用更具发展前景,需全面开发档案利用方面的系统功能,同时创造有利条件,使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。

三、结语

文件档案管理论文篇2

为拓展档案馆业务,深圳市档案馆于2004年5月成立了全国首个文件档案服务中心(下简称文档中心)。它拓展了国内早期文件中心的职能,承担了文件移交单位从整理、鉴定到保管及提供利用的全过程工作,以及协助档案行政管理部门对文件移交单位的业务指导和监督工作等。随后,各地也相继开展了机关事业单位半现行文件集中管理工作,文档中心在各地纷纷成立。2010年9月,国家档案局副局长李明华在全国文件(档案)管理中心工作座谈会上指出:“统一集中管理各机关形成的文档,是新形势下创建机关档案工作新格局的新思路、新尝试。建立文档中心,整合机关文档资源,实行集约管理,适应了社会主义市场经济发展需求,是档案部门贯彻落实科学发展观、推进管理体制改革和工作机制创新的重要举措,是提高机关工作质量和效率的迫切要求,是推动档案事业安全、协调、可持续发展的时代要求。”

2文档中心业务外包实践

目前,档案界对文档中心的定位不尽相同,对文档中心定位的认识也在发生变化。随着理论与实践的发展和成熟,学者和档案部门对文档中心定位的认识逐步趋于统一,即其主要职能是负责行政中心内机关事业单位档案业务指导、接收、保管和向档案馆移交工作,承接了档案行政管理机构的业务指导职能和机关档案室的档案保管职能,是处于机关事业单位和档案行政管理部门的中间机构,是一个特殊的政府性的档案业务外包服务提供机构。

2.1文档中心与机关档案室的业务外包关系

文档中心成立后,集中式办公区域内的机关事业单位不再设立档案室,原来由机关事业单位负责的档案保管、统计、利用及移交工作转由文档中心统一负责。有些地方(如北京市海淀区)文档中心成立后,集中式办公区域内机关事业单位甚至不再设立专职档案人员,只配一名兼职人员负责归档文件收集工作,文档中心负责归档文件从整理、编目到保管、利用的全过程工作。因此,文档中心和各机关档案室之间是一种业务外包关系。

2.2文档中心与档案行政管理部门的业务外包关系

文档中心除了承接各机关事业单位档案室的相关档案管理工作外,还对集中办公区域内机关事业单位承担着一定的业务指导及监督职责。在文档中心成立前,集中办公区域内机关档案的业务指导和监督职责由当地档案行政管理部门负责,文档中心成立后,档案行政管理部门业务指导和监督工作的重点转移到这些机关及事业单位以外。因此,文档中心和档案行政管理部门之间也是一种业务外包关系。

3文档中心法律地位和职能定位

3.1文档中心的现实困境

随着我国社会主义市场经济不断发展和完善,政府职能逐步转变,“小政府、大社会”已成为机构改革的发展方向和目标。档案行政管理部门由于专业优势,首先提出了创新机关档案管理的思路并付诸实践,于是文档中心应运而生。也正是因为其最初由档案行政管理部门首先提出,文档中心一经成立就成为档案行政管理部门的内部机构,与当地政府及各机关关系不大,随之而来的是文档中心在机构定位、人员编制、管理职责、经费来源等方面问题长期未得到解决。如2012年,四川省泸州市档案局在总结文档中心运行情况时指出,文档中心限于档案部门自身下达和完成任务,各级党委、政府对此项工作还不够重视和支持,各机关事业单位也不够了解和主动。各地文档中心实践中存在的主要问题是:其一,由于文档中心成立时定位过低,依附于档案行政管理部门,没有受到应有的重视,人员编制普遍较少,财政经费不足,致使文档中心开展各项工作显得力不从心。其二,由于文档中心事实上是档案行政管理部门的内部机构,档案行政管理部门不仅要继续做好业务监督、指导及档案接收、保管工作,还要增援文档中心所面对的机关档案业务工作,工作量很大,常感力不从心。其三,各机关从档案业务工作中解脱出来,体验到了文档中心带来的益处,但逐渐淡忘了自身责任,档案意识有所减弱。可见,如今文档中心管理模式的优势并没有得到凸显,文档中心面临的处境不仅给档案行政管理部门带来了巨大的压力,而且不但文档中心管理模式的优势没能得到凸显,长期下去,也将对机关档案业务工作造成不利的影响。当然,我们不能因此而否定文档中心的创新管理思路,更不能倒退回原有的机关档案室管理模式,我们要做的是分析其原因,并对文档中心的法律地位、行政隶属关系、工作职能、管辖范围等进行重新梳理和定位。

3.2文档中心的法律地位

档案界对文档中心法律地位的认知有以下几种:第一,应定位为档案行政管理部门的下属机构,依附于档案行政管理部门;第二,应定位为政府的直属机构,业务上接受同级档案行政管理部门指导;第三,应定位为独立的企业法人。从目前国内各地文档中心实践看,第一种观点被档案行政管理部门普遍认可,如深圳市文档服务中心、太仓市机关文档管理中心、重庆市北碚区文档中心等均为档案局下属机构。然而这种实践已经给档案行政管理部门带来了尴尬。第三种观点直接受欧美国家商业文件中心实践的启发,但忽视了国内文件、档案管理工作的实践和背景,文件中心这种半现行文件管理模式可以借鉴,但不能照搬。国内文档中心的工作对象是机关档案,文档中心的成立是一种政府行为,不同于社会上的一般档案服务外包企业,不宜直接推行社会化。基于对国内文档中心与机关档案室和档案行政管理部门之间的业务外包关系分析,结合各地文档中心实践,本文比较认同第二种观点,即文档中心为政府直属机构,拥有独立法人资格,在业务上接受档案行政管理部门指导。其优势在于:一是文档中心更能得到政府及各机关的重视,以便在人员编制、经费等方面得到更大支持;二是能够厘清文档中心、机关档案室和档案行政管理部门之间的职责,发挥文档中心创新优势,促进档案事业协调发展;三是有利于强化文档中心对各机关事业单位档案管理的力度,更好地开展档案接收、保管及提供利用等各项业务工作。

3.3文档中心的职能定位

文件档案管理论文篇3

关键词: 电子文件; 档案化; 管理

中图分类号: G271文献标识码: A 文章编号:1009-8631(2010)06-0187-01

近几年,电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论,电子文件的处置阶段(归档)仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求,也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备,容量虽然很大,但面对呈几何级数发展的电子文件,总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快,许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取,即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力,保留旧的设备和多种应用软件,显然从人力和物力上都是一种浪费。所以,电子文件归档工作要走社会化管理这条路,由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

一、电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢?电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念,以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理,并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案,电子文件形成部门(全宗构成者)以定期或不定期的方式,把日常产生的电子文件档案信息,以标准化的格式通过网络传递给档案部门,由档案部门进行分类、整理、编目,分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里,在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上,并做多个备份,避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能,并进行用户确认,以确保档案的完整与安全。

因此,电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件,对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理,它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。

二、电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先,电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用电子数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次,电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。

第三,电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用。

第四,电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性,可以达到文件一级的管理,所以,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时、可以编制多角度、全方位的检索工具、方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词,即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件,从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

文件档案管理论文篇4

[关键词]电子文件;档案管理;影响

一、电子文件的特点

(一)电子文件载体的非直读性

储存在某种载体上的电子文件,在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的,再加上信息密度极大,因此,其内容不能直接观看,只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,所以也无法从字迹上分辨其某些特性。

(二)对设备及标准的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的,所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系,也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础,这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性,对电子文件保管和长期保存带来很多问题:例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来;技术设备更新时,不及时解决格式转换问题,就无法读取。由于设备的更新速度很快,即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久,但计算机硬件和软件早已更新换代,也可能造成文件不能被读出,这也体现了电子文件对设备的依赖件。

(三)信息与载体的可分离性

纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体,电子文件存放位置不是固定的存储介质,而是可以变化,甚至从一种载体转换到另一种载体,其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中,还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上,只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。一份电子文件没有固定的载体,就很难通过载体来判定电子文件的原始性。

(四)易修改、易复制性

电子文件在起草过程中或作其它处理时的突出优点是增删改十分容易,且改后不留如何痕迹。电子文件的易更改性给其归档后形成的电子档案保管工作带来了纸质文件所未遇到过的新问题,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。此外,网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改,为确保其安全、准确,需要我们在技术上做很多处理。从而使得电子文件具有易修改、易复制的特点。

二、电子文件与纸质文件在保护方面的差异

(一)环境条件影响的差异

1.温湿度影响的差异。不适宜的湿温度对磁性载体,光盘和纸张均有影响。对纸张而言,高温高湿,可促进纸张发生水解—氧化反应,加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响,也可使字迹材料发生扩散,洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下,聚酯底基易膨胀或收缩变形,光盘载体中使用塑料,铝和多碳材料也会弯曲变形,影响激光束精确定位和数据的读写。

2.外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响,而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。此外,强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响,如远离强磁场,将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等,并避免强烈的机械震动。

3.光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解、氧化反应,导致纸张强度的降低。而有害气体和光线(特别是紫外线)对电子文件的破坏力更大。有害气体(主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等)具有酸性和氧化性,在一定条件下,腐蚀、破坏磁性载体和光盘,致使盘基(带基)老化、变质和磁粉脱落,使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应,是盘基(带基)老化,强度下降。同时,紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性,导致信号衰减,影响磁性记录信息的读写效果。

(二)技术寿命的差异

纸质文件一旦形成,其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起,它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关,更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的,必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面,一是技术革新,使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因,是由单个厂家生产或销售电子文件设备,会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限,也就是说,技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此,对于电子文件中数字化信息的长期存取而言,技术过时比载体损坏是更为严重的危害。

(三)信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”,因为载体和记录的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形成,以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言,信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序,它通过修改其它程序的传染,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此,如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前,保护电子文件信息不被修改、盗窃,删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。然而,保护电子文件信息的技术只能是相对的,因为电子文件的加密和解密技术都在不断的发展。

三、电子文件的管理

(一)电子文件的分类问题

电子文件由于与纸质文件形态的不同,其分类原则与方法也有所区别。在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中,我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门名称相互区别,或以文件录入者的姓名或代码相互区别。而内部网络中的计算机文件,就应当按行业,地区或系统相区别,然后再给予每个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调,也可参照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

(二)电子文件的检索

检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分来,才能实现查找便捷。计算机对文件的检索,基本上也是模拟人工检索,只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是,如果机内文件杂乱无章,文件名称不规范,同样会制约机检速度。另一方面,电子文件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密,有些内容不允许外部人员知悉,有些可有偿利用。对于这一部分文件,一般的用密匙加以控制。

(三)电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前,要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的,才有必要作为电子档案保存下来。其余电子文件就可以在机内删除。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

首先,传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。因此它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

第二,由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难规定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。

参考文献:

[1]杨公之.档案信息化建设导论[M].北京:中国档案出版社,2001.

文件档案管理论文篇5

档案在 法律 上的凭证作用基于它的原始性。因此,认定 电子 文件的原始性,是保证其具有凭证作用的关键。 一、 电子文件原始性的认定 对于纸质文件来说, 内容 的原始性附着在形式的原始性上,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,因此,对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面: (一)、电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在 网络 上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。 (二)、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子 计算 机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是“复制件”。 (三)、电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。 (四)、电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。 (五)、电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。 (六)、 目前 电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名,因此,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。 电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和 方法 来判断它的原始性,需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的,此后又从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为惟一标准。根据 现代 信息技术的特点和 社会 各方面对电子文件的需要,我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“ 历史 记录”和“社会记忆”功能的根本,是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是,对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情,这个 问题 的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。 二、 确保 电子 文件原始性的技术措施 电子文件是高 科技 的产物,它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用,信息安全技术就显得特别重要,电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施,提高电子文件的可靠性。 (一)、加密技术 电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在 网络 中的每一个加密通信者拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥,另一个是严格保密的解密密钥,发方使用收方的公开密钥发文,收方用只有自已知道的解密密钥解密,这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件,而只有收方才能识别这些加密的电子文件 内容 。由于加密和解密使用不同的密钥,因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来,无法对它进行篡改,从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。 (二)、签署技术 目前 在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是

文件档案管理论文篇6

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业,在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。 在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。

文件档案管理论文篇7

应该说,进入21世纪,人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态,处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期:档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案,档案馆新接手的档案既有各种形式的电子信息,也有大量的纸质档案。在这个特殊时期,档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成了现实的挑战,而档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此,随着档案资源和档案信息管理规模的不断扩大,档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视,引起档案工作者思考同一的管理思路,兼顾所有载体档案的统筹管理。

一、档案管理传统理论面临的机遇

在知识经济快速发展的今天,人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势,档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存,困难与发展同在;现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战,同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。

1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进,全社会正在坚持以人为本,全面、协调、可持续发展的科学发展观,推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展,努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。

2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点,这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感,促进他们不断进行创新性思考与探索,不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作,从而有效推动档案管理传统理论的革新。

3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样,同时为了适应时代和实践需要,现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才,这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚,思想活跃,必然能促进档案学理论的发展与进步。

4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训,通过对经验和教训的概况总结、抽象升华,必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。

二、档案管理理论对档案数据库建设的影响

1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。

从管理学上讲,任何管理活动,抛开其最终目的,其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化,档案管理的基本目的就是要使档案有序化,包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多,但最基本的方法就是分类,即“对档案总体进行分割、划分,将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别,然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。

在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据,根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想,比如按照保管期限、密级等进行划分。

历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的,强调根据事物的现状进行把握,尽可能接近事物的真实状态,是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则,在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。

2、全宗原则及其理论发展。

对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性,必须采用历史主义的方法,遵守全宗原则,这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。

首先,全宗原则是档案实体分类的基本方法,是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库,数据库内容反映的

 

转贴于

是一个现实的实体单位的历史记录,保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点,这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次,采用全宗原则指导建设档案数据库,能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部,是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体,这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性,这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段,必须服从这一更高的管理目的。

3、电子文件管理理论。

为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录,因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。

电子文件生命周期理论认为,电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程,对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中,包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用,需要电子文件管理理论提供支持。

与传统档案进行事后管理不同,现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析,将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要,实时收集需要进行前期控制的数据元素,为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。

换言之,档案数据库不能像传统方式那样,在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设,而是要在第一时间规划完毕,伴随文件生命周期进行动态跟踪,将各个环节需要记录的数据各就其位,构成一个完整的数据链条,为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。

文件档案管理论文篇8

[关键词]电子档案;管理模式;探析

从电子文件诞生开始,在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世,它们的共存状态及其原因复杂多样,大体上可以归结为以下两种情形:第一是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本,这就是纸质文件的数字化过程。第二是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,但出于对文件证据要求或长久可读的考虑,又将电子文件转换成纸质文件。我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为双套制两种类型。所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为双套归档。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。在电子文件与纸质文件的共存状态下,必然要对这两种文件分别加以管理,这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系,它们既各自独立,各自发展,又互相依存,互相影响,随时调整着各自的角色与特点,承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响,两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能,提高自身效率。

要使两种载体档案的信息管理融为一体,充分发挥各自的优势,以下工作不容忽视:一是电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系;二是在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项;三是电子档案的数量可能少于纸质档案,应根据需要和可能确定其内容的完整程度,协调管理。网络技术的广泛应用,不可避免地产生大量电子文件,网络化也是提高计算机管理效率的有效途径,同时,网络化也造成了电子文件与纸质文件共存的局面。档案工作的重点从面向档案实体管理为主,逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。传统的档案形式,其信息和载体是不可分离的统一体,而电子档案的产生则改变了这种传统模式,它可以通过计算机网络技术,使档案信息脱离原载体进行传输。这种崭新的传输模式,给档案工作带来了巨大变化,这些变化包括管理、技术、理论及思维四个方面。

1. 管理方面

随着计算机网络技术的广泛应用,新型的电子文件和档案大量产生,各个单位或部门纸质档案与电子档案并存现象普遍存在。纸质档案信息与载体相互依附,内容原始真实,凭证性强,保存耐久,而电子档案信息存储丰富,可与多媒体结合,图、文、声像并茂,形象生动,信息传输迅速、广泛。由于纸质档案与电子档案存在这些不同的特点,对于纸质档案和电子档案,必需采用不同的管理方式。纸质档案的接收、整理、管理以及开发利用,经过多年实践已积累了丰富经验,并建立了一整套完整的业务规范体系,但这些管理体系无法完全适用于新的信息环境。数字档案传载方式的特殊性,决定了对电子档案必需建立相应的管理理论、方法、技术以及法规和制度,这是档案工作者必需深入思考的问题。

2. 技术方面

对现代网络环境下电子档案应用技术的研究,是当前档案工作研究的重要内容。电子档案应用技术是一项综合性技术,它包括传输技术、多媒体技术、数据库技术、网络技术和管理技术,档案工作者必需掌握这些技术的基本理论和运用知识。要从信息学的基本理论来认识电子档案的信息特点和属性,从建设信息化社会的新视角不断调整档案信息内容的资源结构,把档案信息建设融入现代化信息社会建设的整体框架之中。通过计算机网络技术接收档案信息,或采用多媒体技术手段储存电子档案,已成为现代档案工作的重要内容。这种本质性的变化,能最大限度地提高和扩大档案信息传递的速度和范围,给档案工作带来了信息传输快捷、管理方便等好处,同时也给档案工作带来了一系列问题,使档案的原始性、真实性受到了挑战。如何保障电子档案的原始性、真实性,解决网络及信息安全技术问题,是亟待解决的重要课题,虽然国家有关部门已制定了相关管理措施和标准,但在实践中还存在很多问题,要使电子档案信息管理规范化,还有待于档案工作者的不懈努力。

3. 理论方面

对任何学科来说,基础理论研究是该学科的支撑点,档案学也不例外,实践说明,档案学原有理论已不能全面、科学地阐述在社会转型期档案工作出现的新问题、新现象。信息时代的到来,网络化技术的应用和电子档案的产生,使档案工作的对象和环境发生了根本性转变。档案管理流程的重构、馆藏资源组合方式的变革、档案馆工作职能和角色的变化,使档案学体系正在逐步建立一系列新的学科理论。如电子档案学理论,就是对传统档案学理论的继承和超越。/文档一体化0,便是在新的档案工作环境下提出的新理论,是对原有的档案工作模式的一种转变,也是在电子档案学理论基础上新管理模式的一种体现。档案工作新对象、新环境的出现,要求档案学理论也必需不断创新,研究新形势下档案工作出现的新矛盾和新规律,建立信息化社会新的档案学知识体系势在必行。

文件档案管理论文篇9

[关键词]企业档案知识管理管理体制生命周期

一、新时期企业档案管理体制、模式的建构背景

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展,历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式,并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础,档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响,为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式

1.信息一体化管理

信息一体化管理,其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业,这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中,既要注意提供历史的信息和现时的信息,又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果,为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面,还可以依托现代信息技术和网络技术,在网上采集与企业业务有关的信息,并进行筛选、汇编,为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业,在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统,实行现代化管理,同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。

2.档案一体化管理

档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,借助计算机和网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥各自以及总体的最大效能,确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面:

(1)档案一体化的目标

实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础,在文件从产生到最终转化为档案的过程中,既加强企业内部文件、档案工作的一体化,也注重各个不同文件职能机构的业务衔接,从而使文件到档案全过程都得到有效控制。

(2)档案一体化的原则

在实行信息一体化管理的过程中,必须要遵循以下原则:全程管理原则,电子文件环境中,文件、档案界限不再显而易见,文件和档案工作人员界限也日趋模糊,文件与档案工作实行全程管理,将可以大大提高信息共享,提高效率;前端控制原则,前端控制原则是以文件生命周期为基础,将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中,文件形成是前端,处理、鉴定等是中端,永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合;集成管理原则,集成管理是对管理要素的科学重组,是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度,因精密组合而减少疏漏,提高可靠性,增加相关作业密度,减少重复而降低功耗,提高管理效率。

(3)文件、档案一体化管理的具体内容

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段,就应当树立档案管理意识,确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调,使文件、档案都能发挥最大的效用。

(4)文件、档案一体化管理的技术保障

文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。首先,数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率,并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次,网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。

参考文献:

文件档案管理论文篇10

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

二、文档一体化与文件中心比较

文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。

一 文档一体化与文件中心比较

从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等8个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体,加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。

而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解,因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。

通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。

二 文档一体化与文件中心的适用范围

对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的,而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为

现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。