电子文件凭证性和凭证价值的保障

摘要：在稳步推进电子文件单套制管理工作背景之下，《电子文件凭证价值保障问题研究———基于电子文件信息演进流程视角》一书，深入探索电子文件凭证性和凭证价值，进行了全新视角的理论深入和创新路径的实践开拓，是助推我国电子文件管理事业发展的有力著作。

关键词：电子文件；电子档案；凭证性；真实性；单套制

一、理论价值：厘清电子文件真实性、凭证性和凭证价值的关系

作者针对电子文件真实性、凭证性和凭证价值的关系，提出两个关键观点[4]。第一，分析了凭证性和凭证价值的区别，认为凭证性是凭证价值的基础，凭证价值是凭证性的升华，电子文件整个生命周期中都具有凭证性，但只有当它反映到人们的主观意识中并被加以利用时，才会呈现出相应的凭证价值。作者紧密结合文件生命周期理论和文件连续体理论，进行凭证性和凭证价值的界定，提出凭证性是一切文件（包括电子文件）所具有的本质属性，贯穿电子文件生命周期转化流转的每一个阶段，而凭证价值是档案价值，通过辨析明确凭证性向凭证价值的转化，就是电子文件向电子档案的转化，为后文信息演进层级的划分做出理论铺垫，同时也为实际的电子文件价值鉴定工作提供参考依据。第二，作者提出影响电子文件凭证性及凭证价值的关键因素是真实性、完整性和可靠性，而原始性不是，使电子文件具有凭证性及凭证价值的前提条件是其真实性，而电子文件的真实性又取决于完整性和可靠性。作者明确将“原始性”排除在影响因素之外，同样也具有相当的实际考量。当前大数据环境下，电子文件信息一直处于“游离态”，任何人对其进行任何形式的修改处理，均有可能不会留下任何痕迹，因此我们很难找到真正具有所谓“原始性”的电子文件（档案），诚如作者所言，档案（甚至是所有文件）因其所具有的凭证性而呈现出原始性。基于此，在电子文件凭证价值保障的实际管理过程中，我们也不必纠结于版本的先后顺序，而是应该更多地着眼于电子文件内容本身的凭证性，通过对电子文件的可靠性和完整性进行维护，确保电子文件的真实性，进而真正保障其凭证价值的发挥。这一观点对电子文件管理过程中凭证性保障、鉴定和评估而言都具有较大的启发。

二、视角创新：梳理电子文件信息演进流程中凭证价值的变化

基于文件生命周期理论、文件连续体理论，以及前人的研究观点[5]，作者提出了本书的核心视角，即电子文件信息演进流程。作者认为，电子文件信息演进流程时以信息为主体贯穿全过程，共划分为电子信息层、现行电子文件信息层和电子档案信息层三个层级（如表1所示），这三个层级包括两方面的内容[6]：一是全面展现了电子文件信息从初始状态的电子信息转变成现行电子文件信息，最后经过“档案化”环节归档成为电子档案信息的变化演进过程；二是有利于深刻理解电子文件的凭证价值在每一个层级中的变化趋势，以便更有目的地对不同层级中的电子信息进行凭证性保护，最终实现凭证价值的保障。从上述作者对电子文件信息演进流程梳理可以看到，从电子信息到现行电子文件，再到电子档案的过程中，凭证性是贯穿始终的，只是存在凭证性大小的区分，而凭证价值则是随着电子文件信息的演进，从无到有，由弱到强。作者对电子文件信息演进流程的提出，以及对其凭证价值变化的梳理，一方面是对电子文件凭证性和凭证价值的变化过程的动态跟踪，强调凭证性的如影随形，充分说明凭证价值的变化与电子文件档案化过程是相伴相生的。另一方面，电子文件信息演进流程的三个层级之间环环相扣，共同成为了电子文件凭证性保障和凭证价值实现的一个理论依托，形成管理对象和管理需求的动态结合，管理需求和管理实践的准确对接，即在电子文件信息动态演进全过程中保障凭证性，才能确保最终凭证价值的实现。在文件与档案管理高度一体化，大数据观的背景下，将凭证价值保障工作融入到电子文件从信息初始阶段一直到作为凭证最终阶段的全过程中，同时又能够准确把握不同阶段的痛点需求，有的放矢地根据动态变化调整管理方法，这一创新视角也是打开了电子文件凭证价值保障工作的实践思路，其中所包含的统筹分析，宏微兼顾的思维，也有利于推动当前电子文件单套制管理的进一步开展。

三、应用拓展：构建不同场景下电子文件凭证价值保障的管理模型

本书在对电子文件凭证价值保障管理模型进行构建和分析的过程中，实现了纵向和横向两个方面的有的放矢、因事制宜。从纵向来看，针对电子文件本身信息演进的流程不同阶段，作者提出了多层次的保障措施集成的管理模型，而从横向来看，作者还对不同类型的电子文件也进行了具体化的管理模型探讨。在对电子文件信息演进流程进行梳理的基础上，作者结合电子文件信息演进的不同阶段的凭证性特点以及凭证价值的变化，从法律法规保障、信息技术支持和管理制度完善三个方面搭建了电子文件凭证价值保障模型[7]，如表2所示，以保证信息来源的可靠性和信息内容的完整性、准确性为基本依据，通过法律法规、技术手段和管理制度来保证凭证性和真实性，即确保档案机构所保管的电子文件从其产生时的电子信息到现行电子文件信息的形成，以及对归档的电子档案信息的整理、保管和利用的全过程的安全可信。作为针对普遍意义上的电子文件管理的基础模型，作者将法律、技术和制度三个方面的凭证价值保障措施和方法，细化到电子文件信息演进的每个层级进行分析探讨，随着演进流程中凭证性和凭证价值的变化，对保障措施也进行动态设置，从而实现最佳的管理效果。作者提出的多层级、多层面的保障措施的集成，使得该电子文件凭证价值保障管理模型能够实现全局的统筹和阶段的把控，充分贴合管理实际，更具可操作性。与此同时，电子文件凭证价值保障管理模型也为电子商务文件和电子政务文件的凭证价值保障措施提供了实践基础和执行基准。当前，国家对电子商务和电子政务领域确也相当重视，但是从研究层面，尤其是从文件档案管理视角去进行电子商务文件和电子政务文件凭证性和凭证价值保障的理论或实践探讨还较少。本书在充分了解和分析当前电子文件（电子商务文件、电子政务文件）凭证价值保障研究和实践现状之后，结合共性问题，针对个性场景，有的放矢，在构建普适的电子文件凭证价值管理模型的基础之上，分别针对电子商务系统和电子政务系统中产生的电子文件的凭证价值保障，进行因事制宜的探讨，同样细分到电子商务交易文件和电子政务业务文件的信息演进流程，构建具有应用场景特性的管理模型，进行了兼具理论深度、实践广度和方法精度的具体化分析，对于在实际的电子商务和电子政务环境下保障电子文件的凭证性和凭证价值而言，提供了更具针对性的实践参考。《电子文件凭证价值保障问题研究———基于电子文件信息演进流程视角》从凭证性和凭证价值保障角度，对文件生命周期理论、文件连续体理论等电子文件管理基础理论进行深化，创新结合电子文件信息演进流程视角，对电子文件（电子商务文件、电子政务文件）凭证价值的全程保障提出措施方案，可谓是兼具理论深度和实践广度的研究探索。当然，学术研究是无法穷尽所有思路和全部思想的，且电子文件管理相关方向本身也是需要长久推进且充满各类挑战的研究领域，因此本书的研究也存在一些不足之处，个别论点还需进一步推敲，例如在对影响电子文件凭证性及凭证价值的影响因素进行分析时，提到电子文件“四性”来源于业界的普遍认知，与前文中对概念的辨析和理论基础的引入相比，此处来源显得不够有理有据，并且文中提到的“四性”不包含“可用性”，而该特性对于依赖技术和系统环境的电子文件而言其实是至关重要的。又如，电子政务文件管理的模型是包含了管理参与者这一维度，然而针对整个电子文件管理系统而言，其实“人”这一因素的影响都应该是不可忽视的，且具有相当重要的作用，因此针对电子文件凭证价值保障管理的模型也应该考虑对保障管理的参与者有更多的关注，将其作为重要一环纳入到模型体系中。以上方面还可以进一步研究探讨并予以完善。如作者所言，在理论上有重大意义的问题也有可能在具体实践中遇到重重障碍，不能一蹴而就地体现其现实意义，反之亦然，但是必须承认的是，本书研究对电子文件凭证性保障和凭证价值实现，进行了全新视角的理论深入和创新路径的实践开拓，从纯粹的文件档案管理领域角度出发，去解决电子文件凭证作用的根本问题，提供了可操作的实践指导，不仅是为电子文件凭证价值的保障建言献策，更是为电子文件单套制管理的推行保驾护航，具有非常高的学术和行业价值，是助推我国电子文件管理事业发展的有力著作。

作者：李沐妍 费丁俊