文件管理十篇

文件管理篇1

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

文件管理篇2

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。

当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。

日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。

调整脱机文件位置

在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：

首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。

其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。

返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。

将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。

解决脱机文件冲突

使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。

这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。

保护脱机文件安全

由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：

首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。

其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。

如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。

集中管理脱机文件

为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。

首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。

文件管理篇3

【关键词】护理文件书写；质量管理

护理文件书写客观、真实、及时、准确、完整以及保存的完好性，是判断护理行为正确、及时、有效、安全的主要依据［1］。通过近2年护理文件质量检查，发现影响护理文件书写的原因诸多，现就原因进行分析，并提出相应对策。

1资料与方法

1.1一般资料2008年11月-2010年10月，共查阅我院出院病历343份，其中死亡病历17份。

1.2方法按照《医疗事故处理条例》及《病历书写基本规范（试行）》的有关规定，以诊疗护理规范、常规作为检查的标准，检查过程中及时纠错，认真反馈，对普遍存在的问题制定相应的护理管理对策。

2护理文件书写中护理缺陷的表现

2.1护理记录不及时或漏记是危重患者抢救时最容易发生的事情。常有下班时回顾性的补记各时间段的病情及护理措施落实情况，易造成关键内容漏记，一旦病人病情发生变化或发生医疗纠纷时，家属要求立即封存病历，而有时护理记录还来不及补齐，给护理工作带来潜在的危险和隐患。

2.2医护记录不一致护理记录中医护记录不一致或自相矛盾是大忌。如医护记录的死亡时间、病情变化时间、抢救时间、药物过敏实验结果等关键点不一致；医护病情观察判断差异，如医生记录病人浅昏迷，而护士记录清醒嗜睡。

2.3护理记录书写不规范护理记录书写内容缺乏鲜明的疾病专科特点、疾病转归征性的指标和心理活动，给病人所作的护理活动在护理记录上看不到，未体现一切护理活动应遵守“写我所做，做我所写，记录做过的”原则。

2.4病情记录、护理措施及效果评价与实际不符护理记录单记录病人主诉多，执行治疗医嘱多，而体现护士的护理活动少。护士完成的大量护理工作，在护理记录中没有充分体现。

2.5护理记录修改方法不正确《病历书写基本规范》中规定严禁涂改、伪造病历。有的护士在书写过程中出现错误不使用正确的方法修改，若涉及法律诉讼均会降低真实性和可信度，所涉及诉讼的医学文书有时擦痕会被看作企图隐瞒掩盖某些事实。

3护理记录缺陷产生的原因分析

3.1法律观念和自我保护意识不强护理人员尚未充分认识到护理记录的缺陷，在医疗纠纷中承担了本不该承担、本可避免的法律责任；尚未认识到护理记录在医疗纠纷举证倒置的重要作用。

3.2护士缺乏书写护理记录的基本功护理记录中有价值的部分得不到有效提取，影响了对病人信息采集的准确性，造成护理记录形成时的错误。

3.3实施全程质量监控的力度不足检查中发现，由于对护理记录质量管理的重要性认识不足，护理管理者在病历检查中，重视终末质量检查，而忽视环节质量检查，致使护理记录在形成过程中存在明显的缺陷，造成终末病历的修改，使病历失实、失真。

3.4对诊疗护理规范和常规落实不到位上述提到的缺陷大部分与未能准确执行护理常规和制度有关，因此，应加大执行常规、制度的力度，防患于未然。

4管理对策

4.1加强医护人员法律法规学习加强医院各项管理制度落实，强化法制观念，认真学习《医疗事故处理条例》，增强学法、懂法、守法意识，提高法律水平，加大病区管理力度，提高服务能力。

4.2加强护士专业素质培养医院护理部及科室定期组织“三基”护理理论和技术操作、文件书写规范等学习培训，定期对不同层次护士进行考试考核，尤其对新上岗的年轻护士，本着观察到什么、做了什么、就记录什么的原则，不能凭空想象记录。

4.3加强医护之间沟通与交流医生与护士之间，护士与护士之间增进交流，认真执行床头接班和书面交接班，培养护士的责任和慎独精神，遇到问题不能靠主观猜测、臆断，发现医护记录不一致时，应予以核实纠正，避免在纠纷中举证责任倒置时产生自相矛盾［2］。

5强化质量意识，严格执行护理常规和各项规章制度

5.1根据《医疗事故处理条例》要求，规范执行签名制度，在所有的医嘱中均实行“谁执行谁签名，谁签名谁负责”。

5.2将护理质量控制的重点放在具体工作环节上，从护理记录的形成过程要求记录人员自检自查，自我完善。

5.3护士长及主管护师成立质控小组，严格把关，并对护理记录提出指导性意见，以减少护理缺陷的发生。

6小结

护理文件是一份完整病案资料的重要组成部分，是护理工作者证明自己无过错的重要举证依据。因此，护理文件在内容、格式、要求和管理上必须适应举证责任倒置的新形势。护理人员要提高安全防范意识，主动学习相关的法律知识，注意证据保全，杜绝差错事故的发生。

参考文献

文件管理篇4

 

关键词：办公自动化；电子文件；管理

 

电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?

以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。

1 对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。

使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。

未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。

2 办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难

我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。

3 电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存

电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。

如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：

3．1 提高电子文件管理意识

电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。

3．2 加强制度建设

目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

3．3 做好电子文件的收集

电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

3．4 把好电子文件的鉴定、归档关

电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

3．5 加强电子文件的管理和安全防护工作

采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。

文件管理篇5

关键词：电子文件；管理；办公自动化

对于目前电子文件的管理，国家也采取了积极的措施，及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》，但是也只能算是宏观上的法规，而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理，除了要有宏观的管理制度，本人认为还应该做好以下几个方面：

一是领导重视，宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理，只有领悟了它的重要意义，才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性，广泛发动学习电子文件的管理知识，深刻认识其重要性，增强全员的电子档案意识，营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。

二是建立健全规章制度，随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法进行管理会更周全，更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道，才有利于做好现时代的电子文档管理，才能发挥出电子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时，要按照国家、省、市档案局有关精神和要求，制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。

三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档，同时硬盘拷贝存档，以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后，“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明，以便查询时参照互补。

四是做好电子文件安全保密工作。随着计算机信息管理网的建立与发展，以及OA办公系统在各行各业的广泛应用，网上传阅、批示、输送归档的电子文件利用率非常高，现在各类电脑病毒的冲击以及“黑客”的猖獗，使电子文件的机密性受到严重威胁。要做好电子文件的安全工作，应做好以下几个方面：

1、电子文件归档时，应严肃归档程序，必须由创件人亲自整理拷贝至档案室，同时报送纸质文件，以确保电子文档的原始真实性。

2、使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件，确认其内容信息的原始性。也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间、印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。

3、利用中的安全措施：设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改，属于保密范围信息内容的复制拷贝更是要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关的查询修改记录，作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力以及自动备份功能，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

4、多重备份，以备应急之需。对于归档保存的电子文件至少要备份一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密的电子文件，则应在解密后再制作拷贝。目前，对于长久保存的电子文件，则需要定期进行检查复制，以防止信息丢失。

五是加强收集管理，及时保存。由于电子文件对技术环境的限制、存在存贮介质的质量和使用寿命等问题，归档时间一般以不超过2个月为宜。这就要求档案管理人员加强督促收集管理工作。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理考核工作，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

六是要将先进的科学技术应用到电子文件管理中。电子文件随着信息技术的发展和应用而产生，而信息技术的迅猛发展，电子文件管理工作将会不断出现新问题，必须认真研究新情况，积极主动学习，利用先进的管理方法和技术成果，解决电子文件保真、保密和保存等问题，使电子文件一样得到科学的保管和有效的利用。

七是加强电子档案管理人才的培养和队伍建设。纸质文件管理经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有成熟的管理经验。开展电子文件管理也要以人为本，形成一支高素质的专业队伍，承担此项工作。由于纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，有必要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

1、广泛吸纳高素质的复合型人才。从档案管理人员选拔上，就要高瞻远瞩地看到当前电子文档对管理者的要求，公开选拔或者聘请那些既懂的档案管理，又精通计算机办公软件的应用者到档案管理部门，真正发挥其专业所长应用到档案管理中来。

2、必须坚持对档案管理者进行各项技能培训，而且培训还要常规化。网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的电子文件管理。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。比如：无纸化办公软件的培训、电子文档的流程培训、计算机应用培训等等。

3、建立健全档案竞争考核机制，激发档案管理人员的创新精神和自主学习的能力。要加强电子文件的管理，必须造就一批高素质的人才队伍，既要强调政治素质和专业素质，同时也要鼓励竞争，力求高效多能，以适应档案工作不断发展的需要。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须具备自主学习的能力，加强自身知识的更新，引进、消化信息技术成果，使自身拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

文件管理篇6

随着计算机技术的普及和办公自动化系统的应用，各单位已形成了大量的电子文件。为做好电子文件的收集管理工作，现就有关通知如下：

一、提高认识，加强领导。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有交流传递迅速高效的特点，是现代办公所依赖的主要信息形式。各单位应加强领导，将电子文件收集管理工作纳入本单位信息化规划和办公自动化程序。进一步完善各项规章制度，健全机关工作网络，将电子文件形成处理、收集积累、整理归档、保管利用工作纳入相应人员的岗位职责，确保电子文件完整、系统、安全、有效。

二、及时收集，按时归档。各单位要认真做好电子文件的收集积累工作，按时将有用的电子文件归档保存。实现办公自动化的单位要将本单位形成的文件和收到的文件通过办公自动化网络实行即时归档；尚未实现办公自动化的单位应将发文打字软盘收集起来，按时向档案部门归档。各单位档案部门应对电子文件的形成积累、运转使用进行全过程的监督，积极接受各部门归档的电子文件，并于第二年一季度前，区分保管期限各门类，转储到光盘、磁带等介质上。存储电子文件的光盘或磁带应一式制作三套，一套封存，一套提供利用，一套另处保存。

三、完善设施，安全保管。各单位应完善电子文件的保管设施，为电子文件管理创造良好条件。各单位档案部门应采取科学的管理方法和先进手段，确保电子文件的安全保管。光盘或磁带应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，环境温度保持在17－20°C之间，相对温度保持在35－45％之间。应定期对归档电子文件进行检测和转录，确保电子文件安全有效。

四、坚持纸质文件、电子文件并存。当前，电子文件在我国还不具备法律效力。各单位要坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的单位，应按公文处理程度，输出一份纸质文件底稿，由领导签发，与正本一同归档，确保公文的法律效力。

文件管理篇7

关键词：电子文件； 产生； 特点； 管理； 措施

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）08-178-001

电子文件的管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进，不断创新发展，已成为日益关注和研究解决的新问题。

1.电子文件的产生

由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，使过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。

2.电子文件的特点

电子文件是指能被计算机识别、处理、存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的代码顺序，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。将电子文件归档后即形成电子档案。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得无纸化办公成为现实。电子文件的主要特点可概括为：电子文件不再是直观的纸质文件，需要利用现代办公设备才能阅读。电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理传递。电子文件是可共享，不受时间、地域的影响，保存环境对温湿度、防磁性要求较高。

3.电子文件的保管

3.1电子文件必须以脱机方式进行保存。实际用于电子文件保存的介质主要有磁带、软盘和光盘等，其中光盘属首选。光盘作为新型的存贮载体，比磁带、软盘更具有抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。

3.2光盘的存放和使用必须规范。应将光盘置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲。在使用过程中应避免磨擦和划痕，造成光盘损伤和数据丢失。存放电子文件光盘的环境应保持良好的温湿度，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片霉变。为此光盘存放温度宜控制在14-24℃，相对湿度宜控制在40%-65%。

3.3电子文件的保管需要不断地更新设备。当电子文件使用某种电子信息技术和设备将其记录于存储载体之后,就永远离不开支持这种载体的技术和设备环境。

4.使用和管理电子文件中遇到的困难

目前电子文件的签署技术不普及，不能为每一份电子文件印章或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

电子文件制作过程的虚拟化使得电子文件容易被修改，对其原件的界定难以实现。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复印件”。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

5.解决存在的电子文件信息安全的管理技术

电子文件是高科技的产物，信息安全技术对于维护电子文件的原始性、真实性至关重要。目前这方面的管理技术主要有：

5.1身份验证。为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如果验明他为合法用户，可接受他进入系统相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。

5.2加密技术。采用加密技术可以确保电子文件内容的非公开性，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文件具有很好的保护效果。

5.3防写措施。即在软件中采用的将文件设置为“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改，有效地防止了用户更改电子文件内容，保持电子文件的原始性和真实性。

5.4签署技术。对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和手写式数字签名。

上述技术措施在信息网络中的广泛运用，对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有很好的效果。

6.加强电子文件管理的主要措施

信息技术和网络技术的迅速发展，使得电子文件在各个领域发挥着越来越重要的作用，如何加强电子文件的保存是电子文件管理者急需解决的问题。

6.1解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成，而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

6.2建立电子档案。目前，正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期，认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行，要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，从保护电子文件的原始信息入手，通过技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。

6.3提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代，管理者必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备电子文件管理的基础知识，不仅要熟练地掌握管理工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力成为适合信息时展的复合型人才。

电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利，在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率，电子文件的管理与利用已成为今后努力的发展方向。随着实践的深入和发展，我们将不断加深对电子文件的认识，不断完善归档电子文件的管理，更好地服务于地方经济建设和社会事业发展。

参考文献：

［1］王云庆．现代管理学[M]青岛：青岛出版社2002

文件管理篇8

一、 电子文件的主要特点

电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件有着较强的特殊性，所以必须要科学地管理好电子文件，必须要了解、熟悉、电子文件的特点。一是电子文件不是直观的纸质文件，它需要有现代化办公设备帮助才能够阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高；五是电子文件的不稳定性高，它依赖计算机系统的稳定性；六是计算机软、硬件系统更新换代的速度快，要求电子文件存储兼容及其数据结构转换能力强；七是电子文件具有可变性，真实可靠性不如纸质文件，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁等危险。

二、 电子文件与传统档案的区别

1.电子文件归档时间与传统的纸质文件归档时间不同。传统的纸质文件归档时间是在第二年的上半年归档，一年归档一次。而电子文件可在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档。电子文件可由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证。由档案馆接收登记，按照事由的原则、性质，设定访问级别，以待查找利用。

2.电子文件和纸质文件的归档方式不同。传统档案是以纸质材料为主，经过长期实践，总结出一套工作流程及方法、原则和各项规章制度，是文件归档整理工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集、立卷、归档后，移交到档案部门。而电子文件则取代了以往的文字材料。但由于电子文件采用的是电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体及鉴别文件、原始凭证等关键信息，也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证、辩别复杂而困难。因此，电子文件中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

3.电子文件管理和纸质文件管理方式方法不同。电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证，由档案工作人员接收登记，按照事由原则性质，设定访问限制级别，以便将来查找利用。电子文件随时归档，一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性，电子文件的分类编目等管理方式与纸质文件是不同，可以达到一级管理，档案部门在接受电子文件的同时，必须给每份文件编制文件号，根据上、下行文之间的关系，并给出相应的分类号和档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。在电子文件利用时只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的文件及附件，提高工作效率。

三、建立电子文件应采取的方法

1.电子文件的收集。电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动化检索要求时，或者从保留文件重要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。必要时，在应收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生以外情况时电子文件信息丢失。

2.做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接受、处置及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写和不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。

3.解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以，在电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4.健全电子文件管理的检查审核制度和规范公文制作及控制程序。2001年10月国务院下发的《电子公文传输暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质文件具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作需要得到强化，就必须建立相应的检查制度，定期对检查归档文件是否齐全完整，形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输的要求。对形成新的公文档案要指定一个终端，经终端审核后统一在网上发送，统一格式和结构，便于规范处理和控制。

文件管理篇9

1、对文件进行创建、修改、删除。

2、对文件进行重命名。

3、管理文件的存储路径，存储方式，存储类型。

4、可以对文件进行分类归纳，以便用户更好的查看文件。

文件管理篇10

2、文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

3、文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

4、文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

5、作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

6、质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

7、质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

8、质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

9、质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

10、各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

11、质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

12、行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

技术文件管理制度（二）

1、 技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1） 开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。

2） 开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

3） 产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

4） 产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

4、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准。