文件管理论文十篇

时间:2023-04-04 01:39:47 版权声明

文件管理论文

文件管理论文篇1

电子文件的分类与甄别 在信息社会之中,电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大,需 要人们加以科学地管理,才能便于人们的利用。

 那么,我们首先应当解决电子文件的分类问题。电子文件由于与纸质文件形态的不同,其分类原则与方法也应当有所区别。

 在一台没有联网的几个部门共用的计算机之中,我们可以按照不同部门或时间先后顺序对机内文件简单划分一下。各自部门的文件以部门间称相互区别,或以文件录入者的姓名或代码 相互区别。而内部网络中的计算机文件,就应当按行业、地区或系统相区别,然后再给予每 个文件的制发单位一个独立的数码。如果考虑到与归档后的电子档案类别相互协调,也可参 照档案全宗号和档案分类号划分电子文件的类别。

 企业内的电子文件分类,也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分,把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类,然后 借鉴档案分类号细分电子文件类别。

 电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类,才能实现查找便捷。计算机对文件的检索,基本上也是模拟人工检索,只不过是信息处理速度远 远地超过人脑对检索词的反映速度。但是,如果机内文件杂乱无章,文件名称不规范,同样 会制约机检速度。查找网上文件,更不可以盲目检索,而必须知道所查找文件的网址、系统 、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号。否则,如同大海捞针。另一方面,电子文 件也需要保密或限制利用。企业经营决策、长远规划、技术专利、客户管理文件、基本数据等不少信息属于企业内部机密,有些内容不允许部人员知悉,有些可有偿利用。对于这一部 分文件,一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善,进入网络中的任何文件都 再难以做到绝对保密。所以,对于企业的核心机密,应当采用更加稳妥的保密手段。

 电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后,其复制是极为便利的,同时,也不能 排除别有用心者对客户文件或档案进行篡改,这样的行为可能严重损害某些网上客户的信誉 或经济权益,甚至引起法律纠纷。这样,我们就必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。笔 者认为,电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别。当网上用 户使用任何一份文件时,他只知道该文件内容,而无法知道该文件条码。同样,只有具备隐形条码的电子文件才是原件,才能作为凭证或依据使用。

 电子文件的鉴定与归档 电子文件在归档之前,要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作具有查考利用价值或艺术保管价值的, 才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

 电子文件的鉴定,也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案,应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则,电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档,以保持该电子文件的原始性,以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档 ,以维护电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人,使之与原件相区别。此外,还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完 整性、文件办理过程的完整性等等。

文件管理论文篇2

【论文摘要】最高人民法院《关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律的解释》已施行两年,在规范全国建筑市场行为、保障建设工程施工合同当事人的合法权益等方面发挥了重要作用。但在司法实务中,由于《解释》第13条和14条的规定过于粗略,使得各地法院的理解与适用不尽一致,给司法审判工作带来一定困扰。因此,要正确理解第13条和14条规定之涵义,并在司法实践中正确运用。

最高人民法院《关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律的解释》(下称《解释》)已施行两年之久,极大地规范了我国建筑行业的市场行为,但也暴露出很多问题。由于《解释》对一些问题规定的过于简略,导致审判实践中各地法院在理解和适用上有很大差异,严重影响了司法的权威性和公正性。笔者仅分析《解释》第13条和14条引发的若干争议问题并提出管窥之见。

一、关于《解释》第13条的问题

《解释》第13条规定:建设工程未经竣工验收,发包人擅自使用后,又以使用部分质量不符合约定为由主张权利的,不予支持;但是承包人应当在建设工程的合理使用寿命内对地基基础工程和主体结构质量承担民事责任。此条规定引起如下两个争议问题:

1、“使用部分”是否包括房屋的屋面和外墙

对于这个问题,实践中主要有两种观点:(1)房屋是个整体,房屋的屋面和外墙属于该整体的一个重要组成部分,因此,房屋未经竣工验收,发包人擅自使用后,如果房屋屋面漏水、外墙渗水引起的质量问题,无论质量问题产生的原因(过错责任)是谁,均应按《解释》第13条的规定判决发包人自行承担民事责任;(2)房屋的屋面和外墙虽然属于房屋的一个重要组成部分,但不论发包人还是房屋实际占有人,都使用不上这一部分,房屋屋面和外墙属于自然使用的范围,不属于发包人或房屋实际占有人使用的范围。因此,房屋未经竣工验收而发包人擅自使用的,根据有关质检部门的鉴定,若该房屋屋面漏水或者外墙渗水的原因是发包人造成的,应当判决发包人承担责任;若是承包人的过错造成的,就应判决承包人承担民事责任。笔者认为第2种观点比较公正合理,在案件审理中可予采纳。对于屋面和外墙部分出现的质量问题,应具体案件具体分析,根据权威质检部门的鉴定结论,按照过错责任原则来划分当事人的责任。如果法院不分析案件的具体情况,一律以《解释》第13条的规定来驳斥发包人的正当诉求,显然有失公正。《解释》第59条还规定,施工企业必须按照工程设计的要求、施工技术标准和合同的约定施工,不合格的建筑材料、建筑构配件等施工材料不得使用。因此如果承包人偷工减料,故意使用不合格的防水材料而直接导致房屋屋面漏水或者外墙渗水,承包人对此负有过错责任应承担相应的民事责任,此时即使发包人擅自使用也无需承担责任,因为屋面漏水与发包人擅自使用之间没有任何因果关系。

2、建设工程未经竣工验收,发包人擅自使用后,又以使用部分不符合约定为由主张权利的,是否一律不予支持

发包人未经竣工验收而提前使用了建设工程,而且产生质量问题的部分属于发包人的使用部分,对于这部分质量问题,能否一律让发包人自行承担?笔者认为,如果使用部分的质量问题,不是发包人的使用不当造成的,而是由于承包人在施工中偷工减料、以次充好的行为造成的,应按过错责任原则判决承包人承担相应责任。相关配套法律法规已对此早有规定:首先,《建筑法》第58条规定“建筑施工企业对工程的施工质量负责。建筑施工企业必须按照工程设计图纸和施工技术标准施工,不得偷工减料。”其次,最高人民法院《关于印发全国民事案件审判质量工作座谈会纪要的通知》[法(1999)231号]规定“对在工程施工中,以次充好、偷工减料的行为,要判令行为人承担相应的民事责任;造成严重后果,构成犯罪的,应建议有关部门依法追究刑事责任。”再次,2000年1月30日国务院颁布的《建设工程质量管理条例》(下称《条例》)第26条规定“施工单位对建设工程的施工质量负责”、《条例》第28条也规定“施工单位必须按照工程设计图纸和施工标准施工,不得擅自修改工程设计,不得偷工减料。”

二、关于《解释》第14条的问题

《解释》第14条规定:当事人对建设工程实际竣工日期有争议的,按照以下情形分别处理:(1)建设工程经竣工验收合格的,以竣工验收合格之日为竣工日期;(2)承包人已经提交竣工验收报告,发包人拖延验收的,以承包人提交验收报告之日为竣工日期;(3)建设工程未经竣工验收,发包人擅自使用的,以转移占有建设工程之日为竣工日期。此条规定存在如下三个需要探讨的问题:

1、如何认定建设工程的“竣工验收合格之日”尚待明晰

在房地产实务中,如何认定建设工程的“竣工验收合格之日”存在争议。有观点认为,应当以发包人(建设单位,下同)提供的《工程竣工验收报告》中载明的“工程竣工验收日期”为建设工程的竣工验收合格之日。[1]理由是,《工程竣工验收报告》是工程设计、监理和质量监督等单位签字认可的,2000年建设部的《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》(下称《暂行规定》)第7条规定:“工程竣工验收合格后,建设单位应当及时提出工程竣工验收报告。工程竣工验收报告主要包括工程概况,建设单位执行基本建设程序情况,对工程勘察、设计、施工、监理等方面的评价,工程竣工验收时间、程序、内容和组织形式,工程竣工验收意见等内容。”

笔者不同意上述观点,认为应当以地方政府建设行政主管部门颁发的《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表》(下称《工程竣工验收备案表》)中载明的“工程竣工验收日期”来确定建设工程的竣工验收合格日。理由是,2000年建设部的《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》(下称《暂行办法》)第4条规定“建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内,依照本办法规定,向工程所在地的县级以上地方人民政府建设行政主管部门(以下简称备案机关)备案”、第6条规定“备案机关收到建设单位报送的竣工验收备案文件,验证文件齐全后,应当在工程竣工验收备案表上签署文件收讫。工程竣工验收备案表一式二份,一份由建设单位保存,一份留备案机关存档。”《暂行规定》第8条还规定“备案机关发现单位在竣工验收过程中有违反国家有关建设工程质量管理规定行为的,有权责令单位停止使用已验收合格的建设工程,重新组织竣工验收。”因此建设单位原组织的竣工验收就作废了,必须重新按备案机关的要求重新组织竣工验收。

2、第14条第2款的规定与房地产实务操作互相矛盾

国务院《条例》第16条规定“建设单位收到建设竣工报告后,应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。”《暂行规定》第6条规定“工程竣工验收应当按以下程序进行:工程完工后,施工单位向建设单位提交工程竣工报告,申请工程竣工验收。……”、第7条规定“工程竣工验收合格后,建设单位应当及时提出工程竣工验收报告”,因此承包人在房地产实务中没有提交竣工验收报告的义务,只有提交工程竣工报告的义务,即先由承包人提交《工程竣工报告》,然后由先后监理单位提交《工程质量评估报告》、《勘察、设计文件质量检查报告》,最后是发包人制作《工程竣工验收报告》。笔者认为,《解释》第14条第2款关于“承包人提交竣工验收报告”的表述应修改为“承包人提交工程竣工报告”。

3、如何认定“发包人拖延验收”在司法实践中缺乏可操作性

由于第14条没有详细列举发包人拖延验收的具体行为,在审判实务中如何认定发包人拖延验收主要有两种观点:(1)参考《建筑装饰施工合同》(甲种本)第32条的规定“甲方代表在收到乙方送交的竣工验收报告7天内不予批准且不能提出修改意见,视为竣工验收报告已为批准,即可办理结算手续。竣工日期为乙方送交竣工验收报告的日期,需修改后才能达到竣工要求的应为乙方修改后提请甲方验收的日期。”[2]这种观点与房地产竣工验收的实务有差距。首先,乙方承包人没有送交竣工验收报告的义务,只是承担递交《工程竣工报告》的义务;其次,甲方发包人无权批准《工程竣工验收报告》,只是制作《工程竣工验收报告》,按照国务院《条例》第49条的规定其最终批准权限应当是地方政府的建设行政主管部门,而其是否被批准的依据是《竣工验收备案表》;(2)按照建设部《建筑工程施工发包与承包计价管理办法》第16条的规定来认定发包人拖延验收的时间,即发包方应当在收到竣工结算文件后的约定期限内予以答复。逾期未答复的,竣工结算文件视为已被认可。发包、承包双方在合同中对上述事项的期限没有明确约定的,可认为其约定期限均为28日。[3]这种观点的缺陷在于损害了承包人的利益,因为在房地产竣工验收实务中,竣工结算文件的递交,是在工程竣工验收合格后的28天之内。建设工程的竣工验收,是承包人请求支付工程款的前提条件,如发包人迟迟不组织工程竣工验收,承包人就无法向发包人递交竣工结算文件。

笔者认为,若发包、承包双方在合同中有约定的,依约定。无约定的,应按照房地产竣工验收的实际情况分别认定。(1)承包人在工程完工之后,依照《暂行规定》及时向发包人递交了工程竣工报告和竣工验收申请,发包人依照《暂行规定》组成验收组验收并提出整改意见的,承包人按验收组的整改意见整改后,第二次向发包人依法递交工程竣工报告和工程竣工验收申请的,发包人却以“整改不到位为由”拒绝组织再次验收的,但验收组大多数成员都认为整改到位且工程质量达到合格标准的,此种情形应以承包人第二次递交工程竣工报告日期为竣工日期,且认定发包人为拖延验收;(2)工程完工后,承包、发包双方依法组织验收并将相关文件报送地方建设行政主管部门,但该部门审查认为需要重新组织验收的,也应当以承包人第二次递交工程竣工报告日期为竣工日期。若发包人以种种理由拖延不依法组织验收的,笔者认为应以29个工作日为认定发包人拖延验收的期限,其中包括工程质量监督机构的7个工作日、地方政府建设行政主管部门办理备案手续的15个工作日、发包人依法组织竣工验收所需的7个工作日。

【参考文献】

文件管理论文篇3

如果对过去一段时间的研究作一个阶段性的反思的话就不难发现,在课题面临的种种问题当中,如何找准现代教育技术与语文教学的最佳结合已成为研究的重点与难点,而这种结合的关键似乎又更明显、更集中地体现在课件的设计、制作与运用上。因为课件虽然只是课堂教学的一部分,但如何去设计与运用它却直接体现了教师的教育教学观念,体现了教师、学生、教材、媒体在课堂教学中的关系,而这恰恰是探讨新型教学模式的关键,也正因为如此,在课题研究过程中经常产生的种种怀疑与争论,都最终不约而同地集中到课件上。

可以这么说,由课件引起的众多讨论,已超越了课件本身,而涉及到了课题的一些实质性的问题,对课件的研究也已经成为课题研究中提纲挈领的关键。对课件认识的程度,直接影响到课题研究的进展。如果我们对课件设计、制作、运用过程中的一系列问题能够有一个较为清晰的认识,那么下一步的研究将会顺利得多,但是反过来,它也可能成为影响课题继续深入、推广下去的瓶颈。就目前的情况看,课件已经成为课题研究推而广之的拦路虎,许多对课题的怀疑、观望或者是望而却步大多是由课件直接引起的,即使是勇于尝试、有志与此的一部分人,也由于“想说爱你不容易”的种种艰辛与困惑,而影响了前进的脚步。但与此同时,全国素质教育的大力推进力度,语文教改的强烈呼声,课题研究继续深入的势头,显示了现代教育不断前进的步伐。加强对课件研究的迫切性已不容置疑,正是时候了。

因此,笔者认为,现阶段课题要想有所突破,也许可以先从课件入手,搞清其在课堂上的作用,与学生、教师、教材等教学因素的关系,进而明确课件设计的原则,运用中的定位,然后才可能在教学模式的探索上有所作为。在对这诸多问题还没有较为清晰的认识之前,似乎还不宜急于重构新的课堂关系,否则力不从心,漏洞百出不说,更可能使本来探索过程中正常出现的一些问题被夸大,影响自己更影响其他后来者的信心,阻碍研究的步伐。

正是基于以上原因,本文试图换一个研究的角度,从现代教育技术介入后,新的课堂关系中的矛盾焦点——课件入手,提出一些问题,希望能从中理出一些头绪,即使无法从根本上解决问题,但也许籍此一斑而窥见全豹,进而解决问题也未为不可。

对现状的反思

纵观语文教学软件的来源,大致可以分为两类,一类是计算机公司与教育部门合作开发的软件,此类软件基本以课本为蓝本,与电子课本没有本质区别。而且这类软件大都以学生学习课堂所要学的教学内容为主,以学生能够顺利通过考试为目标,很难说这些软件究竟对学生的学习起了多少作用。也有些公司找一些著名的中小学合作,投入很大,希望能够出品面向教师的帮助教师讲课的精品课件,但由于课件的通用性差,软件运行时不容易随时修改或加入自己的想法,因为教无定法多数教师不愿意使用这类软件,对有一定教学经验的教师更是如此。(1)

那么另一类由语文教师自己开发的软件又如何呢?费时、耗力且不说,从已开发出的软件质量上看,由于计算机编程人员对学科缺少了解,脚本又不容易说清楚,有些教师虽然有教学经验但不大明白计算机能做什么,所以软件脚本就不会比传统教学有很大突破。即使不存在上述障碍,由于新教学观念的转变不是一朝一夕的事,有些教师囿于传统习惯与观念的影响,对课件的认识还不深,因此,课件制作或旧瓶装新酒,仅停留在教案+板书+资料的层次上,缺乏针对性,缺少说服力,课件在质量上也很难有所突破。

由于课件质量差强人意,就必然导致课堂教学远不能达到预期效果,造成了很多负面影响。课堂上常会出现这样的情况:课堂上协商、合作、讨论也热热闹闹地进行着,但学生和教师都抱怨自己患了“失语症”,被剥夺了话语权利。的确,面对这样一个涵盖了教案、板书、教材的“全能”课件,还有什么可说的呢?于是有人戏称:学生在课件中漫游,教师在讲台上手足无措,只有电脑忙忙碌碌,电脑成了插足的“第三者”。这样的课堂与传统教学没有本质的区别,甚至不如传统教学。

由此,有人就提出了以下的质疑:在一些优秀教师的课堂上,尽管主要是由教师讲授,也没有运用任何现代教学媒体,但教师绘声绘色、出神入化的讲授过程,依然能够激发起学生强烈的求知欲,学生学得津津有味,生动、活泼、主动。那么,现代教育技术是否是语文课堂的必需选择,教学的最优化是否只有通过现代教育技术才能实现?培养创新人才,建构新型教学模式是否一定要以现代教育技术为手段?

其实,这些问题已无须回答,但这样的质疑值得我们重视,其中反映的一些问题值得思考。首先,从上述疑问中可以看出,要在语文教学中普及、推广现代教育技术,那么,现代教育技术如何显示其在语文教学(特别是高中语文教学)中的独特的、不可替代的优势的问题就无法回避。这是课题研究目前迫切需要解决的问题,也是课题研究的关键.不解决这个问题,课题研究就很难再向前推进。虽然“四结合”课题准确地抓住了传统语文教学的一些弊病,并明确地提出了研究目标,但建构主义理论也好,现代教育技术也好,任何一种理论或技术都无法不经实践的检验、辨别与改进,拿来就用。鲁迅先生在《拿来主义》中曾谈到:“没有拿来的,人不能自成为新人,没有拿来的,文艺不能自成为新文艺.”现代教育技术要想被语文课堂教学所接受,也必须经过这样一个“为我所用”的占有、挑选的过程。事实已经证明,建构主义虽然给我们带来了一些先进的教学观念,但其本身的理论局限、现代教育技术的利与弊,语文学科教学的特殊性,以及由此带来的种种关系的变化,决定了一些先进的教育技术或教学理论还无法在语文课堂上直接套用,这就使课题研究面临一系列复杂问题,造成了课题研究的难度。在这种情况下,要解决问题就必须调整研究的思路,课题必须首先立足于语文学科教学研究,依托当前素质教育的大背景,明确语文教改目标,有选择地吸收、融会先进的教育教学理论,以现代教育技术为突破口,从而实现对传统语文教学模式的突破。这不仅仅是说法的变化,而是一个思路的变化,立足点的调整。

其次,教学媒体的现代化不等于教学最优化,教学最优化的决定因素不在于使用哪种媒体,而在于教师所持的教育观念。“如果在使用现代教学媒体时,依然以落后的教学理论作指导,采用落后的教学方法,只是向学生灌输知识,那么就从原来的教师的人灌变成电灌或人机共灌。”(2)现代教育技术的功能再强大,也只是一种技术手段,只是为语文教改提供了一种可能,但它不是包治百病的灵丹妙药,不能包揽一切,喧宾夺主,对它过分的依赖,反而会失去人的主体性与主动性,我们需要重新审视课堂上各自的角色定位,学生的主体、教师的指导地位不能动摇。优秀教师之所以教得好,关键在于能够激发起学生强烈的求知欲望,调动起大多数学生的学习兴趣、热情(最好是激情)、主动性(知识之内在逻辑的魅力以及知识对学生当前和今后发展之价值的吸引力)。因此,即使此时仍然只是教师的讲授,但此刻的教与学和后者的教与学可以有本质的不同,其根本区别就在于教与学的立足点是学还是教。优秀教师是把教师的教融化在学生的学习活动中了,教是手段,是为学生更好地学。成功教学的关键在于如何激发起学生主动建构的欲望与兴趣,如何引导学生步入知识的殿堂。这就使得课堂从单纯对学习结果的关注转移到对学习过程的关注上来,这看起来是视线的移动,但却是一个实质性的转变和观念上的飞跃。传统教学之所以备受死板、僵化的指责,也在于课堂对学习结果的过分关注,忽视了学习过程对学生学习的意义,扼杀了学生的主体意识,造成了诸多恶果。

建构主义认为,学生的学习过程应该是一个主动探究的过程。从心理学的角度看,在这个过程中存在着两种成就动机,一种力求成功的动机,一种是避免失败的成功动机。(3)由于学生在智力结构和发展水平上是有差异的,其成长环境和各自经历不同,他们在学习上所能达到的程度也是不同的,因此,教师在协助学生设立学习目标时一定要根据学生自身的最近发展区而定,不可强求统一,不同层次的学生设立不同的学习目标,采取分层推进、分类指导的方式,让不同层次的学生在经过努力后,都有机会获得成功的体验。当人把精力放在关注自身的努力时,他就不在乎别人怎么评价自己,不关注自身的努力时,他就不在乎别人怎么评价自己,不关注一时的成败,他明白,自己每付出一份努力,都是在朝向目标前进一步,因此,即使面对困难,他也不畏惧,也要设法克服,为了实现目标,他敢于尝试错误,敢于探索,所以他的努力、态度是积极的,学习起来是主动的,这时的学习动机是持久的、内在的.同时,对学习过程的关注,其意义还在于让学生把学习作为其提高人生质量的追求。关注学习过程,就是要优化学习过程,学习过程得到优化,自然就优化了学习结果。因此,必须把我们的着眼点转到关注学生的学习过程上,关注学生在学习过程中的努力,关注学生在学习过程中的成功体验。

这种对学生自我实现、自我价值的重视,体现了人本主义全面发展的主张,对学生内在的、持久的学习动机的激发,正是培养创造精神的前提,而学习过程中尊重个体差异,培养个性发展的重要环节——分层教学,恰恰是现代教育技术的优势所在,多媒体网络教学中的交互功能,是传统教学中无法实现的,建构主义学习理论强调“情境”的创设,强调学生与教师、学生与学生之间的“协作”、“会话”,就是强调反复交互。

对课件空间的探索

由此,我们可以尝试给作为交互的焦点——课件的功能和定位作如下描述:课件不应仅仅是一个静态的呈现学习内容的容具,它应该是关注学习过程的一个具体体现,是可以激发起学生主动建构的欲望与兴趣,引导学生步入知识的殿堂的一个动态的,具有强大召唤力、启发性的,可以从中不断衍化、生成新的思维结果的无限广阔的空间。它应该是点燃思维火花的导火索,是打开世界的一扇窗户,是学生探索学习的抓手,是点石成金的金手指,是尽情创造、实践的自由乐园。这个空间应该有活泼的流动的思维,有鲜明生动的个性,有植根与人文精神的人伦情怀、人性感受,有情感交融、回肠荡气的人化情境……

这种对空间的呼唤,首先是出于对学生学习主体的尊重,创造意识的呼唤。对于创新人才的含义,何克抗教授曾经作过精练的概括,创造型人才=创新意识+创造性思维+创造实践能力+有意义的独特产品(观点、作品、方法)。培养创新意识必须先培养学生的主体意识和个人意识,使学生从教师、教材乃至课件的话语权威中走出来,先要有可想,可说、可做的自由与空间,然后才能有敢想、敢说的主体意识,才能有鲜明、独特的个性话语,进而才有可能产生有意义的独特的观点、作品、方法。目前,许多学生由于长期受传统教学模式的影响,已习惯于接受现成的结论,如果课件中结论性的东西太多,学生就很难超越现有结论有自己的思考。另外,当课件着眼于思维的引导、实践能力的训练,着眼于教会学生学习时,课件的启发、引导必然能够激发学生强烈的学习欲望,搅动学生的思维,唤起学生更活跃的思想,也就可以有更多的富有创造性的思维或结果产生。这样动态的、可以不断衍生的特点造就了课件对学生的召唤力,而其召唤性的大小,应该成为衡量课件质量高下的一个重要标准

对空间的呼唤,更来自于语文学科本身的认识特点。语文课本中的文学内容占70%,语文课的主要活动——阅读、欣赏是一个特殊的认知过程。真正的作品总是具有极大的混沌性、模糊性,包含多重的(甚至是开掘不尽的)意义,有的“意义”甚至是可以意会不能言传、无法明晰化的,作品的价值是要在读者的创造性的阅读中去实现的。也就是说,文学的本性决定了对它的理解、阐释必然是多元(甚至是无穷尽)的,而且随着阅读对象,时间、空间的变化而不断发展。而文学的魅力恰恰也正在于此:真正的文学作品总是常读常新,并且给阅读者带来真正的创造性发现的喜悦。在这个意义上可以说,中学语文教学,指导学生阅读文学经典名作,对于启发正处于成长期的青年学生创造性思维与艺术想象能力,具有特殊的作用。

正是由于每部作品为所有的读者都提供了一个可供多方解读的空间。因此,教师、课件对作品过多过细的分析解释无疑是多余的,吃力不讨好,这种过度的关怀反而是对学生主体地位的的侵犯,它剥夺了学生想象的权利,限制了学生的解读的空间,甚至可以说它剥夺了学生阅读的乐趣,更束缚了学生的创造与个性,这不仅不符合阅读的一般规律,更与培养创造精神的基本出发点背道而驰。

但同时我们必须看到,学生是一个不成熟的读者群,是需要培养的读者,他们的阅读和审美既要尊重更需要引导,从这个意义上讲,教师以及课件的话语权利就在这里体现。

这样的课件相对于那些大而全的课件来说是有缺陷的,在内容上不全面,然而这样的缺陷是必需的,也是有价值的,因为它更有针对性,针对不同的文体,不同的课型,不同的教学目标、教学要求,不同阶段学生的认知特征,选择学生最需要而仅凭教师或传统媒体无法达到或更好解决的问题,或创设情境,或学法指导,或学习点拨,或人机交互……只有针对性才有实用性,课件不再是在课堂上到处开花,面面俱到的“全能选手”,而是课堂上的一个或几个兴奋点,兴奋学生的思维,兴奋教师的教学,使平淡处生奇,使无疑处生疑。也只有针对性才有灵活性,课件不再仅仅是课文的阐释,资料的展示,方法的罗列,而是提供了一个可供多方解读的空间,学生的思维是自由的、活跃的,更是有目的的。如此,现代教育技术不可替代的独特的作用才能充分显现。

课件本身必须依赖于科学技术而存在,但是我们应该警惕在人文学科中,不能让科学主义的力量将语文的人文精神消解,要充分地利用科学,就要对科学进行合理的限制。科学技术是一柄双刃剑,既有创造性,也有破坏性。这种警惕不是没有道理的,在对语文教学的各种反思与批判声中,就有“限制科学主义,张扬人文精神”的呼吁。几十年来,语文教学的失误之一就是科学主义的泛滥,人文精神的消遁。当然语文教学可以用科学理性的方法进行量化,分步骤,摆序列,循逻辑等,但科学主义的理性方法永远不可能彻底清晰地解决语文教学的复杂性,不可能根本解开语文教学之谜。(4)过度追求教材体系的逻辑化、教学点的细密化;教学方法上对语言和内容的透析化、准确理解化;语文知识完全量化;语文能力的训练层次化;语文考核测评的标准化等等,科学理性的剖解越深入,就越背离语文教学的本质。“人文学一般并不能单纯地从逻辑概念和逻辑上来解释,而总是更多地与某种‘先于逻辑的东西’相关联”。(5)语文在本质上强调人的情感,人的体验,总体特征趋向于综合整体、动态化、无规则、无序列、内隐和模糊。

只有当科学的理性方法在人文精神的领导下,去创造人化的情感空间,才能使科学为语文所用,现代教育技术才会与语文课堂真正结合。从这个角度看,课件的空间不仅是自由的、流动的,更应该是模糊的,有更多的不确定性。唯其是动态的、模糊的,才可以不断衍化、生成新的空间,才可以借助现代教育技术的神奇力量去构造气韵流转的人文环境,使学生透过科学的眼睛去体验、去感悟,体验生命的情意,感悟生活的多姿……以有限的空间唤起学生无限的求索与创造。

这样的空间需要利用课件来营造,但课件本身无法生成、衍化,只有在课件与教师、学生(主要是学生与课件)之间的不断的交互、对话中,学生的思维空间才能不断被搅动、被拓展,课堂才能有充满活力的思想涌动。课件的生命力要靠交互来激活。这种交互一方面来自课件的交互功能,另一方面来自课堂的交互设计。前者属于课件的设计问题,后者属于课件的使用问题。

对课件的使用更集中地体现了课堂教学中教师、学生、媒体之间的关系。对于教师、学生、课件这三者的关系,可以打一个比方来说明,如果说学生是一只展翅高飞的风筝,那借以放飞的长线就是课件,风筝飞得有多远多高,就看教师手中的长线能放多长,又如何控制。“海阔凭鱼越,天高任鸟飞”,课件走入课堂后,教师并不是放弃了对课堂的控制,而是利用课件达到了更高明的控制。这种控制以给学生更多自由为目的,更有随机性,更有创造性,也更富挑战性。

参考文献:

(1)唐玲:《我们需要什么样的教育软件》

(2)桑新民:《技术——教育——人的发展》

(3)马利文:《关注学习过程》

文件管理论文篇4

据美国的一家数据研究机构统计和预测,1998年美国的Email使用者每天发送500万条Email信息,而这一数据在1994年仅仅是50万条,据预测,到2002年这一数据将达到15亿条。1998年,该国的一家位于旧金山的网上职业公司发现他们每个星期收到的Email比电话多得多,达到1000条。这迫使该公司不得不思考该如何管理电子邮件。这家公司在美国名不见经传,由此可以想见电子信息是以一种什么样的规模充斥着现代化的机构。因此西方国家的档案工作者提出“职能鉴定”,强调分析文件所反映的“职能”比分析文件的“内容”更重要;考虑机构的哪些职能活动、哪些工作更重要,并把相关的文件保存下来,比逐件的阅读文件本身更有效。这个例子只是说明“职能鉴定”的基本思路。实际上,我们后面还会讨论,虽然电子文件的产生是“职能鉴定”得以提出和实现的契机,但“职能鉴定”中所包含和体现的思想却要丰富得多。

一、职能鉴定法形成的四个原因

一档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化

有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于1922年写成的《档案管理手册》。在这部书中,他提出“档案是公共凭证的道德捍卫,档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为,文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预,否则会损害文件的原始凭证性,所以他提出,不应由档案人员鉴定文件,档案人员的职责是保管档案而非制造档案,他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作,只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议,由于给予行政人员较多的信任和权利,并且不存在某种监督的措施,使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为,这种观点走入极端,会导致行政意志和国家意志塑造档案。

二十世纪四、五十年代,面对激增的机关文件,美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法,其中T·R·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》1956年中发展了美国当时另几位档案工作者的观点:档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件,并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为,档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分,鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求,因此可以看出这一鉴定观点也就意味着,以历史学家的实际利用需求或预期利用需求,作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识,有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要,无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是,“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。

“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点,其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定,即主要研究档案有用性的鉴定;其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成:鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法,其中鉴定标准尤为重要,鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开,而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论,可以发现,他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用,因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定,而T·R·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值,主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展,回答自然是“不”。

正如T·库克所言:“本世纪档案论述的主题是,根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述:“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代,直至美国注重政府文件管理的时代,档案事业在传统上是由一个国家建立,为这个国家服务,作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法地位。现在情况不同了,20世纪末期公众对档案的认识,或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化,即档案现在是‘属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理’。在普通公民看来,档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人权益,而且更多的还应该为他们提供根源感、身份感和集体记忆。”当前在西方发达国家档案界普遍存在的这种“社会档案”观念是受五、六十年代以来的“后现代主义”的影响,“后现代主义”反对权威、否定中心的个性正是档案理论思想基础从国家模式到社会模式的变革的哲学根源。

档案理论基础的变化,全新地确认了档案价值主体——不再是机构内部的工作人员和历史研究人员,而是社会中的全体公民。这种价值主体的改变毫无疑问会深刻地影响档案价值鉴定理论,最初是德国的汉斯·布姆斯在60年代末期,开始强调社会应确定自身的价值,档案必须如实地反应这些价值,档案价值不应该取决于詹金逊所说的行政官员,也不应该取决于谢伦伯格所说的历史学家,而是取决于人民大众。他强调,“公众和公众舆论可以使档案鉴定合法化,并且可以为档案鉴定提供基本的准则。”他号召档案工作者通过历史地研究公众舆论来发现档案的这种社会价值,并将这种价值用于文件鉴定。这是一个华丽而充满魅力的口号,但很遗憾,它并不具有指导鉴定活动所应有的可操作性。1991年,布姆斯在经过长期的思考和研究之后,提出“文件的社会价值最好不是直接通过对社会动力和公众舆论的研究确定,而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。”按照这种新的方法,鉴定的标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。

二文件数量的激增

有关职能鉴定的提出,档案学思想基础的变化是重要的,然而不是唯一的。现代管理机构中日益形成的如‘雪崩’一般的文件渐渐使文件和档案工作者招架不住了,我们已经不可能逐件地去鉴定每一份文件、案卷,这样的工作会象一个“黑洞”吞噬文件和档案工作者全部的精力。因此,早在1957年德国的一次档案年会上就有人建议,机构应该依据其职能的重要性而选择保管他们产生的文件,划分文件产生机构职能的级别而非鉴定每一份文件的观点形成了。当时情况下有学者认为,这是一种逃避的方法,因为这被认为是面对大量文件感到无助时的对策。档案工作者想通过决定文件形成者的重要程度,处置掉非重要机构的文件,来减少纸张的数量。不论这种情况是否反映了档案及文件工作中可能出现的被动局面,它——文件数量的巨增,确实构成了“职能鉴定理论和方法”产生的又一大驱动力。

三越来越多的文件产生于机构的协作活动中

社会机构的稳定性日益削弱而且特定社会活动中不同机构之间的联系也日益密切和复杂,职能鉴定的观点也适应了这样一种状况。从这一角度提出职能鉴定的代表人物是美国的海伦·塞穆尔斯,她早期从事大型科技项目文件的处理,这些项目形成的文件分散在政府部门、大学、企业和公司中,在这种情况下,以机构为核心,以单份文件为对象的传统鉴定法带来的是四分五裂和不完善的档案。因此,她设想通过“文献战略”,一种多机构的,以研究为基础的分析,将众多档案馆的鉴定活动结合在一起,使档案文件反映社会的主要论题、问题、活动或职能的方法来妥善解决现代复杂机构的庞大文件的问题。

四电子文件的产生

如果说以上的三方面的原因驱动我们采取一种与传统鉴定理论完全不同的视角的话,那么,它们的功劳确实也只能描述到这种程度,没有电子文件的出现和对其鉴定活动的研究,“职能鉴定”方法可能只是在一种观念层次上“徘徊”,电子文件使我们把问题看得更清楚,同时电子技术也赋予“职能鉴定”以更强的可实现性。

电子文件的性质和数量对鉴定的影响表现在以下几个方面:

1电子文件的数量是如此的庞大,比尔曼和海兹乔姆都认为,审视100%的文件,只为了挑选其中不足3%的文件保存下来,效率不高。

2电子文件产生分散,一个庞大机构内部将会有多个业务管理系统,而且由于业务活动彼此之间协作的频繁,一份电子文件很可能是由不同系统之中的数据瞬间联结而成的,这样,不从更宏观、更抽象的角度把握这些系统中产生的文件,而进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”式的鉴定方法是不可行的。

3电子文件大多呈虚拟状态,而且很多文件可能时刻与一个动态的数据库相连,这种情况下,仍采用传统的逐件鉴定的方法就会象一只永远在追赶自己尾巴的猫。

4也就是最重要的原因,电子文件的鉴定要求在文件产生之初就完成,我们面临的更为严峻的问题可能不是害怕被巨量的文件淹没,而是意识到可能根本不会有文件被送来鉴定。现有的许多系统都具有动态删除和更新数据的功能,另外,对于许多通过瞬间逻辑联结形成的虚拟文件,这些文件都是瞬间即逝的,如果不在系统设计之中就嵌入档案管理的要求,不把鉴定的标准作为系统程序的一部分先行输入计算机之中,那么电子文件即使曾经存在过,也终会流失。电子文件管理研究的专家普遍认为:“档案保管系统设计阶段提供了保证鉴定决策最有效实施的最佳机会”。

因此,有关专家建议,“电子环境中,文件的鉴定必须在文件产生之初就开始执行,鉴定标准甚至应该在文件尚未产生之前,就作为文件保管系统的一部分而存在。”这样一种要求的实现必须通过“职能鉴定”来达到,“职能鉴定”根植于对文件产生机构以及其职能活动和工作流程的深刻认识之上,通过分析机构活动的有机联系以及机构职能、活动和业务的重要性,决定文件的存留,鉴定的标准和结论必须要体现为一套详细、具体和技术可实现的方案,并最终将这套方案嵌入到文件保管系统中去。“职能鉴定是电子文件的鉴定方法”这一观念已经被普遍地接受。

文件管理论文篇5

行政诉讼的一个显著特点是,被告行政机关的具体行政行为,不仅依据法律、行政法规、部门规章、地方性条例、地方规章、自治条例、单行条例,还依据各种各样的红头文件。

红头文件对我国社会生活的影响很大,种类繁多。从制定主体来看,不仅有行政机关制定的红头文件,还有各级党组织、立法机关、司法机关和检察机关制定的红头文件。在现实生活中,这些红头文件,对行政机关做出具体行政行为,都有不同程度的影响和效力。为了讨论的方便,本文仅论述行政机关制定的红头文件,不涉及其他机关制定的红头文件。

红头文件,是一种俗称。对行政机关制定的红头文件,在行政学界和行政审判实践中,一般称为“其他行政规范性文件”,泛指除行政法规、规章以外的其他抽象行政行为。

《行政诉讼法》第十二条规定:“人民法院不受理公民、法人或者其他组织对下列事项提起的诉讼:(二)行政法规、规章或者行政机关制定、的具有普遍拘束力的决定、命令”。但是,没有对其他规范性文件的审查和适用做出具体规定。

最高人民法院在《关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》中,第六十二条规定:“人民法院审理行政案件,可以在裁判文书中引用合法有效的规章及其他规范性文件。”本条暗示性地规定了人民法院对其他规范性文件享有审查权,同时对合法和有效的其他规范性文件应当适用。

然而,如何审查和适用其他规范性文件,是行政审判中的一个重大课题。本文首先阐述其他行政规范性文件的性质,然后讨论其他行政规范性行政文件的分类,最后探讨其他行政规范性行政文件的效力问题。

一、前言

行政诉讼的一个显著特点是,被告行政机关的具体行政行为,不仅依据法律、行政法规、部门规章、地方性条例、地方规章、自治条例、单行条例,还依据各种各样的红头文件。

红头文件对我国社会生活的影响很大,种类繁多。从制定主体来看,不仅有行政机关制定的红头文件,还有各级党组织、立法机关、司法机关和检察机关制定的红头文件。在现实生活中,这些红头文件,对行政机关做出具体行政行为,都有不同程度的影响和效力。为了讨论的方便,本文仅论述行政机关制定的红头文件,不涉及其他机关制定的红头文件。

红头文件,是一种俗称。对行政机关制定的红头文件,在行政学界和行政审判实践中,一般称为“其他行政规范性文件”,泛指除行政法规、规章以外的其他抽象行政行为。

《行政诉讼法》第十二条规定:“人民法院不受理公民、法人或者其他组织对下列事项提起的诉讼:(二)行政法规、规章或者行政机关制定、的具有普遍拘束力的决定、命令”。但是,没有对其他规范性文件的审查和适用做出具体规定。

最高人民法院在《关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》中,第六十二条规定:“人民法院审理行政案件,可以在裁判文书中引用合法有效的规章及其他规范性文件。”本条暗示性地规定了人民法院对其他规范性文件享有审查权,同时对合法和有效的其他规范性文件应当适用。

然而,如何审查和适用其他规范性文件,是行政审判中的一个重大课题。本文首先阐述其他行政规范性文件的性质,然后讨论其他行政规范性行政文件的分类,最后探讨其他行政规范性行政文件的效力问题。

二、其他规范性文件的性质

红头文件的应用面很广,但是,不仅在学术界,还是在立法和司法实践中,对红头文件都没有统一的称谓。例如,在立法上,我国宪法和组织法称之为“行政措施”、“决定”、“命令”,《行政诉讼法》称之为“决定”、“命令”(第12条),《行政处罚法》称之为“其他规范性文件”(第14条),《行政复议法》称之为“规定”(第7条),《行政许可法》称之为“其他规范性文件”(第17条),国务院的行政法规《国家行政机关公文处理办法》称之为“公文”(第2条)。再例如,在司法实践中,1999年最高人民法院在《关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》中称之为“行政规范性文件”(第3条)、“其他规范性文件”(第62条),而在2004年《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》中,又称之为“具体应用解释和其他规范性文件”。为了行文的方便,本文以其他行政规范性文件来指称行政机关制定的抽象行政行为的红头文件。

其他行政规范性文件,是行政机关的一种行政行为方式。行政法学界的通说认为:“其他行政规范性文件,是指行政机关及被授权组织为实施法律和执行政策,在法定权限内制定的除行政法规和规章以外的决定、命令等普遍规则的总称。”在司法实践中,最高人民法院定义为:“是指行政机关针对不特定对象的能反复适用的行政规范性文件”。国务院的行政法规《国家行政机关公文处理办法》定义为:“行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。”

上述三种定义,由于看问题的角度不同,存在很大的差别。

行政法学界的定义,是从行政行为理论出发的,希望用其他规范性文件这个概念来涵盖所有的抽象行政行为,因此该定义包括了除行政法规和规章以外的内部抽象行政行为和外部抽象行政行为。

最高人民法院的定义,则是从行政审判的实际出发,主要指外部抽象行政行为。

国务院的定义,是从行政管理角度出发的,不仅包括内部抽象行政行为和外部抽象行政行为,还包括部分外部具体行政行为和内部具体行政行为。从严格意义上来讲,国务院的定义超越了其他行政规范性文件的范畴,不属于本文研究的范围。但是,了解行政机关看待红头文件的视角,有助于行政审判人员理解其他行政规范性文件的性质;而且,国务院《国家行政机关公文处理办法》是目前我国调整其他行政规范性文件最主要的法律规范,规定了其他行政规范性文件的形式和程序,因此,了解国务院的定义,对审判实践具有现实意义。

最高人民法院对其他行政规范性文件的定义,形成于1999年,而我国行政法学界的定义,形成于2004年。二者的差异,反应了我国对其他行政规范性文件认识的深入。

在表面上看,二者的差异在于其他行政规范性文件是否包含内部抽象行政行为。而实质上,二者的差异在于是否认识到内部抽象行政行为的法律效果外部化问题。

德国和日本的学者很早就认识到内部抽象行政行为的法律效果外部化问题。德国的毛雷尔教授说:“行政规则虽然只在行政内部有效,但可能对公民即外部领域具有重要意义。大量的行政规则都规定了行政机关及其工作人员如何在外部领域、针对公民执行行政任务。通过行政机关适用,行政规则具有事实上的外部效果。”“现在普遍承认行政规则事实上的外部效果具有法律意义。”日本的盐野宏教授则称之为“行政规则的外部化现象”。

我国对其他行政规范性文件认识的深入,也反应在最高人民法院对其他行政规范性文件的名称上。2004年,最高人民法院在《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》中,除了保留“其他规范性文件”的概念外,还增加了“具体应用解释”这一内部抽象行政行为的概念。最高人民法院指出:“行政审判实践中,经常涉及有关部门为指导法律执行或者实施行政措施而作出的具体应用解释和制定的其他规范性文件,主要是:国务院部门以及省、市、自治区和较大的市的人民政府或其主管部门对于具体应用法律、法规或规章作出的解释;县级以上人民政府及其主管部门制定的具有普遍约束力的决定、命令或其他规范性文件。”

根据对其他行政规范性文件的定义,可以看出其具有如下三项特征:

1、制定主体

有权制定其他行政规范性文件的主体,只能是国家行政机关或者法律法规授权的组织。其他国家机关和各级党组织制定的红头文件,不是其他行政规范性文件。我国现行立法和司法解释对其他行政规范性文件的各种规定和调整,不适用于这些红头文件。

2、调整对象

其他行政规范性文件的调整对象是不特定的主体,包括行政机关和不特定的行政相对人,具有普遍约束力。如果红头文件的的调整对象是特定的行政相对人,或者行政相对人能够确定,则该红头文件是具体行政行为,而不是其他行政规范性文件。

3、适用效力

其他行政规范性文件,能够反复适用。根据最高人民法院的定义,其他规范性文件必须同时具备针对不特定的对象和能反复适用这两个特征。只符合一个条件的红头文件,是具体行政行为,不是其他行政规范性文件,属于人民法院的受案范围。

三、其他行政规范性文件的分类

分类是法学研究和法律实务的根本任务之一。只有对其他行政规范性文件进行分类,才能确定其法律性质,采取不同的审查方法,适用不同的法律效果。

根据分类标准的不同,可以对其他行政规范性文件进行不同的分类。例如,以调整对象为分类标准,可以将其他行政规范性文件分为内部其他行政规范性文件和外部其他行政规范性文件。以其他行政规范性文件的内容为分类标准,可以分为创制性、解释性、指导性其他行政规范性文件。

还可以根据其他行政规范性文件的具体形式进行分类。国务院《国家行政机关公文处理办法》第二章就划分了十三个类别,即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,并且对这些类别的适用范围、格式做了详尽规定。

德国和日本的学者通常首先根据其他行政规范性文件的调整对象进行分类,然后再根据其他行政规范性文件的作用进一步分类。当然,德国和日本理论界没有“其他行政规范性文件”这个概念。

德国的毛雷尔教授认为,我国指称的其他行政规范性文件,在德国由一般命令和行政规则组成。一般命令,相当于我国的外部抽象行政行为,包括针对人的一般命令、针对物的一般命令和使用规则三种。德国的行政规则,相当于我国的内部抽象行政行为,包括组织规则和业务规则、解释法律的行政规则或者规范具体化的行政规则(解释性准则),裁量控制行政规则(裁量准则)、替代法律的行政规则。毛雷尔教授认为,上述四种行政规则都有内部抽象行政行为的法律效果外部化问题,但是外部化的条件不同。

日本的盐野宏教授认为,我国指称的其他行政规范性文件,在日本由法规命令和行政规则组成。法规命令“就其与法律的关系而言,有委任命令和执行命令的区别。委任命令,是指根据法律的委任,来规定和私人之间的权利、义务内容本身的规范。”“与此相对,执行命令,是指与权利、义务关系的内容本身无关的,关于为实现其内容的程序的规范。”“委任命令,在概念上是需要法律的根据的,而执行命令由于不是重新规定权利、义务的内容,所以被认为不需要具体的法律根据。”盐野宏教授所说的法规命令不完全同于我国的外部抽象行政行为,其中大部分委任命令已经相当于我国的行政法规和行政规章。日本的行政规则,相当于我国的内部抽象行政行为,包括1、关于组织的规定;2、关于具有特别关系的人的规定;3、以各行政机关为相对人,关于各行政机关的行动基准的规定。其中有规定应该依据解释基准的,也有提示有关裁量基准的;4、交付补助金时制定的交付规则或者交付纲要;5、以文书形式规定对于行政相对人的行政指导基准的规定。盐野宏教授认为,上述五种行政规则,除了关于组织的规定外,其他四种都有内部抽象行政行为的法律效果外部化问题,当然外部化的情况不同。

我国行政法学的体系,深受法国、德国等大陆法系国家,以及日本的影响。但是,我国行政法学对其他行政规范性文件的通说,没有引进这些国家的理论。首先,我国在理论上和司法实践中,创造了“其他行政规范性文件”这一概念,用以涵盖内部抽象行政行为和外部抽象行政行为;其次,我国行政法学没有遵循德国和日本行政法学界的分类方法,而是不分内部抽象行政行为和外部抽象行政行为,径直根据其他行政规范性文件的内容,把其他行政规范性文件分为创制性文件、解释性文件和指导性文件。

我国行政法学的通说认为,创制性文件,是指行政机关或被授权组织为不特定公众创设新的权利义务的其他行政规范性文件。它有两类,即依职权的创制性文件和依授权的创制性文件。依职权的创制性文件是行政机关为了行政管理的实际需要,根据宪法和有关组织法规定的固有职权而制定的,对不特定公众创制新的权利义务的其他行政规范性文件。依授权的创制性文件是指行政机关为了补充行政法规范或变通上级其他行政规范性文件的规定,依据宪法和组织法以外的法律、法规、规章或上级其他行政规范性文件的专门授权而制定的,为不特定公众创制新的权利义务的其他行政规范性文件。

解释性文件,是指行政机关为了实施法律、法规和规章,统一各个行政机关极其公务员对法律、法规和规章的理解及执行活动,对法律、法规和规章进行解释而形成的规范性文件,包括法定解释性文件和自主解释性文件两类。法定解释性文件,是指具有法定解释权的行政机关对法律、法规和规章进行解释而形成的其他规范性文件。自主解释性文件,是指行政机关为了统一所属行政主体及其工作人员对法律、法规和规章及特定其他行政规范性文件的认识,对法律、法规和规章及特定其他行政规范性文件进行解释而形成的其他行政规范性文件。

指导性文件,是行政机关对不特定公众事先实施书面行政指导时所形成的一种其他行政规范性文件。

《行政法与行政诉讼法》一书第十二章《抽象行政行为》的作者叶必丰教授在其他文献中提到了进行分类的理由,他说所称的创制性文件包括德国的替代法律的行政规则和违法抽象行政行为;解释性文件涵盖德国的解释性准则和日本的解释基准;指导性文件对应于日本的以文书形式规定对于行政相对人的行政指导基准的规定。其他分类可以完全包含在上述三种分类之中。

笔者不赞成叶必丰教授的分类。首先,叶必丰教授不知道是有意还是无意,完全忽略了外部抽象行政行为,将自己的分类体系和德国、日本的内部抽象行政行为,即行政规则相对应。而没有注意到,德国和日本用一般命令和法规命令这样不同的术语,指称了我国最高人民法院司法解释所说的其他行政规范性文件,即外部抽象行政行为。当然,对创制性文件进行扩大解释,是可以涵盖外部抽象行政行为的,但是,这种分类理论显而易见存在明显的缺陷。其次,叶必丰教授在分类的过程中,没有对内部抽象行政行为的法律效果外部化的情况进行描述,并加以分类,而是笼统地总结到“如果内部行政规则发生对内对外的法律效果,则也可以归类为创制性行政规范、解释性行政规范和指导性行政规范来加以讨论和研究,无需作为一类独立的行政规范。”这种分类理论,笔者认为不仅难以为行政法学生所理解,而且,不具有司法上的可操作性。

由此,笔者赞成最高人民法院在《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》中的分类,即行政机关为指导法律执行而作出的具体应用解释,包括国务院部门以及省、市、自治区和较大的市的人民政府或其主管部门对于具体应用法律、法规或规章作出的解释;和行政机关为实施行政措施而制定的其他规范性文件,包括县级以上人民政府及其主管部门制定的具有普遍约束力的决定、命令或其他规范性文件。

这种分类方式遵循了内部抽象行政行为和外部抽象行为之分的理论模式。首先,遵循了德国和日本的分类模式。笔者并非认为“外国的月亮就是圆”,而是认为德国和日本,尤其是德国,其行政审判有数百年的历史,而它们采取同样的分类方式,必然有其深厚的理论和实践底蕴,而叶必丰教授的分类理论,不说不能让人完全信服,也是理论依据有所欠缺。其次,从德国毛雷尔教授和日本的盐野宏教授的著作中,可以看出他们理论之精妙,令人信服。

另外,最高人民法院在《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》的措辞是非常谨慎的,“行政审判实践中,经常涉及有关部门为指导法律执行或者实施行政措施而作出的具体应用解释和制定的其他规范性文件”,“经常”两个字,意味着没有穷尽对其他行政规范性文件的分类,为其他内部抽象行政行为的法律效果外部化留下了空间。

最后,笔者想指出,无论是创制性、解释性、指导性其他行政规范性文件三分法,还是具体应用解释和其他规范性文件两分法,都是一种理论性分类。在具体司法实践中,一份红头文件可能不仅包括具体应用解释,也包括其他规范性规定。对红头文件的分析,必须根据红头文件的具体规定进行,以确定其不同规定的法律性质,采取不同的审查方法,适用不同的法律效果。

四、其他行政规范性文件的效力

讨论我国其他行政规范性文件的效力,必须首先了解我国法制的历史。

在立法上,中华人民共和国建立并制定宪法后,依照新的国家学说和政制理论,全国人民代表大会成为最高权威,一切权力由它而生,法律自它而出。这种理念在五四宪法中得到鲜明的体现。它规定,“全国人民代表大会是行使国家立法权的唯一机关”。不单国务院和地方没有被赋予立法权,连全国人大常委会都没有国家立法权(全国人大常委会有权解释法律)。但是,在法学理论和司法实践中,却呈现相反的现象。当时,只要是国家机关制定的规范性文件,无论哪个机关制定,也无论以什么方式制定,都是法,对人民法院具有拘束力。这种状况,随着1982年《宪法》、1989年《行政诉讼法》、2000年《立法法》的制定才得以改变。

我国行政法学界从不同的角度,对其他行政规范性文件的效力进行了探讨。

行政法学者周佑勇认为:1、其他行政规范性文件,在本质上,和法律、法规、规章一样,具有国家意志性和国家强制性;2、在法律效力上,作为一种抽象行政行为,具有与其他行政行为相同的公定力、拘束力、确定力和执行力;3、具有对法律、法规、规章的补充作用,起着补充和细化的作用;4、其他行政规范性文件,作为行政执法的依据符合我国法律的规定。

姜明安教授认为,其他行政规范性文件的法律效力主要体现在行政管理和行政诉讼两个领域。在行政管理领域,其他行政规范性文件的法律效力主要表现为:1、对行政管理相对人具有拘束力和强制执行力;2、对行政机关本身具有确定力,对具体行政行为具有适用力;3、是行政复议机关审理复议案件的依据。在行政诉讼领域,1、行政诉讼当事人可以以其他行政规范性文件作为论证相应具体行政行为违法或合法的根据;2、人民法院审理行政案件,对具体行政行为的合法性进行审理时,应同时审查相应具体行政行为所依据的规范性文件的合法性;3、人民法院在判决的正文中,不宜直接引用行政规范性文件的条文,但在判决的理由部分,可以指出具体行政行为所依据的合法的行政规范性文件。

最高人民法院在《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》中指出:“行政机关往往将这些具体应用解释和其他规范性文件作为具体行政行为的直接依据。这些具体应用解释和规范性文件不是正式的法律渊源,对人民法院不具有法律规范意义上的约束力。但是,人民法院经审查认为被诉具体行政行为依据的具体应用解释和其他规范性文件合法、有效并合理、适当的,在认定被诉具体行政行为合法性时应承认其效力;人民法院可以在裁判理由中对具体应用解释和其他规范性文件是否合法、有效、合理或适当进行评述。”

该司法文件,和最高人民法院《关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》一样,在规定人民法院对其他行政规范性文件拥有审查、适用权的同时,回避了《行政诉讼法》中“依据”和“参照”的概念,而使用了模糊化的“引用”一词。

笔者认为,无论是创制性、解释性其他行政规范性文件,还是具体应用解释和行政机关为实施行政措施而制定的其他规范性文件,在本质上,都是行政机关运用自由裁量权,对法律、法规、规章的一种解释。

解释性其他行政规范性文件,不需要做过多讨论。而创制性其他行政规范性文件和行政机关为实施行政措施而制定的其他规范性文件在理论上具有相同的含义。根据创制性其他行政规范性文件的定义,可以看出,其实质是,行政机关运用自由裁量权,对宪法和有关组织法对行政机关职权规范进行解释,以及对宪法和组织法以外的法律、法规、规章或上级其他行政规范性文件的解释。

从这一观点出发,我们可以借助国外做法,来理解其他行政规范性文件对人民法院的效力,以及人民法院对其他行政规范性文件所应该具有的基本立场。

美国法院认为,“在法律的解释上法院是最后的权威。正确地解释法律是设立法院的目的,也是法院不能放弃的任务。法院必须拒绝行政机关错误的解释。法院对法律问题可以进行深入的审查,用法院的意见代替行政机关的意见。”“法院是法律解释的最后权威,不表示法院在解释法律的时候完全不考虑行政机关的解释。美国法院在解释法律时,非常重视行政机关解释法律的意见。”“行政机关和法院在解释法律关系上是伙伴关系,不是一方排斥他方的独占关系。在这个伙伴关系中,法院处于优越的地位。在双方的意见不同时,法院具有最后解释的权力。”

美国学者在讨论法院为什么要尊重行政机关对法律的解释时,指出:1、从法律角度看,在法律将决定相关法律问题的权力委任给行政机关时,法院应当尊重行政机关依据国会授权所做出的解释;2、从解释能力看,存在行政机关某种相对于法院的解释优势。(1)行政机关对特定领域的法律的了解多于法院,(2)被解释的法律文本常是技术性的、含糊的、复杂的或者与事实、政策和裁量问题相关联。面对这些法律,行政机关的解释往往会优于法院,因为作为专门执行某一领域法律和政策的行政机关常常已形成了某种专业技能和技术知识,(3)行政机关经常专门负责执行某一具体法律,这种专门性赋予行政机关处理法律中问题和来自于具体解释中各种行政后果的熟悉知识,3、行政机关对法律的解释可能是正确的。

“美国法院在考虑行政机关的解释的长期经验中,已经在很多判例中发展一些标准,表明何时重视行政机关的解释,何时不重视行政机关的解释,以及对行政机关的解释应当重视的程度。”一般来讲,美国法院对行政机关的尊重程度有两种,强尊重态度和弱尊重态度。强尊重态度,法院不能用自己对法律条款的解释来代替行政机关对此的合理解释,只要行政机关的解释合理,法院就应予以尊重。弱尊重态度,是法院给予行政机关的看法比其他当事人提出的解释更大程度的尊重,尊重不是要法院放弃职责,只是要法院赋予行政机关的解释优于另一方当事人的地位。

借助美国的经验,结合《行政诉讼法》、司法解释所采用的“依据”、“参照”和“引用”三个词组,笔者想解释其他行政规范性文件对人民法院的效力,以及人民法院对其他行政规范性文件所应该具有的基本立场。

1、依据

《行政法规制定程序条例》第31条规定:“行政法规条文本身需要进一步明确界限或者作出补充规定的,由国务院解释。国务院法制机构研究拟订行政法规解释草案,报国务院同意后,由国务院公布或者由国务院授权国务院有关部门公布。行政法规的解释与行政法规具有同等效力。”

由此可见,国务院或者国务院授权的部门公布的行政法规解释,具有法源地位。“依据”代表了人民法院必须对行政法规的解释持有一种超强的尊重态度。在现行的体制下,人民法院对行政法规的解释没有审查权。

当然,《立法法》第90条规定,最高人民法院认为行政法规同宪法或者法律相抵触的,可以向全国人民代表大会常务委员会书面提出进行审查的要求。该条暗示性地规定了,人民法院还是可以对行政法规及其解释进行审查,但是不具有审查决定权。

2、参照

《规章制定程序条例》第33条规定:“规章的解释权属于规章制定机关。”“规章的解释同规章具有同等效力。”

笔者认为,我国的“参照”相当于美国法院的强尊重态度,即只审查规章解释的合法性,而不审查规章解释的合理性。

《关于执行〈中华人民共和国行政诉讼法〉若干问题的解释》第62条规定:“人民法院审理行政案件,可以在裁判文书中引用合法有效的规章及其他规范性文件。”《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》指出:“在参照规章时,应当对规章的规定是否合法有效进行判断,对于合法有效的规章应当适用。”“规章制定机关作出的与规章具有同等效力的规章解释,人民法院审理行政案件时参照适用。”都肯定了人民法院有权对规章解释的合法有效性进行审查,但都没有提到可以对规章解释的合理或者适当进行审查。

《立法法》没有规定规章违反法律、行政法规的处理办法,其实质是授权人民法院对违法无效的规章及其解释享有不适用权。在现实生活中,法院已经开始在行政案件的裁判中,对规章合法性作出较为明确的阐释。

3、引用

严格来说,“引用”不代表其他行政规范性文件对人民法院的效力,不适合与“依据”、“参照”相并列。笔者只是借用这个概念来说明人民法院对其他行政规范性文件所持有的基本立场。

最高人民法院在《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》提到的行政机关为指导法律执行而作出的具体应用解释;和行政机关为实施行政措施而制定的其他规范性文件,对应于行政法学界的通说,包括自主性解释,依授权的创制性和依职权的创制性其他规范性文件。

文件管理论文篇6

关键词:电子文件中心;苏南模式;安徽模式;比较研究

2007年4月26日-27日,国家档案局分别在常州和合肥召开了全国电子文件中心建设经验交流会。会上,有两种模式的电子文件中心特别引人注目。一种是苏南模式,另一种便是安徽模式。这两种模式的电子文件中心仅是有地域上的区别,还是有质的不同?它们的前景又怎样?为摸个水落石出,本项目组选取适当的研究对象,对之开展了文献调研和实地调研,在此基础上进行了较为全面的比较分析职称论文。

1研究对象的选择

对苏南模式的电子文件中心,本项目组选取了常州、南京、丹阳三家作为研究对象。常州市电子文件中心是我国第一家电子文件中心,地处“苏锡常”经济发达地区。南京是江苏省会城市,丹阳是镇江市下辖的县级市。这三地的选择,基本能代表苏南五市各级别的电子文件中心。对安徽模式的电子文件中心,本项目组选取了安徽省电子文件中心和芜湖市电子文件中心。安徽省电子文件中心是国家档案局关于电子文件中心项目的试点单位,芜湖市电子文件中心是安徽省电子文件中心的试点单位。这些研究对象的选择是具有典型性和代表性的。

2比较分析

本项目组分别从电子文件中心产生的缘由、职能职责、系统功能、人员概况、经费来源、管理规章、安全与灾备、运行情况及发展态势等九个方面进行了比较分析。

2.1电子文件中心产生的缘由

各家建设电子文件中心的起因或者目的主要有二:一是为了加强电子文件管理,二是为了政务信息资源共享。安徽模式的电子文件中心还强调维护电子文件的安全性、有效保存人类记忆、履行法定职责、促进政务公开、密切党群关系、节约政务管理成本,等等。这些,其实是加强电子文件管理和政务信息资源共享两大功能目标的拓展或者说是延伸。另外,电子文件中心的产生与档案主管机构的政策号召有很大的关系。比如,安徽省档案局与南京市档案局建设电子文件中心的另一个主要原因就是为了响应上级主管机构的号召。

2.2电子文件中心的职能职责

各家都叫电子文件中心,但性质是否相同?职能职责是否大同小异呢?显然不是。苏南模式的电子文件中心是按地区建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的电子公文管理利用中心。它只是现行文件或半现行文件利用中心,不具备归档功能,不能代替档案归档,各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案馆以进行归档。很明显,苏南模式的电子文件中心是政务信息公开的产物,提供现行文件和半现行文件的利用是它的职责。而安徽模式的电子文件中心与苏南模式的有着明显的区别。二者最大的不同在于安徽模式的电子文件中心具有归档功能,它最大的目标是为了保障电子文件完整、真实、有效,使得电子文件像纸质文件一样得到永久保存。在完整、真实、有效地长期保存电子文件的基础上,电子文件的利用仅是长期保存电子文件这一功能的拓展或延伸。

2.3电子文件中心应用系统的功能模块

由于这两种模式的电子文件中心性质不同,所以,它们的应用系统的功能模块也有很大的区别。苏南模式侧重现行文件和半现行文件的利用,所以,文件的审核、及查阅或检索是其主要模块。而安徽模式侧重归档与长期保存,所以,其功能模块比苏南模式的要复杂得多。捕获、数据管理、档案存储与保存规划是其主要模块。仅从数据管理这一模块上说,苏南模式仅需要管理电子文件及其主要的目录数据,以供检索、备份和统计。而安徽模式,为维护电子文件的完整性、真实性和有效性,不仅需要保存和管理电子文件本身,还需要保存并管理电子文件整个生命周期中与其产生、管理、归档、保存和利用等重要环节相关的一系列重要的元数据,而不单单局限于一些简单的目录数据。在安徽模式中,维护电子文件的完整性、真实性和有效性的原则始终贯穿着每个模块。

2.4电子文件中心人员概况

电子文件中心不是独立的组织机构,所以,各家都没有专门的编制。安徽模式将电子文件中心作为一个向数字档案馆过渡的长期保存人类遗产的项目,所以,项目组成员人数较多。该项目的试点工作组负责组织和协调。职能小组负责标准起草、方案修订、科研攻关等。苏南模式将电子文件中心作为电子政务平台上的一个应用系统,所以,电子文件中心只有l至3名不等的兼职人员,负责系统的日常维护和数据的、备份等。

2.5电子文件中心的经费来源

电子文件中心的启动经费多由政府部门以专项经费的形式拨付,只有南京市电子文件中心是以科研经费的形式启动。而日常运行费用都只由各档案局在办公经费中列支。显然,由于复杂程度不同,苏南模式的电子文件中心投资小,而安徽模式的电子文件中心投资大。

2.6电子文件中心的管理标准或规章

苏南模式的电子文件中心均未建立专门的管理标准或规章。而安徽模式的电子文件中心针对电子文件管理和电子文件中心运行所涉及的各个重要环节,建立了一系列详细的标准与规章,从行业标准到地方标准再到机构规章,从上至下形成了三级规范体系。尤其是安徽省电子文件中心项目负责编制的三个行业标准已于今年6月1日起实施,成为档案界的新热点。它们的制定及推广,有利于电子文件摆脱软硬件对它的束缚,为维护电子文件的完整性、真实性、有效性和长期可用性提供了制度保障和技术准备,为电子文件的归档扫清了障碍,铺平了道路。

2.7电子文件中心的安全与灾备

在安全防范与灾难备份方面,苏南模式仅采用了技术手段进行防范。而安徽模式不仅从技术上,而且还从管理层面上进行了制度建设,使安全与灾备有了制度保障。

2.8电子文件中心的运行情况

作为现行或半现行电子公文利用中心,苏南模式的电子文件中心建设周期短,见效快,使政务网内各机关单位很快地实现了政务信息资源共享,一度受到这些机关单位的好评。但2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,各级人民政府作为政务信息公开的义务主体,纷纷在自己的门户网站上建立政务公开栏目。这些栏目公开的文件类型除公文外,还有工作计划、工作总结、统汁信息、预案、规章制度、法律条文等。而电子文件中心中的文件类型只有公文,显然,在服务的“产品”类型上,电子文件中心有失丰富多样性。其次,政府门户网站除公开本级政府及各部门的政务信息外,还公开垂直管理部门、公用企事业单位及下级政府机关的信息。而电子文件中心只能公开政务内网中各机关单位的信息。由于历史原因,或因经费、软硬件等问题,进入政务内网的机关单位总是不全,有的政务内网中连本级政府各部门机关都不全,更别提下级机关、条管单位和企事业单位了。这样,电子文件中心在服务的“产品”数量上明显不及政府门户网站的政务公开了。由此,现行或半现行公文利用功能受到严重冲击,苏南模式的电子文件中心利用率急转直下。

安徽模式的电子文件中心因为具有归档功能,以长期保存电子文件,维护电子文件完整性、真实性和有效性为己任,所以,建设周期长,见效慢。经过3年多,目前,只是完成了基础建设,处于试运行时期,利用效果尚不明显。

2.9电子文件中心的发展态势

因受到政府门户网站中政务信息公开的冲击,苏南模式的电子文件中心的现行文件和半现行文件利用率非常低,有时甚至为零利用。除文件利用外,它的另一个功能是文件备份,即相当于对政务内网中各机关单位的电子公文进行了同城异地备份。然而,实际上,政务内网中的所有数据,各地的信息化发展机构会负责备份,电子文件中心的备份功能显得无足轻重。最终,苏南模式的电子文件中心只得将发展目光放到归档功能上。然而,由于电子文件中心最初的定位只是现行文件或半现行文件的利用中心,在应用系统的功能设计上没有为归档预留出路,这样,苏南模式的电子文件中心就处于进退两难的境地了。

安徽模式的电子文件中心一开始定位就很明确,它不是以现行文件或半现行文件的利用为目的,而是以保证电子文件完整、真实、有效和长期或永久可用作为根本目的,以归档作为主要职责。它除接收本级档案馆接收范围内所有单位形成的电子文件外,还将逐步建立起省、市、县三级电子文件中心互联,并且将电子文件中心的数据与安徽省分布式档案基础数据库整合,实现电子文件和数字化档案信息资源的集中管理和利用。很明显,它今后的发展方向是电子档案中心或数字档案馆。

3结论

苏南模式和安徽模式的电子文件中心既有区别又有联系。在性质上,这两种模式的电子文件中心是有区别的。苏南模式的电子文件中心是现行电子公文或半现行电子公文利用中心,它没有归档功能。它投资少,建设周期短,见效快。而安徽模式的电子文件中心是以维护电子文件的完整性、真实性和有效性为目标的长期或永久保存电子文件的归档基地,它具有归档功能。它在人力、物力上投资多,建设周期长,见效慢。它必须严格遵守行业标准和管理规章。它们之间又是有联系的:①二者同时抓住了电子政务发展的契机,借助电子政务内网作为电子公文传输和收集的一个主要渠道;②目前,二者收集和管理的对象都是电子公文;③二者都可以实现政务信息资源共享,提供现行公文或半现行公文的利用。

从运行情况和发展趋势来看,自2008年5月,《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后,政府门户网站开辟政务信息公开栏目,使得电子文件中心的现行或半现行公文的利用功能受到冲击。因此,主要以现行或半现行公文利用为目标的苏南模式的电子文件中心渐显衰微。而以归档基地为目标的安徽模式的电子文件中心不受此条例的影响,它向着电子档案中心或数字档案馆的方向大步迈进。这两种同样基于电子政务发展起来的电子文件中心为什么会有如此不同的发展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有着质的不同。安徽模式紧紧抓住了档案管理机构不同于其他任何管理机构的职责所在一一有效地长期或永久地保存对国家和社会具有保存价值的历史记录(即档案)。以此为出发点,一般而言,不会与其他机构存在职能上的重大冲突。

安徽模式的电子文件中心定位准确,前景广阔,那是不是就一帆风顺呢?不是的。安徽模式的电子文件中心仍存在一些难以解决的问题。目前,它收集归档的对象只是电子公文,而以后若向电子档案中心或数字档案馆发展的话,仅局限于电子公文肯定是范围过于狭窄。非公文的其他文本文件及文本类型外的诸如音频、视频、多媒体、数据库文件也应该尽可能地列入归档管理范围。但目前,在维护电子文件完整性、真实性、有效性和长期可用性方面,安徽模式仅就文本类型的电子公文提出了解决方案。其他类型的文件,因为格式太多且又复杂并夹杂其他原因,还难以提出合适的解决方案。这也是国内外档案界共同面临着的业务难题,仅靠一个省级电子文件长期保存的试点项目来解决,是不大可能的。

目前,我国电子文件中心的建设方兴未艾,在前进的道路上,走一些弯路是在所难免。如何使电子文件中心少走弯路?本项目组建议国家档案主管机构对电子文件中心的性质及其职能进行定位,为各地方电子文件中心的建设指明方向。同时,面对电子文件管理提出的挑战,应出台相应的管理规范和标准,为电子文件中心的建设扫清障碍。

参考文献:

[1]黄建忠.电子政务环境下的电子文件中心建设[J].档案与建设,2008(1).

[2][8]黄玉明,周建武,吴彬松.安徽省电子文件中心设计与建设[J].中国档案,2009(8).

[3][6][7][10]芜湖市档案局.芜湖市电子文件管理利用中心建设方案[内部资料].

[4]黄玉明.安徽省电子文件中心建设的思路与做法[J].中国档案,2006(12).

文件管理论文篇7

1.1一般资料笔者所在医院为三级甲等综合医院,儿大科住院床位数为190张,有5个护理单元:三个普儿科、新生儿室、门诊(含门急诊、输液室),2011年1月医院开始实行护理不良事件无惩罚上报制度,定期对护理不良事件进行统计、分析并提出改进措施。儿科三年共上报护理不良事件79例,其中2011年14例(17.72%),2012年27例(34.18%),2013年38例(48.10%)。笔者所在科室现有护士111名,其中护士92名(82.88%),护师12名(10.81%),主管及以上7名(6.31%);<5年83名(74.77%),6~10年15名(13.51%),>10年13名(11.71%);中专64名(57.66%)、大专36名(32.43%)、本科11名(9.91%)。

1.2方法采用回顾性研究对2011年1月-2013年12月笔者所在医院三年上报的79例护理不良事件进行分析,分析发生的类型、级别、患儿年龄分布、工作时段、与护理人员能力(年资、学历、职称)的关系及系统和非系统原因。

2结果

儿科护理不良事件分类情况。儿科护理事件不良事件级别。儿科护理事件不良事件患儿年龄分布。儿科护理事件不良事件发生时段分析。儿科护理事件不良事件与护理能力因素(工作年限、学历、职称)的关系。儿科护理事件不良事件原因分析。

3讨论

3.1根本原因分析法根本原因分析法(rootcauseanalysis,RCA)是一种质量结构探询程序,最早应用于美国海军潜艇操作系统的质量控制。是一种回溯性医疗不良事件分析工具,该方法将分析重点放在整个系统及过程的改善方面,而非仅限于个人执行上的检讨。护理不良事件的发生是一个复杂的过程,它涉及医疗、护理工作的各个环节,要真正剖析不良事件发生的原因,不能只考虑单一因素或简单指责、批评当事人,而应从多方面、多维度进行系统分析。RCA的核心理念就是分析整个系统及过程而非个人执行上的过错与责任,找出预防措施,制定可执行的计划,避免类似事件再次发生,从而营造一种安全文化。

3.2儿科护理不良事件的系统和非系统原因分析及对策

3.2.1本研究结果提示,患儿不良事件发生类型前三位为输液渗漏(40.51%),给药错误(16.46%),坠床/跌倒(15.19%),占总发生的72.16%。患儿不良事件发生率以输液渗漏为最多占40.51%,其原因与孙璐露研究相似,主要为低年资护士基本理论与操作不熟练、经验不足、责任感缺乏,巡视病房不及时、不主动;工作状态欠佳,精神疲惫,主动服务的热情降低;对家长的教育、指导工作做得不到位;服务对象年龄小,不善于表达,对输液过程中出现的不适不能及时准确的表达。本研究结果显示给药错误的发生率较高,一方面和护士的责任心不强、注意力不集中、查对不严、换算错误、手抄输液卡不清晰、环境嘈杂和长期加班体力透支有关;另一方面也和儿科用药剂量小、频次高、个体差异大,药物的商品名繁多、剂型复杂等有关。坠床/跌倒发生率较高,这是因为一方面患儿年龄小、活泼好动、好奇心强、认知能力差、自我保护意识不足、家长监护不力;另一方面护士给家属的沟通宣教不够,床栏使用不当、环境拥挤(加床多)、地面湿滑有关。

3.2.2本研究结果提示,6∶00~7∶59、8∶00~11∶59、12∶00~15∶59、18∶00~21∶59为笔者所在科室不良事件的高发时段,这三个时段分别为笔者所在科室白班、小夜班、大夜班护理工作最集中、工作量最大的时段,因而不良事件发生率较高。

3.2.3本研究结果提示,3岁以下的患儿不良事件发生率最高(55.70%),12岁以上患儿的发生率为最低(3.80%)。这与赵海玲等。研究结果一致。这是因为年龄小的患儿生理调节和适应能力不成熟且活泼好动,对各种危险的识别能力和自我保护意识不足,加之小儿一般不能自主表达病情和需求,因此易发生不良事件。随着年龄的增长,患儿体格和智力发育不断成熟,理解、分析、综合能力及自我保护意识增强,不良事件的发生率会随患儿年龄的增大而减少。

3.2.4本研究结果提示,在儿科护理不良事件与护理人员能力因素中,职称越低(护士,占87.34%)、工龄越短的护士(<5年,占83.54%)不良事件发生率越高。这与文献研究结果一致。原因可能为年轻护士不仅基础知识不扎实,操作技能不熟练,而且风险评估意识不足,尤其在护理患儿较多的情况下,易于慌乱,增加不良事件的发生率。

3.2.5本研究结果显示,在不良事件的发生原因中系统与管理因素占59.27%,护士自身因素占28.96%,患者因素占11.76%。由此可见,护理不良事件的发生通常是由多种连锁因素造成的,往往能暴露系统、流程或制度的缺陷。不良事件的发生并非完全是责任人的问题,而是由于系统、制度或流程上存在问题,因此,及时收集和发现各种不良事件信息对改进系统、优化流程、完善制度有重要意义。

文件管理论文篇8

[论文摘要] 该文阐述电子政务环境下管理电子文件的原则,并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发,提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。 

 

 

 电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限,优化政府组织结构和工作流程,形成新的政府管理形态,实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸,从内部办公延伸到对外服务,它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中,公文的起草、审核、签署、以及收文办理等,都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文,是机关职能活动的历史记录,所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的,它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法,而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中,实行文档一体化管理与全过程管理等方式,并采取多种措施,以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。 

传统的文件与档案管理,它们各自具有一套独立的管理流程,两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准,并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律,采取统一、严密的手段,高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较,最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组,达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化,从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。 

 

1 电子文件管理的原则 

 

1.1 “前端控制”原则 

考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点,如果还是象过去那样,按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档,分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么电子文件的真实性就难于保证了,电子文件的流失也是不可避免的,并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改,或者有些已被有意或无意地删除;有些在文件形成时已提取了主题词,文件归档之后还要进行标引工作,这无疑是增加了劳动量。因此,必须贯彻“前端控制”的原则,即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端,也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸,从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说,在文件系统设计阶段,档案人员就要参与设计、进行指导;就应该考虑归档与归档后文件管理的需求,将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程,以保证在每一个流程之后,将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息,并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系,以保证文件归档时,将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。 

1.2 “全程管理”原则 

根据电子文件的特点,必须建立一个完整的管理体系,即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理,以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。 

电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例:设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定,同时监控和记录针对文件的一切操作,如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且,对文件进行的技术操作,包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录,对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。 

 

2 电子公文的真实性保障 

 

判断传统文件的真实性,主要考察两个方面:一是文件载体的原始性;二是文件形式的原始性,其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化,就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件,因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的,载体的不固定性,使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念;二是电子文件的更改可以不留痕迹,复制起来真假难辨,处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性,主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的,主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理,并通过技术措施和管理制度,组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”,以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下,一般可采取的措施是: 

2.1 在计算机系统中设置安全防护技术措施 

一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制,防止非法侵入。 

二是设置操作日志,自动记录实施操作的人员、时间、内容等。 

三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前,对只有签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。 

2.2 身份识别技术 

身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户,就可接受他对系统进行访问;如果验证不合法,计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。 

2.3 防写技术 

将数字信息文件设置为“只读状态”,在这种情况下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其作任何修改,可以有效地防止用户更改数字信息内容,从而达到保护其真实性的目的。

3 电子公文的完整性保障 

 

传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过,是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示,却随着使用软件的不同,其外观可能不一样,再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的,因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。 

目前比较一致的看法是,电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全;二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此,要求电子文件归档时,有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中,有时除了形成电子文件之外,还可能形成一些纸质文件,为保持这些文件之间的有机联系,确保同一活动中形成的档案信息完整性,应尽可能将这些纸质文件作数字化处理,作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件,如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中,一部分在电子表格或相关数据库中,则应收集齐全并保持有机联系。在电子政务系统中按公文处理流程生成的公文,其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等,都应纳入归档的范围。 

 

4 电子文件的可读性保障 

 

电子档案来自各个方面,来自各立档单位,往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展,电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时,以致新的软硬件无法读取原先存储的数据,所以为保证数字信息档案长期可存取性,建议采取以下几种措施:

 4.1 采用通用技术 

目前,电子公文的形成方式多种多样、很不统一,这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时,应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式;或将电子文件建立在通用的数据平台上,以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以xml文档和rtf、txt为通用文件格式;图像电子文件以jpeg、tiff为通用格式;影像数据以mpeg、avi为通用文件格式;音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式;多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式。 

4.2 打包保存法 

打包保存法就是在保存电子文件的同时,将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存,并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时,可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件,如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件,应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 

4.3 拷贝法 

拷贝是在原来的技术环境下,适时重写信息数据,防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失,这也是电子文件长期保存的一种基本方法,此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上,但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。 

4.4 再生性保存法 

再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案,适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取,从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦,并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且,有些电子档案信息,如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。 

4.5 迁移法 

迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法,它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上,以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法,通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”,随着电子计算机技术的升级,还应适时再迁移,从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。 

以上介绍的几种方法,一般地说,对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的,可采用拷贝法;对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的,可采用迁移法;对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。 

 

5 电子文件的安全性保障 

 

建立健全科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。 

5.1 建立安全管理制度 

电子文件是由人制作的,其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理,以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度,以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明,良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。 

5.2 加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育 

在电子文件的安全管理过程中,仅靠制度是不够的,还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径,提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识,提高他们科学管理电子档案的素质,增强他们工作的责任感,并树立一丝不苟的工作作风。 

5.3 建立全过程的管理制度 

电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间要经过很多环节,哪一个环节出了问题,都会影响到电子文件的真实可靠性。因此,建立全过程的管理制度,明确各环节的职责要求,就显得非常重要。如电子文件形成之后,要及时收集积累,以防分散状态下发生信息丢失;电子文件归档时,要严格检查相关文件是否收集齐全,否则就会给将来利用带来困难和麻烦;迁移时,要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽,都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。 

综上所述,要实现电子政务环境下电子文件的科学管理,就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则;为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性,就必须采取一系列相应的技术措施和手段,以确保管理目标的实现。 

 

参考文献 

[1] 冯惠玲. 电子文件管理教程[m]. 北京:中国人民大学出版社,2001. 

文件管理论文篇9

论文:项目管理进度控制费用控制质量控制软件开发

人类社会经历了三次经济革命从农业革命、工业革命到目前正在经历的信息革命。信息化正在日益改变人们的思维方式和生活习惯。在推动信息化过程中,计算机及其软件产品发挥着至关重要的功能。对于软件项目的管理成为项目管理领域一个令人兴奋的课题。本文将结合项目管理中的控制方法分析软件项目管理控制的相关新问题.以期提高软件项目的开发效率。

1、有关软件项目管理

1.1项目和项目管理

项目是一个旨在完成一个或一些独特产品或服务的过程.它有着一系列被具体描述的属性。由于项目的独特性和一次性特征,引伸出它的其他特征.如目标的确定性.成果的不可挽回性组织的临时性和开发性等。基于项flI的这些特征.项目运作更加注重项目决策前的计划以及对实施过程的控制,以减少项目运作的风险。项目管理是2O世纪50年代后期发展起来的一种计划管理方法,它运用先进科学的管理方式.有效解决大型组织的效率低下和小型企业面临的风险增加新问题以组织的机动灵活.面向客户和资源利用率高而被广泛应用。在工程设计.施工软件项目的开发、实麓中经常会碰到进度拖延.费用超支、质量不达要求等新问题除去极少数是因为技术原因造成,绝大部分是源于僵化的管理和不当的管理方式。

1.2软件项目管理

各软件企业都在积极将软件项目管理引入开发活动中.对开发实行有效的管理。从概念上讲.软件项目管理是为了使软件项目能够按照预定的成本.进度、质量顺利完成.而对成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管理的活动。同时,随着软件开发规模及开发队伍的逐渐增大,软件开发不再是向过去那样一二个开发人员即可解决的事情。迫切需要一种开发规范来规范每个开发人员、测试人员和支持人员的工作每个项目组成员按约定的规则准时完成自己的工作。同时采用规范化管理.专业分工也可以降低对开发人员的要求,从而降低产品研发成本。

2、软件项目控制

2.1软件项目控制

软件项目跟踪和监控包括对照已文档化的估计、约定和计划评审和跟踪软件完成情况和结果。基于实际的完成情况和结果调整这些计划。软件项目的已文档化的计划(即软件开发计划,正如在软件项目计划关键过程区域中所描述的)用作跟踪软件活动传送状态和修订计划的基础管理者监控软件活动.主要通过在所选出的软件工作产品完成时和在所选择的里程碑处,将实际的软件规模工作量成本和时间表和计划相比较,来确定进展情况。当确定未实现软件项目计划时,采取纠正办法。这些办法可以包括修订软件开发计划以反映实际的完成情况和重新计划遗留的工作或者采取改进性能的办法。

2.2软件项目控制的内容

软件项目控制的目的是为软件项目的过程提供足够的能见度,从而可以在执行过程中发生对计划的严重偏离时能够采取适当的更正行为。软件项目控制包括:a。追踪软件项目的进展于表现从而和所作的估计、承诺和计划做出对比:b。追踪软件项目的风险;C。在发生对计划的严重偏离时采取适当的更正行为。

2.3软件项目控制步骤

由于软件开发是处在一个开放的动态系统中,开发环境的不断变化要求不断修改项目计划,以适应新的变化。此外项目经理及其组织在完成任务的过程中不可避免的要碰到这样或那样的新问题.解决这些新的矛盾和新问题均属项目控制的范畴项目的预算和进度计划只能为项目经理提供决策的依据.假如在项目实施过程中控制不住.很难在限定的时间和预算要求下实现项目管理工作的目标。因此软件项目控制的过程包括以下四个步骤:a、猜测什么会发生——要做出开发计划并建立工作标准b、查明什么正在发生——用建立的工作标准检查当前的工作;c、正在(或已经)发生的实事同猜测的结果进行比较——分析误差产生的原因:d及时采取补救办法.以满足项目目标,预算和进度的要求。

3、软件项目控制具体操作

3.1软件项目进度控制

为了确保软件开发中的各项工作能按照计划预定的日程顺利完成.对项目的进度要进行控制。进度控制的过程是.在项目实施过程中,不断地进行实际进度值和计划值的比较、发现偏差、检查分析其产生的原因,并采取相应的办法加以解决。

3.1.1进度控制流程

(1)进度控制的输入

进度计划。项目进度基准是项目测量和报告的基础和标准。

实施报告。实施报告提供了有关项目进度发展实情。报告未来可能发生的进度新问题。

变更要求。项目变更要有严格的申请和审批手续。

进度管理的技术和工具。

(2)进度管理的技术和工具

进度控制变更系统。为有效实现进度管理和控制.进度控制系统应设立实现重新计划的全部功能。包括:文件设立.跟踪即实施报告.变更评估等。

实施情况测量。项目进度控制系统中的一个重要组成部分是决定对迟发生的进度偏差是否采取纠偏办法。而实施情况报告提供了决策的主要信息。如变更分析.趋向分析.已实现价值分析等。

纠偏计划。很少有项目能完全按计划进度进行为实现项目进度或总进度要求,在项目实施过程中.需要不断对原计划进行调整或增加新的工作内容。为此.需要不断对实施的项目进行活动时间猜测。修改活动过程.替代进度方案分析。

项目管理软件。它的功能是跟踪项目按计划日期展开实际工作的情况.对照进度计划分析进度目前状况,找出进度的偏差.分析进度偏差对项目的影响.猜测未来走势

(3)项目进度控制的输出

进度更新。包括对项目管理中任何进度信息的修改。进度调整是其中的一种.师队员进度计划中活动开始和结束时间的改变。纠偏行动。通过改变资源投入将实际进度拉回到计划的行动过程。

从中获得的教训。有关进度偏差产生的原因。纠偏方案的评估和选择以及其他方面的感受和教训都应纪录在案成为日后有用的历史资料。

3.1.2进度控制方法

一般项目进度控制采用因果分析.分析用四步完成:

(1)明确新问题。实际完成情况和项目里程碑相对照.确定是否超期.超期的部分是在哪里。

(2)查找产生该新问题的原因。位从系统角度充分熟悉各方原因.应组织具有代表性任务人员并采用头脑风暴法进行。项目主管要通过他领导的办公室或小组,以及在各职能部门的人共同分析新问题产生原因。

(3)确定个原因对新问题产生的影响程度。对影响程度的评估可以采用专家小组打分的方法,事先确定权数.而后打分得出分析结果。

(4)画出带箭头的鱼刺图。分析出原因后各部门各就其职针对新问题提出解决方案.并实施。

3.1.3软件项目进度控制具体办法

在实施进度计划过程中,会有种种故障:客户的需求进行了补充或修改;工作量估算不准,造成进度不平衡或是有人不遵从开发规范.导致产品出现缺陷;或是技术环节出现故障,这些新问题往往是在进度计划外出现的.一旦出现这些新问题,项目进度不得不进行调整。开发过程中为了有效控制类似新问题,可以采用以下辅助办法,控制进度按计划执行:

(1)政策性办法。对于不遵从开发规范,人员不按时履行职责的.给予经济或是职务上的处罚.这种办法应是建立在分配任务之前;

(2)人员布置。在各子项目接口处适当布置机动人员和机动时间。这一办法有赖于项目组织的机构设置能动性好。此处比较难解决的是人员业绩评估.奖励新问题。

(3)技术办法,要想很好地执行进度计划,需要事先有统一的规范例如开发语言的统一,文档的归类。这样便于下一阶段人员理解上一阶段人员意图,交流更加轻易。

(4)信息流办法。该办法要求建立一个信息流系统.准时汇报项目进度.便于主控人员调整进度,并且保证信息流通顺畅。避免开发期压到最后造成严重拖工。

(5)资金办法。财务部门可以定期检查各部门财务情况.控制资金流出时间.进而控制项目进度。这和后面要讲到的三者权衡有密切关系。

3.2软件项目费用控制

费用控制就是要保证各项工作要在他们各自的预算范围内进行。其基础是实现就对项目进行费用预算。整个项目费用应包括项目范围规划阶段。软件需求分析阶段.原型设计阶段开发阶段.测试阶段和项目投入使用后的使用阶段所消耗费用的总和。软件开发项目承担公司为了完成项目目标和获得更多的利润.在实施项目过程中就要控制成本.在控制过程中,首先要拟定一个标准.即计划值.然后进行实际至于计划值的比较,确定实际值和计划标准的偏差大小.以便在此基础上采取各种办法纠正偏差.常用的分析工具是偏差分析。

偏差是指实际成本对相应计划的偏离,成本偏差的数学公式为:

CV=BCWP-ACWP(负数CV表明出现超支;反之,则节资)(3—1)

其中:CV为成本偏差,BCWP为计划工作预算,ACWP为完成工作实际成本。

在进行成本偏离计划程度分析时,常用计划偏差率反应时给予计划的偏离程度。

CVP=CV/BCWP(3-2)

其中CVP为成本偏差率。

偏差值是控制分析中的一个关键参数,因而应向各级组织汇报。对于不同的项目或同一项目不同阶段或不同管理层次,对偏差的控制程度不一样,制定偏差答应值的方法也不同。由于随着时间的推移风险减少了,因而偏差答应也可降低。超级秘书网

3.3软件项目质量控制

对于软件产品的项目质量控制应是事前有预控,过程有监控的主动控制闭环系统。(1)事前预控:根据影响质量因素多等特征.软件项目质量必须事前预控,及根据软件的类型和特征,以及以往类似项目的常发病和预防办法,对软件项目质量提出事前预控办法,包括制定控制的计划和程序,这是项目质量控制的前提。(2)过程监控:根据易产生质量波动和易产生系统因素变异等特征,软件项目质量必须过程监控.即按照预控的计划和程序,对工序、分项、单元的全过程进行过程监控.包括监测、检查、控制和评定.这是项目质量控制的基础。

文件管理论文篇10

一、引言 随着信息技术的飞速发展,软件产品的规模也越来越庞大,个人单打独斗的作坊式开发方式已经越来越不适应发展的需要。各软件企业都在积极将软件项目管理引入开发活动中,对开发实行有效的管理。我公司是西安一家中型软件企业,在公司中已经实行了项目管理制度,软件项目管理是整个项目管理中的一个重要组成部分。 从概念上讲,软件项目管理是为了使软件项目能够按照预定的成本、进度、质量顺利完成,而对成本、人员、进度、质量、风险等进行分析和管理的活动。实际上,软件项目管理的意义不仅仅如此,进行软件项目管理有利于将开发人员的个人开发能力转化成企业的开发能力,企业的软件开发能力越高,表明这个企业的软件生产越趋向于成熟,企业越能够稳定发展(即减小开发风险)。 软件开发不同于其他产品的制造,软件的整个过程都是设计过程(没有制造过程);另外,软件开发不需要使用大量的物质资源,而主要是人力资源;并且,软件开发的产品只是程序代码和技术文件,并没有其他的物质结果。基于上述特点,软件项目管理与其他项目管理相比,有很大的独特性。 二、软件项目管理的组织模式 软件项目可以是一个单独的开发项目,也可以与产品项目组成一个完整的软件产品项目。如果是订单开发,则成立软件项目组即可;如果是产品开发,需成立软件项目组和产品项目(负责市场调研和销售),组成软件产品项目组。 公司实行项目管理时,首先要成立项目管理委员会,项目管理委员会下设项目管理小组、项目评审小组和软件产品项目组。 1、项目管理委员会 项目管理委员会是公司项目管理的最高决策机构,一般由公司总经理、副总经理组成。主要职责如下: (1)依照项目管理相关制度,管理项目; (2)监督项目管理相关制度的执行; (3)对项目立项、项目撤消进行决策; (4)任命项目管理小组组长、项目评审委员会主任、项目组组长. 2、项目管理小组 项目管理小组对项目管理委员会负责,一般由公司管理人员组成。主要职责如下: (1)草拟项目管理的各项制度; (2)组织项目阶段评审; (3)保存项目过程中的相关文件和数据; (4)为优化项目管理提出建议。 3、项目评审小组 项目评审小组对项目管理委员会负责,可下设开发评审小组和产品评审小组,一般由公司技术专家和市场专家组成。主要职责如下: (1)对项目可行性报告进行评审; (2)对市场计划和阶段报告进行评审; (3)对开发计划和阶段报告进行评审; (4)项目结束时,对项目总结报告进行评审。 4、软件产品项目组 软件产品项目组对项目管理委员会负责,可下设软件项目组和产品项目组。软件项目组和产品项目组分别设开发经理和产品经理。成员一般由公司技术人员和市场人员构成。主要职责是:根据项目管理委员会的安排具体负责项目的软件开发和市场调研及销售工作。 三、软件项目管理的内容 从软件工程的角度讲,软件开发主要分为六个阶段:需求分析阶段、概要设计阶段、详细设计阶段、编码阶段、测试阶段、安装及维护阶段。不论是作坊式开发,还是团队协作开发,这六个阶段都是不可缺少的。 根据公司实际情况,公司在进行软件项目管理时,重点将软件配置管理、软件质量管理、软件风险管理及开发人员管理四方面内容导入软件开发的整个阶段。 在八十年代初,著名软件工程专家B.W.Boehm总结出了软件开发时需遵循的七条基本原则,同样,我们在进行软件项目管理时,也应该遵循这七条原则。它们是: (1)用分阶段的生命周期计划严格管理