教职工个人档案十篇

教职工个人档案篇1

关键词：中学；教职工；人事档案管理

人事档案管理制度是我国的一项重要的人事管理制度，人事档案管理主要包括了对教职工和学生的个人信息管理。目前，中学人事档案管理工作主要针对学生个人信息以及全体教职工的身份信息、学历信息、获奖经历、工作经历以及思想品行、工作作风的管理展开。对中学进行全面的人事档案管理工作，对于以后老师的升职、任职、评职称的工作都有重要意义，可以全面细致的记录老师的工作业绩，值得各所学校推广。

1 学校人事档案管理工作的开展情况分析

1.1 学校人事档案管理工作的定义

学校人事档案管理工作主要有以下几个部分：首先是收集工作，将教职工和学生的身份信息、工作信息等收集起来，要保证收集的每一项信息的准确度，这是保证学校人事档案管理工作质量的基础。其次是鉴定、分类管理学校成员的档案，把教职工和学生档案进行系统分配，在这个过程中要对每一份档案非常熟悉。接下来是对档案进行复印、剪裁、整理、包装，把档案集中按班级或年级教学单位进行分类入库、保管，准备随时利用。

1.2 学校人事档案管理工作的重要作用

对于教职工来说，学校人事档案可以准确记录教职工的个人信息、工作经历、工作能力、工作业绩、以及工资待遇、品德作风、奖罚评审等方面的信息，是学校对教职工进行综合测评的重要标准。学校人事档案是学生个人生活和未来工作的重要凭证，对以后学生的升学、就业有重要作用。学校人事档案对于学校的教育、科研 、教学制度等方面起着重要作用。通过建立学校人事档案，可以全面调动各职位人员的工作积极性，促进教职工的教学技能的提升，从而在根本上提高学校的教学水平。学校教职工的人事档案包括在校教职工的档案，学校附属单位教职工的具体信息，对除名、离职教职工的档案管理，也要包括退休离任和已故教职工的档案信息，教职工的人事档案对于上级教育部门选拔、培养任用教职工具有很大的参考价值，也是学校人事档案的重要组成部分。

1.3 学校人事档案管理工作存在的问题

由于学校人数多、学生信息量大、教职工信息条目繁杂使得学校人事管理工作量大大增加。每年教职工离退、教职工发表的各类评审材料、新生入校等需要进行新的档案编排，学期期末需要对教职工教学成果和学生成绩进行存档管理，加大了学校人事档案管理工作的难度。学校人事档案缺乏真实性、完整性，有关工作人员业务素质低，不能真实填写档案信息，重复、作假现象严重，在查询档案过程中往往出现前后矛盾的情况。这是学校人事档案管理工作中表现出的不正风气，应坚决制止。

2 学校人事档案管理工作的相关案例分析

2.1 提高档案管理人员的专业素质

在我国，大多数地区档案管理机制相对落后，档案管理工作人员缺乏，专业性水平和人员素质低，加大了档案管理工作的难度，制约了学校的人事档案管理工作的进行，导致学校人事档案管理机制相对落后。为了解决这种问题，学校应该加大对档案管理工作人员的要求，安排专业的工作人员，增强专业技能和水平，加大对档案管理工作人员的技能培训，促进学校现代模式的人事档案管理工作的开展。

此外，在查询档案的过程中经常出现前后档案信息相矛盾的现象，有些教职工故意隐瞒学历、工作经历和教学水平，对档案信息弄虚作假，错填漏填个人信息。对于这个问题，一方面教职工个人应该端正态度，加大重视，认真、准确填写个人信息，并做好对学生档案的检查力度，引导学生正确填写个人信息。另一方面，档案管理工作人员应该加大工作力度，不定期检查核实档案信息，确保信息的真实性和完整性。档案管理人员要以身作则加强档案信息的保密性工作，严禁非档案管理工作人员随意修改档案信息。

学校人事档案管理工作人员要有吃苦耐劳的精神，人事档案管理的工作是繁杂的，要求工作人员政治素质要高，以身作则，严格规范个人行为。学校人事档案管理人员要有较强的服务观念和业务能力，也要不断学习，拓展视野，高效有序地做好档案管理工作。

2.2 增强档案意识

由于传统教育模式对中学教育管理制度的影响，很多中学对档案管理的意识不够，认为中学不同于高校和事业单位，人事档案管理工作不用做到面面俱到。这是一种错误的思想认识，大大影响了学校人事档案管理工作的开展。首先，教育机构和学校领导要做好监督工作，加强对人事档案管理工作的重视，加大管理力度，切实从根本上提高学校教职工和学生的档案意识。另外，学校可以加设奖罚制度，学校领导要动员校内人员统一归档，动员全体校人员的积极性。

学校领导要做好教育工作，使学校人员认识到档案管理的重要意义，不断促进档案信息资源的完善，并加大对学校人事档案资源的利用率。由于学校人事档案管理工作中教职工档案占有较大比重，参考价值比较大，所以特别要提高教职工的档案质量。

2.3 改善档案的保存条件

目前，有不少中学借助计算机系统对学校人事档案进行管理，但是仍然有很多中学借助纸质材料保存档案。纸质材料不能满足现代档案管理模式的需求，存在弊端，容易破损，容易发生霉变，占用空间较大等。如果学校条件允许的话，可以建立统一的数据库系统，选择现代化技术对档案信息进行分类、有效的管理，建立学生个人和教职工个人的电子档案，占用空间小，操作性强，有利于查询档案信息。

纸质档案要注意防火、防盗、防鼠、防晒、防潮、防虫、防尘、防霉，注意通风，注意控制存储环境的条件，保证环境状况适合档案的存储。此外，要注意做好资料保存与流动的工作，做好资料使用和保存的关系，在展览、查阅、审核的流动过程中做好复制工作，用复制品代替原档案资料，避免档案资料的丢失和损坏。

2.4 健全登记检索档案信息的系统

由于很多学校对档案管理工作不够重视，中学学校人事档案管理模式尚未完善，导致很多中学的档案管理系统相对繁杂，教职工和学生的档案信息不易查询，查询条目不明确，费时费力。只有健全登记检索档案信息系统才能使人事档案管理更好地服务于学校的教育制度。

学校加强人事档案管理，按照时间顺序或者以班级为单位进行登记，对教职工信息进行系统编号。登记簿可以作为重要的检索工具，帮助查询个人档案信息，也可以作为档案材料的备忘录。具体可以设置《在职教职工登记簿》、《退休教职工登记簿》、《毕业生登记簿》、《后勤职工登记簿》、《奖罚记录统计》、《统计资料记录》等。对于电子档案管理系统要加强保密工作，避免学校人事档案资料的外漏，也要注意定期对硬件设施的检查。

2.5 做好档案管理工作的第一步---收集资料

目前中学档案管理过程中出现了教职工个人信息不准确的现象，最原始的个人资料多处出现不同程度的差错，造成后续利用档案过程中出现新问题，无法准确、快速的查询职工信息。对此，一方面，人事档案管理的相关人员要加大审核力度，帮助在校职工建立正确、完整的个人档案；另一方面，要求教职工个人提供全面的个人资料和审核评定材料，体现自己的工作能力和个人的工作作风。

收集准确的信息资料是做好学校人事档案管理工作的第一步，也是最基础的一步。对于中学人事档案管理的资料主要有人员资料、图片资料、教职工论文资料、个人荣誉档案、入党教职工记录、教职工升值降职离任资料等。对教职工的人事档案进行系统管理，做到全面、准确记录教职工的档案信息，上级教育部门要加大重视，严格贯彻学校的教职工人事档案管理制度。

2.6 采用合适的技术手段服务于学校人事档案管理系统

由于中学人事档案管理工作尚未建立完善的机制，很多先进数据库软件系统没有正确运用于人事档案管理的工作中。对此，学校档案管理人员要学习计算机技术，熟练运用数据库软件管理档案系统。

作为中学阶段的人事档案管理工作，可以采用Microsoft access和visual basic6.0作为开发工具进行设计，加快学校人事档案管理的信息化进程。可以通过这套系统对档案信息进行删除、添加、修改、查看教职工的档案信息与学生信息，也可以通过生成报表的方式大大提高档案管理的效率。

2.7 制定严格、细致的人事档案管理制度

学校人事档案管理工作需要有严格的管理制度做支撑，我国很多中学由于工作人员疏忽造成的档案室失火、档案室内发生盗窃、学生或教职工档案无故丢失、损坏的意外事故时有发生。严重制约了学校人事档案管理工作的进行。对此，学校应制定严格的人事档案管理制度贯彻实施。以下措施可供参考：

设置专用的档案室，配置完善的档案保护设施，档案室由专门人员管理，非管理人员不得随意入内，管理人员工作交接必须做好每一个环节的衔接，避免疏忽。个人档案必须存档学校档案室，修改、添加个人档案信息后必须尽快把档案上交档案室保管，任何人不得私自保管个人档案。不同身份的人员的档案信息应交于不同部门保管，学校人事档案管理工作人员的档案必须由办公室负责人或学校领导保管，办公室负责人和学校领导人的档案信息必须由教育局保管。并且，档案室钥匙不得转交他人手中，由专门管理人员管理。

转递档案信息的过程中要注意严格密封，做好登记手续，通过专门派送机密证件的工具并选择可靠人员派送，档案转出后，要在规定的时间内送回。对于没有及时送回的档案文件，应尽快查询，及时核实档案去向，发现问题，应立刻向相关人员和上级领导汇报。有关人员和工作部门在档案信息补充收集阶段要积极配合人事档案管理的工作人员，教职工应及时将相关材料（任免、考核、奖罚、工资、成绩、团关系的转入转出、职称、年终总结等）上交给档案管理人员，档案管理人员要及时补充个人信息，及时做好档案信息的整理、归档。学校人事档案管理的工作人员不得外漏别人的档案信息，不得私自把档案带出档案室，严禁任何人将档案带入公共场所。

档案室人员严格遵守相关规定，严禁在档案室内吸烟，严禁在档案室附近存放易燃、易爆物品，不得私自篡改档案信息，不得涂改圈画折叠文件，以免破坏档案文件。要严格审批阅档手续，如果有特殊情况需要查阅档案，严格遵守相关规定查阅，未经相关人员同意不得摘抄、转借、复制档案信息，此外要核对抄录的文档信息，主管部门要严格把关，做好档案保管工作。

3 结束语

随着现代信息技术和教育制度的进步，传统的学校人事档案管理模式已经不适应现代的教育模式，传统的管理模式过程冗杂，实用性低，不容易保存和查阅审核。为了促进现代中学教育制度的进步，更好的完成对教职工工作的评价，学校等相关教育机构要加强对中学的人事档案管理工作的重视，完善学校人事档案管理体系。

建立健全中学的学校档案，加强对中学的档案管理工作，有利于学校实施科学化管理，有利于正确评估教职工的各项工作。只要做好学校的人事档案管理工作，就可以发挥档案信息的能动性，更好地服务现代教育体制。

学校要充分调动相关工作人员的积极性，树立良好的工作作风，端正工作态度。学校应当采取适当的奖罚措施，重视学校的人事档案管理工作。最重要的是人事档案管理的工作人员要保证档案资料的完整性和真实性，提高工作质量，做到规范化、科学化。

其次要保证教职工（包括离任、退休、已故教职工）和学生信息的真实性，坚决制止不正风气的盛行，保证档案信息的质量。学校领导要不定期的对档案信息进行检查、审核，提高档案信息的真实性，利用合适的奖罚措施协助档案管理工作的进行。

此外，学校要加强现代化信息技术的管理应用，全面提高学校人事档案管理工作的水平与质量，加大电子档案的建设力度，建设完整的智能数据库系统，加大资金投入，采用计算机管理模式取代传统的管理档案的模式，充分利用现代信息技术，增强档案信息系统的实用性，全面服务学校的人事档案管理工作。

参考文献

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教职工个人档案篇2

1、高职院校专业教学档案的特点

专业教学档案作为一种特殊的档案，不同于一般的人事档案、城建档案、组织发展档案、民生档案等等，具有自身诸多的特点。高职院校专业教学档案专业性非常强，主要体现在高职院校涉及到很多学科的专业知识；高职院校专业教学档案教育性很强，因为其直接涉及到诸多具体的教学内容与教学效果；高职院校专业教学档案实用性很强，因为专业教学档案直接关于实用学科的一些档案资料。这些都是高职院校在推专业教学档案信息化建设要好好把握的方面。

2、高职院校专业教学档案的功能

高职院校专业教学档案主要服务教学而存在，彰显了其较强的教学功能与教育功能；同时，专业教学档案也是一个反映和储备教学相关资料的知识信息宝库，能够很好为教师进行专业教育的研究反思与相关专业发展的研究服务，具有很强的研究价值。作为学校的重要档案之一，高职院校专业教学档案能够很好促进学校档案事业的发展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和国际化发展的大趋势。

二、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题及其成因

尽管专业教学档案具有诸多的作用和功能，但是由于各个层面的原因，我国高职院校专业教学档案信息化建设在价值取向与理念、模式与方式的选择、内容与范围的覆盖、功能的拓展和发挥、管理人员的素质等方面均存在很多不适应信息化发展的方面，非常需要高职院校及时有效应对和切实处理。

1、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题。关于这方面主要体现体现以下几个方面：从理念与价值取向问题上看，高职院校对专业教学档案信息化发展的重要性没有形成共识，国际化和信息化理念明显不强。从内容和范畴视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，对专业相关的基础档案数据准备不够，涉及到的专业范围有待拓展。从模式与方式视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，没有充分利用好网络平台，没有整合好专业教学档案的信息化模式与传统模式的整合融合和创新发展。从功能的拓展视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，涉及到专业教学档案开发利用不多，在某种程度上很缺位，彰显了专业教学档案信息化的功能开发不够。从管理人员的素质与组织机构上看，高职院校在开展专业教学档案信息化工作时，管理专业教学档案人员的素质不高，而且档案意识不强，一般都是教学秘书附带在做；没有成立专门的档案管理机构，更不要说相应的专业教学档案信息化的机制和体制建设。

2、引发高职院校专业教学档案信息化建设问题的成因造成我国高职院校专业教学档案信息建设存在各种问题的因素，来自学校层面、师生层面和管理人员等层面。一是学校层面的重视力度不够，这主要体现在高职院校投放到专业教学档案信息化建设工作的人力、物力和财力明显不足，导致了专业教学档案管理人员缺乏、管理设施设备陈旧落后。二是受到学校本身信息化建设的影响，主要体现在高职院校开展学校层面的信息化建设工作的力度不大，一种放眼全球和面向世界的态势还没有真正形成，这就严重影响了专业教学档案借鉴国际高校专业教学档案及其信息化建设的成功做法。三是教师和学生对专业教学档案信息化的利用和开发不够，主要体现在高职院校师生专业教学档案意识不强，没有认识到教学档案与教学工作、学生专业学习成长的互动关系，导致专业教学档案的信息化建设的精神支撑和内在驱动力不足。

三、提升高职院校专业教学档案信息化建设水平的对策

针对高职院校专业教学档案信息化建设过程存在的问题，我们应该积极借鉴和吸收国外大学专业教学档案信息化建设的经验教训，构建国际化和科学化为主的价值取向和理念，紧跟高校教育发展的需要，不断拓展和更新专业档案信息化建设的内容，整合好专业档案传统模式与现代信息化模式的关系，充分调动专业教学档案信息化的功能和作用，大力提升专业教学档案管理员档案学和专业学科的知识与视野，注重提升其档案信息化管理的水平和能力。

1、努力构建信息化与国际化为主的价值取向与理念，推动高职院校专业教学档案信息化工作科学发展。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时要从人才培养模式视角下，不断拓展丰富自己的建设理念，不断规范自己的价值取向。一是坚持质量理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要重视专业教学档案信息化过程各个环节做到质量第一。二是坚持科学化和人性话的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要遵循高职院校的教学规律、学生学习规律和档案信息化发展的规律，将专业教学档案信息化发展纳入科学化和轨道；同时注重根据教师和学生的需求，不断调整专业教学档案的发展内容和范围，力求服务于学校师生的成长发展。三是坚持国际化与标准化的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要积极借鉴国外发达国家高校的专业教学档案信息化建设的经验和成功做法，努力与国际接轨，力求标准化发展。

2、与时俱进拓展专业教学档案覆盖的范围与内容，不断提升高职院校专业教学档案信息化的覆盖面和惠及面。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要根据高职院校本身发展的需要，根据教师和学生的需要，不断延伸专业教学档案信息化建设的覆盖范围，从而健全高职院校专业档案信息化发展的内容体系，力争囊括整个教学系统的各个方面和各个环节。

3、努力整合创新专业教学档案的信息化模式与方式，提升高职院校专业教学档案信息化发展的实效性和时效性。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要积极利用网络平台，大力推进专业教学档案信息化建设模式；同时也要不断更新传统教学档案管理模式，力促两者形成整合互动的发展态势，形成高职院校专业教学档案信息化发展的合力。

4、不断拓展专业教学档案信息化的功能，努力增强高职院校专业教学档案信息化的发展空间和平台。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种方式，不断宣传专业教学档案信息化的功能，让之努力服务于高校。

5、全方位提高专业教学档案管理人员的素质，不断增强高职院校专业教学档案信息化建设的人力基础。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种形式和平台，从档案业务、教学业务、学科专业与网络技术等方面不断提升专业教学档案人员的能力和素质，力求为高职院校教学档案信息化建设发展提供坚实有力的人力资源准备。

教职工个人档案篇3

高校教学档案如实地反映了高校各项教学规划和决策在实施过程中的真实效果，它不仅为高校开展各项教学工作提供有力的证据，也为高校的教学管理工作提供重要的参考。例如以右江民族医学院为例，在迎接专家组检查学校教学工作的过程中，学院综合档案室向专家们提供的教学档案材料中，真实完整地记录了我校在参加第七、八届广西高等教育教学软件大赛的一系列相关材料，原始生动地展现了学校各项教学计划、决策在实施过程中的真实效果。不仅如此，专家想看、要看和想查、要查的档案材料，都能一一呈现，并得到了检查专家们的充分肯定和赞许。高校教学档案具有极其重要的参考和凭证价值，档案部门应及时收集、整理归档在各类教学比赛中形成的一系列相关材料。如在2012年的第十二届广西高校教育教学软件应用大赛中，右江民族医学院继续再获佳绩，获得一等奖一项，二等奖三项，三等奖一项，优秀组织奖一项，这些材料为我们今后的教育教学规划与管理工作提供重要的参考。

2高校教学档案管理工作中存在的问题

2．1高校档案部门对教学档案的宣传力度不够，教学档案利用率偏低高校档案部门对教学档案的宣传力度不够，致使大多数的教职工对于教学档案认识不足，缺乏对教学档案的了解，没能真正意识到教学档案的重要性。在高校，相当多的老师甚至不知道高校教学档案为何物，也不知道其具体有何用处，他们在平时的教学、科研活动中，从未想到要利用教学档案为之服务。诸如以右江民族医学院为例，教学档案的利用率在整个档案的利用中达不到10％，这使得档案专职人员辛辛苦苦整理、归档的大量教学档案变成死档案，大部分教学档案没能有效地发挥它应有的作用。此外，高校档案部门服务方式落后，缺乏以人为本、主动服务的意识，这也是高校教学档案利用率低的重要原因之一。

2．2高校兼职档案员档案意识薄弱，收集、归档的教学档案不齐全、不完整高校兼职档案员档案意识薄弱，对平时在教学活动中形成的资料不用心收集或整理，收集到的教学档案不齐全、不完整。造成这种情况主要有以下三个方面的原因：一是教学档案分散在各个部门、二级院系、教研室和教职工个人手中，教学档案的分散性决定了它在收集过程中容易造成疏漏；二是一些二级院系、教研室兼职档案员频繁地换人，人员不固定，使教学档案收集工作难有延续性，容易造成教学档案的缺失；三是各部门的兼职档案员档案意识薄弱，认为这些材料放在本部门更容易查找，方便自用，没有必要报送到档案馆（室），因为存放条件或其他原因容易造成档案的遗失。诸如以右江民族医学院为例，分散在各二级院系、教研室和教职工个人手中的优秀教案、教学竞赛活动等重要的教学资料，就没能及时、完整地收集、整理与归档，既不利于优秀教学资源的共享，也不能服务于教学工作。

2．3高校专职档案员对教学档案的编研工作不到位，教学档案资源不能充分利用编研工作是档案管理工作中的一个重要环节，高校教学档案的编研工作包括编研检索工具和汇编教学档案信息两个方面。做好高校教学档案的编研工作，有利于提高专职档案人员的工作效率，有利于提高教学档案的利用率，有利于更好地服务于高校的教育教学管理工作。目前，大部分高校普遍存在着这样的现象，专职档案员注重对行政、党群档案的编研开发，而忽略了对教学、科研档案的编研开发，这就使得归档上来的教学档案被锁在铁柜里，成为“死档案”，等着被动地提供利用，有的甚至一直锁在“深闺”中，从未发挥作用，不能实现它的保存价值。

3针对高校教学档案管理工作存在问题探求解决办法

3．1加大对高校教学档案的宣传力度，突出教学档案的社会效益高校档案职能部门要主动有所作为，以贡献求支持，以效益求发展，善于利用各种机会和场合，理直气壮地宣传档案工作的成绩，宣传档案工作的地位和作用。向广大教职工宣传教学档案可以为他们在教学科研活动中提供哪些具体服务，使他们了解和认识教学档案的重要性，激发他们对教学档案的利用欲望，使教学档案能最大限度地发挥出它的价值。同时，档案部门专职人员也要更新观念，改变服务方式，变被动为主动，主动登门询问广大教职工在教学科研中需要提供哪些服务，有针对性地进行指导，提高高校教学档案的利用率，突出教学档案的社会效益。

3．2提高高校兼职档案员的档案意识，尽可能让教学档案的收集源头少些“漏、缺、失”高校档案职能部门要做好高校兼职档案员的培训工作，让每一位高校兼职档案员都能意识到高校教学档案的重要性，认识到高校教学档案是靠他们平时在学校与教职工的教学活动中，一点一滴地收集、整理、归纳和汇总而成的，使他们明白只有具有高度的责任感和强烈的主人翁精神，才能把教学档案收集完整、齐全。同时，高校档案部门还应对高校兼职档案员实行职责和奖励制度，明确责任和任务，规定时限要求，并辅以相应的考核和奖惩措施，并严肃有力、坚持不懈地贯彻执行才能收到实效。

教职工个人档案篇4

一、当前高职院校档案资料管理工作的现状

目前高职院校的学院档案室应该成为评估资料主要的“资源库”，但事实上档案室所提供的资料却占不到整个评估资料的二十分之一。原因在于：学院的档案管理与实际需要归档保存的资料存在“两张皮”现象。一方面档案室虽然制定实施了档案归档范围和归档目录，但对各系（部）、处室实际形成的资料，尤其是新形成的不在原定归档范围的资料缺乏有效的监控，档案归档范围和归档目录也存在不能根据新的高职教育发展需要采取及时修订和完善的问题。另一方面各系（部）、处室可能出于查阅、使用方便考虑，对有些应该“自觉”归档的资料不上交档案室。由于缺乏科学系统的管理，时间一长，就容易丢失，或难以找寻，事后追查究竟有没有这样的资料，也因为没有严格的登记制度而查无实据，只能凭借“记忆”作出“也许有”“可能无”的似是而非的判断。由于没有明确的责任人，也就没有一个人为此而负责任，最后只有不了了之。

二、建立高职院校院系二级档案资料管理模式

高职院校的学院档案室是档案管理的一级单位，各系（部）、处室为档案管理的二级单位，各系（部）因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系（部）档案室。院级档案室要根据教高『2006116号文件（《关于全面开展高职高专院校人才培养工作水平评估的通知》）和教高[2008]5号文件（教育部关于印发《高等职业院校人才培养工作水平评估方案》的通知）有关规定，对原定档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各系（部）、处室意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审定后正式实施。各系（部）、处室要在规定的期限内向学院档案室如数上交档案，学院档案室与各系（部）、处室之间要严格履行档案逐份交接手续。各系（部）、处室根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本系（部）、处室档案归档范围和归档目录（一级档案），建立相应的管理制度。各系（部）、处室二级档案单独编号。各系（部）、处室要将每年的二级档案实际目录索引上缴学院档案室备案，学院档案室要履行严格的交接手续。二级档案以每3年或5年为一周期（各处室二级档案以3年为周期，各系部按照学生学制为周期），各系（部）、处室二级档案保管不超过一个周期，周期满后3个月内整体移交学院档案室，学院档案室严格履行交接手续，并对二级档案进行“专区”管理。各系（部）、处室要设专兼职档案管理员，学院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各系（部）、处室的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料安全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的资政、借鉴作用。

三、加强高职院校系级教学档案资料管理，促进各项工作稳步发展

教学档案资料是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据，对教学档案资料的收集、整理、保存和利用是档案资料管理工作的重要组成部分。所谓系级教学档案资料，是指教学管理人员、教师、学生在系教学活动中直接形成的具备对日后全系教学工作有查考和利用价值的文字、图表、声像等载体材料，比如，上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，培养方案、教学计划、教学大纲、课程建设规划、实验室建设规划，年度教学工作计划与总结、教学研究计划与总结，授课计划、教案、试卷及其分析报告，讲课课件、讲课录像、教学录音、电教片，学生学籍情况、作业、学生成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排、教师培训进修材料，教师课表等。这些档案资料真实地记载着高校各系教学工作的内容、方法、途径和效果等，是衡量一个系教学水平的重要标志之一，是制订各类教学计划、修改教学大纲、计算教学工作量、考核单位、个人教学水平的重要依据。高职院校系级教学档案资料管理作为一个系统的工作，是高职院校教学管理的重要内容之一，对于加强系（部）教学基础建设，深化教学改革，规范教学管理和实施素质教育以及推进教育现代化等方面起着积极的作用。

加强高职院校系级教学档案资料管理是高职院校档案建设的重要环节，也是促进各项工作稳步发展的有力举措。近几年来，高职院校各级领导、教师、学生对系级教学档案资料管理重要性的认识有了新的提高，也采取了不少有针对性的建设措施，提高了系级教学档案资料管理的水平，但由于受各种因素的制约，系级教学档案资料管理存在的问题仍然不容忽视。要解决这类问题，必须充分认清以下两个问题。

第一，充分认清现代电子教学档案资料在促进整个教学工作中有着比传统纸质档案资料更多的优越性。传统的纸质教学档案资料较易遭受温度、湿度、光线、虫、鼠、水、火等自然因素造成的破坏，许多档案没有备份，档案极易受到破坏，其受损后往往难以恢复原状，因而建设和管理上需要较大的资金、设施、技术、人力支持，建设和管理成本较高。另外，由于纸质教学档案资料的数量多，体积大，建设、管理、查询起来也比较麻烦。电子档案资料是随着现代信息技术应运而生的新事物，由于它具有成本低、容积小、信息存储量大、检索快捷、传输方便、管理省事等传统纸质档案资料所无法比拟的优点，它一产生便受到社会各界的欢迎。教学档案资料的开发利用逐步向电子化、网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网络查询服务将成为一种必然的发展趋势。目前，电脑硬盘的存储量早已突破1024G。一台硬盘为320G的普通电脑就可以存储200多亿文字，相当于十几万册图书的存储量，随着计算机技术，尤其是信息压缩技术水平的不断提高，电子介质的存储密度还在以难以想象的速度继续增加，这使得任何一个系用一台普通电脑就可以把下属各教研室、实验室等单位的教学档案资料全部存入。如果对教学视频档案资料要求较高，投入1000元，配置数个大容量的移动硬盘或者采用DVD光盘刻录存储就可解决问题。电子教学档案资料的建档成本和管理成本都比传统纸质档案资料低廉，再装上教学档案资料检索和搜索软件，查询教学档案资料就成为一件十分简便和快捷的事情，其查询效率会比传统方法大幅提高，这就为系级教学档案资料建设和管理开辟了广阔的前景。因此，系级教学档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料。

第二，充分认清实现系级教学档案资料供全系师生网络查询对促进教学上台阶具有十分重要的现实意义。高职院校系级教学档案资料不同于人事、行政等档案，其保密性要求不是很高，大部分档案资料可以向全系人员公开（少数不宜公开的在研项目和专利技术除外），其建设和管理的主要目的有二：一是作为上级各部门检查教学的凭证式佐证材料；二是为师生更好地“教”与“学”提供服务。第二种目的是最主要的，也是系级教学档案资料理应经常发挥的功能。这就决定了系级教学档案资料建设和管理必须设置和强化网上查询功能，为全系师生服务，为全系教学上台阶服务。纸质教学档案资料的查询、分析需要大量的人力和物力，这使得有些工作不便进行。广大师生在日常教学生活中希望随时随地获得本系的教学档案资料，师生如果查询纸质档案资料必须事先专门预约档案资料管理员，届时打开档案资料室，才能进行查找，而且查找、借用过程非常繁琐，既费时又费力。而在网络环境下的电子档案资料，师生可以在电脑前把许多档案资料“拉到”自己的显示器上来，实现跨校区，乃至跨地域、国度的档案信息资源共享，只要有一台上网的计算机，就可以进入系里全日服务的“档案资料室”。另外，借阅者“借用”的电子档案永远都只是一个“副本”，不会引起档案资料的损坏，而纸质档案资料在借阅或复制过程中可能会被损坏甚至丢失。借助本系的电子教学档案资料和查询系统，所在系的全体人员、尤其是新参加工作的教师和刚入学的新生可以随时获取针对性最强，而在别的地方很难得到的教学档案资料。这种便利而有针对性的教学档案对搞好本系的“教”和“学”无疑是一个强劲的信息支持。目前，高职院校各系都建立了电子教学档案资料库，但这些档案资料大多都存放在系档案资料室的专用电脑中，只能供少数人查询，远未实现全系师生网上共享，“重藏轻用”的低效状况亟待改变。而这种状况一旦得以改变，就会有力地推动教学上的借鉴和交流，极大地提高教学实效。

四、结束语

随着高职院校办学规模的不断扩大，对其管理模式的要求也更加细化和规范化。本文从当前的实际情况出发对高职院校院系二级档案管理工作进行了深入的探讨。若要建立起一套切实可行的管理模式和制度，还需要做大量细致的工作，还需要在实际工作中按照具体情况做出必要的调整和修订。

【参考文献】

［1］黄健.中职学校教职工档案资料管理探讨——以业务档案为例[J]. 科学与财富，2011（10）.

教职工个人档案篇5

【关键词】教学档案；高职院校；信息化管理

一、教学档案的信息化管理是大部分高职院校改革和发展的必然趋势

教学的档案是管理教学的重要组成，是高职院校进行教学改革、教学研究、教学发展的依据，是在教学实践活动和教学管理中直接形成的有保存价值的图表、文字、声像载体等各种不同形式材料，涉及的内容非常多、范围很广。伴随着高等学校职业教育的迅猛发展，教学档案信息化的管理是很多高职院校改革和发展的必然趋势。原因是：庞大的信息量增大了教学档案管理人的工作强度和难度。近几年，各大高职院校学生的人数和教职员工人数均呈递增的趋势，原来由一位档案人员可以完成的工作现在需要一位专职的档案管理人才可能完成，原来可由4个文件柜装下的一个学年的档案材料现在需要8个文件柜甚至是更多才能够容纳。信息量的大量增加直接导致了人力、财力、物力的增大，而且目前高职院校在教学的资源有限的情况下，在一年半载之内是无法满足教学的档案管理方面需求，基本的条件和设施不到位直接影响了教学档案管理质量。其次，由于行政办公软件以及计算机的应用在各个高职院校的普及，很多的纸质文件、资料都采用电子文档的形式通过行政办公软件来进行传阅和保存。现有的教学档案的管理方面一系列的规章制度均只涉及了纸质文档的管理办法，若是将这部分的电子文档打印成纸质文档然后再进行整理归档，这似乎是太浪费资源，也不符合提倡的“无纸化办公”这个理念。

二、当前高职院校在教学档案信息化管理过程中存在的问题

（1）对教学档案信息化管理的意识较弱。目前高职院校仍然在教学档案信息化管理这方面的制度不够好，与它相关的技术和设备还没有跟上，所以教职员工大都对档案的信息化管理的意识不够强，在档案管理时遇到的新问题没有认真、仔细的研究，仍然按老一套的教学档案管理制度来进行管理，导致教学档案管理这方面出现了很多的漏洞。例如学院下发文件均是采用电子文档通来过行政办公软件公布，有的档案的管理员或者教职员工收到电子文档后而没有及时存档，有的人还甚至认为学院会下发纸质的文件，看完了之后就不再理睬了，一旦再需要这些文件时，只有再次向学院的文件发送部门去索取。（2）缺乏高素质和高水平的档案管理人员。管理技术和手段的提高，对管理人员的素质和水平相应的提出了更高要求。传统的档案管理工作对人员的学识、综合素质相对来说要求较低，甚至在计算机操作上也没有要求。但是档案信息化管理对档案管理人的要求很高。首先，他们需要对高职教育有了解和认识，对所在高职院校的现状和历史有一定的了解认识；其次，熟悉档案管理知识和一些操作的技能；再次，熟悉先进的档案管理技术和手段；最后，他们还需要具备相对较强的信息处理的能力和服务意识。当前高职院校中，能符合以上条件的档案管理人尚属匮乏。

三、强化高职院校教学档案信息化管理的措施

（1）注重教学档案信息资源的价值。档案是历史的事实记载，同时也是新的起点。在高职院校建设好教学的档案时，注意它的信息资源有效的开发和利用，进而深化教学的改革，强化教学的管理，提高教学的质量。比如：将优秀的教师课件、实验报告、电子教案等集合起来，刻录成光盘并收集入库，以供年轻的教师进行学习研究，同时这也为精品课程的建设提供有力依据。高职院校需要充分的借助校园网络这一平台，来加大教学档案信息公开的力度，可以运用网络来实现资源的共享，实行档案信息的远程服务，目的使广大的教职员工进行教学的改革和创新研究时可以少走弯路或者不走弯路，最终提高工作效率。（2）健全教学档案信息化管理制度。建立监督和检查机制，上一级的档案管理部门应该对所管辖的档案部门进行指导、检查、监督，对基层的档案部门提出的问题给与及时处理，在工作中做得不好的地方指出并且督促它按时并按质的完成。（3）建立具有高素质的档案管理队伍。（4）用创新的思维来对高职院校的档案进行管理。

四、结语

对高校的档案进行有效的管理是非常重要的，能够让教学秩序更顺利的进行，学生学习也会更有效率，但是，对档案信息的管理仍需要不断的研究和提高。

参 考 文 献

教职工个人档案篇6

[关键词]高职院校　教学　档案管理

一、 我国高职院校教学档案管理存在的问题如下：

1.我国高职院校档案意识不到位，学院领导、教师大多数重视教学工作和其它行政工作，然而忽视对教学档案管理工作，有部分教师对教学档案的意识不到位，觉得备好课、整理好教学课才、教好书才是职责，至于教学成果是否有效，似乎与己无关，况且有些教师还不愿意把教学成果上交归档。由于高职院校教学老师不是专业的教学档案管理人员，时常会在材料科学分类、备案、归档、等重要方面存在欠缺，这样长久以来会给以后工作留下不必要的麻烦，更会造成组卷不合理、借取不规范、没有明确的登记、档案材料再用时不易找到，并且导致教学过程中形成大量重要的教学材料流失，更无法保证教学档案管理完整性。

2.档案管理人员素质普遍缺乏。我国高职院校教学档案管理工作人员尤其是各院系、部门的档案管理员敬业素质普遍缺乏，如：大多数档案管理人员不是学专业出身，缺乏专业的档案管理知识，并且对归档文件及档案保存价值意识缺乏应有的鉴别能力和保存价值。严重使档案材料的收集、整理存在很大的随意性。

有些高职院系或部门的档案工作是由院系的老师兼任（或有学生监管），没有专业的档案管理人员来看管、统计、保存。才使得更多的教学材料流失。这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力来学习档案专业知识；另外一方面也没有机会接受专业的档案管理业务培训与实践，更无法实现档案的优化管理。

3.有些档案信息不足，档案管理效率不是高。目前，有许多高职院校中存在着信息开发不足中出现的各种问题。各系与各部门之间的教学档案管理互相封闭，并且无法相互借鉴和交流。尽管有些高校加大了管理教学改革力度，但是从整体上来看这些问题仍比较突出，不少高职院校往往只注重设施、设备、技术的投入、人力物力、使而不注重其效益的产出。现实是21世纪是一个网络、信息化、科技化的时代。

二、 要高度认识教学档案管理工作的重要性。

高职院校教学档案具有一定的教学信息、参考价值和作用教学档案管理工作，便利于教学单位及各人，所更好的掌握教学过程中实施的措施、效果，更利于了解和掌握教师的教学与学生的学的基木情况，对于了解教学全貌和教学的质量水平等都很重要。此外，高校教师需要了解历年的任课情况和教学效果、从事教学法研究等，都需查阅教学档案。

高职院校教学档案管理方式,很难适应于不断改革深化的管理工作。如今档案管理引入多媒体文件、实现图，能够更加真实有效地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。

三、要加强高职院校教学档案管理的措施。

目前我国高职院校开始了新的一轮人才培养模式评估水平，评估70.8%的相关内容都集中在教学管理中，作为高职院校档案管理应该抓住这个时机，顺势加强高职院校教学档案管理工作。

（1） 各院系领导要重视、完善管理体制。

高职院校领导要做好管理工作、要重视、要看到教学档案存在的有效价值，做好教学档案管理工作要放在第一位来抓，要明确注重教学管理记录。形成以高职院校领导为主体的教学档案管理团队，要明确分工到各部门、各系部与个人分别设立领导小组来管理，负责指导、收集和整理个部门教学档案管理工作，并接受教育处办公室、档案室的监督和指导工作，要明确建立考核制度，对于那些没有完成教学档案收集或者是收集材料不够完善、整理不够规范的哪些部门要纳入年度的考核制度中去，对于未完成教学档案管理人员要给与处罚，对于优秀部门和个人要给与奖励。

（2）要做好平时立卷和整理工作。高职院校档案工作的最终目的是提供利用。由于高职院校教学档案管理复杂化，并且有分散，要做好平时的立卷和归档工作尤为关键。如：在校学生注册资料、新生入学资料、缴费状况、学生学籍异动、基本信息更改、毕业生名单、就业信息、导师分配等重要资料，要是平日里做不好收集和归档工作，要是等到明年的六或九月份在收集中处理，这样会导致更多零散的重要资料文件丢失，我们要在实际的操作中有一些最基本的分类，如：新生入学资料、新生缴费状况、基本信息更改或者毕业生名单、就业信息、导师分配等把工作中形成的文件要及时分类放在相应的文档中，方便使用，并且要注明资料名称。平日的立卷和整理工作其实就是一个档案意识的形成过程，做好日常工作才能保证教学档案管理的利用质量

结束语：总之，高职院校教学档案管理水平要提高，需要我们不断的从思想上、行动上去追求、去创新、去实践，这是一项重而远的工作，只要我们对现在存在的问题有一个清醒的认识，并坚持不懈地去追求改进之途径，高校教学档案管理水平必将有一个更好的突破。

参考文献：

[1]《试论规范高职院校教学档案管理的途径》中国科技教育第3期、作者：江莹。

[2]《浅议高职院校图书馆档案管理》职业教育研究2009年第05期　作者：段艺萍;

教职工个人档案篇7

【关键词】高职院校 系级教学档案 管理 质量 素质

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2017）06C-0122-02

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，紧紧地服务于教学工作，因此教学档案工作的好坏，将直接影响整个教学工作，最终影响学生掌握知识和技能的熟练程度。关于教学档案工作已有不少学者进行了研究。笔者结合实际工作情况，探讨高职院校系级教学档案工作的任务、档案人员应具备的素质和能力，以及改进的措施。

一、高职院校系级教学档案工作的任务

以系部为教学管理的高职院校，其教学档案一般分为校级和系级管理，系级教学档案工作是比较琐碎的，工作任务归纳起来主要有以下几个方面：

（一）档案的编制。系级教学档案在编制方面主要是协助主管教学的系主任制（修）订教学计划，大纲（标准）、实施办法，以及有关教学检查、教学评估、课程建设等具体工作；新学期课程表的排定、考勤登记、课堂日志等的落实；教学计划的执行情况、调课事宜、课程考试试卷的规范、监考安排、编制考试情况记录表、学生成绩的登记、统计学生成绩，等等。

（二）档案的收集。收集教学档案是工作的重中之重，凡是与教学有直接或间接关系的都要收集，范围包括上级和系级的文件、指示、规定、办法、通知等；系级与教学工作有关的教案，课程标准，教学进度表，课程表，教材，教学日志，成绩册，教学任务书，学生考勤表，每门课程教学总结，期末考试卷、参考答案、评分标准，试卷分析报告，考场情况记录，教研室工作计划和活动记录，教学检查记录，教师互听课评课记录，学生代表座谈会记录，学生对任课教师的评价，学生参加各类竞赛获奖情况等。各类教学材料必须收集完整、准确，不能短缺、遗漏或重复，保证档案的真实性。

（三）编制和收集教师的教学档案。教师的教学档案直接记录着教师的信息，影响着教师的切身利益，对教师的职称晋升、补贴、工作回顾、师资队伍建设等都有一定的参考作用。档案内容包括教师的基本信息、教师每学年授课数量和教学质量、教师科研情况（包括科研项目立项，结题，论文，自编和参编的教材、讲义、教学参考资料，获奖等）、教研活动情况（包括教师校内培训、教师之间互听课、教师本人参加各类比赛、指导学生参加技能竞赛及获奖情况等）、教师外出进修情况、教师到企业锻炼情况、教学效果测评、教师工作量统计。建立健全教师档案，做好评选教学优秀奖的资料准备工作。

（四）学生工作档案的管理。负责申报学生学籍管理，并及时报告学籍管理中出现的问题；学生在校基本信息、学生毕业信息、学生参加技能比赛情况及获奖证书扫描复印件、学生课外活动、学生社会实践活动情况、学生就业单位情况、毕业生初次就业率统计、毕业生跟踪调查情况及就业分析等。

（五）档案的整理。由于收集的教学档案种类较多，份数也多，需要进一步条理化的整理，进行基本的分类（一般分为教学类、教师类、学生工作类）、组合、排列、编号、编制目录、组成有序的档案等；整理有关教学档案，归口管理各种教学文件，工作做到规范化、程序化，便于今后查阅。

二、高职院校系级教学档案工作人员应具备的素质和能力

教学档案工作是业务工作，也是服务教学的工作。教学档案工作有些是重复性的，有些是突发性的，要做好教学档案工作，要求教学档案工作人员具备较强的素质和能力。

（一）高度的责任心。高度的责任心是做好教学档案工作的基础。高职院校系级教学档案工作是基层的教学管理工作，特别是以系为管理中心的院校，系级教学档案更是无法代替的工作。教学档案工作不是轰轰烈烈，而是比较繁杂、枯燥的工作，也是比较重要的工作，责任也重大。因此要做好教学档案工作，必须具有敬业精神和职业道德，端正工作态度；必须保持良好的心态，热爱自己的岗位和工作，爱岗敬业，对本职工作要有高度的责任感，一心一意做好每一件事情。有时责任心比能力显得更加重要，有了高度的责任心，即使有困难也会想方设法完成工作。在工作中也要做到耐心和细心，安排课程、学生成绩的登记、试卷的发放和归档等需要细心地工作，不允许有差错，否则就会出现问题。

（二）工作的主动性。对工作有主动性是做好教学档案工作的前提。教学档案工作是事情比较多的工作，但又往往没有硬性规定的工作量，有些工作今天可以完成，明天也可以完成，但教学档案工作又不是小事，所以教学档案工作要主动，不能等领导安排了才做。今天的工作任务不能拖到明天，要按时或提前完成任务，要有奉献精神，对教学工作要主动联系有关人员是否落实。时刻提醒自己要主动工作，实际上工作的主动性也是职业道德的具体体现。

（三）吃苦耐劳的精神。吃苦耐劳的精神是教学档案工作必须具备的品质要求。教学档案工作是服务性工作，要紧紧围绕教学中心工作，很多工作任务小而多、繁杂、枯燥，同时也与各个相关职能部门有关联，有时需要跑来跑去，有时甚至需要加班加点。所以教学档案工作人员要有吃苦耐劳精神，要有自我牺牲精神，始终对工作充满热情，精神饱满，在工作中表现出乐观精神，要体会到工作的乐趣，对取得的工作成绩有成就感。

（四）一丝不苟的工作作风。一丝不苟的工作作风是教学档案工作必须具备的素质。教学档案工作无小事，有它的特殊性，也决定了教学档案工作人员必须努力勤奋。教W档案工作虽然多而杂，决不能马虎，工作要实事求是，不能弄虚作假，不能自欺欺人，工作要严谨务实、一丝不苟，特别是一些试卷打印、装订、分发，成绩的录入，教师工作量的统计等工作，更是要求精益求精、脚踏实地、不能出错。当然也不能因怕出差错而框住手脚，过于谨慎，过于放缓速度，要有一丝不苟的工作作风，也要提高工作效率。

（五）团结协作的态度。团结协作的态度可以保证教学档案工作环境具有轻松的氛围。教学档案工作人员在工作中不仅自己要努力完成工作，还要主动配合别人一起完成工作，多与人沟通。在工作中常与学校各职能部门、教职工、学生打交道，多与人相处。待人接物要有诚信，正直，尊重人，平易近人，对教职工和学生一律平等对待。讲团结，当然也要讲原则，遵守纪律，不偏心，热情大方，热情服务。在工作中难免与人出现矛盾，有矛盾要讲究处理方法，对事情有自己独立的思考，对建议意见可以向领导提出并且到位，但不要越位。只有这样才能每天都能在心情愉快的环境中工作，才能有和谐的氛围。

（六）熟悉业务的能力。熟悉业务的能力是做好教学档案工作的关键。档案是事实的真相、历史的见证，是教学工作的凭证，在教学中起到参考的作用，并在此基础上得到不断的发展和提高。要做好教学档案工作，工作人员必须熟悉业务，具备一定的业务能力，包括沟通能力、协调能力、语言表达能力、文字能力、档案管理能力、办公自动化应用能力等。随着互联网的发展，网络信息日新月异，新媒体不断涌现，给档案工作人员提出了更高的要求，要求具备不断学习的能力、分析问题和解决问题的能力，要更新观念，适应新的教学档案方式（如现在的教案多数是电子版式教案，PPT式占绝大多数）。

（七）一定的创新能力。创新能力是使教学档案工作不断进步的条件。高职教育经过多年的发展，高职生生源已不是原来单一的普通高考生，目前的高职院校包含有普通高考生、中职升高职生、初中毕业五年一贯制等多种生源，办学模式有“2.5+0.5”“2+1”“2+3”“3+2”等模式，人才培养方案也有多种形式。因此，教学档案必然数量多，收集、分类、整理等必须科学化，工作人员应具有一定的创新能力、科研能力进行归纳总结，具有新思想、新方法，才能做好档案工作，要与时俱进，不断进步，适应时代的发展，接受新生事物。

三、高职院校系级教学档案工作的改进措施

（一）提高思想认识，高度重视工作过程。要提高思想认识，深刻认识到高职院校系级教学档案工作的严肃性和重要性，高度重视工作实施过程的每一个步骤，切实解决工作中遇到的实际问题，在科学管理上下功夫。高职院校系级教学档案工作是直接影响到学生学习、毕业乃至前途的重要工作和教师教学工作，必须一丝不苟、认真负责，来不得半点马虎。要根据教学档案的职能和特点，认真研究找出最突出的任务，有针对性地进行重点分析，找出合理的解决方法。只有在工作中高度重视，不断认真总结出好的工作方法，工作实施才会更加科学化、规范化。

（二）建立行之有效的管理制度。要制定明确的教学档案管理目标和管理标准，建立一套完整的适用于系级的教学档案管理制度，以指导和规范系级的教学档案工作；要建立系级教学档案工作网络，确定教学档案工作人员的岗位责任制；要制定目标管理标准、考核制度，奖惩分明，奖优罚劣；要实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制，确保教学工作正常有序进行，特别是对教研室的工作，每学期都要对现有的档案材料进行集中整理、分类归档，然后再进行专项检查，提出整改意见；要实行教学档案人员定期培训制度，不断提高其业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。教学档案有其自身的特点，教学档案管理人员要解放思想、更新观念，不断寻求教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教学档案管理的新方法和途径。

（三）实施信息化的管理手段。随着现代办公设备的自动化，教学档案工作也相应快速地发展，高职院校系级教学档案工作的信息化管理可以提升管理工作效率，提升高校的建设水平，更好地利用教学档案资源。信息化建设，能促使系级教学档案工作管理程序更加合理，从而有助于增强系级的快速反应能力；能进一步促进系级资源的合理组合及利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用的效果，求得最大的使用效益。配置好的信息化管理软硬件设备，通过专业软件进行系级教学档案工作的管理，减少人为疏忽的问题。第三方的验证和管理可以减轻管理工作人员负担，也便于将相关资源联网使用，构建大数据平台，服务于相关职能部门，特别是教学部门。

【参考文献】

[1]王海玲.高职院校系级教学档案管理的问题及对策[J].湖北广播电视大学学报，2007（9）

[2]钱杏英.浅谈高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策[J].中国科教创新导刊，2008（35）

[3]李春媚.关于高职院校教学秘书工作改进的思考[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（3）

[4]辛丽华.浅谈怎样做好高职院校教学秘书工作[J].山东商业职业技术学院学报，2009（4）

[5]郑娜.浅谈高职院校系部教学秘书的能力结构[J].中小企业管理与科技，2010（33）

[6]李艳艳.高职院校系级教学档案管理存在的问题及对策[J].W理论，2010（16）

教职工个人档案篇8

论文摘要：本文分析了高职院校建立教师业务档案的对象和档案收集的具体内容，提出了建立教师业务档案的具体原则和管理教师业务档案的基本方法，总结了有效利用教师业务档案的办法。

论文关键词：高职院校；教师业务档案；建立；利用

高职院校教师业务档案是指教师在长期的教育教学、科学研究、企业实践和社会服务工作中形成的、反映个人学习经历、专业水平、教育教学能力及科研成果、社会服务实效等，具有保存价值的文字、图表、声像及各种载体的历史记录。本文就如何建立、如何管理和如何利用高职院校教师业务档案谈谈个人的思考。

一、建立高职院校教师业务档案的对象

（一）校内专任教师、兼课教师，包括高职院校专职辅导员、班主任。他们是高职院校教师的主体，他们的学习、工作和生活情况要通过学校的人事档案和业务档案进行记录。

（二）校外兼职教师、兼课教师，包括学生顶岗实习、校外德育辅导员。他们受聘给学生上课或指导，参与学校的专业建设、课程建设和实训基地建设、师资队伍建设等工作，他们在人才培养、专业建设等方面起到重要的、不可替代的作用，学校为他们建立档案，有利于评价他们的工作，有利于学校自身工作成败的评价。

（三）学院的客座教授、教学顾问、指导专家。他们是校外专家学者或政府部门人员，他们为学校的人才培养、科学研究和社会服务起到重要作用，为更好地发挥这些人员的作用，记录、跟踪他们对学校的影响十分必要。

总的来说，对学校教育教学、科研工作和社会服务工作直接有影响的人都需要建立教师业务档案。

二、高职院校教师业务档案的内容

（一）教师基本信息材料

主要包括教师个人的个人信息、主要学习经历、职称情况、教学工作经历、企业工作经历、社会服务经历、继续教育情况、社会兼职情况、获得的各种资格证书、重要表彰奖励等，还包括能够证明以上项目真实性的相关证明材料。

（二）教师教育教学工作材料

主要包括教师担任辅助员、班主任或其他从事学生教育管理工作的统计和证明材料，教师教学工作数量及工作质量的统计及证明材料、教师工作业务总结等。通过这些材料能够反映教师历年的教学情况、教学工作量、教学水平。

（三）教师业务与能力提升材料

主要包括教师参加各类业务进修、培训和能力测评的相关材料、教师参加学术会议、专题报告和学术报告等材料，还包括教师下企业锻炼、顶岗工作情况的材料，还有学校及上级部门命名的名师（专家）评审材料等。通过这些材料，能够反映高职教师学历提升、业务能力、实践能力提高和企业工作经历积累的情况。

（四）教师奖惩情况材料

主要是各级组织授予教师的各类荣誉称号、获奖证书复印件，奖牌奖杯照片、音像资料以及对教师教学事故处理的结果文件复印件等，通过这些材料，能够反映教师的工作业绩和失误之处。

（五）教师职务职称材料

主要是教师高校教师资格证复印件，教师的专业技术职务资格证书复印件，相关职务聘书复印件，教师的各种职业资格证书复印件等。

（六）教师科研与社会服务材料

主要是教师参加各种形式的社会服务、科学研究和教学研究等活动业绩材料、总结材料等，包括历年一览表，立项、结题各类科研课题一览表，出版的专著、教材、教参和教学资源开发的成果一览表，通过这些材料，可以反映教师的学术水平、学术地位、研究方向和社会服务成效。

三、高职院校教师业务档案的建立

（一）教师本人参与

教师业务档案收集有别于其它档案材料收集，在时间上它兼容了年度和学年，立卷单位是个体，很多材料产生于教师之手，是教师个人独立活动的结果。以教师为单位组卷，靠档案员收集比较困难，所以，教师业务档案需要教师本人参与收集、整理自己的材料。

（二）教学一线单位收集

教学一线单位是学院教学的基层组织单位，一般是教学院系、教研室或专业教学团队、课程教学团队或实训中心教学团队，教师教学工作的任务分配、教学过程的相关检查、教学材料的分发与收集、考试考查的安排等都是通过教学一线单位为纽带完成的，应该说教学一线单位对教师一段时间内的专业情况、学历学位情况、参与业务学习情况、科研服务、下企业锻炼和社会服务情况最为清楚，因此，教学一线单位对教师业务档案材料的收集更方便、更真实、更及时、更完整。

（三）职能部门归档

管理师资队伍建设的部门是教师业务档案归档的责任部门，一般放在教务处或人事处。教师业务档案归档，一是要对搜集的材料按规范进行裁剪、裱糊、折叠；二是分教师编排，填写卷内目录，加编页码、保持活页状态，分装在不同教师业务档案卷宗内；三是按照教师的类别和一定的顺序存放。

（四）逐年滚动积累

教师是一种相对稳定、具有较强连续性的工作，教师个人的工作业绩、业务能力是随工作经验、个人阅历不断变化而变化的，教师业务档案必须逐年积累，对于大多数学校开说，可以自然年度或学年度为期进行阶段归档，同时，对重要工作（如项目、活动、进修学习、外派交流等）进行归档。 　四、高职院校教师业务档案的管理

（一）强化一个意识

高职院校建校历史大多不长，教职工的档案意识普遍不强，因此，一定要通过多种途径强化职工的档案意识。一是要做好宣传工作，组织教职工学习档案法；二是要组织对档案工作的统一安排、统一布置、统一检查验收，把包括教师业务档案在内的各种档案的建设和管理纳入到单位和个人业绩考核内容之中；三是要有相关的组织机构、负责领导和考核机制；四是领导带头重视档案工作，自觉严格按档案建设与管理的要求去做。

（二）完善两项制度

高职院校教师业务档案的管理，既要遵循国家档案法的要求，又要制订适用高职院校自己相应的管理制度。当前，高职院校有两项制度尤其重要，一是《高职院校教师业务档案归档制度》，规定教师业务档案归档的内容、方法、过程和要求，建立档案资料归档的机制；二是《高职院校教师业务档案管理制度》，使档案管理工作有章可循、有据可依，通过制度约束，保证日常的教师业务档案工作管理顺利进行。

（三）坚持三个原则

建立和使用教师业务档案，必须坚持真实性、系统性、规范性原则。一是档案内容要客观真实，原件要真实，复印件归案要审核，评价要客观准确；二是要按教师业务档案目录要求，该收集的要尽收，该有的应尽量有；三是入档的材料要规范，表格样式、纸张大小、材料要素、图片清晰度要有统一规定。

（四）采用四项技术

在教师业务档案管理过程中，要采用档案编目技术、计算机信息管理技术、保密技术和安全技术，使教师业务档案更加安全、更加便于利用。档案编目技术指对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作。计算机信息管理技术是指对教师业务档案进行数字化、网络化管理。教师业务档案虽然不像人事档案那样密级程度较高，非经一定和组织手续不能查阅、摘抄、复印，但它又不能像文书档案那样可以公开供人随意查看，它也涉及到教师个人隐私，所以，在教师业务档案管理中，也要注意其保密性，采用必要的保密控制技术。档案的最大特点就是原始性和唯一性，是一种不可再生资源，因而档案如何被及时、有效的安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命是值得特别注意的，要防止档案被涂改、丢失和被盗，要防止档案发霉、变质和被虫蛀等，要注意防火、防虫、防盗。

五、高职院校教师业务档案的运用

（一）作为教师资历能力和水平的评价依据

评价一位教师的工作能力和水平，除进行直接、具体的考察外，大多数情况下还要借助于业务档案材料来进行考察，通过调阅教师业务档案，可以历史地、全面地、动态地考察教师的教学业绩，了解其在教学基本建设、教学研究及科研和社会服务方面的成就和价值，形成对教师的合理评价；同时，在教师个人职称评聘中，评委可以利用教师业务档案核实教师的任职期间的工作量、教学成绩和社会服务成就，可以查阅教师的资历和学历变化，可以提高职称评审工作的质量和透明度，促进评聘工作的公正、公平、公开。

（二）作为学院师资队伍建设的重要依据

教师业务档案为建立学院教师资源库直接提供了第一手资料，学校可以在此基础上，分析教师个体的特点，分析教师整体的结构和水平，有目的、有计划地打造合理的教师梯队结构，合理地聘用教师，使优秀教师脱颖而出，促使每一位教师在教育教学能力、科研能力、社会服务能力上尽快达标；对于教育主管部门来讲，有了教师业务档案，在各种评估过程中，专家们通过一系列相关档案材料，可以全面了解到学校师资队伍的整体水平，准确分析教学在人才培养和其他工作中的问题，便于促使学校针对性的整改，起到以评促建、以评促改的作用。

教职工个人档案篇9

校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。

校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。

在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。

俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。

一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键

（一）档案工作的辅和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位

档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。

（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识

每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。

（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动

目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。

（四）档案收集的特点和重要性

档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。

二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法

印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。

（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作

1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。

2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。

（二）制定档案收集制度

1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。

2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。

3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。

（三）确定文件归档的质量要求

1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。

3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。

5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。

三、掌握档案收集的方法

1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。

2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。

3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。

4.归档时间一般在第二年的6月份以前。

教职工个人档案篇10

关键词：档案；教师业务；建立

中图分类号：G275.9文献标识码：A

文章编号：1003-4374（ 2015 ）02-0058-03

综合档案、人事档案、教师业务档案的区别和联系

综合档案室，设立在中等职业学校办公室，综合管理学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。人事档案室，设立在人事科，管理记录个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。教师业务档案室，设立在教务科，管理教师个人在教师业务水平和工作科研能力以及履行岗位职责情况的记录材料。综合档案室管理学校的综合档案，综合档案分党群类、行政类、教学类、科研类、仪器设备类、基建类、财会类、外事类、声像类和实物类十大类。人事档案室保管人事档案，人事档案包括个人的履历材料，自传材料，考察、考核、鉴定、审计材料，学历学位、职业、技术职务（称）评聘、科研学术、培训材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、聘（录）用、任免、调动、军（警）衔、转业复员、出国、会议代表，其他材料等十大类材料。教师业务档案室保管教师业务档案，教师业务档案包括：个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，历年来的授课任务、班务管理工作，历年来的教学效果、师生评教、年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，工作以来进修培训、学习听课情况，兼职、任职情况等。教师业务档案可以做为教师职称晋级、评优考核的主要依据，做为教师工作的量化考核、进修培训、岗位调动、职务聘任、工资晋升、奖励惩罚等的参考资料。然而，目前中等职业学校很少设立有教师业务档案室的。教师业务档案的管理几乎是空白，分散在各职能业务部门或教师个人手上，没有建立统一的分类归档范围、规范管理办法和归属管理部门进行集中统一管理。教师评职称时，都是自己到各职能业务部门收集个人的相关材料进行整理。学校各种教育、教学水平检查，学校评估申报时，各职能业务部门都需要从个人手上或者在各部门收集准备大量的材料，费时费力。有时会出现重复收集一个人的材料，有时会因时间久远造成材料收集不全，出现重复工作或材料缺失。因此，笔者建议在教务科增设教师业务档案室，制定统一的分类归档范围和管理办法对教师业务档案进行管理。按归档范围将在岗教师的业务档案收集建档管理，教师调离时，业务档案随人事档案一起转出，为接收单位快速、全面的了解人才信息提供保障依据。同时，为了保持学校教师业务档案的完整性，可采取赠送的方式，复制一份留存学校，以备学校提供查找利用。建立教师业务档案室使中职学校的档案管理进一步完善，查阅档案时，学校的文件资料可以到学校综合档案室，教职员工的人事材料可以到人事档案室，教师的个人业务、工作业绩材料可以到教师业务档案室，从而形成全方位的档案信息网络服务，为学校的教育教学健康、快速发展提供更有效的档案信息服务保障。

教师业务档案的内容

教师业务档案具体包括以下内容：

个人基本信息

个人履历、教龄、身份证、各种学历学位、职称、教师或职业资格、双师、教师岗前培训、继续教育等证书、教学、科研岗位聘任书、合同或协议书复印件、学术团体或社会团体任职证明复印件。

教学工作材料

包括教学计划、教学大纲、教学任务安排表、课程设计、教案、课件、试卷（含标准答案、评分标准）、听课记录、教学经验总结、教学质量考核、学生评教、教师评学、督导、专家的评价、担任班主任情况、社会实践调研材料、年度考核。

教师进修培训材料

业务进修、岗位培训、出国深造等材料。

教学改革材料

教学改革立项申请书、结题复印件、精品课程、说课稿、特色专业、教学成果奖、结题材料、教学论文等文件复印件。

科研材料

科研项目立项、结题材料、科研论文、出版教材及其他有保存价值的自编参考资料、艺术作品、创造发明、专利技术、调研报告、议案、提案、学术活动或会议材料。

奖惩材料

教学和科研成果获奖证书或文件复印件、其他单项或综合奖励（如书法、演讲、体育）、评优、评先等证书或文件复印件、教学事故登记表。

资历证书复印件

英语、计算机应用能力、岗位资格、职称、学历等证书复印件。

其他

业余爱好、特长.参加协会、学术会议、访问学者、学术交流等有价值的档案材料。

凡是教师的个人基本状况、工作量化、工作态度、工作业绩、培训进修、继续教育、专业技术水平、学术水平、学术研究方向、学术地位、社会地位和在学术界的影响等能反映教师个人工作业绩、业务水平的材料都可以收集建档。教师业务档案不仅反映教师个人的业务能力、学术水平和工作实绩，成为学校考核、培养、奖惩教师的重要依据，而且还能体现学校的师资队伍建设和办学力量水平。

教师业务档案的收集整理

教务科应配备专职档案管理员管理教师业务档案，并在各部门设立兼职档案管理员协助专职档案管理员工作。要在各教学业务部门和教师队伍中大力宣传《档案法》，增强档案意识，使各教学业务部门和教师能自觉按教师业务档案归档范围上交散存于各部门和个人手中的档案材料。教师业务档案建档的对象包括：专任教师、兼职教师、外聘教师、返聘教师、教辅人员。根据教师业务档案的形成规律，可采取每年集中收集两次，分别在放寒假前和放暑假前收集。零散的材料可按照“随办随归”的原则在活动项目结束后及时归档。

可参照人事档案的整理方法进行教师业务档案的分类整理。遵循整体密不可分的原则，把教师业务档案的有关材料按人物一类别一年度的分类方法一人一档、一个号进行整理、上架，确保档案的完整性和连续性。由于人事档案和教师业务档案会随个人的调动而转走，而综合档案室的档案则一直保存在学校，或按有关规定移交档案馆保存，存在一定的稳定性和持续性。当综合档案、人事档案和教师业务档案中有交叉的内容时，如：综合档案中教学类的归档范围有教师获奖情况，教师论文、著作，教师授课统计表；科研类中有论文专著、科研成果获奖材料、专利证书与人事档案中的科研学术、奖励材料以及教师业务档案中的历年来的授课任务、发表的论文、著作、获奖情况有交叉。人事档案中的履历材料，自传材料，考核、鉴定材料，科研学术材料，培训材料，奖励材料，处分材料，聘（录）用、任免材料与教师业务档案中的个人简历、业务自传，学历、学位、职务、职称材料，年度考核材料，历年来参加的科研课题，历年来发表的论文、著作，历年来的获奖、惩罚情况，兼职、任职情况有交叉。在处理档案内容交叉问题时，综合档案要按照档案部门的有关规定进行整理归档，人事档案要严格按人事、组织部门的有关规定进行整理归档，并坚持以综合档案、人事档案优先的原则，原件（个人学历、职称证书、获奖证书除外）优先存入综合档案，其次到人事档案，最后再到教师业务档案，没有原件的情况下可存复印件。教师业务档案中可制作相应的表格填写进行保存。如：《教师个人情况一览表》、《教师授课教学任务一览表》、《教师担任班主任情况一览表》、《教师听课记录表》、《教师参加教研活动记录表》、《教师参加科研情况一览表》、《教师、著作一览表》等由个人填写，相关业务部门审核。为了确保教师业务档案内容的真实性，收集到的材料要做好审核鉴定工作，杜绝把假材料归档。在收集材料的过程中，必须向有关形成材料的部门收集。个人报送材料要验原件及相关的原始材料，鉴别好的复印件要加盖“此件与原件一致”的印章，确保归档材料的真实性。有条件的学校可以扫描原件保存电子档，或制作成电子档案，用档案管理软件进行管理。材料审核后，为便于装订、保管、利用和延长档案的寿命，对不规则、皱折、卷角、破损的材料，进行剪裁、折叠、托裱，裱糊时应选用化学浆糊，或在浆糊中掺入杀虫粉，以防虫蛀。档案材料上的大头针、回形针、钉书针等金属物要去除，以防止氧化生锈损毁档案。

根据档案材料的不同类别，档案的排序可按档案形成时间的先后顺序、材料的内容主次、功能性质等进行排序。排列好的材料要编号。顺序号包括类号和份号，用铅笔标注在右上角。如：“1-1、1―2……”就是“第一大类第一份、第一大类第二份……”，“2 -1-1、2-1-2- - - - -”即“第二大类第一小类第一份、第二大类第一小类第二份……”。每份材料在右下角或左下角编写页码。材料排列好后要编写目录，目录中的类号用汉字一、二……表示，单独占一行，份号用阿拉伯数字排列并登记材料名称，重新拟写或修改的标题用“[]”标注，各类材料之间要留出一定的空格填写后续的材料。每份材料最后形成的时间做为材料的形成时间，并用8位阿拉伯数字填写表示。整理好的教师业务档案按顺序号排列上架永久保存。保管教师业务档案要配备有铁门、铁窗、铁柜的专用库房，做好防光、防火、防盗、防尘、防鼠、防虫、防潮、防高温工作。

教师业务档案的提供利用