酒店会计论文范文

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〔关键词〕人力资源；人力资源会计；酒店管理

在知识经济时代，世界高新技术革命和进步的浪潮，已把世界各国的经济发展从自然资源竞争，资本资源竞争推向人力资源竞争，人力资源的开发、利用、管理将成为人类和社会经济发展的关键性制约因素。人力资源会计正是基于人力资源的价值管理方法，特别是对居于第三产业中的酒店业管理来说，作用十分明显。因此，在我国人力资源会计进入广泛应用的发展阶段，从酒店管理着手研究人力资源会计管理问题，不仅有深刻的理论意义，更有显著的现实和实践意义。

一、人力资源会计概念界定

1人力资源本质及特征。广义人力资源是指智力正常的人。狭义的定义有多种，如：人力资源是指在一定领域内人口所拥有的劳动能力的总和，等等。本文的人力资源主要是指企业内外具有劳动能力的人的总和，包括人力的数量和质量两方面。

与其他资源如自然资源、物质资源相比，人力资源则具有无形性、垄断性和长期性的特征。

2人力资源会计定义。人力资源会计是会计学科中新的分支，其主要目的是为企业提供人力资源管理所需要的信息。目前，会计学界对人力资源会计的定义尚不统一，主要流行的观点如美国著名人力资源会计学家埃里克·弗兰霍尔茨认为，人力资源会计是计量和报告组织的资源———人的成本和价值的程序；我国则有人指出：人力资源会计是以货币形式反映并控制经济组织中人的成本和价值的管理活动，是会计科学中的一个新兴的分支。笔者认为人力资源会计可定义为：以货币和中介变量的形式反映并控制经济组织中人的成本、价值和效用，为管理者及其他相关人员和机构提供人力资源的投资信息、维护信息或利用信息等的一种管理活动。

二、酒店人力资源会计基本内涵的探讨

在会计学术界虽然已有部分涉及人力资源会计核算方面具体问题的研究，但尚未有对酒店人力资源会计的内涵作过系统表述的研究成果。弄清酒店人力资源会计的基本内涵，主要涉及以下几个方面的问题：

1对酒店人力资源会计形成及其本质的一般认识。酒店人力资源会计作为一种管理活动，是酒店管理的一个重要组成部分。它的基本职能是通过预测、决策、计划、记录、计算、分析、控制、考核和反馈各个环节的工作，对酒店的人力资源的投入与产出的全过程，以货币和非货币的计量形式，将酒店人力资源价值运动而形成的大量数据转化为具有综合、连续、系统等特征的信息。从工作内容和程序上看，酒店人力资源会计是一个系统，由人力资源会计信息和会计管理两个子系统构成，通过这两个系统的共同作用，来实现酒店人力资源会计的基本目标。

从学科发展的基本规律来分析，社会实践不仅是其产生的源泉，而且是其逐步形成、发展与完善的基础。酒店人力资源会计的提出是酒店对人力资源开发与利用这一社会实践的客观需要。我国正处于工业经济向知识经济的转型期，人力资源在经济活动中的作用日益重要，社会环境的变化促成了人力资源会计的诞生。酒店人力资源会计作为人力资源会计的一个分支，对其进行探索，是市场发展的需要。

从社会经济发展来探讨，人力资源与资本、技术和土地一样，作为一种生产要素进入会计学领域是新经济时代的要求。酒店人力资源会计为获取能够帮助人们进行财产经管责任的考核评价和经营管理的经济信息，从而减少决策的不确定性，取得最大的经济效益，力求更全面的提供人力资源会计信息，其产生是酒店管理的客观要求。

2酒店人力资源会计的内涵。酒店人力资源会计是一种管理活动，但其工作程序又构成一个完整的体系。要认识其基本内涵，应从以下几个方面考虑：（1）酒店人力资源会计是社会经济发展到一定阶段的产物。酒店是一系列契约的联合，其对资产的依赖程度，由其稀缺程度决定其在契约中的地位。在目前市场的激烈竞争的条件下，决定酒店盈亏、发展的是“人”而不是“物”，也就是只有通过酒店人力资源为客人提供优质的服务质量，才能保证酒店的客源和利润。这就决定了人力资源与其他资源在酒店契约中不平等的位置，在酒店业充分显示人力资源是第一资源的事实。（2）酒店人力资源会计的基本职能仍然是反映、控制和参与决策。酒店业是一个具有特定业务内容，特定作业规律的行业。酒店以拥有用于接待宾客使用的大量的固定资产为凭借，酒店取得的效益全靠酒店人力资源活劳动的支出。人力资源的因素是酒店成败的关键，而体现人力资源价值的服务具有特定的综合性、直接性、不可贮藏性，不确定性等，酒店必须对其人力资源的原状与增减流动情况，通过会计及时准确地记录下来。而控制方式可以是事前，事中、事后的控制，也可以是定量定性相结合的控制。在参与决策时，除了注重酒店经济效益，同时也注重人力资源的精神文明建设，提高酒店社会效益，使用人力资源不能只重人的能力，而不讲人的修养。

酒店人力资源会计是人力资源会计领域内一种行业特征相对较强的企业会计。酒店是以为旅客提供服务为主要对象的经营性实体，它的行业特征首先体现在酒店人力资源对顾客的关注和情怀，对酒店的真诚和奉献，酒店的生气、元气、士气都源于此。大的首要目标如高利润和较强的竞争定位的实现是通过提高人力资源的服务质量水平来增加顾客满意度。其基本程序和方法系统以及对人力资源的价值运动的核算与其他会计有着相近和相似的内容。因此，酒店人力资源会计需要承袭传统会计学、人力资源会计等的基本原理和方法之外，还应当吸收旅游学、人事管理以及酒店业管理的相关学科的理论、方法和技术，以形成自己的独立的人力资源会计管理体系。

三、酒店人力资源会计对象和任务

1酒店人力资源会计对象。酒店是借助有形的设备、设施、通过提供服务而获取经济效益的生产经营单位。近些年来，随着我国旅游业的不断发展，酒店业由小到大，酒店数量由少到多，具备了相当的产业规模。目前，酒店人力资源价值运动中各方面的经济利益关系主要由以下几个方面构成。

（1）酒店人力资源获取成本：招聘开支，包括广告费、测评等开支；上岗培训开支；重置成本；其它开支。

（2）酒店人力资源使用成本：直接成本，包括酒店工资报酬、个人福利如住房、伙食、探亲交通等开支等；间接成本，包括集体福利如食堂、娱乐中心等、各种保险、在职培训、公差成本、管理成本、其它开支。

（3）酒店人力资源离职成本：离职成本；机会成本；其它开支。

上述人力资源投资价值总和可视为人力资源消耗的“补偿价值”，其中一部分是人力资源投资资本化的价值，是可以分摊和逐步转移的“转移价值”。酒店人力资源会计以此为对象可以通过多种人力资源会计核算模式取得帐面资料。除此以外，酒店人力资源通过投资后在其使用中所创造出来的“创新价值”，也就是转移到为客人提供有偿服务绩效的那一部分价值，是酒店人力资源会计重要的核算对象。其中主要有经营管理者的管理贡献、决策贡献、所有员工的劳动贡献。综上所述，作为酒店的人力资源，其创造的新价值总是大于人力资源的投入，并具有服务绩效潜力。目前将人力资源支出列作费用处理是不妥的。酒店人力资源会计是以人力资源的价值运动为对象，来对酒店进行管理。通过对酒店人力资源价值运动过程实施管理与控制，达到实现人力资源充分利用，促进经营发展，提高酒店效益的目的。

2酒店人力资源会计的任务。酒店作为独立经营、自负盈亏的经济实体，为了在激烈的市场竞争中生存和发展，需要在管理工作中不断创新。酒店人力资源会计是一种全新的管理工具，是从价值上对酒店经营活动进行的一种综合性管理，它的主要任务是围绕酒店经营目标，保证酒店在经营活动中得以迅速地进行所需的人力资源的价值运动信息分析，主要体现在：加强酒店人力资源核算；真实、准确地向酒店管理当局提供酒店人力资源资源构成、变动的会计信息；监督酒店人力资源管理的全过程；加强对人力资源计划的考核和分析；发挥人力资源会计在提高酒店经济效益中的作用。此外，预测酒店经济前景，参与经营决策也是酒店人力资源会计的重要任务。

四、酒店人力资源会计的作用

目前，在对人力资源投入与产出的管理中，酒店人力资源会计主要表现出以下作用。

1人力资源获得方面。酒店人力资源获得包括招聘、选拔、提升等一系列满足酒店目前及预期人力资源需求的活动过程。在完成人力资源需求预测之后，人力资源管理部门提出以酒店员工需求为基础的人力资源获得工作预算。人力资源会计可为这种子预算提供比较精确的计算方法，使人力资源在酒店的管理中更实际并具有预见性。例如，酒店人力资源会计提出了用货币衡量人的预期价值的方法，能使招聘、录用、选择及至整个人力资源管理工作在量化的基础上，更具有有效性和科学性，更适合新经济时代的数字化、程序化、标准化管理。

2人力资源开发方面。人力资源开发是指酒店为提高人的各种技术技能、管理能力、处理人际关系的技巧和精神文明建设而举办的定向培训。酒店业特别注重培训，岗前基本操作培训、在岗技巧培训都是不可少的。但在开发中计算预算时一般需解决两个问题：一是评估拟议中的酒店人力资源开发投资价值；即资本预算，亦即资源分配问题；二是估算拟支出的成本，即成本估算。人力资源会计通过衡量投资而核算人力资源在酒店中的回报率，帮助酒店进行人力资本投资决策。超级秘书网

3人力资源配置方面。酒店人力资源配置是将人分配到酒店的各岗位上去的过程。在人力资源配置决策中，首先要将合适的人配置到具体岗位，其次在酒店人力资源配置时充分考虑工作效率、人力资源潜能开发、个人满意度这三个变量。人力资源会计可以帮助酒店确定人力资源配置法中所含的变量数，并用常用的量度单位来描述这些变量，便于科学合理地选择最佳方案。

4人力资源保证方面。为防止酒店人力资源在量和质上的损失，酒店必须经常衡量人力资源的保持状况。目前，酒店业一般根据人员流动率来计算人力资源保持状况。人力资源会计可通过计算重置成本说明人才流失的代价。同时，它还能通过测量和报告有关人才市场状况的某些征兆，提供一种早期预警系统，能在酒店实际出现人才流失之前评估其发展趋势，进而采取有效措施来保持酒店人力资源的效用。

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关键词：会计电算化审计风险防范

一、会计电算化系统的审计风险及其成因

现阶段会计电算化审计包含两个涵义：一是对会计电算化系统的审计，二是利用电子计算机和软件作为审计工具进行辅助审计。审计风险形成原因如下：

1、审计可视线索消失，导致审计风险

在手工条件下，审计线索包括会计凭证、账簿、报表等会计资料，会计人员对各项经济业务的会计记录都是以纸质形式存放，审计人员可以通过这些书面记录加以审计。然而，在应用计算机处理会计资料后，纸面信息变成了只有计算机才能识别的磁性介质上的代码，并且这些代码是为会计人员服务的，对审计人员而言，磁质代码无异于在审计对象面前增加了一道无形的墙，看不见，摸不着。传统的审计追踪审查已不适用，审计的切入点更多的是依靠自己的经验和判断，客观依据的不足，导致检查风险增大。

2、会计电算化系统内部控制的变化，导致审计风险及控制难度增加

在手工条件下，内部控制一般表现为对人的控制，采取的手段主要是利用纸面信息进行手工核对和检查，责任容易明确，结果也比较直观。可是，在会计电算化条件下，内部控制转变为对人和机器的双重控制，且以对计算机控制为主。若内控制度不健全，计算机数据和程序的修改完全可以不留痕迹地进行，同时计算机容易受到“黑客”的入侵和“病毒”的侵袭，特别是国内外利用计算机犯罪的众多案例，更说明了会计电算化条件下内部控制的难度，这对审计工作而言，加大了审计风险。

3、会计环境的变化导致审计环境的变化，增大了审计风险

记账方法的改变，改变了会计环境，同时也改变了审计环境。在会计电算化环境下，审计人员需要花费大量的时间和人力去了解和审查电算化系统的功能、结构，以证实该系统在业务处理方面的合法性、正确性、真实性和完整性。例如，会计电算化软件本身的完善性，计算机硬件的可靠性，会计电算化软件内部控制的严密性等原因造成的系统风险，会计电算化系统的操作人员、技术人员造成的操作风险等。这大大增加了对会计电算化系统审计的难度，增加了审计风险。

二、会计电算化系统审计风险的防范对策

1、提高审计人员的电算化素质

思想决定行动。会计电算化系统审计的完成，最终取决于人。为此，一方面，我们必须克服思想倾向，时刻警惕审计过程中可能出现的情况，做到心中有数，防患于未然。只有这样，才能从源头上做好防范工作，同时，应注重对会计电算化审计人员的培养，可以采取以下措施：一是加强对在职人员电算化应用水平的培训。二是加快和财经类高校联合办班，专门培养既懂计算机又懂会计和审计的复合型知识结构的审计系统开发人员，择优录取到审计队伍当中，使他们成为电算化审计的专业技术人员。

2、完善电算化审计标准与准则

计算机审计准则是对电算化审计的标准化，是衡量审计工作的标准、提高审计质量的保证。在会计电算化信息系统中，审计难度更高，审计风险更大，过去手工会计系统的审计标准和准则中部分内容已不适应。因此，在制定标准和准则时要在考虑我国国情的前提下大力吸收借鉴国外先进经验。在制定具体准则时应侧重于对计算机系统内部控制的评价、对审计人员应具备的资格、电算化审计过程和相关的审计技术以及证据收集等方面做出规范。建立一系列与新情况相适应的审计准则，包括系统设计、开发、运行、维护等标准，以及相适应的内部控制制度，规范计算机审计业务的发展，并逐步向国际审计准则靠拢，将审计风险降低到可以接受的水平。

3、开发、应用高效的审计软件

由于审计软件可直接访问被审系统的数据文件，故有助于审计人员对整个数据文件或经选定的数据项目进行复核，有效地执行大量数据的验算、重新分类及汇总等工作，并能按审计人员指定的标准查找记录，详细检查数据文件的内容。为给计算机审计打开通道，就必须不断研究开发审计软件。在数据采集方面，特别需要专门从事数据采集的软件，更易访问被审计单位不同介质、不同编码、不同数据库类型的数据库，从中采集审计所需的原始数据，打通“瓶颈”。在数据分析方面，面向特定的领域，开发新的分析工具，如针对企业审计领域的固定资产折旧审计工具和产品利润情况分析工具，针对金融审计领域的利率检查工具等。同时，还要增加一些基于特定方法的分析工具，如账户分析、比较分析等。

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1．管理型会计软件建立在核算型会计软件系统之上，能完成凭证录入、记账算账和报账等核算工作。管理型会计软件是集核算和管理于一体的会计信息系统，财务会计信息为企业管理提供重要的信息资料，作为其信息来源和依据，因此，及时正确的会计核算是实施会计管理功能的基础和根本保证。

2．管理型会计软件在时间上跨事前、事中和事后三个阶段，有预测、计划、分析、控制和评价等基本功能和决策支持能力。

3．管理型会计软件在空间上，延伸至企业的各个部门各个方面，系统的操作者和信息使用者也单纯地由财会部门，扩大到各业务部门和职能部门。

4．管理型会计软件是一个有较高集成度的新系统。它集核算、控制、预测、决策于一体，从管理层次上它包括车间级、部门缴、企业组乃至集团组在内的各个层次管理功能于一体。从使用数据来看，它除了利用货币性数据以备核算用之外，更注重内部业务和外部业务的非货币性信息。系统各模块之间紧密结合，强调同一数据的单一人口及数据资源共享，形成一个有机整体。

5．管理型会计软件是一个非常灵活、开放的系统。具有方便的人机交互功能，用户可根据需要对采撷的信息加以处理和利用，为企业内部管理人员尤其是高层决策人员提供信息服务。

二、核算型向管理型转化的目标

1．应收账款管理的电算化

财务管理重点是对流动资产的管理。应收账款是企业流动资产的一个重要项目，它在生产经营活动中主要有增加销售和减少存货的功能。因此，减少收账损失也是财务管理的一个重要内容，应收账款日常管理的电算化也是会计电算化的必然趋势，具体做法是建立客户的信用档案，借鉴评估机构的评估等级把企业的信用情况进行分类。我们借鉴西方企业的做法，在选择赊销客户时～定要择优挑选客户。对于新客户主要采用间接调查法即通过与购货方有业务往来的企业、购货方的开户银行、本企业的推销人员、对方企业的信用等级以及委托社会机构来把握购货方的信用状况这样一种方法等。

2．存货管理中的电算化

在企业流动资产中存货占的比重较大，存贷利用程度好坏，对企业财务状况的影响极大。因此加强存货的规划与控制，使存货保持在最优水平不仅是财务管理的一项重要内容，也是管理型会计电算化的一项重要内容。具体做法是对库存的数量进行ABC分类控制，对占用储备资金量大、采购较难、重要性的A类物资，在订货批量和库存储备方面，实行重点控制。对资金占用少、采购容易，比较次要的C类物资，采用较为简便的方法加以控制。中间的B类物资，则实行一般控制。

3．市场营销管理电算化的目标

市场营销管理电算化的目标主要包括企业外部环境数据，行业竞争对手、市场、技术、可利用的资源、产品供求关系等。如收集到竞争对手的相对成本、价格和市场占有率和新产品开发等信息，并进行对比分析加工从中可看出本企业的竞争优势和劣势。4．制造成本管理电算化的目标

建立一个成本管理信息系统，推行应用先进的检测手段和显示监控装置，加强对物质消耗和流向的控制，为成本控制和计算创造条件。结合我国成本管理好的经验，引进国外现代化成本管理方法，如目标成本管理、责任成本管理、厂内经济核算、本量利分析、价值工程城本效益分析、成本预测。成本控制、班组成本管理、作业成本管理等各种成本计算方法和成本管理手段，力求多角度反映企业在生产过程中的耗费和支出。

5．建立财务报表分析模块

一个完整的管理型会计电算化，还必须包括财务报表分析电算化。这个模块是在报表模块的基础上增加财务报表分析模块，以评估企业资产的流动性、负债水平和偿债能力，进而评估企业的财务状况，为管理者、投资者提供信息。

三、实现会计电算化由核算型向管理型发展应注意的几个问题

1．强调会计和经营管理技术为主并与计算机技术的良好结合。财政部在规范电算会计管理规定时，应对财务和管理人员在开发管理型会计软件方面提出的书面管理需求应得的报酬，作出指导性价格。这样能调动财务和管理人员积极性。这就要求改变原来以计算机技术为主的策略，强调以管理思想为中心，计算机技术只是实现的手段和保证。

2．强调高层决策者的积极参与。管理型软件不仅是财务部门的事，它涉及到一个企业的各个部门、各个环节，因此，企业领导首先应认识到这一契机的重要性，从自身做起，发动企业各个管理层及基层工作人员认真学习，冲破思想禁锢，提高管理的质量，充分发挥新的管理型会计信息系统的优势。有了高层决策者的积极参与，就会推动管理型软件的发展。

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一、会计电算化质量控制的重要性1.质量是会计信息的生命。会计信息是企业进行生产经营决策的基础依据，不准确或错误的会计信息会导致偏差或错误的决策，使企业遭受损失，严重的会导致企业破产。

2.质量控制是会计法规的要求。实行会计电算化后，会计资料是由电子计算机按规定的程序生成。为保证计算机生成的会计资料真实、完整、安全，加强对会计电算化工作的规范，《会计法》作出了两方面规定：一是会计软件必须符合国家统一的会计制度的规定。二是用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成真实、完整的会计资料提供前提条件，但由于技术上、设备上、管理上及操作人员水平等方面的原因，生成的会计资料可能达不到要求，尤其是在目前我国会计人员素质不高，对电子计算机方面的知识掌握不多的情况下，很容易因人为因素导致会计资料失真。另外，《会计基础工作规范》、《会计电算化管理办法》等相关法规也作了相应的规定，更体现进行会计电算化全面质量控制的重要性。

二、会计电算化质量控制要素影响会计电算化工作质量的因素很多，但笔者认为主要有：（1）系统配置（2）初始化设置（3）工作分工控制（4）审核与监督（5）检查（6）安全控制（7）教育与培训（8）咨询等等。要控制好会计电算化工作的质量，须从以上几个方面入手，制定相应的对策、措施。

三、会计电算化质量控制的对策与措施1.系统配置。会计软件及相应的硬件设备组成一个会计信息系统，是会计电算化的重要物质基础。各单位应本着成本效益原则，并根据需处理的数据量大小、数据结构复杂程度和财力状况，选择合适的系统。大中型单位可选择性能较好的计算机和可挂接大型数据库（如Oracle、SQLServer等）的会计软件；小型单位的会计业务较简单，应以选择投资较少的、挂接小型数据库的会计软件为主。

配备会计软件是会计电算化的基础工作，会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。因此，选择会计软件应注意软件的合法性、安全性、正确性。可扩充性等方面的问题，以及软件服务的便利，并组织专门人员对软件的模块、功能和特点等多方面进行充分细致的分析、比较，必要时可要求软件推销人员演示或到已应用的单位实地考察，直到其能满足本单位当前的需要和今后工作发展的要求时，再作购置决定。

2.初始化设置。“凡事预则立”。会计信息系统要运行，须先对会计软件进行初始化设置，诸如设置会计科目，录入初始数据，设置工资核算办法、固定资产核算办法、存货核算办法、成本核算办法等有关内容。由于会计软件较复杂，初始设置工作量大，因此为避免不必要的返工，应先组织有关人员讨论制定好方案和实施细则，备齐资料，进行少量数据初始化，待试运行成功后再正式初始化，这样有利于充分发挥软件的功能，达到自身的要求。

3.工作分工控制。①岗位划分。会计电算化已由单机操作发展到网络运行，由多人按不同分工共同操作完成。依据内部控制制度的要求和会计电算化工作的特点，将会计电算化工作分为系统管理维护、操作录入、出纳、审核、挡案保管等。各项工作之间相互联系，相互制约。②岗位权限与责任。各岗位被授予与工作内容相应的权限和职责。系统管理维护人员拥有较高权限，负责日常软、硬件的管理维护，并为其他人员授权。各操作人员应严格在授权范围内工作，出纳不得兼任录入、记账、审核、档案保管工作。审核人员对其他操作人员录入的会计数据的准确性、合法性、合理性进行审核，但无权修改数据。为保证会计信息的准确、合理，操作录入人员录入数据后应仔细核对，并经审核人员审核签章后方可输出和记账，审核人员发现差错时应及时通知操作录入人员改正。未经审核的会计数据不得输出和记账。③岗位胜任。为确保工作质量，在工作分工时应考虑将工作分派给那些接受过培训并有能力完成该项工作多项要求的人员，否则会对工作质量带来较大的负面影响。4.审核与监督。会计电算化工作质量要得到很好地控制，审核工作尤为重要。由于审核工作点多面广，一切输入、输出的会计资料包括凭证、账簿、报表、工资数据、固定资产资料等都需经审核，因此应安排经验丰富、业务水平高的人员担任。审核可在事前、事中、事后进行。为减少人为差错，也可建立二级审核制度，审核人员完成日常审核，会计主管进行再审核。审核人员在审核过程中应对其他人员予以适当监督指导，监督其工作进度，指出其工作中的不足及产生的原因，以便在今后工作中减少类似差错，提高工作质量。

5.检查。对于各个岗位的工作，财务部门应组织人员进行检查，检查的内容包括：各项操作是否遵循了会计制度和有关管理制度的规定；是否存在未能解决好的问题；运行情况是否达到预期效果等。并针对检查情况及时总结，找出合理的解决办法，不断完善、提高。检查工作可定期和临时进行。

6.安全控制。为使会计信息系统安全有序地运行，应做好以下安全控制：未经授权人员不得上机操作；各台计算机应设置开机密码和登录密码；各操作人员应设置操作密码，对他人保密，并经常更换；离岗时应退出系统；禁止使用外来盘和安装无关软件；不得用处理数据的计算机上网；定期用正版软件查毒、杀毒；每天关机前在两台计算机上进行数据备份，有条件的单位可购置光盘刻录机进行光盘备份，以备系统遭受破坏时得到恢复；加强对计算机、UPS等硬件的定期检查，发现问题时及时修复，制定防磁、防火、防水、防尘的措施，为会计信息系统创造一个安全的运行环境。

7.培训与教育。会计工作从手工核算过渡到电算化，需要一批多层次有会计和计算机知识的复合人才，为此，应进行针对会计软件的专项培训以及为解决维护问题的深层次培训，同时应加强职业道德教育，提高政治素质，强化责任心，以防舞弊的发生。

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一、当前企业电算化管理中内部控制存在问题

1.会计电算化人员素质有待提高。

目前,普遍存在的较低的人员素质,使会计软件的许多功能得不到充分利用,更谈不上根据实际工作情况进行二次开发,从而使会计软件中固有的一些内部控制措施得不到落实。

2.通用会计软件安全控制功能不完善。

(1)软件安全性与保密性差。

作为财务软件的加密,目前主要是对软件系统而言,财务软件公司只考虑自身的经济利益,防止盗版,但对用户会计数据保密性、安全性涉及不多。另外,数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改。

(2)各核算模块缺乏衔接致使内部控制难度大。

总账、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递,以实现自动转账、相关查询等功能,不能做到“无缝连接”,因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性。由于电算化会计信息系统的一体化系统模式尚未建立,各子系统间会计数据不能完全实现系统内部自动转换数据,多数子系统仍然建立在直接使用基础数据的基础上。这不仅增加了数据输入的工作量,而且因为由人工核算、人工输入等人为因素,增加了出错机率,也加大了内部控制的难度。

(3)已有的功能不符合内部控制的要求。

在电算化会计信息系统中,存贮在磁性介质中的会计信息有被篡改而不留下痕迹的特点。同时,商品化会计软件设置了一些不应有的功能,使不少必要的程序控制失效。这不仅会误导会计人员的思想认识,甚至会造成一些不应有的依赖习惯。更为严重的是,软件的不规范之处还给不法之徒提供作案机会。

(4)软件的实用性不足。

企业在选购财务软件时缺乏前瞻性,随着经济与企业的发展,原有的财务软件在功能上已不能适应新形势的要求,而企业又没有及时对原有系统给予改进,从而使相关的内部控制得不到保障。

3.电算化会计基础管理工作薄弱。

(1)职责分离执行不力。

实施电算化会计后,企业财务处工作人员的职责分工仍与手工模式下相同,只是增加了系统维护人员岗位,没有制定新的岗位责任制度。虽然通过设定密码的方式实现了操作权限控制,但由于职责不明确,从而使越权操作成为可能。如系统维护人员可以随时接触系统,甚至顶班操作,增加其利用对程序的了解及编程技术作案的机会。

(2)操作过程中存在风险。

由于没有制订相应的控制措施和缺少监督,没有严格限制未经授权的人接触电算化系统,对于的情况,难以明确追究相应的责任。

(3)维护过程中存在风险。

系统日常维护主要解决在日常操作中计算机硬件、软件一些简单故障。企业在对系统日常维护过程中,常常是出了问题就由工作人员直接通知维护人员进行维护,没有严格的申报和测试验收制度,维护过程也不做相应记录。

(4)档案保管中存在的问题。

第一是对电算化档案重要性的认识不到位,造成档案管理内容不全;第二是会计档案没有严格执行分人分地保管,存在较大的隐患;第三是数据备份存在偏差。虽然对数据进行备份,但不能坚持定期备份。如果出现计算机故障就可能导致数据的丢失。对数据没有定期检查,缺乏针对突发问题而采取的补救措施。另外,软件目前只支持软盘备份,难以克服磁盘容量小、寿命短、稳定性差等缺陷;第四是没有建立和执行计算机病毒的防范管理制度,多次出现由于软盘使用不当使系统数据被病毒破坏的情况。

4.缺乏电算化内部审计监督。

内部审计是内部控制的重要措施。内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审单位(部门)加强电算化会计系统的管理和控制。但是,该学院对于电算化会计系统缺乏有效的内部审计监督制度。

二、完善企业会计电算化管理内部控制的措施

1.提高电算化会计人员素质水平。

会计电算化内部控制能否起到应有的作用,很大程度上取决于会计人员的质素。会计电算化给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构。

2.加强软件使用与管理。

(1)建立电算化操作控制制度。

明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;预防已输入计算机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿;操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件;根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

(2)建立计算机管理制度。

保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份;对正在使用的会计软件进行修改,对通过用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督;健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性。

3.重视会计软件的选择。

在电算化会计条件下,会计核算和管理的质量取决于会计软件质量。因此,为了建立健全电算化内部控制系统的内部控制,就必须要重视会计软件的选择工作,要从运用、通用、安全、易用等多角度选择软件。

4.完善内部控制基础工作。

(1)岗位设置。

防范和杜绝经过电算化会计软件舞弊方式的最佳方法就是设计合理、有效的管理制度并严格执行。根据电算化会计系统的业务要求,电算化后的会计岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、系统操作员、系统维护员、审核员、档案管理员等。

(2)权限管理。

权限管理包括权限分配和用户名/密码管理两个方面,前者决定相应用户对会计数据具有哪些操作权,而后者则保证了用户和权限的对应关系。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,从而防止出现舞弊和欺诈。在权限等级管理中,口令密码必须不定期地更换,特别是电算主管必须有强烈的保密意识,对整个电算系统的安全有不可推卸的责任。只有这样才能更好地发挥互相牵制约束的作用,才能防止非法侵入。

(3)岗位轮换制。

对设置的各个岗位,我们还应建立权限控制制度,用密码加以控制,防止非法操作和越权操作,防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠。密码应由电算化主管统一管理。在实施电算化会计过程中,根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,参照对电算化会计岗位的描述设立必要的工作岗位基本会计岗位和电算会计岗位,在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。

(4)电算化档案管理。

电算化档案的管理控制是指明档案的建立、保管、使用、复制和修改应由专人负责,以全面及时反映资产、负债和经营成效的动态情况。应主要完善三类档案:第一种是以原材料形式存在的原始数据资料。原始凭证的采集、保存、整理和传送过程中,都应与其处理程序及说明书相联系归档入案。这些资料在归类入档之前必须经审核批复并作好维修。第二种是以辅助材料形式存在的,以诊断系统、修改维护及扩充系统功能不可缺少的技术档案,诸如可行性研究报告,诊断、测试及修改报告,技术操作指南。第三种是以磁盘等软件形式存在的数据文件资料,因其是隐性的信息,其保管、防改与防盗的技术性特别强。应加以细心保护和严格控制,对磁盘的转移、交接、使用和维修都必须建立记录、时间、运用和有效期等内容的档案,并作适时检查。超级秘书网

5.加强内部审计监督。

(1)强化内部审计的作用。

①系统开发过程中需内部审计人员参加;②对会计资料定期进行审计;③审查结构内数据与书面资料的一致性;④监督数据保存方式的安全性、合法性,避免非法修改历史数据的现象。

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关键词：会计电算化风险防范

一、财务软件配置中存在的风险及防范

财务软件配置是会计电算化信息系统建立的重要环节。目前的配置方法主要有两种：一是购买，二是开发。这项工作的好坏将直接影响电算化的开展质量，对会计信息的真实与否也起着重要作用。在实际配置中安全隐患随处可见。

1.购买方式。目前许多单位在购买软件时，往往喜欢买最先进的产品，而忽视了企业自身的情况和需要。现在的软件市场上新概念很多，如网络财务软件、会计信息化软件、在线财务软件、会计决策软件等，这种只听冠名追求高档而忽视软件配置的基本要求的作法，一方面不符合最佳效率原则的要求，导致资源浪费。另一方面往往带来软件适应性差，初始参数设置难度大，软件运行环境要求高，操作复杂，对会计人员技术要求高等问题，企业稍有闪失，安全系数会大大降低。故企业在购买财务软件推行电算化时，应该重点注意：该软件必须通过有关机构的评审，软件的技术指标应满足企业的需求，符合企业特殊核算的要求和行业特性，以及发展的需要，能保证会计数据安全可靠，不易被破坏和泄密，操作方便，通俗易懂，简单好学，售后服务好，能及时提供日常维护、版本升级和软件再开发。

2.开发方式。不管是自行开发、委托开发或是联合开发，大多数企业都是采用生命周期法。这种方法将软件工程学和系统工程的理论和方法引入软件配制开发中，将软件开发的全过程视为一个生命周期，严格地划分为系统调查、系统分析、系统设计、系统程序、系统测试、系统运行与维护六个阶段，使软件开发分阶段分步骤地进行，强调软件开发的全过程。由于这种方法结构严谨，逻辑性强，技术要求高，实际研制中常出现一些致命问题：系统分析和设计人员不能充分了解系统状况和用户需求，可行性分析报告不符合实际，数据流程图混乱，输入与输出信息模糊不清，文件调查表不够具体，软件需求说明书不全面，程序设计说明书不清晰，系统测度不完整，程序错误不能及时发现，对系统开发工作不能有效地组织和控制等。导致开发出的软件质量下降，安全系数降低。要解决上述问题，系统开发人员必须充分熟悉生命周期法的基本步骤，并严格分阶段、分步骤进行，同时要明确规定每个阶段的任务、原则、方法、工具和形成的文档资料，开发人员之间要相互沟通，保证每个阶段之间相互协调。

二、实际操作中存在的风险及防范

会计软件都有一套相对完整的授权、审批和密码保护功能，充分发挥它的作用，可以让我们在公布信息的同时较好地保护会计系统。但有些单位却把SYSTEM的密码在财务科完全公开，这是一种非常危险的作法。如果他们的会计信息网络化的公开，那么任何人都可以通过SYSTEM用户来控制会计网络系统，会计信息无限制地被浏览已是“小事”，更严重的是破坏科目体系和对账数据，使系统瘫痪。还有一种情况就是操作员之间相互公开自己的密码，相互信任，但信息会随着人与人之间的交流而传播，所以很难免不会把这些密码告诉非操作人员，这也会造成会计信息的无限制被浏览、丢失等情况。另外还有因操作制度不完善，权限管理不严密，安全措施不全面，缺乏有效的监督而导致的现象时有发生。防止因操作不当带来的安全隐患，重要应做好以下工作：要保护计算机设备，防止各种非法指定人员操作计算机及财务软件，保证机内的程序和数据的安全；明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，定期更换操作员的密码；密码是限制操作权限，检查操作人员身份的一道防线，管理好每个人的密码，对整个系统的安全事关重要。杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件；操作人员离开机器时，应执行相应的命令退出会计软件，否则密码的防线就会失去作用，会给无关人员操作留下机会；根据单位的实际情况，由专人保存上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容等并与软件中的“日志管理”相比较，开展日志审计。三、计算机维护过程中存在的风险及防范

由于计算机技术的迅速发展，利用计算机技术进行犯罪已具有智能化、隐蔽化，发现问题不易查找线索等几个特征，其技术手段也高于防范措施。如国际上虽已广泛采用各种技术防止外部攻击，但黑客、病毒的入侵仍屡屡得逞。全球著名的雅虎等五大网站普遍连续受到黑客攻击，迫使网站停止服务数小时，使企业受到巨大损失。故对那些用会计系统服务器或工作站连接Internet的企业来说，病毒通过互联网和电子邮件入侵会计系统的可能性更大，而会计网络里工作站之间共享功能的开放，为病毒在网络里传播又提供了通道，一旦病毒发作，后果将是很严重的。再加上维护人员缺乏必要的防范意识和措施，对利用计算机犯罪知之甚少，相应的控制措施不多，安全隐患更大。尽管防范上述问题的难度很大，但只要措施得力，仍能保证其尽可能少的发生。单机系统和多机分散系统电算化的企业应尽量做到：系统使用的计算机是专用的，尽量不从事与会计无关的工作，杜绝在财务专用计算机上安装游戏软件；避免使用来路不明的软盘和各种非法拷贝的软件，尽量减少使用软盘的次数，不得以而使用软盘，要先杀毒再使用；系统最好安装上具有高效实时监控功能的防毒软件如KV3000、瑞星等，安装到每台机器上，建立可靠的防护网。网络系统电算化的企业要使用防火墙软件，防火墙是建立在被保护网络周边，分隔被保护网络与外部网络的一种技术手段。为防止社会不法分子对企业内联网的非法进入，可以根据网络系统区域划分的不同，设置多级防火墙。一般分为两类，一类是外层防火墙，用来限制外界对主机操作系统的访问；另一类是应用级防火墙，用来逻辑隔离会计应用系统与外部访问区域间的联系，限制外界穿透防火墙对会计数据库的非法访问。同时也要安装具有高效实时监控功能的防毒软件。

四、会计档案管理过程中存在的风险及防范