高效档案管理范文10篇

高效档案管理范文篇1

关键词：医院档案；档案管理；数字化

受数字化信息技术广泛应用的影响，医院档案管理逐渐呈现出信息化和数字化发展态势，对管理载体的创新和高素质人才队伍的构建提出了新要求。因此需要制定完善的数字化管理方案，体现医院档案管理的发展优势，有效提高医院档案资源的综合利用率。

一、医院档案管理数字化发展优势

医院档案管理工作中针对数字化发展模式的探索，能在数字技术的支撑下形成新的管理体系，促进医院档案资源的高效化利用，为医院档案管理工作的规范、创新发展提供良好的支持。结合数字技术广泛应用的影响，对医院档案管理工作数字化发展的优势进行分析，发现借助数字技术的应用，医院档案管理数字化建设能体现出以下两方面的优势：其一，数字化档案管理能节省档案资源占用空间，促进管理效率的提升。医院开展档案管理工作的过程中能对档案资源实施数字化的处理，在数据库中完成对档案信息资源的存储和共享，在缩减占用空间的同时，也能使医院档案资源的管理效率和效果得到进一步优化。其二，数字化档案管理能促进档案资源的高效化利用，实现档案资源的多元共享。在有效应用数字技术对档案管理工作进行改进和创新过程中，医院档案管理人员能依托信息化平台的应用对档案资源实施集成化管理，能在平台共享系统的作用下促进档案资源的多元化应用和共享交流，从而促进档案资源的规范化、高效化利用，也能有效助力档案管理工作的开展实现多元共享的目标，从而借助医院档案管理工作的开展促进医院医疗、科研和服务工作的全面创新。

二、医院档案管理数字化发展存在的问题

在医院档案管理实践中，还存在一定的问题，会对档案数字化管理工作的开展产生约束性的作用。

（一）档案信息采集难度大

医院属于特殊单位，档案数量相对较大，并且处理工作相对繁琐，这就导致在促进档案管理数字化建设过程中，会遇到档案资源信息采集难度大等方面的问题，无法对患者治疗的动态变化档案及时有效地向档案数字化管理系统转移，极大增加了档案管理工作的难度，甚至在数字化管理不到位的情况下，会对档案管理的后续保存和使用产生不良影响。

（二）档案管理安全技术水平低

医院现阶段对数字化档案资源安全管理的认识不够深刻，并未真正结合安全管理需求促进技术创新，也没有安排专门的工作人员对医院档案管理技术加以负责，导致在实际工作中会出现档案管理数字化技术不足的情况，制约档案管理数字化技术体系的构建，也会影响医院档案数字化管理的综合发展进程。

（三）档案管理人才素质偏低

医院不重视对先进人才的引进，现有档案管理人员一般档案管理方面的能力相对较强，但是缺乏数字化档案管理工作的经验，并且综合素质水平偏低，无法有效支撑档案数字化管理工作的开展，会对医院档案管理工作的持续推进产生不利影响和限制性作用。

（四）档案管理制度不完善

在探索档案管理数字化建设过程中，现阶段医院一般仅仅加大资金投入、技术投入，在技术创新方面做出了相应的探索，但是在实际工作中并未针对数字化建设构建相应的管理制度，导致医院出现制度体系不完善、管理秩序性不足的问题，无法有效发挥数字资源的作用，会对档案管理效能的发挥和档案资源的高效化利用产生不良影响。

三、推进医院档案管理数字化建设的有效措施

新时期，要探索全新数字化建设管理体系的构建，为医院档案管理资源的高效化利用创造条件。

（一）深化认识，促进各领域合作

医院档案管理数字化建设工作的开展，需要多领域的合作作为支撑，只有在多领域配合的基础上，引入全新的档案管理思想，促进档案管理工作的优化创新开展，才能有效解决档案管理工作中信息采集难度大、信息资源利用率偏低的问题。在实际工作中，为了能全面推进医院档案管理数字化建设工作的优化开展，医院本身要注意加强相关领域之间的交流和合作，强化医院档案数字化管理工作，确保在多领域协同合作的基础上，能促进医院财务系统、人事管理系统、办公自动化系统、资料管理系统的有机整合，从而在多部门的支持配合下，为医院档案资源的搜集和整理创造便利，有效增强医院档案管理的高效性、多元性，促进档案数字化管理工作的有序开展，从而进一步发挥数字化管理的重要价值和作用，提升医院档案管理的整体质量。（二）技术创新，加强系统安全维护医院档案管理数字化建设工作中，技术的创新和资源安全保障工作的开展是重点工作。只有医院能结合信息时代背景，对医院档案管理信息系统建设工作进行分析，并结合技术的创新关注系统的安全性和运行的稳定性，才能在技术创新支持和系统保障下，提升医院档案管理数字化建设综合效果。在实际工作中，可以尝试在档案管理工作中重点针对档案资源的安全防护技术、云存储技术、大数据分析技术等进行整合应用，促进档案资源在信息化平台上实现集中化的管理，从而有效发挥技术创新的作用，增强档案信息管理的稳定性和安全性，为医院数字化档案资源的有效利用创造便利，全面提升档案管理数字化建设的综合效果，为医院档案管理工作的高效化和信息化开展奠定基础。

（三）人才引进，搭建高素质人才队伍

人才是保障医院档案管理数字化建设的基础性力量，加强对人才引进的重视，并逐步构建高素质的人才队伍，才能为档案管理数字化建设工作的开展提供人才保障。在构建高素质人才队伍的过程中，医院可以尝试对人才引进模式进行改进和创新，从引进具备良好信息素养和数字化档案管理能力的人才入手，对档案管理结构进行优化，确保能发挥人才支持作用，维护档案数字化管理的稳定性。与此同时，要对医院现有档案管理人才实施有效的教育培训，提高他们参与数字化档案管理、信息化档案管理的能力，使医院档案管理工作能紧随时展潮流。构建新的管理模式，切实优化档案管理信息化和数字化建设的整体效果，为新时代背景下医院档案资源的高效化管理和利用提供良好的支持。

（四）制度完善，促进档案资源规范管理

档案管理制度是维护档案管理工作高效化、高质量开展的基础，新时期在推进医院档案管理数字化建设的过程中，医院要注意结合档案管理信息化建设、数字化建设的具体需求，对管理规章制度进行完善，确保能发挥制度管理的作用，能统一医院档案管理数字化建设流程，提升医院档案管理工作的综合效果。在实际工作中，一方面要借助制度的构建，对医院档案数字化资源的信息真实度进行有效的监督，增强档案管理数字化建设的合理性；另一方面，要注意对电子档案归档涉及到的技术标准和要求等进行严格规定，在管理制度体系的作用下能对各部门工作职责进行有效的确定，从而在多部门沟通和协调的前提下，最大限度地促进档案资源的规范化管理和高效化推进。此外，在医院档案管理规章制度建设的过程中，要注意对信息共享制度进行完善，按照制度规范促进信息资源的多元共享，从而循序渐进地提高医院档案管理数字化建设的综合效果，在制度体系的支撑下，逐步实现档案资源的高质量应用，切实优化医院档案管理工作的整体质量和水平。综上所述，医院档案管理工作的数字化建设受到多种因素的影响，新时期在全面推进医院档案管理数字化和信息化建设的过程中，要注意针对数字化技术的应用和数字化管理体系的构建进行细化的分析，确保能在档案管理实践中展现数字化管理模式的优势，在数字技术的支撑下全面优化档案管理工作的综合效果，最大限度地提高医院档案资源的有效利用率，为医院医疗科研服务工作的开展提供档案信息资源的支持。

[参考文献]

[1]梁玉霞.医院综合档案在信息化环境中数字化管理的应用[J].办公自动化,2021(07).

[2]朱俊义.数字化技术在医院基建档案管理中的应用[J].城建档案,2021(03).

[3]曾红华.大数据时代下公立医院档案数字化建设探讨[J].城建档案,2021(03).

高效档案管理范文篇2

一、少数民族档案信息资源整合与利用概述

（一）少数民族档案

目前对少数民族档案概念的理解主要分为广义和狭义两种。从广义角度分析，少数民族档案指的是所有记录少数民族内容的信息资源，其中包含图文材料、音频视频、手工艺品、雕画等各种媒介载体所记录的内容，这些内容都属于少数民族档案资源。从狭义角度分析，少数民族档案资源指的是通过文字符号、图形等方式书写记录的档案，由民间机构、官方组织及个人形成的独立档案资源，相当于是对已经存在的少数民族档案信息资源的集成。学者李娅佳（2017）认为，狭义的少数民族档案具有一定的局限性，仅通过现有的少数民族档案资源来界定少数民族档案，会使得少数民族档案存在片面性，不够全面，少数民族档案的界定既要结合少数民族的发展历程，又要融合少数民族档案的属性特征及内容等元素，不应该是对少数民族档案的分类，而是对少数民族档案的集成，形成系统化的少数民族档案体系。

（二）少数民族档案资源

少数民族档案资源包含我国55个少数民族的发展历程、文化背景、民俗风情、社会实践活动等多方面内容，并由不同的载体记录所构成，是记录少数民族政治、经济、科技、文化、教育等方面的信息资源的重要载体。从少数民族档案的形成和传播方式维度来看，少数民族档案资源主要分为官方机构和民间组织。在官方机构方面，会有专门的档案管理工作人员对少数民族的社会实践活动、发展历程、文化资源、经济发展等重要内容进行有效的记录，并借助不同的载体进行记录，大部分以纸质文档记录为主，其中包括经卷、手书、图谱、画卷等，伴随着社会发展，也逐渐出现了照片、音频、影片的记录载体，但由于时代局限，官方机构对少数民族档案信息资源储存内容并不完善，受到诸多因素影响也造成了档案信息资源的散落和破损。在民间组织方面，大部分以民间艺术形式为载体进行档案资源记录和传播，民间组织档案资源对官方机构档案资源进行了有效的补充，在某种程度上促进了少数民族档案资源的完整性。

（三）少数民族档案资源整合与利用

少数民族档案资源整合与利用指的是对档案资源进行有效的分类整理，并针对其中有价值的资源进行高效利用，不仅能创造一定的社会、经济效益，也有利于少数民族信息资源的传承及弘扬。少数民族档案资源是各族人民历史宝贵的结晶，记录着各族人民丰富的文化资源、知识信息资源及民俗风情，是我国不可再生的历史财富，是记录我国传统文化的重要载体。对少数民族档案资源进行有效整合，是完善记录少数民族记忆的有效手段，是少数民族的历史记忆库，档案资源的整合能够推动民族地区各项事业的开展。少数民族档案是弘扬我国传统民族文化的重要手段，能够实现少数民族文化与社会经济体系的有效融合，让各民族人民能够感悟到中华民族的文化底蕴和智慧结晶；能够增强各族人民的文化自信和民族自信，是提升国家民族凝聚力和激发国家自豪感的重要举措，少数民族资源的高效利用也有利于扩大中华文化的国际影响力提升。

二、当前少数民族档案资源整合和利用中存在的问题

（一）档案资源保管分散，资源整合力度不够

现阶段，我国少数民族档案资源分配较为分散，在官方机构方面，我国在少数民族地区都设置了档案馆、图书馆等机构，实现了对档案资源的有效收集和保存，但是在民间组织方面，由于各组织之间的独立性，民间组织在少数民族档案资源的收集和整理中，存在各自为政的局面，使得少数民族档案资源难以实现资源共享、统筹规划，导致少数民族档案资源整合力度不够，这在一定程度上制约了少数民族档案资源整合和利用。

（二）少数民族档案管理制度不完善

受限于少数民族档案管理机构分散、独立的特点，使得少数民族档案资源管理制度不够完善。一是在各机构在对少数民族档案资源的整合与利用中，不能形成统一的规范和标准，导致信息资源格式不统一，载体形式多样化，难以实现少数民族档案资源的兼容和共享。二是在少数民族档案资源信息化建设方面，数字化信息资源是档案资源管理的未来趋势，缺乏完善的管理制度，难以形成各档案机构的联动效应，统筹规划，极大地推进了少数民族档案管理数字化进程。

（三）少数民族档案管理工作模式单一

在传统的少数民族档案管理工作中，档案资源的数字化、信息化服务水平较低。在少数民族档案资源的收集和整理中，大部分以纸质文档为载体进行记录，制约了档案资源的多元化发展。少数民族档案资源服务方面，在档案资源查询中，需要档案信息需求者到管理处进行填表申请。档案管理人员在进行纸质档案的查找等相关工作时，整个周期过程烦琐，甚至有时候需要跑几趟才能完成目标档案信息资源获取，不仅额外增加了档案管理工作的工作量及时间成本，也限制了档案资源的利用效率，因此，想要提高少数民族档案资源整合与利用工作效率，工作模式改革势在必行。

三、新媒体环境下少数民族档案资源整合与利用的策略

（一）提升少数民族档案资源整合效率

在传统的少数民族档案资源整合过程中，一方面是借助档案管理官方机构进行有效的档案信息资源采集及整合，最后形成完整的档案信息资源；另一方面，需要对民间组织档案资源进行有效整合，实现少数民族档案信息资源的有效补充。但是在民间组织的档案资源收集和整合中，存在诸多困难，由于民间组织的独立性，档案资源的收集需要档案管理工作人员进行实地考察、访谈等，由于空间和时间上的局限性，难以收集到完整的档案信息资源。鉴于新媒体交互性强、传播效率高、传播范围广的特点，档案管理工作人员可以借助新媒体进行少数民族档案资源的整合及收集工作。一方面，档案管理工作人员可以通过新媒体平台的关键词检索、算法推动等功能，实现少数民族信息资源的获取；另一方面，档案管理工作人员可以通过官方账户少数民族信息资源收集征集活动，充分发挥新媒体传播优势，借助新媒体来对有价值的少数民族档案资源进行收集，进一步丰富少数民族档案资源深度。

（二）创新少数民族档案管理制度

首先是建立少数民族档案资源整合与利用的规范和标准。新媒体环境下档案信息资源传播效率更高，开放性更强，档案管理工作人员要结合少数民族档案资源情况，制定完善的资源整合与利用规范标准，以此来提升档案资源整合效率和利用程度，在档案资源整合中，对信息资源的描述、标引、著录等制定明确的标准规范，让档案管理工作人员能够按照明确的标准进行档案资源的整理和收集，以此来保障档案资源的有效性和完整性，避免出现大量的劣质信息资源影响少数民族档案资源的发展。在档案资源利用方面，档案管理工作人员要对相关资源进行明确分类，针对不同信息资源制定对应权限，从而借助新媒体实现档案资源的高效利用，既能让不同权限的用户获取完整的信息资源，也能保障档案资源的保密性。其次是加强少数民族档案资源整合与利用技术支持。一是进行档案管理信息化建设，档案管理工作人员在档案资源的整合中，建立数字化档案管理制度，推动档案资源在新媒体环境下高效利用。二是将少数民族档案资源进行数字信息化处理，对现有的少数民族档案资源进行数字化转化，如对文档信息资源进行电子信息识别，实现少数民族档案资源的数字化建设。同时，档案管理工作人员对档案信息资源的保密程度、知识产权、著作权等内容要借助大数据技术进行有效分类，并设置不同的获取权限，为后期少数民族档案资源的高效利用打下良好的基础。

（三）借助新媒体创新少数民族档案管理工作机制

首先是把握档案资源利用路径，少数民族档案资源数字化建设为档案管理工作人员的资源整合与利用工作提供了极大的便利，因此，档案管理工作人员要更加精准地把握档案资源整合与利用路径，以社会大众对少数民族档案资源需求程度为导向，建立完善的档案资源服务体系，以此来提高档案资源的利用效率。如通过搭建OPAC系统，实现档案资源的线上检索和获取，提高档案资源的利用效率。同时，档案管理工作人员也可以借助新媒体进行部分档案资源的传播，满足不同用户的个性化需求。如通过针对少数民族的传统优质文化进行新媒体平台播放，不仅增加了档案资源的利用价值，也能弘扬民族传统文化。其次是合理选择档案资源整合与利用类型，档案信息化建设是少数民族档案管理工作发展的未来趋势，少数民族档案资源内容丰富，种类繁多，传统的纸质档案整合与利用工作模式已经满足不了新时代档案管理工作需求。档案管理工作人员可以借助新媒体、信息化技术来搭建档案资源管理平台，建立完善的档案资源光盘数据库，并借助OPAC系统实现档案资源的检索和下载。在具体管理工作中，档案管理工作人员要针对不同的档案资源内容合理选择整合与利用类型，如针对非保密档案资源，档案管理工作人员可以通过新媒体官方账户进行信息资源的和储存，为目标需求者提供实时信息资源服务。针对保密档案资源，可以制作对应的标题、摘要、关键词。并借助OPAC系统进行目标资源检索和权限开通条件通告，以此来提高档案资源的利用率。

四、结语

高效档案管理范文篇3

关键词：水利；档案；管理；信息化

1引言

水利事业作为经济社会发展的重要基础，是推动中国特色社会主义建设的重要动力，为社会生产生活提供基础保障。而随着水利事业的快速发展，档案工作作为水利管理部门的重要工作内容，传统的档案管理模式已经不能适应社会发展需求，推动管理模式的科学转型已经成为档案工作的重要任务，但是在实际的信息技术运用中存在着一些问题，制约着管理效果的提升，需要管理部门充分发挥技术优势，构建完善的信号管理体系，对档案工作进行科学优化，推动管理水平的提升。

2水利档案管理信息化建设的重要性

水利档案是对水文资料和水利建设管理中产生额数据资料进行全面收集，并进行科学的管理和利用，为水利事业发展提供基础保障。水利档案信息化建设，能够冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理。信息技术的运用能够有效提升档案管理效率，可一次投入，多次产出，远程服务，实现对管理流程的高效整合，并利用网络途径实现管理决策和资料信息的高效传递，实现档案资源的高效共享。同时利用技术手段对资料数据进行科学分析，保证资料的真实有效，为水利工作开展提供科学依据。专业信息设备和技术的运用能够实现传统档案存储模式的数字化转变，有效提升档案存储的安全性，提升档案利用效率。［1］

3水利档案管理信息化建设存在的问题

3.1缺乏有效的重视和投入。档案工作的高效开展对提升水利管理工作水平起到关键作用，但是当前管理部门对档案工作的重视程度相对不足，对信息技术的重要作用缺乏正确的认识，相关的信息基础设施建设相对不足，无法形成较好的管理效果。缺乏有效的资金投入，使得相应的专业信息设备得不到有效的配置，不利于管理效率的提升。同时当前的网络环境建设相对滞后，无法为管理工作提供高效的信息传输通道，网络安全得不到保障，影响档案安全。［2］3.2管理制度不够完善。信息技术在档案工作中的高效运用，使得传统的管理制度已经无法适应实际的管理工作需求，管理部门缺乏主动意识，无法结合管理工作实际，对相关规章制度进行针对性的调整，不能对管理流程形成有效的规范，使得各个管理环节缺乏有效的协调，容易影响档案有效性。缺乏完善的监管机制，对管理过程不能形成全面的监督，对管理问题和漏洞不能做到及时的发现和解决，对资料数据缺乏有效的审核，无法保障资料信息的真实性。［3］3.3管理人员的素质能力存在不足。信息技术具有较强的专业性，需要管理人员具备相应的信息知识能力，档案管理人员自身学历、专业、知识面等条件达不到要求，知识结构不合理，尤其缺乏能适应档案资源整合需要的人才，而且当前档案部门组织结构不够科学，管理人员的专业素养和信息能力水平相对薄弱，面对水利行业信息需求显得力不从心，无法保证较好的管理效果。同时缺乏完善的培训机制，管理人员缺乏主动提升意识，不能根据实际工作需求进行有效的学习提升。3.4档案资源整合技术落后。档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息（即档案信息资源存在场所的信息与数字化信息）的整合，传统的档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除档案人员技术掌握能力外，档案部门软硬件设施存在明显差距，没有充分利用现有技术条件来开展整合工作，有的单位连基本的编目都不完整，没有建立档案目录中心，直接影响档案信息资源的整合。3.5档案收集工作不完善。水利档案传统的收集存在诸多弊端：个别部门或单位移交拖延，部分文件收集不全；有的科研成果等重要档案材料掌握在少数人手里，甚至在人员流动中有文件丢失的现象；有的受历史传统影响，馆（室）藏档案资料比较单一。同时由于收集、服务利用面狭窄等原因，档案信息资源得不到充分的发掘，无法发挥真正效益。

4完善水利档案管理信息化建设的有效策略

4.1加强重视支持力度。水利档案管理水平的提升对推动水利事业发展起到关键作用，管理部门要对信息化管理模式的构建形成正确的认识，充分结合水利工作实际，对管理工作进行科学优化，为信息化建设提供有效的条件。要加强资金投入，推进信息基础设施的高效建设，利用专业信息设备，实现对管理流程的科学优化，有效提升管理效率，并推动档案存储形式的数字化转变，有效降低管理成本。要优化网络环境，提升网络传输效率，构建完善的网络安全防护体系，合理利用防火墙、VPN等先进技术，有效抵御外界威胁的入侵，保障档案信息安全。4.2完善管理制度。完善的管理机制是保证档案工作高效开展的重要基础，信息技术的运用实现了档案管理流程的高效整合，需要管理部门对相关的管理制度进行针对性的调整，实现对管理工作的科学规范。要完善监管机制，利用技术手段对档案管理操作进行全面记录和科学分析，准确定位管理问题，对相关的规章制度进行针对性的调整，提升管理工作的科学性。要建设长效管理机制，结合管理工作情况进行动态化调整，有效适应实际管理需求。4.3构建完善的信息化管理平台。管理部门要充分发挥技术优势，构建完善的信息化管理平台，实现对管理流程的科学优化，并通过网络渠道实现各个管理环节的高效互联，有效提升管理水平。要结合水利档案特点，对系统功能进行科学优化，实现对大量数据资料的高效管理，为档案利用环节提供基础保障。要利用系统管理优势，实现管理制度的高效落实，在系统功能开发中对相关的资料收集、整理、排序、存储和利用等环节进行科学规范，构建规范化的管理体系，有效提升管理质量。4.4加大基础档案收集、整理力度。管理部门要调动各方面的积极性，加强全员档案意识，使水利档案的收集工作贯穿于水利工程建设和水利事业管理的各个阶段和环节。从水利工程建设和管理前期就进行文件材料的收集和整理工作：在签订有关合同、协议时，对水利档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，同时审查、验收水利档案的内容与质量。参与水利工程建设的各个单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内档案的收集、整理、归档和保管工作，工程建设的专业技术人员和管理人员工作变动时，应先交清原岗位应归档的文件材料，确保文件材料不丢失，并及时向有关部门移交，使水利档案基础资料的收集完整和整理规范。同时，应按照信息化建设的有关要求，利用新技术开展数字化工作，建立水利档案数据库，开发档案信息资源，提高档案管理水平。4.5优化档案利用环节。水利档案的高效利用对推动水利事业发展起到重要作用，信息技术的运用能够有效提升档案利用效率和服务水平，为水利建设和管理工作提供有效支持。管理部门要依托信息系统，利用先进信息技术，对资料数据进行深入分析和科学整理，建设完善的资料数据库，能够结合实际使用需求，实现资料的准确定位。要优化检索机制，对使用需求进行深入分析，为其提供个性化的关键词检索，提升档案利用体验。要合理利用网络渠道，对档案数据库进行开放，设置相应的检索权限，实现对档案资料的远程调用，推动档案服务水平的提升。4.6强化队伍建设。信息技术的运用对管理人员的素质能力的要求不断提升，特别是随着水利事业快速发展，大量的数据资料随之出现，需要管理人员能够合理利用技术手段，对资料信息进行科学管理，保证档案的全面性。管理部门要加强对档案管理队伍建设的重视，积极引进档案专业人才和信息技术人才，充实管理队伍。要完善培训机制，结合信息化管理模式需求，对培训工作进行科学规划，将信息知识技能作用重要的培训内容，推动管理人员信息素养的提升。要完善考评机制，对管理人员的素质能力和工作水平进行准确评价，结合具体的岗位职能制定相应的考核标准，并将考核结果与激励政策进行有效结合，对管理人员形成有效的督促作用，激发其工作积极性和责任心，营造积极的档案工作环境。

水利档案管理模式的信息化转型对提升档案管理水平起到关键作用，档案部门要充分结合水利事业发展形势，转变传统的管理思路，加强对信息化建设的重视，创新管理模式，推动档案管理质量和服务水平的提升。

参考文献：

［1］张扬.水利档案管理信息化建设现存问题及对策研究［J］.数字化用户，2019，25（12）：53—53.

［2］刘芳.水利档案管理中信息化建设的问题及措施探讨［J］.卷宗，2018（21）：106—106.

高效档案管理范文篇4

关键词：医院；综合档案；数字化建设；应用；体会

我国经济不断发展，医疗行业作为民生基础行业，医疗水平不断提高，医院档案信息数量不断加大。传统的医疗档案管理模式已经不能满足医院档案日常管理需求，不能有对医疗档案进行高效率、明确管理。同时，传统的医院档案管理模式主要依靠人工，管理效率较低，集中管理、查阅等存在较大困难。信息化已经成为社会发展趋势，融入到人们生产生活之中，广泛应用于各行各业之中，为人们的生活提供了极大的便利，是社会现代化的深刻体现。医院作为民生性基础行业，在日常管理中应与信息化技术相结合，以实现推动医院朝着现代化方向不断深入发展，紧跟时展的趋势。信息化技术与医院档案管理相结合，实现医院综合档案新信息化管理平台建设，实施档案信息化管理的模式，能够有效改善传统医院档案管理不足，极大的提高医院综合档案管理的效率以及质量，减少工作人员的工作量，易于查阅，促进我国医疗水平不断提高，推动我国现代化、信息化医疗系统的构建。我国整体医疗水平不断提高，医院规模不断扩大，医院档案数量也在不断增多，档案管理难度随之加大，传统的主要依靠人工对档案进行整理、分类、管理的模式已经不能适应现代化医院发展模式。信息化作为社会进步的重要标志，是一种新型技术，被广泛应用于各行各业之中，极大的提升了行业管理以及生产效率，并改变了人们日产生活方式，是现代化社会发展的趋势。建信息化技术应用到医院综合档案管理之中，构建档案信息化管理平台，实现档案信息化管理模式，能够有效实现对档案的整理、分类、储存以及管理，对档案实现更为集中、优质、高效的管理，进一步提升医院的市场竞争力，提升我国整体医疗水平，提升我国医疗技术在国际上的地位。

1医院综合档案信息化建设的意义

医院综合档案是医院重要数据来源，加强对综合档案信息化管理，对医院未来发展具有极其深远的意义。同时，加强构建医院综合档案信息化管理是确保医院实现稳健、长久发展的重要依据，便于随时查阅，档案信息化模式构建推动医院整体结构不断优化，实现现代化管理模式，推动我国现代化医院深入发展。当前，我国经济不断发展，市场竞争尤为激烈，医疗行业要想始终在激烈市场竞争中充当领头羊，仅仅依靠医院现有条件是难以实现的，需要依靠医院档案信息化管理作为指导和决策的依据，根据市场经济的变化，高效利用信息化档案，引导医院作出正确规划，促进医院实现全面发展，实现经济效益与社会效益的共同提升，同时提升医院综合服务能力，始终坚持以人为本的服务宗旨。我国不仅注重物质生活的提升，现下，更重视全社会精神思想的建设，推动社会主义精神文明建设是当下国家发展重要任务之一。医院档案信息化构建不仅关系着医院整体医疗以及服务水平质量，更是加强医院思想精神建设的重要依据，通过综合档案信息化平台构建，能够形成特有的医疗文化，只有具有强大的文化底蕴，才能够确保医疗行业始终在激烈市场竞争中保持优越性。

2医院综合档案信息化建设的优越性

2．1降低成本。信息化依然成为社会发展趋势，通过计算机技术实现网络平台构建，应用在医院档案管理中具有极大地优势。传统的医院综合档案管理主要依靠人工，由于档案数量较多，在将档案分类、汇总过程中，需要耗费大量的人力、物力、财力以及时间，工作效率低，投入成本高，已经不能适应现代化医院发展模式。档案信息化管理模式构建，不仅能够提升档案从整理到汇总整个过程的高效率，更能极大的节省人工，节省储存空间，降低医院档案管理成本，同时方便档案进行借阅以及随时查阅。2．2提高工作效率。医院档案数量较多，传统的档案管理模式需要大量人工进行长时间处理，同时，还需占据大量的公共空间进行档案的边防，耗时长、集中管理较为复杂。在调取档案时，需要花费大量的时间进行档案查取，工作量较大，工作效率较低。医院综合档案信息化管理模式构建，能够实现对档案高效整理、分类，便于对档案实现高效集中管理，同时，能够随时实现档案的提取，耗时少，能够有效避免去档案室查找档案，极大的提升了工作效率。2．3有利于检索利用与资源共享。传统档案管理模式在进行查阅时，需要对档案记录进行一一筛查，需要耗费大量的人工以及时间，效率较低，不利于充分发挥档案作用。实现档案信息化管理模式，通过计算机技术将档案存储到硬盘等软件之中，设置专业的电子目录，记录电子文档，通过信息检索系统能够随时对所需档案进行及时查阅，不仅极大地提升档案查阅的效率，更扩大了原始档案应用的范围。

3医院档案管理信息化建设过程中存在的问题

要想充分落实医院档案信息化管理模式，需要构建良好档案信息管理平台。通过档案信息管理平台能够对档案实现集中管理，为医院相关部门提供所需要的信息档案，方便随时查阅，同时确保档案数据信息安全，有效防止档案信息外泄。同时，构建医院档案信息化管理平台，能够实现资源整合最大化，促进医疗水平发展。但是，转变传统档案管理模式，构建档案信息化管理平台，需要医院不同部门之间进行协调配合，才能实现档案信息化管理模式构建，在实际发展过程中，存在一些问题，阻碍档案信息化建设，主要体现在以下方面。3．1重视程度不足。虽然有些医院充分认识到档案信息化管理模式构建对医院发展的深远意义，但是，有些医院领导思想较为保守，观念单一，加之对档案信息化知识了解较少，未能从根本上认识到加强档案信息化对医院未来发展价值，导致在建设档案管理信息过程中存在多个较为薄弱的环节。同时，由于医院档案工作人员缺乏高度的责任心，在由传统档案管理模式向信息化档案管理模式转变过程中，并没有对原始档案数据信息进行认真审核，医院也未设置档案数据监督、核实环节，导致档案存档出现错误，不能为医院相关部门提供有效的档案数据。3．2医院档案管理信息化系统维护过程存在问题。在医院信息化档案平台构建完成之后，为了确保平台的有序、高效运转，应该聘请专业技术人员进行网站平台的日常管理与维护，但是，大多数医院只注重构建过程，忽视了对档案信息化平台日常维护与升级等工作，影响信息化档案平台工作效率。同时，需要加强不同部门之间的协调配合，实现档案数据的完善，推动档案信息化系统构建朝着成熟化、体系化、完善化的方向不断发展。3．3管理人员自身技术水平不足问题。传统档案管理模式，主要依靠大量人工将档案以纸质形式进行保存。档案信息化建设改变了档案保存的模式，由纸质保存转变为数字信息化保存，将档案数据存储到电系统之中，需要电子设备作为支持。并且，关于电子文件在整理保存过程中，我国有相关法律进行规定，需严格保证数据的完整性、保密性以及安全性，对档案管理人员专业技术水平以及职业道德操守具有较高的要求。但是，在实际中，大多数医院都是以引进、培养优秀医疗人才为主，对于档案数据信息化管理人员较为忽视，甚至出现由医院科室人员兼职档案管理员现象存在，导致管理人员水平很难满足档案信息化管理的需要。

4综合档案信息化在医院管理中的应用

4．1数据管理信息化。档案信息化管理的基本应用是数据管理信息化。将纸质数据存储到网络平台之中，方便集中管理与随时调取查看。数据信息化过程需要相关设备进行支持，例如：计算机设备，网络等，才能构建一个完整的档案信息管理平台。同时，为了实现档案信息化管理平台稳定、良好使用，需要专业技术部门进行日常档案信息平台日常维护与管理，能够及时发现数据平台中出现的问题，并做到及时有效解决，避免数据丢失、泄露等问题出现，有效保障档案信息化平台的稳定、高效运行。4．2工作方式信息化。传统的档案管理模式，主要依靠人工进行数据信息的记载，存在数据信息记录错误等问题，不仅影响数据信息准确性，同时由于数据较多，查阅较为困难。档案信息化建设，有效弥补传统档案管理模式的不足，工作信息化就是实现档案信息化管理重要的一步。档案信息化能够对档案进行有序的分类、整理以及汇总，能够极大的确保数据信息的准确性，同时方便进行档案随时查阅，档案信息化管理模式也极大的减轻了工作人员工作量，提升了档案管理与应用效率。4．3信息检索信息化。信息检索是快速查阅档案数据的有效措施。通过信息检索能够更快、更精准的获得档案数据并加以处理，极大地提升了档案数据利用率。但是为了确保档案数据信息保密新，避免档案遭到外泄，应该制定相关的检索管理制度，明确规定信息检索流程，信息管理权限，对于不同类别档案采取不同信息检索管理制度，避免一些不法分子为了一己私利窃取医院档案资料，不仅不利于医院保持良好口碑，更危害到患者的隐私。4．4安全管理信息化。档案属于医院内部机密资料，不能随意被他人查看，应确保档案保存的整体性以及安全性。随着信息化技术不断发展，网络平台的不断开放，虽然极大地实现了信息共享，但是，网络安全也存在一定的漏洞。部分黑客可以通过网络对医院档案信息平台进行数据窃取，不仅严重侵害到患者的隐私权，更给医院带来极大的损失。所以，为了有效提升医院档案信息化系统平台的安全，加强网络平台安全管理，优化管理流程，实现信息化平台规操作与管理，从而加强档案信息化平台的安全管理。

5综合信息化档案的应用和体会

医院综合信息化档案管理需要以信息化技术作为支持，不断完善档案信息化平台构建，构建规范化、系统化的档案数据信息平台，应不断加强信息化管理技术。5．1提高档案信息化的系统建设。医院档案文件存储全面性以及系统性存在一定的问题，在保证档案真实、有效以及完整等方面，需要不断进行努力。在进行档案信息化系统设计时，应该结合档案数据存储等实际情况，从整体出发进行系统平台设计。加强网络基础设施、系统升级、系统管理权限以及安全应急管理等设计，不仅能够确保档案信息化平台日常高效、有序运转，也能有效应对网络事故以及有效抵御网络信息泄露等问题。5．2提高档案管理的保密性。我国信息技术不断发展，利用网络漏洞对医院档案数据进行窃取的现象时有发生，使医院档案信息化管理安全性受到一定的威胁，加强档案管理安全性以及档案管理保密性，是档案信息化管理过程中的关键性环节。所以，作为档案管理人员应该不断提升其专业技能水平，不断升级档案信息化平台的安全管理。同时，加强自身的安全责任意识以及保密意识，具有较高的道德职业操守，坚决维护档案数据信息原始性，避免档案信息泄露。5．3加强档案管理人员的素质。档案管理人员直接影响档案信息平台操作与维护的水平。所以，应不断提升档案管理人员的专业技术水平，需需要聘请专业的档案挂管理学人才进行信息化档案管理。同时，医院需要对档案管理人员进行定期培训与考察，使其不断丰富理论知识，提升实践操作专业技能水平。引导档案管理人员树立高度的责任心与职业道德素养，在信息化档案管理中，始终严格遵守我国《档案管理法》，规范操作流程，以及操作手法，对档案信息平台进行高效集中管理。5．4加强电子信息管理的规范性。医院档案数据数量较多，需要强大的信息化网络平台才能进行有效支撑。所以，应加强软件开发，不断提升系统软件实际功能性，使其具有较强的日常运转功能以及维护功能，使其更加专业化、系统化。同时也应该不断提升档案管理人员的责任意识与软件使用能力，促进档案信息化管理的规范。

6结束语

我国医疗水平不断提高，医院档案管理是关键性工作，为医院日常运转提供依据对医院进行未来规划提供了强有力的数据支持。传统的档案管理模式已经无法满足现代化医院发展模式，需要进行档案管理模式转变与优化。信息化是当下社会发展趋势，被广泛应用于各个行业之中，医院档案管理应与信息化技术相结合，实现医院档案管理信息化建设，构建完善的档案管理平台，能够实现档案资源的有效整合，便于随时进行档案的查阅，推动医疗水平的不断提升。

［参考文献］

［1］马玉华．医院综合档案信息化建设的应用及体会［J］．世界最新医学信息文摘，2017，（43）．

［2］户艳慧．医院档案管理中档案信息化建设的应用［J］．养生保健指南，2017，39（12）：777～778．

［3］熊梅．试述档案信息化在医院发展中的作用［J］．大科技，2017，9（10）：727～728．

［4］黄淑丹．医院人事档案管理存在的问题及解决策略［A］．决策论坛———如何建立科学决策机制理论研讨会论文集［C］，2015：101．

［5］王霞玲．基于信息化建设视角的医院综合档案室管理研究［J］．城建档案，2016，24（6）：6768．

高效档案管理范文篇5

关键词：数字化；基建档案管理；高校基建项目

1现阶段高校基建档案管理存在的问题

1.1资料收集工作难度大。一个完整的基建项目不仅包括立项、设计、招标、施工、竣工验收以及工程交付等各个环节，还包括后期的维修、改建等工作内容。基建档案管理的对象就是以上各工程环节的原始性文件，是一整套完整的归档卷宗。高校基建档案材料的来源覆盖范围极大，包括审批部门、规划部门、设计单位、施工单位、材料供应单位、监理单位以及检验部门，而且基建档案所使用的周期较长，短则数月、久则几年甚至几十年[1]。因此基建档案资料的收集、归档和管理工作难度较大。除此之外，部分隐蔽性极强的分项工程，如地下综合管网工程、光纤光缆工程以及智能化工程等，进一步加大了基建档案收集工作的难度。1.2管理人员专业化程度不高。目前国内各高校为了积极响应国家教育部门号召，对校内行政人员进行人员精简化管理，各高校在短期内无法为基建部门增加基建档案管理专业人员，因此目前大多数高校基建部门档案管理工作，主要由本部门的非专业人员兼职。由于这些兼职的非专业档案管理人员没有系统学习过档案管理方面的知识，也没有专门从事过档案管理的相关工作，因此让这些非专业人员在没有经过专业化档案管理培训的情况下，直接接手档案管理工作，再加上很多存档基建档案的部分丢失和档案收集的时效性已过等问题，以及这些兼职人员还有本职工作需要完成，分配到整理基建档案工作的时间就很少[2]。因此，以上这些因素直接影响基建档案管理工作的专业性。1.3管理机制不完善。现阶段，我国各大高校的发展重点和中心依然放在教学改革和招生就业这两大方面。高校院领导对于学校基建项目的关注点也主要在工程质量、工程造价以及防腐廉政上，对基建档案管理工作的重要性的认识程度和关注程度远远不够。大多数高校的基建档案管理工作还没有完善而健全的管理制度，很多基建档案管理还停留在最基本的资料收集、整理与保管的工作层面。基建档案资料的分类收集、分项管理和再利用模式均无章可循。由于基建工程资料涉及的相关部门较多，缺乏统一管理方法和调控手段，导致档案管理工作难以落实，管理人员工作积极性不高，工作效率太低、工作态度拖沓。另外，高校对基建档案管理工作的硬件投资、人员配备和经费保障等方面的约束性较大，导致无法满足基建档案管理工作的顺利进行。1.4档案管理模式落后。现阶段我国高校基建部门的基建档案管理工作，主要还是以纸质材料为载体进行记录和保存。利用纸质材料为主要载体的最大优势就是档案查找的直观性和便捷性，这种档案利用方式最原始也最直接[3]。但是由于纸质材料的特殊性，以此作为资料存储的载体并不利于长期保存。而且很多需要长期保存或永久保存的重要档案原件和工程图纸被借用以后，存在缺损、污浊、褪色甚至丢失等情况。这些情况对以后的维修、改建、同类型工程资料参考等基建工作都会有很大程度的影响，不利于学校后续基建工作的开展。

2数字化模式在高校基建档案管理中的优势及完善措施

2.1数字化基建档案管理模式的优势。基建工程档案信息化管理融合多种信息技术于一体，将各自优势应用在基建工程档案的生成、存储以及管理各个环节中，增强基建工程档案管理的规范化与高效性，对整个基建工程行业的发展具有重要的现实意义。档案管理人员的工作强度大幅度降低，工作量缩减。与此同时，档案信息化管理有效提高了信息共享程度，方便档案资源的查询与使用，有利于使用者对基建工程全过程的信息进行高效使用，对信息的更新与补充意义重大。另外，基建工程档案资料的传递更显高效，借助信息技术，将档案资料进行数字化处理，时间、人力以及物力等成本有效降低，对基建工程成本控制与管理十分有利。高校基建档案的数字化管理，不仅节省了人力资源和存储空间，而且提高了基建档案管理的工作效率。2.2完善数字化档案管理模式的主要措施。a.加强软硬件基础设施建设。高校基建档案管理模式已经由纸质化向信息化逐渐转变。例如将前期基建工程的审批文件、施工资料、验收资料和竣工图纸等进行扫描、存档，以便后期查阅及调用[4]。因此，数字化档案管理工作所需的扫描仪、复印机、存储计算机等硬件设备数量和配置均需大幅度提升提，与此同时档案管理人员的专业化配置也要尽量到位。只有依托于先进的硬件设备和专业的人员配置，才能实现真正意义上的档案数字化管理，才能从陈旧的纸质化档案管理模式中彻底解放出来。b.提高档案管理人员的业务水平。一名合格的档案管理人员首先应具备吃苦耐劳、乐于奉献的精神，其次要认真仔细地做好本职工作，最后要充分利用业余时间提升业务理论水平，只有这样才能保证高校的基建档案管理工作朝着科学化、高效化的方向前进。由于很多高校历史悠久，前期基建项目档案年代久远，再加上以往基建档案保管手段落后，导致档案管理人员的工作量较大。因此，对档案管理工作人员的业务水平要求和专业化要求更高。其中，归档资料审核工作是档案管理工作的核心工作内容。对基建项目建设过程中的归档资料，要进行认真严谨的审核和筛选。审核归档资料的真实性和完整性，同时要把不符合归档条件的资料以及图纸进行销毁，避免档案隐私内容外泄。c.加快档案管理系统建设。基建档案管理系统是一种以计算机硬件为储存载体、以网络为传输介质、以档案管理人员为实现手段的多功能应用系统。在基建档案管理工作中，根据查阅者所需查阅的内容进行按类别查询和记录，以此推测借阅人的目的，并且通过一些先进的科技技术来拓宽档案资源的信息量，由此可以为广大借阅者提供更全方位更高效的档案查阅服务工作。利用一些先进的图像扫描设备，将纸质档案转化成电子档案，再转存到档案管理系统中或移动存储设备中（如U盘、移动硬盘、光盘等），进而实现全面化、高效化的资源共享和信息化传播。档案管理系统的建立即可以提升档案管理的工作效率，又可以有效降低档案破损和永久性遗失事件的发生【5】。

3数字化档案管理在大学生创业创意园项目中的应用

3.1建立大学生创业创意园项目档案数字化管理平台。为了提高大学生创业创意园项目档案数字化管理的高效性和便捷性，建立合理的档案管理系统，并配备合适的硬件设施。承载基建档案管理系统的计算机需配备双服务器，并且要对计算机硬盘进行实时备份保存，以此确保基建档案资料的真实性和时效性。在基建档案管理过程中，可以借助先进的软件技术对基建档案进行存储和管理。，例如运用GPS系统、CAD软件和SCADA系统等现代信息化技术建立档案信息化管理平台，提升基建档案管理工作的信息化、数字化水平。3.2定期安排档案管理人员参加继续教育培训。基建档案管理人员的业务素养、专业水平以及工作能力，直接影响基建档案管理工作的成效。因此要建立完善的基建档案管理系统平台，除了配置先进的硬件设备，还需要对系统平台的管理人员进行定期的业务能力培训。在基建档案管理工作中，无论是文本档案还是图像档案，这些档案资料的收集、整理、归档和利用工作都要依靠档案管理人员来实施。因此，档案管理人员在整个档案管理工作中起着决定性的作用。比如很多机密性的工程资料不可外泄，这就需要基建档案管理人员具备良好的职业道德，仔细收集档案资料，保证档案资料完整性的同时也必须保证资料的安全性。在这个日新月异的信息化时代，档案管理人员有必要定期对业务专业知识进行系统性地学习，才能最大程度地提升自身专业知识水平和档案管理工作能力，以便更好地适应业务知识的更新迭代。

4结束语

综上所述，高校基建档案管理工作的良性发展离不开完善的管理机制、高科技的管理系统配置、数字化的档案管理模式和专业能力过硬的档案管理人员。只有在以上诸方面齐头并进的基础上，才能保证高校档案管理工作朝着高效化、数字化、专业化方向稳步前进，才能辅佐高校基本建设更好地发展，才能促进我国高校教育事业蓬勃发展。

参考文献：

[1]徐佳.解析档案管理在基建工程建设中的重要作用[J].综合论述,2017(12).

[2]杨桂湘.现代化管理在基建档案建设中的应用[J].城建档案,2018(2).

[3]杨巧.基建工程档案管理现状及问题综述[J].新商务周刊.

[4]肖宇.高校新区基建档案资源管理模式探究[J].资源信息与工程,2018(2).

高效档案管理范文篇6

1.对档案数字化管理重视程度不高

在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。

2.数字化档案管理工作量大

在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。

3.资金、设备投入力度不够

实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。

4.档案管理人员素质能力有待加强

档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。

二、新时期下档案的数字化管理

1.提高认识，树立全新的档案管理理念

要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。

2.制定完善的档案管理制度

新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。

3.定期整理档案

虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。

4.定期对数字化档案管理系统进行更新

科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。

5.做好安全管理工作

在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。

6.提高档案管理人员的素质能力

数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。

三、结束语

高效档案管理范文篇7

【关键词】高速公路；档案管理；电子信息化；作用

一、引言

信息化管理普遍应用到各个领域的档案管理工作中，为档案管理工作提供了很大的便利，信息化档案管理已经成为档案管理中作中非常重要的管理模式。我国地大物博，交通便利，公路数量多，公路建设高速发展，但我国高速公路结构较复杂，传统的高速公路档案管理模式产生了很大的问题，传统的档案管理模式已经无法满足日益发展的社会需要。采用传统的人工档案管理形式已经无法满足高速公路信息发展需求，也无法高效发挥档案管理在高速公路管理中的作用。为满足社会发展的需要，促进高速公路档案发挥有效作用，将电子信息化管理应用到高速公路档案管理工作中已成为高速公路事业发展的重要一笔。

二、电子信息化在高速公路档案管理中应用的现状

（一）管理制度不完善，缺乏规范性。公路档案管理工作发展较晚，缺乏档案管理工作经验，档案管理工作在高速公路档案管理工作中尚未形成科学合理的制度，在档案管理工作执行时，容易产生很多错误。导致档案管理工作无法准确利用相关数据信息，一部分数据在应用时出现明显错误。高速公路档案管理的信息化应用制度还不够规范，在档案管理工作中容易造成资料的缺失。这一问题如果无法得到妥善的解决，将成为高速公路档案管理电子信息化建设的重要难题。（二）档案管理工作人员专业素质不高。大部分从事档案管理工作的人员没有掌握信息化档案管理工作模式，对档案管理信息化工作认识不全面，另外，档案管理工作人员缺乏信息化档案管理工作经验，以上几项成为我国高速公路档案管理工作信息化发展的重要阻碍。我国档案管理工作人员水平差距较大，工作人员素质普遍较低，导致档案管理工作无法高效进行，使得信息无法及时得到更新，造成档案管理工信息化建设进程缓慢。

三、将信息化应用到高速公路档案管理工作的具体措施

（一）建立完善的档案信息化管理体系。自古以来就有“没有规矩不成方圆”这一说法，想要将电子信息化管理模式运用到高速公路档案管理中必须按照这一说法发展。先制定合理的制度，严格按照制度开展高速公路档案管理工作，使得档案管理工作规范化。为保证高速公路档案管理工作的高效运行，必须建立一套完整的档案管理体系，以促进高速公路事业发展。（二）提高高速公路档案管理人员素质。基层档案管理人员作为档案管理工作中的重要因素，也是构成档案管理工作的基础，提升档案管理人员的整体素质是促进档案管理工作信息化发展的重要措施，高素质的档案管理工作人员是做好档案管理工作的前提，也是做好对档案的科学、合理化管理的重要保证。档案管理人员需要具备很强的责任感和良好的职业道德，档案管理工作人员仅仅做到品质上的提升是不够的，还需要档案管理工作人员具有较高的专业素质。为保障高速公路档案管理工作稳步进行，应加强对档案管理工作人员进行专业素质培养，提升相关工作人员的思想境界。

四、高速公路档案管理工作中电子信息化管理的重要作用

将电子信息化管理应用到高速公路档案管理工作这一举措在高速公路的档案管理工作起到了重要的作用，其作用主要表现在两方面：首先，有效提升档案管理工作人员的工作效率。合理运用档案信息化管理能大大减少相关工作人员的工作时间，提高工作效率。以往的档案管理模式需要整合大量的纸质版材料，因此需要相关工作人员在档案管理工作中投入大量的精力，将电子信息化运用到高速公路档案管理中改变了原有的管理方法，实现对档案的自动化管理，减少人员利用率，提高工作效率，还可以达到档案数据信息共享的目的。其次，有效提升高速公路各个部门工作效率。在高速公路工作中会产生大量的档案资料，产生的资料内容涉及广泛，其中包含大量重要信息，将电子信息化管理运用到高速公路档案管理中，保证了档案资源管理工作的及时性，大大提升了工作效率，保证了档案的完整、严密，同时也提升了档案资料的共享性，还解决了传统管理模式下纸质档案易丢失的问题，最重要的是档案管理信息化促进高速公路事业形成了完整的档案信息化网络。结合以上几点，可见电子信息化管理在高速公路事业发展中起到了巨大的作用。

五、结语

高速公路事业和医疗事业相同，都是国民生活必不可少的内容，高速公路事业是国家想要快速发展的事业，要想实现高速公路事业稳定发展，就必须重视高速公路中的各个部门发展趋势。顺应时代的需求，响应有关部门号召将电子信息化管理运用到高速公路事业的各个部门当中，特别是高速公路档案管理中。采用科学合理的电子信息化管理方式可以提升高速公路档案管理工作的效率，促进高速公路事业发展。高速公路事业的完善单单靠电子信息化的应用是远远不够的，有关部门必须重视对高速公路事业的建设，大力支持高速公路事业发展。

作者:何海燕 单位:广东省路桥建设发展有限公司广韶分公司

【参考文献】

高效档案管理范文篇8

关键词：信息化；行政机关；档案管理

在信息时代，行政机关档案规模与数量不断扩大，类型繁杂，对管理效率和质量都提出较高标准。依托计算机信息技术，行政机关档案管理获取全新发展手段，突破传统档案管理模式的束缚，依托先进的管理方式，切实提高管理效率，为档案查询与使用奠定基础。因此，要以信息时代为背景，对行政机构档案管理工作进行全面探讨，寻求切实可行的发展之路。

一、信息化对行政机关档案管理产生的影响

（一）突破传统档案管理方式的束缚，信息管理与利用效率显著提升。在信息时代背景之下，档案信息化管理强化对传统档案管理方式的优化与改变，强调以档案服务为核心，依托信息化分类、加工和整理，达到对信息的高度整合与提取，提升档案管理效率。在传统档案管理中，查询难度较大，效率不高，一旦需要进行调整，面临复杂的流程。信息化支持下，实现对传统模式的有效改善，弥补不足之处，在方便档案信息保存的同时，为修改提供便利，提升档案信息查询的速度。另外，网络信息技术支持信息高效传递，档案利用效率显著提升，管理成本大幅降低。（二）与行政机关档案管理工作相契合，信息化建设加速。在当前行政机关档案管理工作，主要手段仍为手工的形式，需要面对较大工作量，工作效率不高。即使部分机关档案管理工作中引入了信息技术，但只是停留在基本的信息输入进系统中，尤其是查询与搜索建设缓慢，整体档案信息化水平不高。在新时期，行政机关重视推广无纸化办公，为档案信息化建设创造条件，加快其档案管理方式的转变，推进档案信息化建设进程，切实提升档案信息化管理水平。（三）提供档案收集与加工处理效率，管理成本大幅降低。对于档案信息化管理而言，强调档案内容的信息化处理，加快档案实体向信息化档案管理的过度。档案信息化管理的应用能够强化对信息的有效区分，促进信息收集与加工处理，切实提升信息整合与提高效率，档案管理更显高效性和效益。信息化管理灵活性与效益性突出，强化对传统方式不足之处的完善，信息共享度增强，操作更加便捷。除此之外，在信息化管理之下，档案信息利用率显著提升，有利于档案价值的发挥，合理降低档案管理的人工成本。（四）与时代同步，信息化管理模式保持较强的先进性在人工档案管理之下，管理流程复杂而繁琐，使得机关档案管理工作凸显局限性。另外，在档案信息查询使用中，也借助人工方式实施，管理成本显著提升，降低信息共享性，无法保证档案管理与利用服务发展同步。为了更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，行政机关需要对档案管理模式进行积极地探究，不断进行优化与调整，引进先进管理技能，满足社会和时代的发展需求，从真正意义上实现现代化的档案信息化管理。

二、行政机关档案管理中存在的不足

目前档案数字化工作中在制度、人员、管理上有一定问题，制约着档案建设水平的提升，主要有以下方面。首先，档案管理方式滞后。当前，很多行政机构虽然具备档案信息化管理的工具，但是，使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。另外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。还有些档案管理的人员素质不高，信息化素养不强，尚未具备丰富的信息化知识，知识结构尚未得到及时更显，对传统的模式管理档案方式依赖性较强。其次，档案归档缺乏规范性。行政机关档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。但是，当前档案管理人员知识面有限，认识层面参差不齐，很难形成对档案资料的端正认识，影响操作的规范性。因此，同一个档案的归档极有可能被归到不同的类别，引发管理混乱，大大降低档案调取的效率，影响档案资料完整性，浪费人力物力和空间的同时，档案归档不科学，诱发档案资料缺失。最后，鉴于长期纸质档案管理方式的影响，档案管理制度缺乏更新，尤其是面对电子档案日益普及的情况，很多单位尚未建立全新的电子档案管理制度。面对档案数字化的不断发展，档案管理制度需要不断更新，保证具有前瞻性和统概性，以更好地适应档案管理的发展。

三、如何做好信息化背景下行政机关档案管理工作

在档案建设发展中，我们要多措并举，从管理工作的方方面面入手全面推动档案数字化工作的健康快速有序发展。（一）依托行政机关发展实际，构建档案信息化发展规划。为了将行政机构信息化档案管理落到实处，要重视构建档案管理信息化的规划，结合机关发展方向与战略，进行合理部署，依据实际情况，构建特色办公模式，保证方向正确，目标清晰，重视实践和探索，保证与时俱进，与时代同步，加快探索全方位的、多角度的大规模管理模式，以适应不同发展时期档案管理信息化的目标，推动档案管理信息化的健康、可持续发展。另外，对于行政机关而言，其档案管理信息化以灵活性与延展性为特征，需要全面关注机关档案信息化管理的发展和规划，强化两个特点的渗透，保证规划与实际相符，提升档案管理信息化发展的有效性，维护行政机关信息服务的高效性。（二）积极建立档案信息化网站，加快行政机关档案管理信息资源数字化建设。对于行政机关档案信息化建设，首要在是构建与自身发展相符合的档案网站，保证具有单位特色，实效性较强，便于提供更加有效的档案服务。基于专业化的网站，能够为档案使用提供便利，借助网站搜索、查询等功能，在最短时间内找到所需档案信息，突破时空限制，提升工作效率与档案管理的利用率。依托档案信息网站，便捷性与高效性增强，避免人工方式的复杂流程以及资源浪费。信息网站逐步实现了对传统手工操作的替代，代表了行政机关档案管理信息化改革的发展方向。在信息化网站建设中，要积极构建完善的档案管理体系，加快机构建设，强化档案管理体系与行政机构管理体系的融合，保证整体上与行政机构发展中战略的一致性，切实提升档案信息共享的有效性，从而提高档案管理的水平和能力。另外，鉴于信息化发展的不断深入，档案信息资源的数字化建设成为重点，强化对档案原件的保护。数字化建设需要先进的信息手段，根据原始档案建立成数据库，并不断对构建的数据库进行及时地更新和内容整理，为人们的查询和检索更加便捷。对不断更新的数据要进行信息整合，在整理和分析中提出信息的重点内容，促进档案管理信息资源数字化建设模式的构建，使得行政机关的档案管理体系更具科学性和规范性。（三）制定机关档案信息化建设标准与规范，维护统一性与一致性。行政机关档案的建设中，要加强标准与规范建设，这也是重中之重，重点内容之一，也是展现一个单位档案管理是否达到现代化水平在行政机构档案管理信息化建设中，要结合机构特征，分析其内部管理标准，进行妥善落实与执行，注重在过程中查缺补漏，实现对信息化体系的健全与完善。遵循国家相关标准，注重遵循便捷与精确标准，确保其发展能够达到现代化水平。在信息化建设中，要实施统一的标准与规则，在构建中及时发现问题并采用有效的方式解决，尤其是对于软件内容与格式，提升规范性，为资源共享提供便利。（四）全面提升档案管理人员专业素质与能力。在档案信息化建设中，发挥主导作用的是档案管理人员，因此，要千方百计加强档案管理人才队伍建设。档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，需要不断地更新管理理念。具体讲，要配备专业化的档案管理人员，设置专门的岗位。另外，要重视加强专业化培训，尤其是以信息技术为重点，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用。落实档案管理新方法和相关法律法规的培训，积极完善档案管理人员的知识储备。除此之外，要注重行业交流，较强学习，善于吸收他人的先进经验和好的方法。增强责任感，加强自我学习，不断更新知识库。（五）积极构建科学高效的档案信息化管理机制。建立数字化管理制度。遵循国家相关档案管理法规，进行深入剖析，结合实际情况，全面进行分析研究，构建具有信服力和指导性的档案管理制度，为档案数字化的良性发展奠定基础。其次，加快构建数字化管理制度。具体讲，要重视做好档案原始数据和资料的收集和管理，保证规范性，遵循相关归档，维护数据信息的正确性、完整性；而后，对电子档案进行合理分类，建立相关规章制度。除此之外，要落实查询与使用工作，维护保密性与安全性，构建相关机制，维护使用效果，最大限度予以保密不外泄。再次，建立信息化标准制度。这部分工作强调信息收集格式的一致性，遵循标准规范，落实统一规划与设计，加强档案系统的科学规范化管理。同时也要在信息安全上执行严格的制度，做好相应的备份管理，保障数据的安全。

四、结束语

综上，对于行政机关档案管理工作，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索需要以信息化为背景，加快信息化建设，维护其自身的长期性和系统性，以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案信息化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理信息化发展的有序推进。

参考文献：

[1]余福来.行政事业单位档案信息安全管理的创新[J].企业文化(下旬刊),2019,(11):145-146.

[2]单春燕.机关事业单位档案管理信息化建设探析[J].卷宗,2019,(23):108.

高效档案管理范文篇9

［关键词］高职学校；电子档案管理；应用管理

进入21世纪以来，我国全面进入信息化时代，作为一种新型的管理工具，电子档案以其独特的优势广泛应用于日常管理和办公，在企业、学校等领域中应用普遍。与传统纸质档案管理模式相比，电子档案更易于保存和查阅，不仅节约了档案管理成本，而且极大地提高了工作效率。对于高职院校来说，选择电子档案对广大学生的信息进行管理，不仅便于档案管理人员进行学籍的整理、奖学金的评定等日常工作，减轻了工作人员的工作压力，而且大大节省了档案录入、阅读、查找的时间，在需要时能够快速完成档案查询工作，确保整个学校的运行井然有序。因此，在高职学校实施电子档案管理十分必要。

1高职院校档案管理中电子档案的应用优势

1.1提高效率，资源配置合理化

与传统纸质档案相比，电子档案具有方便、快捷、高效的优势。对于高职学校来说，校内学生多达数万名，同时还包括众多教师及职工，如果采用纸质档案的管理方法，不仅占据较大的空间进行档案安放和储存，耗费大量的人力完成档案整理工作，而且易出现查找不方便和档案丢失的情况。电子档案则完全解决了这一弊端，充分保证了学生及教职工档案的完整性并且更利于保存，当有查找档案的需要时，可以使用电子设备快速进行查找，从而有效提升了办公效率。同时，与传统纸质档案不同，电子档案充分借助了网络的力量，在电脑上即可查询，不受时间和地点的限制，有效节约了时间和空间，具有很大的灵活性，而且仅需要部分工作人员即可完成管理工作，不需要动用大量的人力进行重复的信息录入和枯燥的查阅工作，避免出现消极懈怠的工作情绪从而影响工作效率。一方面，采用电子档案管理减少了这方面的人员投入，使得人才资源重新分配，各型人才在高职院校其他部门发挥自身作用，使高职学校的资源配置趋于合理，避免出现岗位分布不均的情况。另一方面，有利于高职学校各部门获得均衡发展，共同推进整体进步。

1.2降低强度，院校管理高效化

采用电子档案的管理模式，对高职院校的学生和职工的信息进行统一整理，能够实现资源共享，学生与学生之间可以进行直观地对比，教职工之间的工作效绩也可通过电子档案呈现出来，在加强学校人才管理的同时，极大地促进学校的长远发展。例如，在对学生进行评优时，就可以通过电子档案搜索学生的平时成绩、课堂表现等，通过各个方面进行评定。电子档案不仅包含个人信息等内容，还以图片、音频、视频等形式，便于对学生的个人情况进行详细评估。档案管理人员还可以进行排列比较，从而选择合适的人选。电子档案的内容客观真实，检索迅速准确，充分保证了评优的公平公正，并且在极短的时间内就可完成，为学校开展评优工作提供了极大的便利。同时，学生及教职工的档案均是按照一定规则进行整理，档案文本一体化，在查找过程中减轻了工作人员的负担，降低工作强度，节省大量时间，档案管理人员轻松就能完成工作，避免产生疲惫心态，有效地保证了工作的准确性，有利于多项工作正常开展，丰富了校园活动，有利于进行校园管理，对提升学校的综合实力大有裨益。

1.3减少风险，档案传递快速化

电子档案具有安全、低廉、快速等特点，主要体现在以下几个方面。第一，电子档案通过电脑录入的方式，极大地缩短了录入时间，减少了录入过程所花费的人力和财力。在高职学校中，数万名学生的档案信息和千名职工信息的归纳整理就是一项庞大的工作，采取电子档案管理模式则能够快速地完成整理工作，有效地提高了档案管理效率，为高职院校其他工作开展奠定了坚实的基础。第二，电子档案采取电子信息的方式完善个人信息，最大程度保证了学生信息的安全，有效地降低了信息泄露的风险，避免被有心之人利用，进而产生严重的后果。第三，电子档案没有时间和空间限制，无须大量的纸质资源和特定的空间进行档案储存，极大地削减了高职学校档案管理的开支，有利于高职学校合理利用资金。第四，电子档案管理依赖于电子设备，在稳定的校园网覆盖下即可完成快速的档案传递。通过电子档案，可以将巨大的档案信息储存在一个较小的储存卡里，正常的校园网下信息录入和阅读在几秒内就可以完成。例如，需要对全校学生进行排列名次，在录入成绩几秒后便可以得到结果。同时，在高职学校利用电子档案进行档案传输，既可以将档案快速返还给每一位学生，又节约了档案邮寄所花费的成本，还减少了档案邮寄过程中出现的档案丢失、未准确寄到学生家中等情况。电子档案以其快捷、高效的特点，减少了各种潜在的风险，提高了档案传递速度，充分发挥了巨大的社会价值。

2高职学校档案管理中电子档案的应用管理方略

2.1加大电子档案在高职学校的管理力度

高职学校对学生和教职工进行信息录入后，对其个人信息应该加密保存，避免个人信息泄露。电子档案信息通常储存在较小的储存卡中，易出现损坏、信息丢失等问题，在电脑上操作不当时也会出现信息泄露等问题，高职学校相关部门应高度注意。一方面，学校相关管理人员应制定相应的规章制度，严格规范管理人员工作，加大处罚力度，防止管理过程中出现的一系列问题；另一方面，工作人员应定期对电子档案进行更新修正，删除错误信息，添加遗漏信息，确保档案信息与真实情况相符。当档案出现问题时，工作人员要及时上报处理，不应私自进行修复，避免造成信息丢失、泄露或更加严重的后果。同时，档案管理人员要对工作认真负责，熟悉信息录入和查询档案等基本流程，对不同专业、不同班级的学生进行分类整理，对学生的校园表现、奖罚情况也要如实记录。例如：管理人员通过不同的记号对学生进行整理归档，在每个编号建立相应的文件夹，用于记录该学生的表现。如此一来，管理人员查找时更加方便快捷，学校举办与学生有关的活动时，可通过电子档案对学生进行初步了解，营造公平公正的校园氛围。当需要档案查询时，严格遵守学校相关管理制度，不私自将档案信息泄露给他人，不擅自更改档案信息，确保档案的真实性，保证在各项工作中电子档案能够发挥真正的作用。

2.2重视电子档案管理

电子档案不仅在社会中应用更加广泛，在高职学校也占据着越来越重要的地位。在高职学校中，电子档案对于学生事务和人事管理都起到至关重要的作用。因此，从管理阶层到工作人员都要提高对电子档案管理的重视程度。首先，管理阶层应树立正确的观念，充分认识电子档案的巨大潜力，采取不同方式大力宣传电子档案的重要作用，积极呼吁全体档案管理人员认真负责，确保学生档案整齐有序，避免出现信息不匹配等问题。例如，管理阶层可以针对相关档案管理人员开展讲座，宣传电子档案的优势，引起档案管理人员对自身工作的高度重视。高职学校也可以通过广播等渠道加大宣传力度，在整个校园营造相应的氛围。其次，相关工作人员应逐渐摒弃传统的纸质档案管理方式，在观念上认可电子档案推广，逐步了解电子档案的优势，熟悉电子档案的工作流程，在每一次录入时认真对待，保证信息的准确性，避免出现任何差错。工作人员也要及时更新学生和教职工信息，例如学生学籍变动或者职工有岗位变动时，工作人员应及时更新，保证电子档案的时效性。

2.3提高高职学校电子档案工作人员的专业水平

电子档案在高职学校的广泛应用，需要相关工作人员具有较高的电脑操作能力，熟悉相应的专业知识，抱有严谨认真的工作态度。例如在信息录入时，需要工作人员将大量的信息输入电脑里，这不仅考验工作人员的动手能力，工作人员认真严谨的工作态度同样至关重要。就像图书馆管理人员一样，电子档案工作人员需要熟悉不同档案的编号规则，可以在第一时间准确找到相应档案；工作人员也应掌握电子档案的整理方法，便于统一归档，资源共享。电子档案涉及的领域广且杂，需要相关工作人员进行系统的学习。因此，高职学校可以为电子档案管理人员提供相应的培训机会，定期进行相互经验探讨和交流；邀请外校专业的讲师传授专业知识，讲解不同意外的处理方法，培养工作人员的随机应变能力，提高对电子档案管理的重视程度，进而高效率地完成本职工作；提供外出学习交流的机会，借鉴不同的管理模式，让每一位管理人员提升自身能力，遵守相关要求，严谨高效地完成本职工作并进一步优化创新，使高职学校的电子档案管理更加完善。

2.4优化高职学校电子档案管理设施

随着电子档案在高职院校应用的日益广泛，高职院校应更注重对电子档案设施的及时升级和逐步优化，使电子档案设施充分服务于日常工作，便于档案管理人员熟练、流畅地操作，避免使用时出现各种故障，进而严重影响工作效率。因此，对高职学校来说，应定期对电子档案设备设施进行检查，排除已存在的故障，避免潜在的隐患。高职学校也要加强电子档案设施安全管理，建立坚固的防火墙，升级和研发新型的杀毒软件，避免出现不相关人员入侵档案管理系统造成的信息泄露问题，使全校档案管理工作在安全的环境下有序地开展。对技术人员来说，应更加注重完善电子档案管理系统的漏洞，修复电子档案管理系统的缺陷，降低电子档案管理系统的风险，升级电子档案管理软件，使软件应用与学校需求紧密结合。同时，高职学校要及时更新电子档案设备设施，淘汰落后老化的设备，更换完整、齐全的设施，使得电子档案管理系统与所需的相应设备相配合，进一步促进电子档案管理工作高效开展。

3结语

科技在飞速发展，电子档案也正在逐步取代传统纸质档案的地位。电子档案以高效、便捷、省时等诸多优势，有效提升了档案管理效率，有力推动了高职学校的发展。现如今，电子档案仍具有无限的发展空间，需要高职学校管理阶层和相关工作人员一起努力，共同挖掘电子档案的巨大潜能。

主要参考文献

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［2］张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用［J］.兰台世界,2016(12).

［3］钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究［J］.办公室业务,2016(16).

［4］赵长莉.计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用［J］.新教育时代电子杂志:教师版,2017(41).

高效档案管理范文篇10

狭义来说，融媒体是指充分利用媒介载体，将广播、电视、报纸等既有共同点又存在一定互补性的不同媒体，在人力、内容、宣传等方面进行全面整合，实现“资源通融、内容兼融、宣传互融、利益共融”的新型媒体。[3]可见，融媒体是当代媒体发展到一定阶段寻求市场突破的必然产物，也与信息社会中的信息高度融合分不开。在互联网技术快速发展、信息大爆炸的时代，互联网媒体高度发展而传统媒体式微。通过各类媒体的融通能够让传统媒体既发挥原有优势又搭上信息快车，因此融媒体的发展可谓是顺理成章。从广义来说，融媒体不只是各类媒体融合的产物，也不仅仅是一种信息传播方式，而是一种贴合当代信息社会的信息处理理念，是人们充分利用现有知识技术成果并进行高度整合以寻求发展最大化的追求。通过与互联网平台的融合，如今多数传统纸媒转向线上线下双向输出，这是传统媒体在面对新兴事物时的自身优化与发展。它不仅完成了自我蜕变，也在整体上推动了互联网环境的优化与发展。可见，在融媒体视域下，无论是档案管理还是传统媒体改革，都是通过新兴技术与传统手段的有机融合实现自我更新与突破。融媒体的作用在于，不仅能够在技术上推动传统行业的发展，也为传统行业发展提供了更加广阔的思路和理念。在技术上，融媒体代表的是互联网时代高速发展的“云技术”，不仅能够在短时间内收集大量信息进行整理，也大大拓展了传统的信息储存空间，实现了人力、物力、空间的节省。在理念上，融媒体代表着互联网时代最先进的发展理念，能够不断督促传统行业借鉴当代互联网技术完成自我提升，让线上和线下共同发展。从这一点来看，融媒体理念的运用对于经济社会转型具有重要意义。

二、融媒体的产生与当代档案管理

（一）融媒体让档案管理内容更加全面。全面性是档案管理的一大追求。在传统的档案管理过程中，工作人员通过有限的方式进行线下收集和人工整理，受限于时间及人力物力，内容全面性和准确性都难以得到保证。这在传统语境中或许能够满足人们的档案利用需求，但由于当今的人才流动性、档案流动性、信息流动性都在不断提高，很难满足当代社会档案需求。[4]在融媒体视域之下，传统的档案收集与整理方式不再是唯一选择，工作人员可以充分利用手中的多媒体工具，实现档案内容的多方收集，整理过程也更加高效。以我国近年来推进的身份信息全国联网管理为例，汇聚各地基层机构收集的公民指纹、肖像的数据库，相当于一个大型的档案馆，而在进行身份验证的过程中，通过身份证刷卡或者身份证号的检索，就能够快速有效调动档案。对于传统档案管理方式来说，这样庞大的信息收集量通过人力来完成显然存在极大困难。在互联网数据技术之下，档案收集便能够做到全面准确，且使用更加高效。通过安全合理的程序设置，在某些特定的档案管理方面，甚至能够突破原先的档案实体，而将载体变成容量更大、内容更全的线上档案馆，这不仅是档案管理方式的突破，也是进一步推进信息化的力证。（二）融媒体让档案管理方式更加高效。我国人口基数大、经济体量大，各行业、单位的档案管理汇总起来就是一个庞大的系统。为了实现系统的高效运行，必须寻求一个更加合理的管理方式。以高校毕业生档案去向为例，我国每年高校毕业生数量近千万，其档案派遣工作量十分巨大，多数高校所采用的档案派遣方式仍旧以人工为主，每到毕业季，高校毕业生档案派遣都会成为高校工作的重点加难点，随着高校毕业生数目逐渐增多，这项工作难度更高已成必然趋势[5]。反观如今异地就医系统，正逐步实现“让数据多跑腿，让人们少走路”，通过对患者建档的全国联网，异地就医缴费与医保报销都能实现及时办理，这正是融媒体思维的体现。通过当下最新技术的运用完成了医疗系统的自我优化。高校学生档案管理系统也可以对此充分借鉴，当今学生档案的线上版正实现全国联网，但是仅仅实现信息管理远远不能满足当下社会需求，还要充分考虑档案管理的服务性。通过对高校学生档案派遣与学生报到的智能化操作，能够为学生就业和人才流动提供极大便利。可见，在融媒体视域之下，通过对传统和新兴技术的链接，能够有效实现档案管理方式的双向推进。（三）融媒体让档案利用过程更加有效。档案管理的最终价值实现在于档案利用。档案在社会与经济发展的过程中具有不可替代的基础性作用。传统档案利用方式的弊端在于档案数目多、排查慢，因此档案使用效率较低。这对于大量档案资源来说，是一项极大浪费，也是社会资源使用的缺位。以人才档案的管理为例，高校毕业生出现灵活就业等情况时，档案多数在当地人力资源和社会保障局留存，在毕业后的使用过程中往往因为信息的不对称容易出现档案使用的延迟。譬如，人事档案管理的总体职责在于当地人社局，其具体负责部门与办公地点等很容易在机构调整过程中出现机动性改变，而毕业生对此难以及时了解，因此在使用时易出现延迟，甚至影响毕业生就业。而在融媒体视域之下，通过传统档案保管利用方式与互联网方式的结合，让电子档案在实体档案运用过程中实现功能的部分替代，在实体档案需求难以满足时进行相应替代，在很大程度上便利了毕业生档案的使用。

三、融媒体视域下档案管理模型的发展方向

（一）档案管理充分结合信息技术。信息时代的档案管理应当充分贴合时代特征。电子时代和网络时代的到来，给信息储存和交流带来更大的延伸空间，使得原本不可能实现的信息超大容量变为可能。而档案管理原本就需要大量的储存空间与完备的交流平台。在此客观条件之下，通过与网络时代的充分结合，档案管理的广度也能够得到更加充分的扩展。事实上，信息化管理为档案管理节省了更多的人力物力，因此档案管理部门及管理者能够有更多的精力关注档案管理的维度扩展。通过资源通融，档案管理与现代化存储手段、与网络安全交流等进行充分整合，能够让档案在收集过程中获取更多信息，在整理过程中更加高效，保管过程更加便捷，价值鉴定的流程更加科学化，不仅实现了渠道拓展也让整个档案管理过程更加高效。因此，我们应当更加重视档案管理的信息化，充分拓展档案管理工作外延，与现代信息技术、网络安全技术以及智能存储管理技术等充分融合，让档案管理与信息技术外延学科实现资源共融，优化档案管理的服务职能，使其在社会发展过程中发挥良好的基础性作用。（二）线上线下联动管理。线上与线下的联动能够给档案管理带来更高的效率。事实上，档案管理的目的在于服务，而原本相对集中的档案管理方式很难适应当今高流动性的社会发展，因此线上线下的联动管理就相当必要。以人才档案为例，人才档案能够实现线上线下的联动管理，能够让人才异地办事手续得到有效的简化，更加节省时间成本，也在一定程度上节省了社会资源。但是，当下我国的许多档案管理地域限制较多，致使很多事情异地办理困难重重，阻碍了人才流动和社会进步。因此，在今后的档案管理模型构建过程中，应当更加注重线上线下的联动管理，通过先进的互联网技术手段，让原本在线下做的事情能够在线上办理，使档案利用方式更加灵活多样，充分发挥档案管理的服务性功能。此外，线上线下联动管理也能够赋予档案管理更大的机动性，线上信息更新速度较快且效率较高，线下档案管理更新需要耗费巨大的人力物力。因此，通过线上线下的联动管理，也有利于档案系统数据信息的及时更新，提高档案管理、存储与使用的准确性。（三）更加注重信息整合集中。整合与集中能够让信息发挥更大的作用。以人事档案为例，全面整合的档案在使用时具有更高的参考价值和使用价值，能够让用人单位对于人才有更加全面细致的了解，在考虑人才任用方面也会更加贴合个人的特征，做到人尽其才。[7]而对于企业档案来说，档案的全面性能够为相关部门对企业进行监管和追责带来极大的便利，而经过系统性整合的档案也能够给企业带来一定的威慑，使其在生产经营过程中更加注重约束自身。目前，国际经济正处于大数据时代，大数据的优势在于能够及时有效地整合出最准确、全面的信息并提供给利用的人群。这样，无论是政策的决策还是商业手段的制定，都能够更加具有针对性，一经实施便能做到事半功倍。档案管理是社会管理和经济管理的基础部分，假如能够对信息整合多加重视，则无论是对人才的管理、经济的运行还是对社会秩序的稳定，都将大有裨益。当今时代，先进的互联网信息技术也为档案管理过程中信息的快速整合提供了可能，通过电子信息数据计算，能够快速实现信息整合、归类和集中，显著区别于传统档案排查，能够做到更加高效的运用，实现各方利益共赢。

参考文献：

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