教育局机关公文处理制度

第一章总则

第一条为使我局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和市委、市政府关于公文处理的有关规定，结合我局工作实际，制定本办法。

第二条本办法适用于我局机关及所属事业单位的公文处理工作。

第三条行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条本办法所称“公文”系指：上级、同级和下一级的党、政、军、群等机关的正式文件、电子文件、传真文件及市委、市政府办公室转交文件。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第七条市教育局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关、局属单位的公文处理工作。市教育局机关各科长应高度重视公文处理工作，并加强对本科室公文处理工作的领导和检查。

第八条各科室要切实落实文件拟稿人和校对人的责任。机关科室负责人是本科室拟成稿的责任人，要对文件质量负总责；科室负责人因故不在可委托科室其他人代为负责，出现问题，科室主任承担责任。拟稿人要按照公文管理的有关要求认真起草文件。

第九条各科室应明确一名同志负责公文处理(办理)工作。

第二章公文种类

第十条市教育局的公文种类主要有：

(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告适用于宣布重要事项或者法定事项。

(三)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

(四)通知适用于传达要求各直属单位与机关各科室办理和需要有关单位周知或执行事项，任免人员。

(五)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(六)报告适用于向市委、市政府和省教育厅等上级机关汇报工作，反映情况。答复上级机关的询问。

(七)请示适用于向前项所述的上级机关请求指示、批准。

(八)批复适用于答复下级机关及各直属单位的请示事项。

(九)意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。

(十)函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批项目。

(十一)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，密级公文分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标准“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。前述特急、特急、加急、平急，以下统称紧急公文。

(三)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。市教育局发文字号由局办公室管理。

(四)上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(六)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

(七)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

(八)公文除“会议纪要”和以电报或电子公文形式发出的以外，应当加盖印章。

(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

(十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十一)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(十二)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

第十二条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十三条公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十四条电子公文，来文没有文头且需要打印输出的，应采用专用纸张打印输出。

第四章行文规则

第十五条行文应确有必要，注重效用，规范运行。

第十六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，不得越级受理。所有公文的受理和上报必须经过局办公室统一登记(局领导有特殊要求的除外)。

第十七条重要的下行文应视情况同时抄送有关上级机关、机构或相关部门。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

第十九条除市教育局领导直接交办的事项外，不得以市教育局的名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章公文受理

第二十条公文的受理是指对上级、同级及下级各部门或单位的公文进行办理的过程。这个过程包括公文的签收、登记、拟办或退文等环节。

第二十一条局办公室对已接收的公文应进行登记、审核。在审核过程中，对有下列情况之一的，将写明原因予以退回。

(一)不属于市教育局职责范围内处理的；

(二)不符合行文规范和要求的；

(三)内容附件不完整的；

(四)印鉴等要件不齐全的；

(五)不符合国家法律、法规及其他有关规定的。

第二十二条电子公文的接收，普通公文应在其到达服务器后，半个工作日内进行电子登记或纸质输出；紧急公文和急件等应在其到达服务器后两个小时内进行电子登记或纸质输出。

第二十三条公文登记后，局办公室应根据局领导分工、机关科室的职责，提出拟办意见，并将公文呈请局领导批办或直接批办给机关科室，经局领导和局办公室批办的公文，承办科室的收文人员应在公文移交后，再在登记簿上签字。

第二十四条对批办结束的公文，由局机关各科室承办的，由局办公室在半个工作日内送达，对紧急公文和急件，应即时送达。

第六章公文办理

第二十五条公文的办理时限一经确定后，承办单位必须在规定的时限内办结。承办单位不得延误、推诿。局办公室将在催办时限日期之前三个工作日再次通知承办单位催办时限。市委办、市政府办交办的公文要严格按照有关时限要求进行办理。

对办理确有困难的，必须在规定的办理时限内向局办公室提出书面说明。对不属于本科室职权办理范围内的，应在接到文件后半个工作日内退回局办公室，并以书面形式说明其理由。

承办科室领导不在办公室的，公文办理工作应由科室领导委托的责任人，在请示科室领导后进行办理。

第二十六条公文的处理必须为领导签发文件和办公室协调以及制发文件预留时间。预留时限为：

（一)办结时限为10天的，预留2天；

(二)办结时限为15天的，预留3天；

(三)办结时限为20天的，预留4天；

(四)办结时限为30天的，预留6天；

(五)办结时限在30天以上的，预留8天。

第二十七条公文涉及几个科室联办的，由首办科室负责组织、协调、汇总，并在规定的时限内办结。涉及部门间的问题由首办科室负责协调，涉及较大事项的由其分管局领导或局长负责协调。

第二十八条需以市教育局名义答复的，承办单位的办理结果必须经局办公室登记、审核后，再行回复。

市委办、市政府办公室转来公文办结后，需尽快将办理通知单及办理结果及时反馈。局机关科室办理的，办理通知单应由首办科室负责人签署办结意见，加盖市教育局公章送市委办、市政府办公室。

第七章公文督办

第二十九条局办公室应根据公文办理时限要求确定催办时限，并将催办时限通知承办科室。催办公文的范围如下：

(一)市委、市人大、市政府、市政协办公室发来的需要办理可答复的公文；

(二)省有关厅局发来的需要办理的公文；

(三)上级机关的信息约稿；

(四)市委办公室、市政府办公室转来公文；

(五)市、州(地)教育部门发来的公文；

(六)市教育局发文；

(七)市教育局领导批示或交办的其他办件；

(八)市教育局办公室根据工作需要发出的信访、约稿、情况汇报及其他有关办件。

第三十条按照公文责权利等原则，具体职责如下。

(一)市委、市人大、市政府、市政协以及省教育厅来文，一般由局办公室负责催办，局领导做出明确批示的，由相关科室承办并负责催办，局办公室负责督办。

(二)省有关厅局来文，由相关业务科室承办并负责催办，局办公室负责督办。

(三)上级机关的信息约稿，由相关业务科室办理，形成初稿后送局办公室，由局办公室统一送有关局领导签发并上报。

(四)市教育局发文、发电，承办、会签、呈批由相关科室承办、催办，印制过程由局办公室负责，分发过程由承办科室负责并催办。

(五)局领导交办件，接受的科室负责催办，局办公室负责督办。

(六)局办公室的约稿等材料由各有关科室承办，局办公室负责催办。

第八章公文印发

第三十一条公文印发系指以本机关名义制发的公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、交换等环节。

第三十二条草拟公文应当做到：

（一)符合国家法律、法规及其他有关规定。提出的新政策、新规定要切实可行并加以说明。

(二)情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，表述准确，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

(三)公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文，应根据紧急的原因及实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次符合要求。第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

(七)使用国家法定计量单位(有特殊约定的除外)。

(八)文内使用非规范化简称，应先使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

(十)公文中引用数据应以有关规定的数据为准。

第三十三条公文的首办科室应负责该文件的组织、协调、校对、分发等项工作，并负责对有关咨询进行解释。

第三十四条拟制公文，对涉及其他科室或单位职权范围内的事项，首办科室应主动与有关科室或单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，首办科室负责人应出面协调，仍不能取得一致时，首办科室可列明各方理据，提出建设性意见，由首办科室的分管局领导负责协调。未达成一致意见的公文不能印发。

会议纪要应由首办科室拟制。

第三十五条公文送交局领导签发前，必须经科室负责人审核。涉及全面工作和重点工作以及政策性的有关工作，还须由局办公室和法规科审核把关。公文审核(核稿)，普通公文应在半个工作日内完成，紧急公文应即时完成。

在审核过程中，对有如下情况之一的予以退回首办科室。

(一)无须由本机关发文的；

(二)主送单位不合理的；

(三)行文方式不妥的；

(四)不符合行文规则和拟制公文基本要求的；

(五)附件不全的。

第三十六条公文会签必须在规定的时限内完成，文件的会签由拟发文的首办科室负责普通文件会签，协办科室应在半个工作日内完成。紧急公文会签，首办科室应全程跟踪会签，协办科室应即时会签。

联合行文一般由首办科室签署意见，协办科室依次会签。协办科室领导不在办公室的，由其委托责任人与其沟通后，代为会签。在会签过程中，一般不使用复印件会签。

涉及多个科室的会议纪要，应在各有关科室会签后，呈参加会议的局领导签发。

第三十七条普通公文的签发，分管局领导应在半个工作日内签署意见，局长应在一个作日内签署意见。分管局领导或局长因故不在办公室的，由局办公室向有关领导请示同意后，可由局长签发，或由在机关主持工作的局领导或相关协管局领导代为签发。

第三十八条以市教育局名义制发的上行文，由局长或主持工作的局领导签发；以市教育局名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权其他负责人签发。其中，编“遵教发”字号的下行文必须经主要领导签发。

第三十九条公文正式印刷前，局办公室应对其进行复核。对有如下情况之一的予以复审。

(一)审批、签发手续不完备的；

(二)文稿、附件材料不齐全的；

(三)格式不规范、不统一的。

第四十条向市委、市政府、省教育厅报送公文，只能使用‘‘请示”、“报告”、“意见”3个文种。

第四十一条公文首办单位应视公文内容，将印制完成的正式公文抄送给有关领导和公文内容涉及的科室。

第四十二条市教育局机关公文的印发由局办公室负责，由各科室提供电子文档。

各科室负责封装，局办公室负责邮寄。

第九章公文归档

第四十三条公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。

个人不得保存应归档的公文。

第四十四条归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用。

第四十五条联合办理的公文，原件由首办单位整理(立卷)、归档，协办单位保存制件或其他形式的公文副本。

第四十六条归档范围内的公文应确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十七条拟制、修改和签批公文，书写(用钢笔)及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第四十八条归档的电子公文要严格遵循电子公文归档的有关规定。

第十章公文管理

第四十九条公文由局办公室明确专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第五十条市教育局上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局领导或局办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第五十一条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经局办公室主任批准，可以销毁。

第五十四条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

第五十五条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。秘级公文不得利用计算机、传真机传输。密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第五十六条发文的有关单位对所发文件负有最终责任和最终解释权。

第五十七条拟成稿中出现的错误实行分级管理。对拟成稿按照错误的轻重进行分级，错误的等级分为：一般错误、中等错误和严重错误。

一般错误包括：主题词缺失或错误，字词、标点符号错误，一般的人名、地名、数字、引文错误，没有正确使用国家法定计量单位(有特殊约定的除外)，文种错误，其他一般差错；

中等错误包括：结构层次不符合要求，层次不清，结构混乱；

严重错误包括：违反国家法律、法规和有关政策、规定，其他严重差错。

第五十八条实行拟成稿质量公布制度。市教育局将按照拟成稿的错误等级进行分级管理并登记在案，并每一年公布一次质量结果。

累计出现一般错误5次或中等错误1次的，由市教育局对有关科室提出书面一般警告；累计出现一船错误10次或中等错误3次或严重错误1次的，对有关科室提出书面严重警告；累计出现一般错误15次及以上或中等错误5次及以上或严重错误3次及以上的，通报批评。每一年为一个累计时段。