学校档案信息化建设问题及策略

摘要：学校的档案主要包括学生的学籍档案与教师的教学档案两大部分，由文字与图表组成记录。在信息时代背景下，实现更加便捷的档案管理，同时也成为学校工作的必然趋势。因此，怎样才可以更好地进行学校档案信息化管理显得至关重要。本文通过学校档案信息化建设的思考进行深度探究，并提出相对应策略，为之后学校档案信息化建设提供有效的参考。

关键词：学校；档案管理；信息化

档案管理工作作为学校管理工作的重要内容之一，对促进学校长足发展和学生成人、成才有极为重要的意义。信息化档案管理与传统档案管理方式相比，具有较大的差异性，将信息技术融入档案管理过程，在提升档案管理乃至学校整体管理效率的同时，也有力促进了学校数字化工作的进行，同时还能大大提升教学质量。现阶段，随着信息技术不断发展，许多学校开始运用信息技术开展档案管理工作，但在此过程，依然出现很多的问题。如何有效解决这些问题、充分发挥档案管理信息化的优势，是当前需要深度探究的一大课题。

1信息化背景下中学档案数字化管理的重要意义

首先，有利于提高工作的效率。现阶段，我国个别学校还是运用传统方式进行人工整理，以纸质版材料为主，虽然这种方式在一定程度上可保证信息的准确性，但庞大的工作量也给档案管理人员带来巨大的工作压力。而学校利用档案信息化管理，不仅可节省大量的时间，还解决人为丢失材料的问题；其次，有利于节省存储空间。传统的档案保存都是纸质装订，采用的是棉线，而随着社会不断发展，学校也随着扩大规模，所以应保存的材料也逐渐增多，档案室的空间已无法满足自身的要求，通过档案信息化管理，就可解决以上的问题，节约空间[1]；最后，信息化管理能满足教师与学生间的需求。传统的纸质版档案目录不能快速查询到所需的资料，而信息化建设却能及时地解决此问题，仅需创设大的信息库，就可将这部分资源全部进行保存，在查看档案时通过搜索就可呈现出来，无论是在整理档案时，还是在增加档案过程中，都比传统的方式更加便捷、便利。

2学校档案信息化建设中存在的问题

2.1对档案信息化缺乏全面的认知

目前，学校在档案信息化建设过程中，多数工作人员缺乏对信息化的全面认识，认为档案信息化与档案数字化以及档案网络化都是相同的，都需利用计算机、扫描仪等仪器设备，处理学校内的纸质版档案，认为做到这些就是完成相关档案信息化建设工作，但是，学校档案信息化不仅是对纸质版档案加以管理，也需用校园网络以及现代化技术方法去搜集档案信息资源，以此保证学校信息化建设管理的智能性与规范性；

2.2基础设施不够完善

在新时代的背景下，学校档案信息量也逐渐递增，其类型也多种多样，并对相关基础设施也提出更高的要求。但一些学校由于自身的实际情况，相关设施、设备配备不够齐全、完善，导致学校在档案信息化建设中，运用相关仪器设探究学校档案信息化建设的思考王春梅（山东省聊城第三中学聊城252002）备都非常有限，同时大多数学校直接利用网络中现有的方案管理软件进行工作[2]，久之，忽略对软件的升级与维护，在一定意义上直接影响学校档案管理信息化水平的提升；

2.3相关细则有待完善

从整体上说，部分学校的档案信息化建设管理制度体系有待完善，其中制度相关内容都是站在全局角度上介绍档案信息化建设范围以及管理要求，由于在实际档案信息化建设管理过程中，相关细则不够完善，且缺乏良好实操性，进而阻碍了工作进度；不仅如此，随着学校档案类型朝着多元化方向发展，目前的档案管理制度也存在落后现象，其中档案信息化建设的相关内容，仅运用在文字、图片以及影音视频上，无法实现自身的价值，同时也给学校档案信息化建设工作带来巨大的挑战；

2.4对网络安全重视不够

现今大部分学校在进行档案管理信息化建设工作时，往往着重档案信息化处理上，比如，利用现代化先进技术设备去解决纸质版档案，同时也利用现有的软件对学校档案资料整理与保存。但却忽略了网络安全管理工作，由于投入资金较少，部分学校仅仅安装非常简单的防病毒软件[3]。然而，随着社会不断地发展，各种、各样的网络病毒也随着不断地进行变异，运用简单防病毒软件已无法保证学校档案信息的安全；另外，在档案共享与传输时，经常出现丢失、窃取信息的情况；

2.5学校档案管理软硬环境不够明确

现阶段，大多数学校档案室已引进了现代化先进仪器设备，进而保证档案工作的顺利运行。但档案信息管理权限、电子档案管理等几个方面出现了很多的问题。一些档案部门高度重视纸质版文件整合与搜集，而忽略电子档案备份，造成具有一定价值的档案出现丢失的现象。因此，需加大优化学校档案管理软硬环境力度，促进自动化办公系统与软件管理平台进行有效管理，便于信息化档案管理的工作与科研工作、教学工作以及管理工作进行有效地对接；

2.6资源整理力度有待加强

在传统管理环境背景下，学校档案资源整合力度较薄弱，进而出现效率低与资源体量小的现象，档案信息化管理在一定程度上可丰富档案资源，也给档案管理带来一定的挑战。一方面，随着数字化档案增多，让档案资源建设逐渐地过渡到多节点模式，在一定意义上增加档案馆工作的压力，让工作人员可及时地参与进行档案资源整合，但档案资源也出现较明显的离散性特点，给档案部门整合能力带来一定的挑战；另一方面，目前，学校档案需求也在不断地变化，类型也逐渐增多，怎样才能有计划地为不同层面提供档案资源，已成为档案部门高度重视问题；

2.7档案管理人员安全意识薄弱

由于学校中档案管理人员自身能力普遍薄弱，不能符合现代化信息档案管理的需求，缺乏一定的专业素质以及创新精神。更为严重的是档案管理理念与方法过于陈旧、落后，自身的业务与信息技术管理要求不吻合，进而无法实现档案管理的规范性。

3学校档案信息化建设的有效策略

3.1运用互联网思维完成三网联动

学校在进行档案信息化管理过程中，工作人员自身需要具备正确的思想认识及熟练的计算机操作技能，形成良好的互联网思维，并积极地将互联网、校园网络以及局限网络相结合，并对学校中档案资源进行有效整合，在此基础上，建立完善档案信息化管理平台，并可覆盖整个学校。通过三网联动，就可对学校各个部门进行统一的管理，增强彼此间的沟通与交流，为实现档案信息资源共享提供坚实保证。一方面，学校各部门兼职档案管理工作人员需及时地认清自身岗位工作的重要性，并积极主动地收集与整理档案信息，再通过平台将相关信息转交给其他人员；另一方面，学校档案建设管理人员，可用相关渠道收集与整理学校以及学科建设等信息资源，将这部分信息资源作为底根，在对其编辑与复制以及下载过程中，将整理好的档案资源全部归纳到资源库中，统一进行保存。这样不仅可丰富档案资源，还能让信息资源进行有效地运用，在优化教学管理的同时，为学校教、科研活动提供一定的依据；

3.2完善基础设施并建设档案信息库

学校在进行档案信息化建设管理过程中，应结合自身的实际情况，加大资金的投入，特别是为档案信息化建设提供大量的基础设备，为学校开展档案信息化建设管理工作打下良好基础。比如，学校需购买计算机以及扫描仪等设备，统一对学校纸质版的信息内容进行处理，再将其上传到计算机系统集中保存，为计算机以及打印机等设备留出足够的空间[4]；其次，由于学校各个部门都需用各种平台来辅助教学工作，这时就可有效地利用串口通信方式，通过总线将以往分散在各个部门的系统进行统一的连接，让各个平台都能实现共享与传输档案信息数据；最后，学校还可将现有的档案管理软件融入信息技术，建立完善档案信息库。这样不仅可保证学校档案信息利用率，还能让档案信息间的数据进行有效地传输与共享；

3.3建立完善管理制度体系

学校在进行信息化建设管理时，需根据国家法律规定以及政策要求对档案信息化管理相关制度进行完善，并保证档案信息管理制度都呈现明确性，为此，学校可将档案信息化管理建设划分成几个部分，为纸质档案归档整理、相关仪器设施完善、档案信息化管理以及档案信息化运用等，再结合每一个部分的具体情况，对电子档案信息与电子档案管理进行集中的采集与共享，并在此基础上，逐一地进行细化[5]；同时在管理规章制度中，需将各个部门的工作人员的工作以及责任加以明确。而在建立档案信息化建设管理评估制度过程中，应科学、有效地利用定量结合定性分析的方法，为档案信息系统建设、档案资源共享与传输以及工作人员的规范性等设计差异性的指标，以此建立完善评价指标制度，让学校档案信息化建设管理工作更加规范与标准；

3.4通过运用先进技术加强安全化管理

档案工作人员应结合档案法，主动地保护档案信息的安全，防止相关档案信息被盗用。学校在进行档案信息安全管理过程中，应用先进技术建设学校档案信息化安全防护体系，如区块链技术、大数据技术等。在这个体系中，通过集成化技术将多种档案保存设备进行连接，并统一保存到网络中，保存方式可用IP将相关数据进行传输[6]，进而集中管理档案管理信息系统。如果大量的病毒对其进行攻击，系统之中的自动备份功能就会发挥出自身的作用，及时地对档案信息进行复原；另外，档案信息在采集以及录入后，就能运用预处理技术对无用的信息进行删除，进而生成真实性与完整性的数据；

3.5提升档案管理人员专业素质

首先，学校应结合自身的实际情况，组织开展线上档案管理培训。学校利用现代化先进技术手段建立线上培训班，主要的作用就是提升档案管理人员能力水平。同时也要邀请经验丰富的专家到校作专题讲座，在帮助档案管理人员掌握知识技能的同时，也促进学校档案管理效率的提升。同时，大力鼓励相关人员进行沟通与交流，通过运用信息技术优化档案管理相关工作；其次，加大对技术人员指导力度[7]。由于学校档案管理具有一定的优势，建议学校与外界技术中心加强合作，聘请专业技术人员进行指导，以此打造更加完善的办公平台，加强学校档案部门管理人员的工作对接，在节省时间与精力的同时，为营造良好信息化档案管理氛围夯实基础；

3.6建立完善学校档案信息化硬环境与软环境

3.6.1硬环境建设首先，优化基础设施。现阶段，我国大多数学校已有效地运用比较先进的档案管理系统，但由于自身平台存在的问题，无法进行有效地运用，因此需及时优化系统软件平台，完成硬件配置工作；其次，建立完善数学化信息资源体系。以学校的电子档案进行举例，在收集与整理档案时，可与学校自动化系统融合在一起。针对多种档案形式，通过科学、有效的方式转变成数字化档案，之后上传到网络服务器，统一进行保存，为工作人员之后开展工作夯实基础；最后，可建立完善门户网站，将可被公开的档案信息上传到其中，为教师与学生查找信息打下良好基础。合理运用此网站添加多个信息档案管理模块，主要的作用就是减轻工作人员的工作压力，以此保证档案数据的运用效率。可有效地建立完善在线档案馆，在利用网站平台保存具有一定价值的档案信息，方便之后教师与学生可随时找到自己需要的资料，并充分感受到高效服务；3.6.2软环境建设现阶段，我国出台了大量的政策法规，都是以依法治档为中心，在根据《档案法》，以此保证学生的档案信息资源的安全。随着档案信息化不断地进行深入，所带来的风险也随着增大，进而出现很多问题，如档案管理混乱、信息泄漏等情况。所以，学校需建立完善档案安全保障体系，优化网络结构，保证档案顺利进行登录，进而减少档案管理遇到的问题；另外，档案管理人员需用相关软件[8]，将纸质版档案变成电子档案进行保存，在利用信息计划书将档案进行科学、合理划分，以此保证工作保密性。建立完善心理健康信息档案，通过一系列的测试，就可充分分析出学生自身的实际情况，便于对学生针对性的管理，并将这部分数据作为活动开展的依据；同时，通过利用云技术，结合虚拟化档案管理方法详细分析相关信息，建立相对应的云储存数据库，将数据上传到其中，防止档案出现丢失现象；3.6.3建立完善三位一体档案建设体系首先，重点突显出学校档案管理服务。需要加强学校档案建设工作，为教师、学生以及社会提供信息化服务。无论是在电子档案录入时，还是在电子档案制作中，都需突出学校档案管理服务理念[9]；其次，根据学校自身特色以及档案管理个性化，借助自身文化内涵，为其拓展档案建设路径。例如，开展光荣册、校历档案以及名师档案等，将档案建设信息化的重要性充分发挥。

4结语

综上所述，现阶段，部分学校档案信息化建设中还存在很多的问题，如对档案信息化缺乏全面的认知、基础设施不够完善、相关细则有待完善、对网络安全管理重视不够。学校应根据自身的实际情况，在遵守国家法律与要求下，通过运用互联网思维完成三网联动、建立完善管理制度体系、运用先进技术加强安全管理、提升档案管理人员专业素质、完善学校档案信息化硬环境与软环境、完善三位一体档案建设体系等途径，推动促进学校档案信息化建设工作的高效完成，以此实现预期的建设效果。

参考文献

[1]朱平.探究新时期档案信息化建设与档案管理思考[J].卷宗，2020（10）：109.

[2]乔硕功，向禹.高校档案信息化建设的实践与思考———以中南大学档案信息化建设为例[J].资源信息与工程，2019，34（2）：193-196.

[3]钱红.关于做好档案管理信息化建设的思考与研究[J].卷宗，2019，9（21）：157.

[4][5]乔硕功，向禹.高校档案信息化建设的实践与思考———以中南大学档案信息化建设为例[J].资源信息与工程，2019，34（2）：193-196.

[6]孟祥宏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].经济与社会发展研究，2019（19）：170.

[7]刘超，韩宗川，孙震，等.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2018（20）：87.

[8]张晓培.高校档案信息化建设中的问题与对策思考[J].2021（2019-10）：16-17.

[9]张晓江.中职院校档案信息化建设的实践与思考[J].2021（2018-12）：87-87.

作者：王春梅 单位：山东省聊城第三中学