高速公路档案信息化建设研究

摘要：现阶段国家加大了对公路项目建设投入，这是高速公路企业发展的良好契机，但同时也对高速公路档案管理提出了更高的要求。高速公路档案涉及多个方面，作为信息化管理的一部分需要考虑到内部资料的安全问题。相对于传统的管理方式，信息化管理更具有便捷性，尤其是顺应了大数据时代下的信息化潮流。

关键词：高速公路；建设项目；档案信息化建设

高速公路建设项目档案在信息化管理上需要多个部门配合，尤其是技术部门的介入可以有效保证信息的安全。同时，在应用软件程序上的设置可以让企业内部共享某些档案信息，达到优化资源的效果。本文对高速公路建设项目档案信息化管理存在的问题进行分析，了解其中的原因，并提出相应措施。

一、高速公路建设项目档案信息化建设的意义

高速公路建设项目档案信息化改变了传统的档案保管方式，而是采用信息化模式进行数据的录入。经过这样的技术变革，其职能也随之发生了改变，即从原先的保管部门转变为服务部门。数字化的储存方式可以延长档案保存的年限，尤其是对一些音像资料的储存而言更加便捷，同时也改变了查阅方式，无需在众多文献中一一排查，只需搜索简单的关键词就可以找到所需的资料，大大提高了办公效率。

二、高速公路项目档案建设存在的问题

（一）资金缺乏。在高速公路档案信息化建设中资金起着重要的支撑作用，这些资金主要应用于硬件配置和软件安装以及之后的网络维护。如今，电子设备更替较快，为了降低档案管理中存在的安全隐患就要不断进行产品更新，尤其是防火墙装置和杀毒软件要及时进行系统升级。整个信息化档案的建设不是一次性就可以落实到位的，而是需要后续不断完善与更新，整个过程都需资金的支持。（二）管理制度滞后。为了更好地促进档案信息化建设，需要建立一套符合实际要求的管理体系，但实际情况是多数企业没有规范化管理的意识，有些还是沿用传统的档案管理模式，因而在制度上较为滞后。这就导致很多管理问题的出现，同时档案人员没有规范化的操作流程，在办公过程中容易出现很多技术问题，有些还会因为没有具体工作内容而出现懈怠的情况，这不仅没有满足信息化管理的要求，还带来了一定的阻碍作用，影响了企业的发展[1]。（三）信息化人才欠缺。不少档案部门一直提倡信息化改革，但都仅限于口号，并未真正落实到实际的工作当中，从而使得现有资源并未进行合理地应用，造成资源的浪费。尤其是在一个相对闭塞的环境下，很多档案管理人员缺乏信息化意识，这就使人员、技术和信息化设备之间存在断层，导致未能实现真正意义上的信息化管理。还有些企业为了控制成本，减少应用型人才的使用，也导致同类型问题的出现，其本质结果都是影响到档案信息化管理进程，大大降低了工作效率。

三、高速公路项目档案信息化建设的措施

（一）选择合适的档案信息化管理系统。不同的高速公路企业对档案信息化要求也不尽相同，这就需要结合具体情况选择适宜的管理系统。有些企业会根据投入资金来选择易操作的、性价比较高的档案专业管理软件，比如构建较为简单的软件或者是单机版软件。这样的软件偏向于案卷或者是数据库的建立，对操作性要求不高，可以减少专业人员的配置，有效降低成本的同时还可以提高工作效率，对企业来说性价比较高。此外，也可以使用项目的电子文件存档，在查阅时可以直接提取。这就要求企业制定一个较为完善的收录检查体系，让档案管理人员进行规范化操作，确保所收录的文件真实性和安全性[2]。企业想要实现多种文件的分类整理，进行科学有序的归纳存储，就要利用电子化管理系统，这需要专业的信息操作人员对网络进行权限下放，针对不同部门下放的权限也不一样，从而可以有效保证档案的安全性。采用这样的管理系统为查阅文档提供便利的同时还能提供信息的共享，供企业内部人员使用，这种方式已经应用于很多的高速公路公司并取得了良好的效果。（二）加强档案管理的安全性。对高速公路项目来说档案管理处于重要环节，为此需要严格按照保密制度执行，尤其是采用信息化方式以后，在极大提高工作效率的同时也会带来安全隐患，如数据随意拷贝或更改等，这就需要制定一个合理、科学的安全制度。其做法主要是对数据按照密级程度进行划分，属于机密文件的要做到保密处理或者是单独处理，同时对借阅或归还相关资料都需要进行登记，这样便于储存和今后的使用。在信息化时代，容易遭到某些病毒的侵扰导致文件丢失，这就需要在网络监控方面加以重视，加强与外网的隔离[3]。此外，在信息化档案设立之前就需要进行相关文件的构建，尤其是对如何规范化保存要进行科学合理的调研，规避一些问题，在此基础上构建信息化平台，以保证电子档案的安全性。同时，要重视对档案信息的开发和利用，不断依据现状进行调整，尤其是细节问题，诸如格式、时间、内容等的分类，这样才可以更加规范地存储档案。就现阶段来说，需要各种管理机制的配合才能更加有效地让档案管理人重视自己的工作，可以采用激励机制，调动员工在档案管理工作中的积极性，从而避免因人为因素造成的信息损失。（三）做好电子档案的监控工作。对高速公路电子档案来说，需要重视其权限内容的归置，尤其需要有严格的审核制度，根据不同管理层或者是人员职能进行科学合理的下放，进而保证机密文件的安全性。档案管理人员要对电子档案的拷贝情况进行核实，这需要结合实际情况，保证在自己权限内进行拷贝，但要关注所拷贝的内容是否合理。对于档案管控工作来说，就是对机密文件的保存和对其他资料信息进行跟踪，做好监控工作[4]。档案的信息化建设较为复杂繁琐，这不是一蹴而就的事情，而是需要不断地加大投入力度，进行软件和技术的更新，以确保网络的安全。在电子档案建立前就要制定一个详细的规划，从制度入手，完善企业的管理措施，这样可以有效地约束档案管理人员，确保档案信息的安全，从而有效地提高企业的工作效率，为信息化发展提供保证。

参考文献：

[1]朱允彤.湖南省高速公路建设项目档案信息化管理问题与对策研究[D].湖南大学,2016.

[2]隋颖奇.高速公路项目档案信息化管理研究[J].黑龙江科学,2016,7(11):120-121.

[3]刘泽珊.数据时代高速公路档案信息化建设的几点思考[J].黑龙江史志,2015(9):183.

[4]郭香花.基于项目总控的高速公路建设项目档案管理信息化研究[J].福建交通科技,2015(1):104-106.

作者:茅敏 单位:广西交通规划勘察设计研究院有限公司