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基层林业单位档案管理论文

林业单位档案管理工作是指根据集中统一管理原则,对林业单位收集、整理与保管的林业资料进行立卷归档工作。需要归档的林业档案资料包括林业科研计划、林业重点项目规划、林业单位管理制度条例、林业单位统计报表、林业单位出版的学术报告与书籍、森林保护档案及施工设计图等。

1基层林业单位在档案管理方面存在的问题

1.1档案管理意识薄弱。首先,基层林业单位的有关领导干部忽视了档案管理的重要性,对于档案管理工作对促进政治经济、社会与科学文化等方面发展所具有的参考价值欠缺正确的认知,从而造成档案管理工作缺乏系统的规划与落实[1]。其次,档案管理人员工作态度消极,责任心不强,不能及时到各科室与各部门收集需要归档的林业资料,致使档案资料不全。有些工作人员对收集后的档案资料不进行及时的归档整理,导致大量资料内容不全或丢失,降低了档案资料的价值与利用率。1.2人力物力投入不足。首先,很多基层林业单位都没有设立专门的存档室、阅档室及档案室,室内也没有备齐专用的“六防”设备,使得很多档案资料出现虫蛀、霉变、潮湿、字迹磨灭等情况,使得档案使用性较差。还有些单位的林业档案夹不统一,致使档案混乱摆放等。其次,相关领导与干部不加强对管理人才的培训与招聘。由于事业机关单位的档案资料管理是一项机密性、政治性与专业性较强的工作,因此需要具备高政治素养与保密意识的专业人才来进行归档与保管工作[2]。实地调查显示,很多基层林业单位所任用的档案管理人员都是身兼数职,没有时间与精力进行系统化、科学化的归档与管理工作,更多人员只是将需要归档的材料机械地放入档案袋中,并不对档案内容进行鉴别、归档、分类与装订工作。1.3档案管理交接环节问题多。首先,档案在交接时存在手续不严格的问题。根据档案管理制度的相关规定,档案交接是一项手续严密、认真详实、责任重大的工作,档案管理人员在职位调动或请假或离岗时,如果不严格按照交接手续进行办理,将会出现机密档案资料外泄、资料丢失等问题。很多管理人员在交接时既不检查也不签字,忽视了档案交接工作的基本要求与档案资料内容的重要价值。其次,档案交接工作存在不及时的问题,比如很多人员的档案已经调离了原来的存档部门,但是仍旧有部分档案资料留置在存档部门中,致使责任不明、界限不清,档案资料残缺不全。

2基层林业单位提升档案管理水平的有效策略

2.1提升基层林业单位的档案管理意识。首先,基层林业单位的各级领导要提高对档案管理的重视程度,充分意识到档案资料对林业发展的重要作用与价值,推动档案管理工作制度化建设。其次,给予足够的经费支持,加强档案管理的基础设施建设,积极引进优秀档案管理人才,从而提高档案管理工作质量,促进档案管理工作稳定开展[3]。2.2完善档案管理制度,促进档案管理标准化建设。基层林业单位要根据我国颁布的《档案法》的相关规定,并与基层林业单位的发展状况相结合,建立一套完善的有关档案资料收集管理、归档要求、归档范围、档案销毁、档案利用、档案交接和档案管理等各项规章制度,促使档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展。同时,要建立明确的评估机制与监督机制,发挥制度之间的联动效应,促进各部门的相互协作与联系。2.3加大基础设施建设力度,实现现代化的档案管理。基层林业单位应给予基础设施建设投入足够的资金,改善档案管理库房与办公条件,购置先进的扫描仪、计算机、数码摄像机与打印机等硬件设备,购置档案管理软件,加强微机管理,引进光盘技术与多媒体技术[4]。多媒体技术能够对文字、图像、音频与视频进行处理,并实现交互使用;而光盘技术可以将文字、图像、音频与视频等资料存贮在一起,能够长期保存,以此来实现档案管理现代化。通过应用信息技术手段,建立内容与目录数据库,从而实现无纸化办公,提高档案管理效率。与此同时,还应建立档案资料信息共享平台,为领导干部作出科学、正确的决策提供理论依据,促进区域林业经济的发展。2.4提升档案管理人员的专业素养与技能水平。因为档案管理所特定的要求与内在规律,需要任用责任心强、政治觉悟高与作风正派的同志进行档案管理。基层林业单位要匹配数量足够的档案管理人员,还要定期组织专职与兼职人员参与业务知识的学习与技能培训,不断强化档案管理意识,补充档案管理的新知识,提升档案管理技能与计算机操作水平。或者邀请一批优秀的档案管理人员实地进行指导与讲解,建立学习资源信息共享平台,培养员工主动学习与自我提升的意识[5]。与此同时,还要加强制度化领导,将员工的绩效工资与档案管理工作成果相挂钩,约束员工行为,实现制度化与标准化管理,切实提高档案管理人员的专业素养。此外,建立有效的监管机制,督促员工做好日常档案管理的基础工作,严格按照规章制度与流程对原始档案进行分类、编目、登记、入库的整理工作,熟悉掌握《归档文件整理规则》等相关制度,工作做到有章可循、有据可依,从而使林业档案管理工作更加规范化、有效化。

3结语

林业档案是对林业科研项目与实践活动的真实反映,是对林业发展历史的客观记录,对推动林业发展与建设有着积极的影响作用。随着科学技术的进步与林业工程的深入建设,对林业档案能够实现规范化与科学化管理,能够提高档案利用率,其已成为衡量一个地区林业工程项目建设与管理水平的标准之一。

作者:范文彦 王彦涛 单位:1.宁强县汉源街道办事处 2.宁强县天保办

参考文献

[1]王峰.浅谈基层林业单位档案管理工作[J].档案天地,2017(4):60-61.

[2]王丹.基层林业单位档案管理的现状分析[J].农业开发与装备,2016(12):68.

[3]早克热阿依•司马义.基层林业单位档案管理的实际操作[J].新疆林业,2016(2):45-46.

[4]王焕芬.基层林业单位档案管理的现状分析[J].办公室业务,2013(1):72-73.

[5]董宇.林业单位档案管理工作研究[J].中外企业家,2014(3):144,146.

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