高校档案信息化建设进程分析

［摘要］在5G时代下，高校档案管理已经跟不上高等教育迅猛发展的步伐，从“收、藏、用”角度来分析高校档案的管理现状，针对档案收集的面广点多、馆（室）藏资料数字化进程缓慢、注重“带回去，藏起来”等现象，在高校档案管理信息化意识有所提高下，集合互联网技术、物联网技术、大数据技术等从如何“收”好档案、“藏”好档案、“利用”好档案三个方面着手，展开档案信息化的相关系列举措。

［关键词］高校档案；“收、藏、用”；档案信息化

一、引言

2019年的十三届全国人大二次会议中，总理指出：“繁荣文艺创作、发展新闻出版、广播影视和档案等事业”。国际档案理事会（ICA）号召，通过数字技术提升档案利用的契机，为数字时代的社会做出更为有力的贡献。5G时代来临，各行各业进入信息化时代的步伐加快，基于“大数据”“信息化”“互联网＋”等方面的研究也层出不穷。书墨飘香，悠闲自得的品书已成为一种过往，人们获得信息的方式已从书本内慢慢地去翻阅查找，转变为想知道什么就“必须”“马上”从各种搜索引擎尽数获得。档案工作也需要适应新时代的潮流，传统的档案管理模式需要注入新鲜的血液，才能保持活力，充满干劲。高校档案管理工作的主要客体是教学、科研、学生管理等产生的档案信息，这些档案信息构成了学校的“资源中心”。近年来，随着信息化技术在各行各业的广泛利用，高校档案管理的信息化意识有所提高。江苏食品药品职业技术学院建校60年，在校庆筹备工作中，本人结合校史编写、老档案尤其是珍贵资料的整理、校园文化宣传、资料收集中遇到的难题等各方面，认真思考在高校的创新创优建设中，如何使档案工作别树一帜，探索档案工作的问题所在和信息化建设措施。

二、高校档案管理的现状

（一）档案收集的“网”疏而不全在信息大爆炸的时代，高校各部门办公业务变广、模式也在不断的创新，档案收集的范围变大，格式多样，呈海量状态。部分档案管理者还固守老思想、老传统的工作思路，使得高校档案馆（室）收集档案多数时候依然处于被动接收的状态，档案形成部门提交什么，档案馆（室）就收什么，也出现了两种可能：一种是，一份行政发文涉及多个部门利用，各部门没有筛选全部都上交，导致档案资料收集重复而增加馆藏负担；另一种可能，收集过程中存在档案员不能认真审视所收档案内容、马虎应付交差等现象，使档案上交不齐甚至遗漏重要资料。此外，随着无纸化、绿色办公的推进，各档案形成部门电子档案增多，存储的格式多样，双套制的管理模式也增加了档案员的工作量，电子档案的读取、转化，需要专业的软件安装，使得档案员必须要掌握档案专业以外的知识才能顺利开展工作。（二）档案馆（室）藏资料数字化进程缓慢全国各高校先后开展档案数字化工作，对档案材料进行规范的分类整理，并配置相应办公设备，规划档案库房等。以江苏为例，通过参与档案室评星级活动，各高校查找档案管理存在问题，制定并完善整改措施，推动了档案工作的数字化进程，起到一定程度的“以评促建”效果。但纵观高校各项工作，档案管理仍有滞后性，如设备老化、人员配备、资金、场地限制等因素，这些或多或少制约档案数字化的发展。调查发现，部分高校档案馆（室）还普遍存在“一多三少”的问题：纸质档案存储多、珍贵档案少、实物档案少、特色档案少。就目前而言，档案电子化的进程缓慢，珍贵、特色档案有待挖掘，实物档案因为管理和保存问题，也是少之又少。数字化进程缓慢受诸多因素的影响，档案形成部门的不重视、人才配置少、经费不足等因素都导致档案数字化的不畅通。（三）档案利用仍存在“带回去，藏起来”现象纵观全国高校，有百年校史的不在少数，多数短则距今也有六七十年的历史。档案管理依然存在“重藏轻用”现象，岁月积累的珍贵老档案或许还静静地躺在库房的某个角落，它们记录了一个高校的历史变革、荣辱兴衰，是一种文化信仰。过去档案者把大量的精力花费在如何保护档案方面，从纸张耐久性、存储方式、档案盒酸碱度等方面研究如何“藏”好档案，而如何激活库存档案、提高利用度方面却创新度不高，把档案管理与新技术、新媒体相结合的文献少之又少。（四）高校档案管理整体上信息化意识觉醒虽然新形势下档案管理现状存在许多问题，但管理者们也在积极地去解决、试行中。从知网来看，研究高校档案“信息化建设”的文章2017年—2019年各约有277、328、384篇，从此数据侧面说明越来越多的档案管理者意识到传统的档案管理模式已经跟不上社会日益多样化发展的脚步。例如朱红茹以南京交通职业技术学院为例发表的《大数据视域下高职院校档案信息化管理研究》一文阐述了信息化建设必须“提升高职院校档案信息化建设水平，必须强化人员培训，不断完善监管制度，推进档案数据库建设。”随着在线服务的普及，大数据下的“淘宝”、美团、携程等APP服务，颠覆了传统的衣食住行模式。高校档案者们也在探索一种新的管理模式，从收、藏、用等全方位进行优化改革，而信息化是建立新模式的夯实基础。

三、我校档案管理现状

自改革开放以来，学校合并的风潮一直盛行，直到1999年高校扩招后达到高峰。我校也不例外，其前身是由两所中专院校组成，分别是淮阴食品工业学校和淮阴专区供销商业学校。前者成立于1961年7月，有着以工科为主、文理兼有的办学特色；后者成立于1964年11月，是一所财经类为主、兼顾理科的部级重点中专。两所学校于2002年合并为江苏食品职业技术学院。目前，档案室收藏档案以“卷”保存的有一万一千余卷，以“件”保存约一万四千件，其中“老食品”“老供销”档案数量约占四分之一，库存纸质档案至今未实现数字化建设，合并前的两所老学校档案各自保存各自利用，没有形成资源交融、共享局面，且老档案挖掘少、利用少，偶尔查询也是手工查找。“一多三少”现象依然严重，信息化建设落后。

四、实施档案信息化相关举措

（一）“收”好档案在信息大爆炸的时代，高校各职能部门、教学单位的工作内容较之以前大幅增多，使得档案收集的“点”多、“面”广，这无疑增加了档案收集的工作量与难度。针对档案收集工作，可采取以下三点措施：1．强化档案收集管理的重要性收好档案需要各职能部门和二级单位的配合。一是思想上要重视。在庆祝中国共产党成立95周年大会上提出“四个自信”，其中之一的文化自信自然囊括了档案文化，各高校管理者要时刻提醒师生重视档案收集工作，通过广泛宣传，让师生意识到自己是档案文化的直接或间接参与者，档案收集管理不仅仅是档案员的工作，每个师生都有责任配合档案收集管理工作，并保证档案信息的完整性与真实性。二是行动上要重视。目前不少高校中除了综合档案馆（室）配备专职档案员以外，其他部门都是兼职档案员，人员流动很大，去年是张三收集，今年又换成李四，后年又不知道是谁，不固定性使得工作开展缓慢、不能透彻领会工作的重点，重复培训降低工作效率。档案收集管理有一定的专业性，档案形成部门应统筹协调，从专业、年龄、人数等因素考虑，安排专业、固定的档案员。2．健全档案管理体制，提升业务能力“没有规矩，不成方圆”。有制度可依，工作才能规范开展，综合档案馆（室）需要制定规范、合理的档案收集制度。日常工作中严格把关出、入库的档案资料及人员信息，做好工作台账；制定考核细则，定期对档案收集工作进行考核等。同时，加强对兼职档案员的业务培训，培训内容不仅包括档案业务知识培训，还应定期开展计算机技术方面的提升学习、信息化技术手段的运用等活动，提升档案员个人素质能力，培养综合性人才队伍。此外，专职档案管理者也要加强业务学习，充分运用互联网技术、区域链技术等新领域开展工作创新，熟练归档流程，提升业务素养，全方位树立服务意识。3．充分利用互联网工具档案收集中要避免形式主义。从2014年浙江省的“互联网＋政务服务”试点运行，办公形成的电子文件逐年增加，这也符合国内外数字转型的趋势。面对海量的电子档案，归档过程中要充分利用互联网工具，优化工作流程，微信、QQ、钉钉等办公软件，使业务沟通不再受时间、空间的限制，避免不必要的集中会面；网盘、云盘等大容量的存储空间方便各部门存储，避免U盘拷贝时出现漏拷、删除、中毒等问题；在线文档可多人同时操作共享等等这些互联网工具都起到减负作用，同时提高工作效率。（二）“藏”好档案《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出：“档案工作要树立绿色发展理念，全面加强各项基础业务建设，推动绿色环保型档案库建设”。档案的保存从技术、场地、形式上都在进行新的创新。1．数字化档案室建设建设数字化档案室，实现档案管理工作的数字化转型、数字化升级和数字化换代，是将我国建成档案管理强国的一项迫切任务和重要内容。巧妇难为无米之炊，数字化档案室的前提是办公设备齐全，而快速扫描设备、打印复印一体机、自动装订机等自动化设备都为档案工作带来便捷；随着数字化进程的推进，档案馆（室）中保存的不仅是纸质档案，还有大量的电子档案，这些电子档案分门别类被存在光盘、磁盘、优盘等电子存储设备中，而电子设备的保存要求更高，不仅受温度、湿度的影响，还会受电子设备的质量、磁场、热源等影响，为了保证电子档案的完整性、正确性，故采取对电子档案多检查、多备份，配备防磁柜等措施。2．库房环境智能检测在建校时间长、老档案存放多的库房中，封闭性的环境容易产生多种真菌、放射性元素氡、低浓度氮氧化物以及甲醛等，工作环境对人体会产生一定的危害。目前我校库房中配置了空调、空气净化机、温湿度感应装置等来保障档案的存储条件，库房环境质量需要人工进入感知，我们可以利用物联网技在办公区域实时地对库房进行温度调节、空气质量、湿度等监控，监控系统可以是pc机客户端也可以是APP手机端，操作方便，不受时间、空间的限制，工作期间可以在办公区域对库房进行温度调节、空气质量、湿度等检测，保障档案人员的身体健康，寒暑假等非工作时间也可以实时监控并优化库房环境，提高了档案的保存寿命。3．维护网站安全性互联网下的信息化给办公带来便捷，也存在弊端。随着线上服务进入“高质量”发展时代，高校档案的网络维护也需重视起来，绝不允许出现篡改、删除等现象。某高校曾经发生过官方微博被盗号，发表不雅言论，给学校声誉带来负面的影响。维护网站安全的措施有：首先档案存储要使用专用的档案软件系统，我校目前使用的是南大之星，该系统稳定性较好，有专业人员进行问题解答和网络维护，安全性得到保障。其次，档案网站都是链接在校网页上，高校现教中心部门需完善校园基础网络，建设智慧校园中心，实现对动力环境安全监控和设备耗能的实时监控；同时拓展存储容量、提高网络速度，运用大数据技术对网站信息进行整合，确保提供高速、安全、稳定的网站浏览服务。（三）“用”好档案充分发挥档案优势。大胆创新，筛选出档案信息内容合适的、利用频率高的、利用人数广泛的，与互联网、区域链技术相结合，为用户提供优质、便捷、高效的档案利用服务。1．建立电子档案分级管理系统建立电子档案分级管理系统，利用大数据技术对不同类别的档案查阅量进行统计，分门别类，使查阅者按需查找，提高查阅效率。总的可以分为公开类与非公开两大类，公开类包括校史文化展现、名人名事、档案知识宣传类等资料。非公开中包括了本校教职工和学生可以查阅的个人信息等，设置为一级（普通级）；其次包括了会议纪要、行政发文、上级来文等，设置为二级（中级）；绝密文件设置为三级（绝密）管理。公开类的档案直接链接在校网站上即可，属于对外开放型；非公开类中的一级资料可以对接OA系统，教师和学生凭借自己的工号和学号进OA系统查阅即可；对于非公开中的二级（中级）管理文件，查阅者首先进行线上申请，相关领导电子批复同意后，再由系统随机生成密码方可进入查阅，而对于重要的机密文件（三级）视各校情况而定，是否能进行网上查阅。2．对用户设定分类通道为方便用户查阅，对查阅群体进行个性化通道设置，主要分为教师群体、学生（毕业生）群体、其他用户等三类。经调查，教师查阅的范围主要有在职个人信息、部门常规性文件、因申报科研项目需提供单位法人证书等，学生主要查询对象为学籍、验印名册、毕业证书信息情况等，而其他用户则能查阅网站上所有的对外开放资料。对用户群体进行分类，也是对电子档案信息进行分类，提高查阅效率，为维护了档案的安全性。3．运用新媒体，传播校园文化新媒体的使用，为宣传校园文化带来多种途径。在全国学生上网课期间，我校在网络上“火”了一把，“雪山顶上找信号的女孩”分别被现代快报、人民日报、新浪、抖音等多个融媒体报道，人民日报单条阅读量达100万，也是抖音上持续多天的热搜，这个事件从侧面也反映了新媒体传播的快速性。随着微信、微博、小程序的广泛应用，档案故事、档案文化可以在公众号上推送学校名人简介、教学名师、校园大事记等，通过朋友圈等社交媒体转发阅读提高知名度，塑造校园名片；宣传部门制作的快闪、抖音等短视频的运用，努力把档案利用好、宣扬校园文化。中华五千年文明是靠着历史档案一步一步传承下来的。高校文化亦是如此，通过查看校史、大事记、年鉴等，可以了解一个学校的办学宗旨、发展历程，可以为校管理者提供治理决策，为教师提供教学、科研经验等。

五、小结

档案信息资源的开发和利用是体现档案事业意义的重要方面，是文化自信的重要组成部分。目前，高校档案信息化的措施在不断地推进和完善阶段，2020年受的影响，各省高校实行“停课不停教、停课不停学”，线上办公、电子文件流转力度加大；从新形势的需求来看，档案信息化发展是必需的，而且还有很长的路要走。

参考文献：

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［2］王颖．大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展［J］．档案管理，2019（6）：41－42．

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［4］许磊．浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用［J］．档案管理，2019（4）：92，94．

［5］孟祥富．大数据环境下的高校档案信息化管理探讨［J］．档案管理，2019（4）：85－86，88．

［6］李春慧．纸质档案与电子档案“双套制”管理探析［J］．档案管理，2019（3）：92，94．

作者:章芳芳 单位:江苏食品药品职业技术学院