高校档案信息化管理探索

【摘要】随着社会的不断发展，随着科技的不断进步，大数据时代已经逐渐的呈现在人们的面前，并带来了巨大的影响。通过大数据引发当前社会结构的不断改革是当前社会发展的一个必然趋势。怎样运用大数据实现档案管理的改革，推动高校的档案管理信息化的发展，是我们需要去探讨的一个重要课题。

【关键词】大数据;高校;档案;信息化管理

档案管理是高校的一项具有基础性质的、有着服务性质的工作，所以来说档案管理在经济效益方面的作用体现不太突出，但确实高校工作不可缺少的一个环节。信息管理是指在信息技术的基础上，将档案管理的规范进行统一化。大数据是一种全新的科技，主要涉及道德是通过大数量的数据来进行当前软件无法处理的数据的处理，其主要通过各种类型的数据组成。随着时代的发展，大数据时代已经到来，并产生着一系列的影响。

1．传统高校档案信息化管理的目的和具体事项

档案在关乎到高校学生未来工作或者考公等未来发展方向上有着很重要的意义，完善好档案的管理，让高校学生顺利毕业也是档案管理的一个主要的目的。目前关乎学生毕业的档案管理情况主要有以下几种:1．1毕业后将档案存放在学校。如果有的同学在毕业后没有及时找到工作(或考研)，可以按照个人意愿到学校申请暂缓就业，两年时间内，如果找到工作了，需要进行档案的转移，转移到所在地的人才市场。两年的时间过后，由于学校的清理工作，很可能造成档案丢失。1．2毕业后将档案存放在人才市场。毕业之后如果没有找到工作的单位，去所在的人才市场进行档案挂靠也是一种很可靠的方法。人才市场属于政府部门，拥有档案保管权，可以进行转正定级，为学生们的档案提供保障。如果找到工作，需要立马进行就业手续的办理，以便能够及时的进行转正定级，方便后面的正式调动。如果没有找到工作，可以进行托管，托管存在期限，基本为两年，超过两年便不予托管，从而成为“死档”。为了当时档案丢失，也可以申请将档案打回原籍。毕业后找到单位的，可以顺利就业地方人才市场挂靠，让才市场接收个人手上的档案。如果转移发展地，也可以通过发调档函，很流畅的进行转移。这样既不影响在当地工作，也不影响晋升，合理安排工资，顺畅地完成衔接。在第一份工作未做满一年时，不能要求人才市场进行转正定级，否则将影响工作。所以如果一定要离职，也一定要等到的第一份工作做满一年时再进行工作的安置。毕业后找到单位后又辞职到其他地方去的，需要注意，按照不同地区的规定进行档案的处理，防止出现因为没交相关费用，导致档案被封存的现象，此时档案便会成为“死档”。

2．大数据时代背景下的高校档案管理概述

大数据对于改变当前的社会生活结构具有重要意义。它的不断发展，对档案信息化建设带来了新的机遇。数字化是在数字化的基础上通过科技手段挖掘信息背后的潜在价值。从某种意义上讲，大数据时代，是档案管理信息化发展的重要方向，运用大数据充分调动数据，并在此基础上提供相关的服务。可以看出当前的高校档案管理的工作类型繁多，工作量巨大。运用大数据技术来进行有效地管理工作，是一个必然的趋势。

3．当前高校档案管理面临的挑战以及存在的问题

3．1面临的挑战。高校档案管理信息化在理论方面面临着挑战，为了改善高校档案管理的条件，必须引发新一轮的基础理论变革。在大数据时代，高校档案信息类型的不断变化使得现有的信息管理难以应对。大数据时代的信息量不是缺乏，相反，而是爆炸性数量。所以，如何从海量信息中挖掘有价值的信息，实现档案管理的有效性，是档案信息管理面临的又一个挑战。在大数据时代，高校档案的收集具有着实时性、运用好云计算平台，可以达到为企业和社会创造价值的目的。3．2存在的问题。第一个问题便是信息孤岛问题。目前，中国还没有形成一个较为统一的高校档案数据库。虽然各地区都拥有了自己的高校档案数据库，并积极尝试对高校档案信息进行管理，但却缺少一各统一运行的平台，这一问题也使得各地区之间信息资源无法共享，从而无法实现档案管理的最高目的。其次便是供求方面的问题。由于高校档案实行区域化管理，从而使得高校档案信息查找困难，档案馆管理体制不健全，进而使得档案管理人员产生懒惰行为态势。在这种情形下，高校档案跨地区、跨体制的管理就变得十分困难，同时严重制约了高校档案信息资源的价值。再者便是高校档案管理意识淡薄，虽然高校管理工作受到了认可，但却没有公认的高校意识。在整个政务系统中，高校部门较为独立，实行大数据技术的高校档案信息管理很难实现，此外，在实际工作中，高校档案的管理层很少有发言权。结果表明，在档案管理信息化的人力资源非常有限的情况下，高校档案馆很难做到流畅的处理海量数据，完成档案的收集和共享。最后，高校档案信息管理的环境是软实力和硬环境的不搭配，开发政策和软件相比提升人员的素质显得较为简单，这一点也对档案信息化管理产生了很大的阻碍。

4．推动我国高校档案信息化发展的策略

4．1完善相关的法律法规。虽然政府出台了相应的档案管理政策，但由于各大地区的不同标准，不同地区的业务执行标准和程序也存在着不同。因此，建议加快高校档案信息管理法制的建设，通过法律手段规范高校档案信息管理，实施统一的标准和规范，进而实现高校档案信息的高效率。4．2积极采用先进的信息化管理技术。目前，云计算技术是处理大数据的主流技术，在大数据中是一门很主要的技术，它可以做到对大量数据端口做出反应，及时做好数据的分析，提取人们需要的数据。云计算有着这么几个优点:第一，需要的成本低;第二，虚拟化程度很强，用户可以通过互联网获取海量的数据;第三，个性化很强，用户可以根据自己的需求定制服务。在大数据时代，为了在短时间内获取有价值的信息，数据挖掘技术的重要性便体现了出来。运用这门技术，可以对用户的各类信息进行分析，以便提供个性化信息。除此之外，还可以在站点中完成数据挖掘，运用客户端来记录操作的每个步骤，然后对这些数据进行分析总结，进行存储，为用户的个性化服务提供条件。4．3加强高校档案管理工作的队伍建设。推动改善高校档案在大数据下的信息化管理，需要管理人员的共同努力。提高国家对高校档案信息化管理的意识，加大对档案管理的宣传力度，增强我国高校档案信息化管理人员的建设有着十分的必要。高校管理部门应充分规划起其发展，培养好综合技术人才，完善用人制度，提高管理人员的工作积极性，进而提高档案管理水平。

总结:大数据时代为各行各业带来了巨大的机遇和挑战，如何抓住这些机遇，为高校的档案管理工作带来改革，是需要

【参考文献】

［1］庞碧霞．大数据时代背景下高校档案信息化管理的研究［J］．中小企业管理与科技(下旬刊)，2016(05)

［2］刘晓燕．大数据背景下高校档案管理信息化建构研究［J］．内江科技，2018(04)

［3］周玉玲．大数据时代如何推动高校基建档案资源信息化建设［J］．城建档案，2018(07)

［4］赵珺．大数据时代高职院校档案信息化建设研究［J］．档案与建设，2016(12)

作者:马长松 单位:潍坊护理职业学院