图书资料档案信息化管理优势

摘要：互联网技术和通信技术的高速发展，使我国信息化发展进程逐渐加快，社会各行业领域的生产和生活方式也随着信息化发生巨大改变。图书资料档案管理工作需要迎合时展的要求，创新和变革工作形式。笔者通过研究图书资料档案信息化管理的优势，分析信息化管理在图书资料档案管理领域的应用优势、当前图书资料档案管理工作中存在的问题、图书资料档案管理工作实现信息化管理的有效策略，旨在提升图书资料档案现代化管理工作水平。

关键词：图书资料；档案；信息化管理

伴随网络信息技术应用范围的不断拓展，图书资料档案管理工作积极应用和融合网络信息技术。图书馆需要履行社会责任，而高效的档案管理工作是保证图书馆履行社会责任的重要基础。图书馆需要积极以先进的网络技术作为支撑，重视档案管理工作内容和工作形式的转变，提升档案管理工作效能与工作优势，实现图书馆档案管理工作的持续发展。目前，诸多图书馆已经意识到现代信息技术应用的优势及发展趋势，开始积极开展信息化建设，但信息化档案管理的应用价值并没有得到充分体现。针对图书资料档案信息化管理的相关问题进行探讨，对促进图书馆的现代化发展具有现实意义。

1信息化管理在图书资料档案管理领域的应用优势

1.1信息化档案管理模式能够大幅提升档案资料的应用效率。由于受到传统档案管理体制和形式的影响，导致图书馆档案管理工作效率低下。人工式档案管理工作模式已经无法满足现代社会的发展需求，档案管理工作仅限于一般意义角度的管理，无法高效应用档案信息[1]。网络信息技术高速发展的形式下，网络信息共享在诸多领域得到实践，实施信息化建设和信息化管理模式，能够实现数据资源的集成化管理，能够将诸多档案信息资源盘活，为档案管理工作奠定基础，从而最大程度体现档案的应用价值。通过改变传统的档案管理工作形式，借助信息技术的应用优势，提升档案资料的应用效率。1.2有利于公众精神文明的发展。图书馆是社会大众离开学校后获取知识和信息的重要渠道之一，但21世纪网络的快速发展降低了人们对图书馆的使用效率。现阶段，网路信息来源广泛，种类繁多，对图书馆造成了巨大冲击。为顺应科技的进步，图书馆在运营管理中加强信息技术投入，为图书资源和读者提供了良好的交流平台，实现了二者的有效沟通，实现了信息的互通和处理[2]，最大程度促进公众精神文明建设。1.3有效保护纸质资料档案。以往的管理模式中，以出借纸质资料档案为主，其中不乏有一些年代久远、意义珍贵的资料在出借过程中造成磨损，维护和修复中也投入了大量人力、物力，造成稀有的图书资料不得不封存。随着网络时代的发展，图书馆信息管理极大改善了这一弊端，满足大众对珍贵资源信息的需求，同时对原始档案起到良好的保护作用。1.4有效减少人力成本。图书馆以巨大的馆藏和资源量被大众所需。传统的图书管理工作单调重复且效率较低下，需要投入大量人力。应用计算机信息技术，大大提高了工作效率，较大程度改善了工作人员的工作环境，减少了人力成本[3]，整体提高了图书馆的运营效益。

2信息化建设在图书档案管理中存在的问题

2.1管理人员信息化专业素质较低。图书馆管理人员一般遵循国家的相关政策和制度规定，没有较强的岗位意识，很多管理人员对专业知识技能，即档案自动化管理、档案标引、检索、编研和复制等掌握并不牢固，只能满足基本的现代化设备操作需求，使信息化技术不能在图书管理工作中发挥最大作用。2.2未建立规范、与时俱进的工作制度。规范的工作制度是图书馆良好运行的基础，图书资料信息化管理发展的同时要完善相应的工作制度。以往的制度要求在很多方面已经无法解决工作人员当前遇到的问题，出现图书资料收集及存储范围过载、资料流动率下降、档案材料不健全和信息化资料质量较差等现象[4]。没有完善与时俱进的工作制度，不仅使工作人员的工作受到阻碍，而且影响图书资料信息化管理的整体发展。2.3图书资料档案管理意识薄弱。管理工作是单位得以正常运行的重要环节，是图书馆正常运营的核心基础。很多图书管理人员在传统管理模式与信息化服务管理模式的过渡过程中缺乏认识，以致在提升图书资料信息化服务中出现意识淡薄等问题，没有形成规范的管理模式和机制。2.4图书资料档案管理观念较为落后。图书资料档案管理观念指引着图书馆的发展方向和速度，而现有的管理人员思想还停留在传统管理模式中。随着现有资料数量的不断激增，管理工作不断加大，原有的管理观念加重了图书馆的运营成本。只有改变落后的管理观念，与时俱进，才能使图书资料档案管理工作顺利进行，才有利于图书馆的现代化发展[5]。

3图书资料档案管理工作实现信息化管理的有效策略

3.1提升图书档案管理的信息化。目前，各图书馆已经开始积极开展图书馆档案管理的信息化建设，将档案管理工作模式积极进行网络化融合；但是，由于信息技术等技术限制，很多档案管理工作仅限于进行档案资料扫描、上传和登记，信息化工作模式处于低级工作状态，导致图书档案资料应用效能大幅削弱。图书档案管理信息化，不仅仅局限于简单的资料上传和统一管理，还需要灵活应用计算机技术，重视引用动画技术等新型技术，将档案资料再加工，以纸质档案资料为基础，形成符合档案信息化管理形式的网络资料，以图文结合的形式呈现档案管理的新状态，从而保证档案资料管理的与时俱进。3.2加强图书馆的现代化和信息化建设。图书馆属于地方性事业单位，其发展和建设对地方经济具有一定的依赖性。为提升图书馆信息化管理的工作质量，需要地方政府加大对图书馆现代化和信息化建设的资金扶持力度，使图书馆相关建设工作的开展能够具备扎实的经济基础[6]。中央财政统一拨付的财务制度为部分地区的图书馆建设提供良好的发展契机，图书馆应基于自身的发展需求，加快申报建设资金，积极开展信息化建设工作。地区的图书馆之间应重视整合建设资源，通过集中力量建立能够实现资源共享的数据库，实现建设资源的优质分配。通过图书馆的现代化和信息化建设，提升图书馆的人性化和个性化服务意识，最大程度为社会提供公共服务，从而提升图书馆经营管理的社会效益。3.3重视档案信息资源共享。图书馆领域的档案管理工作应突破地域局限，以谋求图书馆共同发展作为发展和工作目标，以网络空间的无边界化作为工作基础，整合高校图书馆、科研图书馆、公共图书馆等档案管理资料，从而保证档案管理工作能够形成统一的管理格局。目前，图书馆的档案管理工作基本处于各自为政的管理状态，档案信息也处于割裂状态，档案资源难以最大程度发挥应用价值。在互联网情境下进行档案资料和信息共享，可以为图书馆之间的档案信息共享和交换提供途径。图书馆的档案管理工作需要重视档案资料、信息共享，通过档案信息的交互应用，一方面能够提升图书馆档案管理工作效率，另一方面能够提高档案管理工作效能。3.4努力提高图书资料档案管理人员的工作水平。虽然信息化已经步入图书资料档案管理的各个环节，但是依然需要人力资源的辅助。信息化不是取代人力，而是与人力配合，达到管理最优的目标。随着图书馆信息化的发展，对管理人员提出了更高的要求，选拔、培训高素质专业人员，使管理人员具备创新的工作意识和理念，掌握信息化服务平台操作技能，及时发现管理中出现的问题，及时改正并实现自我完善。通过定期为图书资料档案管理人员之间提供交流、学习的平台，提高管理人员学习的自觉性，为公众提供优质的信息化服务。3.5重视档案管理信息化的安全管理。档案管理信息化会将档案信息置于相对开放的网络环境，图书馆进行档案管理信息化建设时，需要提升自身的安全防范意识，重视档案信息的安全管理，建立档案管理标准、档案应用制度。信息化工作形式需要建立与之相应的电子档案信息管理工作体系，通过档案管理规章制度，规范相关工作人员的工作行为。档案管理工作人员需要通过身份认证获得操作权限，档案数据的传递和使用都需要进行安全加密[7]。为避免数据库操作出现问题影响数据安全，需要对整体数据库进行异地备份，并实现档案管理信息的同步化，从而保证档案管理的安全。3.6建立档案管理工作系统。为保障档案管理工作的全面性，需要整合建立档案管理信息化工作系统，将档案管理模块、档案管理配置模块涵盖在内，不同模块设定相应功能。管理模块负责数据导入、数据导出以及数据收集、整理等工作，管理人员可以在系统中开展工作，也可以进入到系统内部开展相关工作，进而融合档案数据。档案管理配置模块需要整合机构管理功能、视图配置功能，以提升档案管理工作的便捷性。值得注意的是，图书馆的档案管理工作系统需要重视与图书馆其他工作系统的衔接，以保证图书馆内部管理工作的有序开展。

4结语

图书资料档案信息化建设在档案管理工作中占据重要地位。档案管理人需要对自己进行严格培训，努力提高信息化专业知识技能，注入思维科学领域的最新研究成果，使信息化在图书资料档案管理中得到最大利用。档案部门需要转变观念，改变传统的档案管理模式，规范工作制度，使档案信息化管理能够适应时展，为经济建设和社会发展奠定基础。

参考文献

[1]张丽蓉.基层单位档案管理工作的数字化需求和实现途径浅析[J].甘肃科技,2017(12):30.

[2]秦媛.谈如何运用网络信息化加快县级图书馆建设[J].读书文摘,2016(16):106.

[3]黄志杰.网络信息化背景下图书资料管理的对策分析[J].商情,2017(16):122.

[4]潘峻.关于医院图书馆数字化信息建设及其服务的要点分析[J].医学信息,2016(8):23-24.

[5]何敬波.高校图书资料管理信息化建设分析探讨[J].计算机光盘软件与应用,2014(20):151,153.

[6]陶翠芳.关于现代管理理念与高校图书馆管理的思考[J].读书文摘,2016(30):59.

[7]霍妍.信息化时代下图书馆档案管理工作问题与相关措施[J].黑龙江史志,2015(13):101.

作者:罗庆红 单位:广西职业技术学院