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高校档案信息化建设探索

【摘要】目前,我国众多高校在档案信息化建设过程中存在管理人员观念陈旧、资金投入不足、体制不合理的现象,针对这些问题,本文对现阶段高校档案信息化建设进行了深入思考,根据高校档案信息化建设的现状提出相应的改进措施,力保我国高校档案信息化建设工作的稳步进行。

【关键词】高校档案;信息化;建设;思考

1高校档案信息化建设的现状

高校档案是对高校历史、高校教师、高校学生发展历程的重要见证,高校档案管理工作主要包含对档案的收集、分类、保管、后期统计以及提供使用等环节。高校的不断发展进步以及高校教职工、高校学生数目的不断增长,传统的高校档案管理办法已无法适应档案资料的迅速增多。伴随着我国高等教育的普及,高校档案信息化管理是未来的发展大势[1]。对于我国现阶段的高校档案信息化建设主要包括三个维度:一是高校纸质档案数字化,即通过数字扫描、数据压缩、数据库技术等实现对高校现有纸质档案的数字化保存,根据各高校对档案信息化建设程度的不同,现阶段可将纸质档案数字化分为两个不同的层次:高校档案目录信息化和全文信息化;二是高校建立档案信息化网站,让访客以访问主页的形式获取对档案信息的获取,网站的主要内容包含档案管理机构信息、档案工作开展近况、各类档案信息资源等等;三是高校信息化档案馆建设,指建立数字化的高校档案管理室,让用户在获得权限的情况下可随时访问高校开放的档案资源,这种无形的档案信息化管理方式为广大用户提供了极大的方便[2]。国家大力支持我国高校不断对档案进行信息化建设,以探索出更方便、更快捷的档案信息化管理办法。不少高校在国家的号召下,引进了现代化的档案信息化管理设备及档案管理系统,力求满足现阶段对高校档案信息化建设的初步要求。但这些行动尚未达到高校档案信息化建设的根本要求。

2目前高校档案信息化建设存在的问题

2.1高校档案管理人员观念陈旧。高校档案信息化建设的不断推进离不开档案馆管理层和档案管理人员的共同努力。管理层的决策是否得当直接影响高校档案信息化建设的推进是否合理、有效[3]。对大多数高校,现在存在的客观问题是管理层对档案信息化认识的深度不足,对有关政策的落地决策力度不足,思想上的落伍致使整体高校档案信息化建设持续滞后,严重影响档案信息建设工作的实施进行。高校档案信息化建设必须以科学的管理方法为支撑,对广大档案管理基层人员素质要求也较高。现有的高校档案管理人员大多为高校后期管理人员,他们的档案管理办法还停留在传统的手工管理阶段,只认为满足日常基本需求即为做好了本职工作,不能考虑到档案信息化建设所带来的的长远利益。除此之外,高校档案管理部门人员结构设置不合理、专业档案管理人员的缺失等都阻碍着我国高校档案信息化的建设工作。2.2高校对档案信息化建设投入资金短缺。高校档案的特殊性需要同时进行硬件和软件方面的资金投入。计算机、打印机、高清扫描仪、大容量硬盘等等都是高校档案信息化工作中不可或缺的硬件设备[4]。广泛全面的各类高校档案信息必须通过这些硬件设备才能转换为电子数据,方便后期的储存及调用。高校档案信息化建设所需的软件投入主要指各类档案信息在线管理系统、档案信息数据库等。方便的软件管理系统将大大提升高校档案管理人员的工作效率,有利于大量档案信息的数字化储存。不少高校仅仅在档案管理区摆设几台电脑,不能做到物尽其用;部分高校又不管是否设备为必需统一大量采购,造成软硬件资源的浪费。与教研工作相比,不少高校对档案信息化建设工作不够重视,因此资金方面的投入较少,这直接导致档案管理部门在信息化设备投入上有所欠缺。2.3高校档案管理体制执行不合理。高校在对档案实现信息化建设过程中,缺少统一的档案信息化管理办法和相应的上级管理部门,大部分高校仅根据自身需求进行不同层次的信息化建设工作。尽管存在不少高校档案信息管理办法,但在执行上存在各类不合理现象,这严重阻碍了各大高校之间信息资源的共享,甚至在高校不同部门之间都无法做到档案信息化统一管理。规章制度实施的不严格及无人监管不利于高校档案信息化建设工作,也严重影响高校档案数字化进程。目前,我国已发布一些关于电子文件管理及保存工作的规范,如《电子文件归档及管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《数字档案馆建设指南》等法律法规[5],但这些规范和法律法规倘若不能合理执行、发挥作用,便是对资源的浪费。

3推进高校档案信息化建设的举措

3.1培养档案信息化意识,提高信息化管理能力。高校档案馆本就是为高校教职工提供后勤服务的一个部门,很多人对其职能认知存在偏差,这就需要高校对档案信息化建设进行不断普及,让更多人对档案信息化有更全面的了解,从思想上意识到高校档案信息化建设的重要意义。高校档案管理部门还应引进更多信息化人才,给高校档案信息管理部门注入新鲜血液,加强对现有员工计算机能力的培养,开展档案信息化业务培训,提高高校档案员信息化管理能力,新老档案管理员共同致力于高校档案信息化建设工作。3.2加大档案信息化基础设施建设。档案虽在推动社会进步发展方面比不上科研工作,但其却是高校发展、科研工作的重要保障。高校每年应设置用于档案信息化建设方面的专用资金,添置信息化管理设备,更新现有的数字化设备,以满足大容量信息化数字资源的存储需求,并预留相关资金用于后期设备的维修、升级及维护工作[6]。档案信息化的表现形式直接影响管理者和用户的体验效果,高校档案信息化建设工作应结合高校档案管理工作的实际,开发出适合高校并能实现各部门、各高校信息共享的软件管理平台,确保高校信息档案建设过程中各类基础设施的完善。3.3加强档案信息安全保障工作。硬件设备的损坏、管理系统存在漏洞、操作失误等因素都会给高校档案信息化建设带来威胁。计算机技术的发展为新时期带来了众多便利,信息化的普及可谓给高校档案信息化建设管理工作带来了福音。互联网时代面临最大的问题就是信息安全问题,高校档案信息化建设也不例外。高校档案信息的丢失、任意篡改等都会给高校带来很大的损失。特别是在校学生的档案信息,直接关乎高校学生的毕业、就业问题。为此,高校档案信息化管理工作必须建立健全档案安全管理工作,采取有效措施对高校电子档案进行全面保护,采用数字签名、身份认证、权限控制等全方位的安全技术,加强高校档案信息安全保障工作。

【参考文献】

[1]陆冬梅.信息化建设对高校人事档案发展趋势的影响研究[J].现代职业教育,2017(19):162-163.

[2]刘朝文.基于区域视野的高校档案信息化建设的思考[J].办公室业务,2017(01):22-23.

[3]蓝皑珠.信息化背景下的高校档案服务策略分析[J].科技创新导报,2014,11(35):255-256.

[4]庞莉,张莺.高等教育功能嬗变视角下高校档案文化教育功能新探——由27号令引发的对高校档案服务的新思考[J].云南档案,2011(07):51-52.

[5]张一洁.信息时代对高校档案人员素质培养的新要求[J].兰台内外,2010(01):36-37.

[6]郭祥远.浅谈网络化对高校档案工作的影响[J].河南教育学院学报(哲学社会科学版),2001(02):157-158.

作者:焦丹琼 单位:北京农业职业学院机电工程学院

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