疾控部门档案信息化管理系统的建设

［摘要］首先从基层疾控部门档案信息化管理所面临的现状入手，分析了目前基层疾控档案管理部门不能实现档案管理信息化的原因以及未来发展趋势，其次阐述了基层疾控部门档案信息化建设的核心内容，指出档案信息化管理的具体方法以及实施步骤，最后强调人才的培养是实现档案信息化管理的关键。

［关键词］疾控；档案；信息化；管理

随着我国疾病预防控制事业的发展和科技的进步，计算机及网络技术在日常管理中的广泛应用，各级疾控中心的档案管理工作也正在向规范化、科学化的模式发展，利用计算机管理、储存疾控机构在防病治病过程中形成的全部档案，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率；即方便使用者及时查找、阅读、利用，又可以减少纸质档案的占用空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，要充分利用档案管理软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的全信息化。本文就我中心档案室在档案管理信息化建设过程中的一些经验阐述如下，供大家参考。

1基层疾控部门档案信息化管理所面临的形势

目前大部分基层疾控部门档案管理工作仍处于初级阶段，仍沿用传统的纸质管理模式，远远跟不上时代的要求。其中主要原因是：部分领导干部对档案管理工作不够重视，认为可有可无，认识不到档案在管理活动中的重要性和必要性，不投入开发软件的经费，档案工作人员又不具备熟练的计算机编程技术，所以造成档案资源开发不足，导致档案利用率不高。现在，全球信息化的大趋势促使以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的形成，也应推动档案管理现代信息化的进程，使档案信息的形态从原来以纸质文件、照片、录音、录像等为主，转变为以数字形式为主。领导及工作人员获取档案信息的需求也将从原来到档案室调阅案卷转变为从网络上索取信息；从查阅历史文献型档案信息，转变为广泛索取各种时效性较强的现行文件信息。因此，做为基层档案部门也要顺应潮流，积极应对，尽快融入信息社会这个大环境，建立数字档案，通过计算机网络迅速实现信息共享，从而推动档案信息化的有效发展。

2基层疾控部门档案信息化建设的核心内容

2.1加强档案信息化基础设施建设

要实现档案管理的信息化，基础设施是首要的条件。我们必须要与时俱进，更新观念，增强档案管理现代化的意识。要了解档案管理软件、电子文件对计算机配置的需求，配置合适的计算机硬件系统，适当加大计算机内存配置，对提高计算机的运行速度十分有利。选购标准的、合适的档案管理软件，档案管理软件系统的功能主要是档案信息存储、管理、统计、检索和提供利用等。因此，在实现档案管理现代化的过程中，应加大资金投入，加快硬件设备的建设、要建设专门的档案库房，及时配置档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、移动硬盘（临时备份档案数据）、光盘、光盘刻录机（定期做好档案数据脱机备份，保证档案数据安全）、档案管理软件、数码相机、录音、摄像设备、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用。另一方面要加强档案库房的防潮、防蛀、防高温、防火、防盗等保护设备，这些设备和技术的应用是档案管理现代化的重要内容。

2.2加强档案信息资源建设

档案的信息资源既包括电子档案、又包括已经存在于档案室、档案室现有的信息资源和大量产生的电子文件及档案数字后形成的图形、图像文件，也包括双轨制阶段作为纸质档案的电子化备份以及档案目录等。档案信息资源的开发和利用是档案信息化的核心任务，其开发利用的程度是衡量档案信息化水平的重要标志。档案资源的数据积累及其集成有赖于档案业务人员的收集、鉴定、整理（分类、筛选、编目、著录）移交、接收（包含审核、检验、整理，即审核完整性、有效性和真实性）、归档（两个重要转移）。档案人员要增强责任感，确保正在形成的信息资源不流失。

2.3加强建立档案管理应用系统

档案管理软件系统是档案工作者操作和使用的工具。档案数字化其主要目的是利用计算机、扫描仪、图像处理技术等现代信息技术将传统介质存储的各类档案，根据需要进行数字化处理，以积累数字档案资源。档案数字化工作主要有两项：一是将传统载体档案目录进行数字化，二是将档案内容进行数字化。前者是对载体档案进行编目，将目录信息录入到计算机中，实现档案目录数据的计算机管理和目录信息的资源共享。后者是将室藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理（包括去污处理、图像处理、OCR等）转变为图像、图形、多媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统为档案利用者提供查询、检索和浏览等服务，提高档案的利用效率。

2.4加强档案信息化标准规范建设

建立健全档案信息化建设的规章制度，我中心在编制适合自身需要的标准体系时充分参照国际标准规范、国家标准规范、地方标准规范、行业标准规范四大方面的因素，制定出一套适合自身需要的标准的规章制度。

3加强档案信息安全保障体系建设

国家对电子文件管理的要求是保存电子文件，同时归档纸质文件。2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件是信息技术的产物，其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全。目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有：密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施。在管理策略上，最好采用异地备份，存用分离的管理模式。电子文件是由人来制作和管理的：①对参与制作和管理的人员要进行思想、道德、品质的审查；禁止那些道德品质不好、工作不认真负责的人员参与电子文件制作和归档电子文件管理，这是从源头上保证电子文件与归档电子文件的真实性、安全性的关键措施。②不断进行思想教育，要养成认真负责的工作态度，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平。③还应建立归档电子文件管理的岗位责任制，把责任和任务落实到每个人；保证电子文件从制作到归档管理的真实性、安全性和有效性。

4档案工作要有计划和目标

收集归档电子文件是档案管理工作的新课题。因电子文件信息记录方式、存储方式、利用方式都与纸质文件不同，电子文件归档管理的方法、要求必然变化，必须根据数字信息与文件信息的特性，以新思路、新技术、新方法进行管理。档案工作的开展，有赖于档案工作的主动性、前瞻性和科学指导性的档案发展规划。以后的方向，是档案软件从单机辅助管理、多人联机应用，到向多系统协同办公的方向发展，未来我国档案管理软件应与业务管理系统集成，实现处理业务工作与档案管理工作整合，实时查看、利用电子文件档案，将档案系统作为业务信息系统的数据、知识仓库建设，主动为业务信息系统提供档案信息查询、咨询、分析服务，提供档案知识服务。电子文件的属性决定了电子文件利用具有纸质文件档案无法比拟的优势，电子文件利用比纸质文件档案利用更方便、更快捷，可以跨越时间和空间条件的约束，在计算机网络通达的地方就可以提供利用，坐在计算机前就可以查询地球另一端国家档案馆的档案信息。电子文件还可以做到文件信息资源共享，同一份电子文件可以同时提供多人利用，发挥文件信息的最大利用价值，这才是档案信息化建设的最终目的。

5加强档案信息化人才培养

档案管理人员没有现代化意识，就会影响管理现代化的进程，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。人力资源，是档案信息化建设的关键，任何事情都是靠人来操作的，否则会影响着各个环节的速度和质量。因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加强培养档案人员驾驭现代化设备的能力，定期组织档案人员去参加培训、学习《计算机知识》、《档案专业知识》，提高档案人员的业务知识；学习探索档案管理新模式；档案工作人员更要增强工作责任感，要深刻认识到加强自身素质修养的必要性，面对信息技术带来的挑战，努力学习掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，只有这样才能很好地应用档案管理软件管理好本单位的档案。以上仅仅是对档案信息化管理系统建设工作的粗浅认识，但是只要我们不断摸索，总结档案信息化管理的规律，根据工作中普遍存在的问题制订相应规范性的文件，对管理中的每个环节提出明确的要求，达到做有遵循，查有标准，使档案信息化管理水平不断得到提高，为防病机构实现信息一体化的管理模式奠定坚实的基础。

作者:姚春华 单位:长春市南关区疾病预防控制中心

参考文献

［1］黎清．疾控机构档案信息化建设浅析［J］.办公室业务，2013（17）.

［2］季震南．对疾病预防控制部门档案信息化的几点思考［J］.实用预防医学，2004，11（5）.