图书馆毕业生清账数据挖掘研究

1高校图书馆毕业生清账业务特点分析

1.1清账工作的周期性

高校图书馆主要服务对象包括教职工读者与大学生读者。教职工读者相对稳定，一般只有在出现工作调动或离职等情况才会到图书馆办理相关清账手续，清账量少，并不影响图书馆正常业务工作；而大学生读者从入学到毕业走向社会，一般在校时间为3～5年不等，所以图书馆对大学生读者存在一定的服务周期，一般来说，高校在暑期前会迎来一年一度的毕业季，随之而来的毕业生清账工作往往牵涉教务、财务、图书馆等多个部门，所以毕业生清账工作也就成了图书馆一年一次的必要工作。

1.2清账工作的集中性

由于图书馆清账工作必须在大学生毕业之前完成，而清账工作从开展到结束往往也就只有一个月左右的时间，且每年各高校毕业生规模从数百到数千人数不等，在如此短的时间里，面对大量毕业生集中办理清账手续的需求，对图书馆正常业务工作必然会带来比较大的压力，无疑考验着图书馆的服务水平和服务能力。

1.3清账组织的集体性

面对毕业生人数较多且办理毕业生清账手续过于集中的现实情况，为了提高毕业生清账工作效率，图书馆往往要求各个毕业班指派清账组织联系人，以班级为单位到图书馆集中办理清账手续，有效减少毕业生排队等候清账等情况。

2自动化系统清账信息服务现状分析

大学生在校期间主要还是利用图书馆的流通和阅览服务，所以图书馆涉及毕业生的清账项目大多与自动化系统的流通环节相关，清账项目主要是毕业生尚未归还的图书文献以及超期欠款等项目。目前自动化系统主要提供了两种途径的清账信息服务：管理客户端查询和OPAC公共查询。然而，在自动化系统中，无论是面向图书馆工作人员使用的管理客户端中的“读者信息查询”模块，还是面向读者使用的OPAC公共查询“我的图书馆”模块，都具有一个共同的特点，只能按单个读者进行浏览查询相关借阅记录、超期欠款等信息，而没有按部门等提供批量清账信息服务的功能。由此可见，自动化系统欠缺像毕业生清账信息这样的个性化服务功能，这也就造成清账信息的不透明，在图书馆清账工作过程中，图书馆、学院或班级等都无法从自动化系统及时和全面掌握毕业生的清账信息情况，无法主动而有效地开展毕业生清账服务工作。

3毕业生读者数据的挖掘

3.1借书证号设计方案

虽然自动化系统对借书证号的设计只有唯一性的要求，但是借书证号的设计应尽可能与学生的学籍管理接轨，因为新生从被录取并取得学籍起，学籍号便成为学校对在校大学生进行有效管理的重要途径，所以图书馆在自动化系统中进行注册读者时，应尽量采用学生的学籍号作为借书证号，而不宜另搞一套与学籍号脱离的借书证号设计方案，尤其现在高校普遍都使用了以学籍号作为一卡通号的校园一卡通，因此以学籍号作为借书证号将使图书馆自动化系统能有效融入校园一卡通管理系统，为今后的读者管理工作带来很大便利。这样，当每年图书馆面临毕业生清账工作时，由于学籍号与借书证号之间存在唯一对应关系，那么由教务部门提供的毕业生名单信息，才有可能从自动化系统中挖掘出当年的毕业生读者数据，而如果借书证号与学生的学籍号脱钩，也就无法有效从自动化系统中获取毕业生读者数据，所以借书证号设计方案关乎毕业生读者数据的确定以及毕业生清账数据的挖掘。

3.2毕业生读者数据的确定

每年究竟有哪些毕业生读者数据，目前自动化系统并不具备这样的自动识别能力。通常，学校每年毕业生数据是由教务部门掌握和提供的，所以应将教务部门提供的毕业生名单信息，最终转变为自动化系统中可识别的当年毕业生读者数据。根据笔者在实践中的经验，从自动化系统繁杂的读者数据中确定当年毕业生读者数据有两种处理方法。第一，在自动化系统数据库中新创建一个专用毕业生数据表，用于管理教务部门提供的每年毕业生数据，该表应包含有毕业年份、学院、班级、姓名、学籍号、身份证号等字段信息，以学籍号为该表唯一不重复字段。这样，通过专用毕业生表中学籍号字段与自动化系统读者表中借书号进行链接，便可确定自动化系统中当年所有毕业生读者数据。第二，修改自动化系统读者表中有效截止日期为一个特定日期，并以此作为判断当年毕业生读者的唯一标志，该日期为毕业生读者在自动化系统中的停借起始日期，它应根据学校总体部署清账工作进度而定。根据教务部门提供的当年毕业生数据，对自动化系统中读者数据进行匹对，修改当年毕业生读者有效截止日期，最终根据该日期来确定当年毕业生读者数据。设置毕业生读者的有效截止日期，还能有效避免在清账期间毕业生读者仍可进行借阅图书，以免给清账工作造成干扰。值得注意的是对毕业生读者有效截止日期的设置应在正式清账工作之前进行，且该有效截止日期应为清账工作开始之前的日期。

4毕业生清账数据的挖掘

4.1数据挖掘需求分析

毕业生清账数据主要是指尚未归还的图书文献数据（欠书）以及尚未结清的超期罚款数据（欠款）。从自动化系统挖掘的毕业生清账数据应能满足图书馆管理和毕业生读者等各方个性化需求，可使毕业生清账信息变得透明，方便了读者，最终使图书馆读者服务水平也得到进一步提升。一是从图书馆管理角度。图书馆希望能全面掌握所有与毕业生清账相关的数据，如未清账的毕业生人数、图书文献总数、超期欠款总数等，甚至能统计到各学院、班级分别未清账数据等，如此，图书馆对可能的清账工作量才能做到心中有数，对清账工作进行有效组织安排，做好毕业生清账信息个性化服务，提高清账工作质量和效率，认真为毕业生做好最后一次读者服务工作，让毕业生读者满意。二是从学院管理角度。配合图书馆进行毕业生清账，也是各学院应尽的工作职责，所以各学院也希望能全面和及时地掌握各毕业班清账数据情况，这样学院就能主动地、有目的地进行宣传和组织发动，并能随时掌握各班级清账进度，及时重点关注清账进度较慢的班级，有力地配合图书馆尽早完成毕业生清账工作。三是从班级组织角度。虽然图书馆最终进行清账的对象是毕业生读者个体，但对于各毕业班清账组织联系人来说，希望能全面和便捷地掌握班级内所有学生的清账数据，包括每位学生欠书、欠款信息等，以便于收集本班级所有学生的欠书及欠款，及时到图书馆集中办理清账手续。

4.2数据挖掘流程分析

对毕业生读者进行挖掘的清账数据主要包括欠书、欠款两类数据，它们一般分别保存于自动化系统的借阅表和读者表中。首先以专用毕业生数据表中毕业年份或以读者表中停借日期，确定当年毕业生读者数据，再以学籍号与借阅数据表中借书证号字段进行数据链接，就可从读者借阅表中统计出当年所有毕业生的借阅信息，即毕业生的欠书信息；同样的与欠款表信息进行数据链接，就可统计出当年所有毕业生的欠款信息。对这些欠书、欠款信息按学院进行分组统计，就可以统计出各学院所有欠书、欠款数据信息，以满足各学院对清账信息个性化服务需求；对这些欠书、欠款信息按班级进行分组统计，就可以统计出各学院的各班级欠书、欠款数据信息，以满足各班级对清账信息的个性化服务需求，并一直可满足所有毕业生对清账信息的个性化服务需求。

4.3毕业生清账信息

对于挖掘毕业生清账信息的实现方式，我们可以基于B/S方式设计一个毕业生清账信息系统，在毕业生清账工作之间，通过该系统及时所有毕业生读者欠书、欠款信息，以满足图书馆全面了解毕业生清账情况的需求，以满足各学院了解对各毕业班清账进度情况的需求，以满足各班级了解所有学生清账情况的需求，以满足毕业生读者了解自己清账情况的需求，最终能实现满足各方面对清账信息的个性化服务需求，汇聚各方力量，有力地配合图书馆做好清账工作。

5结语

充分利用图书馆自动化系统中读者数据的优势，有效挖掘毕业生清账数据，主动开展毕业生清账信息个性化服务，使得毕业生清账信息变得透明，图书馆、学院和读者都能及时了解毕业生清账进度情况，共同促进高校图书馆高效而有序地开展毕业生清账工作。

作者:范国银 单位:扬州大学图书馆