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食品企业存货内部控制分析

摘要:内部控制处于企业核心系统的主要地位,作为企业自我调节和自我调节的内在机制,其经营目标是使企业获得更大的利益。由于库存是企业流动资产的主要组成部分,其内部控制的优势和劣势将对企业的盈利能力产生影响。因此,本文从食品企业内部控制存在的实际问题出发,通过实施准确的库存内部控制方法,提出从总体上改进企业存货内部控制存在问题的对策,有助于下降企业平均资金占用程度,提高企业的经济效益。

关键词:内部控制;存货;措施

目前,现代企业管理制度越来越完善,在现代企业管理中最重要的组成部分就是存货控制。内部库存控制方法的实施正确能够使企业的平均资本占用率降低,从而提高库存利用率,提升企业的经济效益。

一、内部控制相关概念

(一)存货内部控制。存货内部控制是由企业开发的一套内部控制系统来管理彼此并验证彼此的制度,以管理好库存和库存的收集、交付、储存、供应、生产和销售的特点。一般情况下,存货内部控制主要包括下面两个方面:一是控制存货价值流转记录,二是控制存货实际物流程序。控制存货价值流转记录主要分布在库存采购、验收和存储等多方面,以及生产、交接和其他的方面。工作程序有明确的定义和划分,还设置了功能,需要控制连接,便于及时高效地传递信息,指定相应授权。存货实际物流程序控制代表着会计部门将从原材料到产品生产、库存和销售建立起一个完整的控制系统来适应企业的存货特征。(二)内部控制五要素。COSO内部控制的框架需要内部控制系统具备五个要素:控制环境、风险评估、内部控制活动、信息与沟通、监督。内部控制的五个要素之间的相互合作和联系组成一个完整的系统,可以随着条件的变化而改变,但是每个依赖的都不是一个简单的顺序过程,其中一个元素影响下一个元素,但是任何一个元素都可以影响其他元素。

二、食品企业存货内部控制存在的问题

(一)存货采购未进行预算。由于食品企业各门店存货信息独立,营业人员对企业整体存货的现状了解不清,员工可能害怕影响企业的经营,也不能对市场的变化趋势作出正确的判定,因而进行盲目的采购,致使大规模的商品入库,若遇上造成市场不景气存货就会积扎,不仅增加了存货仓储管理成本,还致使企业的资源虚耗,资金流动性降低,减少了企业利润。(二)存货盘点形式化严重。由于食品企业的存货盘点制度比较简单,在盘点时,员工仅仅只对其数量进行记录,忽略了对质量的检查。在盘点后并未按要求编写相应的报告进行认真的分析,也没有对存货盘亏和毁损情况进行恰当的报告,导致会计人员并不了解情况也没有对此进行账务处理,造成账实不符,也加大了以后各部门的工作量。(三)存货积压严重。由于在日常采购规划中,企业并无设置采购最低点、库存最高点和再订货点,企业无法控制存货的采购而工作人员可以随意下单订货,导致存货过多,影响企业的正常运作。这样不仅仅使企业资金流动性降低,为企业经营带来大量风险,还严重占用了大量仓库面积。同时,企业的存货大多为食品,存货的积压的后果就是会有大量货物变质过期,浪费企业资源。(四)仓库管理人员工作松懈。仓库管理人员没有意识到自己责任的重要性,认为自己的工作对企业来说不重要,甚至认为自己拿着微薄且固定的工资,无需对企业负责。在存货管理方面,仓库管理人员认为自己主要负责仓库的看守,且交接班并无具体交接流程,若发生存货被盗用或者丢失,则会相互推诿责任,无法找到责任人。

三、食品企业存货内部控制优化措施

(一)加强存货内部控制意识。企业应该加强全员对存货内部控制管理理念,增大宣传教育的力度。一是企业管理层对实施存货内部控制管理的重要性要有深刻的认识,从思想上重视和行动上支持存货内部控制管理工作,使企业内部有一个良好的存货内部控制环境;二是教育引导员工提高存货内部控制意识,让全员清楚企业是利益共同体,不能为了局部或个人利益影响企业利益;三是对员工培训存货相关的内部控制制度和管理知识,使员工熟练掌握存货内部控制知识以及业务操作方法,真正发挥其控制制度的价值和作用,从而使企业存货内部控制管理工作效率提高。(二)设立独立的采购部门。采购部门应该基于企业仓库的需求量和现有量来制度采购计划,同时对其进行市场调查,通过全方面的调查和询价,做好采购预算,并将预算的准确性最大化。在做采购预算时,可以根据企业每年的经济业务量数据对下一年的采购计划进行编制。最后,采购部门以专业的采购知识,对供应商进行挑选,并对商品成本进行严格把控,达到存货利润最大化,同时防止营业人员和供应商私下返点的现象发生。(三)完善存货验收入库制度。在验收存货时,存货采购部门经办人和仓库管理人员一同进行存货验收,应特别注意检查货物数量、规格等是否相同,食品是否变质过期,并对与采购有关的各种单据进行核对和比较。当全部符合要求采购的存货货物才能通过验收,存货入库单应由仓库管理人员填写,采购人员签字,并且一式三份,财务、存根和仓库各一份,交由财务部更新明细账。若发现商品有毁损变质或是短少的情况,填写存货损失表,并及时向上级部门报告,同时将存货信息传递给财务部门,会计人员及时对其进行账务处理,保证账实相符。(四)完善仓库管理制度。为了减少存货积压导致过期损毁浪费,企业除了应该实行先进先出法,以保证存货在有效期内能够进行正售卖,还应该对仓库库位采取科学定位的优化管理。企业引入库位优化管理信息系统是十分必要的,具体操作目的在于分析和计算批次、数量、质量控制、滞销销售量、每日进货和出库数量,控制最短的工作时间,目标是实现货物的最佳放置,最大限度地节约成本,使企业的仓库管理更科学和现代化。(五)建立监督问责机制。存货的采购、管理、记账等工作企业应该分工进行,各部门之间做到相互监督。在存货盘点环节由采购部门、财务部门和仓库管理部门对存货进行实物盘点,然后财务部门与企业的总账、明细账进行核实,做到账实相符。各环节经手的部门或人员必须在单证上签字,并且不允许代签、空签、错签。对于违反企业有关规定或者内部控制制度的管理层及员工,该当及时究查相干人员的责任,并且要做到严惩不贷,由此才可以起到警示作用,在全企业形成一个良好的氛围,也能减少企业不必要的损失,从而加强企业存货内部控制的管理效率。

四、结论

存货内部控制作为企业经营中内部控制的重要环节,也是其中最繁杂的环节,本文分析了食品企业的存货内部控制问题,发现食品企业存在存货采购未进行预算、存货盘点形式化、存货积压严重等存货的内部控制问题。因此,提出了一系列相应的优化措施,包括设立独立的采购部门、完善仓库管理制度、建立监督问责机制等解决企业存货内部控制的对策。有助于改革食品企业存货内部控制制度,从而达到企业利益最大化。

参考文献:

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[4]周丽华.公司存货内部控制探讨[J].合作经济与科技,2017(21):120-121.

作者:李倩 单位:重庆工商大学

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